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Facilitao de reunies, seminrios e grupos de trabalho

MANUAL PRTICO

Valria Salles
2006

Valria Salles

ndice
Introduo Como usar este Manual Eventos participativos
Vantagens do trabalho participativo Dificuldades do trabalho participativo Campos de aplicao Tipos de tarefas Participao como uma filosofia

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Diferentes tipos de eventos para diferentes objectivos


Reunies internas e de rotina Eventos especficos de um ou mais dias
Definio dos objectivos Caracterizao dos participantes Elaborao da agenda Definio dos mtodos Preparao do pessoal, do material, da logstica Elaborao e distribuio dos convites A conduo e coordenao do evento A avaliao e a documentao A documentao e a lista de tarefas

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Comunicao
A arte de falar Regras para a boa comunicao A arte de elaborar apoios visuais O mtodo Metaplan regras bsicas O moderador e o uso de cartes Vantagens e desvantagens de alguns instrumentos de ajuda visual

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Mtodos para conduzir discusses


A tempestade de ideias Inventrio de ideias em grupos A discusso dirigida Como elaborar perguntas O trabalho em grupo O Mapa Mental

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Bons facilitadores e moderadores de eventos participativos

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Valria Salles trabalha como consultora independente e facilitadora de eventos participativos desde 1989, primeiro no Brasil e desde 1995 em pases da frica Austral. Sua especialidade a planificao, monitoria e avaliao de processos participativos de desenvolvimento em diferentes reas sociais. A ABDL a Associao Brasileira para o Desenvolvimento de Lideranas. Visite: www.abdl.org.br

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INTRODUO
Todas as pessoas que compartilham da vida profissional j participaram e participam de reunies, seminrios e outros eventos em grupos. Estes so encontros de qualquer natureza, entre pessoas com um interesse comum, tendo normalmente uma razo definida: divulgar informaes, fazer levantamento de ideias ou informaes, acompanhar processos ou tomar decises. Nos eventos de grupo, o todo maior do que a soma de suas partes. Mais conhecimento, mais criactividade, mais produtividade, a consolidao de parcerias: tudo isso caracteriza um grupo de trabalho efectivo. Nem toda tarefa, porm, apropriada para um trabalho de grupo. Como decidir se precisamos de um grupo para alcanar bons resultados? Seria melhor um grupo pequeno, ou melhor envolver um nmero maior de pessoas? Qual a funo do grupo durante os trabalhos? Aqui comea o nosso primeiro desafio. Quantas vezes somos convocados para uma reunio ou seminrio sem que tenhamos uma idia correcta do que vai ser tratado e do que se espera de ns? O trabalho em grupo pode ser tambm uma grande confuso. Poucos falam muito ou todos dizem alguma coisa sobre assuntos diversos e no final no se entende nada; alguns participantes se aborrecem e a pessoa que presidiu a reunio pensa que o grupo no colaborou para chegar a concluses. O moderador, tambm chamado de facilitador ou mediador, tem aqui o seu campo de actividades. Sua principal tarefa estimular o processo de comunicao e gerao de ideias em um grupo, e tornar este processo produtivo, de forma a conduzir o grupo a acordos e decises do interesse do prprio grupo. Ns falamos aqui em moderador, facilitador ou mediador porque a lngua Portuguesa no permite o gnero neutro. As mulheres so tambm reconhecidas como timas profissionais no campo da moderao de eventos participativos. Este MANUAL vai oferecer tcnicas e procedimentos para apoiar o trabalho dos moderadores de eventos participativos. Ele foi elaborado para o pblico Moambicano, e portanto usa a grafia de Portugal. Aproveitem! Comentrios e sugestes para valeria.salles@gmail.com

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COMO USAR ESTE MANUAL?


- Desculpe-me, no pude comparecer ontem. Como foi nossa reunio semanal? - Ah!, penso que foi boa. Discutimos vrias questes. - Bom! E qual foi o resultado? Vocs decidiram o que fazer sobre o novo recrutamento de pessoal? - Bem, na verdade ns falamos bastante sobre isto outra vez, mas havia tantas coisas a discutir E de repente j estava tarde e as pessoas tinham de partir. Mas dissemos que temos que fazer uma reunio sobre isto novamente, logo! - Ah! Entendo! Temos que tomar uma deciso urgente na prxima reunio. Uma das pr-condies para um bom trabalho em grupo a existncia de um ambiente amistoso, convidativo, em que os participantes possam e queiram trabalhar construtivamente. Nem sempre todos os participantes esto disponveis a compartilhar ideias de uma forma igualitria. Alguns participantes podem ser difceis. Alguns vem o trabalho em grupo como uma forma de mostrar seu poder individual. Outros bloqueiam as ideias e propostas de solues dos outros. Ainda outros recusam-se a contribuir com suas opinies, internamente achando tudo muito intil. Conflictos so naturais e os moderadores devem estar preparados para ajudar os participantes a encontrar as ideias que os renem, e no apenas as ideias e opinies que os separam. No incio do trabalho em grupo, especialmente se os participantes no esto habituados a trabalhar em conjunto, preciso sintonizar os participantes de forma a motivar para o processo de trabalho. O moderador vai desenvolver esta habilidade de sintonizar os participantes com sua personalidade, tcnicas e experincia. A funo dos moderadores tambm, muitas vezes, trazer informaes. A sua capacidade de falar e dar esclarecimentos deve ser desenvolvida de forma a aumentar o seu poder de comunicao. Uma parte muito importante da comunicao o uso de materiais visuais que apiam a transmisso da mensagem. As tcnicas de organizar e mostrar informaes, de visualizar, fazem parte dos instrumentos da moderao.

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A actividade dos moderadores muitas vezes chamada de ajuda ao parto das ideias, uma forma de tornar compreensveis e visveis os pensamentos e as ideias de um grupo. Ideias e decises que so tomadas durante os trabalhos devem ser permanentemente mostradas para os participantes pelo moderador do grupo, de forma que todos saibam onde estamos e quanto falta para chegarmos aonde queremos. Este trabalho de visualizar as discusses e decises facilita a elaborao do relatrio da reunio, porque as principais ideias ficam registadas. A documentao visualizada tambm deixa livres todos os membros do grupo para uma verdadeira e intensa participao, j que ningum precisa ficar copiando e anotando durante as discusses. Existem disposio tcnicas, instrumentos e procedimentos particulares, dependendo do objectivo que se quer alcanar. A tarefa do moderador/da moderadora oferecer ao grupo o mtodo mais apropriado para alcanar o que se deseja. Para a busca de consensos, normalmente se trabalha em grupos maiores, envolvendo maior nmero de pessoas que sero afectadas por aquelas decises. No entanto, grupos menores so mais efectivos para a livre troca de opinies divergentes, quando se tem mais oportunidades para examinar argumentos. Este MANUAL vai apoiar moderadores a planificar a sua moderao, a seleccionar mtodos adequados e a preparar-se para conduzir as discusses de forma eficaz e prazerosa.

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EVENTOS PARTICIPATIVOS
Indivduos em conjunto formam grupos. Grupos so um organismo social formado por pessoas que se inter-relacionam e que tm um elemento em comum. O que acontece com um grupo pode ser comparado a uma teia de aranha: uma vez que todos estejam ligados uns aos outros, o movimento de um afecta todos os outros. A vibrao criada pelo movimento de uma s pessoa ou de vrias pessoas num grupo chamada de dinmica de grupo. Dinmica significa uma coisa que no pra nunca, est sempre em movimento. Isto significa que o grupo muda e parece outro a todo momento. Se o grupo, ou o moderador, est consciente deste movimento, esta dinmica pode motivar processos de aprendizagem dentro do grupo. O que o moderador pode influenciar dentro de um grupo: A dinmica do grupo (modo e estabilidade dos papis que os membros do grupo assumem, quando em processo de interaco) A comunicao dentro do grupo (intensidade e forma com que os membros de um grupo interagem atravs da linguagem verbal e corporal) Equilbrio entre foco e disperso (intensidade com que os trabalhos so orientados tendo em vista alcanar os objectivos pr-definidos) Profundidade e sustentabilidade das decises (disponibilidade do grupo em esgotar uma questo, de forma que todos possam alcanar o mesmo grau de compreenso e aceitao) Coeso do grupo (grau de companheirismo, descoberta de semelhanas e identidades entre indivduos) Atmosfera do grupo (estado de nimo, do humor, das tenses)

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VANTAGENS DO TRABALHO PARTICIPATIVO


Aprendizagem interactiva e auto-organizada Participao de todos Mobilizao das qualidades e conhecimentos existentes Estmulo ao desenvolvimento da personalidade Estmulo competncia intelectual e de argumentao Forte elemento de motivao e reconhecimento pessoal

DIFICULDADES
Requer tempo e trabalho de organizao Requer especial capacidade organizatria e metodolgica por parte do moderador Estruturas sociais centralizadas podem reproduzir-se nos grupos de trabalho Pode ser usado para justificar a participao em processos de tomada de decises

CAMPOS DE APLICAO
Para introduzir um tema, um tpico, transferir conhecimentos Para aprofundar um tema, expandir entendimento, buscar novos pontos de vista Para trabalhar problemas, entender causalidades, identificar intervenientes Para buscar solues, desenhar alternativas, alcanar consensos Para avaliar um processo, entender potencialidades, corrigir caminhos

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TIPOS DE TAREFAS
O trabalho participativo agrega os conhecimentos de todos os participantes. Por este motivo os seguintes tipos de tarefas podem ser realizados em forma de equipa: Compilar (do individual para o grupal) Analisar (entender e deduzir causas, relaes e conseqncias) Decidir (os prximos passos para a aco) Construir (conceito conjunto e diviso de trabalho)

PARTICIPAO
COMO UMA FILOSOFIA

Para ser um bom moderador ou uma boa moderadora, o profissional tem que acreditar que a participao na tomada de decises um direito inalienvel do cidado, que de outra forma no faz ouvir a sua voz. Mesmo no sector privado, as reunies a para tomada de decises s fazem sentido se as decises ali tomadas forem mesmo implementadas. Se uma reunio serve apenas para informar decises, o moderador ou facilitador no necessrio, porque o processo no comunicativo. Um processo comunicativo sempre tem mais do que um lado que se expressa. O indivduo que se dispe a facilitar ou moderar um processo participativo, e o faz com qualidade, aquele que sabe que ningum superior a ningum e que todos tm algum tipo de contribuio a fazer num processo grupal. O bom moderador e facilitador deve adoptar esta filosofia como princpio de seu trabalho e funo. Este um bom momento para voc, como indivduo, fazer esta reflexo!

