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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-RJ CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

AULA 01 - Conceitos Fundamentais de Arquivologia

- Acondicionamento e Armazenamento de Documentos

- Preservação e Conservação de Documentos

Salve,

concurseiros!

Tudo

bem

com

vocês?

Espero

que

estejam

animados e se dedicando a este concurso do TRE-RJ!

Aos que não me conhecem, sou o Mayko Gomes, professor de Arquivologia e Procedimentos Administrativos aqui no Ponto dos Concursos, e estarei ajudando vocês com as Noções de Arquivologia pedidas no edital desse concurso. Aos que já me conhecem, é uma enorme satisfação estar mais uma vez acompanhando seus estudos para que alcancem este novo objetivo!

Mas vamos ao que interessa: o curso e as aulas. Observando o edital vi que a banca atribuiu mais importância a esta disciplina. Antes aparecia apenas de forma tímida, bem resumida; e agora, apesar de não estar tão extenso, já pede do candidato um conhecimento mais aprofundado.

Sendo assim, vamos abordar todo o conteúdo pedido em três aulas, que serão divididas assim:

Aula

Conteúdo

Data

 

Arquivística: princípios e conceitos;

01

Acondicionamento e Armazenamento de Documentos; Preservação, conservação e restauração de documentos.

26/06

 

Gestão de documentos:

Protocolo;

02

Classificação de documentos de arquivo; Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo; Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

03/07

03

Legislação Arquivística.

10/07

 

Está já é nossa primeira aula, então vamos estudar todo o conteúdo

inicial.

Estarei

disponível

no

email

para

ajudá-los

no

que

for

possível:

. Contém também com o fórum do curso

para ajudar seus estudos.

Sem mais conversa, vamos ao que interessa! Sejam bem vindos, e mãos à massa!

Prof. Mayko Gomes

Junho/2012

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-RJ CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Noções Iniciais

a

Arquivologia e os arquivos, precisamos conhecer os seus conceitos, suas definições e seus objetos de estudo e trabalho.

Antes

de

qualquer

coisa,

para

entendermos

do

que

se

trata

A Arquivologia, também conhecida como Arquivística, é a disciplina que estuda as funções dos arquivos e seus documentos. Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística, estudar os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos, seus usuários, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos de documentos funcionais.

Conhecendo a disciplina, vamos então definir o seu objeto de estudo: os arquivos. A palavra arquivoé um termo polissêmico, com quatro significados. São eles:

1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funções;

2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante,

etc);

-

documentos;

Edifício, ou

parte dele (sala, andar) destinado

à

guarda de

4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, divisão de arquivo, etc).

Dica de prova: Quando o termo arquivo surgir em alguma questão, o contexto é quem vai determinar qual destes significados está sendo empregado.

Dificilmente este assunto será pedido em provas, pois é muito básico. O importante é que vocês se atentem para o fato da polissemia do termo para que não tenham dúvidas quando responder as questões.

Mas voltando à aula, temos as definições de arquivo, que é o objeto de estudo da Arquivologia ou Arquivística. É importante também saber que a função do arquivo é tornar disponível e acessível os seus documentos.

Agora que já definimos o que pode ser arquivo, e sabemos a sua função, que é tornar disponíveis os seus documentos, devemos saber o que são os documentos do arquivo.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-RJ CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

O Documento, em seu conceito mais básico,

é a informação registrada

em seu conceito mais básico, é a informação registrada em um suporte. Então, para termos um

em um suporte. Então, para termos um documento, são necessários dois

elementos:

Informação: é o conhecimento, a mensagem, a idéia que se deseja transmitir.

Suporte: é o material físico onde está registrada a informação.

Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples:

INFORMAÇÃO + SUPOTE = DOCUMENTO

Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informação registrada em um suporte material: o papel, o plástico, a película, etc.

Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa compor um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha sido resultado, conseqüência de uma ação referente à atividade da instituição. É o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos

 

Arquivos): Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos

produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA DE

SUAS ATIVIDADES

.

Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a revista. A revista em si NÃO SERÁ considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa não a recebeu por executar uma atividade administrativa. Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura será documento de arquivo, pois é conseqüência de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisição de periódico.

Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. No mesmo exemplo, não é por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar é que fará isso. Em resumo, para que um documento pertença a um arquivo, são necessários esses dois elementos:

a um arquivo, são necessários esses dois elementos: (STM/2011 – Cespe/UnB) Somente podem ser considerados

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privado, são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de fatos.

Resolução

O item está incorreto. Vimos que qualquer documento, independente de sua forma, tamanho, gênero, etc., pode ser considerado de arquivo, desde que atenda aos requisitos apresentados acima: ser produto de uma ação e poder provar ou testemunhar sobre a mesma, ou sobre seu produtor.

(ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo é confiável quando o conteúdo pode ser considerado uma representação completa e precisa das operações, das atividades ou dos fatos que o criaram.

Resolução

O item está correto. Por “representação completa e precisa das operações, atividades ou fatos” devemos entender como a capacidade de o documento ser prova de tais acontecimentos. Portanto será um documento de arquivo e confiável para todos os efeitos.

Já sabemos até aqui o que é um documento, o que é um documento de arquivo e o que pode ser um arquivo. Vamos agora aprender a diferenciar o arquivo das outras unidades de informação que podem existir em uma instituição.

Órgãos de Documentação

Arquivo

Os

documentos de arquivo são

geralmente em exemplar único ou limitado número de cópias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos são mantidos como um conjunto, e não como peças isoladas. Por isso o documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele (caráter orgânico). Os documentos são unidos pela sua origem ou proveniência (princípio que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte utilizado o papel e principal gênero o textual (também estudaremos mais adiante). O arquivo é órgão receptor e seu público são os administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar.

O

arquivo

guarda

documentos

com

finalidades

funcionais.

ACUMULADOS

de forma orgânica e natural,

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Biblioteca

A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes, e tratados como peças isoladas. Esses documentos existem em vários exemplares, são unidos pelo seu conteúdo e, em sua maior parte, são

, e seu público é

impressos. Os documentos da biblioteca são

formado por pesquisadores, estudantes e cidadão comuns. Sua função é instruir e educar.

COLECIONADOS

Centro de Documentação / Informação

O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de

documento de qualquer fonte, sendo necessária uma especialização para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos são geralmente reproduções (audiovisuais) ou referências (bases de dados). Sua finalidade é simplesmente informar.

Museu

O

museu

é

órgão

de

interesse

público,

guarda

documentos

com

finalidades de informar e entreter. Suas peças são dos mais variados tipos e

dimensões, dependendo de sua especialização. Por serem objetos, são classificados como tridimensionais.

Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas de concursos. Ao dar atenção aos termos destacados, o candidato poderá facilmente diferenciar estes órgãos e não errar questões.

