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Freedom

Software Livre para Gesto Empresarial


Configuraes Iniciais
Setembro/2009 Elaborado por: Heraldo Luciano

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Freedom ERP Software Livre para Gesto Empresarial Sumrio


Pr Requisitos .............................................................................................4 Informaes Importantes............................................................................4 Mdulo Standard..........................................................................................6
Funo................................................................................................................6 Acessando o mdulo.........................................................................................6 Cadastros e configuraes bsicos................................................................7
Papel...........................................................................................................................8 Impressora.................................................................................................................8 Estao de Trabalho.................................................................................................9 Caixa PDV................................................................................................................10

Cadastros Geogrficos....................................................................................11
Pas...........................................................................................................................11 UF (Estado)..............................................................................................................11 Municpio..................................................................................................................11

Plano de Pagamento........................................................................................12 Empresa e Filial................................................................................................14 Modelos e Sries de Notas Fiscais................................................................15 Moedas e Natureza de Operao (CFOP)......................................................16
Moedas.....................................................................................................................17

Mensagens..................................................................................................17
Tipos de movimentos......................................................................................18 Geral .................................................................................................................18 Restries de Usurio.....................................................................................19

Tratamento tributrio.................................................................................19 Preferncias Gerais...................................................................................21


Geral..................................................................................................................21 Venda.................................................................................................................22 Compras............................................................................................................23 Preos...............................................................................................................24 Oramento e PDV.............................................................................................25 Financeiro.........................................................................................................26 Contbil.............................................................................................................27 SVV....................................................................................................................27 Devoluo.........................................................................................................28 Produto.............................................................................................................28 Estoque.............................................................................................................29 NF e...................................................................................................................29 Recursos...........................................................................................................30 Conhecimento de frete....................................................................................30
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Mail....................................................................................................................31

Prximos passos.......................................................................................31 Sobre este manual.....................................................................................32

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Pr Requisitos Mdulo Standard (FreedomSTD) devidamente instalado (Veja Manual de Instalao).
Informaes Importantes Para confeco deste manual, est sendo utilizada a verso 12/06/2009 15:00:50

O Freedom diferencia MAISCULAS de minsculas (case sensitive). Portanto, importante definir um padro para os cadastros. Ex.: TODAS MAISCULAS, todas minsculas, Primeira Letra Maiscula. Nas buscas, deve-se digitar exatamente como cadastrado ou no ser encontrado, por exemplo: se est cadastrado Produto, numa pesquisa o sistema no encontrar produto nem PRODUTO. O mesmo vale para cliente, Cliente ou CLIENTE. Selecionando um texto em qualquer campo e pressionando SHIFT+F3, muda tudo para MAISCULAS. O Freedom ERP multitarefa, o que significa que podem ser abertas diversas janelas simultaneamente. Por exemplo: pode-se abrir a janela de pedidos, cadastro de clientes, etc. A grande vantagem est na possibilidade de no precisar cancelar uma operao para realizar outra. A tecla Enter emula o Tab, exceto nas listas e check box isso significa que pressionar enter, muda para o prximo campo.
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Campos destacados em vermelho so de preenchimento obrigatrio:

cones das telas de cadastros e configuraes Imagem Ao/Definio Novo Insere um novo tem Deletar Exclui os dados Editar Permite alterao no dados Salvar Grava os dados fornecidos Cancelar Abandona a entrada/edio dos dados Primeiro Vai para o primeiro registro Anterior Volta um registro Prximo Avana um registro ltimo Vai para o ltimo registro

Atalho CTRL+N CTRL+D CTRL+E CTRL+S CTRL+W CTRL+PGUP PageUP PageDown CTRL+PGDN

cones das telas de movimentao Imagem Ao/Definio Visualizar Impresso mostra o relatrio na tela Imprimir Envia o relatrio para a impressora Fecha Compra/Venda Efetiva a movimentao Observao Insere uma observao Sair Fecha a tela

Atalho CTRL+R CTRL+P F4 CTRL+O Shift+F4

cones dos relatrios Imagem

Ao/Definio

Atalho N/D N/D N/D N/D N/D N/D

Visualizao padro Ajusta o relatrio altura da tela Ajusta o relatrio largura da tela Exporta o relatrio para um arquivo texto Exporta o relatrio para um arquivo .PDF Envia o relatrio por correio eletrnico (e-mail)

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Pressione F1 para ter acesso s teclas de atalho:

Trabalhando com datas: No Freedom ERP, os campos com data podem ser preenchidos de diversas maneiras: Digitando 1 ou 01, ser preenchido com o dia primeiro do ms corrente, por exemplo, 01 <enter>: 01/08/2009, digitando 0101 ou 011 <enter>: 01/01/2009 e assim por diante.

