PRIMER TRABAJO COLABORATIVO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION GRUPO 1

GINA CAJAMARCA COD. 1024516245 ANDREA CRUZ RAMIREZ COD. 52858590 MARIA DEL MAR GARCIA BRAVO COD 1022333825

LUZ JANETH ECHEVERRIA TUTORA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA JAG BOGOTA 2013

INTRODUCCION Este trabajo tiene el propsito de presentar la evolucin de la administracin en la historia, como durante el paso del tiempo se han visualizado cambios que han servido notablemente para el crecimiento de las grandes empresas; Esto lo podemos evidenciar cuando nos remontamos a la poca de las primera comunidades indgenas, como el hombre primitivo se organizaba para las labores de la caza, la agricultura y como delegaba funciones para su supervivencia en el medio que vivan, finalmente hasta los das de hoy como se ha perfeccionado la tcnica pasando de ser algo emprico a ser algo ms que una carrera profesional.

Finalmente queremos dar a conocer los 14 principios de la administracin, su importancia y su aplicacin para lograr una mejor compresin.

OBJETIVOS

Elaborar un esquema que estructure la importancia de la administracin en el cul pueden presentarse problemas sociales, econmicos y del ser humano. Conocer la evolucin que ha tenido la administracin. Reconocer las diferentes definiciones de la administracin. Tener una gua de la administracin en la creacin de nuestra empresa. Analizar la administracin en la actualidad si es o no viable en nuestra vida.

ETAPA AGRICOLA
Fueron los primeros pobladores, su proceso de administracin era coordinado en la caza de los mamuts, surgen necesidades primarias como ropa. - Inicio el establecimiento de feudos y consolidacin de la nobleza. -Creacin de ejrcitos para defender y conquistar. - Origen de las creencias (cuerpo sacerdotal). - Debido a los problemas agrcolas surgi la planeacin, diseo de sistemas, uso de herramientas y maquinaria.

El proceso de administracin ha permitido no slo producir los alimentos, sino logar su preservacin, congelacin y transportacin

ETAPA INDUSTRIAL
Descubrimientos del vapor. - Inicio de la revolucin industrial. Surgimiento de los talleres donde una tarea era realizada por varios trabajadores. Explotacin del hombre rico al hombre pobre que es dbil y sin proteccin. - Formacin del Imperio Britnico, creacin de empresas que fabricaban artculos en grandes cantidades y esto obligo a buscar mercados. - Formacin del Imperio Britnico, creacin de empresas que fabricaban artculos en grandes cantidades y esto obligo a buscar mercados. - nfasis en las relaciones humanas, entre ms se comprende la gente ms se puede convivir con ellas. Formacin de naciones, creacin de imperios.- Utilizacin de las vas martimas, es el primer sistema de transporte. Construccin de carreteras disminuyendo distancias y Imprentas como vehculos comunicadores permitieron la posibilidad de libros y publicaciones.

ETAPA DE COMUNICACION

Se determinan los territorios. Uso de satlite y la utilizacin de las ondas comunicadoras. Creacin del telgrafo y el telfono. En el siglo XX invento de transporte areo. Surgimiento de las computadoras para conseguir una gran variedad de informacin empresarial, transacciones comerciales y financieras. - Pases avanzados que inventan robots, la habilidad del obrero estaba siendo desplazada por las mquinas.

ETAPA DE TECNOLOGIA

Surgi el administrador, persona capaz de controlar y ordenar los factores de produccin. Tecnologa - Los administradores dictadores abusando de su autoridad. se convirtieron en

- Los administradores aplicaban salarios, determinaba cargos, se basaba en hiptesis, intuicin y experiencias anteriores. - Llego Frederick Taylor comenz a desarrollar el sistema administrativo que hoy se conoce como Administracin Tradicional o Cientfica

Prctica de la Administracin con la Actualidad: En la actualidad la administracin cumple un papel muy importante porque el hombre necesita de otros para poder realizar sus labores, es decir, los hombres deben trabajar conjuntamente para lograr los objetivos comunes. La ciencia motora del desarrollo, es as como se denomina a la administracin ya que es y ha sido la base del desarrollo de las grandes naciones, la importancia de la administracin es que va de la mano con otras ciencias que aportaron a la administracin como son: La Sociologa: Sus aportes son el estudio social de la empresa (ensear al administrador como se relacionan entre s los individuos dentro del ambiente de trabajo. La Psicologa: Aporta bases tcnicas para el establecimiento de adecuadas relaciones humanas como (recursos humanos, incentivos, tcnicas de motivacin).

La Economa: Aporta el orden, la planeacin, en organizar su dinero sin descuidar la remuneracin de los empleados.

