PROCEDIMIENTO RAPIDO PARA SECCION DE MANEJO DE RELACION DE CLIENTES (Gua de Trabajo) Objetivo General del Mdulo: Explicar de una

forma rpida y precisa los pasos elementales en la utilizacin del la seccin de Manejo de Relacin de Clientes. Guia de Trabajo 1-Calendario 2-Oportunidades, Prospectos & Clientes 3-Propuestas 4-Llamadas/Visitas/Gastos 5-Incidentes

Calendario Y Citas Creacin de Oportunidades de Negocios y Prospectos y Clientes. Creacin de propuestas a prospectos, clientes y agentes. Creacin de registro de llamadas, visitas, gastos, etc. Creacin de incidentes, problemas de clientes.

Gestin de Ventas Gestin de Relaciones con Clientes

1-Calendario Cuando seleccionamos este paso, el calendario del usuario se mostrar en el da corriente. Ventana# 1 Calendario

Se podr ver el calendario de forma diaria o semanal. La creacin, edicin o borrado de la cita se inicia con la ventana#2 que se muestra a continuacin en la siguiente pgina, haciendo clic y seleccionando del men o doble clic en la hora y fecha deseada. Ventana#2 Citas

1-Subject 2-Start Date 3-End Date 4-Status 5-Priority 6-Reminder 7-Notify 8-Save & Close

Asunto, motivo o descripcin. Fecha de comienzo Fecha de terminacin. Seleccionar del cuadro desplegable el estatus de la cita: en progreso, no empezado, completado o suspendido. Seleccionar del cuadro desplegable prioridad de la cita: Alta, Normal o Baja. Haciendo clic en esta casilla se creara un recordatorio para la cita en el da y la hora previamente seleccionados. Seleccionar del cuadro desplegable el usuario (s) que desea que sea notificado de la cita. Salva y cierra la Cita.

2-Oportunidades, Prospectos y Clientes En esta seccin se maneja la creacin y edicin de Oportunidades de Negocios, Prospectos y Clientes. Las ventanas de pistas de clientes y prospectos se explicarn en las siguientes pginas.

Oportunidades de Negocios Cuando seleccionamos este paso, si no es su primera Oportunidad de Negocio creado en el sistema, aparecern en la pantalla una relacin de todas las pistas creadas anteriormente, los cuales se pueden organizar ascendentemente o descendentemente, con slo hacer clic en los diferentes campos que se encuentran en la parte superior de la pestaa Leads como se muestra en la ventana#3.

Ventana#3

Oportunidades de Negocios

La creacin de la Oportunidad de Negocio se inicia con la ventana#4 que se muestra a continuacin en la siguiente pgina, haciendo clic en New ( ) dentro de la pestaa Home. En los cuadros donde aparezca el elemento lupa ( ) podr auxiliarse de la misma para realizar bsquedas, adiciones, eliminaciones y actualizaciones de la informacin. ***La informacin de Oportunidad de Negocio se puede convertir en prospecto al grabar la informacin. El sistema preguntar si desea hacerlo. Leads New Record ( Ventana#4 )

1-Divisin 2-Clase 3-Estatus: 4-Nombre 5-Asignado a 6-Contacto 7-Commentarios 8-Save & Close 9-Close - Exit Prospectos

Oficina. Se selecciona basado en la prioridad que se quiere asignar. Se le asigna el estado deseado. Nombre e informacin de la Oportunidad de Negocio. Permite teclear la informacin manualmente o auxiliarnos de la lupa ( el representante de venta asignado. Informacin de persona de contacto, celular y correo electrnico. Comentarios adicionales Salva y guarda la informacin regresando a la ventana#3 (Leads). Cierra la ventana#4 y regresa al men principal.

) para seleccionar

Cuando seleccionamos este paso, si no es su primer prospecto de cliente creado en el sistema, aparecern en la pantalla una relacin de todos los prospectos creados anteriormente, los cuales se pueden organizar ascendentemente o descendentemente, con slo hacer clic en los diferentes campos que se encuentran en la parte superior de la pestaa Prospectos como se muestra en la Ventana#5. ***La informacin de prospecto se puede convertir en cliente al grabar la informacin. El sistema preguntar si desea hacerlo pero por polticas de la compaa esta opcin NO SE USARA. Ventana#5 Prospectos

La creacin del prospecto se inicia con la ventana#6 que se muestra a continuacin en la siguiente pgina, haciendo ) dentro de la pestaa Home. En los cuadros donde aparezca el elemento lupa ( ) podr clic en New ( auxiliarse de la misma para realizar bsquedas, adiciones, eliminaciones o actualizaciones de la informacin.

