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EXCEL AVANÇADO - LIÇÃO 2

10

LIÇÃO 2 - TRABALHANDO COM FÓRMULAS

F

órmulas são ferramentas básicas na elaboração de planilhas. Nesta lição,

estudaremos os principais tópicos que envolvem a criação de fórmulas no

Excel.

REVISANDO CONCEITOS BÁSICOS

Vamos iniciar nossa lição revisando alguns assuntos importantes relacionados com a

criação de fórmulas.

Antes de mais nada, sempre é bom lembrar que todas as fórmulas no Excel devem

começar com um sinal de igual. O sinal de igual diz ao Excel que os caracteres que

se seguem constituem uma fórmula. Se você omitir o sinal de igual, o Excel

interpretará os caracteres como texto, a menos que a entrada seja um valor

numérico válido. Por exemplo, se você digitar =30+8 na célula A1, o Excel exibirá

nesta célula

o

valor

38,

que

é

o

resultado da

operação. Se

você digitar

simplesmente

30+8

o

Excel interpretará

o conteúdo

como

um

texto, inclusive

alinhando-o à esquerda, que é o padrão de alinhamento de textos.

Lembre-se ainda de que, em uma célula contendo fórmula, o valor exibido é o

resultado do cálculo. O conteúdo de fato da célula aparece na barra de fórmulas.

Precedência de operadores

O termo precedência refere-se à ordem na qual o Excel executa os cálculos em uma

fórmula. Valem as seguintes regras:

Expressões entre parênteses são processadas em primeiro lugar.

A multiplicação e a divisão são executadas antes da adição e da subtração.

Os operadores consecutivos com o mesmo nível de precedência são calculados da

esquerda para a direita.

Para alterar a ordem da precedência, você pode usar os parênteses. As fórmulas

a seguir contêm os mesmos valores e operadores, mas o posicionamento dos parênteses é diferente em
a
seguir
contêm
os
mesmos valores
e operadores,
mas
o
posicionamento dos
parênteses é diferente em cada uma delas e, portanto, os resultados também são
diferentes.
Fórmula
Resultado
=3*6+12/4-2
19
=(3*6)+12/(4-2)
24
=3*(6+12)/4-2
11,5
=(3*6+12)/4-2
5,5
=3*(6+12)/(4-2)) 36
DICA DICA
Se Se você você estiver estiver inseguro inseguro em em relação relação à à ordem ordem na na qual qual o o Excel Excel processará processará uma uma
seqüência seqüência de de operadores, operadores, use use os os parênteses parênteses - - até até mesmo mesmo se se eles eles não não forem forem
realmente realmente necessários. necessários.

Conferindo os parênteses

Se você não incluir um parêntese de fechamento para cada parêntese de abertura na

fórmula, o Excel apresentará uma mensagem informando que os parênteses estão

trocados e

destacará

a

parte

errada

da

fórmula.

Depois

que

você

digita

um

parêntese

de

fechamento,

o

Excel

apresenta

brevemente

o

par

de parênteses

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EXCEL AVANÇADO - LIÇÃO 2

correspondente em negrito. Este recurso é útil quando você está digitando uma

fórmula longa e não tem certeza de quais pares de parênteses devem ser colocados.

Usando referências de células em fórmulas

Uma referência de célula identifica uma célula ou um grupo de células em sua pasta

de trabalho. Ao criar uma fórmula que contém referências de células, você vincula

a fórmula a outras células na sua pasta de trabalho. Assim, o valor da fórmula

fica dependente dos valores nas células referidas e altera-se quando os valores

nas células referidas se alteram.

Estilo de referência L1C1

As referências de células são formadas no Excel pela combinação da letra da coluna

e do número da linha, como por exemplo A1 ou F32. Entretanto, é possível utilizar

alternativamente o estilo de referência

L1C1.

Neste

caso,

as

células serão

referenciadas pelo número de linha e pelo número de coluna. Por exemplo, a

referência L1C1 significa linha 1, coluna 1, portanto refere-se à célula A1. Para

ativar o estilo de referência L1C1, escolha o comando Opções a partir do menu

Ferramentas, dê um clique na guia Geral e selecione a opção L1C1.

Construindo fórmulas com a ajuda do mouse

Você pode economizar tempo e aumentar a exatidão quando digitar as referências das

células em uma fórmula selecionando-as com o mouse em vez de digitá-las. Por

exemplo, para digitar a fórmula =A9+A10 na célula B10, siga esses passos:

1. Clique em B10 e digite o sinal de igual.

2. Dê um clique na célula A9 e digite um sinal de mais.

3. Dê um clique na célula A10 e pressione ENTER.

Quando você der um clique em cada célula, uma borda piscante chamada marquee

envolverá a célula, e uma referência à célula será inserida na célula B10. Após

terminar de digitar a fórmula, certifique-se de pressionar ENTER. Se você não

pressionar ENTER e selecionar outra célula, o Excel presumirá que você quer

incluir a referência da célula na fórmula.