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Mdulo Standard
Funo
O mdulo Standard o ponto de partida para a utilizao do Freedom ERP. neste mdulo onde so definidos os principais parmetros e cadastros.

Acessando o mdulo.
Clique no cone ou minsculas na senha. Informe Usurio: sysdba e Senha: masterkey. Letras

Pressione Enter ou Barra de Espao na mensagem de erro que surgir.

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Cadastros e configuraes bsicos. necessrio fazer alguns cadastros antes de iniciar as configuraes, a saber: Papel Impressora Estao Caixa PDV de trabalho

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Papel
Clique em Arquivo, Configuraes, Papel:

Cadastrando papeis:
Cd.papel* Desc. do papel* Num.linhas* Num.colunas* Altura* Largura* Cdigo que identificar o papel A4, A5, Carta, Ofcio... ** Quantidade de linhas imprimveis (impresso texto). Quantidade de colunas imprimveis (impresso texto). No mais utilizado. Coloque zero. No mais utilizado. Coloque zero.

Classe de layout de NF Identificao do modelo de Nota Fiscal


* indica campo de preenchimento obrigatrio. ** A descrio identificar o papel

Impressora
Clique em Arquivo, Configuraes, Impressora

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Clique no boto Novo, coloque uma descrio para impressora, escolha o Tipo e uso Padro nas listas. Num. Srie: No caso de impressora fiscal, o nmero de srie do fabricante. Ser enviado ao Sintegra. Informe o cdigo papel cadastrado anteriormente ou pressione F2 para pesquisar. Escolha o papel na tabela e em OK. Clique no boto Salvar e em seguida, Sair.

Clique no boto Novo, digite o cdigo da impressora em Cd.imp ou pressione F2 para pesquisar. Idem para o Cd.papel. Porta Windows: LPT1, LPT2, USB, etc. Porta Linux: Nome da impressora no linux para envio de impresso texto. Se no souber, coloque zero 0. Defina se ser a impressora padro e se uma impressora grfica. Defina um Tipo uso.

Estao de Trabalho
Clique em Arquivo, Configuraes, Estao de trabalho.

Clique no boto Novo, d um nome para a estao de trabalho, marque ou no o Modo demonstrativo. Se desejar alterar a fonte nos relatrios em modo texto, informe nome da fonte e o tamanho. Lembre-se de verificar a formatao.
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N estao

Nmero que identificar a estao

Descrio da Nome da estao: Servidor, Caixa, Balco, etc estao de trabalho Modo demonstrativo

Este modo deve ser ativado para demonstrao do PDV/ECF sem impressora fiscal.

Caixa PDV
Importante: Mesmo se no for utilizar um PDV ser necessrio cadastrar um. Clique em Arquivo, Configuraes, Caixa PDV

Clique no boto Novo, digite uma descrio para identificar o caixa. No campo Cd.est. digite o cdigo da estao de trabalho ou pressione F2 para pesquisar. Defina faixa de sequncia para o PDV. Cada PDV deve ter uma faixa, por exemplo, o PDV1: 1 a 99999, o PDV2: 100000 a 199999, etc. Marque as demais opes conforme o caso. Se a empresa vai emitir Cupom Fiscal (consulte legislao). Se vai operar com TEF (Transferncia Eletrnica de Fundos). Se o PDV vai fazer vendas ou vai apenas finalizar (receber) os oramentos emitidos.

No se esquea de gravar!

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Cadastros Geogrficos
Pas UF (Estado) Municpio

Clique no boto Novo, coloque o Nome do pas. No primeiro campo Sigla, deve ser preenchido com duas letras (BR) e no segundo com trs (BRA), coloque o DDI (Brasil: 55), Cd.Bacen (Brasil: 1058) grave.

