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ESCOPO
Grupo 7 Projeto ERPX
Alunos:
Alexandre Moiss de Goys Aline Sayuri Galelli Natlia Venanzoni Ferreira Corra Paulo Jos China
Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
1. Ttulo do Projeto
Implantao de um Sistema ERP - ERPX
3. Justificativa do projeto
Com a integrao dos dados, disponibilidade de informaes em tempo real para todos os usurios, padronizao de procedimentos, melhoria nos processos de negcio gerados pela implantao do ERP; a empresa espera os seguintes benefcios: a melhoria nos servios prestados aos clientes, ganho em prazos, melhoria na qualidade da informao e reduo de custos operacionais, tornando a empresa mais competitiva.
4. Descrio do projeto
O projeto deve prover a implantao do ERP nos mdulos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento. Consiste na anlise estratgica da implantao, seleo e definio do ERP/fornecedor, configurao, customizao, testes, treinamento dos usurios e operacionalizao do ERP para atender as necessidades da empresa.
Cdig o 001/2011 Nome do documento Termo de Abertura do Projeto Projeto ERPX Emitente GP Verso 1.0 Data 08/ 01/ 2011 Pgina 1/4
Diretor Executivo Gerente do Projeto Gerente de TI Gerente de Aquisies Gerente de RH Gerente Financeiro
Patrocinador Gerenciar projeto Prover estrutura Prover aquisies Prover recursos Prover verba
Planejamento Estudo processos organizacionais atuais Estudo de viabilidade Seleo e definio do ERP/fornecedor. Reviso/adequao dos processos operacionais nova realidade sistmica Implantao (parametrizao, customizao, testes e homologao) Treinamento Acompanhamento incio operao Documentao
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Projeto ERPX
Emitente GP
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Infra-estrutura de rede da empresa disponvel e operante. Ser disponibilizada uma sala para utilizao exclusiva da equipe de projeto, bem como, disponibilizao de infra-estrutura fsica (servidores, computadores e rede). Ser disponibilizado para a equipe do projeto, em regime de dedicao exclusiva, um profissional (key user) de cada rea: faturamento, contas pagar, contabilidade e contas receber. Os key users selecionados devero estar disponveis at o fim do projeto. Disponibilidade de recursos necessrios ao projeto. Disponibilidade de utilizao da intranet da empresa para divulgao de informaes. Livre acesso s reas para levantamento de informaes. A Empresa possui as licenas dos sistemas operacionais, banco de dados e outros tantos softwares, bem como, equipamentos e estrutura necessria para instalao do ERP. O horrio de trabalho do projeto respeitar o calendrio da empresa (8h/dia), 5 dias na semana. Horas extras sero permitidas mediante justificativa e autorizao do GP e GFrh. As atas de reunio devero ser registradas pelo GP e devidamente assinadas pelos presentes. A Diretoria analisar em at 5 dias teis o estudo de viabilidade, dando nesse prazo a resposta para continuidade ou no do projeto
7.2.
Restrio
O software dever estar em operao em 18 meses. Oramento limitado a R$ 1.500.000,00. A empresa fornecedora do ERP deve ser uma empresa nacional. Implementao do ERP exclusivamente nos mdulos de: contas receber/pagar, contabilidade e faturamento. O gerenciamento do projeto dever ser feito utilizando-se a metodologia do PMI (PMBok)
8. Comit de mudanas
Composto pelo Dex, GP, GFin e equipe do projeto. Ser responsvel pela anlise e aprovao das mudanas, mediante fluxo de controle de mudanas a ser definido no projeto. Reunio semanal ou quando solicitada pelo GP.
