Universidade do Sul de Santa Catarina Unisul Campus Virtual

Avaliao a Distncia (AD)

Unidade de aprendizagem: Sistemas Integrados de Gesto Professor: Rudiney Marcos Herdt Nome do aluno: Esther Godoy Kepler da Silva Borges Data: 22/02/2313

Orientaes: Procure o professor sempre que tiver dvidas. Entregue a atividade no prazo estipulado. Esta atividade obrigatria e far parte da sua mdia final. Encaminhe a atividade via Espao UnisulVirtual de Aprendizagem (EVA).

Estudo de Caso* O mtodo utilizado para o trabalho o estudo de caso, que se caracteriza pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetos de maneira que permita a investigao de seu amplo e detalhado conhecimento. (YIN, 2005) A coleta dos dados foi realizada atravs da verificao de documentos da empresa, e de informaes adquiridas junto ao gerente de custos e ao Coordenador de TI, abordando a investigao dos critrios utilizados para a anlise de investimentos. As questes so elaboradas com base na literatura existente na rea visando responder aos objetivos da pesquisa. Foram realizadas visitas e observaes do processo e dos projetos de expanso. A unidade de pesquisa um Grupo Industrial de porte mdio, atuante nas reas de papel, madeira, reflorestamento e agricultura, situado no municpio de GuarapuavaParan, e aqui denominado como Alfa.

Como a maioria das empresas, a Alfa no possui um projeto formal de Anlise de Investimentos na rea de TI. No entanto, as decises so tomadas com base na experincia e na intuio do coordenador, que verificou a necessidade de que houvesse a substituio do sistema ERP da empresa, bem como nas necessidades dos vrios setores. Um dos critrios utilizados para constatar essa necessidade foi a comparao com os gastos anuais de manuteno dos sistemas anteriormente utilizados. Outra grande necessidade verificada a de que haja a maior integrao do grupo industrial, que hoje possui um tipo de sistema para cada unidade de negcio, dificultando a tomada de decises. Para esse estudo considerou-se a anlise do caso descrita sob trs perspectivas: anlise do processo de escolha do sistema, anlise de custos e por fim, anlise dos benefcios j visualizados em dois anos de implantao. 1- Anlise do Investimento Para a escolha do sistema considerado mais adequado, no foram utilizadas as tcnicas tradicionais de anlise de investimentos existentes, devido s limitaes dessas quando se refere a investimentos em TI. O mtodo adotado foi o Information Economics que, segundo Graeml (2003) consiste nas seguintes etapas para o processo decisrio: - os usurios-chave dos departamentos da empresa listam os benefcios tangveis e intangveis que esperam do investimento; - levando em conta os benefcios esperados pelo departamento, o departamento de informtica faz uma anlise das alternativas existentes; - uma equipe avalia os benefcios e os riscos envolvidos nas alternativas sugeridas pelo departamento de informtica, comparando-as e decidindo por uma delas. Segundo Graeml (2003, p.114) "esses procedimentos valorizam os usurios do sistema, que tm voz ativa na deciso do investimento, o que ajuda a garantir, ainda, maior comprometimento, melhor aceitao e menor resistncia a implantao das solues propostas." De acordo com essa metodologia, foram percorridos os seguintes passos: a) Lista de Benefcios esperados: os usurios-chave dos departamentos da empresa com interesse no projeto listaram os benefcios tangveis e intangveis que esperam do investimento. Essa lista est relacionada com objetivos estratgicos e leva em considerao fatores que contribuam para o crescimento da organizao. * Integrar todas as reas da empresa; * Disponibilizar informaes gerenciais; * Maior segurana; * Menos erros; * Maior e melhor controle sobre as operaes;

* Tomadas de decises financeiras superiores; * Relacionamento com clientes - CRM; * Negcios via Internet - e-business. b) Balano Tcnico: no segundo passo, foi elaborado um balano tcnico das alternativas existentes no mercado, um longo estudo realizado pela equipe de informtica na busca por um sistema adequado para a empresa, priorizando que as decises se baseiem primordialmente nos requisitos do negcio e no em questes tcnicas. Nessas condies foram analisadas algumas propostas de sistemas consideradas viveis, dentre essas, algumas se destacam na avaliao da equipe. As trs alternativas escolhidas e seus respectivos "oramentos" se encontram na tabela 2.