A célula ativa não precisa estar visível na janela atual para que você digite

um valor nela. É possível rolar através da planilha, através das barras e setas de

rolagem, sem alterar a célula ativa e clicar em células nas áreas remotas de sua

planilha à medida que você cria fórmulas. A barra de fórmulas apresenta o conteúdo

da célula ativa, independentemente de onde você estiver na planilha.

DICA DICA

Se Se você você rolar rolar através através da da sua sua planilha planilha e e a a célula célula ativa ativa não não estiver estiver mais mais visível, visível,

poderá poderá reapresentá-la reapresentá-la pressionando pressionando CTRL+BACKSPACE. CTRL+BACKSPACE.

NOTA

A utilização do mouse para criar fórmulas é extremamente útil nos casos de

fórmulas que contêm referências a células de outras planilhas ou outras pastas

de trabalho. Este recurso será bastante utilizado nos exemplos que estudaremos

nas próximas lições.

Referências relativas, absolutas e mistas

As referências relativas em uma fórmula apontam para células pela sua posição em

relação à célula atual que contém a fórmula. Por exemplo, se na célula C4 você

digitar a fórmula =B2*2, significa que você estará calculando “o dobro do valor da

célula localizada a duas linhas acima da célula atual e a uma coluna à esquerda da

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célula atual”. Se a fórmula em C4 for copiada para outra célula da planilha, ela

será modificada automaticamente pelo Excel, de forma a continuar calculando “o

dobro do valor da célula localizada a duas linhas acima da célula atual e a uma

coluna à esquerda da célula atual”.

As referências

absolutas

referem-se

a

células

pela

sua

posição fixa

na

planilha. Por exemplo, na fórmula =$C$4*10, a referência $C$4 indica exatamente a

célula localizada na coluna C e linha 4, independente de onde essa fórmula for

digitada ou para onde for copiada.

Uma referência mista contém uma referência relativa e uma referência absoluta.

Suponha, por exemplo, que na célula G7 digitamos a fórmula =$F4. A referência $F4

indica, neste caso, a célula localizada na coluna F, a três linhas acima da célula

atual.

Entender

DICA DICA

Você Você

pode

como funcionam

as referências

relativas, absolutas

e

mistas

é

fundamental para a elaboração e manipulação das fórmulas no Excel.

pode utilizar

utilizar

a a

tecla tecla

F4 F4

para alternar rapidamente entre referências

para

alternar rapidamente entre referências

relativas, relativas, absolutas absolutas ou ou mistas. mistas. Basta Basta digitar, digitar, em em uma uma fórmula, fórmula, a a referência referência da da

célula célula e, e, em em seguida, seguida, apertar apertar a a tecla tecla F4 F4 quantas quantas vezes vezes forem forem necessárias necessárias para para

obter obter o o tipo tipo de de referência referência desejada. desejada. Por Por exemplo, exemplo, se se em em uma uma fórmula fórmula você você

digitar digitar a a referência referência B7 B7 e, e, logo logo em em seguida, seguida, apertar apertar a a tecla tecla F4 F4 várias várias vezes, vezes, a a

referência referência B7 B7 será será alterada alterada seguidamente seguidamente para: para: $B$7, $B$7, B$7, B$7, $B7 $B7 e e B7. B7.

Funções

Função é uma fórmula pre-definida, que opera em um ou mais valores, para fornecer

um resultado. Muitas funções do Excel são versões abreviadas de fórmulas usadas

com freqüência. Por exemplo, a função SOMA permite-lhe somar uma seqüência de

valores de células simplesmente selecionando um intervalo. Compare a fórmula

=A1 + A2 + A3 + A4 + A5 + A6 + A7 + A8 + A9 + A10

com a fórmula

=SOMA(A1:A10)

Obviamente, a função SOMA torna a fórmula mais curta e fácil de ser criada.

Algumas funções do Excel executam cálculos extremamente complexos. Por exemplo,

usando a função NPER, é possível calcular o número de períodos exigidos para o

pagamento de

um

empréstimo

em

uma

determinada

taxa

de

juros

e

o

valor

do

pagamento.

As funções consistem em nome de função seguido por um conjunto de argumentos

entre parênteses. No exemplo anterior, A1:A10 é o argumento da função SOMA.