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Clique no boto Novo, no campo UF, digite a sigla do Estado (as duas letras maisculas). Informe o Cd.Pas ou pressione F2. Preencha o Nome, o Cd.UF e marque a Regio. Grave.

Clique no boto Novo, em Cd.Mun. digite um cdigo alfanumrico, informe o Estado (UF), o Pas, digite o nome do Municpio e o DDD. Grave.

Plano de Pagamento

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Descrio do plano de pagamento: informe uma descrio. N Parcs.: informe a quantidade de parcelas.
Os prximos 4 itens no so obrigatrios e DEPENDEM de outros cadastros N.Conta: informe a conta destino dos recebveis. (Ver: Financeiro/Contas) Cd.planj.: informe o planejamento. (Ver: Financeiro/Planejamento) Centro de custo: informe o centro de custo. (Ver Financeiro/Centro de custo) Cd.tab.juros: informe a tabela de juros. (Ver Financeiro/Tabela de juros)

Oramento aprovado por padro? Oramentos com este plano de pagamento so aprovados por padro (automaticamente). Ativo? Ativa ou desativa para uso. Cadastro para: informe se um plano de pagamento para Compra, Venda ou Ambos. Regras para vencimento: se deve Antecipar, Prorrogar, ou manter (Nenhuma), caso um vencimento caia num Sbado, ou Domingo, ou Feriado (Ver: Cadastro de Feriados) Regras para o dia do vencimento: informe se ser Automtico, Dia fixo, neste caso, informe o Dia, ou Dia til. Parcelamento

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Informe o percentual de cada parcela, o perodo dias para o vencimento, a descrio da parcela. Gerar lanamento financeiro j quitado? O lanamento ter sua baixa automtica.

Empresa e Filial

Clique em Arquivo, Configuraes, Empresa

Clique no boto Novo e preencha os campos com os dados da empresa, inclusive o Nome fantasia. Outros campos: Cod.EAN: somente para associado GS1 Brasil, informar o cdigo de seis nmeros. %ISS: no caso prestador de servios, informar o percentual de ISS. C.pas: para associado GS1 Brasil, informar o cdigo do Pas (Brasil=789). Intercmbio de almoxarifado entre filias?: marcando Sim permitir a troca de mercadorias entre as filiais (verificar legislao). Foto: permite colocar o logotipo da empresa, que ser mostrado em todos os relatrios grficos. Clique com o boto direito do mouse e selecione o arquivo (.jpg). Clique no boto Gravar e cadastre uma filial (mesmo que seja nica) na parte inferior.

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Nota: Se no for associado GS1 Brasil e desejar usar gerar cdigo de barras para uso interno da loja (iniciado por 2), preencha os campos Cod.EAN: 000000 (seis zeros) e C.pas: 200. No cadastro de produtos, clique no cone para gerar o cdigo de barras com base no cdigo do produto.

Clique no boto Novo e preencha os campos com os dados da filial, inclusive o nome fantasia. Outros campos:

Cd.dist.fil: Utilizado para empresas distribuidoras ou franquias. Cdigo de


identificao na franquiada. Sede: marque se for Matriz ou filial nica Fiscal: marque se a empresa estiver enquadrada no Simples. PIS, COFINS, IR, Cont.social, perc.Simples: informe os respectivos percentuais. Informe os cdigos do Pas, UF e Municpio. Pressione F2 para pesquisar se for necessrio. Pressione Gravar.

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Modelos e Sries de Notas Fiscais

Cadastre a srie de notas fiscais: srie 1, srie 2. A contagem (numerao) poder ser alterada clicando em Reiniciar contagem (verificar legislao).

Cadastre os Modelos de Notas Fiscais: modelo 1, modelo 1-A (verificar legislao).

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Moedas e Natureza de Operao (CFOP)

Moedas

Faa o cadastro da moeda corrente. O Cd.Mda. deve ser inserido manualmente. Cadastre as moedas estrangeiras se precisar. Neste caso, marque ndice de valores, escolha o Tempo de atualizao. No caso do Real, o Cd.FBN 9. Utilize a aba Cotao para atualizar os valores das moedas estrangeiras.
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Mensagens
Clique em Fiscal, Mensagens

Cadastre uma mensagem (ser item obrigatrio na parametrizao). As mensagens so utilizadas no final de cupons e notas fiscais (observar legislao) Ex. NF: ICMS reduzido conforme convnio...