Com base na tabela de gastos necessrios e considerando que todos os sistemas atenderiam a necessidade da empresa, optou-se pela alternativa que apresenta um investimento menor, no caso, foi escolhido o sistema A3. c) Avaliao dos usurios-chave: Uma equipe de usurios-chave avalia os benefcios e os riscos envolvidos na alternativa sugerida pelo departamento de informtica, comparando-a com as demais alternativas e decidindo por uma delas. No caso acima, os usurios chave acompanharam a deciso da equipe de informtica, tambm optando pela alternativa A3. 2- Anlise dos Custos Aps dois anos de implantao, foi levantada uma planilha de custos, a fim de visualizar todos os gastos incorridos. O resultado est evidenciado na tabela 3:

Se compararmos a Tabela 3 com a tabela de estimativas de gastos (Tabela 2) apresentava uma estimativa bem inferior. Isso se deve principalmente aos custos de Consultoria, que ficaram bem acima do que se previa. Isso somente confirma o estudo de Koch, Slater e Baatz (1999), que afirma que os custos com horas de consultoria devem ser previamente planejados pelos usurios, pois se isso no ocorrer, esse custo torna-se muito difcil de ser estimado. 3- Benefcios do Sistema ERP Atualmente, os benefcios que visualizados com o sistema, de acordo com o levantamento dos gestores da empresa, so os seguintes: a) Velocidade de funcionamento; b) Preciso, rigor e qualidade de funcionamento. Estas propriedades resultam a custos muito inferiores, e com simplicidade, segundo palavras da empresa. A expectativa grande com relao ao sistema. Mas, j se pode verificar agilidade e diminuio de erros. Ressalte-se que a empresa ainda est se adaptando ao sistema, e que, somente aps um perodo maior de tempo que poder perceber e mensurar adequadamente os benefcios. (*) Referncia: WANTROBA, Elaine, SCANDELARI, Luciano. Implantao de Sistemas Integrados de Gesto: alinhamento estratgico, custos e benefcios. UTFPR. 2007. Com base no artigo acima, responda com suas palavras e baseado no estudo da unidade de aprendizagem as questes abaixo: 1- Diante de todos os conceitos que discutimos envolvidos por trs de um Sistema ERP e sua implantao, quais os principais pontos que devem ser observados na aquisio de um ERP? Que pontos voc considera importantes que foram utilizados pela empresa apresentada no estudo de caso? (3,0 pontos)
Para se adquirir um ERP, necessrio que se faa as seguintes perguntas: - O quanto o sistema adere a empresa?

- Qual o valor do investimento? - Em quantas empresas o software foi instalado? - Qual estrutura e porte da empresa fornecedora do software? - Qual o grau de flexibilidade do sistema? - H a necessidade de mudana na estrutura de hardware? Valer a pena a mudana? Esses pontos podem ser evidenciados formalmente atravs da elaborao de uma RFI (Request for Information) e de uma RFP (Request for Proposal), realizando-se assim uma anlise de aderncia. A empresa em questo ao fazer a aquisio, utilizou pontos importantes como a realizao de uma pesquisa de alternativas de sistemas, analisando o que melhor se enquadrava com o que se buscava e, tambm se pode ver que o processo no foi realizado apenas por uma pessoa ou setor da empresa, deixando evidente que houve o envolvimento de vrios setores, tendo o acompanhamento dos chamados usurios-chaves, o que torna a implantao do sistema mais amena na empresa, diminuindo-se a resistncia com relao mesma.

2- Para voc este estudo de caso se enquadra em uma implantao de sucesso? Cite dois motivos que justifiquem a sua resposta. (4,0 pontos)
Em minha opinio, o estudo de caso se enquadra sim em uma implantao de sucesso. Isso pode ser visto pelo fato de se ter benefcios sendo visualizados com o uso do sistema, que so a velocidade de funcionamento e a preciso, rigor e qualidade do mesmo. Outro ponto positivo que demonstra o sucesso da implantao do sistema a agilidade e a diminuio de erros, sendo que essas duas caractersticas estavam na lista de objetivos a serem alcanados. Mesmo que se tenha tido um gasto bem m acima do previsto, fica evidente que os envolvidos esto podendo reconhecer mudanas, mesmo que ainda estejam se adaptando ao sistema e ainda haja uma grande expectativa para com a resposta do mesmo ao futuro da empresa.

3- Analise o estudo de caso e apresente os pontos que mais chamaram a sua ateno. Critique os pontos levantados. (3,0 pontos)
O que fica evidente no estudo de caso a escolha certa por se realizar uma pesquisa de qual seria a melhor alternativa de sistema. Outro ponto que chama ateno o fato de se ter feito a escolha correta de se trabalhar com uma equipe composta por representantes de vrios departamentos da empresa os chamados usurios-chaves fazendo com que a implantao fosse mais bem aceita por todos. O projeto de implantao foi, aparentemente, muito bem planejado, sendo colocados claramente todos os objetivos a serem alcanados. Mesmo que se tenha tido um custo maior do que o estimado, fica evidente que a empresa tem conseguido alcanar o que objetivava, embora ainda necessite de um pouco mais de tempo para conseguir o completo xito.