Você está na página 1de 106

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL Manual de Gestão Documental Maio, 2010

Manual de Gestão Documental

Maio, 2010

105
105
108 Presidente da República Luiz Inácio Lula da Silva Ministra do Meio Ambiente Izabella Mônica
108 Presidente da República Luiz Inácio Lula da Silva Ministra do Meio Ambiente Izabella Mônica
108
108

Presidente da República

Luiz Inácio Lula da Silva

Ministra do Meio Ambiente

Izabella Mônica Vieira Teixeira

Secretário Executivo

José Machado

Presidente do Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade – ICMBio

Rômulo José Fernandes Barreto Mello

Diretora de Planejamento, Administração e Logística

Silvana Canuto Medeiros

Diretor de Unidades de Conservação de Proteção Integral

Ricardo José Soavinski

Diretor de Unidades de Conservação de Uso Sustentável e Populações Tradicionais

Paulo Fernando Maier Souza

Diretor de Conservação da Biodiversidade

Marcelo Marcelino de Oliveira

Equipe Técnica Responsável

Aline Ramalho Bezerra Borges Lorena Maria Borges da Silva

Colaboradores

Luciano Luiz de Jesus Marli dos Reis Alves Soares Nataniel Fragoso Ribeiro Adriana Rodrigues Alves Adriane Correia de Souza

Projeto Gráfico

Eduardo Guimarães

Alves Soares Nataniel Fragoso Ribeiro Adriana Rodrigues Alves Adriane Correia de Souza Projeto Gráfico Eduardo Guimarães
Alves Soares Nataniel Fragoso Ribeiro Adriana Rodrigues Alves Adriane Correia de Souza Projeto Gráfico Eduardo Guimarães
Alves Soares Nataniel Fragoso Ribeiro Adriana Rodrigues Alves Adriane Correia de Souza Projeto Gráfico Eduardo Guimarães
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL Manual de Gestão Documental

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL Manual de Gestão Documental 1 CDOC Este material contém

Manual de Gestão Documental

1
1
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL Manual de Gestão Documental 1 CDOC Este material contém informações importantes para

CDOC

Este material contém informações importantes para o usuário, orientando como produzir, tramitar e destinar seus documentos de forma padronizada. A modernização da área de documentação também é exposta no manual, dando a dimensão do que está sendo feito para aprimorar o serviço e o atendimento ao usuário.

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade

Centro de Documentação Tel:(61) 3341-9015 Fax:(61) 3341-9492

01/05/2010

Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade Centro de Documentação Tel:(61) 3341-9015 Fax:(61) 3341-9492 01/05/2010
SUMÁRIO Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL APRESENTAÇÃO 7

SUMÁRIO

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

APRESENTAÇÃO

7

DEFINIÇÕES

8

GESTÃO DE DOCUMENTOS

10

Definição de Documento

11

Produção de Documentos

13

Modelos e Formatação

14

CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO

16

Protocolo Geral

16

Recepção (Recebimento de documentos)

17

Expedição (Serviço de Postagem e Malote)

18

Instrução Processual

21

Processamento Digital

26

Informações sobre o trâmite físico de documentos – Sede e Unidades

26

Arquivo Central

29

Biblioteca

31

Gestão da Informação – SGI

32

REFERÊNCIA

34

ANEXO I

35

REDAÇÃO OFICIAL

37

IDENTIDADE VISUAL

37

QUALIDADE E CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAÇÃO OFICIAL

37

Clareza

37

Coesão

38

Concisão

38

Formalidade e uniformidade

38

Impessoalidade

39

37 Clareza 37 Coesão 38 Concisão 38 Formalidade e uniformidade 38 Impessoalidade 39 3
37 Clareza 37 Coesão 38 Concisão 38 Formalidade e uniformidade 38 Impessoalidade 39 3
37 Clareza 37 Coesão 38 Concisão 38 Formalidade e uniformidade 38 Impessoalidade 39 3
37 Clareza 37 Coesão 38 Concisão 38 Formalidade e uniformidade 38 Impessoalidade 39 3
3
3
4 PADRONIZAÇÃO 39 Pronomes de Tratamento 39 Fechos 41 Identificação do Signatário 41
4
4
4 PADRONIZAÇÃO 39 Pronomes de Tratamento 39 Fechos 41 Identificação do Signatário 41

PADRONIZAÇÃO

39

Pronomes de Tratamento

39

Fechos

41

Identificação do Signatário

41

Formatação

42

ATOS DE COMUNICAÇÃO

44

Documentos Padrão Ofício

44

Ofício

46

Ofício Circular

48

Memorando

50

Memorando

Circular

54

Despacho

56

Fax

60

Correio Eletrônico

62

ATOS NORMATIVOS

62

Apostila

62

Atestado

64

Certidão

66

Ata

68

Portaria

72

Nota Técnica

74

Instrução Normativa

76

Ordem de Serviço

78

Parecer

80

Resolução

82

REFERÊNCIAS

84

ANEXO II – Logomarca ICMBio

85

ANEXO III – Guias de Remessa de Correspondência e Malote

86

ANEXO IV – Quadro de Ações sobre Processos

91

ANEXO V – Guias de Arquivo e Espelhos de Identificação

93

ANEXO IV – Quadro de Ações sobre Processos 91 ANEXO V – Guias de Arquivo e
ANEXO IV – Quadro de Ações sobre Processos 91 ANEXO V – Guias de Arquivo e
ANEXO IV – Quadro de Ações sobre Processos 91 ANEXO V – Guias de Arquivo e
ANEXO IV – Quadro de Ações sobre Processos 91 ANEXO V – Guias de Arquivo e
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL LEI Nº 8.159, DE

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Lei nº 8.159 ,
à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Lei nº 8.159 ,

Lei nº 8.159, de 8/1/1991

à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Lei nº 8.159 ,
à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Lei nº 8.159 ,
5
5
6
6
6
6
6
6
6
6
APRESENTAÇÃO Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL O Instituto Chico

APRESENTAÇÃO

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL O Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade

O Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade alçou o Projeto de Gestão

Documental com o objetivo de estruturar a área de documentação, modernizando suas atividades e serviços. O Projeto busca a equalização das atividades com a implantação de padrões para produção, trâmite e destinação de documentos com o auxílio de manuais e capacitação, inserindo o usuário em uma nova realidade.

A estrutura da área de documentos é:

COORDENAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO GESTÃO DA INFORMAÇÃO ATENDIMENTO AO USUÁRIO MODERNIZAÇÃO E ANÁLISE
COORDENAÇÃO
DE DOCUMENTAÇÃO
GESTÃO DA
INFORMAÇÃO
ATENDIMENTO
AO USUÁRIO
MODERNIZAÇÃO
E ANÁLISE
DOCUMENTAL
7
PROTOCOLO
PROCESSAMENTO
ARQUIVO
BIBLIOTECA
MEMORIAL
GERAL
DIGITAL
CENTRAL

A Coordenação de Documentação é ligada à Coordenação Geral de Administração e

Tecnologia da Informação – CGATI/DIPLAN.

Este manual é apresentado com a finalidade de sintetizar o tratamento que será

aplicado à documentação do Instituto, com parâmetros e métodos que irão mudar a cultura

e hábitos pré-existentes.

As ações já iniciadas mostram o impacto positivo na realidade do ICMBio. Os Servidores passam a ter capacitação para tratar a documentação. No seu cotidiano terá o controle da informação, dispondo de ferramentas para isso. A Instituição está aprendendo a ter a informação de maneira mais ágil e eficiente, dando ainda mais celeridade a suas ações.

E é neste contexto que a busca principal se torna o comprometimento das pessoas no desenvolvimento das tarefas que envolvam documentos, de maneira que promova melhoria

a todos, atingindo, direta ou indiretamente, o meio ambiente, pois o tempo é precioso em nossa atividade.

indiretamente, o meio ambiente, pois o tempo é precioso em nossa atividade. Coordenação de Documentação/CGATI/DIPLAN
indiretamente, o meio ambiente, pois o tempo é precioso em nossa atividade. Coordenação de Documentação/CGATI/DIPLAN

Coordenação de Documentação/CGATI/DIPLAN

indiretamente, o meio ambiente, pois o tempo é precioso em nossa atividade. Coordenação de Documentação/CGATI/DIPLAN
DEFINIÇÕES Assunto - É a matéria, motivo ou tema a que se refere o documento,

DEFINIÇÕES

DEFINIÇÕES Assunto - É a matéria, motivo ou tema a que se refere o documento, determinando

Assunto - É a matéria, motivo ou tema a que se refere o documento, determinando o conteúdo de que se trata.

Autuação e/ou formação de processo - É o termo que caracteriza a abertura do processo.

Correspondência - É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos.

Desapensação - É a separação física de processos apensados.

Desentranhamento de peças - É a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado.

Desmembramento – É a separação de parte da documentação de um ou mais processos para formação de novo processo; o desmembramento de processo dependerá de autorização e instruções específicas do órgão interessado.

Despacho - Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público ou não.

8
8

Diligência - É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades

indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

Distribuição - É a remessa do processo ou documento às unidades, sendo direcionado conforme despacho ou informação constante no documento.

Documento - É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

Espelho de identificação - É a identificação visual padronizada de uma caixa ou pasta, com informações de seu conteúdo.

Gestão de documentos - Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.

Guia de andamento - É uma nota utilizada para certificar o encaminhamento do processo ou do documento por uma unidade administrativa a outra unidade administrativa, devendo conter o número de volumes e o número de folhas.

Guia de remessa de correspondência - É um formulário que deve ser preenchido, quando for encaminhada mais de uma correspondência no mesmo envelope, devendo ser autenticada com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.

Guia de remessa de malote - É um formulário que deve ser preenchido com informações

do seu emissor e do seu receptor. Guia de remessa de malote - É um formulário
do seu emissor e do seu receptor. Guia de remessa de malote - É um formulário
do seu emissor e do seu receptor. Guia de remessa de malote - É um formulário
do seu emissor e do seu receptor. Guia de remessa de malote - É um formulário
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL sobre o conteúdo do

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL sobre o conteúdo do malote de correspondência que esta

sobre o conteúdo do malote de correspondência que esta sendo enviado, devendo ser autenticado com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.