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TPICOS PROBLEMAS DOS TRABALHOS PARTICIPATIVOS


As questes so discutidas sem ordem ou prioridade durante o encontro e os participantes no esto preparados Especialmente em encontros informais ou internos, acreditamos que uma agenda antecipada para as reunies no seja necessria. Na maioria das vezes uma agenda no existe, os assuntos simplesmente aparecem, introduzidos pelo chefe ou presidente dos trabalhos, sem que exista uma resposta adequada, por causa da falta de preparao dos participantes. Novos assuntos so iniciados quando os anteriores ainda no chegaram ao fim A falta de clareza sobre a agenda a ser seguida, ou a falta da indicao de uma pessoa para dirigir a reunio, faz com que os encontros sigam sem direco e prioridades. Algumas pessoas saem do encontro antes dos fins do trabalho, sem ter avisado com antecedncia, deixando decises em aberto por causa de sua ausncia. Outras vezes, a tempo de durao da reunio no foi devidamente esclarecido Se no h uma agenda prvia, ou um programa e horrio definidos, ou um objectivo claramente indicado, e talvez nem mesmo uma pessoa designada para dirigir a reunio, no ser surpresa se cada um seguir sua prpria agenda, tempo e objectivos Participantes so apticos e no esto interessados s vezes as pessoas participam de workshops e seminrios somente porque desta forma podem receber um complemento ao seu salrio ou porque foram para isto designadas pelo chefe. Estes participantes geralmente no tm interesse nos assuntos discutidos, e raramente se preparam para oferecer uma contribuio significativa em termos de conhecimentos, ideias e opinies, mesmo que com certeza as tenha. Todos se sentem frustrados porque mais reunies, seminrios e encontros voltam a discutir o mesmo assunto outra vez e outra vezresultados e benefcios concretos no so alcanados

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DIFERENTES TIPOS DE EVENTOS


PARA DIFERENTES OBJECTIVOS
Nesta brochura, vamos falar de diferentes tipo e duraes de eventos participativos. Um seminrio, ou a oficina de trabalho (workshop) ou a conferncia tm objectivos e durao diferentes, mas devem obedecer aos mesmos princpios de organizao. Aqui vamos tratar de ...

1. COMO PLANIFICAR E COORDENAR


REUNIES INTERNAS E DE ROTINA

2. COMO PREPARAR REUNIES


ESPECFICAS DE UM OU DOIS DIAS - WORKSHOPS, CONFERNCIAS, SEMINRIOS

Neste Manual, voc vai encontrar um roteiro completo para preparar reunies curtas ou mais longas, mais elaboradas. Em seguida, algumas tcnicas especficas que podem ser utilizadas em todos os tipos de reunies vo ser apresentadas, tais como a tempestade de ideias (Brainstorming), o mapa mental (mind mapping), a formulao de perguntas orientadoras, o quadro lgico, a sintetizao de ideias. Uma das principais qualidades dos moderadores a boa comunicao. Por isto, como um dos elementos fundamentais para o sucesso de seminrios e outros eventos participativos, a comunicao tambm discutida neste Manual, como uma tcnica a ser aperfeioada por moderadores e facilitadores. Neste nosso Manual, assim como em nosso trabalho do dia a dia, no vamos distinguir entre moderador e facilitador. Aqui, os dois termos sero usados indistintamente. Vamos comear ento apresentando uma frmula bastante simples para a planificao de reunies de rotina.

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1. REUNIES INTERNAS E DE ROTINA


Existem diferentes maneiras de melhorar a efectividade de suas reunies internas. Aqui, alguns exemplos. O comeo: Quem vai moderar/facilitar a nossa reunio hoje? (ou, melhor, Na ltima reunio, ns decidimos que o Sr. Souza vai moderar hoje) Quem vai escrever a acta? O/a moderador/a assume: - Colectar todos os assuntos a serem discutidos ou apresentar a proposta j elaborada dos assuntos a serem discutidos a agenda (Escreva os temas num quadro preto, ou numa folha de papel grande, de forma que todos possam ver e acompanhar a qualquer hora) - De acordo com as actas da nossa ltima reunio, temos que discutir as seguintes questes: - Quais as outras questes importantes que tambm devem ser discutidas? - Quanto tempo precisamos para discutir cada uma destas questes? - A que horas devemos terminar? Algum deve sair mais cedo? - Parece que no haver tempo suficiente para tudo. Ento - Quais os pontos em que gostaramos de nos concentrar hoje? - Em que ordem devemos abordar estas questes?

NO SE PREOCUPE! UMA VEZ ACOSTUMADO/A A ESTE PROCEDIMENTO, TODA A INTRODUO NO LEVAR MAIS DO QUE 5 MINUTOS AT CHEGAR A ESTE PONTO

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O desenvolvimento: Seguindo a agenda definida, o grupo pode discutir ponto por ponto, um aps o outro. O moderador/facilitador/a cuida para que a agenda definida seja seguida. Se ele/a nota que ser difcil cumprir a agenda, o grupo deve decidir se esgota o assunto prolongando a reunio ou se adia a discusso. S no permitido ao facilitador/a perder o controle da situao, e deixar o grupo discutir por muito tempo o que fazer... NO V AO PONTO SEGUINTE DA AGENDA SEM HAVER CHEGADO A UMA DECISO NO PONTO ANTERIOR. ESTA DECISO PODE SER: QUEM VAI FAZER O QUE, QUANDO. OU: VAMOS DISCUTIR ISTO OUTRA VEZ NO DIA TAL, EM TAL LUGAR. OU: DONA MARTA VAI PREPARAR UMA PROPOSTA E ENVIAR PARA TODOS.

Fechando a reunio: Repita rapidamente os principais pontos definidos Marque a data da prxima reunio, e indique os assuntos que j esto definidos Diga como e quando a minuta (a acta) ser distribuda (se j no houver rotina neste sentido) Escolham quem ser o/a moderador/a do prximo encontro.

TERMINE A
REUNIO NO TEMPO DEFINIDO !!

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2. EVENTOS ESPECFICOS DE UM OU MAIS DIAS


Algumas circunstncias especiais exigem o trabalho em equipe, que se traduz tanto numa rotina de encontros quanto na necessidade de realizao de eventos especficos mais longos, com diferentes objectivos. Quando uma equipe necessria? Quando se est lidando com problemas de tal ordem que ningum sozinho tem a resposta, precisa-se de diferentes pontos de vista (quando uma situao tem uma resposta relativamente simples, no necessrio um trabalho de equipe). Quando se quer definir a tarefa ou o plano a ser executado, necessrio compartilhar os pontos de vista e experincias, para aumentar as chances de sucesso. Quando se espera uma reaco ou uma mudana rpida, preciso trabalhar em conjunto, para garantir que as pessoas que sofrero as mudanas compartilhem do processo de discusses e tomada de decises. Quando existe uma necessidade real de garantir uma abordagem integrada, devido natureza do trabalho, que exige mltiplas perspectivas. CENTRALIZAO VERSUS PARTICIPAO Muito tem sido dito sobre a gesto participativa e suas vantagens sobre os sistemas centralizados de gesto, sua modernidade frente s exigncias de um mundo cada vez mais integrado e multidisciplinar. Para suceder nesta abordagem, preciso ter claros os limites que o trabalho participativo impe.

