ASSEMBLIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MINAS GERAIS Gerncia-Geral de Sistemas de Informaes

Manual do

Verso 2.0 Curso Bsico

Calc

Assemblia Legislativa do Estado de Minas Gerais

Gerncia-Geral de Sistemas de Informaes

Manual do BrOffice Calc Verso 2.0 Curso Bsico

Belo Horizonte 2007

Autor Rodrigo Jereissati Martins rod@almg.gov.br Formatao Rosngela de Ftima S. S. Watanabe rosangela.watanabe@almg.gov.br Terezinha de Jesus Moura Brito tebri@almg.gov.br Colaborao Marcelo Migueletto de Andrade marcelo.migueletto@almg.gov.br lcio Antnio Leite elcio.leite@almg.gov.br Hildemar Rodrigues Falco Jnior hildemar@almg.gov.br Marco Antnio Azzi marco.azzi@almg.gov.br

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SUMRIO 1 INTRODUO............................................................................................................... 5 1.1 O que o BrOffice.org Calc oferece? Conceitos Bsicos....................................... 5 1.2 Iniciando o Trabalho................................................................................................ 6 1.3 Apresentando a rea de Trabalho do Calc............................................................. 6 2 MENU EXIBIR CONCEITOS BSICOS..................................................................... 8 2.1 Utilizando os itens o menu Exibir............................................................................ 8 3 ARQUIVO DE TRABALHO.......................................................................................... 11 3.1 Operaes bsicas com linhas, colunas e clulas................................................ 11 4 ABRINDO E CRIANDO NOVAS PLANILHAS............................................................ 14 4.1 Criando uma planilha............................................................................................ 14 4.2 Salvando uma planilha.......................................................................................... 15 4.3 Abrindo documentos recentes............................................................................... 16 4.4 Fechando uma planilha......................................................................................... 17 5 INSERINDO DADOS EM UMA PLANILHA................................................................. 18 5.1 Selecionando uma clula...................................................................................... 18 5.2 Inserindo textos e nmeros .................................................................................. 19 5.3 Eliminando o contedo de uma clula.................................................................. 20 6 TRABALHANDO COM FRMULAS........................................................................... 21 6.1 Barra de frmulas................................................................................................. 21 6.2 Operadores numricos: adio, subtrao, multiplicao e diviso......................21 7 PORCENTAGENS....................................................................................................... 24 8 FUNES ................................................................................................................... 25 8.1 Funo Soma........................................................................................................ 25 8.2 Funo Mdia....................................................................................................... 26 8.3 Funo Mximo..................................................................................................... 26 8.4 Funo Mnimo..................................................................................................... 26 8.5 Funes Data/Hora............................................................................................... 26 9 CRIANDO SEQNCIA DE DADOS.......................................................................... 27 9.1 Criando uma seqncia com incremento de 1...................................................... 27 9.2 Criando seqncias ou preenchendo clulas com incrementos diversos............. 27 10 EDITANDO UMA PLANILHA.................................................................................... 29 10.1 Copiar dados ...................................................................................................... 29 10.2 Cpias relativas................................................................................................... 29 10.3 Cpias no relativas............................................................................................ 30 10.4 Mover dados....................................................................................................... 31 10.5 Mover dados entre planilhas ou entre arquivos de trabalho ...............................31 10.6 Alterar a altura das linhas.................................................................................... 31 10.7 Alterar a largura das colunas.............................................................................. 31 10.8 Ocultar linhas e colunas...................................................................................... 32 10.9 Localizao e substituio de dados................................................................... 32

11 FORMATANDO UMA PLANILHA............................................................................. 34 11.1 Formatao de fontes......................................................................................... 34 11.2 Formatao de nmeros..................................................................................... 35 11.3 Formatao condicional ..................................................................................... 36 11.4 Inserindo comentrio nas clulas........................................................................ 36 11.5 Inserindo figuras.................................................................................................. 37 11.6 Inserindo e retirando quebras de linhas e colunas.............................................. 37 11.7 Alinhando dados nas clulas............................................................................... 38 11.8 Colocando bordas nas clulas............................................................................ 39 11.9 Alterando cores................................................................................................... 40 11.10 Estilos................................................................................................................ 40 12 ORDENAO OU CLASSIFICAO DE DADOS................................................... 43 13 FILTRO...................................................................................................................... 45 13.1 AutoFiltro............................................................................................................. 45 13.2 Filtro Padro........................................................................................................ 46 14 GRFICOS................................................................................................................ 47 14.1 Formatao automtica de grficos.................................................................... 47

1 INTRODUO

1.1 O que o BrOffice.org Calc oferece? Conceitos Bsicos O BrOffice Calc uma planilha eletrnica, sendo portanto uma ferramenta para fazer clculos, analisar informaes e dar tratamento a grandes massas de dados. Com essa ferramenta, podemos realizar desde tarefas elementares, como a digitao e impresso de uma planilha simples, at tarefas mais elaboradas como a criao de tabelas mais sofisticadas, com dados relacionados e clculos complexos. Ele faz parte de um pacote de softwares denominado BrOffice.org, no qual se destacam, dentre outros, o editor de textos Writer e um software para apresentao de slides denominado Impress. Neste manual, objetivamos apresentar e ensinar a utilizao das funcionalidades bsicas do Calc, permitindo assim ao leitor conhecer e fazer uso dos recursos necessrios para a elaborao de planilhas com o auxlio deste software. Antes de iniciarmos propriamente as explicaes, vamos relembrar alguns conceitos fundamentais para o estudo que vamos realizar. Janela o espao no vdeo normalmente delimitado e destinado interao com o programa.