Atenção: O Cespe/UnB costuma pedir, na maioria de suas questões, diferenças entre os documentos de arquivo e biblioteca. Então, para acertar o item, basta ter em mente os termos destacados: toda vez que o item mencionar “colecionados”, ou algum semelhante, será documento de biblioteca; e sem mencionar “acumulado”, ou semelhante, será documento de arquivo.

(Correios/2011 Cespe/UnB) A distinção entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses documentos.

 

Resolução

O

item está correto. Vimos que entre as várias diferenças entre os

documentos dos órgãos de documentação estão as circunstâncias de sua criação, a forma e a finalidade com que são mantidos, e a utilização destes documentos.

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Classificação dos Arquivos

Os arquivos podem ser classificados em vários aspectos, Vamos a eles:

Classificação quanto à entidade mantenedora: quanto à entidade

públicos ou privados.

mantenedora os arquivos podem ser

Os arquivos públicos são aqueles produzidos por documentos de caráter público. São de responsabilidade do Estado e devem estar disponíveis para consulta por parte dos cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos.

Os arquivos privados são aqueles mantidos por pessoas físicas ou por instituições de caráter privado. São documentos que dizem respeito a suas atividades particulares, e, portanto, não é obrigatória a sua disponibilidade para consulta da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem declarados de interesse público, por meio de decreto presidencial através de parecer favorável do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor terá o dever de zelar pelos documentos e deixá-los à disposição do Estado.

pelos documentos e deixá-los à disposição do Estado. Obra de Leite Paes, de leitura recomendada. Existe

Obra de Leite Paes, de leitura recomendada.

Existe ainda outra classificação, atribuída pela autora

públicos,

Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser:

comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

Públicos: mantidos por instituições de caráter público. Comerciais: mantidos por instituições com fins lucrativos. Institucionais: mantidos por instituições sem fins lucrativos. Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famílias.

Então,

quanto

à

entidade

mantenedora,

os

arquivos

classificam-se em públicos ou privados. Quando mencionar a autora acima, classificam-se me públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

Classificação

quanto

à

natureza

dos

documentos:

natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em

especializados.

quanto

à

especiais ou

Os arquivos especiais guardam documentos de suportes variados e por isso precisam de cuidados diferenciados. Os documentos são agrupados

considerando

rígido, etc) e depois se utiliza outros critérios para sua organização. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado quando os suportes são feitos de materiais diferentes, pois facilita a conservação dos mesmos. Por exemplo:

(papel, CD, disco

primeiramente o suporte

um arquivo pode ter um local específico para guardar CD’s, papéis, fitas de vídeo, películas, etc, pois todos esses materiais requerem diferentes tipos de cuidados.

esses materiais requerem diferentes tipos de cuidados. Exemplo de arquivo especial: todos os documentos estão em

Exemplo de arquivo especial: todos os documentos estão em fitas de vídeo (suporte).

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– TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exemplo de arquivo especializado. Os arquivos

Exemplo de arquivo especializado.

Os arquivos especializados, ou arquivos técnicos, são aqueles que guardam documentos dos mais variados assuntos. Nesse tipo de arquivo os documentos

e

depois se utiliza outros critérios para sua organização. Esse tipo de arquivo é utilizado quando uma instituição trata de muitos assuntos, em diferentes áreas do conhecimento; por isso são chamados de técnicos. Por

exemplo: uma entidade pode guardar documentos relativos à área de engenharia, de medicina e de artes em locais separados. Isso ajuda na localização dos documentos e facilita a compreensão dos mesmos, pois podem ser estudados com mais praticidade.

são agrupados considerando

primeiramente o assunto

Para facilitar a compreensão, basta fazer a seguinte associação:

Especiais => Suporte / Especializados => Assunto

Classificação quanto à extensão de atuação: quanto à extensão de

setoriais ou centrais (ou gerais).

sua atuação, os arquivos podem ser

Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos próximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localização e utilização. Encontram-se principalmente em empresas, órgãos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vários departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuação (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc).

setor de atuação (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc). Escritório: exemplo de arquivo setorial. Exemplo de

Escritório: exemplo de arquivo setorial.

RH, Compras, etc). Escritório: exemplo de arquivo setorial. Exemplo de arquivo central ou geral: guarda todos

Exemplo de arquivo central ou geral:

guarda todos os documentos da instituição.

Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade em um só lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de médio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura administrativa simples (poucos departamentos, poucos órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório medico, etc.

É importante ressaltar que esta classificação

se aplica somente aos

ressaltar que esta classificação se aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em

arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.

(TRT-17/2009 Cespe/UnB) A instalação de arquivos setoriais é uma forma de centralização dos arquivos correntes da organização como um todo.

Resolução

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O item está incorreto. A instalação de arquivos setoriais é justamente o

oposto, uma forma de descentralização dos arquivos correntes, uma vez que

os documentos permanecerão próximos aos setores que os produziram.

ser

Classificação quanto aos estágios de evolução: os arquivos podem

correntes, intermediários ou permanentes.

Os arquivos correntes são aqueles que guardam documentos

constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objetos de

consultas freqüentes. arquivos correntes:

A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de

aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,

.

são objeto de consultas freqüentes

(AGU/2010 Cespe/UnB) O arquivo corrente é formado por documentos que estão em trâmite, mas que não são consultados frequentemente porque aguardam sua destinação final.

Resolução

O

item está incorreto. Estudamos que esta não é a definição de arquivo

corrente, e sim a de arquivo intermediário, que veremos agora. Observem que

o termo chave para diferenciar os dois arquivos é “freqüência de uso”.

Os arquivos intermediários são aqueles que guardam documentos que não são mais objeto de consultas freqüentes, mas aguardam cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigações. A Lei de

Arquivos assim define os documentos de arquivos intermediários:

aqueles

que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda

permanente

.

(TRT-21/2010 Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos intermediários é ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo intermediário é uma extensão dos arquivos correntes, em que predomina o valor primário dos documentos.

Resolução

O item está correto. Pela explicação, o arquivo intermediário tem as mesmas funções e prerrogativas do arquivo corrente, com a diferença da

dos seus documentos. Assim, o arquivo intermediário pode

sim ser entendido como uma extensão ou parte do arquivo corrente, até por que sua principal finalidade é “desafogar” o fluxo de documentos daquele.

freqüência de uso

Os arquivos permanentes são aqueles que guardam documentos que não tem mais valor administrativo, mas pelo seu conteúdo ou pelo assunto de que tratam, tem grande relevância para a História ou para a Cultura, e por isso devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define

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assim os documentos de arquivo permanente:

conjuntos de documentos de

valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente

preservados

.

(Correios/2011 Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente é constituído das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas físicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático.

Resolução

O item está incorreto. Já vimos, ao estudar os órgãos de documentação, que dos documentos de arquivo são acumulados, e não colecionados: estes são os de biblioteca. Além disso, os documentos devem se recolhidos ao arquivo permanente de modo sistemático, com critérios previamente estabelecidos e depois de passados por um complexo processo de avaliação.

