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Ata de Reunio (16/03/2013) Comisso de Formatura da VII Turma

FINANCEIRO Foi informado que a comisso conseguiu bater o contrato, ou seja, as 60 adeses estipuladas como meta e, incluindo as 9 pessoas da comisso, adicionou mais 15 pessoas festa, totalizando 75 formandos. Alm disso, foi exposto para os presentes o balano financeiro da formatura e, devido aos reajustes dos valores de salo (Clube de Campo em 2009 custava R$14.00,00 e agora custa R$28.000,00) e outros itens, estamos devendo R$6.000,00 para a Stillos.

PAGAMENTO DA FESTA POR PARTE DA COMISSO Como todos sabemos, a comisso de formatura ganha a festa como cortesia e, aps discusso com a Stillos de qual seria a vantagem se a comisso de formatura pagasse a festa, ficou decidido que, oficialmente, no entraramos na conta para bater as adeses do contrato. Dessa forma, batemos as 60 adeses apenas com os formandos normais e, como a cada novo formando que aderisse, 50% do dinheiro iria para a Stillos e 50% ficaria no nosso caixa como dinheiro extra, ficou decidido que cada membro da comisso colocaria 50% do valor cobrado dos formandos em uma conta particular (da comisso). Dessa forma, a Stillos entende que deram a formatura de cortesia para a comisso, porm temos esse dinheiro em nossa conta, alm do dinheiro arrecadado com festas e camisetas, totalizando R$20.000,00. Esse dinheiro ajudar pagarmos a nossa dvida e melhorarmos a festa.

MELHORIAS NA FESTA A comisso, pensando em proporcionar uma festa top para os formandos e convidados, est trabalhando em melhorias extras para os seguintes itens: - Buffet: No contrato original, alm dos salgadinhos servidos na mesa, ilhas de canaps e lanchinhos, barquinhas com comidinhas e saladas, tnhamos uma massa para ser servida no horrio do jantar. J na nova ideia da festa, o buffet contar com uma carne e risoto, alm de todos os itens originais. Essa mudana custar R$13,00 por pessoa. - Banda principal: a banda que tocar por 4 horas na festa. O valor original da verba era de R$20.000,00 porm, levando-se em considerao os valores das bandas atualmente, seria uma verba para a contratao de uma atrao bastante simples. Na nova ideia da festa, aumentouse em R$8.000,00 a verba para contratao da melhor banda do mercado no momento (Santa Maria, Santanna, Lex Luthor, ainda no foi decidido). - Segunda atrao: A verba reservada para a segunda atrao era de R$8.000,00. Porm, aps os vrios pedidos dos formandos, alm do estudo de uma segunda atrao que pudesse abrilhantar mais ainda a festa, contratou-se a banda Homem de Lata para que eles se apresentem por 2 horas. Dessa forma, a verba para a segunda atrao aumentou para R$16.000,00 (preo da Homem de Lata). - Vodka: Trocar Smirnoff por Absolut para que o item bebidas tambm seja melhorado. Valor adicional por pessoa para realizao da troca: R$8,00.

- Sorveteiro: Ser colocado um sorveteiro da Nestl na festa, com carrinho entregando picols para todos do baile. Esse item tambm foi pensado para melhorarmos o item comida. - Energtico: Est mantido o open bar de energtico Redbull. Segue tabela comparativa com as informaes supramencionadas: ITEM BUFFET BANDA PRINCIPAL SEGUNDA ATRAO VODKA SORVETEIRO ENERGETICO CONTRATO ORIGINAL/ CUSTO Massa R$65,00/pessoa Banda bsica R$20.000,00 Verba de R$8.000,00 Smirnoff No existia esse item Open de Redbull MELHORIAS/ CUSTO Massa + Carne + Risoto R$78,00/pessoa Melhor banda do momento R$28.000,00 HOMEM DE LATA (CONFIRMADO!) R$16.000,00 Absolut Adicionar R$8,00/pessoa Sorveteiro da Nestl com carrinho de picols R$ 3.000,00 Open de Redbull

Assim, levando-se em considerao a dvida existente devido ao aumento de valor de alguns itens e adicionando-se as melhorias supramencionadas, a comisso necessita de R$30.000,00. Em caixa temos R$20.000 e, dessa forma, ser necessrio levantar aproximadamente R$10.000,00 para fecharmos o caixa do projeto. Deve-se ressaltar que, das melhorias acima, somente a banda Homem de Lata est confirmada. Os outros itens esto sujeitos serem retirados se no houver verba suficiente. Estamos tentando adiantar o horrio de incio da festa para as 22 horas. Assim teremos 7 horas de festa. O valor dessa extenso est sendo cotado e ser analisada a viabilidade da execuo de acordo com nosso caixa. No ser possvel estender oficialmente o horrio de trmino da festa para as 6 horas, pois politica do Clube de Campo encerrar as atividades s 5 horas.