Menu o conjunto de opes (comandos) utilizado para realizar determinadas tarefas. Pode ser dividido em submenus, e estes, por sua vez, em perguntas que especificam a tarefa desejada.

Cursor de Ponto de Insero a barra luminosa que indica a sua posio dentro do documento. Ele se move na tela, medida que se digita, indicando onde aparecer o prximo caractere digitado.
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1.2 Iniciando o Trabalho Na barra de tarefas, clique no Menu Iniciar, posicione o mouse sobre o item Programas e, em seguida, sobre o item BrOffice.org 2.0 e, posteriormente, clique na opo BrOffice.org Calc:

1.3 Apresentando a rea de Trabalho do Calc Descrio dos componentes:

Tipo e Tamanho de Fonte Barra deTtulos Barra de Menus Barra de Ferramentas

Endereo da Clula Ativa

Barra de Frmulas

Barra de Formatao

Clula Ativa

Planilha Ativa

Barras de Rolagem

Barra de Status

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1.3.1 Barras da tela do BrOffice Calc A seguir, so destacadas algumas barras do BrOffice Calc. Para se conhecer a funo de cada cone da barra, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre ele e uma pequena descrio ser exibida:

Barra de Ferramentas Padro: Fornece as ferramentas auxiliares ao desenvolvimento da planilha:

Barra de Objetos: Apresenta cones das tarefas de formatao mais comuns:

Barra de Frmula: Apresenta a identificao da clula ativa ou intervalo de clulas e o contedo da clula, que pode ser um texto, um nmero ou uma frmula. A barra de frmulas ser estudada em nvel mais detalhado no captulo 6:

Barras de Rolagem: As barras de rolagem facilitam a navegao pela planilha. No Calc elas aparecem sempre, mesmo quando a planilha est vazia. Barra de Status: Apresenta informaes relevantes sobre a planilha, quais sejam: nmero da pgina atual, nmero de pginas do arquivo, valor do zoom aplicado, dentre outras. Essa barra tambm sensvel ao contexto, apresentando informaes relevantes sobre o item que estiver sendo trabalhado no momento.

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2 MENU EXIBIR CONCEITOS BSICOS Este item da Barra de Menus utilizado para estruturar a rea de trabalho. A partir de suas opes, podem ser exibidas ou ocultadas as barras do BrOffice Calc. Ainda podem ser trabalhadas a aparncia e o tamanho da tela de trabalho. Clique em Exibir:

2.1 Utilizando os itens o menu Exibir 2.1.1 Visualizar quebra de pgina Permite visualizar as quebras de pginas existentes na planilha. Facilita a visualizao de planilhas muito grandes.
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2.1.2 Barras de ferramentas Permite selecionar as barras de ferramentas a serem mostradas na tela:

Quando ativadas, as barras aparecem marcadas com um V. Para ativar ou desativar uma barra, d um clique sobre ela. 2.1.3 Cabealho de linhas & colunas Ativa ou desativa o cabealho das linhas (1, 2, 3 ...) e colunas (A, B, C ...). 2.1.4 Realce de valor: (Ctrl + F8) Permite destacar os valores numricos contidos na planilha, para facilitar a visualizao. Os nmeros em azul so os digitados, e os verdes so os referentes s frmulas. Obs.: Este destaque aparece somente na tela. Quando da impresso, os mesmos apareceram na cor padro do BrOffice Calc. 2.1.5 Fontes de Dados Lista os bancos de dados registrados para o BrOffice.org e permite gerenciar o contedo deles. O comando Fontes de Dados s estar disponvel quando um documento de texto ou uma planilha estiver aberta.
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2.1.6 Tela inteira (Ctrl + Shift + J) Permite visualizar a planilha em toda a tela. Para ativar e desativar tecle Ctrl+ Shift + J. 2.1.7 Zoom Permite ajustar o tamanho da rea de trabalho:

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3 ARQUIVO DE TRABALHO No BrOffice Calc, o arquivo de trabalho contm, a princpio, trs planilhas, conforme indicao na figura abaixo. Novas planilhas podem ser inseridas, o que ser mostrado mais adiante neste manual. Cada planilha apresentada em forma de tabela, contendo linhas e colunas. No BrOffice Calc, so disponibilizadas 65.536 linhas, numeradas de 1 a 65.536, e 256 colunas, nomeadas de A at IV, a cujo cruzamento se d o nome de clula:

Clula Ativa Linha

Ala de Preenchimento Coluna Planilha Ativa

Colunas: representadas por letras Linhas: representadas por nmeros Ala de preenchimento: marca existente no canto inferior direito da clula. 3.1 Operaes bsicas com linhas, colunas e clulas 3.1.1 Selecionando uma nica clula Para selecionar uma nica clula, basta clicar sobre ela e pressionar a tecla Shift:

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3.1.2 Selecionando um intervalo de clulas adjacentes D-se o nome de intervalo ao espao compreendido entre duas ou mais clulas. Na tela abaixo, o intervalo B3:C7 representa a coluna B e C, linha 3 at 7:

Para selecionar um intervalo de clulas adjacentes, posicione o mouse sobre a primeira clula do intervalo e, com o boto esquerdo pressionado, arraste-o por todas as clulas que compem o intervalo desejado. A seleo de intervalo de clulas tambm pode ser feita atravs do teclado. Para tanto, posicione o cursor sobre a primeira clula do intervalo e, mantendo a tecla Shift pressionada, utilize as teclas de direo. 3.1.3 Selecionando um intervalo de clulas no adjacentes Posicione o cursor na primeira clula do intervalo e, mantendo o boto esquerdo do mouse pressionado, arraste-o sobre o intervalo desejado. A seguir, com tecla Ctrl pressionada, posicione o mouse na primeira clula do prximo intervalo, e repita os passos anteriores. Em nosso exemplo, o primeiro intervalo compreende as colunas B:C, linha 4 at 7. O segundo intervalo compreende as colunas D:E, linha 9 at 11:

3.1.4 Selecionando colunas e linhas Para selecionar colunas ou linhas inteiras, basta clicar sobre a letra da coluna ou sobre o nmero da linha.
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Em nosso exemplo, selecionamos toda a coluna B e apenas as clulas A7:C7, da linha 7. Para isso, clicamos sobre a letra da coluna B e, mantendo pressionada a tecla Ctrl, selecionamos as clulas A7:C7:

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4 ABRINDO E CRIANDO NOVAS PLANILHAS 4.1 Criando uma planilha Para criar uma nova planilha, clique na seqncia Arquivo/Novo/Planilha ou Ctrl + N:

Para abrir uma planilha j existente, clique na seqncia Arquivo/Abrir ou Ctrl + A:

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Uma nova tela ir se abrir: Selecione o arquivo desejado, clique em Abrir, ou d um duplo clique sobre ele:

4.2 Salvando uma planilha

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Caso seja um arquivo novo, clique em Arquivo/Salvar Como, para nomear o arquivo: Escolha em que pasta deseja salv-lo e d um nome para o arquivo. Em seguida, clique em Salvar:

4.3 Abrindo documentos recentes Lista os arquivos abertos recentemente. Para abrir um arquivo da lista, clique no seu nome. Ele ser aberto no programa em que foi salvo:

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4.4 Fechando uma planilha Clique em Arquivo/Fechar:

Se a planilha no estiver salva, aparecer uma tela com as opes:

Cancelar: Cancela a operao de salvamento e volta planilha em questo. Rejeitar: Fecha o arquivo sem salvar, perdendo o contedo ou as ltimas alteraes feitas. Salvar: Salva o arquivo. Obs.: Sendo um arquivo novo e ainda sem nome, ao tentar fech-lo, a mensagem acima tambm ser mostrada.

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5 INSERINDO DADOS EM UMA PLANILHA Neste captulo sero explicados os principais recursos de insero de dados numa planilha, sejam eles textos ou nmeros. Tambm sero abordadas as operaes numricas e funes. Clulas: So as unidades onde entramos com os dados. ou seja, cada um dos quadrinhos existentes na planilha:

Clula Ativa: a clula onde est o cursor no instante da entrada de dados, ou seja, onde os dados sero digitados. Colunas: esto dispostas na posio vertical e variam de A a Z e de AA at IV, num total de 256. Linhas: esto dispostas na posio horizontal e variam de 1 a 65536. Colunas e Linhas: coordenadas usadas para a identificao das clulas. 5.1 Selecionando uma clula Com o mouse: d um clique com o boto esquerdo sobre a clula. Com o teclado: pressione as teclas conforme o quadro a seguir: TECLA Seta Seta Seta Seta Enter Tab Ctrl + Ctrl +
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POSIO DO CURSOR Clula para cima Clula para baixo Clula para a esquerda Clula para Direita Vai para a clula inferior Vai para a clula da direita Vai para a primeira clula da linha atual Vai para a primeira clula da coluna atual
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TECLA Page Up Page Down End Home

POSIO DO CURSOR Vai uma tela para cima Vai uma tela para baixo Vai para a ltima clula da linha
Vai para a primeira clula da linha

Ctrl + Home Vai para a clula A1 (*) (*)