Peço atenção especial de vocês para esta classificação, pois ela norteará todos os estudos sobre Arquivologia. Esta divisão e classificação foram consideradas um marco na história da disciplina. A partir de agora, todos os estudos sobre arquivos e suas funções terão essa classificação como base. Em provas, essa classificação pode vir com nomes alterados. Portanto é importante que vocês fixem a idéia que os nomes trazem: corrente = utilizado com freqüência, intermediário = aguardando prazos, permanente = guardados

definitivamente. Os

dos arquivos também podem aparecer

como

esta classificação um pouco adiante, quando estudarmos o Ciclo Vital dos Documentos.

teoria das três idades. Falaremos mais sobre

estágios de evolução

, ou

ciclo vital dos documentos

estágios de evolução , ou ciclo vital dos documentos Classificação dos Documentos Assim como os arquivos,

Classificação dos Documentos

Assim como os arquivos, os documentos que os compõem também podem ser classificados segundo alguns critérios. Os documentos são classificados quanto ao gênero, quanto à espécie/tipologia e quanto à natureza do assunto.

Quanto ao Gênero: os documentos podem ser textuais (ou escritos), iconográficos, sonoros, filmográficos, informáticos (ou eletrônicos, ou ainda digitais), cartográficos e micrográficos.

Os documentos textuais ou escritos são aqueles que apresentam a informação de modo escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatórios, certidões, atas, etc.

Os documentos iconográficos são aqueles que apresentam a informação em forma de imagem estática. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras, diapositivos (slides), etc.

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Os documentos sonoros são aqueles que apresentam a informação em forma de som ou áudio. Exemplo: disco de vinil, escuta telefônica, sons gravados em fitas cassete.

Os documentos filmográficos são aqueles que apresentam a informação em forma de imagens dinâmicas ou em movimento (com ou sem som). Exemplo: filmagens e vídeos.

Os documentos informáticos, eletrônicos ou digitais são aqueles gravados em meio digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrônicos para serem lidos. Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word, filmes em formato DVD, etc.

Os

documentos

cartográficos

são

aqueles

que

cuja

informação

representa, de forma reduzida, uma área maior. Exemplo: mapas, plantas,

perfis, etc.

Os documentos micrográficos são aqueles apresentados no suporte microfichas, resultados do processo de microfilmagem. Trataremos da microfilmagem em nossa última aula, quando tratarmos da legislação.

Atenção: É possível, e já ocorreu antes, que a banca considere o gênero cartográfico como uma espécie de “subgênero” do iconográfico, pois ambos apresentam imagens estáticas. Portanto fiquem atentos: caso isso ocorra, se não tiver nada mais que torne o item falso, estará correto.

Ainda, algumas vezes já ocorreu de a banca atribuir a classificação de alguns autores, ao indicar que os documentos filmográficos são imagens em movimento SEM SOM. Os mesmos autores afirmam que as imagens em

movimento COM SOM são documentos

atenção neste ponto, pois não sabemos o que a banca pode pedir!

do gênero audiovisuais. Portanto

SOM são documentos atenção neste ponto, pois não sabemos o que a banca pode pedir! do

(AGU/2010 Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantas fazem parte do gênero documental cartográfico.

 

Resolução

O

item está correto. Todos os itens listados acima são exemplos de

documentos do gênero cartográfico, conforme acabamos de estudar.

(TRT-21/2010 Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e cartão-janela são exemplos de documentos do gênero micrográfico.

 

Resolução

O

item está correto. Todos os exemplos listados são pertencentes ao

gênero micrográfico, pois são resultados do processo de reprodução em

microformas. Trataremos dos detalhes em nossa última aula.

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Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os documentos são classificados de acordo com seu aspecto formal (aparência que assume de acordo com as informações) e sua função (o objetivo para o qual o documento foi produzido).

Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informações de forma que se possa identificá-lo como contrato: possui identificação das partes, do objeto, das condições, cláusulas, etc. O contrato então é uma espécie documental (considerando o aspecto formal).

Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos

a função. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de

imóvel. Então a função do contrato é realizar um acordo de aluguel de imóvel.

Em resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel (função). Essa idéia pode ser aplicada a vários outros documentos. Vejamos alguns exemplos:

Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento (tipo) Declaração (espécie) / Declaração de bens (tipo) Relação (espécie) / Relação de bens patrimoniais (tipo)

(TRE-MS/2007 FCC) A tipologia documental é a junção da espécie documental com o suporte material.

Resolução

O

item está incorreto. Acabamos de entender que o tipo, ou tipologia, é a

junção da espécie (aspecto formal) com a função do documento, e não com o seu suporte.

É muito importante também conhecer dois outros conceitos: formato e

forma.

O formato é a configuração caderno, folheto, cartaz, etc.

física que o suporte assume. Ex: livro,

A forma é o estágio de preparação do documento, o seu estado de

produção atual. Ex: rascunho, minuta, original e cópia.

Quanto à Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos (ou ordinários) ou sigilosos.

Os documentos ostensivos ou ordinários são aqueles cuja informação não

é prejudicial quando for de conhecimento geral. São documentos que não

possuem informações estratégicas, nem de teor pessoal, e sua divulgação não causa nenhum tipo de problema à administração ou a terceiros.

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Os documentos sigilosos são aqueles que possuem conteúdo que só podem ser de conhecimento restrito, e por isso requerem medidas de segurança especiais para sua custódia e divulgação.

Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de Acesso à Informaçao (Lei Federal n° 12.527/11), que foi entrou em vigor há poucas semanas; e o Decreto Federal nº 4.553/02, que trata dos documentos e material de caráter sigiloso para a Administração Pública. As normas citadas atribuem graus de sigilo, sua classificação e o período pelo qual o documento dever permanecer sigiloso. Seguem as tabelas de classificação:

permanecer sigiloso. Seguem as tabelas de classificação: Tabela de Classificação segundo o Decreto 4.553/02 Tabela

Tabela de Classificação segundo o Decreto 4.553/02

Tabela de Classificação segundo o Decreto 4.553/02 Tabela de Classificação segundo a Lei 12.527/11 Atenção:

Tabela de Classificação segundo a Lei 12.527/11

Atenção: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso à Informação já estar em vigor, o texto do Decreto 4.553/02 não foi modificado e nem revogado explicitamente, mesmo que a Lei tenha trago alterações. Portanto, é fundamental que fiquem atentos a este detalhe: caso o item se refira à classificação e período de tempo do Decreto, considerem a primeira tabela; caso se refira à classificação e período de tempo segundo a Lei, considerem a segunda tabela.

Além disso, caso

o

item dê

margem à dupla interpretação, ou seja

elaborado em desacordo com a legislação, será objeto de recurso de muitos candidatos.

