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1.1.

Protocolo

O Protocolo a unidade responsvel pelo controle de recebimento e expedio da correspondncia de uma empresa, sendo este setor o responsvel pelo conjunto de operaes visando ao controle dos documentos queainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao. A atividade de protocolo tpica da fase corrente, pois nesta idade que os documentos tramitam bastante.

1.1.1.Atividades do Protocolo

Receber, registrar e autuar, classificar, rever a classificao, expedir, distribuir, arquivar as cpias e documentos, bem como, controlar a movimentao dos mesmos. Fornecer antecedentes e precedentes, fornecer dados turma de informaes, fornecer certides de pareceres e informaes. Tambm fazem parte desses servios, informar e orientar o pblico quanto ao andamento dos processos. No que se refere s rotinas do Protocolo, podemos adotar os seguintes passos, com alteraes indicadas para cada caso.

Rotinas:

1 passo Receber a correspondncia (malotes, balco, etc.). 2 passo Separar a correspondncia oficial da particular. 3 passo Distribuir a correspondncia particular. 4 passo Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso. 5 passo Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios. 6 passo Abrir a correspondncia ostensiva. 7 passo Tomar conhecimento da correspondncia pela leitura, verificando a existncia de antecedentes. 8 passo Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para ser feita a juntada. 9 passo Interpretar e classificar a correspondncia, com base no cdigo de assuntos adotados, se for o caso.

10 passo Apor carimbo de protocolo numerador/datador, sempre que possvel, no canto superior direito do documento. 11 passo Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso. 12 passo Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo. 13 passo Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao. ____________________________________________________________________________ O Decreto no 4.915, de 12/12/2003, instituiu, junto ao Arquivo Nacional, como rgo central, a Comisso de Coordenao do Sistema de Gesto de Documentao de Arquivo (SIGA), cabendo-lhe propor polticas, diretrizes e normas relativas gesto de documentos de arquivo, a serem implantadas nos rgos e entidades da administrao pblica federal, aps aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Em um arquivo, chegado o momento de realizar a passagem dos documentos do Arquivo Corrente ao Arquivo Intermedirio. Essa passagem denomina-se CORRENTE----------------------------------------------------------TRANSFERNCIA------------------------>INTERMEDIRIO CORRENTE/INTERMEDIRIO-----------------------------------RECOLHIMENTO------------------------>PERMANENTE

1.1.2. Transferncia e recolhimento Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. 1, 1 e art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos em razo da freqncia de uso e no do valor do documento. A transferncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a localizao de documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais, lembrando que o arquivo intermedirio dever ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente. As transferncias para centros de depsito de armazenamento temporrio. atendem, no mnimo, a trs necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas reparties do governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo; b) servem para acomodar acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou de determinadas atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acmulos de documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao se iniciar um programa de administrao de documentos ou arquivstico. Essas transferncias tambm ocorrem para reas

de custo reduzido, contribuindo para a economia do sistema, que sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um plano de depsito tipo limbo, reside no incentivo que d s instituies para protelar o exame de seus documentos. Esses centros no devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionrios no possam decidir de imediato. Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros intermedirios, faz-se mister obter informaes precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliao. Conquanto tais informaes sejam muito teis na avaliao, as descries, por escrito, de documentos, raramente so um bom substituto para a informao que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. importante lembrar que os documentos transferidos a um depsito intermedirio conservam a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes. Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns preceitos bsicos: primeiro, que um arquivo permanente no deve aceitar documentos que possam demandar emprstimos freqentes repartio de origem, embora um centro intermedirio possa tomar tais encargos.; segundo devem ser documentos com valor secundrio evidente que justifique sua reteno permanente; terceiro, os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lgicas, acompanhadas dos ndices que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto quanto possvel, destitudos de peas sem valor que com eles possam ter sido arquivados. E por ltimo, um arquivo de custdia no deve recolher documentos a cujo uso se imponham restries consideradas descabidas e contrrias ao interesse pblico. 1.1.3. Tipos de transferncia At a primeira metade do sculo XX a tradio arquivstica clssica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histrica. Os documentos passavam diretamente de um a outro estgio, no sendo prevista nenhuma fase de transio. Com o aumento da massa documental, surgiu a teoria da idade intermediria e com ela a noo de depsitos intermedirios, cujo acervo constitudo de papis que no esto mais em uso corrente. Os arquivos intermedirios tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. Sua funo principal consiste em proceder a um arquivamento transitrio, isto , em assegurar a preservao de documentos que no so mais movimentados, utilizados pela administrao e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comisses de anlise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidir pela eliminao ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa. H dois tipos bsicos de transferncia: permanente e peridica. Permanente a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que dever ser transferido. S aplicada em casos especiais. Peridica a remoo de documentos, em intervalos determinados. Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um perodo determinado, sendo esta ltima conhecida como peridica de mnimo e mximo. Na transferncia peridica em uma etapa, os documentos julgados de valor so recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste caso, no h arquivo intermedirio e a transferncia recebe o nome de recolhimento. Na transferncia peridica em duas etapas tambm conhecida por dupla capacidade, transferncia mltipla ou mtodo do ciclo os documentos so transferidos para o arquivo intermedirio, onde permanecem durante determinado perodo e, posteriormente, se julgados de valor, so recolhidos em carter definitivo