(*) A linha deve ter pelo menos uma clula preenchida. 5.2 Inserindo textos e nmeros Nas clulas podero ser digitados nmeros, caracteres, caracteres especiais, etc. Ao terminar a entrada de dados na clula, tecle Enter ou Tab. Se o texto for maior que o tamanho da clula, ele ocupar o espao da prxima, se esta estiver vazia:

Esta ocupao no significa que o espao da prxima clula foi utilizado. Havendo a necessidade de uso da prxima clula, ao se clicar sobre ela, o contedo da anterior desaparecer e a atual poder ser ocupada, ficando o seu contedo sobreposto ao anterior, sem apaga-lo. Uma seta vermelha aparecer do lado direito da clula, indicando que o contedo ultrapassou o tamanho da mesma:

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Precisando reorganizar a largura das colunas, consulte o item 10.7, Alterar a largura das colunas. Para alterar um texto que ultrapassou o tamanho da clula, clique F2, ou d um duplo clique na mesma. 5.3 Eliminando o contedo de uma clula Selecione a clula e pressione a tecla Del. A seguinte tela ser apresentada:

Querendo eliminar todo o contedo, marque Excluir Todas e clique em OK. Pode-se tambm excluir parte do contedo, para isso basta selecionar na tela acima o que se deseja excluir, e clicar OK. Outra maneira de eliminar o contedo de uma clula utilizando a barra de frmulas da seguinte maneira: D um clique sobre a clula, v barra de frmulas, selecione o contedo e delete.

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6 TRABALHANDO COM FRMULAS 6.1 Barra de frmulas As frmulas e valores includos nas clulas apareceram na Barra de Frmulas, onde tambm podero ser modificados. No incio da barra, aparece a identificao da clula ativa:

Uma frmula permite relacionar clulas especficas com o objetivo de realizar operaes matemticas. Toda frmula deve ser precedida do sinal =. No exemplo abaixo, =A1*B1, multiplica o contedo da clula A1 pelo contedo da clula B1, ficando o resultado em C1:

O sinal de = tambm estabelece uma ligao entre clulas. Se for colocado o sinal de = em uma clula junto com a identificao de outra, ela assumir o valor existente na clula identificada. 6.2 Operadores numricos: adio, subtrao, multiplicao e diviso A criao de frmulas feita usando-se operadores numricos. 6.2.1 Adio Soma os valores existentes em clulas. Smbolo: + =D7+E7
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Para se somar uma seqncia direta de clulas, usa-se o sinal : entre a primeira e a ltima clula da seqncia. =SOMA(D7:D11) o resultado ser a soma de todos os valores existentes nas clulas: D7+D8+D9+D10+D11. Outra Maneira de uso desse recurso por meio do sinal soma:

Posicione o cursor na clula onde se quer o resultado. Clique no soma, (aparecer a frmula para a soma das colunas ou linhas). A frmula ser feita incluindo todos os valores existentes nas clulas da linha, ou coluna onde foi colocado o soma. Obs.: Caso no se queira que sejam somados todos os valores mencionados anteriormente, deve-se ir at a Barra de Frmulas e alterar a frmula:

Para concluir e aparecer o resultado, tecle Enter ou clique em:

6.2.2 Subtrao Subtrai valores contidos nas clulas. Smbolo: . =A2B2:

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6.2.3 Multiplicao Multiplica os valores existentes nas clulas. Smbolo: *. =A2*B2:

6.2.4 Diviso Divide os valores existentes nas clulas. Smbolo /. =A2/B2:

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7 PORCENTAGENS Como Calcular valores percentuais: Clicar na clula onde se deseja colocar o resultado (percentual), e colocar o sinal de igualdade =. Clicar na clula de onde se quer a diferena percentual. Colocar o sinal de subtrao . Clicar na clula que se quer comparar (percentualmente). Colocar entre parnteses a operao subtrao: ex. =(C4-B4). Colocar o sinal de diviso /. Clicar novamente na clula que se quer comparar (percentualmente). Clicar em Aceitar na barra de frmulas:

Formate a clula como porcentagem. (Vide item 11.2):

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8 FUNES As funes so excelentes ferramentas e podem ser usadas para retorno ou exibio de valores a partir de vrios tipos de clculos. Apesar do BrOffice Calc fornecer um grande nmero de funes, mostraremos as mais comuns nesta apostila. Para inserir uma funo numa planilha, siga os seguintes passos: Selecione a clula onde ser colocada a funo. Selecione o menu Inserir e em seguida Funo, ou tecle Ctrl + F2, ou ainda na barra de frmulas, clique no boto Assistente:Funes . Selecione uma categoria de funo na caixa Categoria. Selecione o nome da funo. Clique no boto Prximo >>, ou d um duplo clique sobre o nome da funo escolhida. Preencha os argumentos solicitados para a funo. Clique OK:

