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Modelo de Planejamento de Projeto orientado pelo Escopo

Extrado do livro Trabalhando com Projetos - Planejamento e Gesto de Projetos Educacionais - Moura, D. G e Barbosa, E. F. , Ed. Vozes, 6 Edio - Cap. 2.

Chamamos de Plano de Projeto o documento que apresenta, de forma completa e organizada, toda a concepo, fundamentao, planejamento e meios de acompanhamento e avaliao do projeto, sendo a referncia bsica para sua execuo. Nesta Seo apresentamos, em linhas gerais, um modelo de elaborao do Plano de Projeto que tem como referncia o Escopo do Projeto. Nosso modelo de Plano de Projeto estruturado a partir de trs componentes bsicos: Escopo, Plano de Ao e Plano de Controle e Avaliao, sendo que o escopo tomado como referncia para a elaborao do Plano de Ao e do Plano de Controle e Avaliao. Por esse motivo, este modelo denominado de Modelo de Planejamento de Projetos orientado pelo Escopo e ser referenciado pelo termo SKOPOS (origem grega da palavra escopo). MODELO SKOPOS
PLANO DE PROJETO = ESCOPO + PLANO DE AO + PLANO DE CONTROLE E AVALIAO

A seguir, apresentamos a descrio dos trs componentes bsicos do modelo SKOPOS.

ESCOPO
Optamos pelo uso da palavra escopo como expresso do conjunto de realizaes que se pretende colocar sob a forma de um projeto.
A palavra escopo nos dicionrios Alvo, mira, intuito; inteno (Dic. Aurlio Sec. XXI) Extenso, alcance, mbito, campo de atuao (Dic. Michaelis) rea coberta por uma atividade (Dic. American Heritage) Propsito a ser alcanado ou realizado; inteno (Dic. Webster)

No contexto que estamos tratando, o escopo expressa a extenso ou amplitude do projeto (em termos do que se pretende realizar, abarcar ou abranger), estabelece o seu raio de ao ou cobertura, definindo, portanto, seus limites. O escopo , em sntese, a alma do projeto, porque expressa sua essncia e identidade. Nesse modelo, a definio completa do escopo com a indicao dos elementos que o compem torna-se um ponto fundamental para que os outros dois elementos do Plano de Projeto sejam estabelecidos adequadamente: o Plano de Ao e o Plano de Controle e Avaliao. A prtica no desenvolvimento de projetos tem demonstrado a importncia de uma situao geradora claramente definida; de uma justificativa apresentada de forma bem fundamentada; de objetivos bem elaborados; da definio dos resultados esperados; e da abrangncia do projeto. Os elementos que constituem e definem o escopo so mostrados a seguir.

Definio do problema ou situao geradora do projeto (problema, necessidade, desafio, oportunidades); Justificativa (o porqu) do projeto (que pode conter um diagnstico da situao inicial, tambm denominado de baseline ou linha de base); Objetivos geral e especficos do projeto (a razo de ser e o para qu); Resultados esperados com a realizao do projeto (diretamente relacionados com os objetivos especficos do mesmo); Abrangncia do projeto (pblico alvo e caracterizao da extenso e rea de atuao do projeto);

ELEMENTOS DO ESCOPO

(Descrito em detalhes no Captulo 3)

O Escopo , portanto, um componente do Plano de Projeto que deve responder s seguintes questes: De que se trata o projeto? Qual a situao, problema ou necessidade que deu origem ao projeto? Por que vale a pena investir recursos no desenvolvimento do projeto? Para quais finalidades o projeto vai ser conduzido? Que resultados podemos esperar com a realizao do projeto? O que se pretende realizar com seu desenvolvimento? Que benefcios so esperados? Quais sero os beneficiados com sua realizao? Qual a rea de atuao do projeto? Qual sua dimenso em termos de pblico alvo? Que volume de recursos dever ser investido?