Ainda, como se

trata de

uma Lei recente

e

cujo tema é polêmico, a

mesma pode ser assunto em provas de atualidades ou discursivas.

Os documentos sigilosos, conforme já dito, somente pode ser consultado pelo seu destinatário, ou por pessoa legalmente autorizada. Contudo, a Lei de Arquivos (8.159/91) determina que, caso seja necessário para defesa de direitos, esses documentos podem ser exibidos em seção reservada, conforme determinação judicial, ou podem ser emitidas certidões que confirmem seu conteúdo, ou parte dele.

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Vamos tratar mais detalhadamente deste assunto, inclusive comentários a estas normas em nossa última aula.

(STM/2011 Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar a segurança da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas, são sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibição reservada, mediante determinação do Poder Judiciário.

Resolução

O item está correto. Acabamos de aprender que pode ser exibido o conteúdo de documento sigiloso, se necessário para defesa de direitos, pode ser exibido em seção reservada por determinação judicial.

Princípios Arquivísticos

A Arquivologia, enquanto ciência, possui princípios que devem orientar seus trabalhos e estudos. Esses princípios são utilizados desde o final do século XIX e constituem a própria base da Arquivística Moderna. Vamos a eles:

Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Este

é o mais

importante princípio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e arquivos

originários de uma pessoa ou instituição devem manter sua individualidade, não podendo ser misturados com os arquivos de origem diversa. Como veremos mais adiante, os documentos de arquivo são complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a organização e funcionamento de seu produtor, razão pela qual não deve ser alterado (ter documentos retirados, acrescidos de forma indevida ou misturados com os de outras pessoas ou instituições). Ao conjunto arquivístico de uma pessoa ou entidade chamamos de “fundo arquivístico”.

pessoa ou entidade chamamos de “fundo arquivístico”. Princípio da Organicidade : Este deriva do Principio da

Princípio da Organicidade: Este deriva do Principio da Proveniência. A organicidade é a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma organização que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relações internas e externas de seu produtor.

Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Este princípio enuncia que levando-se em conta as relações estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.

Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independente de sua forma, espécie, tipo ou suporte, preserva seu caráter único, pelo contexto de sua produção. Os documentos são criados por uma atividade específica e para atender a necessidade determinada; portanto, mesmo

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que haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles serão únicos, pois as atividades e necessidades que motivaram sua produção são únicas.

Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística: Também derivado do Principio da Proveniência, É a qualidade pela qual os fundos devem manter-se preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimos indevidos de peças documentais. Como dito anteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento da instituição, e os documentos que o compõem têm muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possível o seu produtor, o que não ocorrerá se o mesmo não estiver íntegro.

Princípio da Cumulatividade: Este princípio afirma que os arquivos são uma formação progressiva, natural e orgânica. Diferente da biblioteca e de outros órgãos de documentação (que veremos mais adiante), em que a cumulação de documentos se dá de forma gradativa (com a aquisição dos documentos por compra, permuta ou doação), o arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os documentos de arquivo são, então, um produto imediato, natural e direto dessas atividades.

Princípio da Territorialidade: Este princípio, nascido de questões políticas pelas fronteiras do Canadá, é utilizado no sentido de definir o domicílio legal dos documentos, ou seja, a “jurisdição”, o local onde serão produzidos seus efeitos. Essa jurisdição do documento deve ser definida conforme a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se manter o mais próximo possível do local onde foi produzido, seja uma instituição, uma região específica ou uma nação. Como

instituição, uma região específica ou uma nação. Como exceção deste princípio, não se aplica a documentos

exceção deste princípio, não se aplica a documentos produzidos por acordos

diplomáticos ou por ações militares.

Teoria das Três Idades: Também conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estágio de Evolução dos Arquivos, esta teoria constitui um verdadeiro marco na história da Arquivística. Ela afirma que os documentos de um arquivo passam por estágios conforme seus valores mudam. Quando um documento é produzido, ele possui um valor primário, que é sua importância para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor é temporário: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) ainda possuem o valor secundário, que é sua importância para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor é definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente.

Princípio da Pertinência ou Temático: É a qualidade pela qual os documentos, quando recolhidos a uma instituição arquivística, devem ser reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua

proveniência e organização originais.

Este

conceito não é mais adotado na

Arquivística

por

ir

de

encontro ao Princípio da

Proveniência. Se todos os

documentos são classificados e reorganizados de acordo com um plano geral,

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desprezando a organização original, o conjunto perderá sua razão de ser, que é refletir e mostrar as atividades e organização das instituições.

Atenção: Existem ainda outros princípios que dificilmente aparecerão em provas, mas que podem confundir. São eles:

Princípio da Pertinência Funcional ou Proveniência Funcional: Este princípio determina que os documentos devam ser transferidos de uma autoridade a outra quando ocorrer mudanças políticas ou administrativas, para garantir a continuidade administrativa. Também está em desuso.

Princípio da Pertinência Territorial: Este princípio afirma que os documentos deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos.

Princípio da Proveniência Territorial: Este princípio, contrário ao anterior, afirma que os documentos deveriam ser conservados em serviços de arquivos do território no qual foram produzidos, com exceção daqueles produzidos por operações militares ou representações diplomáticas.

(EBC/2011 Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de organização dos documentos, aplica-se o princípio da pertinência.

 

Resolução

 

O item está incorreto. Em primeiro lugar, sabemos que o princípio da pertinência não é mais aplicado na prática arquivística atual; ele vai de encontro a outros princípios e à própria razão de existir de um arquivo, que é refletir a identidade e atividades do seu produtor.

Para ilustrar melhor sua aplicação, vamos analisar um exemplo: vamos supor que sejam recolhidos ao Arquivo Nacional os arquivos do Ministério da Saúde e da ANS. De acordo com este princípio, os documentos desses dois arquivos deveriam ser guardados juntos, literalmente misturados, pois tratam do mesmo assunto (pasta Saúde do Governo Federal). Mas e se um usuário for consultar, por exemplo, sobre a história da ANS? Como faria, se os documentos estão misturados e organizados de forma a não refletir essa

história? Não há a possibilidade de atender às necessidades de pesquisa dessa

forma

E se o arquivo não pode atender às necessidades de pesquisa, não há

por que ele existir.

 
 

Em

segundo

lugar,

o

princípio

que

determina

a

organização

dos

documentos é o da Organicidade, como vimos mais ao fim da aula.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-RJ CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

(AGU/2010 Cespe/UnB) Ao se aplicar o princípio de respeito aos fundos em um conjunto documental de uma organização pública ou privada, são identificados os documentos destinados à guarda permanente ou à eliminação.