8.1 Funo Soma Soma (arg1; arg2; ... ) Retorna a soma dos valores da lista de argumentos (at 30 argumentos).
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Ex.: =SOMA (B8;B5;C4) Soma do contedo das clulas no adjacentes. =SOMA (B3:B7) Soma o contedo das clulas adjacentes ou da seqncia B3+B4+B5+B6+B7. 8.2 Funo Mdia =MDIA (arg1; arg2; ...) Retorna a mdia aritmtica da lista de argumentos (at 30 argumentos). Ex.: =MDIA (C4;C6;B9); =MDIA (C7:C14). 8.3 Funo Mximo =MXIMO (arg1;arg2; ...) Retorna o valor mximo da lista de argumentos (at 30 argumentos). 8.4 Funo Mnimo =MNlMO (arg1;arg2; ... ) Retorna o valor mnimo da lista de argumentos (at 30 argumentos). 8.5 Funes Data/Hora =AGORA( ) Retorna data e hora de acordo com o relgio interno do computador. =DIA (arg) Retorna o dia do ms como um inteiro (1 a 31). =MS (arg) Retorna o ms da data/hora (nmero inteiro de 1 a 12). =ANO (arg) Retorna o ano da data/hora. =DIA.DA.SEMANA (arg) Retorna o dia da semana da data do argumento (nmero inteiro de 1 a 7). =HORA (arg) Retorna hora da data/hora do argumento (nmero inteiro de 0 a 23). =MINUTO (arg) Retorna minuto da data/hora do argumento (nmero inteiro de 0 a 59).

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9 CRIANDO SEQNCIA DE DADOS comum, durante a construo de uma planilha, surgir a necessidade de preencher clulas com seqncias de dados. No BrOffice Calc, pode-se usar um recurso para criar seqncias numricas a partir de qualquer valor. Esses valores podem ser nmeros, datas ou horas. 9.1 Criando uma seqncia com incremento de 1 Siga os passos descritos abaixo: Digite o valor inicial em uma clula. Com a mesma selecionada, coloque o ponteiro do mouse na ala de preenchimento at que este se transforme em uma pequena cruz e arraste com o boto esquerdo pressionado, verticalmente, para cima ou para baixo, ou horizontalmente, para a esquerda ou para a direita, at a ltima clula da seqncia desejada. Solte o o boto esquerdo. Seguindo este procedimento, tem-se uma seqncia crescente, com incremento de 1 a partir do nmero inicial, se levado o mouse para a direita ou para baixo. No entanto, se o movimento for feito em sentido contrrio, ou seja, para a esquerda ou para cima tem-se um decremento de 1 a partir do nmero inicial:

9.2 Criando seqncias ou preenchendo clulas com incrementos diversos Outra forma de trabalhar com seqncias utilizando o recurso de preenchimento de clulas com incrementos diversos. Isso pode ser feito da seguinte maneira: Digite um valor qualquer em uma clula. A partir desta clula, selecione as clulas adjacentes que devero ser preenchidas.
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Clique em Editar/Preencher:

Em seguida, escolha Abaixo ou Superior, para que o mesmo nmero seja repetido em todas as clulas selecionadas:

Para gerar sries de preenchimento, clique em Seqncias, e siga os passos abaixo: Escolha a Direo do Preenchimento. Preencha o Valor Inicial, Valor Final e Incremento. Na coluna Tipo de Srie, marque: Linear: o valor do incremento somado ao valor inicial e assim por diante. Crescimento: o sucessivamente. valor inicial multiplicado pelo incremento e assim

Auto Preenchimento: preenche automaticamente a rea selecionada, somando 1 aos nmeros anteriores. Data: o valor do incremento somado s datas. A ltima coluna Unidade de Tempo determina que unidade de tempo ir variar.
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10 EDITANDO UMA PLANILHA Durante o processo de elaborao de uma planilha, pode ser necessrio copiar dados de uma clula para outra, fazer movimentos de dados e frmulas, alterar largura e altura de clulas e at mesmo ocultar linhas e colunas. Neste captulo, sero explicados vrios recursos de edio. 10.1 Copiar dados A cpia de dados consiste na duplicao destes em outra posio na planilha. importante ressaltar que, quando os dados que sero copiados contm frmulas com referncia a outras clulas, d-se o nome de cpia relativa. Selecione os dados a serem copiados e siga a orientao abaixo; Escolha a opo Editar/Copiar. Clique na primeira clula da regio destino. Escolha na Barra de Menu a opo Editar/Colar. Tambm pode-se copiar usando o teclado conforme descrio abaixo: Selecione os dados a serem copiados. Tecle Ctrl + Ins; (Crtl + C tambm funciona). Selecione a primeira clula da regio onde ser feita a cpia. Clique Ctrl + V. Para copiar dados para outras planilhas dentro do mesmo arquivo de trabalho ou mesmo para planilhas de outros arquivos de trabalho, execute os seguintes passos: Selecione os dados a serem copiados. Escolha a opo Editar/Copiar. Selecione a outra planilha pela guia no canto inferior esquerdo da tela ou abra outro arquivo de trabalho. Clique na primeira clula da regio escolhida como destino. Escolha a opo Editar/Colar. 10.2 Cpias relativas Copia frmulas que possuem referncias de clulas, ajustando-as automaticamente com relao s linhas e colunas de destino.
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Exemplo: Para copiar a frmula constante da clula D3, que a multiplicao da clula B3 pela C3, para as clulas D4 e D5, posicione o mouse na ala de preenchimento da clula D3 e arraste para baixo. Aps isso, as referncias sero ajustadas para as novas posies B4 e C4, B5 e C5. Veja a figura abaixo:

10.3 Cpias no relativas Copia frmulas que possuem referncias de clulas sem ajust-las com relao ao destino. Para que uma cpia no seja relativa, utilizamos o sinal $ antes da referncia da linha e/ou da coluna a ser fixada:

Na figura acima, a frmula na clula C19 faz referncias s clulas B19 e B16. Como a referncia B16 no pode ser ajustada, fixa-se esta referncia antes da cpia para as outras clulas da coluna, acrescentando-se o sinal $. J a referncia B19 ser ajustada automaticamente. Obs.: Para se fixar o valor de uma clula qualquer, usa-se Shift + F4 aps selecionar na frmula a referncia quela clula.
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10.4 Mover dados Selecione, com o ponteiro do mouse, os dados a serem movidos e siga a seqncia abaixo: Posicione o ponteiro do mouse na rea selecionada. Mantenha o boto esquerdo do mouse pressionado e arraste at a primeira clula da regio escolhida como destino. Solte o mouse. 10.5 Mover dados entre planilhas ou entre arquivos de trabalho Selecione os dados a serem movidos e execute os comandos abaixo: Escolha Editar/Recortar. Selecione a outra planilha (clicar sobre a guia da planilha ou no Menu Janela), visualizando a nova planilha, clique na primeira clula da regio escolhida como destino. Escolha Editar/Colar. 10.6 Alterar a altura das linhas Selecione a linha ou as linhas a serem alteradas. Escolha Formato/Linha/Altura. Na caixa Altura da Linha, digite o valor desejado e tecle OK:

Uma outra forma de alterar a altura da linha utilizando o mouse, seguindo a descrio abaixo: Selecione a(s) linha(s). Posicione o ponteiro do mouse na barra de linha, entre uma linha e outra. Neste momento, o ponteiro do mouse se transforma. Mantendo o boto esquerdo do mouse pressionado, arraste-o at a altura adequada, e solte-o. 10.7 Alterar a largura das colunas Selecione a coluna ou as colunas a serem alteradas. Na Barra de Menu, escolha Formato/Coluna/Largura.
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Na caixa Largura da Coluna, digite o valor desejado e tecle OK:

Uma outra forma de alterar a largura da coluna utilizando o mouse, seguindo as mesmas orientaes com relao linha, ou seja, posicionando o mouse na barra de coluna, entre uma coluna e outra. 10.8 Ocultar linhas e colunas Esse recurso pode ser til para preservar dados e frmulas que no precisam ser vistos ou no podem ser alterados pelos usurios da planilha. Ele tambm usado para tornar a tela mais limpa, mostrando apenas o necessrio para a compreenso dos dados. Para ocultar, siga os passos abaixo: Selecione as linhas ou as colunas. Escolha Formato/Linha ou Coluna e depois Ocultar. Para reexibir linhas e colunas: Selecione a linha ou coluna imediatamente anterior e posterior ao trecho oculto. Escolha Formato/Linha ou Coluna e depois Mostrar. 10.9 Localizao e substituio de dados Este recurso muito til quando h a necessidade de serem localizados e substitudos dados em planilhas grandes. Para localizar e substituir, proceda da seguinte forma: Selecione a regio da planilha onde ser feita a pesquisa. Caso no seja feita seleo a pesquisa acontecer em toda a planilha. Escolha a opo Localizar e Substituir no menu Editar. Selecione as opes, podendo somente localizar, ou localizar e substituir:

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Localizar: pra medida em que vai encontrando o item procurado. necessrio teclar Enter para continuar a pesquisa. Localizar Tudo: procura automaticamente por toda a planilha e marca todas as clulas encontradas com o contedo pesquisado. Substituir: pra medida em que vai encontrando o item procurado. necessrio teclar Enter para fazer a substituio. Substituir Tudo: substitui o contedo do Buscar por pelo contedo do Substituir por automaticamente em toda a planilha. Fechar: fecha a janela. Ajuda: ativa o Help. Mais opes >>: aumenta a janela mostrando outras opes.