Existem algumas funções que não necessitam de argumentos. Um exemplo é a função

AGORA(), que retorna a data e hora atuais. Observe que, apesar de não haver

argumentos, é obrigatória a digitação do par de parênteses.

O assistente de função

Existem várias funções disponíveis no Excel, classificadas de acordo com o tipo de

cálculo que executam. As categorias existentes são:

Financeira

Data e hora

Matemática e trigonométrica

Estatística

Procura e referência

Banco de dados

Texto

13

EXCEL AVANÇADO - LIÇÃO 2

Lógica

Informação

13 EXCEL AVANÇADO - LIÇÃO 2 ∑ Lógica ∑ Informação Para facilitar o trabalho com funções,

Para facilitar o trabalho com funções, o Excel apresenta uma ferramenta

chamada Assistente de Função, que pode ser acionada pelo botão de mesmo nome

localizado na barra de ferramentas Padrão.

O assistente de função possui duas etapas básicas. Na 1 a . etapa, você seleciona

a função desejada. Na 2 a . etapa, você informa os argumentos da função que está

sendo construída.

Para informar

os argumentos,

basta digitá-los

nas

caixas

correspondentes. Uma outra forma é utilizar o mouse, de forma similar a que vimos

na construção de fórmulas utilizando o mouse. Neste caso, no ponto em que for

necessário inserir uma referência, basta selecionar a(s) célula(s) adequada(s) com

o auxílio do mouse. As referências serão incluídas automaticamente pelo Excel.

Suponha que desejemos inserir na célula C1 uma fórmula para calcular a média

dos valores existentes nas células A1, A2 e A3. A fórmula apropriada nesse caso

seria

=MÉDIA(A1:A3)

e

você poderia digitá-la diretamente na

célula C1.

Como

alternativa, você poderia utilizar o assistente de função. Para isso, bastaria

clicar em C1 e iniciar o assistente de função através do botão correspondente na

barra de ferramentas. Teríamos então a tela abaixo.

Observe a primeira etapa do assistente de função. Há várias opções para
Observe
a
primeira
etapa
do
assistente
de
função.
várias
opções para

localizar a função que se deseja usar. Você pode pesquisar por categoria ou, se

não souber a categoria, pesquisar todas as funções disponíveis. Além disso, se

você clicar na opção Mais recentemente usada, o Excel exibe na caixa Nome da

função uma lista com as funções que você usou mais recentemente. Para obter

informações detalhadas sobre a função selecionada, clique no botão Ajuda.

DICA DICA

Você Você também também pode pode ativar ativar o o assistente assistente de de função função através através do do comando comando Função Função do do menu menu

Inserir. Inserir.

LIÇÃO 2 - TRABALHANDO COM FÓRMULAS

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A tela acima mostra a etapa 2 do assistente de função. Observe a linha
A
tela
acima
mostra
a
etapa
2
do
assistente
de
função.
Observe
a
linha

pontilhada que aparece em volta do intervalo A1:A3. Isso significa que o argumento

núm1 foi inserido com o auxílio do mouse. Observe ainda que o valor a ser

retornado pela função já aparece na caixa Valor nessa etapa. Outro ponto a

destacar é que a palavra núm1 está negrito, porque essa função exige no mínimo um

argumento. Argumentos obrigatórios aparecem em negrito e argumentos facultativos

são escritos com fonte normal.

Repare ainda o botão Finalizar. Veja que ele está destacado. Quando temos um

botão em destaque em qualquer janela do Windows 95, dizemos que se trata do botão

ou controle ativo. Isso significa que, se você apertar ENTER, a ação associada

àquele botão ativo será disparada. No uso do assistente de função, é bom estar

atento a esse detalhe. Isso porque é comum a necessidade de mover a janela do

assistente de função, de forma a permitir a seleção de células com o mouse, na

inserção dos argumentos. O problema é que, nessa situação, muitas vezes os botões

não ficam visíveis na tela. Entretanto, se você sabe que o botão Finalizar é por

padrão o botão ativo, pode pressionar ENTER ao fim do seu trabalho, sem ter que

novamente mover a tela do assistente de função.

Prática

Vamos elaborar a folha de pagamento da Empresa de Transportes Maringá. Será uma

planilha simples, para atender às seguintes condições:

4. Descontar 8% do salário base para INSS.

5. Descontar 15% do salário base para Imposto de Renda.

6. Descontar 3% do salário base para plano de saúde.

7. Os índices dos descontos anteriores são únicos para todos os funcionários.

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EXCEL AVANÇADO - LIÇÃO 2

8. A planilha deverá conter, além dos valores dos descontos, os valores do

salário-base, do sub-total de descontos e do salário líquido para cada

funcionário. Queremos também a soma de todos os valores de cada categoria.