Ventana#6

Prospectos Nuevo (

1-Division 2-Clase 3-Estatus: 4-Nombre 5-signado a 6-Contacto 7-Comentarios 8-Save & Close 9-Close - Exit

Oficina. Se selecciona basado en la prioridad que se quiere asignar. Se le asigna el estado deseado. Nombre e informacin del prospecto. Permite teclear la informacin manualmente o auxiliarnos de la lupa ( representante de venta asignado. Informacin de persona de contacto, celular y correo electrnico. Comentarios adicionales Salva y guarda la informacin regresando a la ventana#5(Leads). Cierre la ventana#6 y regrese al men principal.

) para seleccionar el

3-Propuestas En esta seccin se maneja la creacin y edicin de propuestas as como reportes de anlisis y eficacia. Las pantallas de propuestas y reportes se explicarn en las siguientes pginas.

3-Entrada de Propuestas Cuando seleccionamos este paso, si no es su primera propuesta creada en el sistema, aparecern en la pantalla una relacin de todas las propuestas creadas anteriormente, los cuales se pueden organizar ascendentemente o descendentemente, con slo hacer clic en los diferentes campos que se encuentran en la parte superior de la pestaa Propuestas como se muestra en la ventana#7. Propuestas Ventana#7

La creacin de propuestas se inicia con la ventana#8 que se muestra a continuacin en la siguiente pgina, haciendo clic en New ( ) dentro de la pestaa Home. En los cuadros donde aparezca el elemento lupa ( ) podr auxiliarse de la misma para realizar bsquedas, adiciones, eliminaciones y actualizaciones de la informacin.

Ventana#8

Proposals New Record (

1-Proposal # 2-Service Type 3-Division 4-Type 5-Status: 6-Customer 7-From 8-Process Dates 9-Terms 10-Billing Rates 11-Reference 12-Salutation 13Introduction

NO se introduce el nmero de propuesta. El sistema generara el nmero de propuesta cuando se grabe la informacin Tipo de Servicio (Export/Import/Local/Combined) Oficina. Tipo de propuesta (Prospect/Customer/Agent). Se le asigna el estado deseado o el sistema ir modificando esos estados automticamente si se pone la fecha de enviado o aprobado. Nombre e informacin de prospecto, cliente o agente. Permite auxiliarnos de la lupa ( ) para seleccionarlo. Permite teclear la informacin manualmente o auxiliarnos de la lupa ( ) para seleccionar el representante de venta que est preparando la propuesta. Informacin de cuando ha sido pedida, enviada y aprobada. Trminos en das y validez de la propuesta. Transfiere esta informacin a las tablas de tarifas. Referencia. Saludo. Introduccin. Permite auxiliarnos de la lupa ( definidas.

) para seleccionar introducciones previamente

Continuacin Ventana#8

Proposals

1-Service Details Sumario de servicios que se ofrecen. 2-Air/Ocean/Land/Other Descripcin de servicios y tarifas. 3-Additional Charges Cargos Adicionales. Continuacin Ventana#8 Proposal Entry

Para aadir el sumario de los servicios adicionales presionar clic derecho en la zona mostrada y la ventana de servicios se mostrar a continuacin. Ventana#8a Services

1-Service 2-Ok 3-Cancel

Servicios que se prestarn en la propuesta a modo general o sumario. Permite auxiliarnos de la lupa ( ) para seleccionar aquellas previamente definidas. Guardar la informacin de esta ventana. Cancelar la informacin ventana.

Proposal Entry Continuacin Ventana#8 Para aadir tarifas y servicios areos, martimos, terrestre u otros seleccionar la pestaa adecuada y presionar clic derecho en la zona mostrada dentro de esa pestaa y la ventana detalles se mostrar a continuacin. Los detalles de esta ventana de tarifas y servicios se explicarn en la siguiente pgina. Air/Ocean/Land/Other

Ventana#8b

1-Origin 2-Destination 3-Svc Type 4-Bill Rates Details 5-Charges Details

Origen (dependiendo de la pestaa seleccionada Air/Ocean/Land/Other). Destino (dependiendo de la pestaa seleccionada Air/Ocean/Land/Other). Explicacin del Servicio. Tarifas de servicios de Flete. Esta ventana se explicar en la pgina siguiente. Cargos Adicionales para ese origen y destino. Esta ventana se explicar en la pgina siguiente.