Resolução

O

item está incorreto. O princípio do Respeito aos Fundos, por si só, não

garante a valoração de um documento. Para se determinar se um documento possui ou não valor secundário, isto é, será ou não eliminado, é necessário um

processo muito complexo, realizado por uma comissão determinada formada especialmente para este fim: a Avaliação. Estudaremos este processo em nossa próxima aula.

(EBC/2011 Cespe/UnB) Para a obtenção do fundo de arquivo, deve-se aplicar o princípio da naturalidade.

Resolução

O

item está incorreto. O fundo de arquivo nada mais é do que o conjunto

formado pelos documentos de um mesmo produtor. Assim, para se formar um fundo, devemos manter unidos os documentos que foram produzidos por uma mesma entidade, no exercício de suas funções. E o princípio que determina essa união, além de proibir a sua dispersão ou acréscimos indevidos, é o da Proveniência, ou como o próprio nome sugere, o do Respeito aos Fundos.

Armazenamento e Acondicionamento de Documentos

Esta é uma das alterações que vamos ter em nosso curso. No último concurso para Escrivão não foi pedido, mas apareceu agora para o cargo de Papiloscopista.

Antes de prosseguirmos com o armazenamento e acondicionamento, precisamos entender o que eles são.

Acondicionamento: é a

embalagem ou guarda

de documentos para sua

preservação. Trata-se de colocá-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).

Armazenamento: é a guarda do documento propriamente dita. É a colocação do documento no arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele, ou o depósito.

Podem perceber pela definição dada pelo Dicionário de Terminologia Arquivística, que não é nada difícil entender essas técnicas. Vamos então às recomendações do CONARQ, que são as adotadas pelo Cespe/UnB para elaborar seus itens

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-RJ CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Armazenamento

Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.

A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de

acesso e de segurança contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo:

- áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações;

- áreas de risco de incêndios;

- áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica;

- áreas próximas a instalações estratégicas.

As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de funcionalidade e conforto, e as de armazenamento de

documentos devem ser

totalmente independentes

das demais.

Nas áreas de depósito, os cuidados devem ser dirigidos a:

- evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações;

- prever condições estruturais de resistência a cargas;

- a área dos depósitos

não deve exceder a 200 m 2

. Os depósitos deverão

ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si, separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, de preferência, também com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração ou de climatização;

- evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia

elétrica sobre as áreas de depósito;

- evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação

de fogo ou formação de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos;

- aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes

externas, em especial daquelas sujeitas à ação direta de raios solares, por meio de isolamento térmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Além dos recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas, sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas de menor insolação;

- promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial,

inclusive com a disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do ar;

- evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais

ambientes;

- manter suprimento elétrico de emergência. Nas áreas de depósito, os

documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu

suporte e suas especificidades, a saber:

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-RJ CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

 

- documentos textuais, como manuscritos e impressos;

 

- documentos encadernados;

- documentos textuais de grande formato;

- documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;

- documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes;

- documentos em meio micrográfico;

- documentos fotográficos;

- documentos sonoros;

- documentos cinematográficos;

- documentos em meios magnéticos e ópticos.

Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamento diferenciado das áreas dos depósitos, as quais, por sua vez, também devem se diferenciar entre si, considerando-se as necessidades específicas de preservação para cada tipo de suporte. Recomenda-se um estudo prévio das condições climáticas da região, nos casos de se elaborar um projeto de construção ou reforma, com vistas a obter os melhores benefícios, com baixo custo, em favor da preservação dos acervos.

A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por reações químicas, que são aceleradas por flutuações e extremos de temperatura e umidade relativa do ar, e pela exposição aos poluentes atmosféricos e às radiações luminosas, especialmente dos raios ultravioleta. A

adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores

(de temperatura

entre 15° e 22° C e de umidade relativa entre 45% e 60%)

exige, nos climas

quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos, manutenção e energia. Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta de ventilação promovem a ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de microorganismos, que aumentam as proporções dos danos.

Com base nessas constatações, recomenda-se:

 

-

armazenar todos os documentos em condições ambientais que

assegurem sua preservação, pelo prazo de guarda estabelecido; - monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar;

-

utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à

obtenção de níveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na média, evitando variações súbitas;

-

reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os

equipamentos de climatização não puderem ser mantidos em funcionamento

sem interrupção; - proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;

monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações ultravioleta;

-

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-RJ CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

-

-

-

prevenção de insetos;

-

-

fotografias em preto e branco

 

T

12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%

fotografias em cor

 

T

5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%

filmes e registros magnéticos

 

T

18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5%

Acondicionamento

O

Os

18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5% Acondicionamento O Os reduzir ao máximo a radiação

reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes,

máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes, grandes formatos, aplicando filtros bloqueadores aos tubos

grandes formatos,

UV emitida por lâmpadas fluorescentes, grandes formatos, aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias;

aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias;

promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas áreas de armazenamento;

manter um programa integrado de higienização do acervo e de

monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e poluentes,

procurando reduzir ao máximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros,

bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas;

armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e

ópticos em condições climáticas especiais, de baixa temperatura e umidade relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados, sobretudo para a manutenção da estabilidade dessas condições, a saber:

Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.

mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a

proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.

ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato. documentos de valor permanente que apresentam como mapas,
ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato. documentos de valor permanente que apresentam como mapas,

documentos de valor permanente que apresentam

e formato. documentos de valor permanente que apresentam como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados
e formato. documentos de valor permanente que apresentam como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados

como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas.

cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. O Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre

O

Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.

documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão. As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio
documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão. As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio
documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão. As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio

As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados.

com pintura sintética, de efeito antiestático.

de dados. com pintura sintética, de efeito antiestático. armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço

armazenamento será preferencialmente

com pintura sintética, de efeito antiestático. armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado
com pintura sintética, de efeito antiestático. armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado
com pintura sintética, de efeito antiestático. armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado

em mobiliário de aço tratado

com pintura sintética, de efeito antiestático. armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado
com pintura sintética, de efeito antiestático. armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-RJ CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, minimizam as variações externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo em casos de desastre.

As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e à pressão, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condições de conservação e limpeza, de forma a proteger os documentos.

As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados, e devem ser sempre superiores às dos documentos que irão abrigar.

Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos permanentes devem manter-se quimicamente estáveis ao longo do tempo, não podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação dos documentos.

Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros devem ser alcalinos e corresponder às expectativas de preservação dos documentos. No caso de caixas não confeccionados em cartão alcalino, recomenda-se o uso de invólucros internos de papel alcalino, para evitar o contato direto de documentos com materiais instáveis.

Atenção: Na pratica, e pode ser pedido em prova, a recomendação sobre evitar subsolos e porões não é adotada pela imensa maioria das instituições, devido à falta de uma estrutura arquitetônica incapaz de suportar o grande peso dos arquivos. Então, para efeitos de recomendação, deve ser evitado esse tipo de ambiente, mas para efeitos práticos, é vantajoso por não comprometer a estrutura dos edifícios.