para o arquivo permanente. normalmente nessa fase (transferncia) que se promove a desinfestao e a restaurao dos documentos.

2. Arquivos permanentes
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e tornlos disponveis para serem usados. Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002). A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte: Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias. Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos pblicos. Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer funcionrio sem a devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002). Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por

diversas circunstncias, devido sua utilizao. Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparties de origem. A administrao de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermedirio. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos; descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e divulgao; conservao medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destruio; referncia poltica de acesso e uso dos documentos.

2.1. Atividades de arranjo


Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. O arranjo uma das funes mais importantes em um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As atividades desenvolvidas no arranjo so de dois tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais consistem na anlise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e contedo. As atividades fsicas se referem colocao dos papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixao de etiquetas etc. H considervel diferena entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Quanto aos arquivos intermedirios, no existem mtodos ou princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da palavra aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitria, aplicam-se apenas critrios racionais de disposio dos documentos em estantes e armrios.

2.1.1. Princpios de arranjo de arquivos O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma nica repartio, como o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas subdivises administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Arranja seus documentos para uso no-corrente, em contraposio ao uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princpios bsicos da arquivstica e no segundo qualquer classificao predeterminada ou esquema de arquivamento.
2.1.1.1. Evoluo dos princpios de arranjo

O primeiro grande passo terico, que diferia do velho mtodo de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificao predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787-1874), ministro da

Instruo Pblica de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos dpartments que haviam sido colocados sob a jurisdio dos Archives Nationales, pela lei de 26 de outubro de 1796. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior, conde Duchatel (1803-67), em 24 de abril de 1841. Essa circular, intitulada Instructions pour la mise em ordre et l classement des archives dpartmentales et communales, estabeleceu um esquema lgico para o agrupamento de documentos dos dpartments que, embora modificado por dois suplementos posteriores, ainda est em vigor. Os princpios gerais estabelecidos para a execuo desse esquema foram os seguintes: a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto , todos os documentos originrios de uma determinada instituio, tal como uma entidade administrativa, uma corporao ou uma famlia, seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituio; os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo seria atribudo um lugar definitivo em relao aos outros grupos; as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as circunstncias, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica.

b) c)

A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princpio bsico de respect des fonds, pelo qual todos os documentos originrios de uma autoridade administrativa, corporao ou famlia devem ser agrupados, constituindo fundos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e aps, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica. As relaes entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo, devem ser determinadas pelo contedo dos mesmos. Quando se tratar, por exemplo, de uma coleo de decretos ou leis, ou de decises judiciais, as peas devem ser arranjadas em ordem cronolgica, visto que um pesquisador, geralmente, indica a data de tais documentos. Se, por outro lado, se tratar de assuntos de municipalidades, prefervel o arranjo geogrfico, visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de documentos relativos a pessoas, claro que o arranjo alfabtico pelos nomes dos indivduos facilita as buscas. O eminente palegrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princpio respect des fonds nos seguintes termos: Uma classificao geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto, a nica maneira adequada de se assegurar a realizao imediata de uma ordem regular e uniforme. Tal classificao apresenta vrias vantagens. Em primeiro lugar, mais simples de se por em prtica do que qualquer outro sistema, pois consiste to-somente em reunir peas das quais apenas necessrio determinar a origem. Num grande nmero de casos, essa classificao feita com mais facilidade, porquanto consta simplesmente da reproduo da ordem atribuda por seus donos anteriores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio de inventrios existentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. Se, ao invs de seguir esse mtodo, se prope uma ordem terica, baseada na natureza das coisas, todas essas vantagens se perdem. O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrrio de classificao de assuntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e substitudo por um sistema baseado em princpio aplicvel de maneira geral. Esse princpio o de agrupar os documentos