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Dex - Diretor Executivo
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REQUISITOS DO PROJETO
Stakeholder
Diret or executivo Dex -
Requisito detalhado Categoria O ERP dever estar Patrocinador implantado em at 18 meses. O oramento para o projeto R$ 1.500.000,00. Prover a gerenciamento e Gesto controle do projeto Priorizar os processos e opes embutidas no ERP
Prioridade Alta
Gerente Projeto
de
Alta
Gerente Financeiro
Alta
Criao planejamento de projeto Controle de customizaes Controle do projeto Atender oramento e fluxo de caixa previsto Equipe de trabalho formada (key users selecionados) Contratos assinados Equipe de projeto treinada. Funcionrios treinados avaliados.
Prover os recursos para Apoio trabalhar no projeto. Assinar contratos dos softwares/infra requeridos Capacitao da equipe para execuo do projeto Capacitao funcionrios utilizao do ERP, do GO live. dos para antes Suporte tcnico Prover recursos
Mdia
Alta Mdio
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REQUISITOS DO PRODUTO
Stakeholder
Gerente financeiro
Requisito detalhado Categoria Suporte a transaes Prover multimoedas recursos financeiros Sistema fcil de ser Prover utilizado, facilitando o recursos trabalho do funcionrio humanos com interface amigvel Escalabilidade e segurana
Prioridade Alta
Gerente de RH
Mdio
Gerente de TI
Interfaces grficas Navegao simples e direta Manuais fceis de utilizar Gesto de senhas Rotinas de backup Recuperao de dados
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9. Ttulo do Projeto
Implantao de um Sistema ERP - ERPX
10. Patrocinador
Sr. Dex, Diretor Executivo da empresa e chefe do comit de mudanas
GP Gerente de Projeto
GFti rea de TI
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14. Descrio, objetivo, justificativa e produto do projeto 6.1. Resumo das condies de que definem o projeto
A empresa Importex Ltda, uma empresa de mdio porte de importao de artigos de decorao de baixo valor financeiro da China, composta por 90 funcionrios e, atualmente, possui um ambiente de sistema de informao fragmentado (sistema legado). Tal sistema resulta em retrabalho, falhas nos processos, redundncia, pouca agilidade na obteno de informaes, e por conseqncia perda na produtividade/competitividade. Visando suprir a necessidade de gerenciamento dos processos de forma integrada, no redundante, consistente e segura, a empresa optou pela implantao de um sistema ERP nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento.
6.2.
Justificativa do projeto
Com a integrao dos dados, disponibilidade de informaes em tempo real para todos os usurios, padronizao de procedimentos, melhoria nos processos de negcio gerados pela implantao do ERP; a empresa espera os seguintes benefcios: a melhoria nos servios prestados aos clientes, ganho em prazos, melhoria na qualidade da informao e reduo de custos operacionais, tornando a empresa mais competitiva.
6.3.
Descrio do projeto
O projeto deve prover a implantao do ERP nos mdulos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento. Consiste na anlise estratgica da implantao, seleo e definio do ERP/fornecedor, configurao, customizao, testes, treinamento dos usurios e operacionalizao do ERP para atender as necessidades da empresa.
6.4.
Objetivo do projeto
Melhorar os processos operacionais e administrativos da empresa, usando tecnologia de informao atravs da utilizao do ERP, visando integrar os processos de negcio da empresa e apoiar decises estratgicas.
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Planejamento Estudo processos organizacionais atuais Estudo de viabilidade Seleo e definio do ERP/fornecedor. Reviso/adequao dos processos operacionais nova realidade sistmica Implantao (parametrizao, customizao, testes e homologao) Treinamento Acompanhamento incio operao Documentao
7. Expectativa do cliente/patrocinador
Projeto em conformidade com Termo de abertura Projeto dentro do prazo e oramento previstos.
11 8.2. Restrio
O software dever estar em operao em 18 meses. Oramento limitado a R$ 1.500.000,00.. A empresa fornecedora do ERP deve ser uma empresa nacional. Implementao do ERP exclusivamente nos mdulos de: contas receber/pagar, contabilidade e faturamento. O gerenciamento do projeto dever ser feito utilizando-se a metodologia do PMI (PMBok)
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13. Principais atividades, estratgias e entregas O mapeamento e anlise e otimizao dos processos atuais, so fatores crticos para o sucesso do projeto.