Tipos de movimentos

Clique em Estoque, Tipos de movimentos.

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Geral

Cadastre os tipos de movimentos que sero usados nas telas de sada e entrada, por exemplo, Vendas com ECF, Vendas com Nota Fiscal, Pedidos de Venda, Oramentos (Propostas de venda), Pedidos de Compra (a fornecedor), Compras, etc. Outros tipos sero vistos mais adiante. Observe que no caso de um Oramento, no deve gerar movimentao Fiscal, de Estoque, nem Financeiro. Tambm no haver impresso de Nota Fiscal e Boleto. Restries de Usurio

Indica quais usurios podem utilizar um tipo de movimento.


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Tratamento tributrio Clique em Arquivo, Tabelas, Produto, Tratamento tributrio.

utilizado para classificar a forma de tributao de determinado grupo de produtos. Tributada Integralmente Substituio Tributria Reduo de Base de clculo Isento ou No tributada Suspenso Isenta Diferimento No Tributada

Regras CFOP

Clique em Fiscal, Regras CFOP

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Cadastre as regras fiscais, vinculando os tipos de movimentos ao CFOP de acordo com o caso, por exemplo, vendas dentro do Estado, interestadual, compras, etc. Os cadastros mais bsicos esto prontos. Agora preciso configurar os parmetros gerais e colocar o Freedom ERP em produo.

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Freedom ERP Software Livre para Gesto Empresarial Preferncias Gerais

Clique em Arquivo, Preferncias, Preferncias gerais.

Geral

Ano Base c.c (Centro de Custos): Informe o ano corrente. Casas decimais: informe o nmero de casas decimais para financeiro e demais casos. RG. do cliente obrigatrio? Se ser obrigatrio informar o RG do cliente. Permitir clientes com o mesmo CNPJ? Permite duplicidade de CNPJ. CNPJ obrigatrio para o cadastro de clientes? Se ser o obrigatrio informar CNPJ. CNPJ obrigatrio para o cadastro de fornecedores? Se ser obrigatrio informar CNPJ.

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Inscrio estadual obrigatria no cadastro de fornecedores? Se ser obrigatrio informar a IE. Validar CPF do cliente? Verifica se o CPF informado vlido. Acesso para ativao de clientes por usurio? Quando esta opo est ativada, s usurios com permisso podem ativar clientes. Validar IE do cliente? Verifica se a IE vlida. Validar IE do fornecedor? Verifica se a IE vlida. Consistir insc. Estadual para clientes pessoa fsica? Voc sabe??? Destaca crdito de ICMS (Simples)? Define se ser destacado o ICMS nas notas, mesmo que a empresa esteja no simples. Verificar % de ICMS no cadastro da filial. Gera cdigos unificados para Clientes/Fornecedores/Transportadoras/Filial? Mensagem para destaque de crdito de ICMS (Simples):

Venda

Distrib. dos setores: Define se o agrupamento de setores ser efetuado no cadastro de comissionados, ou no cadastro de clientes, ou em ambos. Ordem de emisso: determina a ordem dos produtos na lista. Tipo de movimento para pedido: informe a movimentao para pedido. Tipo de movimento para Nota Fiscal: informe a movimentao para nota fiscal. Tipo de movimento para servio: informe a movimentao para servio