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Isto no quer dizer que o grupo em si bom ou ruim apenas; preciso ter em conta a dinmica do grupo. Existe em cada grupo uma potencialidade muitas vezes no descoberta no dia-a-dia das organizaes. Pessoas com muita experincia, mas tmidas, podem no contribuir de modo eficiente. Pessoas com domnio em grupos, com presena forte, podem no ter uma base terica ou uma compreenso poltica suficiente. Da as vantagens de reunir pessoas com perfis diferentes, muitas vezes de diferentes organizaes, para discutir ou planificar para um mesmo objectivo. Para garantir que este evento participativo atinja seus resultados, preciso utilizar certas tcnicas que apiem o grupo em toda a sua potencialidade. O papel do/a facilitador/a da maior importncia, pois quem conduz o encontro tem a chance de faz-lo de modo a dar a palavra a quem normalmente no a tem equilibrar as participaes de todos usar tcnicas e dinmicas de integrao interpessoal orientar o grupo para alcanar o objectivo definido. Por isto, a questo da centralizao versus participao no tem sentido. preciso definir quando importante que os chefes tomem as decises rapidamente e sozinhos, e quando a discusso em grupos necessria. Os chefes continuaro a ter seu papel na tomada de decises, pelas quais so responsveis. Mas nada substituir, como potencialidade humana e criativa, com responsabilidade compartilhada, o trabalho em equipe. SITUAES QUE PODEM EXIGIR UMA REUNIO MAIS PROLONGADA: Reformas internas institucionais Reviso e distribuio de tarefas dentro de um grupo de trabalho Elaborao de planos de trabalho Definio de estratgias de trabalho Discusso de polticas pblicas Avaliaes de planos em andamento Avaliaes de situao para a tomada de decises

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PASSOS DO TRABALHO Genericamente, todas as reunies seguem os seguintes passos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Definio dos objectivos do encontro Caracterizao dos participantes (perfil e nmero) Elaborao da agenda ou pauta de trabalho Definio dos mtodos a serem utilizados para a discusso Preparao do pessoal, do material e da logstica Elaborao e distribuio de convites Conduo e coordenao da reunio Avaliao e documentao da reunio Distribuio de documentos e tarefas

Estes passos sero mais simples ou mais complexos a depender da abrangncia dos objectivos, do tempo de trabalho e do nmero de participantes. 1. DEFINIO DOS OBJECTIVOS DO ENCONTRO Passo crucial para o sucesso de qualquer evento. Mesmo uma reunio de rotina dever ter claro o seu objectivo. Se o objectivo no claro, repetimos uma rotina sem ter a clareza do que esperado do grupo, e o trabalho colectivo no avana! Conhecer os antecedentes da reunio ajuda a definir com mais preciso os seus objectivos. H de se ter MUITO cuidado para no confundir objectivos da reunio com objectivos que o grupo deseja alcanar no futuro.
Por exemplo o objectivo de uma reunio pode ser: Elaborar um plano de trabalho para melhorar as condies de trabalho dos professores da zona rural Mas jamais dever ser: Melhorar as condies de trabalho dos professores da zona rural porque isto definitivamente no vai acontecer durante a reunio!

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Portanto,

2. CARACTERIZAO DOS PARTICIPANTES (PERFIL E NMERO) A organizao do evento (local, material etc) e os mtodos a serem utilizados dependero totalmente do nmero e do perfil dos participantes. Quais as informaes que os participantes j tm? O que preciso informar a todos antes de iniciar a discusso? So todos chefes ou de diferentes nveis hierrquicos? So todos da mesma rea de trabalho ou vm de diferentes experincias? O grupo j se conhece ou trabalha junto pela primeira vez? Existe alguma outra caracterstica do grupo que deve ser levada em conta? (Falam a mesma lngua? Tm idades muito diferentes? Vm de culturas diferentes? Pertencem a grupos em conflicto? Alguns no sabem ler ou escrever? H s homens no grupo? H s mulheres no grupo? etc) Quantas pessoas sero convidadas? Como dividir com este nmero os grupos de trabalho? A sala prevista comporta este nmero de pessoas, mesmo com grupos de trabalho? E mais quantas perguntas forem necessrias para se ter uma idia clara da composio e perfil do grupo de trabalho.

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Em uma reunio equilibrada, em que a mdia dos participantes contribuem com suas opinies, podemos calcular cerca de 5 a 7 minutos de contribuio por participante por hora, sem contar o tempo de apresentaes ou do facilitador. Isto significa que em uma reunio de uma hora, com um coordenador e 6 participantes, cada participante ter a oportunidade de expressar opinies por 7 a 8 minutos apenas!!! Se o coordenador da reunio precisa da opinio profissional dos participantes, deve reduzir o tamanho do grupo ou prolongar o tempo da discusso. De outra forma, nem todos tero a oportunidade de dar a sua contribuio. No caso em que se precisa trabalhar com um nmero muito maior de pessoas, melhor fazer mais de uma reunio, chegar a concluses parciais, eleger representantes, e fazer uma reunio de consenso final. 3. ELABORAO DA AGENDA OU PAUTA DE TRABALHO A agenda, roteiro ou pauta de trabalho importante porque todos esto de acordo quanto ao QUE ser discutido, em QUE ORDEM, e POR QUANTO TEMPO. Este procedimento proporciona uma referncia para que os participantes se preparem com antecedncia (lendo documentos, fazendo pesquisas, ou discutindo com seus subordinados e chefes), e cheguem com a mesma expectativa ao evento. Nada pior do que participantes convidados para uma reunio sem ter ideia do que se trata. Eles no estaro preparados, tero expectativas equivocadas e na maioria das vezes no se responsabilizaro pelos resultados da reunio. Uma agenda de trabalho prvia (a definitiva sempre ser acertada durante o evento, numa verificao conjunta) deve ser distribuda junto com a descrio dos objectivos da reunio no convite. melhor que a agenda de trabalho no contenha em detalhes tudo o que ser tratado, mas dever conter os principais tpicos e resultados esperados. Esta tambm uma questo de estilo, e depende tambm de quo fechada est a programao na hora da distribuio dos convites.

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Veja o exemplo:
Agenda de trabalho 09h00 Abertura e apresentao dos participantes. Aprovao da agenda 09h40 Apresentao do tema Educao das raparigas em Sofala Resp.: Jos Almeida 10h00 Discusso e concluses: Quais as mudanas pedaggicas mais importantes a serem introduzidas no prximo ano lectivo? Intervalo 11h30 Plano de trabalho distrital sobre a introduo das mudanas pedaggicas. Trabalho de grupo. 12h30 Almoo 14h30 Apresentao e consenso sobre os planos distritais Intervalo 16h30 Agenda de tarefas para implementao dos planos 17h30 Avaliao final

Uma agenda muito detalhada sobrecarrega o texto com informaes e faz com que as informaes mais importantes desapaream no meio do texto

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MUITO IMPORTANTE: o clculo do tempo necessrio para cada ponto da agenda. Seja realista. Se a agenda concede 10 minutos para cada apresentao, algum deve controlar este tempo. As discusses previstas devem sempre ser coordenadas e moderadas de forma a se manterem dentro do tema, dos objectivos e do tempo disponvel. Evite sobrecarregar os participantes. No sobrecarregue a agenda, faa um bom clculo do tempo com sobra -, contando com atrasos, que normalmente so tolerados. E considere sua experincia na participao de reunies, para planificar uma reunio agradvel e produtiva. 4. DEFINIO DOS MTODOS A SEREM UTILIZADOS PARA ALCANAR OS OBJECTIVOS Em reunies mais longas, para manter o interesse das pessoas, preciso alternar diferentes dinmicas de trabalho. Trabalhos de grupo, apresentaes, discusses, simulaes e outras tcnicas podem ser usadas para manter permanente o interesse dos participantes na busca de alcanar os objectivos definidos. Tambm mudam as tcnicas em funo dos objectivos e do perfil dos participantes. Mudam as tcnicas em funo do local de trabalho e dos materiais disponveis. Mudam as tcnicas em funo do tempo disponvel para o trabalho.

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Os principais mtodos a serem definidos previamente em uma reunio de um ou mais dias so: Como ser feita a apresentao dos participantes? Como sero feitas as apresentaes e comunicaes necessrias? Como sero encaminhadas as discusses e concluses? Como sero documentadas as decises ou elaboradas as actas? Como ser feita a avaliao do trabalho? Como se encerrar a reunio? importante saber que quem est responsvel por preparar o encontro responsvel por preparar muito bem o roteiro metodolgico interno, de modo a ter claramente indicados os mtodos a seguir em cada ponto. Para facilitar, recomendvel fazer um cartaz, ou uma folha de orientao, onde se anotem os passos do trabalho, os mtodos, os materiais necessrios, os responsveis e o tempo previsto. Este roteiro no deve ser apresentado aos participantes, mas serve de guia para a coordenao ou para a moderao. MODELO DE ROTEIRO METODOLGICO
Actividade Mtodo Material necessrio Resp./ Coord. Tempo

1. Abertura 2. Apresentao dos participantes 3. Apres. Tema 1 4. Discusso e concluses 5. Apresentao dos grupos 6. Definio de concluses

Discurso Entrevista dois a dois Comunicao + visualizao Trabalho em grupo 4 grupos de 5 pessoas Livre com visualizao Moderao em plenrio

Tribuna organizada + microfone Cartolinas + pincel de feltro Retroprojector + microfone Mesas de trabalho + papel e caneta Painel, cartazes, e material de apresentao Painis e lbum seriado com papel