Para resolver o exercício, utilizaremos o arquivo Folha de Pagamento. A solução

é fornecida a seguir. Se preferir, tente fazer o exercício antes de ler a solução.

9. Abra a pasta de trabalho Folha de Pagamento.

10.Observe que os valores dos salários-base e dos índices de descontos já estão

digitados, para facilitar nosso trabalho. Não seria essa a situação real,

mas aqui estamos preocupados apenas em fixar os assuntos revistos nas

seções anteriores desta lição.

11.Clique em C12. Vamos construir a fórmula para calcular o INSS.

12.Digite =B12*$F$6 e aperte ENTER. Observe o uso das referências relativas e

absolutas. Como

teremos

que

copiar

essa

fórmula para

os

demais

funcionários, a referência da célula que contém o valor do salário-base

deve ser relativa, pois esse valor irá variar para cada funcionário. Por

outro lado, a referência à célula que contém o índice de desconto de INSS

deve ser absoluta, pois esse valor não sofrerá variação, qualquer que seja

a célula de destino da nossa fórmula.

13.Por enquanto,

não

copie

a

fórmula

em

C12

para

os

demais funcionários.

Faremos isso de uma só vez, após criarmos todas as fórmulas necessárias na

linha 12.

14.Clique em D12. Vamos construir a fórmula do imposto de renda com o auxílio

do mouse.

15.Em D12 digite =. Em seguida, clique em B12 e digite o símbolo *.

16.Após o símbolo de multiplicação, clique em F7. Como essa referência deve ser

absoluta, aperte agora a tecla F4. Em seguida, tecle ENTER.

17.Clique em E12 e digite =. Em seguida, clique em B12 e digite o símbolo *.

18.Após o asterisco, clique em F8.

19.Aperte a tecla F4 e em seguida tecle ENTER.

20.Clique em F12. Em seguida, clique no botão AutoSoma. Uma marquee aparecerá

em volta das células B12 até E12, mas observe que precisamos somar apenas

os descontos.

Com o

mouse, selecione

então

o

acertar a fórmula da soma. Pressione ENTER.

21.Em G12, insira a fórmula =B12-F12.

intervalo C12:E12, para

22.Vamos copiar as fórmulas da linha 12 para as demais células até à linha 34.

23.Selecione o intervalo C12:G12 e, utilizando a alça de preenchimento, copie

as fórmulas para as demais células até à linha 34.

24.Vamos construir os totais. Selecione o intervalo B35:G35. Em seguida clique,

no botão AutoSoma.

25.Para calcular

as médias,

Assistente de Função.

clique

em

B37.

Em

seguida, clique

no

botão

26.Na etapa 1 de 2 do assistente de função, localize e selecione a função

MÉDIA. Prossiga para a próxima etapa.

27.Na etapa 2, temos que informar o intervalo sobre o qual a média será

calculada. No caso, é o intervalo B12:B34. Basta digitá-lo na caixa núm1 e

clicar no botão Finalizar.

28.As demais fórmulas de média podem ser obtidas através da cópia da fórmula em

B37. Entretanto, vamos construir a fórmula na célula C37, para treinarmos a

utilização do mouse na criação de fórmulas envolvendo funções.

29.Clique em C37 e inicie o assistente de função. Na etapa 1, localize e

selecione a função MÉDIA. Prossiga para a próxima etapa.

LIÇÃO 2 - TRABALHANDO COM FÓRMULAS

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30.Na etapa 2, observe que o cursor está posicionado na caixa núm1. Vamos

preencher essa caixa com o auxílio do mouse. Para isso, mova a janela do

assistente de função para baixo, de forma a permitir a visualização dos

dados na coluna C e ainda a ficar visível a barra de rolagem vertical. Não

se preocupe se a janela do assistente de função ficar escondida.

31.Utilizando as setas ou a barra de rolagem vertical, visualize o início da

planilha.

32.Clique na célula C12 e selecione o intervalo C12:C34.

33.Mova a janela do assistente de função para cima e clique no botão Finalizar.

DICA:

lembre-se de

que

não

é

de

fato necessário

mover

a

janela

do

assistente para acessar o botão Finalizar. Bastaria pressionar ENTER, uma

vez que o botão Finalizar é o botão ativo nessa janela. A escolha entre uma

e outra opção fica a seu critério.

34.Copie a fórmula em C37 para o intervalo D37:G37.

35.Clique em Plan2. Mantenha a tecla SHIFT pressionada, posicione na última

planilha e clique em Plan16. Em seguida, clique com o botão direito sobre a

área das guias selecionadas e escolha a opção Excluir. Confirme a exclusão

das planilhas.