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Diretor Executivo Gerente do Projeto Gerente de TI Gerente de Aquisies Gerente de RH Gerente Financeiro
Patrocinador Gerenciar projeto Prover estrutura Prover aquisies Prover recursos Prover verba
15. Oramento e cronograma bsico O oramento do projeto de R$1.500.000,00. O projeto prev um investimento adicional de at R$100.000. O fluxo de desembolso previsto de: Fluxo de desembolso previsto
Ms 1 10.000,00 2 50.000,00 3 50.000,00 4 200.000,00 5 200.000,00 6 100.000,00 7 100.000,00 8 100.000,00 9 100.000.00 10 80.000,00 11 80.000,00 12 80.000,00 13 70.000,00 14 70.000,00 15 65.000,00 16 60.000,00 17 55.000,00 18 30.000,00
R$
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Dex - Diretor Executivo
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EAP at o nvel 2
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17 EAP Completa
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18 EAP Analtica
1 Implantao de um ERP - ERPX 1.1 Gerenciamento de Projeto 1.1.1 Reunio de incio do projeto 1.1.2 Escopo 1.1.3 Tempo 1.1.4 Custo 1.1.5 Integrao 1.1.6 Riscos 1.2 Definio 1.2.1 Definio do escopo do produto 1.2.2 Anlise dos impactos 1.2.3 Comprometimento com o projeto 1.2.4 Formao da equipe 1.3 Estudo de viabilidade 1.3.1 Relatrio tcnico preliminar 1.3.2 Medida dos impactos nos negcios 1.3.3 Avaliao do custo 1.3.4 Relatrio consolidado 1.3.5 Apresentao do estudo 1.4 Estudo dos processos organizacionais atuais 1.4.1 Mapeamento dos processos 1.4.1.1 Coleta de informao 1.4.1.2 Desenho do fluxo dos processos 1.4.2 Reviso dos processos 1.4.3 Relatrio analtico dos processos 1.4.4 Apresentao do estudo 1.5 Seleo do ERP 1.5.1 Solicitao de propostas 1.5.2 Anlise das propostas 1.5.2.1 Anlise dos custos 1.5.2.2 Anlise de caractersticas 1.5.3 Relatrio da seleo 1.6 Contratao do ERP 1.6.1 Redao contrato 1.6.2 Negociao do contrato 1.6.3 Parecer jurdico 1.6.4 Assinatura do contrato 1.7 Preparao da implantao 1.7.1 Sensibilizao dos usurios 1.7.1.1 Palestra 1.7.1.2 Reunio departamental 1.7.2 Reestruturao dos processos 1.7.3 Treinamento 1.7.4 Infra-estrutura 1.7.4.1 Aquisio de novo hardware 1.7.4.2 Atualizao do banco de dados
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1.8 Customizao 1.8.1 Adaptaes do software 1.8.2 Interface com sistema legado 1.8.3 Migrao 1.8.4 Testes 1.8.5 Correes 1.9 Implantao 1.9.1 Instalao 1.9.2 Treinamento 1.9.3 Migrao final 1.9.4 Validao 1.9.5 Correes 1.10 Incio da Operao 1.10.1 Acompanhamento inicial 1.10.2 Correes 1.11 Encerramento 1.11.1 Contratos 1.11.2 Termo de Aceite do Projeto 1.11.3 Divulgao dos resultados 1.11.4 Documentao 1.11.5 Lies aprendidas 1.11.6 Reunio de encerramento
1.1.2 Escopo
1.1.3 Tempo
20 1.1.4 Custo Descrio: Gerenciamento de custos Durao: Critrios de aceitao: Cumprir o oramento de R$1.500.000,00 Recursos: Descrio: Gerenciamento da integrao Durao: Critrios de aceitao: Concluir o projeto dentro das expectativas dos stakeholders Recursos: Descrio: Gerenciamento de Riscos Durao: Critrios de aceitao: Evitar todos os riscos identificados para que o projeto seja feito conforme o planejado. Recursos: Descrio: Definir as funcionalidades, caractersticas e requisitos do produto. Durao: Critrios de aceitao: Criao de um documento com as definies detalhadas. Esse documentos deve ser assinado pelo Patrocinados (Dex) e revisado pelo GP. Recursos: Descrio: Identificar, quantificar e qualificar os impactos da implementao do projeto na empresa. Durao: Critrios de aceitao: Criao de um documento que descreva o impacto e detalhe a anlise de cada um. Recursos: Descrio: Definio/anlise do comprometimento requerido para execuo do projeto pelos envolvidos Durao: Critrios de aceitao: Criar um documento que defina as funes e comprometimento esperados perante o projeto Recursos: Descrio: Definio das pessoas que devem fazer parte do projeto / Divulgao para os envolvidos. Seleo dos key users. Durao: Critrios de aceitao: Criao de um documento que mostre o organograma e Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