Director Jos Prof. Maria Jos Lderes dos grupos Jos

10 m. 30 m 20 m 40 m 15 m. cada grupo 20 m

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Os mtodos de trabalho podem ser apresentados aos participantes, mas a coordenao tem o direito e o dever de guardar um pouco de surpresa, para manter aceso o interesse pelos prximos passos. importante salientar que no se deve fazer trabalho de grupo s por fazer. O trabalho de grupo deve fazer sentido, e os grupos devem ver os resultados de seus trabalhos reflectidos nas decises finais. No faa grupos de trabalho se os resultados no puderem ser apresentados e discutidos de alguma forma. Em qualquer trabalho participativo, a VISUALIZAO permanente do andamento dos trabalhos ajuda a manter a ateno dos participantes focalizada. A visualizao o uso de meios visuais (quadro preto, cartaz, painel ou outros) para documentar e apoiar as discusses. Assim, todos podem concordar ou discordar sem problemas de comunicao ou mal-entendidos. Cada deciso tomada deve ser anotada vista de todos, para se ter certeza de que todos concordam ou tm conhecimento. Os mtodos para a moderao podem ser encontrados no captulo especfico deste Manual. 5. PREPARAO DO PESSOAL, DO MATERIAL E DA LOGSTICA Sobre o local de trabalho Em um evento de carcter participativo, no podemos descuidar do formato da sala e da arrumao das cadeiras. Para facilitar discusses, troca de ideias e busca de consensos, importante que as pessoas possam ouvir bem, e olhar uns para os outros. Por isto, o formato ideal para reunies de carcter participativo o circular. Cadeiras em crculo, ou em U, proporcionam uma atmosfera de conversa e integrao. O formato em sala de aula, onde todos se sentam virados para um mesmo lugar, dificulta, ou mesmo impede, a comunicao interpessoal, estando as atenes voltadas apenas para fora do grupo. Deve haver algum tipo de material visual, para que as discusses e decises possam ser escritas e visualizadas claramente pelo e para o grupo todo. Um quadro preto, um bloco de papel gigante (flipchart), um painel com cartolinas,

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ou ainda cartazes em branco so os materiais mais comuns de apoio visualizao. O local deve ser o mais silencioso possvel. De preferncia, a sala deve ter luz natural e no artificial. A luz artificial acelera o processo de cansao nas pessoas. O lugar deve possuir boa ventilao natural e devemos fazer o possvel para evitar excesso de calor ou frio. gua para beber deve estar disponvel no local e as casas de banho devem estar limpas. Os intervalos tm um significado especfico. Eles deveriam ser pensados para criar cortes numa programao, de modo a facilitar a integrao informal entre as pessoas, e criar novas situaes dentro do grupo. Por isto, normalmente os lanches devem ser oferecidos em local diferente do local de trabalho. Em geral, os lanches so vistos como a obrigao do anfitrio em oferecer comidas e bebidas, reproduzindo um hbito e costume da famlia. Mas reunies de trabalho no so uma visita, devendo ser do interesse de todos. preciso pensar bem no significado dos lanches e almoos, para no criar expectativas erradas nos participantes! A comida, se muito pesada, leva ao sono. Sucos naturais so preferveis a refrescos artificiais. Para contribuir para a limpeza do meio ambiente, bom evitar plsticos e no produzir lixo. No esquea o cesto para o lixo na sala. O/a moderador/a deve aproveitar os momentos de intervalo para preparar os prximos passos do evento junto com o pessoal da logstica, que so sempre os ltimos a sair e os primeiros a voltar sala de trabalho. Os moderadores podem sugerir que as pessoas troquem de lugar quando voltam do intervalo, para imprimir nova dinmica de participao, quebrando subgrupos que se formam dentro do grupo.

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Sobre os materiais importante que os moderadores preparem antecipadamente TODOS os materiais necessrios para o evento. Se um dos apresentadores, por exemplo, disse que vai utilizar apresentao eletrnica em sua comunicao, deve-se verificar com antecedncia se: O computador e o projector funcionam e se comunicam? A sala tem ligao elctrica? Os cabos tm comprimento suficiente? necessrio e possvel escurecer a sala? Existe uma superfcie adequada para projectar as imagens? Se se pretende fazer trabalhos em grupo: Existe lugar suficiente para diferentes grupos de trabalho? Existem mesas disponveis? O espao entre os grupos ser suficiente para que um no atrapalhe o outro? Os materiais esto disponveis para os grupos, em nmero suficiente? Se se vai usar texto de base para estudo: Existem cpias em nmero suficiente? Existem tradues para no falantes da lngua? A qualidade da cpia adequada? O texto tem tamanho adequado? Se se vai utilizar quadro preto para visualizao: Existe giz de vrias cores e apagador? Quem vai documentar as anotaes antes de se apagar e comear de novo? Todos podem ver bem o quadro? possvel guardar as ideias principais em cartazes nas paredes depois de se apagar o quadro?

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Se se vai utilizar o bloco de papel gigante (flipchart): Existem canetas adequadas de feltro? As canetas que existem esto boas e no secas? Quem escreve tem letra legvel e grande? Existem espaos e material para afixar os cartazes depois de escritos? Sobre o pessoal O pessoal mnimo que se vai necessitar em um evento de um at 3 dias de durao composto de: 1 ou 2 coordenadores/moderadores/as Com a tarefa de preparar o conceito, o programa e encaminhar a reunio, os/as coordenadores/as tm a responsabilidade de prever tempo, mtodos e garantir que se alcance o objectivo definido para a reunio. So responsveis por garantir a produo de uma documentao sobre as decises que so tomadas. 1 ou 2 secretrios/as Com a tarefa de apoiar a coordenao, organizar materiais, anotar os principais pontos das discusses, e compilar as decises j tomadas. importante ressaltar que neste caso, em que se adota a visualizao permanente das decises, no necessrio elaborar uma minuta longa, mas apenas anotar os pontos essenciais, copiando directamente dos cartazes que foram aprovados por todo o grupo. 1 ou 2 pessoas de apoio Com a tarefa de organizar a logstica, encaminhar ou resolver problemas dos participantes (transporte, hospedagem etc), controlar que o lanche e o almoo sejam servidos na hora certa e outras tarefas relativas organizao do evento.

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Lista de participantes importante que diariamente, e s vezes a cada turno, seja passada uma lista de participantes para ser assinada. Este procedimento facilita o controle de presena mas tambm um instrumento essencial para o controle do nmero de almoos e lanches a serem pagos (para um hotel, por exemplo). tambm um instrumento de transparncia de investimentos, pois prova a existncia do evento na contabilidade dos promotores.

6. ELABORAO E DISTRIBUIO DE CONVITES Naturalmente, este parece um passo simples. E . Basta seguir as regras: Um convite deve conter: Assunto e objectivo Local, data e hora do evento Programa Outras informaes relevantes. Deve ser redigido de forma bem simples de modo que as informaes sejam rapidamente visualizadas.

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Um exemplo

CONVITE
O Programa Especial das Naes Unidas de Combate ao Clera convida o/a Sr./a ________________________________________________________ para participar de uma reunio para traar um plano integrado de combate ao clera na cidade da Beira (objectivo). Este encontro ter a durao de dois dias. Sua presena de muita importncia para a mais rpida soluo do problema. Pedimos que prepare para a ocasio informaes sobre o programa que a vossa instituio desenvolveu dentro do assunto. Local: Clube de Golf da Cidade da Beira Data: Dias 27 e 28 de abril Das 08h30 s 17h30. A organizao do evento oferece lanches e almoo no local. Por favor, confirme antecipadamente sua presena pelo telefone 323232, com a sra. Isa, at o dia 23 de abril.

Assina: a coordenao do evento. Anexamos a programao do evento para seu conhecimento.

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7. CONDUO E COORDENAO DA REUNIO Em geral, pode-se dizer que todos os eventos seguem o seguinte padro sequencial: Preliminares Boas vindas e apresentaes Apresentao dos papis dos participantes (coordenadores, secretrios, apresentadores o que se espera de cada um) Objectivo e agenda do encontro: apresentao e consenso Linhas gerais de trabalho, com as informaes mais relevantes, para estabelecer uma base de trabalho comum Introduo dos tpicos concretos Apresentao de um tema para debate ou A colocao de uma pergunta pelos moderadores ou Apresentao de um vdeo ou filme para iniciar a discusso ou A distribuio de um texto para leitura ou Um trabalho de grupo para elaborar a questo inicial do trabalho Resolvendo problemas, tirando concluses e tomando decises Aprofundar a questo, atravs de outras apresentaes, discusses e trabalhos de grupo Contextualizar a questo, comparando com outros pases ou grupos Introduzir variadas questes, discutir e produzir possveis solues e alternativas Avaliar opes, estabelecer critrios de deciso Seleccionar as melhores opes e decidir Visualizar as decises, propostas e sugestes Visualizar os pontos de conflicto para futuras decises Encerramento Reunir e confirmar as decises de consenso Desenvolver um plano de implementao com responsabilidades Definir os prximos passos agenda de trabalho com datas limites para realizao das tarefas Se for o caso, avaliar o cumprimento dos objectivos da reunio.

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8. AVALIAO E DOCUMENTAO DA REUNIO A AVALIAO do evento deve ser feita sempre que: For importante para o aprendizado da conduo de reunies For necessrio para comparar com outros eventos do mesmo teor Fizer parte de um programa de avaliao permanente For desejvel conhecer se os participantes ficaram ou no satisfeitos Existem vrias maneiras simples e outras mais complexas de se fazer avaliaes. Desde um questionrio previamente preparado, com perguntas especficas e detalhadas, com valores numricos para medir a qualidade, at avaliaes mais abertas. Uma das formas mais simples perguntar, ao final do evento: O que foi bom neste evento? O que poderia melhorar num evento futuro?

E pedir que as pessoas respondam anonimamente em papis separados, para serem entregues coordenao. A DOCUMENTAO de uma reunio ou de um evento deve ser feita da forma mais simples possvel. Quanto mais elaborada e complicada, menos leitores vo dispor do seu tempo para a leitura da documentao. A acta da reunio serve basicamente a duas funes: 1. Estabelecem e documentam o consenso obtido durante as discusses. 2. Propiciam um melhor acompanhamento dos desdobramentos das decises. Problemas das actas que se preparam: so burocrticas e usam linguagem muito formal e floreada tomam muito tempo no so distribudas entre os participantes no mostram claramente quais foram as decises tomadas o processo de buscar as informaes relevantes difcil e demorado.