36.Para finalizar, salve e feche a pasta de trabalho Folha de Pagamento.

Exercício proposto

No exercício anterior, salvamos a pasta de trabalho Folha de Pagamento como um

arquivo de planilha normal. Entretanto, numa situação real, o procedimento correto

após a digitação das fórmulas seria:

37.Apagar os valores do salário-base e dos índices de desconto, uma vez que são

valores que poderão variar conforme o mês da folha de pagamento.

38.Salvar o arquivo como modelo, na pasta apropriada.

Deixaremos

como exercício

as providências

acima, lembrando

que

os

modelos

criados neste curso deverão ser salvos na pasta C:\Off95\Modelos\Excel Avançado.

NOMEANDO CÉLULAS E INTERVALOS

Um excelente recurso no Excel, que utilizaremos com freqüência neste curso, é a

possibilidade

de

nomear

células

e

intervalos.

Essa

ferramenta

facilita

a

construção de fórmulas, tornando-as mais claras e seguras, bem como proporciona

economia de tempo nas tarefas de edição e formatação de dados e movimentação pela

pasta de trabalho.

Quando você define nomes em uma planilha, eles ficam disponíveis para quaisquer

outras planilhas na pasta de trabalho. Por exemplo, um nome definindo um intervalo

de células na Plan6 fica disponível para uso em Plan1, Plan2, etc, na pasta de

trabalho. Mais do que isso, um nome fica disponível inclusive para planilhas de

outras pastas de trabalho. Veremos como utilizar nomes definidos em outras pastas

de trabalho posteriormente no curso.

Usando nomes em fórmulas

É possível usar o nome de uma célula ou de um intervalo em uma fórmula. O

resultado é o mesmo que digitar a referência da célula ou do intervalo. Por

exemplo, suponhamos que você tenha definido o nome Artigo para o intervalo de

células B1:B10 e queira apresentar a soma dessas células em B12. Bastaria inserir

em B12 a fórmula =SOMA(B1:B10) ou a fórmula =SOMA(ARTIGO).

A caixa Nome

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EXCEL AVANÇADO - LIÇÃO 2

A maneira mais fácil de definir um nome é usar a caixa Nome, localizada à esquerda

da barra de fórmulas. O processo de criação do nome é simples e envolve três

passos:

39.Selecionar a célula ou intervalo que receberá o nome.

40.Clicar na seta para baixo na caixa Nome.

41.Digitar o nome que se quer atribuir e pressionar ENTER.

Veja na figura seguinte uma planilha com exemplos de nomes já definidos.

17 EXCEL AVANÇADO - LIÇÃO 2 A maneira mais fácil de definir um nome é usar

Existem algumas regras para a definição de nomes. São elas:

42.Os nomes devem começar com uma letra, uma barra invertida ou um sublinhado.

43.É permitido o uso de números.

44.Símbolos, que não a barra e o sublinhado, não podem ser utilizados.

45.Nomes que podem ser confundidos com referências de células não podem ser

utilizados.

46.Letras únicas, com a exceção das letras L e C, são nomes válidos.

Quando você nomeia uma célula, o nome será apresentado na caixa Nome sempre que

a célula se tornar ativa. Quando você define um nome para um intervalo de

células, ele aparecerá na caixa Nome sempre que você selecionar o intervalo. Na

realidade, essas

características não têm muita utilidade. Normalmente, nossa

intenção ao criar nomes é facilitar a digitação de fórmulas e a movimentação pela

planilha.

 

NOTA

Se

na

caixa

Nome

você

digitar um

nome

que

já estiver

definido, o

Excel

simplesmente posiciona a

seleção ativa

na

célula

ou intervalo nomeado

na

planilha.

Movendo-se para uma célula ou intervalo nomeado

É possível mover-se para uma célula ou intervalo nomeado dando um clique na seta

próxima à caixa Nome e selecionando o nome a partir da lista de opções.

LIÇÃO 2 - TRABALHANDO COM FÓRMULAS

18

Definindo nomes com o comando Nome

O comando Nome no menu Inserir permite-lhe usar o texto em células adjacentes para

definir nomes de células e de intervalo. Você também pode usar esse comando para

redefinir nomes existentes. Vamos ver isso na prática.

Abra uma nova pasta de trabalho e digite na célula A4 o texto Produto 1.

Suponhamos que você queira utilizar este texto como o nome para as células

adjacentes B4:E4. Para definir um nome usando o texto na célula A4, siga esses

passos:

47.Selecione o intervalo B4:E4.