1.1.5 Integrao
1.1.6 Riscos
21 pessoas que faro parte do projeto. O membro deve estar ciente de que faz parte da equipe do projeto. Recursos: 1.3 Estudo de viabilidade 1.3.1 Relatrio tcnico preliminar Descrio: Coleta/pesquisa sobre dados tcnicos necessrios para viabilizao do projeto. Durao: Critrios de aceitao: Criao de um relatrio com os dados tcnicos. Recursos: Descrio: Identificar e medir os impactos da implementao do projeto, no negcio. Durao: Critrios de aceitao: Documento que detalhe a medida dos impactos nos negcios. Recursos: Descrio: Levantamento e avaliao dos custos envolvidos para a viabilizao do projeto. Durao: Critrios de aceitao: Documento que detalhe os custos envolvidos, bem como avaliao dos mesmos. Recursos: Descrio: Rene informaes sobre o estudo, de tal forma que seja possvel analisar a viabilidade ou no do mesmo. Esse documento ser destinado anlise da diretoria executiva (patrocinador). Com base nele, a diretoria dir se o projeto parar ou continuar. Durao: Critrios de aceitao: Documento contendo as informao de viabilidade (estudo). Recursos: Descrio: Processo em que apresentado o estudo para a diretoria (patrocinador) para que seja avaliada a continuidade ou no do projeto Durao: Critrios: Todos os envolvidos devem estar presentes na apresentao. Recursos:
22 1.4 Estudo dos processos organizacionais atuais 1.4.1 Mapeamento dos processos 1.4.1.1 Coleta de informao Descrio: Entrevista/reunio com usurio final de cada rea para que sejam coletadas informaes sobre o fluxo dos processos. Durao: Critrios de aceitao: Criao de um documento que detalhe o fluxo do s processos. Esse documento ter validade apenas aps assinatura (aprovao) do usurio, atestando que o processo foi descrito corretamente. Recursos: 1.4.1.2 Desenho do fluxo dos processos Descrio: Com base nos dados coletados, necessrio desenhar o fluxo do processo, para facilitar o entendimento e documentao do mesmo. Durao: Critrios de aceitao: Criao de um documento com o desenho do fluxo dos processos. Tal documento ter validade se o usurio final, assinar, atestando que o fluxo est conforme os procedimentos executados na empresa. Recursos: 1.4.2 Reviso dos processos Descrio: Com base no mapeamento dos processos ser feita a reviso de cada um, para identificao de pontos de retrabalho, redundncia, falhas. Desta forma, possvel propor melhorias no fluxo. Durao: Critrios de aceitao: Criao de um documento que descreva a anlise efetuada em cada processo, identificando pontos de ateno, pontos de falha e redundncia. Recursos: 1.4.3 Relatrio analtico dos processos Descrio: Dados consolidados dos processos analisado: mapeamento, desenho do fluxo, reviso dos processos e proposta de otimizao do processo. Durao: Critrios de aceitao: Criao de um documento que descreva/mostre a situao atual dos processos organizacionais, bem como, proposta de otimizao nos processos. Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