Apesar de não ser difícil, é um conteúdo um pouco extenso. Mas as questões sobre ele não são raras, como podem ver pela quantidade de questões retiradas a seguir.

(Ibram-DF/2009 Cesp/UnB) As áreas de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais e não devem exceder 200 m². Assim, pode ser necessário ter vários depósitos, que devem ser independentes entre si, separados por corredores, com portas corta-fogo e, de preferência, com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração e de climatização.

Resolução

O item está correto. Vimos agora nas recomendações do CONARQ que os depósitos devem mesmo ter o limite de 200 m². Caso o espaço destinado para este fim seja maior, é necessário que haja uma divisão, com funcionamento independente e que garanta a preservação e proteção dos documentos.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-RJ CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

(TRT-21/2010 Cespe/UnB) A definição dos gêneros documentais é importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessário para a preservação dos documentos.

 

Resolução

O

item está correto. Vimos que os documentos devem ser armazenados

em condições que atendam as necessidades de suas especificações. Conhecer

o

suporte e o gênero dos documentos é fundamental para tomas as medidas

que melhor garantam sua preservação e proteção.

(TJDFT/2008 Cespe/UnB) O acondicionamento é uma das etapas do planejamento de conservação preventiva de documentos.

Resolução

O item está correto. Ainda vamos estudar sobre conservação e preservação em nosso curso, mas já devemos saber que a correta operação de acondicionamento, como o uso de materiais adequados, de ferramentas

específicas, de embalagens apropriadas a cada arquivo, etc., contribuem para

a preservação do documento, que é a conservação preventiva.

Por conservação preventiva devemos entender todos os cuidados necessários para evitar que os documentos sofram danos e sejam destruídos ou danificados de qualquer forma, até mesmo o combate à sua deterioração natural.

(TJDFT/2008 Cespe/UnB) No acondicionamento de documentos permanentes, embalagens de papel com pH alcalino não devem ser utilizadas, porque provocam reações químicas que aceleram o processo de deterioração dos documentos.

Resolução

O

item está incorreto. Uma das recomendações primordiais é a utilização

de papel com pH alcalino ou neutro para a conservação dos documentos. Aliás, essa é uma recomendação tão importante, que até os documentos devem ser

confeccionados nesse tipo de papel, pois é mais duradouro.

Em contrapartida, esse papel tem um preço muito elevado para aquisição. Então a recomendação é que sejam produzidos nesse tipo de papel os documentos de valor permanente. Os demais podem utilizar papel comum.

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Conservação, Preservação e Restauração

A principal função de um documento (mais precisamente do suporte) é fazer com que a informação se perpetue no tempo e no espaço sem perder suas características. Assim, as atividades de conservação buscam aumentar a durabilidade do material do documento.

A conservação se divide em atividades de preservação, que são as ações preventivas, e as atividades de restauração, que são ações corretivas. Vamos estudar cada uma delas.

Técnicas de Restauração:

Banho de gelatina mergulha-se o documento em cola específica, aumentando sua durabilidade. Contudo é maior a possibilidade de ataque de fungos e bactérias.

Tecido utiliza duas folhas de tecido muito finas, que são ligadas ao documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.

Silking variação do método anterior, substituindo os tecidos por outros específicos (musseline de seda ou crepeline). Estes têm maior durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades são um pouco afetadas. Além disso o material muito específico o deixa com custos altos.

Laminação envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de seda e outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma prensa hidráulica com pressão entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145º a 155ºC.

Laminação manual variação do método anterior, acrescentando acetona à folha de acetato de celulose.

Encapsulação o documento é envolto em películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento.

Existem outras técnicas de restauração de documentos, mas não são muito comuns em provas. Vamos a elas:

Reintegração ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da folha são reconstruídas com celulose nova. Nesta etapa é utilizado um equipamento, que executa, por meio de sucção, o preenchimento de todas as áreas de perda de suporte. O processo consiste em despejar no equipamento, uma solução de polpa e água que, após sucção, se concentra

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nas áreas onde não há suporte (vazadas). Essas áreas novas devem ter espessura igual à do original, mas com a tonalidade de cor um ponto abaixo do tom original, para diferenciar as áreas novas da antiga.

Velatura é um novo suporte em papel, agregado ao original.

Reintegração cromática é a cobertura com pigmento de cor e tom, próximos do original, em áreas de remendo ou reforço. Ela é feita com lápis-aquarela importado diretamente nas áreas em que é necessária uma homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a estética do documento. Só quando necessária.

Planificação é a prensagem do documento.

Montagem compreende a reorganização das folhas conforme a seqüência do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de numeração do original.

Costura

é

feita em

linha

de

algodão, em substituição aos

grampos metálicos; compõe-se de dois pontos de costura.

Além da restauração e suas técnicas, temos também como ações

corretivas a

método mais comum é a fumigação), a

sujeira com material específico, e o

documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de manchas.

desinfestação, que consiste no combate à atividade de insetos (o

, que consiste na retirada de , que consiste em passar os

(o , que consiste na retirada de , que consiste em passar os limpeza alisamento Noções
limpeza alisamento
limpeza
alisamento

Noções de Preservação:

A preservação é o conjunto de ações de caráter preventivo, portanto

relata sobre os cuidados dispensados aos documentos para

deterioração. Dificilmente é pedido em provas, até mesmo por serem um tanto óbvias.

sua

evitar
evitar

a

As orientações sobre preservação de documentos foram publicadas pelo CONARQ. Vamos a elas:

Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte). Até mesmo a luz artificial deve ser moderada.

Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel. Ainda, a umidade pode provocar mofo.

Manter temperatura e umidade baixas e estáveis. A temperatura ideal deve estar entre 16º e 22ºC.

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Estar

com as mãos

limpas e

livres de

gorduras. Em caso de

fotografias e gravuras, usar luvas de algodão sempre que possível.

Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou

riscos.

Não dobrar canto da página. Deve ser utilizado um marcador de papel livre de acidez.

Não umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o desenvolvimento de microorganismos que vão destruí-lo.

Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Os clipes devem ser de plástico, e o local de contato com o documento deve estar protegido com um pequeno pedaço de papel.

Evitar cópias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos irreversíveis e o manuseio pode provocar danos nas lombadas.

Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas. Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados.

Evitar substâncias poluentes, pois são os principais agentes de deterioração do acervo, catalisando as reações químicas (formação de ácidos, sujeira, desfiguração dos materiais).

Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos puderem ficar ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrário recomenda-se não usar, pois os danos serão muito maiores.

Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posição vertical com a bitola cheia voltada para baixo.

Suportes eletrônicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnéticos (computadores e eletrodomésticos em geral) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.