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Abaixo, temos uma sugesto de como elaborar actas simples para reunies, mas sabemos que existe uma resistncia muito grande simplificao das actas. Esta resistncia se d pelos seguintes motivos: receio de mudanas de procedimentos receio de maior transparncia nas decises as informaes circulam mais abertamente e no s nas mos de quem tem o livro de actas; existe maior facilidade de verificar se as tarefas delegadas foram cumpridas no tempo ou no. Como se v, o simples facto de se mudar o formato das actas de uma reunio pode implicar uma mudana profunda de comportamento institucional. Um modelo muito simples de uma acta

Acta da reunio de 27 e 28 de abril de 2001, na DPS Sofala. Participantes: Carmen, Jos, Lina, Estvo e Carlos. Secretria: Maria
Nr Assunto Decises/Concluses/Tarefas Resp. Data final

Alcance do clera

Fazer levantamento dos casos notificados nas escolas

Lina Para Sr. Carlos Carmen

At 3.05

Trabalho conjunto

Fazer reunio para definir as atribuies de cada instituio envolvida Elaborar um programa de limpeza da cidade- guas, esgotos e lixo. Fazer reunio com Sade-Cidade.

No dia 15.05, na DPS 10.05

Problemas associados

Jos Enviar para o director

Outros eventos, workshops e seminrios, tambm devem buscar uma documentao simples, que facilite a leitura e o acompanhamento posterior.

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9. DOCUMENTAO E LISTA DE TAREFAS importante que os participantes de um evento recebam as actas ou a documentao o mais breve possvel. Em reunies curtas, o ideal receberem no dia seguinte. Em reunies mais longas, em que a documentao precisa de mais tempo de preparao, pode-se marcar o dia em que as actas sero distribudas, como parte de uma das decises finais da prpria reunio. O relatrio de um seminrio deve ser o mais curto possvel e deve conter informaes teis, em um formato atraente. A capa deve indicar claramente o assunto, os responsveis, a data e o local do encontro. Uma pgina com o sumrio executivo inicia o relatrio, fazendo um resumo dos antecedentes, procedimentos do encontro e resultados alcanados. O contedo central vai depender dos objectivos: O relatrio ser distribudo s para os participantes ou para um grupo maior? O relatrio vai s informar ou vai servir como um manual de operaes? Informaes sobre os antecedentes do evento devem ser tambm includas? Existem outras informaes que so importantes e necessrias? A cpia da documentao original, produzida durante o evento, assim como a lista de participantes, pode vir ao final do documento, como anexos.

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COMUNICAO
A ARTE DE FALAR
????????????? O termo retrica vem do grego e significa a arte de ????????????? falar de forma expressiva. A retrica no pode substituir o conhecimento profundo de um assunto, mas necessria para transmitir contedos para uma audincia. A habilidade de falar em pblico, de conversar de forma persuasiva e de argumentar convincentemente pode ser adquirida. A retrica revela o seu estilo atravs da forma e da estrutura dos contedos do seu discurso. Qualquer pessoa que fala em pblico exercita um poder. Ter o poder implica ter responsabilidade tica, especialmente na arena poltica e social. Por isto, retrica e postura democrtica devem ser conceitos muito prximos, para evitar que o poder da persuaso entre nos limites da manipulao. Os princpios ticos do orador deveriam ser: levar seriamente em conta os interesses dos ouvintes sentir a obrigao de pesquisar seriamente o assunto a ser discutido falar honestamente, isto , no manipular factos nem apresentar deliberadamente vises parciais e deturpadas. Mas, por que somos motivados pela oratria de alguns oradores e no de outros?

O efeito de uma apresentao deriva de 50 % da linguagem verbal e 50 % da linguagem corporal

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O que a linguagem verbal? estrutura argumentos contedo informativo descrio esquemtica e fcil Elementos da retrica frases curtas perguntas retricas linguagem simples comparaes e exemplos citaes repeties humor provocao

Base da estrutura retrica DIGA O QUE QUER DIZER DIGA-O DIGA O QUE DISSE!

Erros retricos Estilo difcil e complicado No respeitar o tempo previsto Frases longas demais Falta de estrutura ou uma estrutura confusa Falta de conexo entre as ideias Falta de exemplos ilustrativos Voz baixa demais ou pronncia fechada Palavras emendadas, sem individualidade Frases incompletas No dar ateno aos fatores de interferncia (o celular tocando!) No levar em conta o interesse dos ouvintes Falta do resumo final Vcios de linguagem (repeties)

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O que a linguagem corporal? postura gestos expresses faciais contacto visual voz POSTURA E GESTOS Deve-se distribuir o peso do corpo em ambas as pernas e pisar firmemente o cho (trocar com frequncia o peso de um p para o outro faz parecer que a pessoa est a falar andando). Os ps devem estar levemente afastados, isto expressa confiana e aumenta a persuaso na fala. Pode-se inclinar ligeiramente em direco audincia. No levante a cabea e o nariz para o ar, criando a impresso de arrogncia, de estar falando para baixo. Evite segurar seus braos atrs das costas. Isto esconde os gestos, e traz a tendncia de usar mais os ombros e as pernas para acentuar a fala, o que pode parecer cmico. Braos cruzados frente tambm devem ser evitados. Fazem as pessoas parecerem especialmente tmidas ou desajeitadas. Se esta no a inteno, evite esta postura a todo custo. A postura bsica recomendada para o orador em p caracteriza-se pela firmeza da posio: as mos so mantidas em uma posio central neutra, podendo ser usadas para gestos que enfatizem os contedos da fala. Colocar as mos nos bolsos pode parecer um pouco casual, mas no deve continuar por mais de um minuto Evite cruzar as mos em postura missionria, ou colocar as mos na cintura, o que demonstra uma atitude arrogante e inamistosa. Evite tambm apontar o dedo indicador para no parecer um sabe-tudo.

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Quando sentado/a, evite fazer ns com pernas e braos. Braos cruzados e pernas presas nos ps da cadeira demonstram reserva interior. A postura bsica recomendada para oradores sentados caracterizada por uma postura erecta e braos descruzados. Alguns truques: No incio de sua carreira de orador, use um carto, ou um pequeno papel, com anotaes curtas, o que ajuda no s a lembrar as coisas mais importantes mas tambm ajuda as suas mos a ficarem onde devem: acima da linha da cintura. Segure o carto em uma das mos, e deixe a outra livre para gestos. No gesticule com a mo que segura o carto porque isto distrai a audincia. EXPRESSES FACIAIS As expresses faciais dependem obviamente da personalidade do orador. Os actores aprendem como control-las conscientemente. Oradores tambm deveriam ter esta habilidade, pois expresses faciais podem realar o impacto de uma palavra falada. Um momento importante para a aplicao da expresso facial logo antes de comear a falar. A expresso do orador - um olhar amistoso ou um sorriso - tem influncia decisiva no nimo da audincia. Voc vai perceber que a audincia devolve sua expresso e lhe d uma recepo calorosa. O mesmo vai acontecer se voc apenas fixa o olhar. Claro que importante adequar a expresso ao contedo da fala. Um sorriso no momento errado pode ser visto como cnico. CONTACTO VISUAL Os olhos so o espelho da alma. O contacto visual com sua audincia um dos mais importantes meios de comunicao no-verbal. O uso consciente do contacto visual reala a credibilidade de sua fala.

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Olhe para os ouvintes enquanto fala. Isto aumentar a sua ateno, e a sua reaco ajuda-lo- a avaliar o efeito de sua fala. Portanto, no finja que est a olhar, olhe propriamente. Se se dirige a uma audincia de 25 pessoas ou menos, pode deixar o olhar circular e momentaneamente olhar para cada um de uma vez. Se est a falar a uma grande audincia, escolha alguns indivduos para olhar. Primeiro, selecione pessoas que esto favoravelmente dispostas a voc. Conforme sua confiana aumenta, dirija o olhar directamente aos seus crticos. Voc vai notar que isto ter um efeito positivo sobre suas atitudes defensivas. No esquea que oradores que no olham para suas audincias so vistos como inseguros e sem credibilidade, e no pior dos casos, como desonestos. Olhe para sua audincia de modo amigvel, dando a impresso de que se sente satisfeito de estar ali falando para aquele grupo de pessoas. VOZ A voz o instrumento musical do orador. Com ela, o orador adiciona timbre e cor a suas palavras. No sentido figurativo, a voz a caneta que sublinha os pontos importantes de sua fala. O efeito da voz depende de: timbre volume pausas respirao articulao

Como isto funciona?