23 1.4.4 Apresentao do estudo Recursos: Descrio: Processo em que apresentado o estudo para a diretoria (patrocinador) para que seja avaliada a continuidade ou no do projeto Durao: Critrios de aceitao: Todos os envolvidos devem estar presentes na apresentao Recursos: Descrio: Criao da proposta e envio para os fornecedores selecionados (vrios). Durao: Critrios de aceitao: Documento da proposta criado, mediante aprovao do patrociandos e reviso do GP. Confirmao de recebimento da proposta pelo fornecedor, por e- mail. Recursos: Descrio: Anlise dos custos envolvidos na proposta enviada pelo fornecedor. Custo de preparao, reestruturao de processos, treinamento, infraestrutura e implantao. Durao: Critrios de aceitao: Documento que identifique os custos envolvidos e detalhe o valor de cada proposta enviada pelo fornecedor. Recursos: Descrio: Para cada proposta recebida ser feita a anlise das caractersticas funcionais, confiabilidade, usabilidade, eficincia, manutenibilidade, portabilidade, aderncia aos processos organizacionais da empresa. Durao: Critrios de aceitao: Criao de um documento que descreva cada uma das caractersticas para cada proposta recebida. Recursos: Descrio: Comparativo dos dados das propostas, juntamente com a anlise de custos e caractersticas e mostre qual a Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
24 ordem de seleo dos fornecedor. Durao: Critrios de aceitao: Documento detalhando os fatores de cada fornecedor, gerando um comparativo e mostrando a ordem de seleo dos mesmos. Os dados devem estar detalhados, a tal ponto que os envolvidos consigam selecionar um fornecedor utilizando justificativas concretas. Recursos: 1.6 Contratao do ERP 1.6.1 Redao contrato Descrio: Anlise dos termos do contrato que ser criado, conforme proposta enviada pelo fornecedor. Durao: Critrios de aceitao: Criao do contrato para anlise do fornecedor Recursos: Descrio: Processo em que ocorre a negociao dos termos do contrato (empresa x fornecedor) Durao: Critrios de aceitao: As partes chegarem em um comum acordo nos termos do contrato. Recursos: Descrio: Aps contrato negociado, passado para o jurdico dar o parecer. Durao: Critrios de aceitao: Jurdico deve dar o parecer do contrato por e- mail, liberando para assinatura. Recursos: Descrio: Processo em que ocorre a assinatura do contrato (empresa e fornecedor) Durao: Critrios de aceitao: Contrato assinado por ambas as partes e com firma reconhecida. Recursos:
1.7 Preparao da implantao 1.7.1 Sensibilizao dos usurios 1.7.1.1 Palestra Descrio: Palestra para os envolvidos no projeto e usurios finais. Explanao sobre o ERP, benefcios, Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
25 responsabilidades dos usurios quanto informaes que eles passam equipe do projeto. Quebra de barreiras. Durao: Critrios de aceitao: Coleta de uma pesquisa de opinio, aps a palestra, para avaliar a receptividade dos usurios. Recursos: Descrio: Nesse momento so feitas reunies em cada departamento, dessa vez explanando sobre o ERP de forma mais diretamente relacionado aos processos do departamento em questo. Durao: Critrios de aceitao: Coleta de uma pesquisa de opinio, aps a palestra, para avaliar a receptividade dos usurios. Recursos: Descrio: Confrontando os processos organizacionais atuais da empresa X fluxo de processo do ERP, feita a reestruturao para adaptao. Durao: Critrios de aceitao: Documento mostrando o antes e depois do processo, bem como justificativa de cada mudana. Recursos: Descrio: Treinamento para os envolvidos no projeto, mostrando a funcionalidade do ERP e interao do sistema com o usurio. Durao: Critrios de aceitao: Todos os envolvidos no projetos (selecionados) devem participar do treinamento. Recursos: Descrio: Processo de aquisio do hardware, conforme requisito do ERP. Durao: Critrios de aceitao: Hardware deve estar instalado, operante e preparado para instalao do ERP Recursos: Descrio: Processo de aquisio do banco de dados, seguindo os requisitos do ERP. Durao: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
1.7.3 Treinamento