48.A partir do menu Inserir, clique em Nome e escolha a opção Definir. Note que

o Excel insere o texto Produto_1 na caixa de diálogo Nomes na pasta de

trabalho e insere a referência da célula Plan1!$B$4:$E$4 na caixa de edição

Refere-se a.

49.Clique em OK.

LIÇÃO 2 - TRABALHANDO COM FÓRMULAS 18 Definindo nomes com o comando Nome O comando Nome

Na caixa de diálogo acima, o Excel sugeriu o nome Produto_1 para a célula

selecionada. A sugestão desse nome se deve ao seguinte critério: se a célula

selecionada ou a célula imediatamente à sua esquerda ou acima dela contiver um

texto que possa servir como nome, esse texto será sugerido pelo programa, conforme

vimos no exemplo anterior.

DICAS DICAS Você Você pode pode apresentar apresentar rapidamente rapidamente a a caixa caixa de de
DICAS DICAS
Você Você pode pode apresentar apresentar rapidamente rapidamente a a caixa caixa de de diálogo diálogo Definir Definir Nome Nome pressionando pressionando
CTRL+F3. CTRL+F3.
Os Os nomes nomes definidos definidos na na pasta pasta de de trabalho trabalho ficam ficam disponíveis disponíveis na na caixa caixa de de diálogo diálogo
Definir Definir Nome. Nome.
Para Para excluir excluir um um nome, nome, ative ative caixa caixa de de diálogo diálogo Definir Definir Nome, Nome, selecione selecione o o nome nome a a ser ser
excluído excluído na na lista lista de de nomes nomes e e clique clique no no botão botão Excluir. Excluir.
É É possível possível atribuir atribuir um um nome nome através através da da caixa caixa de de diálogo diálogo Definir Definir Nome, Nome, sem sem que que a a
célula célula ou ou intervalo intervalo que que receberá receberá o o nome nome tenha tenha sido sido previamente previamente selecionado. selecionado.
Nesse Nesse caso, caso, é é necessário necessário digitar digitar a a referência referência da da célula célula ou ou intervalo intervalo desejado desejado
na na caixa caixa “Refere-se “Refere-se a”. a”. Outra Outra alternativa alternativa é é clicar clicar na na caixa caixa “Refere-se “Refere-se a” a” e, e,
com com o o mouse, mouse, selecionar selecionar na na planilha planilha a a célula célula ou ou o o intervalo intervalo desejado. desejado.

Criando nomes a partir de textos em um intervalo

19

EXCEL AVANÇADO - LIÇÃO 2

Você

pode

usar

o

comando

Nome

no

menu

Inserir

para

nomear várias células

individuais ou intervalos adjacentes de uma só vez. Isto é particularmente útil

quando você precisa definir muitos nomes em uma região na sua planilha. Vejamos um

exemplo.

 

A planilha na figura a seguir contém uma seqüência de rótulos na Coluna A e na

linha 4. Usaremos essa planilha para demonstrar os procedimentos de criação de

vários nomes simultaneamente.

19 EXCEL AVANÇADO - LIÇÃO 2 Você pode usar o comando Nome no menu Inserir para

50.Abra a pasta de trabalho Trabalhando com

Nomes.

51.Selecione o intervalo A5:E9.

52.Clique no menu Inserir, escolha o comando

Nome e a opção Criar.

53.Na

caixa

Criar Nomes,

a

opção

Coluna

esquerda está

selecionada por padrão.

Clique no botão OK.

1.

19 EXCEL AVANÇADO - LIÇÃO 2 Você pode usar o comando Nome no menu Inserir para

Com o procedimento anterior, foram criados cinco nomes de uma só vez, que

passaram a ficar disponíveis na caixa Nome da barra de fórmulas. Experimente

clicar na seta à direita daquela caixa e escolher um dos nomes listados.

É possível criar dois conjuntos de nomes de uma só vez. Para isso, é necessário

que a linha superior e a coluna mais à esquerda do intervalo selecionado possuam

células com rótulos para os nomes que serão criados. No próximo exercício, vamos

excluir os nomes que utilizamos no exemplo anterior e aproveitar a mesma planilha

para praticar a inclusão de dois conjuntos de nomes.

54.Com

a

pasta

de

trabalho

Inserir/Nome/Definir.

Trabalhando

com

Nomes

ainda

ativa,

clique

em

55.Exclua todos os nomes listados na caixa de diálogo Definir Nome. Ao final,

clique em OK.

56.Selecione o intervalo A4:E9.

57.Clique em Inserir/Nome/Criar.

58.Na caixa Criar Nomes as opções Linha superior e Coluna esquerda deverão

estar marcadas. Clique em OK.

59.Verifique na caixa Nome da barra de fórmulas os nomes que acabamos de criar

com o procedimento acima.