Interessado - É a pessoa, empresa ou órgão que será beneficiada com a ação.

Juntada - É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexação ou Apensação.

Juntada por anexação - É a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s)/ documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

Juntada por apensação - É a união provisória de um ou mais processos a um processo mais

antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com

o mesmo interessado ou não. Ex. Um processo de solicitação de aposentadoria de servidor

público estadual, apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção, constituirá um único processo, caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal.

Numeração de peças - É a numeração atribuída às partes integrantes do processo.

Peça do processo - É o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha, folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo, nota fiscal, entre outros.

Procedência - A instituição que originou o documento.

9
9

Processo - É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.

Processo acessório - É o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal.

Processo principal - É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento à sua decisão.

Protocolo geral - É a unidade junto ao órgão ou entidade, encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos.

Registro - É a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado

a controlar a movimentação da correspondência e de processo e fornecer dados de suas características fundamentais, aos interessados.

Termo de arquivamento e desarquivamento - É uma nota utilizada para informar o arquivamento ou desarquivamento do processo/documento mediante despacho motivado da autoridade competente ou a requerimento do interessado.

Termo de desapensação - É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados.

- É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados.
- É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados.

Definições

- É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados.
Termo de desentranhamento de peças - É uma nota utilizada para informar sobre a retirada
Termo de desentranhamento de peças - É uma nota utilizada para informar sobre a retirada

Termo de desentranhamento de peças - É uma nota utilizada para informar sobre a retirada de peça(s) de um processo.

Termo de encerramento - É uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo.

Termo de juntada de peça - É uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo.

Termo de ressalva - É uma nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça.

Termo de retirada de peça - É uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo.

Tramitação - É a movimentação do processo e/ou documento de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio.

10
10

GESTÃO DE DOCUMENTOS

A Gestão de Documentos foi definida na LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, que

dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, Art.

3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A aplicação desta técnica permite que a Instituição utilize a documentação de maneira

correta e passe a controlar o seu acervo documental. Desta forma a Instituição soluciona os problemas decorrentes da falta de um programa de gestão, como: perda, duplicidade e extravio de documentos; falta de espaço; dificuldade no acesso e na localização da informação; controle manual de fluxo; e falta de padrão para elaboração e tratamento de documentos.

Na gestão documental considera-se, também, o cidadão, que na forma desta lei (Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991), tem o direito a informação, conforme dispõe o Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. A Instituição não deve se organizar apenas por necessidade própria, mas também para atender as demandas do Governo Federal e os anseios da sociedade.

No Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, também é exposta a

à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação , também é exposta
à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação , também é exposta
à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação , também é exposta
à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação , também é exposta
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL necessidade de proteção do

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL necessidade de proteção do acervo documental, referindo-se

necessidade de proteção do acervo documental, referindo-se à conservação dos documentos e a preservação da informação. O Art. 25 complementa a informação do art.1 com as penalidades, dispondo: Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. A preservação também faz parte do projeto de gestão, buscando a conscientização do usuário no manuseio do documento, dando a devida importância ao que é sua ferramenta de trabalho. As sanções penais podem ser vistas no Decreto-Lei nº2.848, de 7 de dezembro de 1940. Código Penal/ Dos crimes contra o patrimônio.

A informação em tempo hábil e correta é um grande instrumento de trabalho para a Instituição, que deve mantê-la atualizada e disponível.

Definição de Documento

Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar.

Os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza, de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, conforme descrito a seguir.

a) Caracterização quanto ao gênero

11
11

Documentos textuais: São os documentos manuscritos, datilografados ou impressos;

Documentos cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas arquitetônicas ou de engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis;

Documentos iconográficos: São documentos em suporte sintético, em papel emulsionado, contendo imagens estáticas. Ex.: fotografias (diapositivos, ampliações e negativos fotográficos), desenhos e gravuras;

Documentos filmográficos: São documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e fitas vídeo magnéticas;

Documentos sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex.: discos (CD) e fitas audiomagnéticas;

Documentos micrográficos: São documentos em suporte fílmico resultante da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ex.:

rolo, microficha, jaqueta e cartão-janela;

Documentos informáticos: São os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Ex.: disco flexível (disquete), disco rígido (Winshester) e disco óptico.

em computador. Ex.: disco flexível (disquete), disco rígido (Winshester) e disco óptico. Gestão de Documentos
em computador. Ex.: disco flexível (disquete), disco rígido (Winshester) e disco óptico. Gestão de Documentos

Gestão de Documentos

em computador. Ex.: disco flexível (disquete), disco rígido (Winshester) e disco óptico. Gestão de Documentos
b) Caracterização quanto à espécie Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de
b) Caracterização quanto à espécie Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de

b) Caracterização quanto à espécie

Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei;

Atos enunciativos: São os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;

Atos de assentamento: São os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infração;

Atos comprobatórios: São os que comprovam assentamentos, decisões etc. Ex.:

traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica;

Atos de ajuste: São representados por acordos em que a Administração Pública Federal, Estadual ou Municipal - é parte. Ex: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste etc.);

Atos de correspondência: Objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.

12
12

c) Caracterização quanto à natureza

Documentos Secretos: São os que requerem rigorosas medidas de segurança e cujo teor ou característica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligação íntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razão de sua responsabilidade funcional;

Documentos Urgentes: São os documentos cuja tramitação requer maior celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informação oriundos do Poder Executivo, do Poder Judiciário e da Assembléia Legislativa do Estado (Câmaras Municipais); mandados de segurança; licitações judiciais ou administrativas; pedidos de exoneração ou dispensa; demissão; auxílio - funeral; diárias para afastamento da Instituição; folhas de pagamento; outros que, por conveniência da Administração ou por força de lei, exijam tramitação preferencial;

Documentos Ostensivos: São documentos cujo acesso é irrestrito;

Documentos Reservados: São aqueles cujo assunto não deva ser do conhecimento do público em geral.

Produção de Documentos

Na elaboração e/ou produção de documento deverá ser considerado os padrões da ABNT e da Redação Oficial da Presidência da República, podendo a Instituição determinar os parâmetros a serem adotados.

e da Redação Oficial da Presidência da República, podendo a Instituição determinar os parâmetros a serem
e da Redação Oficial da Presidência da República, podendo a Instituição determinar os parâmetros a serem
e da Redação Oficial da Presidência da República, podendo a Instituição determinar os parâmetros a serem
e da Redação Oficial da Presidência da República, podendo a Instituição determinar os parâmetros a serem
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL No Manual de Redação

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL No Manual de Redação Oficial do ICMBio são relacionados

No Manual de Redação Oficial do ICMBio são relacionados os formatos que deverão ser utilizados no âmbito da Instituição.

Para produzir um documento é necessário entender sua finalidade, e assim, utilizar o melhor instrumento para transmitir a informação. Este esclarecimento é precioso para iniciar um bom entendimento entre o locutor e o receptor da mensagem. No quadro abaixo há a definição dos tipos mais utilizados.

ESPÉCIE/TIPO DE

 

DOCUMENTO

 

FINALIDADE

MEMORANDO

Modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

MEMORANDO-CIRCULAR

Comunicação interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.

OFÍCIO

tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares.

O

OFÍCIO-CIRCULAR

Comunicação expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais entre órgãos da Administração Pública ou a particulares.

FAX

É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos. Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

 

O

correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade,

transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão

de

documentos.

E-MAIL

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. O email institucional já é considerado como documento comprobatório.

DESPACHO

Decisão proferida sobre ofício, memorando, parecer, informação, requerimento ou demais documentos submetidos pelas partes a seu conhecimento e solução. Pode ocorrer também despacho de

encaminhamento de um órgão para outro. O despacho pode constituir-

se

de uma palavra, de uma expressão ou de um texto mais longo.

despacho pode constituir- se de uma palavra, de uma expressão ou de um texto mais longo.
despacho pode constituir- se de uma palavra, de uma expressão ou de um texto mais longo.

Gestão de Documentos

despacho pode constituir- se de uma palavra, de uma expressão ou de um texto mais longo.
13
13
Modelos e Formatação Os documentos têm padrões de formatação que devem ser seguidos, facilitando a

Modelos e Formatação

Modelos e Formatação Os documentos têm padrões de formatação que devem ser seguidos, facilitando a sua

Os documentos têm padrões de formatação que devem ser seguidos, facilitando a sua identificação e o entendimento do seu objetivo.

Os mais conhecidos são o Memorando e o Ofício. Expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma. Com o fito de uniformizá-los, será adotada uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício.

Poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho). Também é obrigatório constar o número da página a partir da segunda.

Devem conter as seguintes partes:

a) tipo e número do expediente, seguido da sigla da coordenação, diretoria e órgão que o expede.

Exemplo:

Memorando nº 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio Ofício nº 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio

Nota: A numeração dos documentos padrão ofício recomeça a cada ano.

b) local e data: por extenso, com alinhamento à direita logo abaixo do tipo.

14
14

Exemplo:

Brasília, 15 de março de 2007.

c) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação.

Nota: No caso do ofício deve ser incluído também o endereço, cidade, estado e CEP.

d) assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito.

Exemplo:

Assunto: Produtividade do Instituto em 2009. Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.

e) vocativo: que invoca o destinatário, seguido de vírgula.

Exemplo: Senhor Coordenador de Administração,

f) texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:

- introdução: apresentação do assunto que motiva a comunicação. Não use as formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta;

- desenvolvimento: assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;

- conclusão: apresentação da posição recomendada sobre o assunto.