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Layout padro para pedido: informe o layout que ser usado na impresso do pedido. Pedido sequencial? Efeito interno na forma de trazer o nmero do pedido. Para trabalhar em rede dever ser escolhido sequencial. Permite saldo negativo? se ser possvel vender produtos sem estoque. Permite saldo de lote negativo? se produtos com controle de lote podem ter saldo de lote negativo (o controle de lote torna as operaes demoradas). Prazo de entrega na venda? Opo no esta sendo utilizada. Data de entrega no pedido? Opo no esta sendo utilizada. Recalcular preo na venda? Recalcula o preo no pedido quando mudamos o plano de pagamento. Permitir venda de matria prima? se produtos adquiridos como matria prima podero ser vendidos (indstria). Travar tipo de Mov. NF na inserc da venda? Se habilitada, no permite cadastrar notas diretamente na tela de vendas, neste caso o sistema transformar em tipo de movimento de NF. O mais adequado selecionar esta opo para evitar problemas com numerao de NF. Bloquear venda aps impresso da NF? Se habilitado, bloqueia a venda e no permite alteraes aps a impresso da NF. Calcula comisso com base nas duplicatas? se a comisso ser calculada na com base na emisso do pedido ou nos vencimentos da duplicatas (parcelamento). Controle do saldo negativo por grupo? Passa o controle de permisso de estoque negativo para grupo de produtos. Usar layout personalizado para pedido? Se habilitado, dever ser cadastrado um layout para pedido.

Compras

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Usa referncia na compra? Se habilitado, utiliza o campo referncia do produto na tela de compras. Aba transp.na tela de compras? Exibe a transportadora. Aba solicitao na tela de compras? Exibe aba solicitao. Mostra preo de compra nos relatrios? Voc sabe??? Habilita campo de custo na compra? Exibe o campo custo MPM na tela. Layout padro para pedido de compra: Informe o modelo para pedido de compra Descrio para campo...: Voc sabe???

Preos

Tabela de preos: informe uma tabela de preos. Plano de pagamento: informe um plano de pagamento. Classificao dos clientes: informe uma classificao de clientes. Os dados acima sero usados na tela de consulta de preos/estoque. Sadas, Consultas, Preos. Controle do preo sobre o custo: MPM - Mdia Ponderada Mvel (mais usado) ou PEPS - Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair (verificar legislao). % Min.custo: Percentual mnimo acima do custo para se fazer uma venda. Preo de custo sem ICMS: se o ICMS incidir sobre o preo de custo.
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Oramento e PDV

Tipo de movimento para oramentos: informe o movimento criado para Oramentos. Tipo de movimento: informe o movimento criado para ECF. Plano de pagamento: informe o plano de pagamento padro para o PDV. Cliente: informe o cliente padro para o PDV. Mensagem: A mensagem que ser impressa no oramento. Classe padro para oramento: informe o layout para impresso grfica. Descrio do ttulo do oramento: Voc sabe??? Ttulo para campo TXT01: Voc sabe??? Prazo de entrega para o oramento: prazo em dias para entrega do oramento, se aprovado. Na impresso, aparecer a data. Dias p/vencimento do oramento: prazo em dias de validade do oramento. Quando no impresso no documento, o prazo legal de 10 (dez ) dias. Validade na impresso: se ser impresso a data de validade ou o nmero de dias. Marque as demais opes de acordo com as necessidades: Permitir aprovao...: se ser mostrada a opo de aprovao ao pressionar F4.
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Recalcular preo...: se o preo de venda ser recalculado na aprovao do oramento, caso tenha tido alterao aps a digitao deste (observar legislao). Permitir busca genrica de produto no oramento: Voc sabe??? Usa lote no oramento: ser necessrio informar lote e vencimento para os produtos com lote na digitao do oramento, o que torna o processo demorado. Usar imagem...: Ser impressa a imagem com a assinatura do 'comissionado'. Usar nome do comissionado no oramento: no est funcionando. Adicionar cdigos...: o nmero do(s) oramento(s) transformado(s) em venda impresso no pedido/cupom fiscal. Mostrar aba transportadora...: quando marcado, mostra a aba para seleo da transportadora. Oramento sequencial: Marque esta opo se for trabalhar em rede. Assinatura: clique com o boto direito para selecionar o arquivo com a assinatura.

Financeiro

Moeda corrente: informe a moeda corrente. Verificao de crdito: No verificar: no verifica limite de crdito do cliente.

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Consulta crdito pr-aprovado: Voc sabe??? Consultar Fechamento da venda: se a verificao do limite se dar no fechamento Insero do tem: se a verificao do limite ser na incluso dos itens Ambos: a verificao do limite acontecer em ambos os casos. Atualiza parcela na impresso do boleto: Voc sabe??? Juros ps calculados: Voc sabe??? Estorna parcela na alterao da data de vencimento: Voc sabe??? Liberao de crdito globalizado: Voc sabe??? Comissionado obrigatrio na manuteno de comisses: Voc sabe??? Tabela de juros: tabela de juros que ser utilizada no financeiro. Histrico padro contas a receber: mensagem do campo Observaes. Histrico padro contas a pagar: mensagem do campo Observaes.