26 Critrios de aceitao: Banco de dados deve estar instalado, operante e preparado para instalao do ERP Recursos: 1.8 Customizao 1.8.1 Adaptaes do software Descrio: Processo em que alteraes no software so feitas para que seja adaptado ao processo da empresa. Durao: Critrios de aceitao: A adaptao deve ser aprovada pelo key user e GP. Recursos: Descrio: Processo que desenvolve a interface do sistema legado com o ERP, j que a implementao do ERP ser feita em apenas alguns mdulos e os demais continuaro utilizando o sistema antigo. Durao: Critrios de aceitao: Documento informando o detalhamento de como ser feita a interface entre o sistema legado X ERP. Recursos: Descrio: Migrao dos dados para o ERP, desta forma ser possvel testar os processos customizados do ERP e a interface com o sistema legado. Durao: Critrios de aceitao: Todos os dados tenham sido migrados para o ERP, para que os testes sejam efetuados. Recursos: Descrio: Processo em que sero testadas as customizaes e interfaces. Durao: Critrios de aceitao: Criao de um Mapa de Teste para cada processo (customizao/interface) para que sejam evidenciados os pontos testados, bem como resultado. Em caso de reprovao do teste, sero necessrio informar no documento a evidncia do erro. Recursos: Descrio: Mediante problemas detectados pelo teste, nesse momento que as correes sero feitas. Durao: Critrios de aceitao: Correes Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
1.8.3 Migrao
1.8.4 Testes
1.8.5 Correes
27 efetuadas e gerado novo Mapa de teste e entregue ao usurio para que seja testado novamente. Recursos: 1.9 Implantao 1.9.1 Instalao Descrio: Processo de instao do ERP em produo (processos standards e customizados) Durao: Critrios de aceitao: Todos os processos terem sido instalados em produo e estarem sendo executados sem falha tcnica (exemplo: sem problema de conexo com Banco de dados) Recursos: Descrio: Processo em que ocorre o treinamento dos usurios finais. Esse treinamento realizado com a ajuda dos key users) Durao: Critrios de aceitao: Avaliao do treinamento deve ser ministrada aps o trmino e o usurio dever ter nota maior ou igual a 8 para considerar-se aprovado no treinamento, caso contrrio, ter que ser refeito. Todos os usurios terem tido nota maior ou igual a 8 na avaliao ministrada aps o treinamento. Recursos: Descrio: Migrao dos dados para o ERP, desta forma ser possvel testar os processos customizados do ERP e a interface com o sistema legado. Essa a migrao final. partir daqui, os dados sero de produo (considerados reais) Durao: Critrios de aceitao: Todos os dados tenham sido migrados para o ERP, para que a validao seja efetuada. Recursos: Descrio: Validao dos processos do ERP que foram implantados. Durao: Critrios de aceitao: Gerado um documento de solicitao de correo (caso seja reprovador algum processo no ERP), ou gerado um documento de conformidade, caso tenha sido validado com sucesso. Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
1.9.2 Treinamento
1.9.4 Validao
28 1.9.5 Correes Recursos: Descrio: Mediante problemas detectados durante a implantao, nesse momento que as correes sero feitas. Durao: Critrios de aceitao: Correes efetuadas e gerado novo Mapa de teste e entregue ao usurio para que seja testado novamente. Recursos: Descrio: Acompanhamento dos processos em suas primeiras execues para garantir que no h dvidas do usurio quando ferramenta, nem problemas nos processos. Durao: Critrios de aceitao: O acompanhamento deve ser realizado junto com o usurio final (na estao de trabalho). Recursos: Descrio: Mediante problemas detectados durante a implantao, nesse momento que as correes sero feitas. Durao: Critrios de aceitao: Correes efetuadas e gerado novo Mapa de teste e entregue ao usurio para que seja testado novamente. Recursos: Descrio: Processo que os contratos so encerrados. Durao: Critrios de aceitao: Assinatura do distrato dos contratos Recursos: Descrio: Momento em que assinado o termo de aceite de concluso total do projeto Durao: Critrios de aceitao: Termo de aceite assinado. Recursos: Descrio: Processo em que o resultados da implantao do ERP so levantados e divulgados para a empresa e envolvidos. Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