No modelo de Planejamento de Projeto orientado pelo Escopo SKOPOS, o Plano de Ao e o Plano de Controle e Avaliao s devem ser desenvolvidos aps se ter uma definio completa do Escopo do projeto. Este aspecto ser abordado com mais detalhes nos Captulos 4 (Plano de Ao) e 5 (Plano de Controle e Avaliao). Plano de Ao Este componente do Plano de Projeto um documento que apresenta, de forma estruturada, todos os procedimentos e recursos que sero mobilizados para a execuo daquilo que foi expresso no escopo do projeto. O Plano de Ao de um projeto especifica aes, atividades, tarefas e recursos, encadeados no tempo e no espao, tendo em vista maximizar a eficincia na realizao dos objetivos do projeto. Em nosso modelo, o Plano de Ao contm os seguintes elementos de estrutura:

Desdobramento de aes, atividades e tarefas (detalhamento de grandes aes em pacotes de trabalho); Estimativa de prazos (determinao de tempos e prazos para aes, atividades e tarefas); Estimativa de custos e recursos (determinao de custos e recursos fsicos e humanos requeridos para a execuo das diversas tarefas); Rede de Tarefas (mapa do projeto, contendo sequncia e interdependncia de todas as tarefas, com identificao das tarefas crticas); Cronograma (linha de tempo do projeto, com detalhamento de incio e fim de atividades e tarefas, atribuio de responsveis, etc.)

ELEMENTOS DO PLANO DE AO

(Descrito em detalhes no Captulo 4)

O Plano de Ao de um projeto um documento estruturado que deve responder a questes do tipo: Como ser realizado este projeto? Que aes, atividades e tarefas sero realizadas? Que recursos sero empregados? Quanto tempo ser necessrio para cada ao, atividade ou tarefa? Quais sero os responsveis por sua execuo? Quanto custar o projeto?

Plano de Controle e Avaliao Este componente do Plano de Projeto um documento que apresenta, de forma estruturada, todos os procedimentos necessrios para acompanhamento e avaliao sistemtica da execuo do projeto e dos resultados alcanados. A expresso controle est associada a monitoramento, ou seja, acompanhamento sistemtico e detalhado dos processos que sero executados e dos produtos e servios correspondentes.1 Este plano estabelece procedimentos para realizar observaes e verificaes das condies e do estado em que se encontra o projeto em pontos estratgicos ao longo de sua execuo. Permite tambm avaliar em que medida os resultados esperados esto sendo alcanados. No modelo Skopos, o Plano de Monitoramento e Avaliao (PMA) contm os seguintes elementos estruturais:

ELEMENTOS DO PLANO DE MONITORAMENTO E AVALIAO (PMA)

Matriz de Resultados e Produtos esperados (quadro com resumo dos resultados e produtos esperados ao longo do projeto) Planilha de Procedimentos de Monitoramento (quadro com indicadores e instrumentos de coleta de dados para acompanhamento) Planilha de Procedimentos de Avaliao (quadro com indicadores e instrumentos de coleta de dados para avaliao) Anlise de risco (identificao de possveis riscos hipteses condicionantes que podem afetar o desenvolvimento do projeto e como contorn-los)

(Descrito em detalhes no Captulo 5)

O Plano de Monitoramento e Avaliao de um projeto um documento que deve responder a questes do tipo:

De que maneira ser verificado se o projeto est sendo executado conforme planejado? Que observaes e medidas devem ser feitas para avaliar seus resultados? Como sero obtidos os dados sobre o andamento e os resultados do projeto? Que indicadores de desempenho sero usados? Quais so os possveis fatores de riscos para o projeto e como contorn-los?

Observe que h uma relao direta entre o Plano de Monitoramente e Avaliao (PMA) e o escopo do projeto, uma vez que o escopo, ao estabelecer os objetivos e resultados esperados, serve de base para definir os indicadores de resultados, os instrumentos de coleta de dados e outros procedimentos de avaliao. Alm disso, o PMA tem tambm relao direta com o
1 Neste texto, a expresso Plano de Monitoramento e Avaliao (PMA) equivalente a Plano de Co ntrole e Avaliao (PCA).