60.Salve a pasta de trabalho atual e mantenha-a aberta. Trabalharemos com ela

novamente logo em seguida.

LIÇÃO 2 - TRABALHANDO COM FÓRMULAS

20

NOTAS

1. Quando você cria nomes utilizando textos em células que possuem espaços em

branco, o Excel substitui os espaços por sublinhados. Por exemplo, se o

conteúdo da célula A5 no exercício anterior fosse Artigo 1, o Excel criaria o

nome Artigo_1 para designar o intervalo de células adjacentes a A5.

2. Observe

que

no

exercício

anterior,

o

Excel

aproveitou

o

rótulo

no

canto

superior esquerdo - no caso o conteúdo da célula A4 - e aplicou esse nome ao

intervalo B5:E9. Para verificar isso, selecione na caixa Nome da barra de

fórmulas o nome Artigo.

Nomes com referências relativas e absolutas

Quando

você

cria

nomes

no

Excel,

por

padrão o programa utiliza referências

absolutas para a célula ou intervalo. Por exemplo, o nome Camisas na nossa

planilha refere-se ao intervalo Plan1!$B$5:$E$5. Você pode visualizar os nomes e

suas referências clicando em Inserir/Nome/Definir.

Em geral, quando trabalhamos com nomes, a utilização de referências absolutas é

mais freqüente. Entretanto, pode haver situações em que seja necessário o uso de

referências relativas. Vejamos as implicações nos dois casos.

61.Na pasta de trabalho Trabalhando com Nomes, clique em F5.

62.Digite =SOMA(Camisas) e pressione ENTER.

63.Com a ajuda da alça de preenchimento, copie a fórmula em F5 para F6:F9.

64.Observe que os valores não se modificaram. Isso ocorreu exatamente porque o

nome Camisas refere-se a um intervalo de células com referências absolutas.

Apague o conteúdo do intervalo F5:F9. Vamos praticar a inclusão e utilização de

um nome com referências relativas.

65.Clique em F5.

66.Clique em Inserir/Nome/Definir.

67.Na caixa Nomes na pasta de trabalho digite TESTE.

68.Na caixa “Refere-se a” digite =B5:E5.

69.Clique em OK.

70.Na célula F5 insira a fórmula =SOMA(TESTE).

71.Copie a fórmula em F5 para F6:F9. Os resultados agora estão corretos

Observe que partimos da célula F5 para definir o nome TESTE e, além disso, na

caixa “Refere-se a” digitamos o intervalo =B5:E5. Dessa forma, por não termos

utilizado referências absolutas, o nome TESTE foi criado como uma referência para

“as quatro células à esquerda da célula atual”. Experimente agora clicar na célula

H8 e em seguida selecionar o nome TESTE na caixa Nome da barra de fórmulas. O

Excel seleciona quatro células à esquerda da célula atual. É interessante notar o

resultado de clicar em alguma célula das colunas A, B ou C e em seguida selecionar

o nome TESTE. Veja que a seleção resultante pode não ser o que esperávamos, uma

vez que não há quatro células à esquerda das células daquelas colunas.

Exclusão de nomes já utilizados

Vamos aproveitar nosso exemplo para mais um exercício prático.

72.Clique em Inserir/Nome/Definir e exclua o nome TESTE. Veja que isso produz

um erro nas fórmulas do intervalo F5:F9. É preciso estar atento a esse

problema, quando quisermos excluir nomes na pasta de trabalho.

73.Para

corrigir

o problema

anterior, é necessário

incluir

o

nome TESTE

novamente,

mas

não

faremos isso.

Simplesmente apague

o

conteúdo

do

intervalo F5:F9 e mantenha a pasta de trabalho aberta para as próximas

tarefas.

21

EXCEL AVANÇADO - LIÇÃO 2

Colando nomes

Para facilitar a inclusão de nomes em fórmulas, você pode utilizar a opção Colar

do menu Inserir/Nome ou utilizar a lista de nomes disponíveis na caixa Nome. Vamos

ver um exemplo.

74.Na pasta de trabalho Trabalhando com Nomes clique em F5 e em seguida no

botão AutoSoma.

75.Clique na caixa Nome e selecione Camisas. Pressione ENTER.

76.Repita o mesmo procedimento para as demais células de total, lembrando-se de

selecionar o nome adequado para a soma de cada artigo.

77.Vamos agora calcular a média das vendas, mas utilizaremos a opção Colar

Nome.

78.Clique em G5.

79.Clique no botão Assistente de Função.

80.Escolha a função MÉDIA e passe para a próxima fase do assistente.