1.10.2 Correes
29 Durao: Critrios de aceitao: Criao de um documento com as informaes sobre os resultados da imprlantao. Veiculao do documento na intranet da empresa, disponvel para todos os usurios. Recursos: Descrio: Nesse processo efetuada a documentao dos processos customizados/interface / informaes do projeto. Durao: Critrios de aceitao: Criao de um documento que informe a documentao do projeto e de processos do ERP. Recursos: Descrio: Processo em que so identificadas/analisadas/registradas as lies aprendidas durante o projeto Durao: Critrios de aceitao: Registro das lies aprendidas, no documento estipulado previamente pelo documento de Planejamento do Escopo do Projeto. Recursos: Descrio: Processo em que os envolvidos com o projeto (diretoria, gerentes e key users) se reunem para encerrar oficialmente o projeto. Durao: Critrios de aceitao: Todos envolvidos participem da reunio. Recursos:
1.11.4 Documentao
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1. Objetivos
Estabelecer como o escopo do projeto ser gerenciado, bem como, sero tratadas e controladas as alteraes de escopo
2. Gerenciamento do escopo
O escopo deste projeto foi definido inicialmente com a declarao de escopo correspondente e detalhado conforme apresentado na EAP (Estrutura analtica do projeto). A aprovao do documento contendo o escopo foi feita pelo Diretor executivo, Sr. Dex, enviado ao gerente do projeto aps o recebimento da declarao. Durante as fases do ciclo de vida do projeto, so elaborados estudos a fim de reduzir as incertezas atravs da elaborao de uma soluo tcnica, estudos estes que podem gerar alteraes de escopo. Essas alteraes de escopo obedecero as regras descritas a seguir visando garantir um completo alinhamento entre as partes envolvidas no projeto, no que diz respeito ao escopo definido e a expectativa dos produtos a serem gerados pelo projeto. Tais alteraes sero documentadas visando a criao de um documento contendo todas as alteraes que poder ser usado como mecanismo de consultas em caso de dvidas a respeito do escopo por ambas as partes. O escopo ser gerenciado do incio ao final do projeto e as mudanas podem ser solicitadas por qualquer parte interessada no projeto. Durante a fase de projeto, quando necessrio, sero realizadas reunies de acompanhamento. O mecanismo das reunies descrito a seguir.
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31 3. Reunies
Quem pode convocar: Gerente do Projeto ou Patrocinador. Local de realizao: Conforme a convenincia. O local deve ser acertado entre as partes quando da solicitao da reunio. Participantes: devem estar presentes sempre o Gerente do Projeto e o solicitante da reunio e outras pessoas cujas presenas forem necessrias para o andamento da reunio. Contedo das reunies: elas sero reunies de acompanhamento do andamento do projeto ou de uma situao especfica de uma fase do projeto, chamadas de reunies de ponto da situao e tambm para discusso das solicitaes de mudana de escopo no que se refere aos seus impactos no escopo, custo, prazo e qualidade. Tambm sero tomadas as decises se tais pedidos de solicitao de mudana de escopo sero aceitos ou no. Produto de cada reunio: o produto de cada reunio uma ata na qual contm os pontos abordados e as decises tomadas. Essa ata ficar armazenada na pasta do projeto e ser distribuda via e-mail a todos os participantes da reunio.