Apesar de que o timbre da voz humana determinada pela posio dos dentes ou pelo tamanho da boca, isto no significa que no se pode melhorar a voz e a pronncia. O timbre, a entonao da voz, o factor determinante na interpretao da palavra falada. importante que sua fala

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no seja feita em um s tom de voz. Sua voz d audincia a revelao do seu interesse no assunto, da sua credibilidade e da sua prpria confiana em seus argumentos. Voc deveria desejar projectar um carisma dinmico e activo. Evite entonaes como as de sermes, e busque o outro extremo: o estilo dinmico de alguns comentaristas esportivos. Alguns efeitos tambm podem ser conseguidos com o volume da voz. Podese levantar a voz gradualmente e realar passagens especiais ou criar efeitos falando particularmente baixo ou calmamente. O ritmo e a velocidade tambm so efeitos que se pode utilizar. A pausa tambm de grande ajuda. Se quiser uma especial ateno a uma passagem, faa uma pausa imediatamente antes. Isto tem o efeito de aumentar a ateno e a curiosidade. Use sentenas curtas. Pause no fim de cada sentena. Isto tambm vai facilitar o uso da linguagem, j que frases longas so mais difceis de construir usando boa gramtica. Estas pausas tambm facilitam a boa respirao. Isto importante para a ressonncia de sua voz. Respire no com seu peito mas com sua barriga. Tome tempo para respirar relaxadamente. Falando muito rpido, respira-se tambm muito rpido, levando a uma voz trmula, e mesmo sem perceber, fica-se desafinado. Muito cuidado: temos que descobrir quais so os nossos vcios de linguagem e corrigi-los. Palavras como da, ento, assim, portanto, cansam os ouvintes. Por ltimo, importante lembrar de articular bem as palavras. Muitos oradores juntam os fins de palavras com o comeo de outras. Muitas vezes engraado, mas a maioria das vezes apenas ruim. Por exemplo: tanto um prazer quanto um privilgio estar aqui com as senhoras e os senhores no dia de hoje no deveria soar como tantum prazer quantum privilgestaraqui cas senhore senhores no dia doje.

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TREMEDEIRAS Saiba que 90 % dos oradores sofrem de calafrios e tremores antes de comear a falar em pblico. Saber isto no ajuda muito mas reconhecer as razes disto pode ajudar a lidar com o problema. A primeira coisa a fazer identificar as razes. Eis aqui uma srie de perguntas possveis: Sente-se inferior sua audincia? De repente descobre que tem de falar de uma posio qual no est acostumado? A audincia maior ou menor do que o esperado? Voc imagina que a audincia est espera de um erro seu? Receia que no esteja bem preparado porque escreveu sua interveno no ltimo minuto? Quanto mais precisamente voc conseguir identificar a causa, mais fcil ser se beneficiar dos seguintes conselhos: 1. Comece preparando sua interveno assim que souber a data do evento. 2. Seja muito rigoroso em sua pesquisa. Confronte-se com as possveis perguntas a acontecer, preparando-se para as possibilidades. 3. Descubra onde e como voc ter que falar para evitar surpresas. 4. No corra para o evento no ltimo minuto, evitando nervosismos desnecessrios. 5. Sempre considere que a audincia veio para obter informaes de sua interveno. Desta forma, ser aceito como capaz disto. 6. Lembre-se de que a audincia est mais disposta a ouvi-lo do que voc pode imaginar. 7. Fique em p no incio de sua interveno. Distribua seu peso igualmente sobre as duas pernas, respire profundamente e sorria para a audincia. Estabelea contacto visual com indivduos bem dispostos. Eles vo sorrir de volta. Se for necessrio, organize algumas faces familiares no meio da audincia. 8. Prepare a abertura de sua interveno com especial cuidado e, se for preciso, decore-as. O fim tambm merece esta especial ateno.

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REGRAS PARA A BOA COMUNICAO


Fazer intervenes curtas e claras; Falar alto e devagar; Escolher o momento certo para falar; Usar linguagem accessvel ao grupo; Falar dentro do assunto discutido no momento; Relacionar sua contribuio s demais; Certificar-se de que est se fazendo entender; Se for preciso, acrescentar resumos, explicaes; Esclarecer ideias, categorias, conceitos; Ouvir com ateno sincera; Ouvir at o fim antes de responder; No interromper a fala de outro participante; Estar atento comunicao no-verbal (gestos, movimentos faciais); Avisar quando a ateno no puder ser mantida, por barulho externo, conversas paralelas, fadiga, desinteresse; Dar a palavra a quem mais tmido ou retrado, controlar participantes que dominam a participao; Explicitar segurana, evitando palavras como talvez, vamos tentar, poderamos; Olhar para os participantes, no para paredes ou janelas ou

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A ARTE DE ELABORAR
APOIOS VISUAIS

Ns chamamos de visualizao a todo o sistema de acrescentar informao visual ao processo de comunicao. Isso pode ser feito atravs de cartazes, do quadro-negro, do quadro-branco, do lbum seriado e papel gigante, de papel nas paredes, de mapas, de fotografias, de desenhos na areia ou qualquer outro meio de apoio visual que se possa imaginar! A comunicao e o aprendizado melhoram muito com a visualizao das ideias. As pesquisas indicam que enquanto ouvimos, apreendemos apenas 20 % da informao. A apreenso melhora para 50% quando ouvimos e olhamos ao mesmo tempo! Claro que a melhor forma de aprendizado ainda fazendo. Por isto a ideia do trabalho participativo to importante. O apoio visual isto mesmo, um apoio! No deveria nunca ser o centro da ateno do apresentador. Os ouvintes so o centro de ateno em qualquer apresentao ou facilitao. O apoio visual precisa mesmo ter esta funo: apoiar! Se a visualizao confusa, mal-preparada, sobrecarregada, incompleta, ou no corresponde com o que est sendo apresentado, a funo do apoio desaparece completamente. Ns podemos complementar a comunicao com visualizao de qualquer natureza. A visualizao a rea em que moderador ou facilitador usar de forma mais marcante a sua criatividade e cuidado. Vamos ver algumas regras bsicas para todos os tipos de visualizao.

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Escreva claramente!
Letras grandes, bem desenhadas, palavras separadas, sem hifenizao, com espaos adequados, em cores escuras e marcantes...

Simplifique o contedo!
Palavras conhecidas, curtas, frases curtas, ordem directa...

Busque equilbrio!
Espaos em branco, assim como as pausas na fala, fazem parte do significado da mensagem. Use os espaos em branco para equilibrar a visualizao. No rena informaes demais. Use apenas as palavras necessrias...

Linguagem adequada!
Grupos diferentes atribuem significados diferentes para as mesmas palavras. Verifique qual a linguagem adequada para aquele grupo de ouvintes. Utilize desenhos e smbolos.

Fuja dos clichs!


Evite palavras que todos usam, mas cujo significado pode ser dbio (exemplos? sustentabilidade, participao, equilbrio de gnero). Se precisar usar tais palavras, verifique com os ouvintes e participantes se eles tm a mesma compreenso que voc.

Varie os mtodos!
Tente variar as formas de visualizao. Utilize correctamente cada um dos mtodos. Pratique antes de utilizar os mtodos em pblico.

Busque a simplicidade!
Evite mtodos muito caros de visualizao. Encontre as condies locais mais adequadas. Utilize a criatividade do pessoal local.

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No processo da moderao, a visualizao serve para: criar uma memria do trabalho; focalizar as atenes durante as discusses, e mant-las dentro do assunto; permitir que todo o grupo verifique se a documentao est sendo feita de acordo com as ideias discutidas; prevenir repeties; validar comentrios dos participantes. criar uma percepo comum da direco do encontro e do progresso feito; criar um foco sobre a tarefa e no sobre os desacordos eventuais do grupo; apresentar tarefas e propostas de forma clara e compreensvel; tornar transparente o processo de tomada de decises. Como fazer? Colocando painis de parede ou flipcharts onde todos os membros do grupo possam ver. Anotando os principais pontos da discusso. Fazendo diferentes ttulos para as listas (interesses, opinies, acordos...) Pedindo ao grupo para esclarecer afirmaes complexas ou no claras. Pedindo ao grupo para corrigir se voc se escrever alguma coisa que no corresponde ao que foi discutido. Realando decises e acordos obtidos durante a discusso. Se necessrio, reescrevendo cartes ou redesenhando os cartazes durante os intervalos para organiz-los em listas teis ou em itens relacionados por categorias.

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O MTODO METAPLAN REGRAS BSICAS COMO TRABALHAR COM CARTES Letras legveis a 6 metros de distncia Trs a quatro linhas no mximo Somente palavras-chave, ideia compreensvel Uma idia = Um carto Mximo de 35 cartes por painel Usar formas e cores de maneira significativa Estruturar os cartes por blocos ou nuvens Utilizar ttulos e estabelecer relaes entre as ideias Outras recomendaes: Utilizar papel colorido para fotocpia, cortado no meio ou em trs partes; Utilizar marcadores de feltro azuis ou pretos; o vermelho e o verde deveriam ser apenas para sublinhar ou anotar comentrios; Fixe os cartes de uma forma fcil de remover: um alfinete no centro superior, ou uma pequena poro de massa colante (sticky stuff), ou adesivo no centro superior.

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O MODERADOR E O USO DE CARTES


PARA A VISUALIZAO DAS IDEIAS

1. Todo o material de visualizao deve ficar mo do moderador, organizado em uma mesa de apoio, separado por cores. Se quiser, o moderador pode ter duas mesas: uma com material para o grupo e outra somente para seu material. 2. O moderador no deveria escrever cartes durante as discusses para no perder o fio da argumentao. No entanto, pode ser que seja necessrio guardar algumas ideias que surjam. Neste caso, o moderador escreve somente palavras-chave sem perder a linha de argumentao dos participantes, e no primeiro intervalo complementa as ideias. O moderador deveria pedir para que os participantes escrevam ou desenhem suas prprias ideias como contribuio. Pode ainda pedir que uma ou duas pessoas do grupo sejam responsveis por escrever as ideias que surgirem. De qualquer forma, seja o moderador ou pessoas do grupo, todas as ideias anotadas devem ser lidas ao fim da discusso para que o grupo confirme ou corrija os contedos que foram anotados. 3. Os participantes so mais importantes que a visualizao. No d as costas para a audincia. No fale enquanto fixa material. Crie uma dinmica atractiva: fixe uma ideia, leia, fixe uma outra, leia. Devagar! 4. O moderador trabalha com as ideias que so do grupo. O moderador no muda, corta ou acrescenta ideias sem o consentimento do grupo. 5. O moderador faz perguntas para o esclarecimento (O que isto quer dizer?), mas no responde s perguntas. Devolve as perguntas para o grupo.