Nota: os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.

do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses estejam organizados em itens ou
do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses estejam organizados em itens ou
do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses estejam organizados em itens ou
do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses estejam organizados em itens ou
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL g) fecho: Respeitosamente (para

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

g) fecho:

Respeitosamente (para hierarquia superior) ou Atenciosamente (hierarquia igual ou inferior)

h) assinatura do autor da comunicação.

i) identificação do signatário.

autor da comunicação. i) identificação do signatário. Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à

Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

CONFIGURAÇÕES

 

PADRÃO

Fonte

Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé

Número de páginas

É

obrigatório constar a partir da segunda página.

Tamanho

Todos os tipos de documentos do Padrão Ofício (oficio e memorando)

devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm.

Orientação

O

documento deverá ser impresso como Retrato.

 

Os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel . Neste caso, as margens esquerda e direita

Impressão

terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);

A

impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A

impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações.

Início de parágrafo

início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda.

O

Espaçamento entre parágrafos

Deve ser utilizado espaçamento de 2,5cm.

Espaçamento entre linhas

Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas.

Alinhamento

O

texto deve ser justificado.

Margem esquerda

O

campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0

cm

de largura.

Margem direita

O

campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm.

Margem superior

O

campo destinado à margem superior terá 2 cm.

Margem inferior

O

campo destinado à margem inferior terá 2 cm.

 

No

modelo Ofício utilizar o Brasão da República, nos demais

Símbolo

documentos utilizar apenas o símbolo do ICMBio. Todos os documentos produzidos devem apresentar o símbolo da Instituição.

símbolo do ICMBio. Todos os documentos produzidos devem apresentar o símbolo da Instituição. Gestão de Documentos
símbolo do ICMBio. Todos os documentos produzidos devem apresentar o símbolo da Instituição. Gestão de Documentos

Gestão de Documentos

símbolo do ICMBio. Todos os documentos produzidos devem apresentar o símbolo da Instituição. Gestão de Documentos
15
15
Identidade Visual Todos os papéis de expediente, bem como os convites e as publicações oficiais

Identidade Visual

Identidade Visual Todos os papéis de expediente, bem como os convites e as publicações oficiais deverão

Todos os papéis de expediente, bem como os convites e as publicações oficiais deverão possuir a logomarca do ICMBio.

Logomarca (Anexo II), é a marca que reúne graficamente letras do nome de uma instituição e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer representação gráfica padronizada e distintiva utilizada como marca.

CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO

A Coordenação de Documentação tem em sua atribuição planejar, organizar, controlar e

coordenar todas as atividades relacionadas a documentos. Compete à Coordenação: auxiliar as Diretorias em trabalhos voltados ao tratamento de documentos, inclusive no planejamento; atender

a demanda de usuários e proporcionar o atendimento personalizado no Sistema Gerenciador de

Documentos e Processos - SGDOC; planejar treinamentos, cursos e elaborar manuais, bem como- promover reciclagem para atualizar o usuário quanto às atividades; desenvolver programas de conscientização do usuário quanto à gestão documental; orientar os profissionais que executam as atividades relacionadas à gestão; e buscar continuamente a modernização de todas as atividades desenvolvidas nas áreas do Centro de Documentação, considerando os recursos tecnológicos.

16
16

Protocolo Geral

O Protocolo Geral está sendo modernizado para suprir a necessidade de controlar

a documentação do Instituto, dando celeridade, confiabilidade e exatidão no acesso a

informação e auxiliando a tomada de decisão.

Os procedimentos adotados no Protocolo Geral (PG) são baseados na Portaria Normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002 do Ministério do Planejamento.

A nova metodologia tem como principal ferramenta de trabalho o sistema SGDOC

(Sistema Gerenciador de Documentos e Processos), que gerencia os dados do documento

e processos, possibilitando a busca e localização por qualquer uma das informações. O

sistema disponibiliza imagem do documento digitalizada e histórico do trâmite, permite ainda cadastrar despachos e comentário (em ordem cronológica). No registro de processo o sistema permite a inclusão de informações direcionadas a atividade fim da Instituição.

As atividades do Protocolo Geral foram redefinidas, são elas:

1. Gerar cadastro no SGDOC de todos os documentos externos;

2. Autuar documento (formalizar processo);

3. Manter a base de dados do sistema de autuação de processos e documentos atualizada;

4. Orientar, auxiliar e capacitar as Unidades Protocolizadoras (UP) sobre a execução do serviço de protocolo;

4. Orientar, auxiliar e capacitar as Unidades Protocolizadoras (UP) sobre a execução do serviço de protocolo;
4. Orientar, auxiliar e capacitar as Unidades Protocolizadoras (UP) sobre a execução do serviço de protocolo;
4. Orientar, auxiliar e capacitar as Unidades Protocolizadoras (UP) sobre a execução do serviço de protocolo;
4. Orientar, auxiliar e capacitar as Unidades Protocolizadoras (UP) sobre a execução do serviço de protocolo;
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL 5. Encaminhar os documentos

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

5. Encaminhar os documentos de âmbito externo;

DOCUMENTAL 5. Encaminhar os documentos de âmbito externo; 6. Administrar despesas com serviços de postagens e

6. Administrar despesas com serviços de postagens e malote;

7. Controlar o fluxo das correspondências enviadas diariamente pelo serviço de correios;

8. Atender as demandas dos usuários de forma ágil e com exatidão;

Recepção (Recebimento de documentos)

A área de Recepção tem uma função muito importante na gestão de documentos, pois a forma como o documento é recebido no Centro de Documentação definirá o tratamento do mesmo. Compete a esta área:

1. Receber o documento externo, gerando um pré-cadastro no SGDOC, com data e hora exata de entrada, inseridos automaticamente pelo sistema;

2. Receber documentos internos (trâmite interno), avaliar todas as informações do documento, inclusive imagem;

3. Atender as demandas dos usuários internos ou externos de forma ágil e com exatidão;

4. Organizar o serviço de entrega de documentos externos (motoboy);

Orientações ao usuário

Recebimento de documentos pelo Protocolo Geral (PG)

17
17

Para realizar um bom atendimento, seguem algumas orientações ao usuário sobre o novo procedimento adotado pelo PG:

a) Receber documentos, processos e correspondências

a.

Procedimentos:

i. Documentos: todo documento será pesquisado no sistema, não estando cadastrado, o mesmo receberá um digital (código de barras) e será cadastrado, digitalizado e tramitado;

O documento que já estiver cadastrado será identificado com

o numero da digital (no canto superior direito), que consta no sistema e será informado no despacho o trâmite dado pelo PG, conforme o que estiver descrito no documento.

1.

ii. Processos: o processo será recebido, estando este com o despacho de encaminhamento, numerado até 200 páginas, com capa em condições adequada. Com exceção das minutas, não será recebido processo com documento grampeado na capa. Os documentos em suportes como cd, fita, disquete e outros, deverão constar como peças do processo.

em suportes como cd, fita, disquete e outros, deverão constar como peças do processo. Centro de
em suportes como cd, fita, disquete e outros, deverão constar como peças do processo. Centro de

Centro de Documentação

em suportes como cd, fita, disquete e outros, deverão constar como peças do processo. Centro de
iii. Correspondência: No recebimento da correspondência externas, todas as cartas serão abertas e cadastradas, salvo
iii. Correspondência: No recebimento da correspondência externas, todas as cartas serão abertas e cadastradas, salvo

iii. Correspondência: No recebimento da correspondência externas, todas as cartas serão abertas e cadastradas, salvo particulares, confidenciais, sigilosas, secretas e ultra-secretas, conforme legislação vigente.

Expedição (Serviço de Postagem e Malote)

A expedição de documentos é realizada com a utilização do contrato de serviços de

correios, que tem como base o cartão de postagem e o serviço de malote. Ambos podem ser solicitados ao Protocolo Geral, por meio de memorando.

A novidade para envio de correspondências ao ICMBio é a Caixa Postal, uma maneira

mais eficiente de garantir o recebimento de correspondências na Instituição em tempo hábil.

Para envio de correspondência ao ICMBio, no espaço destinado para informar o destinatário deve constar apenas o nome da Instituição, a caixa postal e o CEP de identificação, conforme determina o modelo abaixo.

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade – ICMBIO

CAIXA POSTAL 7993

CEP: 70673-970

18
18

Para envio de documentos ao ICMBio (Sede), as unidade externas deverão utilizar um modelo de GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDÊNCIA-GRC (Anexo III), quando houver

mais de um documento por envelope, o que facilitará a identificação dos documentos e quantidade enviadas.

Serviço de Postagem

O quadro abaixo apresenta os serviços disponíveis, com suas definições e prazos. No

quadro seguinte temos um demonstrativo de valores aplicados a estes serviços, em Estados

localizados nas extremidades do país. A finalidade é que o usuário tenha uma visão do custo

x

prazo, considerando que muitas vezes os prazos de entrega dos serviços são praticamente

o

mesmo, mas têm uma diferença muito grande de valores.

QUADRO DE SERVIÇOS DE POSTAGEM DISPONÍVEIS

SERVIÇO

DESCRIÇÃO

PRAZO DE ENTREGA

Carta Registrada

Carta com n° de registro que possibilita rastreamento.

3 a 5dias úteis

Sedex Convencional

Sedex comum com n ° de registro para rastreamento.

2 a 3 dias úteis

Sedex 10*

Sedex rápido com n° de registro para rastreamento.

É entregue até as 10 horas do dia seguinte (considerar dia útil).

Sedex hoje*

Sedex rápido com n com n ° de registro para rastreamento.

Entrega no mesmo dia da postagem.

Sedex hoje* Sedex rápido com n com n ° de registro para rastreamento. Entrega no mesmo
Sedex hoje* Sedex rápido com n com n ° de registro para rastreamento. Entrega no mesmo
Sedex hoje* Sedex rápido com n com n ° de registro para rastreamento. Entrega no mesmo
Sedex hoje* Sedex rápido com n com n ° de registro para rastreamento. Entrega no mesmo
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL SERVIÇO   DESCRIÇÃO

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade

MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL SERVIÇO   DESCRIÇÃO   PRAZO DE ENTREGA

SERVIÇO

 

DESCRIÇÃO

 

PRAZO DE ENTREGA

PAC

Serviço para pacotes, com custo mais baixo.

