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6 passos para a elaboração do Checklist

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Elaboração de Checklist de Auditoria

1 Identificar o escopo e abrangência da auditoria.

Antes de iniciar o planejamento detalhado da auditoria e a


elaboração do Checklist, a equipe de auditores deve conhecer
a extensão e limites da auditoria. O escopo geralmente inclui
uma descrição da localização física, as unidades da
organização, atividades e processos, bem como o tempo
estimado para a sua realização.

A equipe auditora deve identificar, com base na Matriz de


Autoridade e Responsabilidade quais os itens da Norma
aplicáveis à área ou setor auditado ou verificar com a área que
coordena as auditorias se houve redução do escopo ou
abrangência da auditoria, isto pode significar que nem todos os
elementos da Norma serão intencionalmente auditados no
evento agendado.

Com base no escopo e abrangência a equipe auditora pode


identificar os processos que serão auditados. Os responsáveis
por estes processos deverão ser auditados, bem como a equipe
de auditores deve escolher, com base nos critérios de
amostragem e rastreabilidade, os envolvidos com o processo e
que poderão ser também auditados.

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2 Identificar os requisitos aplicáveis

Com base no escopo e abrangência da auditoria, a equipe


auditora deve identificar os requisitos aplicáveis às diversas
áreas ou setores, estes requisitos incluem, mas não se limitam a:

a) Requisitos da Norma aplicável;


b) Requisitos legais e regulamentares aplicáveis;
c) Requisitos de clientes e partes interessadas;
d) Requisitos da própria organização incluídos no Sistema de
Gestão.

Esta etapa pode exigir da equipe auditora um estudo


aprofundado, bem como que a mesma venha a realizar
diversos contatos por telefone, e-mail e outros meios.

A área que coordena as auditorias deve avaliar a necessidade


de fornecer orientações adicionais, bem como liberar o acesso
à consulta aos documentos aplicáveis.

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3 Estudar a documentação e legislação

Com base no escopo e na abrangência da auditoria, a equipe auditora


deve determinar a documentação, bem como os requisitos legais e
regulamentares aplicáveis aos processos da organização. A base para
consulta deve ser a Lista Mestra dos documentos do Sistema de Gestão, os
requisitos legais e regulamentares aplicáveis e o manual do sistema de
gestão. Eventualmente pode ser necessário que a equipe auditora tenha
também acesso aos contratos ou outros meios onde se encontram os
requisitos contratuais.

Vale lembrar que uma boa auditoria sempre está baseada no tempo
dedicado a sua preparação, sendo exigido um bom tempo para a análise
e estudo da documentação de referência.

Análise crítica da documentação

A documentação é definida como "Material que define o processo a ser


seguido (por exemplo, Manual da Qualidade, instruções do operador,
gráficos, ilustrações)”. O termo "adequação" significa que "a
documentação específica da organização atinge os objetivos da NBR ISO
9001:2000 para um dado escopo".

A documentação fornece um grande número de evidências objetivas que


são exigidas pela maioria dos sistemas da qualidade e, portanto, um bom
tempo da auditoria será dedicado para analisar criticamente os
documentos. A documentação é o método que é usado na maioria dos
casos para demonstrar cumprimento aos requisitos e comprometimentos e,
portanto, as análises críticas de documentos são um componente das
investigações da auditoria.

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4 Definir o formulário adequado à auditoria.

Ao final destas orientações está sendo fornecido um um


formulário modelo para Checklist. É recomendado que a
equipe auditora formule os diversos questionamentos que julgar
adequado, não se atendo muito aos itens da Norma, mas sim à
documentação da organização, na qual constam as
orientações necessárias para o atendimento aos diversos
requisitos do sistema de gestão, o que inclui também a Norma
aplicável, por exemplo a NBR ISO 9001:2000.

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5 Detalhar a Agenda da Auditoria

Ao desenvolver um Checklist, um equilíbrio deve ser atingido entre fornecer


ao auditor uma orientação geral e requisitos ou instruções específicos para
investigar. Se o Checklist tornar-se pouco detalhado, forçará o auditor a
concentrar-se demais em questões específicas, de modo que o auditor
poderá perder de vista o objetivo dos requisitos do programa e do
impacto dos itens específicos sobre o processo e produto em geral. Ao
extremo, um Checklist muito detalhado pode limitar as capacidades
investigativas do auditor, pois tempo demais é gasto ao completar os itens
do Checklist. O Checklist deve ser suficientemente detalhado a fim de
garantir que o escopo da auditoria seja adequadamente abrangido,
enquanto permite ao auditor a amplitude para seguir os problemas e
expandir as investigações em áreas consideradas necessárias.