Los aportes de cada una de estas ciencias entre otras a la administracin, es lo que ha permitido que sta est evolucionando pensando ms en los trabajadores como personas que pueden brindar no solo mano de obra sino ideas de mejora a la organizacin. La labor de un administrador es muy importante en la organizacin porque segn como realice su funcin se ve reflejado en los trabajadores, se les ve la eficiencia y calidad con la que desempean sus labores. El seor Aldous Huxley es considerado lder del pensamiento moderno quin resalta que la vida humana progresa igual que la vida animal, por la sucesin de nuevos tipos dominantes de organizacin, afirma que la evolucin no es respecto a la carne, la sangre o a la estructura del cuerpo, sino en la estructura de las ideas, de las instituciones, en los sistemas de pensamiento y de conocimiento, de sentimiento y de creencias, con sus correlaciones sociales, econmicas y

polticas. Con el surgimiento de cada nuevo sistema, el hombre cambia totalmente sus ideas sobre cmo utilizar sus recursos naturales, cmo organizar sus sociedades, como comprender y trabajar por sus necesidades y comodidades. Huxley afirma que existen cinco tipos dominantes por los que hemos pasado a travs de la historia: Pasamos de la fase de la bsqueda de los alimentos para pasar a la organizacin de tribus o grupos para la caza. Desarrollamos la idea de cultivar cosas y de domesticar animales, a dioses sacerdotales y construccin de villas y poblados.

Se dio un paso radicar hacia la civilizacin con sociedades organizadas, sistemas comerciales, profesiones, sacerdocio culto conocedor de la escritura, llegando a la creacin de imperios.

Se dio un paso decisivo, cuando cruzamos la puesta de la exploracin geogrfica, histrica, religiosa, cientfica. Es el momento de la ciencia, idea de progreso centrada en el conocimiento y en la riqueza ascendente, trayendo consigo un sistema econmico basado en la competencia, en la industrializacin y finalmente el surgimiento del nacionalismo competitivo.

ADMINISTRACION ES?

George R. Terry

Define la administracin como un proceso distintivo que consiste en la planeacin, organizacin, direccin, ejecucin y control, que se efecta para determinar y lograr los objetivos, mediante el empleo de los recursos. Analisis Esta definicin de administracin me parece que es la ms adecuada ya que especifica cada uno de los procesos administrativos no dejando atrs el objetivo de la administracin que es determinar y logar lo objetivos deseados. Las dems definiciones estn bien estructuradas pero no nos orientan plenamente a cul es el objetivo principal de la administracin y qu funcin cumple, mientras la de George R. Terry es un concepto muy completo y fcil de entender. Caractersticas de la Administracin: Universalidad Para que exista administracin debe haber un grupo u organismo social que requiera de una coordinacin y control para cumplir metas u objetivos en comn. Un ejemplo de sta caracterstica de la administracin lo podemos ver reflejado en un hogar. Un hogar es un grupo social donde todos sus integrantes estn encaminados trabajando por muchos objetivos y metas en comn, como lo puede ser la economa, estabilidad laborar y acadmica, estabilidad emocional, afectiva y familiar; todos estos objetivos no se pueden lograr sin una buena administracin, tanto de los recursos como el tiempo, estrategias, etc.

Especificidad La administracin va de la mano con diferentes ciencias como lo pueden ser la ingeniera, religin, economa, entre otras; pero sta siempre mantiene su esencia a pesar de estar tan directamente relacionada con las dems ciencias. Un ejemplo claro de esta caracterstica de la administracin lo encontramos en una fundacin. En un restaurante se compra por semana 3 mercados, estos se reciben, inventaran y almacenan (rea del almacn), luego se dispone a procesar los productos para ser consumidos (rea de produccin), y por ltimo llega al consumidor (meta cumplida). Todos estos procesos no se pueden ejecutar para llegar a un objetivo sin una previa planeacin, organizacin, direccin y control, es decir sin ADMINISTRACIN. De esta manera nos damos cuenta que la administracin est ligada a muchas otras tcnicas, pero su funcin siempre est encaminada a lograr unos objetivos planteados. Valor Instrumental La administracin es una tcnica que nos permite encaminarnos a obtener resultados acerca de un fin u objetivo en especfico, es decir, por medio de este proceso nos daremos cuenta si un objetivo o meta se puede llegar a cumplir, y cules deben ser sus caractersticas y condiciones para obtener el resultado deseado. Un ejemplo de esta caracterstica lo podemos encontrar en la administracin que le damos a nuestro dinero. Mi objetivo es saber si obtengo una ganancia mensual significativa en cuanto al dinero que recibo en este mismo rango de tiempo, dependiente de mi resultado puedo decidir mi es rentable o no el trabajo que desarrollo y que mediadas se pueden tomar al respecto. Unidad de proceso El proceso administrativo se desarrolla en diferentes etapas, las cuales siempre son las mismas, lo nico que vara es los procesos, las condiciones, y los objetivos a los cuales se la queremos aplicar. En un proceso administrativo siempre se tiene que planear, organizar, direccionar, control y ejecutar. Si una empresa desea evaluar las funciones del rea de recursos humanos, la productividad del ltimo mes, utilidades del ltimo ao, seguridad industrial en la compaa; en cualquiera de estos procesos se requiere llevar a cabo el proceso administrativo planear, organizar, direccionar, control y ejecutar, para as obtener los resultados deseados.