5

a 8 dias úteis

Carta simples

Carta sem n° de registro. É destinado a documentos s/n° ou circulares. Tem baixo custo.

3

a 5 dias úteis

AR Aviso de Recebimento

AR é um formulário que deve ser preenchido com o remetente e destinatário, com a

-

finalidade que na entrega da correspondência,

o

destinatário assine o mesmo para comprovar

o

recebimento, devendo ser devolvido ao

remetente. O valor da AR é acrescentado no valor da postagem .

Telegrama

Serviço de envio de mensagem, sendo necessário apenas a disponibilização do texto ao Correios.

4

horas (entre capitais)

Impresso especiais

Serviço com foco para os materiais de até 5kg por objeto, com mesmo padrão de formato. Não pode ser confidencial.

11

dias (entre capitais)

*Sujeito a consulta no site dos correios para confirmar disponibilidade do serviço para o trecho.

Para rastreamento de correspondência, o usuário deve acessar o site: www.correios.com.br, o campo rastreamento fica localizado no canto inferior esquerdo da página.

QUADRO DEMONSTRATIVO DE CUSTO

         

VALOR

VALOR

 

SERVIÇO

ORIGEM

DESTINO

PESO

TIPO

VALOR

VALOR

Sem AR

Com AR

CARTA REGISTRADA

Brasília

Manaus

300

gramas

Envelope

R$ 6,00

R$8,60

3

a 5 dias úteis

Brasília

Porto Alegre

300

gramas

Envelope

R$ 6,00

R$8,60

SEDEX

Brasília

Manaus

300

gramas

Envelope

R$ 35,10

R$37.70

CONVENCIONAL

 
           

2

a 3 dias

Brasília

Porto Alegre

300

gramas

Envelope

R$ 38,30

R$40,90

SEDEX 10 Até as 10 h do seguinte dia útil

Brasília

Manaus

300

gramas

Envelope

R$ 55,00

R$57,60

Brasília

Porto Alegre

300

gramas

Envelope

R$ 53,50

R$56,10

SEDEX HOJE Entrega no mesmo dia

Brasília

São Paulo

300

gramas

Envelope

R$ 55,50

R$58,10

Brasília

Goiânia

300

gramas

Envelope

R$ 28,30

R$30,90

 

Brasília

Manaus

300

gramas

Caixa

R$ 16,00

R$18,60

PAC 5 a 8 dias úteis

Brasília

Porto Alegre

300

gramas

Caixa

R$ 18,00

R$20,60

CARTA SIMPLES

Brasília

Manaus

300

gramas

Envelope

R$ 3,50

R$6,10

3

a 5 dias úteis

Brasília

Porto Alegre

300 gramas

Envelope

R$ 3,50

R$6,10

a 5 dias úteis Brasília Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 3,50 R$6,10 Centro de Documentação
a 5 dias úteis Brasília Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 3,50 R$6,10 Centro de Documentação

Centro de Documentação

a 5 dias úteis Brasília Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 3,50 R$6,10 Centro de Documentação
19
19
Orientação ao usuário Envio de documentos pelo Porotocolo Geral (PG) a) Para o envio da

Orientação ao usuário

Orientação ao usuário Envio de documentos pelo Porotocolo Geral (PG) a) Para o envio da correspondência:

Envio de documentos pelo Porotocolo Geral (PG)

a) Para o envio da correspondência:

a. O envelope deve estar aberto para conferência do PG;

b. Material enviado deve conter despacho ou documento encaminhando;

c. No caso do envio de mais de um documento dentro do mesmo envelope, utilizar a GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDÊNCIA – GRC (Anexo III);

d. Não será enviada correspondência de caráter particular, apenas recebida.

NOTA: As correspondências particulares, recebidas no Instituto, não devem citar no envelope o nome da Instituição ou cargo, deve conter apenas o endereço e o nome do destinatário.

Serviço de Malote

O serviço de malote atende ao envio de documentos agrupados com um destino único, que não tem caráter emergencial e com observação do custo x benefício. Este serviço tem a seguinte logística:

20
20

a. A documentação deve ser enviada por meio da GUIA DE REMESSA DE MALOTE –

GRM (Anexo III), onde deve constar a relação de todos os documentos inseridos no malote;

b. A documentação enviada a Sede, tem previsão de chegada entre segunda-feira e quarta-feira ao Instituto;

c. As unidades devem encaminhar o malote impreterivelmente às sextas-feiras;

d. Toda sexta-feira são enviados os malotes da Sede para as unidades;

a. Regras de funcionamento:

i. O Protocolo receberá documentos para envio via malote somente até sexta-feira, às 10h30. Os documentos que não forem entregues neste período serão enviados na próxima sexta-feira;

ii. O limite de peso total do malote é de até 30kg;

iii. Equipamento ou material frágil não devem ser enviados via malote, deverá ser utilizado o serviço de postagem;

iv. Os processos e documentos a serem enviados, devem estar em envelopes abertos para conferência do PG, contendo despacho ou documento encaminhando, principalmente no caso de envio de contra-cheques, notas fiscais, identidades funcionais e outros.

documento encaminhando, principalmente no caso de envio de contra-cheques, notas fiscais, identidades funcionais e outros.
documento encaminhando, principalmente no caso de envio de contra-cheques, notas fiscais, identidades funcionais e outros.
documento encaminhando, principalmente no caso de envio de contra-cheques, notas fiscais, identidades funcionais e outros.
documento encaminhando, principalmente no caso de envio de contra-cheques, notas fiscais, identidades funcionais e outros.
Definição de Correspondência Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

Definição de Correspondência

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL Toda documentação recebida terá sua definição da

Toda documentação recebida terá sua definição da seguinte forma:

Quanto à natureza: A correspondência classifica-se em interna e externa, oficial e particular, recebida e expedida.

a) Interna e externa

A correspondência interna é mantida entre as unidades do órgão.

A correspondência externa é mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Municipal, Estadual e Federal.

b) Oficial e particular

A correspondência oficial é a espécie formal de comunicação mantida entre os

órgãos ou entidades da Administração Pública Municipal, Estadual e Federal ou destes para outros órgãos públicos ou empresas privadas.

A correspondência particular é a espécie informal de comunicação utilizada entre

autoridades ou servidores e instituições ou pessoas estranhas à Administração Pública Municipal, Estadual e Federal.

c) Recebida e expedida

A correspondência recebida é aquela de origem interna ou externa recebida pelo protocolo geral do órgão ou entidade.

21
21

A expedição é a remessa da correspondência interna ou externa no âmbito da

Administração Pública Municipal, Estadual e Federal.

Instrução Processual

Autuação

A instrução processual é iniciada com a autuação de um documento ou de um conjunto de documentos. Para proceder à autuação deverá ser avaliada a necessidade de abertura de um processo, considerando a exigência de um estudo detalhado, de despachos determinando procedimentos técnicos, pareceres técnicos, anexos ou instruções para execução de procedimentos específicos.

Documentos que não são tramitados, não poderão ser autuados, como: convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo e outros.

Conjunto de documentos que não serão tramitados não poderão constituir processo. Neste caso deverá ser constituído um dossiê, que tem por finalidade agrupar informações de um mesmo tema, com o objetivo de criar um histórico para pesquisa, estudos ou suporte para desenvolvimento de projetos futuros.

criar um histórico para pesquisa, estudos ou suporte para desenvolvimento de projetos futuros. Centro de Documentação
criar um histórico para pesquisa, estudos ou suporte para desenvolvimento de projetos futuros. Centro de Documentação

Centro de Documentação

criar um histórico para pesquisa, estudos ou suporte para desenvolvimento de projetos futuros. Centro de Documentação
As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão tornar- se peças de
As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão tornar- se peças de

As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão tornar- se peças de processo.

A autuação de processo só poderá ser realizada pelo Protocolo Geral ou Unidades

Protocolizadoras.

A autuação só se dará por meio de documento original. A solicitação deverá ser

feita mediante memorando com objetivo específico. No assunto deverá constar a seguinte descrição: Solicitação de abertura de processo, e em seguida no corpo do memorando as seguintes informações: interessado e o assunto do processo.

No Anexo IV há um quadro com descrição de todas as ações que podem ser realizadas com o processo após sua autuação.

Numeração única de processo

A numeração, ou seja, o número de protocolo é o que identifica ou caracteriza um

processo, conforme Portaria nº. 3, de 16.05.2003, da Secretaria de Logística e Tecnologia

da Informação do Ministério do Planejamento, e atribui valor perante a Administração Pública Federal.

É formada por 15 dígitos, devendo ser acrescido de mais dois dígitos de verificação (DV), resultando em 17 dígitos, conforme a seguinte descrição:

22
22

A primeira parte é constituída de cinco dígitos, referentes ao código numérico atribuído

a cada unidade protocolizadora que identifica o órgão de origem do processo, mantendo-se

inalterado, de acordo com as faixas numéricas determinadas no art. 3º;

02000 a 02999 = MINISTÉRIO DO MEIO AMBIENTE

A segunda parte é composta por uma numeração seqüencial de 6 dígitos, que a cada

ano é reiniciado. A terceira parte refere-se ao ano de formação do processo. A quarta e última parte é constituída de 2 dígitos, chamados de DV (Dígitos Verificadores), que são calculados automaticamente pelo sistema.

A partir da orientação acima, o número de protocolo tem sua composição da

seguinte forma:

02070.000000/2009-00

Ressalta-se que o seqüencial de dígitos deverá ser separado conforme padrão determinado na Portaria nº. 3, seguindo símbolos xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx.