O Checklist usado e desenvolvido corretamente pode ajudar de várias


maneiras:

ƒ ajuda a garantir que o escopo da auditoria seja coberto;


ƒ ajuda a garantir que as áreas sejam investigadas em uma profundidade
apropriada;
ƒ identifica algumas das amostras de auditoria a serem coletadas;
ƒ facilita a designação dos membros da equipe para investigar diferentes
áreas dentro do escopo da auditoria;
ƒ fornece um meio para documentar as investigações;
ƒ fornece um método para o auditor líder para monitorar o progresso ao
longo da auditoria;
ƒ fornece um método de avaliação rápida das informações;
ƒ facilita a elaboração do relatório de auditoria; e
ƒ fornece dados históricos após a conclusão da auditoria.

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Fontes de Informações

A qualidade da avaliação final da área auditada é diretamente afetada


pela qualidade e quantidade de informações que a equipe de auditoria é
capaz de obter durante a auditoria “in loco”. A quantidade de
informações que pode ser obtida é limitada pelo tamanho da equipe de
auditoria e o tempo total destinado à auditoria específica. Portanto, a
equipe de auditoria deve garantir que as informações que são obtidas são
de qualidade elevada, por exemplo, fornecem uma indicação quanto ao
desempenho do sistema de gestão, do processo ou do produto e evitar
gastar tempo com informações insignificantes ou não-essenciais. Em
especial deve-se evitar dar conselhos ou orientações durante a auditoria,
o que deve ser feito na reunião de encerramento ou final.
As informações podem ser obtidas através de três métodos principais:
observar atividades ou simulações das atividades, entrevistar pessoal e
analisar criticamente a documentação, incluindo os registros.

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Detalhar a Agenda da Auditoria

Normalmente a Agenda da Auditoria, também chamada de Plano da


Auditoria, contempla os seguintes itens:
ƒ os objetivos da auditoria;
ƒ o critério de auditoria e qualquer documento de referência;
ƒ o escopo da auditoria, inclusive com identificação das unidades
organizacionais e funcionais e processos a serem auditados;
ƒ as datas e lugares onde as atividades de auditoria no local serão
realizadas;
ƒ o tempo esperado e duração de atividades de auditoria no local,
inclusive reuniões com a direção do auditado e reuniões da equipe
da auditoria;
ƒ as funções e responsabilidades dos membros da equipe da auditoria
e das pessoas acompanhantes;
ƒ a alocação de recursos apropriados para áreas críticas da auditoria.

Convém que a Agenda da Auditoria também inclua o seguinte, se


apropriado:
ƒ identificação do representante do auditado na auditoria;
ƒ o idioma de trabalho e do Relatório da Auditoria, se ele for diferente
do idioma do auditor e/ou do auditado;
ƒ os principais pontos do relatório de auditoria;
ƒ arranjos de logística (viagem, instalações no local, etc.);
ƒ assuntos relacionados a confidencial idade;
ƒ quaisquer ações de acompanhamento de auditoria.

Muitas informações que constam na Agenda da Auditoria são importantes


para o preparo do Checklist, pois irão subsidiar a auditoria ou serão
detalhadas no Checklist, em especial o roteiro através das diversas áreas
ou setores que serão auditados. O auditor deve entender que uma das
condições mais importantes para uma boa auditoria é o uso racional do
tempo, que deve ser dedicado às entrevistas, estas baseadas nos
questionamentos que constam no Checklist, bem como na análise dos
documentos e registros da área auditada, das observações resultantes do
acompanhamento das ações executadas ou das simulações solicitadas
pelos auditores ou propostas pelos auditados.

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6 Revisão do Checklist

A equipe auditora deve revisar o Checklist realizando uma


simulação. A principal preocupação durante a simulação deve
ser quanto ao uso racional do tempo, o que deve ser feito com
uma certa folga, já que durante a auditoria poderá ser
necessário formular outros questionamentos, bem como o
acompanhamento das atividades simuladas ou não e o exame
dos documentos e registros existentes no setor.