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11 FORMATANDO UMA PLANILHA Neste captulo, sero mostrados alguns recursos de formatao da planilha, os quais podero ser usados para melhorar a apresentao dos dados. Aqui, eles sero acionados atravs da Barra de Menus, mas podemos tambm acionar comandos de formatao utilizando o boto direito do mouse. 11.1 Formatao de fontes Fonte o nome que se d aos diversos tipos de letras disponveis no BrOffice Calc, para melhorar a apresentao da planilha ou simplesmente para destacar partes da mesma. Para escolher a nova fonte, proceda da seguinte forma: Selecione a clula ou intervalo de clulas. Selecione a opo Clulas no menu Formato. Selecione a guia Fonte. Marque as opes desejadas. Clique em OK:

Aba Fonte Fonte: tipos de fontes disponveis. Tipos de fonte: forma da fonte: Normal, Negrito, Itlico, etc.
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Tamanho: o tamanho pode ser escolhido entre as opes disponveis ou pode ser digitado no campo apropriado nesta tela. Cor: cor da fonte. Lngua: idioma. Aba Efeitos de Fonte:

Sublinhado: exibe formas diferentes de sublinhar os dados. Cor: a cor j aparece na aba anterior. Tachado: simples, duplo, etc. Relevo: em relevo, Baixo Relevo, Sem. 11.2 Formatao de nmeros Valor numricos podem ser exibidos em vrios formatos: Exemplo: l000 1.000 1000,00 1.000,00: Como formatar nmeros:

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Selecione as clulas ou intervalo de clulas a serem formatadas e siga os passos abaixo: Selecione a opo Clulas no menu Formato. Escolha a aba Nmeros. Selecione a categoria na Caixa de Categoria. Selecione o formato do nmero na Caixa Formato. Clique OK. Aps a formatao dos nmeros, pode aparecer na clula o sinal #, indicando que ele no coube na mesma. Basta aumentar a largura da clula, para que o nmero seja apresentado normalmente. 11.3 Formatao condicional Coloca a clula em um determinado estilo, que assumido quando o contedo da clula atinge um valor especificado. No entanto, o estilo deve ser criado antecipadamente (vide item 11.10). Como criar a Formatao Condicional. Selecione a clula ou intervalo a ser formatado e proceda conforme os passos abaixo: Clique em Formato e em Formatao Condicional. A opo Condio 1 j aparece marcada. Nas janelas abaixo, crie a condio desejada. Em Estilo da clula, marque o estilo que deseja usar. Clique em OK. Na planilha demonstrada, abaixo, toda vez que o lquido for negativo , o resultado ser mostrado em vermelho:

11.4 Inserindo comentrio nas clulas uma maneira de colocar uma breve descrio do contedo da clula, quando o ponteiro do mouse sobreposto a essa clula. Criando um comentrio. Clique na clula que conter o comentrio e siga os passos abaixo:
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Clique em Inserir. Clique em Nota. Aparecer uma Caixa de texto, em que ser digitado o comentrio. Obs.: ao passar o ponteiro do mouse sobre a clula, o texto ser exibido. Veja o exemplo abaixo no qual foi inserido um comentrio na clula E1:

11.5 Inserindo figuras No Calc, possvel inserir figuras contidas na pasta Gallery ou em outra pasta qualquer que contenha imagens. Como inserir uma figura: Clique em Inserir. Clique em Figura. Clique na opo do Arquivo e escolha a imagem. Outra forma de inserir: Clique no cone Galeria da Barra de Ferramentas. Ser ento apresentada uma janela com os Temas das figuras. Selecione o tema e a figura. Clique na figura, mantenha o boto esquerdo do mouse pressionado e arraste at a clula onde a figura ser inserida. 11.6 Inserindo e retirando quebras de linhas e colunas A insero de quebra faz com que uma parte da planilha seja remetida para a pgina seguinte. Pode-se inserir quebra linha ou de coluna. 11.6.1 Inserindo uma quebra Como inserir quebra: Clique no local da quebra;
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Clique em Inserir; Clique em Quebra Manual e escolha Quebra de Linha ou Quebra de Coluna:

11.6.2 Retirando uma quebra Como retirar uma quebra: Clique no local da quebra. Clique em Editar. Clique em Excluir quebra manual e escolha quebra de linha ou quebra de coluna, conforme o caso. 11.7 Alinhando dados nas clulas

Quando os dados so digitados, o BrOffice Calc os ajusta automaticamente, dependendo do tipo. Os dados numricos so alinhados direita nas clulas e os textuais esquerda.
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Para alinhar dados de outra maneira, siga os seguintes passos: Selecione a clula ou o intervalo de clulas, ou as linhas e colunas. Selecione a opo Clulas no menu Formato. Escolha a guia Alinhamento na caixa de dilogo. Selecione as opes para o alinhamento. Clique em OK: Horizontal: Esquerda, Centralizado, Direita, Justificado. Vertical: Topo, Centro ou na Base da clula. Orientao: ngulo de inclinao. Redefinir: Desativa o ltimo ajuste dos dados. 11.8 Colocando bordas nas clulas Este recurso utilizado para destacar as clulas. Selecione a clula ou o intervalo de clulas desejado e siga os passos abaixo: Selecione a opo Clulas no menu Formato. Selecione a guia Bordas na caixa de dilogo Formatar clulas. Selecione o tipo da borda na Caixa Bordas. Selecione o estilo da borda na Caixa Linha. Clique em OK:

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11.9 Alterando cores Este recurso utilizado para colocar cor na clula. Selecione a clula ou o intervalo de clulas e proceda conforme os passos abaixo: Selecione a opo Clulas no menu Formato. Selecione a guia Plano de Fundo. Selecione a cor desejada. Clique em OK:

11.10 Estilos O BrOffice Calc possui vrios estilos que podem ser utilizados para formatar clulas. Entretanto, o usurio pode criar seus prprios estilos. 11.10.1 Aplicando um estilo existente Para aplicar um estilo existente siga os passos abaixo: Selecione a clula a ser formatada, a linha ou a coluna. Selecione a opo Estilos e Formatao no menu Formato.
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Selecione o estilo desejado e d clique duplo sobre ele:

11.10.2 Criando um novo estilo Selecione a opo Estilos e Formatao no menu Formato e siga os passos abaixo: Na caixa Estilos e Formatao, clique com o boto direito do mouse. Posteriormente clique em Novo. Escolha as opes para o novo estilo, e clique OK. Clique em Fechar:

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Ateno: o estilo criado pelo usurio somente vale para o arquivo de trabalho em questo:

11.10.3 Pincel de Estilo

Copia a formatao do objeto ou do texto selecionado e a aplica a outro objeto ou a outra seleo do texto. Para utilizar esta ferramenta, selecione o texto ou objeto cuja formatao deseja copiar. Posteriormente, na barra Padro, clique no cone Pincel de Estilo . Neste momento, o cursor assume o formato de uma lata de tinta e basta selecionar ou clicar no texto ou no objeto a que deseja aplicar a formatao. Se quiser aplicar a formatao a mais de uma seleo, clique duas vezes no cone Pincel de Estilo . Aps aplicar toda a formatao, clique nesse cone novamente.

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12 ORDENAO OU CLASSIFICAO DE DADOS Esta operao permite colocar dados em ordem crescente ou decrescente. No BrOffice Calc possvel utilizar at trs chaves de ordenao diferentes. Pode-se fazer a ordenao ao longo das linhas ou ao longo das colunas. Selecione os dados a serem classificados (podem ser colunas inteiras) e proceda conforme indicado abaixo: Escolha a opo Classificar no menu Dados. Escolha a opo Ascendente ou Descendente para a 1 chave. Determine as outras chaves, se necessrio. Clique em OK:

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Opes: A aba opes oferece outras alternativas, dentre elas a Direo da classificao que define se esta ser feita por linhas ou colunas:

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13 FILTRO Possibilita selecionar valores e elementos diversos dentro da planilha, por meio de critrios estabelecidos. Clique em Dados/Filtro:

13.1 AutoFiltro Com esta opo, criam-se opes para seleo de dados no cabealho da planilha:

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Setas Drop-down so inseridas na primeira clula das colunas (rtulos). Clicando sobre elas, pode-se escolher o critrio de filtragem. No exemplo acima, podemos selecionar os materiais pelos cabealhos Nome, Custo, Venda ou Lucro. 13.2 Filtro Padro Selecione a rea onde deseja utilizar o Filtro padro. Clique em Dados/Filtro/Filtro padro:

Na nova janela aberta, usam-se os critrios de filtragem para as informaes desejadas. Assim, conforme o caso, devem ser preenchidos os campos Nome do Campo, Condio, Valor e Operador lgico. Nome do campo: Selecione a coluna base para a extrao das informaes. Condio: Selecione o critrio de seleo. (=, >, <, >=, etc...). Valor: Selecione o valor base para a filtragem. O campo Operador contm os operadores lgicos E/OU, que podero ser usados quando houver a necessidade de serem includos outros critrios de filtragem.

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14 GRFICOS Neste captulo ser mostrado, de forma sucinta, a criao de um grfico simples, utilizando o recurso de formatao automtica de grficos. 14.1 Formatao automtica de grficos Primeiramente, selecione na planilha os dados a partir dos quais ser gerado o grfico:

Escolha Grfico no menu Inserir. A seguinte janela ser exibida:

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A primeira janela mostra a rea da planilha onde esto os dados que sero utilizados para gerao do grfico. esquerda, h duas opes: Primeira linha como rtulo. Primeira coluna como rtulo. Do lado direito, pode-se escolher em que planilha dever ser inserido o grfico. Depois de feitas as selees, clique em Prximo: Selecione o tipo de grfico:

O campo Mostrar elementos do texto na visualizao: mostra a maneira como o grfico ser exibido na planilha. Srie de dados: Linhas: se marcado, a legenda aparecer ao lado do grfico. Colunas: se marcado, a legenda aparecer abaixo de cada item. Clique em Prximo. A janela Escolher uma variante mostra as variaes do tipo de grfico escolhido. Clique em Prximo:

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Visualizao: Ttulo do grfico: d um ttulo para o grfico. Legenda: optar ou no por legenda. Ttulo dos eixos: coloque ou no ttulo nos eixos. Clique em Criar, para concluir o processo:

A seguir, so mostrados dois exemplos de apresentao do grfico. No primeiro, legendas a cores, identificando cada material:

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Neste segundo exemplo, legendas abaixo do eixo x so utilizadas para identificar cada material:

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