De acordo com a PORTARIA Nº 3, DE 16 DE MAIO DE 2003, Art. 11, Parágrafo único. Os processos autuados e os documentos registrados anteriormente permanecerão tramitando com o número de origem, até a decisão final e o seu arquivamento, não sendo permitida a renumeração de processos e documentos no âmbito da Administração Pública Federal.

não sendo permitida a renumeração de processos e documentos no âmbito da Administração Pública Federal.
não sendo permitida a renumeração de processos e documentos no âmbito da Administração Pública Federal.
não sendo permitida a renumeração de processos e documentos no âmbito da Administração Pública Federal.
não sendo permitida a renumeração de processos e documentos no âmbito da Administração Pública Federal.
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL Cada Unidade Protocolizadora (UP)

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL Cada Unidade Protocolizadora (UP) tem sua numeração

Cada Unidade Protocolizadora (UP) tem sua numeração atribuída pelo Ministério do Planejamento, sendo utilizada a faixa disponibilizada ao ICMBio (02070 a 02204). Atualmente o ICMBio tem as seguinte UP cadastradas:

 

CÓDIGO DE UNIDADE PROTOCOLIZADORA

 

CÓDIGO

SIGLA

SITUAÇAO

CÓDIGO

SIGLA

SITUAÇAO

02629

ITATIAIA

TRANSFERIDA

02075

REBIO MATA ESCURA

CRIADA

02030

CEPENE

TRANSFERIDA

02077

RESEC GUARIBAS/PB

 

02031

CEPTA

TRANSFERIDA

02078

ESEC CARIJÓS/SC

CRIADA

02032

CEPSUL

TRANSFERIDA

02079

PARNA APARADOS DA SERRA/RS

CRIADA

02033

CEPERG

TRANSFERIDA

02080

PARNA CAPARÁO

CRIADA

02034

CMA

TRANSFERIDA

02081

PARNA ILHA GRANDE

CRIADA

02036

CEPNOR

TRANSFERIDA

02082

PARNA PAU BRASIL/BA

CRIADA

02044

TAMAR

TRANSFERIDA

02072

IPANEMA

TRANSFERIDA

02045

ORGÃOS

TRANSFERIDA

02084

PARNA TIJUCA

CRIADA

02057

IGUAÇU

TRANSFERIDA

02085

SEMPRE VIVAS

CRIADA

02061

CEMAVE

TRANSFERIDA

02086

FLONA SILVÂNIA

CRIADA

02062

CPB

TRANSFERIDA

02087

APA GUAPIMIRIM

CRIADA

02068

CENAP

TRANSFERIDA

02088

PARNA JURUENA

CRIADA

02071

RAN

TRANSFERIDA

02089

RESERVA BIOLÓGICA DE SOORETAMA/ES

CRIADA

02083

CEPAM

TRANSFERIDA

02090

APA NASCENTES DO RIO VERMELHO/GO

CRIADA

02073

FLONA C.BONITO

TRANSFERIDA

02091

PARNA SERRA DA BODOQUENA/MS

CRIADA

02074

RESEC UNIÃO/RJ

CRIADA

02094

FLONA DE PASSO FUNDO

CRIADA

02096

FLONA IBIRAMA

CRIADA

02114

FLONA TAPAJÓS

CRIADA

02097

PARNA C. GUIMARÃES

CRIADA

02115

RESERVA GUAPORÉ

CRIADA

02098

ESEC SERRA GERAL

CRIADA

02116

FLONA TEFÉ

CRIADA

02090

PARNA MARANHESES

CRIADA

02117

FLONA HUMAITÁ

CRIADA

02100

PARNA CANASTRA

CRIADA

02118

APA CIP

CRIADA

02101

PARNA CONFUSOES

CRIADA

02113

ESEC TERRA DO MEIO

CRIADA

02102

PARNA EMAS

CRIADA

02119

CR1

CRIADA

02103

APA ARARIPE

CRIADA

02120

CR2

CRIADA

02104

APA IBIRAIPUTA

CRIADA

02121

CR3

CRIADA

02105

RESEX MATA GRANDE

CRIADA

02122

CR4

CRIADA

02106

FLONA CARAJÁS

CRIADA

02123

CR5

CRIADA

02107

PARNA CABO ORANGE

CRIADA

02124

CR6

CRIADA

02108

PARNA C. DIAMANTINA

CRIADA

02125

CR7

CRIADA

02109

FLONA CHAPECÓ

CRIADA

02126

CR8

CRIADA

02110

ESEC GUARAQUEÇABA

CRIADA

02127

CR9

CRIADA

02111

RESEX CHICO MENDES

CRIADA

02129

CR10

CRIADA

02130

ESEC CARACARAÍ

CRIADA

02128

CR11

CRIADA

02112

REBIO LAGO PIRATUBA

CRIADO

 
CRIADA 02128 CR11 CRIADA 02112 REBIO LAGO PIRATUBA CRIADO   Centro de Documentação 23
CRIADA 02128 CR11 CRIADA 02112 REBIO LAGO PIRATUBA CRIADO   Centro de Documentação 23

Centro de Documentação

CRIADA 02128 CR11 CRIADA 02112 REBIO LAGO PIRATUBA CRIADO   Centro de Documentação 23
23
23
Numeração de Peças A numeração de peças do processo é iniciada no Protocolo Geral, com

Numeração de Peças

Numeração de Peças A numeração de peças do processo é iniciada no Protocolo Geral, com o

A numeração de peças do processo é iniciada no Protocolo Geral, com o carimbo

específico, aposto no canto superior direito da página. A folha de abertura do processo (memorando) recebe o numero 1. A capa do processo não será numerada.

Duas peças de um mesmo processo não podem receber o mesmo número, não sendo permitido diferenciar por A e B. Cada folha recebe um número, seguindo um seqüencial numérico conforme apresentado no processo.

No caso de erro na numeração das peças do processo, apor um “X” sobre o carimbo que necessita de correção e renumerar as folhas.

o carimbo que necessita de correção e renumerar as folhas. Documentos pequenos (Ex.: guias de depósito

Documentos pequenos (Ex.: guias de depósito bancário, DARF) serão colados no centro da página do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores direito e esquerdo, observando para não prejudicar informações constantes do verso.

24
24

Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado serão renumeradas a partir do processo acessório. No caso da apensação, os processos continuarão com sua numeração original.

No caso de encerramento, o termo deverá ser a folha de número 200, já na abertura de volumes, as folhas deverão ser numeradas seguindo a seqüencia do volume anterior.

Diligência

Quando há necessidade de esclarecimento de um interessado que não integra a Administração Pública Federal. O processo deverá ser encaminhado ao Protocolo Geral do órgão ou entidade envolvida, para que a mesma faça a convocação do interessado, por meio de correspondência. Não se cumprindo as exigências o órgão responsável deverá anexar uma cópia da convocação ao processo e devolver o mesmo a esta Instituição.

Encerramento de processo

O encerramento do processo acontece por motivos específicos, são eles: quando

o pleito for indeferido, deferido ou forem cumpridas todas as demandas solicitadas; se o interessado desistir da ação ou quando, por omissão, deixar o processo por mais de um ano sem movimentação. Outro motivo que enseja o encerramento do processo é o número

excedente de folhas, sendo necessária abertura de um novo volume.

que enseja o encerramento do processo é o número excedente de folhas, sendo necessária abertura de
que enseja o encerramento do processo é o número excedente de folhas, sendo necessária abertura de
que enseja o encerramento do processo é o número excedente de folhas, sendo necessária abertura de
que enseja o encerramento do processo é o número excedente de folhas, sendo necessária abertura de
Abertura de Volume Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL O

Abertura de Volume

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL O processo que exceder a 200 folhas, a partir da

O processo que exceder a 200 folhas, a partir da folha 201 deverá proceder à abertura

de um novo volume, ressaltando que o último documento não poderá ser desmembrado para abertura do mesmo. Por exemplo, primeiro volume poderá ser encerrado com 185 páginas, considerando que o último documento tenha mais de 15 folhas.

Deverá constar como última folha, no primeiro processo, o termo de encerramento e no segundo volume o termo de abertura como primeira folha.

A anexação de documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, se dará com a colocação da etiqueta na capa do documento, contendo o número do processo e a palavra “anexo”, não sendo permitida a movimentação em separado destas peças.

Tendo a necessidade de inserir a encadernação ou brochura no processo, o mesmo deverá estar preparado ao ser entregue para Unidade Protocolizadora.

Reconstituição de Processo

No caso de desaparecimento ou extravio de processo, o funcionário ao tomar conhecimento do fato deverá comunicar a chefia, que promoverá a imediata apuração dos fatos, mediante a sindicância ou processo administrativo.

Para reconstituir o processo, deverá ser colocado em uma capa de processo o documento que deu ciência a chefia sobre o fato ocorrido e a documentação que caracteriza a busca do processo. Apresentar ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, para que autorize ou não a reconstituição do processo. Se autorizado, deverão ser resgatadas as informações, bem como, obter cópia dos documentos que constituíam o processo.

25
25

A primeira folha do processo de reconstituição deverá constar a informação que se

trata de um processo reconstituído com todos os dados pertinentes ao mesmo. O processo aberto receberá um novo número.

Observações Gerais (Processos no sistema)

As digitais (documentos) que forem compor um processo deverão ser encaminhadas virtualmente para o Arquivo Central e deverá ser informado no comentário da digital o nº do processo.

para o Arquivo Central e deverá ser informado no comentário da digital o nº do processo.
para o Arquivo Central e deverá ser informado no comentário da digital o nº do processo.

Centro de Documentação

para o Arquivo Central e deverá ser informado no comentário da digital o nº do processo.
Processamento Digital A área de Processamento Digital é responsável por digitalizar os documentos recebidos no

Processamento Digital

Processamento Digital A área de Processamento Digital é responsável por digitalizar os documentos recebidos no

A área de Processamento Digital é responsável por digitalizar os documentos recebidos no Instituto, devendo manter atualizada a base de imagem e providenciar o backup do banco de dados. Também é responsável pela tramitação de todos os documentos que dão entrada no Protocolo Geral e pela distribuição interna.

No futuro, conforme o Projeto de Gestão Documental, a área auxiliará no tratamento e na tramitação dos documentos eletrônicos.