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DICAS
As sugestões abaixo permitem ao auditor fazer uso eficaz do Checklist.
a) A coluna que apresenta o símbolo  permite ao auditor anotar o
número seqüencial dos diversos materiais de referência que estará
utilizando durante a auditoria, permitindo que manuseie diversos
documentos sem se perder, são os anexos em uso. Normalmente anota
um número seqüencial tanto no campo desta coluna como no
documento, permitindo a sua rastreabilidade e pronta recuperação, o
que será de fundamental importância por ocasião da reunião de
consenso da equipe auditora, quando são elaboradas organizadas as
constatações da auditoria.
b) Na terceira coluna 4, à direita dos questionamentos, o auditor irá
anotar (veja no final as definições para as definições das
constatações):
8 quando o questionamento for considerado não-
aplicável
1 = conforme
2 = melhoria
3 = não-conforme
4 = observação
5 = não-verificado
6 = nota de alerta
c) A quarta coluna, das observações, permite o auditor anotar as
evidências e outras informações necessárias. Caso necessite mais
espaço para anotações, deverá fazer uso do verso ou de uma folha
auxiliar. Para não se perder nas anotações deverá anotar o número da
página do Checklist na folha auxiliar.
d) Os diversos questionamentos no rodapé do Checklist são perguntas
que o auditor poderá fazer durante a auditoria. Os questionamentos
devem preferencialmente ser baseados em perguntas abertas, isto é,
usando os 6 amigos do auditor: O que? Quando ou em que
seqüência? Porquê? Onde? Quem (é o responsável ou autorizado)?
Como?

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Algumas definições

Agenda da auditoria: ou plano da auditoria, descrição das atividades e


arranjos para uma auditoria.
Auditoria: processo sistemático, documentado e independente para obter
evidências de auditoria;
Auditor: pessoa com a competência para realizar uma auditoria;
Critério de auditoria: conjunto de políticas, procedimentos e registros;
Evidência de auditoria: registros, apresentação de fatos ou outras
informações, pertinentes aos critérios de auditoria e verificáveis;
Constatações de auditoria: resultados da avaliação da evidência de
auditoria coletada, comparada com os critérios de auditoria;
Conclusão de auditoria: resultado de uma auditoria, apresentado pela
equipe de auditoria após levar em consideração os objetivos da auditoria
e todas as constatações de auditoria;
Cronograma de auditoria: conjunto de uma ou mais auditorias planejado
para um período de tempo específico e direcionado a um propósito
específico;
Especialista: pessoa que fornece conhecimento ou experiência específicos
para a equipe de auditoria;
Escopo de auditoria: abrangência e limites de uma auditoria;

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Constatações da Auditoria

As constatações da auditoria são categorizadas como não-conformidade,


melhoria, observação, não-classificada ou nota de alerta, definidos como
a seguir:

Não-conformidade: A ausência ou a falha em implementar e manter um


ou mais elementos do sistema de gestão. Alternativamente, uma situação
que, com base em evidências objetivas, levantaria dúvidas significativas
quanto à capacidade do sistema de gestão satisfazer à política e
objetivos da organização.

Melhoria: Uma constatação indicativa de um ponto fraco no sistema,


procedimento, registro ou área da gestão da qualidade. Também pode
ser uma situação que, se deixada sem ações corretivas ou atenção pela
organização, com base em evidências objetivas, levantaria dúvidas
significativas quanto à futura capacidade do sistema de gestão satisfazer
à política e objetivos da organização. Uma Melhoria não impede a
certificação, mas é um aspecto para ação por parte da organização.

Observação: Uma constatação que merece atenção por parte da


organização, embora não exija, necessariamente, ações remediadoras.
Classificados como "O", estes itens asseguram que durante as visitas futuras
a equipe auditora analisará quaisquer causas subjacentes de potenciais
deficiências associadas à Observação.

Nota de Alerta: Isto é utilizado para identificar um item que deve ser
monitorado pela equipe auditora, uma nota formal para que os auditores
analisem, em futuras visitas, quaisquer alterações foram realizadas no
sistema de gestão.

Constatação Não-classificada: Um comentário que não exige medidas


corretivas nem qualquer atenção específica da organização, nem requer
a monitoração durante futuras visitas dos auditores. A constatação pode
ser uma declaração positiva, um registro de atividade concluída, um
ponto de esclarecimento ou interpretação da Norma, ou outro item digno
de nota.