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Exercícios

01 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) Os documentos de arquivo não são

coletados artificialmente como os objetos de um museu, mas acumulados em função dos objetivos práticos da administração, o que constitui característica de unicidade.

02 - (MS/2010 Cespe/UnB) Mesmo que os documentos sejam tirados

arbitrariamente do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentária, não é perdido nem se torna obscuro.

03 - (MS/2010 Cespe/UnB) Os documentos públicos devem ser mantidos em unidades diferentes que correspondam à sua origem em determinado órgão governamental.

04 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) A proveniência territorial deu origem

ao princípio da territorialidade, segundo o qual os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território onde foram produzidos.

05 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) De acordo com o princípio do respeito

à ordem original, os documentos devem ser reclassificados com base no assunto, desconsiderando-se a sua proveniência.

06 - (MPU/2010 Cespe/UnB) No plano institucional, o princípio da

territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto

possível do lugar de sua criação e aplicação e guardados por quem os acumulou.

07 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A aplicação do princípio da ordem

original mantém os documentos na ordem física que eles tinham no setor de

trabalho.

08

- (TRT-21/2010 Cespe/UnB) A base teórica para a avaliação de

documentos é dada pelo princípio da pertinência.

09 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) Os princípios arquivísticos, entre eles o

princípio de respeito aos fundos, que fundamentam a prática arquivística contemporânea foram elaborados nos últimos quarenta anos, principalmente a partir da chamada explosão da informação.

10 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo é confiável

quando o conteúdo pode ser considerado uma representação completa e

precisa das operações, das atividades ou dos fatos que o criaram.

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11 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A organicidade do arquivo se verifica

na relação que os documentos mantêm entre si em decorrência das atividades

do sujeito acumulador, seja ele pessoa física ou jurídica.

12 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Em um conjunto documental, quando

os documentos são mantidos no local onde foram acumulados, aplica-se o princípio arquivístico da ordem original.

13 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Quando há necessidade de se

reclassificar os documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência.

14 - (STM/2011 Cespe/UnB) As características dos documentos de arquivo incluem a unicidade, a qual determina que somente pode ser considerado documento de arquivo aquele que é exemplar único e original.

15 -

(MS/2010

Cespe/UnB)

O

termo

suporte

é

utilizado

em

arquivologia para denominar qualquer material que contém informações registradas. Alguns exemplos, além do mais comum hoje, que é o papel, são:

papiro, pergaminho, filme de acetato, fita magnética, disco magnético, disco ótico, entre outros.

16 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) Os estágios de evolução dos arquivos

são conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais.

17 - (STM/2011 Cespe/UnB) A teoria das três idades refere-se à

sistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos.

18 - (AGU/2010 Cespe/UnB) Uma das principais funções do arquivo

intermediário é armazenar temporariamente os documentos que não são mais movimentados.

19 - (INSS/2008 Cespe/UnB) A existência de arquivos correntes é justificada por questões exclusivamente econômicas.

20 - (INSS/2008 Cespe/UnB) Os documentos podem passar pelas três

idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.

21 - (Correios/2011 Cespe/UnB) No alisamento, uma das operações de

restauração de documentos, os documentos são dispostos em bandejas de aço

inoxidável.

22 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A restauração, sendo uma operação

de conservação, demanda do profissional dela encarregado profundo conhecimento a respeito de papéis e tintas.

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23 - (TRT-21/2011 Cespe/UnB) Enquanto a restauração incide sobre

itens documentais individuais, a preservação geralmente se estende ao

conjunto de documentos.

24 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Nos acervos arquivísticos, as unidades de

acondicionamento devem ser armazenadas em mobiliário adequado, como

mapotecas e estantes de madeira e de metal.

25 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Elevados índices de umidade relativa e de

temperatura no ambiente de um acervo constituem condições propícias para a infestação de cupins nesse acervo.

Cespe/UnB) Os acervos arquivísticos são

constantemente atacados por diversos agentes de deterioração, sendo a sujidade o mais danoso.

26

-

(EBC/2011

27 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) As áreas de pesquisa, de trabalho e de

depósito devem receber o mesmo tratamento no que concerne às condições

climáticas.

28 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) No caso de o acervo arquivístico ser

infestado por pragas, o tratamento deve ser adequado à espécie e ao tipo de material infestado. Devem-se utilizar, preferencialmente, os tratamentos químicos, e, como último recurso, as câmaras de congelamento ou a modificação da atmosfera.

29 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) Índices elevados de umidade contribuem

para a conservação do papel, em razão das fibras de celulose nele existentes.

30 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) Entre os principais recursos empregados

na preservação dos documentos de arquivo estão o controle ambiental, o tratamento físico e o químico.

31 - (MEC/2009 Cespe/UnB) Arquivamento é o conjunto das operações

de acondicionamento e armazenamento de documentos.

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Gabarito Comentado

Item

Resposta

Comentário

01 Errado

Segundo este princípio, não pode haver entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou.

02 Errado

Segundo o princípio da Organicidade, a ordem dos documentos deve refletir a organização e atividades das instituições, para seu entendimento.

03 Certo

Uma pequena aplicação do princípio da Territorialidade, onde os documentos devem estar o mais próximo possível de seu produtor.

04 Certo

A correta aplicação do princípio da Territorialidade, onde os documentos devem ser mantidos no local onde foram produzidos.

05 Errado

O

princípio da Ordem Original mantém o arquivo com a classificação inicial. A reclassificação é

determinada pela Pertinência.

06 Certo

Mais uma interpretação do princípio da Territorialidade, os documentos devem ser guardados, tanto quanto possível, pelo acumulador, ou próximo a este.

07 Errado

A

aplicação deste princípio mantém a classificação inicial dos documentos, e não sua organização

inicial.

08 Errado

Este princípio não tem aplicação prática. A base teórica para a avaliação são os princípios da Proveniência e da Ordem Original.

09 Errado

Os princípios arquivísticos, especialmente o da Proveniência e da Ordem Original, datam da Idade Moderna, quando os arquivos ganharam importância para a sociedade.

10 Certo

Uma das características do documento de arquivo é provar, informar ou testemunhar sobre a atividade que o gerou, ou sobre a instituição que o gerou.

11 Certo

O

documento de arquivo deve provar ou informar sobre seu produtor. Portanto, deve estar

organizado de forma que reflita fielmente essas atividades.

12 Errado

Neste caso observamos a aplicação do princípio da Territorialidade. O princípio da Organização é observado quanto ao método de organização dos documentos.

13 Certo

Apesar de não ser mais aplicado este princípio na prática, é exatamente este o seu método de funcionamento: considerar apenas o assunto do documento.

14 Errado

Os documentos de arquivos são únicos em seu contexto. Mas não significa que são únicos em exemplares ou vias. Podem haver mais, e pertencer a arquivos diferentes.