RIFA Devido s melhorias que a comisso pretende fazer na festa, o grupo teve a ideia de fazer uma rifa que pudesse auxiliar na quitao das pendncias. Foi adquirido um IPhone 5 no Canad para que pudesse ser rifado e, atravs da ao, conseguir um lucro de R$6.000,00 de acordo com a conta abaixo: 75 formandos x 20 nmeros de rifa por formando a R$5,00 = R$7.500,00 Custo do IPhone = R$1.500,00 LUCRO pretendido = R$6.000,00 Para que a meta acima seja atingida, ficou decidido em consenso com os formandos presentes na reunio que sero distribudos tales com 20 nmeros de rifa por formando e, a pessoa que

se comprometer em pegar o talo, dever retornar apenas com o canhoto (com nome e numero de telefone da pessoa que comprou a rifa) e os R$100,00. No ser obrigatrio adquirir o talo, ou seja, o formando que no se sentir a vontade em vender a rifa, no precisar vend-la. Porm, vale ressaltar que, a formatura uma festa coletiva e as melhorias propostas beneficiaro a todos, ento da conscincia de cada um avaliar a ajuda que a comisso de formatura est pedindo e vender a rifa. Quanto menos tales forem vendidos, menor ser o lucro e consequentemente, menos melhorias faremos.

COLAO DE GRAU OFICIAL Segundo o calendrio enviado pela Unesp, a colao oficial se realizar no dia 03/08 na Fundec. Estaro l apenas os alunos que se formaro no tempo correto, ou seja, em Julho/2013. Por ser um local pequeno, sero permitidos apenas 3 pessoas por aluno, aproximadamente. Vale ressaltar que toda organizao e regras foram passadas pela Unesp. Ns apenas deveremos escolher algumas pessoas que sero homenageadas e outras que iro falar. Mais perto do evento iremos fazer uma pesquisa de opinio com os formandos que participaro para que escolhamos esses representantes.

COLAO DE GRAU FESTIVA A colao de grau festiva ser realizada no Clube da Associao Atltica do Banco do Brasil (AABB), onde estaro os formandos pagantes, mesmo que no forem se formar em Julho/2013. Pelas contas feitas e, de acordo com a capacidade do salo, sero permitidas 10 pessoas por formando para que no haja superlotao. Uma informao importante ser passada para os alunos que, infelizmente, no local no h rampa ou elevador, h apenas dois lances de escada para chegar no salo. Dessa forma, nos desculpamos antecipadamente, mas Sorocaba no oferece muitas opes e diante do nosso oramento, o local o mais adequado.

CONVITES EXTRA De acordo com a pesquisa realizada com todos os formandos pagantes e, esperando-se fazer uma venda justa, ficou decidido que a venda de convites extra ocorrer da seguinte forma: - 5 convites extra por formando; - No primeiro ms de venda (provavelmente Maio), sero limitados os 5 convites por pessoa. Porm se o aluno j conhece algum que no ir adquirir os convites, poder negociar diretamente com a pessoa e compra-los. - Aps esse primeiro ms, os convites que sobrarem ficaro disponveis e a venda ser feita por ordem de chegada. - O pagamento dos convites extra poder ser divido de acordo com a politica de venda da Stillos. A comisso de formatura no tem poder para negociar essa venda. Assim que houverem mais informaes sobre valor dos convites e forma de pagamento, avisaremos todos.

Sobre as mesas extra, elas sero liberadas para compra tambm, porm estima-se que teremos de 10 a 15 mesas extra. O valor ainda no foi calculado e, assim que fecharmos todos os itens da festa, informaremos o valor. Vale ressaltar que a compra da mesa no d direito compra de 10 convites, os itens so separados. Ento, para completar uma mesa o aluno dever negociar mais 5 convites de outra pessoa.

LOGO DA TURMA E BRINDES A comisso apresentou o logo da stima turma (abaixo) assim como a arte das havaianas e do balde (itens que comporo o kit formando). Os formandos presentes aprovaram a arte. A nica modificao ser feita a incluso do logo da UNESP (as letras pretas apenas e no o estado de So Paulo) na parte de trs do balde.

**Ser feita uma segunda arte para as havaianas com o smbolo da unesp substituindo o logo da comisso em um dos ps. Assim que tivermos, enviamos para os formandos votarem.

DATA PARA AS FOTOS DO CONVITE DE LUXO As fotos que sero tiradas para composio do convite de luxo (aquele convite chique que cada formando ter) devero ser tiradas no final de semana do dia 20/04. Assim que a empresa confirmar a data informaremos aos formandos. O traje para o dia dever ser social. Todos vestindo roupas pretas, meninas de vestido ou cala social e camisa e meninos com cala social e camisa social preta.

HOTEL PARA OS CONVIDADOS DOS FORMANDOS Um tempo antes da formatura as pessoas devero passar pro Zez quantos familiares traro pra Sorocaba. Ele ficar responsvel por procurar hotis que ofeream preos especiais ou pacotes para as pessoas que viro de fora. Assim que os convites extra forem vendidos, o Zez solicitar essa informao e dar o feedback para os interessados.

FOTOS PARA LINHA DO TEMPO NO BAILE DE FORMATURA Haver apresentao de fotos da stima turma durante o tempo na faculdade no baile de formatura. Essas fotos sero solicitadas pela comisso assim que necessrio. Ser criada uma pasta no Dropbox e a comisso far um filtro das fotos para que no haja exposio de algum.

CHURRASCO DA TURMA Esse tpico foi discutido e, o churrasco ser realizado provavelmente no dia 11/05. Aps discusso com os presentes, ficou decidido que a comisso organizar o local, comida, som, segurana e outros funcionrios e repassar esse valor aos formandos (j que combinamos que esse churrasco seria pago). Para sermos justos com os formandos que no ingerem bebidas alcolicas, cada um ficar responsvel por levar a sua prpria bebida. A comisso de formatura dar auxlio na compra dessas bebidas para que saia a preo de atacado. Mais informaes sero repassadas assim que surgirem.