10

Continuacin Ventana#8b

Rate Details

En esta ventana se proceder a llenar la informacin de la tarifa. 1-Billing Code 2-Commodity 3-Unit/From/To 4-Rate 5-Amt Fixed 6-Minimum 7-Currency 8-Additional Charges 9-Ok 10-Cancel Servicios o materiales. Permite auxiliarnos de la lupa ( ) para seleccionar aquellos previamente definidas. Mercanca. Unidad y rango a la que aplica la tarifa. Tarifa Monto fijo en caso de que no aplique tarifa. Monto mnimo que se facturar. Moneda. Cargos adicionales a esta tarifa. Esta ventana se explicar en la pgina siguiente. Guardar la informacin de la ventana. Cancelar la ventana.

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Rate Details Continuacin Ventana#8b

En esta ventana se proceder a llenar la informacin de los cargos adicionales a esta tarifa especfica. 1-Billing Code 2-Bill Type 3-Bill Party 4-Solapa Billing 5-Solapa Cost 7-Currency 8-Ok 9-Cancel Servicio o material. Prepaid, pagado en origen / Collect, cancelado en destino. Responsable de la cancelacin de los costos (Shipper/Consignee/Other). Se refleja la venta. De seleccionar Other en el Bill Party, debemos llenar el Cliente auxilindose con la lupa ( ), quien cancelar en destino la venta. Se reflejan los costos. De seleccionar Other en el Bill Party, debemos llenar el Proveedor del Servicio auxilindose con la lupa ( ), a quien se le pagar en origen. Adems se deben poner las referencias para el pago. Finalizamos esta ventana con OK. Se selecciona la moneda. Guardar la informacin de la ventana. Cancelar la ventana.

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Continuacin Ventana#8

Proposal

1-Additional Charges 2-Incluye 3-No Incluye

Cargos adicionales generales que no dependen de Air/Ocean/Land/Other. Trminos que incluye la propuesta. Permite auxiliarnos de la lupa ( seleccionar aquellos previamente definidas. Trminos que no incluye la propuesta. Permite auxiliarnos de la lupa ( ) para seleccionar aquellos previamente definidas.

) para

Continuacin Ventana#8

Proposals

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1-General Conditions 2-Financial Conditions 3-Print 4-Save & Closed 5-Closed - Exit

Condiciones generales de la propuesta. Permite auxiliarnos de la lupa seleccionar aquellas previamente definidas. Condiciones financieras de la propuesta. Permite auxiliarnos de la lupa ( ) para seleccionar aquellas previamente definidas. Impresin de la propuesta. Salva y guarda la informacin regresando a la ventana#7. Leads. Cierra la ventana#8 y regresa al men principal.

) para

3B- Proposal Status Report Este reporte facilita la generacin del reporte de propuestas. Seleccionando la opcin de GRAPHICAL REPORT, el reporte generado ser el de Gerencia de Gestin de Carga.

Ventana#9

Proposals Status Report

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3C- Proposal Times Report Este reporte facilita la generacin del reporte de anlisis de tiempo de las propuestas. Seleccionando la opcin de TYPE el usuario podr seleccionar el reporte de clientes o agentes. Ventana#10 Proposal Sent Time Report

4 Calls, Visits & Expense Logs En esta seccin se maneja la creacin y edicin de llamadas, visitas, gastos as como de reportes relacionados. Las ventanas y reportes se explicarn en las siguientes pginas.

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4- Call & Visit Log Cuando seleccionamos este paso, si no es su primera llamada o visita creada en el sistema, aparecern en la pantalla una relacin de todas las llamadas o visitas creadas anteriormente, las cuales se pueden organizar ascendentemente o descendentemente, con slo hacer clic en los diferentes campos que se encuentran en la parte superior de la pestaa Call & Visit Logs como se muestra en la ventana#11. Ventana#11 Call & Visit Logs

La creacin de la visita o llamada se inicia con la ventana#12 que se muestra a continuacin en la siguiente pgina, ) dentro de la pestaa Home. En los cuadros donde aparezca el elemento lupa ( ) haciendo clic en New ( podr auxiliarse de la misma para realizar las bsquedas, adiciones, eliminaciones y actualizaciones de la informacin. Ventana#12 Call & Visits New Record ( )