As atividades do Processamento Digital são:

1. Digitalização

2. Redigitalização

3. Tramitação (via sistema)

4. Distribuição (físico)

5. Atualização banco de imagens

6. Atendimento ao usuário de forma ágil e com exatidão

Informações sobre o trâmite físico de documentos – Sede e Unidades

26
26

Os diagramas apresentados abaixo explicam o fluxo que os documentos passam a ter com a aplicação da Política de Gestão.

Caso 1: Dentro da Diretoria o trâmite de documento será possível entre todas as áreas que a compõe.

será possível entre todas as áreas que a compõe. DIRETORIA DIVISÃO COORDENAÇÃO SETOR COORDENAÇÃO
DIRETORIA DIVISÃO COORDENAÇÃO
DIRETORIA
DIVISÃO
COORDENAÇÃO

SETOR

COORDENAÇÃO

GERAL

a compõe. DIRETORIA DIVISÃO COORDENAÇÃO SETOR COORDENAÇÃO GERAL Figura 1 – Método de Trâmite nas Diretorias
a compõe. DIRETORIA DIVISÃO COORDENAÇÃO SETOR COORDENAÇÃO GERAL Figura 1 – Método de Trâmite nas Diretorias

Figura 1 – Método de Trâmite nas Diretorias

a compõe. DIRETORIA DIVISÃO COORDENAÇÃO SETOR COORDENAÇÃO GERAL Figura 1 – Método de Trâmite nas Diretorias
a compõe. DIRETORIA DIVISÃO COORDENAÇÃO SETOR COORDENAÇÃO GERAL Figura 1 – Método de Trâmite nas Diretorias
a compõe. DIRETORIA DIVISÃO COORDENAÇÃO SETOR COORDENAÇÃO GERAL Figura 1 – Método de Trâmite nas Diretorias
a compõe. DIRETORIA DIVISÃO COORDENAÇÃO SETOR COORDENAÇÃO GERAL Figura 1 – Método de Trâmite nas Diretorias
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL Caso 2: Uma Diretoria

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL Caso 2: Uma Diretoria para enviar um documento à outra

Caso 2: Uma Diretoria para enviar um documento à outra Diretoria deverá tramitá-lo virtualmente e fisicamente para o Protocolo Geral. O Protocolo Geral ficará responsável por tramitar o documento à Diretoria de destino.

DIUSP
DIUSP
PROTOCOLO GERAL
PROTOCOLO
GERAL

DIREP

à Diretoria de destino. DIUSP PROTOCOLO GERAL DIREP DIPLAN PRESI DIBIO Figura 2 – Método de

DIPLAN

DIPLAN
PRESI
PRESI
DIBIO
DIBIO

Figura 2 – Método de Trâmite entre Diretorias

Caso 3: A tramitação de documentos entre UC, CR, CE e UAAF será livre. Estas Unidades visualizarão dentro do sistema todas as outras Unidades, o Protocolo Geral e Arquivo Central.

as outras Unidades, o Protocolo Geral e Arquivo Central. CR CE UC UAAF SEDE 27 Figura
CR CE
CR
CE
UC
UC
UAAF
UAAF
SEDE
SEDE
o Protocolo Geral e Arquivo Central. CR CE UC UAAF SEDE 27 Figura 3 – Método
27
27

Figura 3 – Método de trâmite dentre Unidades externas e Sede.

NOTA: O trâmite físico e virtual de documento entre as Diretorias, PRESI, UC, UAAF, CR e CE será feito pelo Protocolo Geral. Não haverá protocolo setorial.

PRESI, UC, UAAF, CR e CE será feito pelo Protocolo Geral. Não haverá protocolo setorial. Centro
PRESI, UC, UAAF, CR e CE será feito pelo Protocolo Geral. Não haverá protocolo setorial. Centro

Centro de Documentação

PRESI, UC, UAAF, CR e CE será feito pelo Protocolo Geral. Não haverá protocolo setorial. Centro
Caso 4: O envio de documentos das Unidades de Conservação - UC, Coordenações Regionais -
Caso 4: O envio de documentos das Unidades de Conservação - UC, Coordenações Regionais -

Caso 4: O envio de documentos das Unidades de Conservação - UC, Coordenações Regionais - CR, Unidade Avançada de Administração e Finanças - UAAF e Centros Especializados – CE, para Sede, deverá obrigatoriamente ser encaminhada fisicamente e virtualmente para o Protocolo Geral.

UC UAAF CR CE PROTOCOLO GERAL
UC
UAAF
CR
CE
PROTOCOLO
GERAL

Figura 4 – Trâmite de todos as Unidades para Sede ICMBio.

28
28

Caso 5: A entrada de documentos externos será realizada no Protocolo Geral, que ficará responsável por cadastrar o documento, digitalizar e tramitar para área de destino. A

distribuição do documento físico também fica a cargo do Protocolo Geral.

DIREP DIPLAN DIBIO PROTOCOLO GERAL ÓRGÃOS, DIUSP PESSOAS FÍSICAS E JURÍDICAS UC, CR UAAF e
DIREP
DIPLAN
DIBIO
PROTOCOLO
GERAL
ÓRGÃOS,
DIUSP
PESSOAS
FÍSICAS E
JURÍDICAS
UC, CR
UAAF e CE
PRESI

Figura 5 – Método de Trâmite para documentos externos

NOTA: No caso de documentos que derem entrada nas CR, UC, CE, UAAF, fica a unidade responsável por cadastrar o documento no sistema e registrar todas as informações pertinentes, mantendo o sistema atualizado. O sistema é fonte de consulta e base de informação de todo o Instituto, auxiliando na tomada de decisão e na agilidade de processos.

de consulta e base de informação de todo o Instituto, auxiliando na tomada de decisão e
de consulta e base de informação de todo o Instituto, auxiliando na tomada de decisão e
de consulta e base de informação de todo o Instituto, auxiliando na tomada de decisão e
de consulta e base de informação de todo o Instituto, auxiliando na tomada de decisão e
Arquivo Central Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL Para entendimento,

Arquivo Central

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL Para entendimento, o Art. 2º da Lei nº 8.159, de

Para entendimento, o Art. 2º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe que consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

A aplicação da Gestão Documental, influencia diretamente na área de arquivo, que tem

como tarefa tratar toda a documentação gerada no ICMBio.

A organização, conservação e preservação do documento e da informação são focos

desta área, devendo dispensar adequado tratamento físico, como realizar a higienização dos documentos, fazer pequenas restaurações, utilizar material adequado para sua conservação, ter cuidado no manuseio de documentos, observar as condições climáticas do ambiente e tomar medidas estratégicas para controlar a ação dos agentes físicos, químicos, biológicos

e mecânicos.

Será de responsabilidade do Arquivo Central a elaboração do plano de classificação e da

tabela de temporalidade da atividade-fim e adequação do plano de classificação da atividade- meio do CONARQ, devendo mapear as atividades junto às áreas da Instituição. O objetivo é

o gerenciamento e a recuperação da informação de maneira ágil e promover a utilização

racional do espaço físico. Deverá considerar a legislação vigente, para o desenvolvimento das atividades.

O Arquivo Central tem como atribuições:

29
29

1. Recebimento de documentos para Arquivamento pelo Sistema Gerenciador de Documentos e Processos – SGDOC

2. Utilização do Sistema de Arquivo (extensão do SGDOC) para tratamento técnico do acervo

3. Arquivamento virtual e físico

4. Desarquivamento virtual e físico

a. Empréstimo e consultas

5. Tratamento técnico

a. Realização triagem (tratar ou descartar)

b. Higienização

c. Indexação

d. Aplicação plano de classificação (classificar)

e. Avaliação

i. Aplicação tabela de temporalidade

plano de classificação (classificar) e. Avaliação i. Aplicação tabela de temporalidade Centro de Documentação
plano de classificação (classificar) e. Avaliação i. Aplicação tabela de temporalidade Centro de Documentação

Centro de Documentação

plano de classificação (classificar) e. Avaliação i. Aplicação tabela de temporalidade Centro de Documentação
f. Endereçamento g. Arranjo 6. Inventário 7. Atendimento da demanda ao usuário interno e externo

f. Endereçamento

g. Arranjo

6. Inventário

f. Endereçamento g. Arranjo 6. Inventário 7. Atendimento da demanda ao usuário interno e externo de

7. Atendimento da demanda ao usuário interno e externo de forma ágil e com exatidão.

A metodologia que será utilizada para o funcionamento do Arquivo Central é definida em três tópicos: documentos com e sem digital (etiqueta de código de barras) e processo. Este método será utilizado até a finalização do Sistema de Arquivo (extensão do SGDOC).

Procedimentos a serem realizados pelo usuário:

Arquivamento:

1. Documentos com digital:

a. Tramitar a digital para o Arquivo Central;

b. Entregar documentos diretamente no Arquivo Central;

c. Aguardar recebimento:

30
30

i. No caso de grandes volumes, será confirmado o recebimento após a conferência de todas as digitais;

ii. No ato do recebimento serão conferidas as informações cadastradas

e imagens (atualizadas).

2. Documentos sem digital:

a. Preencher a Guia de Arquivamento (Anexo V) e cadastrar a guia no sistema

b. Organizar documentação física conforme seqüencial descrito na Guia;

c. Preencher espelho conforme modelo (Anexo V) e identificar a caixa ou pasta;

d. Entregar diretamente no Arquivo Central;

e. Aguardar recebimento no sistema da digital da Guia e a conferência do conteúdo.

i. No caso de grandes volumes, será confirmado o recebimento após a conferência de toda a documentação.

3. Processos:

a. No arquivamento de processo deverá ser analisados documentos com digital, os mesmos deverão ser tramitados para o Arquivo Central e informado no comentário da digital o número do processo.

b. O processo arquivado via sistema SGDOC, deverá ser tramitado para o Arquivo Central;

c. O processo que não estiver cadastrado no sistema SGDOC, será arquivado por meio da Guia de Arquivamento (AnexoV);

c. O processo que não estiver cadastrado no sistema SGDOC, será arquivado por meio da Guia
c. O processo que não estiver cadastrado no sistema SGDOC, será arquivado por meio da Guia
c. O processo que não estiver cadastrado no sistema SGDOC, será arquivado por meio da Guia
c. O processo que não estiver cadastrado no sistema SGDOC, será arquivado por meio da Guia
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL d. Entregar o processo

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL d. Entregar o processo diretamente no Arquivo Central;

d.