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VANTAGENS E DESVANTAGENS DE
ALGUNS INSTRUMENTOS PARA AJUDA VISUAL

Quadro preto ou branco Visvel por at 25 pessoas. fcil de escrever. Fcil de corrigir. No to bom se a informao deve permanecer visvel por um tempo longo. Flipchart (lbum seriado) Visvel por at 20 pessoas. Permite a preparao prvia das folhas. Informaes importante podem ser colocadas nas paredes, de modo que as pessoas podem ver depois da apresentao. Ateno: canetas apropriadas so necessrias. Painel para uso de alfinetes (pin-board) Visvel por at 30 pessoas. Permite organizar e mover o que j est afixado. A rea de trabalho pode crescer facilmente apenas colocando-se novos painis. Ateno: necessrio ter canetas apropriadas, folhas de papel, alfinetes e, claro, os painis. Projector eletrnico Visvel por at 100 pessoas (se voc puder escurecer bem a sala, ter boa qualidade na apresentao e uma tela grande). Possibilita a preparao antecipada. Possibilita copiar documentos originais, acrescentar grficos, imagens, e mesmo animaes. Os riscos so: Informaes demais, cores demais, ilustraes demais. A apresentao fica longa facilmente. Considere 3 minutos para cada slide. Se a energia eltrica acaba, adeus apresentao. Ateno: Escreva s o necessrio. Faa letras grandes que possam ser lidas distncia. Leia o que est escrito. Fique flexvel para acessar as diferentes partes da apresentao durante as discusses. No se esconda atrs da apresentao quem deve se comunicar voc, a visualizao somente apoio! Cuidado: mais de 10 minutos no escuro so suficientes para colocar um plenrio motivado para dormir... especialmente depois do almoo.

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MTODOS PARA
CONDUZIR DISCUSSES
A TEMPESTADE DE IDEIAS
Quando pode ser utilizada Quando se quer colectar opinies, ideias, problemas, categorias, critrios. Quando no se quer limitar ou avaliar previamente estas ideias. Quando h tempo disponvel para realizar a tarefa da forma apropriada. Quando no existe ainda uma linha definida a ser seguida para a colecta de ideias. Quando existe material de visualizao disponvel, absolutamente indispensvel neste caso. Como conduzir a moderao 1. O moderador coloca para o grupo uma pergunta ou proposta aberta, claramente formulada e visualizada, de uma forma que todos possam ver e ler. Por exemplo: Quais so as qualidades que apreciamos num bom professor? Por favor descreva um seminrio ou conferncia estimulante? Quais so os elementos que compem um bom grupo de trabalho? 2. O moderador verifica se a pergunta foi bem entendida, e se ela tem para o grupo o mesmo sentido que tem para o moderador. 3. O moderador apresenta em um cartaz quais so as regras da tempestade de ideias para que todos saibam e entendam a tarefa em que esto envolvidos.

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4. As regras so: Cada pessoa pensa livremente em respostas para a pergunta visualizada; Cada pessoa escreve suas ideias em papis ou cartes fornecidos pelo moderador, em nmero ilimitado; Cada idia diferente deve ser escrita em um carto separado; As ideias devem ser completas, mas as frases devem ocupar no mximo 4 linhas do carto; As ideias devem ser compreensveis e a escrita legvel; Todos tm 5 minutos em silncio, para escrever as ideias que vierem mente; Depois de 5 minutos, o moderador vai colectar as ideias de todos, mistur-las em sua mo, e apresentar as ideias anonimamente. 5. O moderador colecta todas os cartes ou papis, mistura-os de forma que a autoria das ideias no seja visvel, e comea a apresentar as ideias, apenas lendo o que est escrito, um carto de cada vez, devagar, afixando os cartes no painel ou na parede. 6. Se mais de 35 cartes so produzidos pelos participantes, o moderador tem que fazer o trabalho de apresentao em etapas. Depois de organizar as primeiros 35 ideias, comea a apresentar e discutir as ideias restantes. 7. Depois de todas as ideias colocadas no painel, o moderador pergunta aos participantes se h alguma ideia que precisa de explicaes quanto ao seu sentido, sobre o que o carto quer dizer. Ainda no se entra na discusso da ideia. 8. Se existem ideias cuja interpretao varia de pessoa para pessoa no grupo, o grupo tem o direito de escolher uma das interpretaes, ou o autor da ideia, se quiser, vai se manifestar e explicar. Em qualquer caso, o moderador reformula o carto com a ideia de consenso, ou pede a algum para faz-lo.

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9. Quando todas as ideias forem esclarecidas, comea-se a organizao por semelhana. O moderador pergunta ao grupo quais so as ideias que tm uma semelhana e que deveriam ficar agrupadas. 10. O moderador comea o agrupamento de ideias semelhantes, guiado pelo grupo. O moderador NO agrupa as ideias sozinho. 11. O moderador vai precisar de um espao livre (um outro painel, ou parede livre) para transferir os cartes com as ideias do painel original para o painel de agrupamento. 12. Depois de agrupar as ideias por semelhana, o moderador procede tomada de decises, seja qual for. Talvez se espere que o grupo escolha as 5 ideias mais mencionadas, assim o volume de cartes naquele grupo vai indicar a seleco. Talvez se espere apenas uma listagem, assim, todos os grupos vo se transformar no resultado do trabalho. Talvez apenas 1 das ideias deva ser escolhida e priorizada. 13. O moderador pode utilizar outros mtodos de priorizao, como a votao ou a priorizao em etapas (as 10 mais importantes, as 5 mais importantes, as 3 mais importantes etc). 13. Todo o processo deve ser guiado pelas ideias do grupo. O moderador orienta o processo atravs das perguntas e da aplicao do mtodo.
Qual o prato principal que queremos comer hoje no almoo?
Bife grelhado Carne grelhada BIFE Batatas cozidas Batatas fritas e cozidas Vegetais Cabrito Cabrito assado PEIXE Galinha assada Galinha frita galinha galinha Galinha cozida Cozido de galinha

Deciso final do grupo: O almoo ser de galinha cozida e batatas fritas

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INVENTRIO DE IDEIAS EM GRUPOS


Quando pode ser utilizado: Quando se deseja um mtodo de moderao para limitar opes e ideias de forma sistematizada e participativa, especialmente no levantamento de problemas. Como conduzir a moderao: O moderador apresenta a pergunta visualizada, por exemplo: Que problemas observamos no trabalho com a formao de professores? Formar grupos de 3 a 5 pessoas, dependendo do nmero total de participantes. Cada pessoa deve pensar sozinha (individualmente) e em silncio (sem discusso) sobre o tema e apontar no seu bloco de anotaes todas as ideias que venham mente em 5 minutos. Fazer uma lista dessas ideias. Terminar a fase de reflexo individual depois de exatamente 5 minutos (o facilitador d um sinal) e selecionar individualmente da lista de ideias as 5 ideias mais importantes ou os 5 problemas mais graves ou centrais. Apresentar estas ideias dentro do grupo de trabalho e fazer uma lista comum do grupo. Selecionar as 5 ideias mais importantes como opinio comum de todos os membros do grupo. Apresentar as ideias no plenrio. No plenrio repete-se o exerccio de reduo com a ajuda do moderador, a fim de se conseguir chegar, no final, a uma lista de 3-5 ideias/problemas mais importantes para todo o grupo.

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A DISCUSSO DIRIGIDA
O moderador tem como maior desafio ser um bom condutor de discusses, de forma que o grupo alcance uma base e um entendimento comum sobre o assunto que se est a discutir. O moderador d impulsos a uma discusso, de forma a fazer avanar o entendimento, atravs de concluses e decises parciais, ligando um passo ao outro, sem deixar perder o fio da discusso. A visualizao tambm um instrumento de muita ajuda, pois o grupo documenta, passo a passo, os estgios da discusso. O papel do moderador pode ser assim resumido: Perguntar Motivar o grupo a proceder a investigao a aprofundar o nvel de entendimento atravs de perguntas. Enfatizar Perceber pontos importantes da discusso que o grupo nem sempre capaz de notar, especialmente no que se refere a ligaes e conexes entre ideias de diferentes membros do grupo. Aprofundar O moderador no se satisfaz com explicaes superficiais. Sempre verifica se o significado das palavras e expresses usadas o mesmo para todo o grupo. Provocar O moderador percebe e usa pontos para provocar o debate e melhorar o entendimento, muitas vezes colocando em dvida certas certezas do grupo. Dar a palavra As explicaes e as fundamentaes das ideias devem partir dos membros do grupo, sendo o moderador o colector e organizador das contribuies dos participantes. Encorajar O moderador apia todos os membros do grupo a contribuir com ideias e refora a importncia da colaborao e participao de todos.