Plano de Ao, a partir do qual so obtidos os indicadores de monitoramento. A Figura 2.7 ilustra a estrutura do modelo SKOPOS de Planejamento de Projeto com seus componentes, tal como acabamos de descrever. O modelo apresentado procura contemplar a realidade dos projetos nas reas social e educacional, tanto os de pequeno como os de grande porte. Entretanto, enfatizamos que, por estar apoiado em conceitos e mtodos relativos ao mbito mais geral do planejamento e gesto de projetos, esse modelo pode ser aplicado tambm ao planejamento de projetos em diversas outras reas.

MODELO DE PLANO DE PROJETO ORIENTADO PELO ESCOPO

ESTRUTURA DO PLANO DE PROJETO

ESCOPO
Situao Geradora Justificativa Objetivos Resultados Esperados Abrangncia

Plano de Ao
Aes, Atividades, Tarefas Estimativa de Prazos Custos e Recursos Rede de Tarefas Cronograma

PLANO DE CONTROLE E AVALIAO

Matriz de Produtos e Resultados Indicadores Instrumentos Planilhas de Controle Anlise de Risco

Figura 2.7 Componentes do modelo de Plano de Projetos orientado pelo Escopo

A aplicao deste modelo bastante flexvel, pois contempla as particularidades de cada tipo de projeto, suas caractersticas de tamanho, complexidade, contexto, recursos, objetivos, etc. Na prtica, alguns elementos da estrutura geral podem ser enfatizados ou minimizados, dependendo de situaes particulares, adaptando-os segundo necessidades especficas, a critrio de equipes e instituies que desenvolvem projetos. A ttulo de exemplo, o quadro da Figura 2.8 mostra diferentes nfases que podem ser atribudas aos elementos estruturais do Plano de Projeto, segundo os tipos de projetos focalizados. A pontuao mostrada na Figura 2.8 um exerccio para ilustrar o fato de cada projeto possuir uma particularidade. Esta pontuao deve ser feita pela equipe do projeto em funo de cada situao, podendo variar de acordo com o contexto. Nos projetos do tipo Desenvolvimento (Produto), como j existe um paradigma conhecido sobre os resultados esperados, os objetivos

so substitudos pela especificao do produto. Nos projetos de pesquisa, a pontuao mostrada deve considerar a natureza e as dimenses da pesquisa2.
ESTRUTURA DO PLANO DO PROJETO EM RELAO AOS TIPOS DE PROJETOS
COMPONENTE
DA ESTRUTURA

ELEMENTOS ESTRUTURAIS Situao Geradora

TIPOS DE PROJETO PESQUISA INTERVENO DESENVOLVIMENTO ENSINO TRABALHO

1
ESCOPO

Justificativa Objetivo Geral Objetivo Especfico Result. Esperados Abrangncia Aes, Atividades, Tarefas Estimat. de Custos Prazos Recursos Cronograma Produtos/resultados Indic. Desempenho Instrumentos Anlise de Risco

2
PLANO DE AO

3
PLANO DE CONTROLE E AVALIAO

Muito importante (indispensvel) Importante Desejvel (no essencial)

Dispensvel (opcional)

Figura 2.8 Exemplo de diferentes nfases nos itens do Plano de Projeto

A Figura 2.9 mostra as relaes entre o Plano de Projeto e as fases do ciclo de vida. importante enfatizar que o Plano de Projeto o principal instrumento para a ao gerencial durante a implementao do projeto (execuo, controle e encerramento). Uma boa gesto possivelmente no conseguir suprir as deficincias de um Plano de Projeto incompleto, mal elaborado, inconsistente ou obscuro.
CICLO DE VIDA DO PROJETO

Inicializao

Planejamento

Execuo

Controle

Encerramento

PLANO DE PROJETO
PLANO ESCOPO
DE AO

PLANO DE CONTROLE E AVALIAO

COMPONENTES DO PLANO DE PROJETO

Figura 2.9 Relaes entre o Plano de Projeto e o ciclo de vida

No Apndice A, apresentamos um modelo de Plano de Projeto de Pesquisa mais adequado a projetos da rea acadmica.