Nas auditorias internas subseqüentes, quaisquer itens de não-conformidade


e melhoria são transferidos para as Notas de Não-conformidade e Notas de
Melhoria que detalham a deficiência encontrada, com exemplos tomados
como evidências objetivas durante a auditoria.

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Embora seja necessário adotar ações corretivas em tempo hábil, em geral
não há um requisito para que o auditado forneça detalhes dessas ações
aos auditores antes da próxima auditoria. O auditor analisará as ações
adotadas na próxima visita e preencherá o quadro "Verificação de Ações
Corretivas" na Nota.

Amostragem

Um ponto importante a lembrar é que a ausência de uma não-


conformidade contra qualquer área de atividade não implica,
necessariamente, que não existem não-conformidades. Um trabalho de
auditoria tem por base a utilização de técnicas de amostragem e,
estatisticamente, sempre há a possibilidade de haver problemas não
identificados durante a sua realização. Isto deve estar sempre em mente
quando você executar as suas próprias auditorias do sistema de gestão.

Confidencialidade

Nenhuma das informações reunidas pelos auditores a respeito da área


auditada, incluindo o conteúdo dos relatórios, será revelado a terceiros
sem a sua autorização escrita, exceto quanto ao requerido pela área que
coordena as auditorias.

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Declaração de não-conformidades

As não-conformidades são documentadas pela equipe de auditoria para


inclusão no Relatório da Auditoria e para fornecer o acompanhamento
das ações corretivas. O método de documentação de não-
conformidades irá variar desde o simples o tratamento das não-
conformidades no Relatório da Auditoria até a documentação das não-
conformidades em um formulário único que passa a ser um anexo ao
relatório. Embora, as não-conformidades sejam registradas, elas devem ser
documentadas antes da reunião de encerramento de modo que uma
cópia das declarações de não-conformidade possa ser deixada com o
auditado. Isto permite ao auditado começar as ações corretivas antes que
o relatório de auditoria seja emitido. Com as auditorias de escopo amplo,
as não-conformidades podem ser escritas durante as investigações e
apresentadas à organização auditada quando elas forem identificadas,
em vez de esperar até a reunião de encerramento para permitir ao
auditado investigar imediatamente o problema e adotar as ações
corretivas.

Afirmação

Não-
conformida

Fundamentação Legitimação
(Evidência) (Requisito)

Afirmação: São conclusões e informações significativas para o objetivo e


escopo planejado da auditoria. As afirmações mostram o problema para o
auditado e devem gerar ação.
Fundamentação ou evidência objetiva: Informação que pode ser provada
como verdadeira.
Legitimação: É o vínculo da afirmação e da fundamentação de
referência. É o requisito violado, o mais próximo do auditado.

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Modelo de formulário para a auditoria

Checklist

NBR ISO 9001:2000 Auditor líder:


Edição: 09/08/04 Auditor: Página 15/16
 Pergunta : Notas de Auditoria

 Anexo 8 NA: não-aplicável


: : 1 = conforme 2 = melhoria 3 = não-conforme 4 = observação 5 = não verificado 6 = Nota de alerta

o quê - quem - como - com quê - onde - quando - qual a freqüência - por quê - qual formulário
o que é registrado - forma e local de arquivamento - forma de indexação - tempo de retenção - disposição

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Nota: as definições apresentadas acima para classificar as constatações
da auditoria podem não ser as mais adequadas, embora sejam usadas por
parte de alguns OCSs.

Recomendamos alternativamente o uso:

Não-conformidade ou não-conformidade real – definido conforme a NBR


ISO 9000:2000.

Observação – não-conformidade potencial ou outra situação que possa


afetar adversamente o desempenho do sistema de gestão, segundo o
entendimento do auditor.

Melhoria ou melhoria proposta – sugestão proposta por parte do auditor


para uma determinada situação conforme e que continuará conforme,
mas com potencial para agregar valor ou assegurar a melhoria da
eficácia do sistema de gestão do auditado.

Auditor (declara) Auditado (entendimento) Ação requerida

Não-conformidade Não-conformidade Ação corretiva

Não-conformidade potencial Ação preventiva


Observação
Convicto de que não ocorrerá -

Sugestão aceita Ação de melhoria


Melhoria proposta
-
Sem recursos ou intenção de implantá-la

Gerhard Erich Boehme


gerhard@boehme.com.br

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