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1-Event Type 2-Division 3-Contact Type 4-Nombre 5-Contacto 6--Log Actual Date 7-Follow up 8-Appointment 9-Comments 10-Save & Closed 11-Closed - Exit 4B- Expenses Log

Tipo de contacto (llamada, visita, correo electrnico, etc). Oficina. Pista de cliente, prospecto o cliente. Nombre e informacin de la visita o llamada de la pista de cliente, prospecto o cliente. Permite auxiliarnos de la lupa ( ) para seleccionar. Datos de la persona de contacto, celular y correo electrnico. Fecha en que la realiz. Fecha de seguimiento. Fecha de prxima cita. Comentarios adicionales. Salva y guarda la informacin regresando a la ventana#11. Calls & Visits Logs. Cierra la ventana#12 y regresa al men principal.

Cuando seleccionamos este paso, si no es su primera relacin de gastos creada en el sistema, aparecern en la pantalla una relacin de todos los gastos creados anteriormente, los cuales se pueden organizar ascendentemente o descendentemente, con slo hacer clic en los diferentes campos que se encuentran en la parte superior de la pestaa, Expense Logs, como se muestra en la ventana#11. Ventana#13 Expense Logs

La creacin de la gastos se inicia con la ventana#14 que se muestra a continuacin en la siguiente pgina, haciendo clic en New ( ) dentro de la pestaa Home. En los cuadros donde aparezca el elemento lupa ( ) podr auxiliarse de la misma para realizar bsquedas, adiciones, eliminaciones y actualizaciones de la informacin.

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Ventana#14

Expenses New Record (

1-Division 2-Status 3-Employee 4-Expense Details

Oficina. Estatus de la transaccin. Empleado. Right Click to add Se abre una nueva ventana y se entra la informacin relacionada con el gasto. Ms de un gasto puede ser ingresado repitiendo esta operacin. Detalles de gastos.

Ventana# 14 A

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1-Date 2-Amount/Type 3-Purpose/Reason 4-Comments 5-Ok 6-Cancel

Fecha del gasto. Monto y tipo del gasto. Permite auxiliarnos de la lupa ( Propsito o razn. Comentarios adicionales. Salva y guarda la informacin ingresada. Cierra la ventana.

) para seleccionar.

Call & Visit Logs Report Este reporte facilita la generacin del reporte de visitas o llamadas. Ventana#15 Calls & Visits Report

Calls & Visits Follow-up Report Este reporte facilita la generacin del reporte de visitas o llamadas que se les haya puesto fecha de seguimiento. Ventana#16 Calls & Visits Follow-up Report

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Expenses Report Este reporte facilita la generacin del reporte de gastos. Ventana#17 Expenses Report

5 Incidents En esta seccin se maneja la creacin y edicin de incidentes o quejas de clientes as como de los reportes relacionados. Las ventanas y reportes se explicarn en las siguientes pginas.

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5a Incidents Cuando seleccionamos este paso, si no es su primer incidente o queja creada en el sistema, aparecern en la pantalla una relacin de todos los incidentes o quejas creadas anteriormente, las cuales se pueden organizar ascendentemente o descendentemente, con slo hacer clic en los diferentes campos que se encuentran en la parte superior de la pestaa Incidents como se muestra en la ventana#18. Ventana#18 Incidents

La creacin de la visita o llamada se inicia con la ventana#19 que se muestra a continuacin, haciendo clic en New ( ) dentro de la pestaa Home. En los cuadros donde aparezca el elemento lupa ( ) podr auxiliarse de la misma para realizar bsquedas, adiciones, eliminaciones y actualizaciones de la informacin. Ventana#19 Incidents New Record ( )

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1-Division 2-Status 3-Name 4-Contact 5-Incident 6-Follow up 7-Comments 8-Print 9-Save & Closed 10-Closed - Exit 5b Incidents Report

Oficina. Estado. Nombre y datos del cliente. Contacto, celular y correo electrnico. Tipo de incidente o queja. Fecha para seguimiento. Comentarios adicionales. Impresin del formato de gastos. Salva y guarda la informacin regresando a la ventana#18. Calls & Visits Logs. Cierra la ventana#19 y regresa al men principal.

Este reporte facilita la generacin del reporte de incidentes. Incidents Report

Ventana#20

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5c Incidents Follow-up Report Este reporte facilita la generacin del reporte de incidentes que se les haya puesto fecha de seguimiento. Incidents Follow-up Report

Ventana#21

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