oficiais de acordo com a natureza das instituies pblicas que os acumulam. O princpio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prssia, onde se decidiu, primeiro, que os documentos pblicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e no de acordo com a natureza das instituies que os criaram, como na Frana) e, em segundo lugar, que o arranjo dado aos documentos pelos prprios rgos criadores deve ser preservado no arquivo de custdia permanente. O princpio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos pblicos administrativos chamado princpio da provenincia. O reagrupamento dos documentos de diferentes rgos, por assuntos, foi ento reconhecido como um mtodo impraticvel, especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos transferidos. Criou-se ainda um novo princpio chamado Registraturprinzip. Este estabelecia que os documentos de cada rgo devem ser mantidos, no arquivo de custdia, na ordem dada pelo servio de registro do rgo, e no reorganizados por grupos de assuntos. Os arquivistas holandeses tambm concluram no ser possvel, tampouco desejvel, que se destrua a ordem original do registro para substitu-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lgico de cabealhos de assuntos. A ordem original do registro, explicaram, no foi criada arbitrariamente, no resulta do acaso, mas, ao contrrio, conseqncia lgica da organizao do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro produto. A evoluo desses princpios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha, consagrando-se mundialmente o princpio da provenincia por vrias razes: a) o princpio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. A maioria dos documentos do governo se acumula em conexo com atos oficiais e, como os atos do governo se relacionam entre si, atravs da funo e da organizao administrativa, assim os documentos so mais inteligveis quando conservados juntos, sob a identidade do rgo ou da subdiviso do rgo, pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele rgo; b) o princpio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos. Se os documentos so arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrrio qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentria, pode-se tornar obscuro ou at se perder;

c) o princpio d ao arquivista um guia exeqvel e econmico para o arranjo, descrio e utilizao dos documentos sob sua custdia. Quebrar as unidades existentes e substitu-las arbitrariamente por novas consumiria, inutilmente, grande parte do tempo do arquivista, e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizveis o acabamento de qualquer tarefa desse gnero.
2.1.1.2. Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos

Na aplicao do princpio da provenincia, a entidade administrativa que os produziu no precisa

ter sido completa e independente, como na Inglaterra, mas deve, no entanto, ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos, considerando-se a relao desses para com a funo ou campo de assunto. Alm disso, os documentos preservados pelo testemunho que contm da organizao e da funo devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuda pelos rgos que os criaram, mantiveram ou acumularam. Conquanto essa ordem no rena os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, a nica maneira vivel de colocarem-se os documentos em ordem, conservando-se, ao mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. Dar novo arranjo, de acordo com algum plano arbitrrio, a documentos que j estejam em ordem ou parcialmente ordenados, seria um extravagante desperdcio de tempo, e impor um plano de arranjo arbitrrio aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados no atenderia a qualquer objetivo concebvel. Deve fazer-se uma exceo regra de preservar os documentos na ordem original, quando estes receberam novo arranjo nos rgos governamentais, depois de servirem a seus objetivos primrios. O arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes, mas novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que no os correntes s devem ser preservados no arquivo de custdia permanente se atenderem s necessidades arquivsticas. Por fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu contedo informativo sem referncia ao seu valor como testemunho da organizao e funo devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam s necessidades dos pesquisadores e dos funcionrios. Uma boa proporo de documentos modernos preservada unicamente pela informao que contm sobre pessoas, lugares ou sobre matria social, econmica, cientfica etc. Tais documentos devem ser arranjados, unicamente, tendo-se em vista facilitar a sua utilizao pelos estudiosos, cientistas e outros, sem observar como estavam arranjados na repartio. A escolha dos fundos dever ser estabelecida de acordo com as circunstncias e convenincias, obedecendo a dois critrios: a) Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos; b) Funcional, constitudo dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reunidos pela semelhana de suas atividades, mantido, porm, o princpio da provenincia.

2.2. Atividades de descrio e publicao


O trabalho de um arquivo s se completa com a elaborao de instrumentos de pesquisa, que consistem na descrio e na localizao dos documentos no acervo, e se destinam a orientar os usurios nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental. Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o contedo e as caractersticas dos documentos. Os documentos, quanto substncia, so descritos fazendo-se referncia ao rgo administrativo que os criou, s funes, ou s atividades. Os documentos so descritos estruturalmente, dandose informao sobre a natureza fsica dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais so

arquivados ou classificados. O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria, que indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa, dentro do rgo governamental, que os criou; o segundo elemento o tipo fsico a que pertencem os documentos correspondncia, relatrios, ordens, tabelas e outros; o terceiro elemento o ttulo da unidade que est sendo descrita; o quarto a estrutura fsica da unidade partes de um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maos de documentos ou caixas. 2.2.1. Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direo de seu presidente, com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa bsicos. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros no dispem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mnimo de orientao, o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos: guia, inventrio, catlogo e repertrio.
2.2.1.1. Guia

Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.
2.2.1.2. Inventrio sumrio

Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organizao deve refletir o arranjo adotado para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie, por exemplo. Sua finalidade descrever a composio do fundo ou parte dele, pela enumerao de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. O inventrio deve ser precedido de uma introduo contendo informaes sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporao do fundo no acervo do arquivo; breve notcia histrica sobre a instituio, a pessoa ou a famlia da qual o fundo proveniente; explicao sobre o modo de consulta do inventrio. O inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos pblicos constitudos de documentos de carter oficial quanto para os de arquivos privados.
2.2.1.3. Inventrio analtico

Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao usurio um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, atravs da descrio minuciosa de

seu contedo.
2.2.1.4. Catlogo

Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada. Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos existentes num ou mais fundos.
2.2.1.5. Repertrio

o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos especficos, quando h inteno de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposio das entradas e demais informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra.
2.2.1.6. ndice instrumento de pesquisa auxiliar

uma lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localizao no texto.
2.2.1.7. Tabela de equivalncia ou concordncia

um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de arranjo. 2.2.2. ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparao de descries arquivsticas. Deve ser usada em conjuno com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criao. O objetivo da descrio arquivstica identificar e explicar o contexto e o contedo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Processos relacionados descrio podem comear na ou antes da produo dos documentos e continuam durante sua vida. As regras contidas nesta norma no do orientao para a descrio de documentos especiais, tais como selos, registros sonoros ou mapas. Manuais expondo regras de descrio para tais documentos j existem. Normas de descrio arquivstica so baseadas em princpios tericos aceitos. Por exemplo, o princpio de que a descrio arquivstica procede do geral para o particular uma conseqncia prtica do princpio do respeito aos fundos. Um fundo pode ser descrito como um todo numa nica descrio ou representado como um todo e em suas partes em vrios nveis de descrio. O fundo constitui o nvel mais geral de descrio; as

partes constituem nveis subseqentes, cuja descrio, com freqncia, s plenamente significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo. Assim, pode existir uma descrio no nvel do fundo, no nvel da srie, no nvel do dossi / processo e / ou uma descrio no nvel do item. Nveis intermedirios, tais como sees ou subsries, podem ocorrer. Cada um desses nveis pode ser novamente subdividido, de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou funes da entidade que gerou os documentos e a sua organizao. No glossrio do ISAD(G) encontramos uma definio de seo: Subdiviso de um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivises administrativas da agncia ou instituio produtora ou, quando tal no possvel, correspondendo a uma diviso geogrfica, cronolgica, funcional ou agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierrquica complexa, cada seo tem tantas subdivises subordinadas quantas forem necessrias, de modo a refletir os nveis da estrutura hierrquica da unidade administrativa subordinada primria.
2.2.2.1. Descrio multinvel

Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele dever ser representado numa s descrio, utilizando-se os elementos descritivos apropriados. Se necessria a descrio das suas partes, estas podem ser descritas em separado, usando-se igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as descries assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descries. Para as finalidades destas regras, tal tcnica de descrio denominada descrio multinvel.
2.2.2.1.1. Regras para descrio multinvel

DESCRIO DO GERAL PARA O PARTICULAR

Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas partes componentes. Regra: No nvel do fundo, d informao sobre ele como um todo. Nos nveis seguintes e subseqentes, d informao sobre as partes que esto sendo descritas. Apresente as descries resultantes numa relao hierrquica entre a parte e o todo, procedendo do nvel mais geral (fundo) para o mais particular. INFORMAO RELEVANTE PARA O NVEL DE DESCRIO

Objetivo: Representar com rigor o contexto e o contedo da unidade de descrio. Regra: Fornea apenas a informao apropriada para o nvel que est sendo descrito. Por exemplo, no fornea informaes detalhadas sobre dossis / processos se a unidade de descrio for um fundo; no fornea a histria administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrio for uma diviso ou uma seo. RELAO ENTRE DESCRIES

Objetivo: Tornar explcita a posio da unidade de descrio na hierarquia. Regra: Relacione, se aplicvel, cada descrio sua mais prxima e superior unidade de descrio, e identifique o nvel de descrio.