15 Certo

Os suportes são qualquer meio físico que tenha o registro de informações. Mesmo os desenhos de cavernas e inscrições em tábuas antigas são suporte documental.

16 Errado

Os estágios de evolução dos arquivos são dados pela Teoria das Três Idades, que são corrente, intermediário e permanente. Vamos ver mais na próxima aula.

17 Certo

A

Teoria das Três Idades reflete o ciclo de vida pelo qual passa todos os documentos criados: a sua

produção, sua utilização e sua destinação.

18 Certo

Vimos que os documentos de arquivo intermediário são os que possuem ainda utilidade administrativa, mas têm baixa freqüência de utilização.

19 Errado

A

existência do arquivo corrente é inevitável, visto que é a única fase obrigatória para todos os

documentos. O item se refere ao arquivo intermediário.

20 Certo

Conforme explicado em item anterior, o arquivo corrente é a única fase obrigatória, pois é onde “nascem” todos os documentos.

21 Errado

O

alisamento não é uma técnica de restauração. A restauração, a limpeza, o alisamento e a

desinfestação são técnicas de conservação corretiva.

   

22 Certo

necessário um conhecimento muito grande, não só de papéis e tintas, mas de qualquer material que componha a estrutura do suporte.

È

23 Certo

A

preservação, sendo preventiva, se aplica a um conjunto inteiro. Já a restauração deve considerar

as peculiaridades de cada documento, assim como o dano específico.

24 Errado

Por questões de preservação, não é permitido o uso de mobiliários de madeira, pois esta apodrece, favorecendo a aparição de microorganismos, além de ser combustível em caso de incêndios.

25 Certo

Um ambiente nessas condições favorece o aparecimento não só de cupins, mas de outros insetos, além de interferir diretamente no estado dos suportes.

26 Certo

A sujidade, ou sujeira, é o aspecto que mais danifica os documentos. Não só os danifica diretamente, como favorece outros fatores, como microorganismos e reações químicas.

27 Errado

As áreas de depósitos devem oferecer condições climáticas favoráveis à preservação dos documentos; e as áreas de pesquisa devem ser favoráveis ao trânsito e permanência de pessoas.

28 Errado

Os tratamentos químicos são os mais agressivos e os que mais modificam a estrutura do documento. Por isso devem ser empregados como último recurso, considerando o dano do suporte.

29 Errado

Os índices elevados de umidade, como os de temperatura, contribuem para a deterioração do papel, afetando diretamente as suas fibras.

30 Certo

Todos esses recursos devem ser utilizados para auxiliar na conservação de documentos. Lembrando que os processos químicos são o “último recurso”.

31 Certo

O

Arquivamento é o conjunto de procedimentos para a guarda de um documento quando o mesmo

não está mais em trâmite.

   

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-RJ CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Pois bem, queridos alunos, ficamos por aqui nesta primeira aula.

Estes são os conceitos necessários para responderem às questões. Resolvemos e comentamos alguns exercícios sobre os assuntos pedidos no edital, alguns com muitas questões, outros com poucas, pois não aparecem muito em provas da banca

Mas para que vejam a simplicidade do conteúdo, observem que muitas questões resolvidas e colocadas na lista foram retiradas de provas do Cespe/UnB para cargos de nível superior. Mesmo com uma “exigência maior” para estes cargos, o assunto conceitos iniciais não é difícil.

Em nossa próxima aula vamos conhecer as atividades desenvolvidas nos arquivos. A Gestão de Documentos trata exatamente disso: todo o tratamento que o documento recebe, desde sua produção até a sua destinação, que é o fim sofrido por ele de acordo com decisões administrativas. Vamos conhecer as ferramentas, os procedimentos e as normas que regem esse tratamento documental.

Espero que tenham gostado da aula, e mais ainda que tenham percebido a importância de estudar esta disciplina, pois em um concurso como este as vagas serão disputadas “ponto-a-ponto”!

Continuem se esforçando sempre e não desistam nunca! E contem sempre com nosso apoio, meu e da equipe do Ponto!

Espero receber as críticas e sugestões de todos vocês para elaborar um

trabalho que realmente os ajude. Estarei disponível para solução de dúvidas no

fórum

do

curso

e

também

no

seguinte

email:

Forte abraço a todos, meus desejos de que as bênçãos de Deus estejam presentes em suas vidas!

Bons estudos e aguardo a todos em nossa próxima aula!

Prof. Mayko Gomes

Junho/2012

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-RJ CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Exercícios Resolvidos na Aula

(STM/2011 Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos de arquivo aqueles que, emanados do poder público ou de entidades de direito privado, são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de fatos.

(ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo é confiável quando o conteúdo pode ser considerado uma representação completa e precisa das operações, das atividades ou dos fatos que o criaram.

(Correios/2011 Cespe/UnB) A distinção entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses documentos.

(TRT-17/2009 Cespe/UnB) A instalação de arquivos setoriais é uma forma de centralização dos arquivos correntes da organização como um todo.

(AGU/2010 Cespe/UnB) O arquivo corrente é formado por documentos que estão em trâmite, mas que não são consultados frequentemente porque aguardam sua destinação final.

(TRT-21/2010 Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos intermediários é ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo intermediário é uma extensão dos arquivos correntes, em que predomina o valor primário dos documentos.

(Correios/2011 Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente é constituído das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas físicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático.

(AGU/2010 Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantas fazem parte do gênero documental cartográfico.

(TRT-21/2010 Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e cartão-janela são exemplos de documentos do gênero micrográfico.

(TRE-MS/2007 FCC) A tipologia documental é a junção da espécie documental com o suporte material.

(STM/2011 Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar a segurança da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas, são sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibição reservada, mediante determinação do Poder Judiciário.

(EBC/2011 Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de organização dos documentos, aplica-se o princípio da pertinência.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-RJ CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

(AGU/2010 Cespe/UnB) Ao se aplicar o princípio de respeito aos fundos em um conjunto documental de uma organização pública ou privada, são identificados os documentos destinados à guarda permanente ou à eliminação.

(EBC/2011 Cespe/UnB) Para a obtenção do fundo de arquivo, deve-se aplicar o princípio da naturalidade.

(Ibram-DF/2009 Cesp/UnB) As áreas de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais e não devem exceder 200 m². Assim, pode ser necessário ter vários depósitos, que devem ser independentes entre si, separados por corredores, com portas corta-fogo e, de preferência, com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração e de climatização.

(TRT-21/2010 Cespe/UnB) A definição dos gêneros documentais é importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessário para a preservação dos documentos.

(TJDFT/2008 Cespe/UnB) O acondicionamento é uma das etapas do planejamento de conservação preventiva de documentos.

(TJDFT/2008 Cespe/UnB) No acondicionamento de documentos permanentes, embalagens de papel com pH alcalino não devem ser utilizadas, porque provocam reações químicas que aceleram o processo de deterioração dos documentos.