Contbil

Escolha o sistema Contbil para exportao.

SVV

Funo???
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Devoluo

Como funciona???

Produto

Exibe custo PEPS no cadastro de produtos? Marcado ou no, est exibindo. Busca automtica de produto similares? Exibe produtos similares nas telas de movimentao e consultas de produtos (ver Similaridade). Descrio completa do produto para Oramento e Pedido? Define se ser impressa a descrio completa do produto (na segunda linha do relatrio grfico). Busca genrica do cdigo do produto? Voc sabe??? Usar referncia? Define se a digitao dos produtos nas telas de movimentao ser pela referncia ou pelo cdigo do produto.
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Tamanho da descrio do produto: define o tamanho da descrio do produto. Se houver emisso de cupom fiscal, verifique o limite do equipamento e a legislao. Tipo de cdigo de barras: define o tipo de cdigo de barras a ser gerado. EAN 13: gera cdigo de barras de acordo com este padro 12+1. 39: o cdigo de barras ser baseado no cdigo do produto.

Estoque

Tipo de movimento para inventrio: define o tipo de movimento que ser usado para inventrio (ver Tipos de Movimentos). Tipo de movimento para RMA:define o tipo de movimento que ser usado para RMA (ver Tipos de Movimentos). Controla estoque? Define se o estoque ser controlado. Multialmoxarifados? Define se haver controle de mais de um almoxarifado (depsito). Bloquear compra aps finalizar? Bloqueia a compra aps a finalizao, impedindo alteraes. (no est funcionando) Busca valor da ltima compra? Na digitao dos produtos, busca o valor da ltima compra. Interessante quando se d entrada em produtos com pouca alterao de preo, mas d margem a erros caso no seja informado o novo preo quando houver alterao

NF e

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Recursos

Habilitando esta opo, basta preencher o campo sistema preencher os campos de endereo.

clicar na interrogao e o

OBS: No funciona para localidades com CEP nico. Necessrio conexo internet. No funciona sob proxy. URL: http://cep.republicavirtual.com.br/web_cep.php?cep=%s&formato=xml

Conhecimento de frete

Tipo de movimento: informe o tipo de movimento para conhecimento de frete (ver Tipos de Movimentos).

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Mail

Permite o envio de relatrios, pedidos e oramentos (grficos) por e-mail. Verifique as instrues para configurao de envio de mensagens com o seu provedor. No funciona sob proxy. Verifique as configuraes de email no mdulo FreedomCFG, onde pode ser inserida uma 'assinatura' padro para as mensagens e ainda cadastrar contas de e-mail para grupos de usurios

Este manual retrata as configuraes mais bsicas do Freedom ERP.

Prximos passos
'Povoar' o sistema com os cadastros necessrios para entrar em produo: Produtos/Servios, Clientes, Fornecedores, Financeiro, Comissionados, Usurios. Mdulo FreedomCFG Cadastrar os usurios e suas permisses.

OBS: TODOS os itens destacados carecem de detalhes.

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Sobre este manual
Idealizao: Heraldo Luciano Colaborao: Setpoint Informtica Comunidade do Freedom no Google Groups

Obtenha a verso mais recente da documentao em: freedom-erp.4shared.com


Trata-se de uma iniciativa independente, no oficial, voluntria, sem qualquer vnculo com os desenvolvedores e ou mantenedores do aplicativo. Todas as informaes aqui contidas so baseadas na minha experincia com o Freedom ERP, bem como em pesquisas feitas aos sites das comunidades de apoio ao projeto, cujo contedo, por sua vez, fornecido, em boa parte por casos por usurios independentes. Este manual poder ser alterado a qualquer momento sem necessidade de aviso prvio. Toda colaborao muito bem-vinda. Se deseja colaborar, entre em contato: heraldo.luciano@gmail.com

Os produtos e marcas com copyright citados neste manual so de propriedade de seus respectivos fabricantes e ou licenciadores.

http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.5/br/

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