Entregar o processo diretamente no Arquivo Central;

e.

Aguardar recebimento:

i.

No caso de grandes volumes, será confirmado o recebimento após a conferência de todos os números de protocolo;

f.

No ato do recebimento serão conferidas as informações cadastradas.

Desarquivamento:

Desarquivamento

arquivocentral@icmbio.gov.br, até a finalização do Sistema de Arquivo.

A

solicitação

de

deverá

ser

realizada

Biblioteca

por

meio

do

email

A Biblioteca tem por finalidade reunir o máximo de publicações voltadas à atividade

fim do Instituto, tornando-se uma biblioteca técnica, que irá auxiliar estudos e pesquisas, servindo aos analistas ambientais, usuários internos, pesquisadores e estudantes.

O acervo da Biblioteca será composto de livros, mapas, cd, vídeos, documentários, relatórios técnicos, estudos, etc.

Será criada a “Biblioteca Virtual”, que facilitará o acesso ao acervo, permitindo pesquisa e consultas via internet.

A Biblioteca promoverá eventos culturais para divulgação do acervo e lançamentos de

publicações do ICMBio. Fará parceria com Universidades para incentivar pesquisas técnicas,

aproximando o aluno a realidade da conversação da biodiversidade.

A Biblioteca compete às seguintes atividades:

1. Coleta e armazenamento de doações;

2. Catalogação de livros;

3. Empréstimo e consulta;

4. Inserção de dados no sistema;

5. Referência legislativa;

6. Resumo do DOU (Virtual);

7. Suporte aos pesquisadores;

8. Biblioteca Virtual;

9. Atendimento ao usuário de forma ágil e com exatidão.

31
31

Para informações sobre o projeto da Biblioteca e doações de acervo bibliográfico entre em contato pelo email biblioteca@icmbio.gov.br.

e doações de acervo bibliográfico entre em contato pelo email biblioteca@icmbio.gov.br . Centro de Documentação
e doações de acervo bibliográfico entre em contato pelo email biblioteca@icmbio.gov.br . Centro de Documentação

Centro de Documentação

e doações de acervo bibliográfico entre em contato pelo email biblioteca@icmbio.gov.br . Centro de Documentação
Gestão da Informação – SGI Esta é a área responsável pela principal ferramenta no Projeto
Gestão da Informação – SGI Esta é a área responsável pela principal ferramenta no Projeto

Gestão da Informação – SGI

Esta é a área responsável pela principal ferramenta no Projeto de Gestão Documental, o Sistema de Gerenciador de Documentos e Processos – SGDOC.

O SGDoc foi planejado com uma visão futurista, porém factível, aplicando o princípio

do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), colocando a disposição do usuário a imagem digitalizada do documento e permitindo seu trâmite virtual.

Outros pontos que são tratados pelo sistema é comunicação entre as unidades por meio da inclusão de informações no sistema, podendo o servidor acompanhar o desenvolvimento das ações realizadas pelo documento e seus anexos, e também trata a redução do uso de papel e o maior controle da documentação e agilidade na recuperação da informação, dando celeridade ao usuário no desenvolvimento de suas atribuições.

O sistema possui o “manual do usuário” que informa, passo a passo, como o sistema deve ser utilizado e todas suas funcionalidades.

A SGI promove a capacitação individual do usuário, dando agilidade à inclusão do

servidor no sistema. No caso das unidades, será ministrada a capacitação à distância, utilizando-se da plataforma Moodle e presencial quando necessário. No ato da capacitação é disponibilizado o manual virtual do sistema.

32
32
Moodle e presencial quando necessário. No ato da capacitação é disponibilizado o manual virtual do sistema.
Moodle e presencial quando necessário. No ato da capacitação é disponibilizado o manual virtual do sistema.
Moodle e presencial quando necessário. No ato da capacitação é disponibilizado o manual virtual do sistema.
Moodle e presencial quando necessário. No ato da capacitação é disponibilizado o manual virtual do sistema.
Orientações ao usuário Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL Para

Orientações ao usuário

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL Para envio de demandas e contato com os gerenciadores do

Para envio de demandas e contato com os gerenciadores do sistema, deve ser

utilizado o SUPORTE TÉCNICO

do sistema, deve ser utilizado o SUPORTE TÉCNICO Orientação sobre etiquetas no próprio sistema. 1. Deverá

Orientação sobre etiquetas

no próprio sistema.

1. Deverá ser solicitado via sistema, Suporte Técnico, a disponibilização de digital (etiquetas).

2. No caso de inutilização de alguma digital, o usuário deverá informar o Gerenciador, por meio do suporte técnico, pois a mesma será cancelada.

Orientação sobre o sistema quando estiver indisponível

1. Quando o sistema estiver indisponível, o usuário deve digitalizar o documento com

a digital e movimentar o documento fisicamente. O sistema estando novamente

disponível o documento deverá ser cadastrado conforme a imagem digitalizada e efetuar o trâmite;

conforme a imagem digitalizada e efetuar o trâmite; 2. usuário que receber o documento deverá anotar
conforme a imagem digitalizada e efetuar o trâmite; 2. usuário que receber o documento deverá anotar

2. usuário que receber o documento deverá anotar o digital, o destino e despachar. Os dados anotados devem ser inseridos posteriormente no Sistema.

O

Centro de Documentação

o destino e despachar. Os dados anotados devem ser inseridos posteriormente no Sistema. O Centro de
33
33
REFERÊNCIA BRASIL. Presidência da República. Manual de redação . Coordenação de Gilmar Ferreira Mendes. Brasília

REFERÊNCIA

REFERÊNCIA BRASIL. Presidência da República. Manual de redação . Coordenação de Gilmar Ferreira Mendes. Brasília

BRASIL. Presidência da República. Manual de redação. Coordenação de Gilmar Ferreira Mendes. Brasília : Presidência da República, 1991.

BRASIL. Agência Nacional de Energia Elétrica. Manual de editoração de correspondências oficiais e atos administrativos : padrões e rotinas. Brasília : ANEEL, 1999.

BRASIL. Ministério da Educação e do Desporto. Normas sobre correspondências e atos oficiais. Brasília : MED, 2001.

BRASIL.

Senado

Federal.

Manual

de

correspondência

Administração de Pessoal . Brasília : 2000.

oficial

da

Subsecretaria

de

BRASIL. Decreto nº 4.176, de 28 de março de 2002. Estabelece normas e diretrizes para a elaboração, a redação, a alteração, a consolidação e o encaminhamento ao Presidente da República de projetos de atos normativos de competência dos órgãos do Poder Executivo Federal, e dá outras providências.

BRASIL. Presidência da República. Manual de redação. Coordenação de Gilmar Ferreira Mendes. Brasília : Presidência da República, 2002.

34
34

BRASIL. Agência Nacional de Águas. Manual de Padronização das Publicações da Agência Nacional de Águas. Brasília: ANA, 2003.

BRASIL. Associação Brasileira de Normas Técnicas. NBR 6023 – Informação e documentação

– Referência – Elaboração. Brasília: ANBT, 2002.

BRASIL. Associação Brasileira de Normas Técnicas. NBR 6024 – Informação e documentação

– Numeração progressiva das seções de um documento escrito – Apresentação. Brasília:

ANBT, 2002.

BRASIL. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

Brasil. Portaria nº 3, de 16 de maio de 2003. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Destina-se a orientar os órgãos da presidência da república, ministérios, autarquias e fundações integrantes do sistema de serviços gerais - sisg, quanto aos procedimentos relativos às atividades de Comunicações Administrativas, para utilização do número único de processos e documentos.

Brasil. Portaria Normativa Nº 05, de 19 de dezembro de 2002. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.

da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais -
da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais -
da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais -
da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais -
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL ANEXO I REDAÇÃO OFICIAL

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL ANEXO I REDAÇÃO OFICIAL ICMBio O Manual de Redação

ANEXO I

ANEXO I REDAÇÃO OFICIAL ICMBio O Manual de Redação Oficial apresenta instruções para produção de documentos

REDAÇÃO OFICIAL

ICMBio

O Manual de Redação Oficial apresenta instruções para produção de documentos oficiais no âmbito do Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade.

para produção de documentos oficiais no âmbito do Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade. 35
para produção de documentos oficiais no âmbito do Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade. 35
para produção de documentos oficiais no âmbito do Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade. 35
35
35
36
36
36
36
36
36
36
36
REDAÇÃO OFICIAL Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL Redação

REDAÇÃO OFICIAL

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público

Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações com a finalidade de comunicar.

A finalidade principal da Redação Oficial é comunicar com impessoalidade e clareza para que a mensagem ali transmitida seja compreendida por todos os cidadãos.

pela

impessoalidade, uso do padrão culto da linguagem, clareza, objetividade, concisão, formalidade e uniformidade.

A elaboração

de

correspondências

e

atos

oficiais

deve

caracterizar-se

As comunicações oficiais devem obedecer sempre a regras formais. O texto deve ser

claro, possibilitando imediata compreensão pelo leitor. O uso de papéis uniformes e a correta

diagramação são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais. O texto deve ser conciso, transmitindo o máximo de informações com o mínimo de palavras.

Aplicam-se às comunicações oficiais os princípios: impessoalidade, clareza, uniformidade, concisão e uso de linguagem formal. Devem sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais.

IDENTIDADE VISUAL

37
37

Todos os papéis de expediente, bem como os convites e as publicações oficiais, deverão possuir a logomarca do ICMBio

Logomarca: marca que reúne graficamente letras do nome de uma instituição e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer representação gráfica padronizada e distintiva utilizada como marca.