4. Gerenciamento de Comunicaes Toda e qualquer modificao dever ser originada atravs do preenchimento do formulrio de Solicitao de Mudana de Escopo. Alm disso, toda solicitao de mudana de escopo ser registrada no formulrio de Controle das Solicitaes de Mudana de Escopo visando controlar o histrico das modificaes. Esses formulrios foram enviados aos participantes do projeto pelo gerente do projeto, quando do envio da Declarao de Escopo. Toda solicitao de mudana de escopo feita ser analisada pelo gerente de projeto e seus impactos sero devidamente documentados atravs da realizao de uma reunio entre as partes. Nessa reunio sero analisados todos os impactos dessa solicitao de mudanas. Caso o gerente de projeto no tenha delegao para aprovar as mudanas solicitadas ele seguir o processo de escalada dentro da empresa para obter as requeridas aprovaes. O gerente de projetos ser o responsvel em garantir que todas as reas da empresa sejam envolvidas para a anlise das solicitaes de mudana do escopo, de forma que se a mesma for aprovada no haver problemas futuros para implementao da mudana de escopo. Se a solicitao de mudana de escopo for reprovada ela ser arquivada e se for aprovada ser incorporada no projeto. A aprovao ou reprovao da mudana de escopo ser enviada aos participantes via e-mail, com o formulrio de solicitao de mudana com o campo parecer devidamente preenchido.
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4.1. Fluxo para controle de mudanas
5. Lies aprendidas Ao final do projeto a empresa ir fazer um balano e sero guardadas as lies aprendidas onde sero expostos os pontos positivos e negativos ocorridos durante a fase de projeto. Dessa forma para os prximos projetos a serem executados, a empresa no cometer os mesmos erros, visando a melhoria contnua dos seus processos buscando sempre melhorar a implementao dos projetos.
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6. Mudanas no plano de gerenciamento de escopo Caso se deseje alterar este documento visando adequar algum procedimento sua realidade, o interessado dever faz -lo atravs de solicitao via e-mail. Se ningum se manifestar quando da aprovao do escopo esse plano ser tomado como mecanismo oficial de comunicao entre as partes no que diz respeito gerncia do escopo na fase de projeto.
Cdig o 004/2011
Projeto ERPX
Emitente GP
Verso 1.0
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Ata de reunio
Implantao do sistema ERP - ERPX
Empresa Autor Aprovador Importex Ltda GP Dex Diretor Executivo Verso 1.0 Data XX/XX/XX Confidencial ( )Sim (X )No
Data da reunio: Local: XX/XX/XXXX Projeto: Gerente de Projeto: Relatado por: Presentes:
Objetivos:
Decises
Item
Responsvel
Data Alvo
Assinaturas Aprovaes
e Assinatura Redator
Cdig o 007/2011
Projeto ERPX
Emiten te GP
Verso 1.0
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Motivo:
Anexos: Parecer:
Documentos de referncia:
Cdig o 008/2011
Projet o ERPX
Emiten te GP
Verso 1.0
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Sumrio da mudana
Data solicitao
OBS: Preencher no campo Situao: Em anlise Anlise de impacto sendo realizada pelo responsvel; Autorizada A mudana foi submetida ao CCM, foi autorizada sua execuo; Rejeit ada A mudana foi rejeitada pelo CCM, no ser realizada; Concluda A mudana j foi autorizada e o servio foi concludo
Cdig o 009/2011
Projet o ERPX
Emiten te GP
Verso 1.0
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Cdig o 010/2011
Projet o ERPX
Emite nte GP
Verso 1.0
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