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QUALIDADES IMPORTANTES DO MODERADOR


NA DISCUSSO DIRIGIDA

1. ATENO AO OUTRO
Mostrar interesse pelo assunto e pelas pessoas Manifestar reaes positivas Entender o outro, colocar-se no papel do outro Dar ao outro oportunidade de expressar sua ideia at o fim

2. FAZER PERGUNTAS
Curtas e que no contenham insinuaes Simples, que no obriguem a pensar em muitas coisas ao mesmo tempo Em cujas respostas os outros estejam interessados Cujas respostas deixem clara a posio do grupo sobre o assunto

3. NO FAZER PERGUNTAS QUE


Sejam ambguas, com duplo significado Tragam a resposta j embutida S permitam um Sim ou um No como resposta (perguntas inquisitrias) Que j tm em vista determinada resposta (perguntas sugestivas) Que sejam muito especficas e demandem um conhecimento especializado

4. DAR RESPOSTAS QUE


Incitem os participantes a se manifestar Faam a discusso continuar

5. EVITAR RESPOSTAS QUE


Sejam contra os princpios culturais e ticos do grupo, provocando Tornem ridculo a pessoa que perguntou Que salientem a falta de competncia do outro S sirvam para a prpria apresentao

6. NO ARGUMENTAR DE FORMA DESLEAL


No fazer ataques pessoais No utilizar exageros No desviar o assunto No desvalorizar argumentos do outro

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COMO ELABORAR PERGUNTAS

Tenha uma ideia clara do que quer alcanar com a pergunta Prepare as perguntas com antecedncia, com cuidado, e organize-as na ordem em que pretende introduzi-las Imagine pelo menos 5 possveis respostas para sua prpria pergunta, e veja se o processo adequado para a discusso que se pretende Sempre visualize, escreva, a pergunta, de forma que todos possam ver e ler durante o processo de reflexo e discusso Formule a pergunta de maneira clara, concisa, em linguagem clara, em ordem directa Pergunte uma coisa de cada vez, no avance mais de um passo da discusso na mesma pergunta Verifique o entendimento da pergunta, mesmo se parecer que o significado claro e bvio A pergunta deve ser dirigida a todo o grupo, atraindo o interesse de todos O tempo a ser concedido para as respostas deve ser suficiente para a reflexo; no fique tenso em face do silncio do grupo, d tempo ao tempo; se no houver reaco, pode ser que haja problemas com o entendimento da pergunta Se o moderador gostar de uma resposta, mostre sua aprovao, mas sem exagero, para no desestimular ideias diferentes

Valria Salles

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O TRABALHO EM GRUPO
Enquanto o trabalho na plenria serve mais adequadamente s concluses, s tempestades de ideias, aos consensos, o trabalho de grupo muito mais adequado reflexo aprofundada, facilitando a participao de elementos que no se sentem vontade no grande grupo. O trabalho de grupo um mtodo, um instrumento didctico, e no um fim em si mesmo. Deve ser utilizado em condies especficas, dependendo dos resultados que o moderador deseja. O trabalho em grupo tambm ajuda a que vrias tarefas sejam executadas ao mesmo tempo. No entanto, o resultado dos trabalhos de grupo devem ser sempre apresentados e discutidos pelo grande grupo. O tempo um dos aspectos mais importantes no trabalho de grupo. O moderador deve sempre propor ao grupo o tempo destinado aos trabalhos de grupo e perguntar se o grupo acha o tempo suficiente. Deve tambm explicar que o tempo um recurso limitado, e tambm necessrio para a posterior apresentao e discusso no plenrio. Uma pessoa dentro do grupo deve ser responsvel pelo controle do tempo. E mais... Dividir os grupos de acordo com os interesses dos participantes Se dividir os grupos de forma arbitrria, pedir permisso para isto Buscar o equilbrio de gnero entre os grupos, a no ser que queira resultados diferentes entre os gneros para comparao Explicar aos grupos o que vai ser feito com o resultado dos trabalhos, e por que o trabalho em grupo foi escolhido Estimular o grupo a reflectir sobre a tarefa, em silncio, antes do incio do trabalho Verificar se h dvidas quanto s tarefas e sua execuo Visualizar as discusses e os resultados dos trabalhos Utilizar os resultados dos trabalhos em grupo para a continuao dos trabalhos, nunca ignor-los!

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O MAPA MENTAL (MIND MAP)


O que se entende por Mapa Mental um mtodo de anotar de forma espontnea uma srie de ideias, observaes, percepes, planos etc. Estes apontamentos no so feitos de maneira usual, ou seja, linearmente, mas bidimensionalmente, em forma de notas, conceitos e estruturas, criando assim uma impresso ptica que lembra os mapas geogrficos. Os Mapas Mentais servem para resumir e analisar textos, tomar notas em conferncias, redigir actas de reunies, planificar e preparar seminrios e conferncias e, naturalmente, para preparar aulas. Para o crebro relacionar informaces mais eficientemente, a informao precisa ser estruturada de uma forma a se encaixar, associar o mais facilmente possvel. O crebro funciona com conceitos-chave de uma maneira interligada e integrada. Nossas anotaes e sumrios tambm podem ser assim estruturados. A idia dos Mapas Mentais se baseia numa estrutura de rede. Em vez de comear no alto da pgina e formular sentenas e listas, comease o Mapa Mental no centro da pgina com a ideia principal e dali ramificar outras ideias relacionadas com o tema principal. O Mapa Mental tem uma srie de vantagens para o trabalho de tomar notas: O centro da ideia mais claramente definido. A importncia relativa de cada ideia indicada. As ideias mais importantes estaro mais prximas do centro. As ligaes entre os conceitos principais sero reconhecidas facilmente. A reviso e a recordao sero rpidas e efectivas. fcil adicionar novas ideias e conceitos. Cada Mapa vai ter uma aparncia final nica, ajudando a memria. Resumir e produzir rascunhos e pr-projectos uma rea criativa. O Mapa Mental uma estrutura aberta, que permite que as ideias continuem aparecendo.

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Como fazer Embora no existam regras rgidas para a configurao dos Mapas Mentais e cada pessoa possa desenvolver seu prprio sistema, h algumas recomendaes que facilitam seu uso: 1. Comece com a idia principal ou o tema no centro da folha 2. Ponha as ideias mais importantes no centro e as menos importantes mais para a margem 3. Utilize desenhos e imagens 4. Faa crculos ao redor dos diferentes conceitos 5. Marque as relaes entre os conceitos por meio de setas 6. Escreva palavras em linhas que se ramificam para outras ideias que possam aparecer 7. Trabalhe com diferentes cores 8. Trabalhe com visualizaes e analogias visuais 9. A mente deveria estar o mais livre possvel Setas ajudam a entender o fluxo do pensamento

Smbolos apiam a visualizao da mensagem

Formas geomtricas podem estabelecer diferentes categorias Imagens criativas podem estimular novas possibilidades de interpretao

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DOIS EXEMPLOS DE MAPAS MENTAIS

usar una folha grande, de formato retangular

identificar desenvolver estructuras


T e m a c e ntra l

Procedimento
usar

formas

tomar notas

MEMO

cores

Mapa Mental
imagens
use

To Do 1 2

em vez de listas "to do"

...

ladoesquerdoo:

lado direito:

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BONS FACILITADORES DE EVENTOS


PARTICIPATIVOS
Para se tornar um profissional da facilitao, algumas qualidades so de fundamental importncia... Bons profissionais Acreditam nos mtodos participativos como a melhor forma de ganhar qualidade em discusses e gerao de ideias No se satisfazem com explicaes superficiais nem utilizam palavras e conceitos sem perguntar-se constantemente o que isto quer dizer? Preparam-se com antecedncia e tm a capacidade de prever diferentes situaes e cenrios Tm um compromisso com e acreditam nos objectivos e conceitos do trabalho que fazem Tm capacidade de pensar rpido, analtica e sistematicamente Podem interpretar e encontrar conexes e consensos no aparentes entre membros do grupo Tm maturidade e sensibilidade poltica, conhecimento da histria e do contexto em que se situa o evento em que so moderadores Possuem habilidades de comunicao interpessoal e intercultural Respeitam diferenas e protocolos mas no os pem acima dos interesses do grupo Tm habilidades e facilidade de trabalhar em equipe, assim como a habilidade de apoiar o desenvolvimento da equipe Tm prazer em compartilhar o poder, as informaes e o conhecimento Tm sede de aprender novos assuntos, capacidade de concentrao por longos perodos, e capacidade de leitura e interpretao rpidas Tm criatividade ao lidar com situaes e condies em permanente mudana.

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ATITUDES POSITIVAS DOS FACILITADORES PERANTE O GRUPO Assumir posio neutra em caso de discusso e conflicto no grupo Ouvir sempre o que o grupo tem a dizer Conduzir os trabalhos de forma democrtica e flexvel (o moderador no o chefe, o facilitador!) Variar os recursos de comunicao (painis, flipchart, slides, retroprojector etc) Ser aberto, comunicativo, sinceramente interessado no objectivo da reunio Nunca deixar o grupo domin-lo. Ser seguro, positivo, e aberto para novos caminhos No interferir na discusso com opinies prprias, mas manter-se atento Estabelecer relaes entre interesses, necessidades e expectativas dos participantes e grupos envolvidos Proporcionar viso geral sobre o assunto que est sendo discutido Ter postura variada e dinmica: tom e volume de voz, gestualidade, estilo, local de trabalho etc No dominar o grupo, no aparecer demais, no impor seu ponto de vista. Aproxime-se dos indivduos no grupo. Olhe nos olhos, faa gestos de aproximao, sorria !!!! Mostre que gosta do seu trabalho !!!!