QUALIDADE E CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAÇÃO OFICIAL

Clareza

Clareza é a qualidade do que é inteligível, facilmente compreensível. Já que se busca, então, com a clareza, fazer-se facilmente entendido, é preciso que o pensamento de quem comunica também seja claro, com as idéias ordenadas; a pontuação correta; as palavras bem dispostas na frase; as intercalações reduzidas a um mínimo; a precisão vocabular uma constante.

bem dispostas na frase; as intercalações reduzidas a um mínimo; a precisão vocabular uma constante. Redação
bem dispostas na frase; as intercalações reduzidas a um mínimo; a precisão vocabular uma constante. Redação

Redação Oficial

bem dispostas na frase; as intercalações reduzidas a um mínimo; a precisão vocabular uma constante. Redação
A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Para ela concorrem: a)
A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Para ela concorrem: a)

A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Para ela concorrem:

a) uso do padrão culto de linguagem: observa-se as regras da gramática formal e emprega-se um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. Não deve ser usado gíria e jargão em documentos oficiais.

b) formalidade: possibilita a uniformidade dos textos. Respeito e impessoalidade pedem o uso de formas diretas e objetivas. Expressões como “Venho por meio desta”, “Tenho a honra de” ou “Cumpre-me informar que” são artificiais e não cabem em textos oficiais.

c) impessoalidade: evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto. Evite marcas de impressões pessoais do tipo “na minha opinião”. Lembre-se: é em nome do Serviço Público que você está falando

Coesão

A coesão é a ligação entre os elementos de um texto, que ocorre no interior das frases,

entre as próprias frases e entre os vários parágrafos. Texto coeso é aquele em que as palavras,

as orações, os períodos e os parágrafos estão interligados e coerentemente dispostos.

38
38

Em um texto coeso devem haver partes que se relacionam entre si de modo claro e adequado, criando um todo com sentido, que pode ser captado pelo leitor, usando-se

corretamente os instrumentos da língua (usar artigos e pronomes que concordem com os tempos verbais de modo lógico etc.) e observando se há relações de sentido entre as frases, que unidas entre si transmitam de modo claro uma informação, uma opinião, uma mensagem.

Concisão

A concisão consiste em expressar com um mínimo de palavras um máximo de informações.

Para que se redija um texto conciso, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o tempo necessário para revisá-lo depois de pronto. É nessa revisão que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias.

Formalidade e uniformidade

A formalidade

consiste

correspondência oficial.

na

observância

das

normas

de

tratamento

usuais

na

É importante salientar que a formalidade de tratamento vincula-se, também, à necessária uniformidade das comunicações.

O estabelecimento de padrão exige atenção a todas as características da redação oficial

e cuidado com a apresentação dos textos. O uso de papéis uniformes e a correta diagramação

do texto são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais.

uniformes e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais.
uniformes e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais.
uniformes e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais.
uniformes e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais.
Impessoalidade Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL A redação oficial

Impessoalidade

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL A redação oficial deve ser isenta de interferência de

A redação oficial deve ser isenta de interferência de individualidade de quem a elabora.

O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos constantes das comunicações oficiais decorre:

a) da ausência de impressões individuais da pessoa que comunica:

independentemente de quem assina um expediente, a comunicação é sempre feita em nome do serviço público;

b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação: seja um cidadão, seja um órgão público, o destinatário é sempre considerado de forma homogênea e impessoal;

c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: as comunicações oficiais restringem-se a questões referentes ao interesse público; não cabe nelas, portanto, qualquer tom particular ou pessoal.

PADRONIZAÇÃO

As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras de forma: além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento.

39
39

A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta

diagramação do texto é indispensável para a padronização.

Pronomes de Tratamento

Os pronomes de tratamento tem concordância com a terceira pessoa, o verbo concorda com o substantivo que integra a locução e não com o pronome. Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa.

a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa. Exemplo: Vossa Senhoria nomeará o substituto
a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa. Exemplo: Vossa Senhoria nomeará o substituto

Exemplo:

Vossa Senhoria nomeará o substituto

Vossa Excelência conhece o assunto

Redação Oficial

da terceira pessoa. Exemplo: Vossa Senhoria nomeará o substituto Vossa Excelência conhece o assunto Redação Oficial
40   DESTINATÁRIO TRATAMENTO VOCATIVO ENDEREÇAMENTO • Presidente da República     Ao
40
40
40   DESTINATÁRIO TRATAMENTO VOCATIVO ENDEREÇAMENTO • Presidente da República     Ao
 

DESTINATÁRIO

TRATAMENTO

VOCATIVO

ENDEREÇAMENTO

Presidente da República

   

Ao (À) Excelentíssimo(a) Senhor(a) Nome Cargo Endereço

Presidente do Congresso

Vossa Excelência

Excelentíssimo(a) Senhor(a) + cargo

Presidente do STF

Advogado-Geral da União

     

Chefe de Estado-Maior

Chefe do Gabinete Civil da PR

Chefe do Gabinete Militar da PR

Deputado Federal

Deputado Distrital

Deputado Estadual

Desembargador

Embaixador

Governador de Estado

Governador do DF

Ministro de Estado

Ao (À) Excelentíssimo(a) Senhor(a) Nome Cargo Endereço

Ministro de Tribunal Superior

Oficial-General das Forças Armadas

Prefeito Municipal

Vossa Excelência

Senhor(a) + cargo

Presidente da Câmara Distrital (DF)

Presidente de Assembléia Legislativa

Presidente de Câmara de Vereadores

 

Presidente de Tribunal

Procurador-Geral da República

Procurador-Geral de Estado

Procurador-Geral do DF

Secretário de Estado (Governos estaduais e do DF)

Secretário-Geral da PR

Senador

Vereador

Vice-Prefeito Municipal

Vice-Presidente da República

   

Meritíssimo(a) Senhor(a) + cargo Meritíssimo(a) + cargo

Ao(À) Meritíssimo(a)

Auditor da Justiça

Senhor(a)

 

Juiz

Vossa Excelência

Nome

 

Juiz(a) d

 

Endereço

     

Ao(À) Senhor(a)

Presidente de Empresa Pública, Autarquia ou Fundação

Nome

Vossa Senhoria

Senhor(a) + cargo

Cargo

 

Endereço

Autoridades em geral

   

Ao(À) Senhor(a)

Funcionários graduados

Vossa Senhoria

Senhor(a) + cargo

Nome

Oficiais das Forças Armadas

Cargo

Particulares

 

Endereço

   

Magnífico(a)

A Sua Magnificência o(a) Senhor(a) Nome Magnífico(a) Reitor(a) da Universidade Endereço

Vossa

Magnificência

Reitor(a)

ou

Reitor de Universidade

ou

Vossa Excelência

Excelentíssimo(a)

Senhor(a) Reitor(a)

Papa

Vossa Santidade

Santíssimo Padre

A Sua Santidade o Papa Nome Endereço

Senhor(a) Reitor(a) • Papa Vossa Santidade Santíssimo Padre A Sua Santidade o Papa Nome Endereço
Senhor(a) Reitor(a) • Papa Vossa Santidade Santíssimo Padre A Sua Santidade o Papa Nome Endereço
Senhor(a) Reitor(a) • Papa Vossa Santidade Santíssimo Padre A Sua Santidade o Papa Nome Endereço
Senhor(a) Reitor(a) • Papa Vossa Santidade Santíssimo Padre A Sua Santidade o Papa Nome Endereço
Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL DESTINATÁRIO TRATAMENTO

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL DESTINATÁRIO TRATAMENTO VOCATIVO  

DESTINATÁRIO

TRATAMENTO

VOCATIVO

 

ENDEREÇAMENTO

 

Vossa Eminência

 

A

Sua Eminência

Cardeal

Reverendíssima

ou

Reverendíssimo

ou Eminentíssimo

Reverendíssima

Dom Nome

Vossa Eminência

e Reverendíssimo

Senhor Cardeal

Título

Endereço

     

A

Sua Excelência

Arcebispo

Excelentíssimo ou

Reverendíssima

Bispo

Vossa Excelência

Reverendíssima

Reverendíssimo

Senhor (Título)

Dom Nome

Título

Endereço

 

Vossa

 

A

Sua Reverendíssima

Monsenhor

Reverendíssima

ou

Cônego

ou

Reverendíssimo

A

Sua Eminência

Superior Religioso

Vossa Senhoria

Senhor (Título)

Reverendíssima

Reverendíssima

 

Dom

Endereço

     

A

Sua Reverência

Religiosos em geral

Vossa Reverência

Reverendo (Título)

Título Nome

Endereço

Fechos

Os fechos dos textos oficiais devem saudar o destinatário, além de fechar o texto. O documento deve conter a assinatura e identificação do signatário. Há dois fechos diferentes para todas as modalidades do texto oficial.

41
41

a) Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República;

b) Atenciosamente:

para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.

Identificação do Signatário

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura.

A forma da identificação do signatário deve ser a seguinte:

(espaço para assinatura) NOME EM MAIÚSCULAS E NEGRITO Cargo do Signatário com Iniciais em Maiúsculas

Nota: Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para outra página ao menos a última frase anterior ao fecho.

página isolada do expediente. Transfira para outra página ao menos a última frase anterior ao fecho.
página isolada do expediente. Transfira para outra página ao menos a última frase anterior ao fecho.

Redação Oficial

página isolada do expediente. Transfira para outra página ao menos a última frase anterior ao fecho.
Formatação Os documentos deverão apresentar a seguinte formatação: Nota: a formatação apresentada é para

Formatação

Formatação Os documentos deverão apresentar a seguinte formatação: Nota: a formatação apresentada é para

Os documentos deverão apresentar a seguinte formatação:

Nota: a formatação apresentada é para documentos elaborados no BrOffice.org Writer.

Configuração de página

Tamanho de papel:

A4 (21 cm x 29,7cm)

Orientação:

Retrato

Margens:

Esquerda: 3 cm Direita: 1,5 cm Superior: 2 cm Inferior: 2 cm

42