81.Com o cursor na caixa núm1,

clique

em

Inserir/Nome/Colar.

82.Na caixa

de

diálogo

Colar

Nome,

escolha

o

nome

Camisas e clique em OK.

83.Finalize

o

assistente

de

função.

84.Repita o mesmo procedimento

para as demais células da

2.

21 EXCEL AVANÇADO - LIÇÃO 2 Colando nomes Para facilitar a inclusão de nomes em fórmulas,

coluna média, lembrando-se de selecionar o nome adequado para a média de

cada artigo.

NOTA

Obviamente, sabemos que existem meios mais fáceis de construir as fórmulas de

soma e média acima. No nosso exemplo, realmente não há necessidade do uso de

nomes. Trabalhamos

com

esse

recurso para

treinar

o

assunto desta seção.

Entretanto, tenha a certeza de que à medida em que você for trabalhando com

planilhas maiores e mais sofisticadas,

certamente haverá

situações em

que

trabalhar com intervalos nomeados lhe será de muita utilidade.

85.Para finalizar, construa as fórmulas para os totais e médias do intervalo

B11:F12.

86.Salve e feche o arquivo Trabalhando com Nomes.

DICAS DICAS

A A caixa caixa de de diálogo diálogo Colar Colar Nome Nome pode pode ser ser acionada acionada rapidamente rapidamente através através da da tecla tecla F3. F3.

Você Você pode pode colar colar na na planilha planilha uma uma lista lista de de todos todos os os nomes nomes definidos, definidos, utilizando utilizando a a

opção opção Colar Colar lista lista da da caixa caixa Colar Colar Nome. Nome.

Referências circulares

Uma referência circular ocorre quando você

constrói uma fórmula em determinada célula,

cujo

resultado

depende

do

próprio valor

daquela célula. Por exemplo, se na célula

21 EXCEL AVANÇADO - LIÇÃO 2 Colando nomes Para facilitar a inclusão de nomes em fórmulas,

LIÇÃO 2 - TRABALHANDO COM FÓRMULAS

22

F3 você digitar =F3+F4+F5, aparecerá a caixa de diálogo ao lado. Quando você der

um clique em OK, o valor na célula F3 passará a ser 0, e você terá que corrigir a

fórmula.

LIÇÃO 2 - TRABALHANDO COM FÓRMULAS 22 F3 você digitar =F3+F4+F5 , aparecerá a caixa de

Na realidade, é possível configurar o Excel

para

que

as referências

circulares possam ser

resolvidas. Para

isso,

você

tem

que

clicar em

Ferramentas/Opções, ativar a guia Cálculo e marcar

a

opção

Iteração. A

repetição. Note

ainda

palavra iteração significa

que

você

pode

definir

o

número máximo de iterações e o valor da alteração máxima. O número máximo de

iterações é o número máximo de cálculos repetidos que o programa executará para

resolver a referência circular. A alteração máxima refere-se à diferença máxima

permitida entre cada valor do cálculo. Quando uma das duas condições máximas é

atingida, o cálculo termina.

A resolução de referências circulares é útil em alguns processos matemáticos

chamados de convergência e divergência, mas está fora da finalidade deste curso o

estudo

desses

cálculos.

Assim, trabalharemos

com

a

opção Iteração

sempre

desmarcada e o aviso de referência circular indicará que houve um erro em alguma

fórmula. Neste caso, clique em OK e corrija a fórmula.

Valores de erro

Além do problema da referência circular, existem cálculos que o Excel, por algum

motivo, não consegue resolver. Nesses casos, o programa retorna um valor de erro

para a fórmula em questão.

Os valores de erro que podem ocorrer são: #DIV/0!, #NOME!, #VALOR!, #REF!,

#N/D, #NÚM! E #NULO!. Algumas causas desses erros podem ser: digitação incorreta,

exclusão de

células

cujas

referências

estão

incluídas

em

alguma fórmula

ou

informação não disponível para a execução do cálculo. Para obter informações

detalhadas sobre cada um desses erros, utilize o Assistente de Resposta do Excel e

procure pelo valor de erro desejado. Veja por exemplo uma pesquisa sobre o valor

de erro #DIV/0!.

LIÇÃO 2 - TRABALHANDO COM FÓRMULAS 22 F3 você digitar =F3+F4+F5 , aparecerá a caixa de

23

EXCEL AVANÇADO - LIÇÃO 2

Outra forma de obter informações sobre erros é utilizar a ajuda do programa

para pesquisar sobre informações referentes às funções envolvidas no cálculo em

questão. Para isso, você pode usar o Assistente de Resposta ou até o próprio

Assistente de Função, que fornece um botão Ajuda para essa finalidade.