NO REPETIO DE INFORMAO

Objetivo: Evitar redundncia de informao em descries hierarquicamente relacionadas. Regra: No mais alto nvel apropriado, d a informao que comum s partes componentes. No repita em um nvel inferior informao que j tenha sido dada num nvel superior.
2.2.2.2. Elementos de descrio

Esses elementos so divididos em sete reas: rea de identificao, rea de contextualizao, rea de contedo e estrutura, rea de condies de acesso e uso, rea de fontes relacionadas, rea de notas e rea de controle da descrio. 2.2.3. ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades coletivas, pessoas e famlias Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relao ao ISAD(G). A criao de registros de autoridade arquivstica possibilita o controle das entradas de entidades coletivas, pessoas e famlias, permitindo tanto a identificao de fundos fracionados entre diversas instituies, como tambm o prprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas, pessoas e famlias em fundos diversos de variados arquivos.
2.2.3.1. Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF)

Catlogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autoridade. Controle de autoridade (authority control) - controle de termos normalizados, incluindo nomes prprios (de pessoas fsicas ou jurdicas e geogrficos), utilizados como pontos de acesso. Dados de autoridade (authority data) - informao em um registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade. Entrada de autoridade (authority entry) - ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituio arquivstica responsvel. Ponto de acesso (access point) - nome, palavra-chave, entrada de ndice, pelo qual uma descrio possa ser pesquisada, identificada ou recuperada. Registro de autoridade (authority record) - uma entrada de autoridade combinada com outros elementos de informao que descreve a entidade (entidade coletiva, pessoa ou famlia) e que pode remeter a outras entradas de autoridade

2.3. Atividades de conservao


A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, conseqentemente, ao local de sua guarda. H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas (Bureau of Standards) que

afetam a preservao do material sob a custdia de um arquivo: agentes externos e internos de deteriorao. Os agentes externos decorrem das condies de armazenagem e de uso; os internos so inerentes prpria natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos, provendo-se de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficos dos agentes externos e empregando mtodos que preservem os materiais perecveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma. A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e as impurezas no papel so os principais agentes de deteriorao. Os agentes externos mais responsveis pela deteriorao so os gases cidos da atmosfera e particularmente o dixido sulfrico (H2SO5). A poluio cida do ar, bem como outros fatores externos de deteriorao, temperatura e umidade desfavorveis, somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. Nas reas onde se observa elevada poluio atmosfrica, os prdios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de arcondicionado. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos denomina-se climatizao. As atividades relacionadas com o arranjo, descrio e consulta ficam em plano secundrio, em face do importante problema da preservao dos documentos. A luz, o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inmeras pragas, a mdio e longo prazos, so altamente prejudiciais conservao do acervo documental. A luz do dia deve ser abolida na rea de amazenamento, porque no s acelera o desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. A prpria luz artificial deve ser usada com parcimnia. O ar seco outro fator de enfraquecimento do papel. A umidade, alm de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvimento de mofo. O ndice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%. A temperatura no deve sofrer oscilaes, mantendo-se entre 20 e 22. O calor constante destri as fibras do papel. O ideal a utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as reas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. No sendo vivel tal prtica, deve-se empregar slica-gel, acondicionada em recipientes plsticos, no fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade. A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papis. As emanaes deletrias dos gases tambm destroem as fibras do papel. Determinados insetos so atrados pela celulose do papel, cola, goma ou casena, mas a umidade a principal causadora de seu aparecimento, pois neste ambiente encontram condies ideais para se desenvolverem. So as seguintes as principais operaes de conservao: a) desinfestao; b) limpeza; c) alisamento; d) restaurao ou reparo.

2.3.1. Desinfestao O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia qumica a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, so completamente destrudos. Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo Nacional cujo texto original de Indgrid Beck, a fumigao de documentos no mais recomendada em virtude dos gases txicos e compostos oxidantes danosos. 2.3.2. Limpeza a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essa operao, utiliza-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p. 2.3.3. Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondo-os ao do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.

2.4. Restaurao
Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se tentar a restaurao por qualquer mtodo. A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e tintas empregados. Vrios so os mtodos existentes. O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente, sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso. 2.4.1. Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam-se suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do executor. 2.4.2. Tecido Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.

2.4.3. Silking Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no entanto, um processo de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo. 2.4.4. Laminao Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sabo. O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do mtodo ideal. 2.4.5. Laminao manual Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada, embora no empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. A laminao manual, tambm chamada laminao com solvente, oferece grande vantagem queles que no dispem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. 2.4.6. Encapsulao Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas. A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos.

2.5. Atividades de referncia


Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as polticas de acesso e de uso dos documentos. Por poltica de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relao ao que deve ou pode ser consultado. Compete ao arquivo determinar a liberao ou restrio de acesso, aps analisar os aspectos polticos e legais que envolvem as informaes, bem como os direitos de terceiros, ou determinao de autoridade superior. Quanto poltica de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos, indicando as categorias de usurios que tero acesso ao acervo, bem como elaborando o regulamento da sala de consulta.