Flexibilidad

Los procesos administrativos se ajustan a las necesidades de cualquier organismo social, no importa cul sea su meta u objetivo, este proceso es flexible a cualquier actividad, negocio, recurso, proyecto, etc. que deseemos administrar. Podemos administrar negocios de frutas, importaciones, colegios, iglesias, hogares, tambin procesos como, ejecucin de labores asignadas, productividad, apredizaje adquirido; no importa que deseemos administrar, la administracin es flexible y se adapta a nuestras necesidades y resultados deseados. Unidad jerrquica En un proceso administrativo se involucran diferentes personas que intervienen en el proceso, cada una de estas tiene un nivel y pertenece a un rea, desde los gerentes hasta los auxiliares y ayudantes, cada uno desarrollando unas funciones especficas de acuerdo a su nivel.

14 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION APLICADO EN SERVICIOS INTEGRALES PARA LA MOVILIDAD 1. Divisin del trabajo rea Recursos humanos, esta rea cuenta con los siguientes cargos, auxiliar de contratacin, auxiliar de bienestar, psiclogos. rea financiera, esta rea cuenta con cargos como auxiliar de nomina, tesorero, analista de costos rea de servicio al cliente, el rea se ve conformada por coordinadores de puntos de atencin, administradoras y asesoras de servicio al cliente distribuidas en 12 oficinas de servicio rea de operaciones, el rea la conforman los verificadores, supervisores de produccin.

Vamos a evidenciar la divisin de trabajo en el rea de operaciones y servicio al cliente

rea de operaciones

VERIFICACION se revisan todos los documentos, verificando que esten completos para darle curso a la digitacion del tramite

DIGITACION el sub area de digitacion ingresa todos los datos al sistema actualizando la informacion de lo solicitado en el tramite

SEPARACION Despues de digitado el tramite se separan los documentos que van a la carpeta del archivo automotor y los que se le entregan al cliente

IMPRESION Despues de que el tramite ha sido digitadi y aprobado, se imprime la nueva tarjeta de propiedad que es la que le va a entregar al cliente

EMPAQUE Y ENVIO Se empacan las tarjetas de propiedad, se relacionan y se envian a los puntos de atencion para su entrega

rea de servicio al cliente

Informacion en esta area se despejan las dudas de los usuarios y se entregan requisitos de los tramites RADICACION

Se reciben los documentos, se ordenan y verifican

TERMINADOS En esta area se entrega el producto final

2. Autoridad La autoridad principal es el gerente general, quien ha delegado subgerencias para apoyar sus decisiones y hacerlas saber. En el rea de servicio al cliente la autoridad es la subgerencia quien se apoya en los coordinadores y administradoras de punto de atencin. 3. Disciplina Las asesoras en los puntos de atencin deben estar sujetos a los cambios que realiza la administradora, quien es la unidad de mando en la oficina; la administradora evala la situacin del punto, como por ejemplo congestin de

personas, ella esta en toda la autoridad en indicar a las asesoras cambio de rea para evacuar la gente. Esto con el fin de no saturarse de trabajo y no incrementar los tiempos de espera, adems cabe mencionar que cada empleado debe ser consiente de sus obligaciones en el trabajo. 4. Unidad de mando Existe un conducto regular, gerente, sub gerente, coordinador y administradora. La informacin que se transmite debe ser clara concisa y sin cambios, es decir tal cual transmite la informacin el gerente general, esta debe ser igual para las asesoras que son el ultimo filtro. La unidad de mando en las oficinas de puntos de atencin es la administradora quien gestiona el orden y la distribucin de funciones en la oficina, en caso de haber algn cambio o modificacin, previamente desde gerencia general es que se oficializa transmitiendo la informacin a los coordinadores para despus aclarar las dudas y acomodarse a los respectivos cambios.

5. Unidad de direccin

Diego Reyes Gerente General

Edwin Torres Puerta Sub gerente de operaciones Dagoberto Mejia Jefe de Compras Yaneth Elizabeth Barbosa Subgerente financiero William Malaver Reembolsos Sandra Paola Cadena Subgerente Comercial Yiseth Castro Sub gerente de recursos humanos Ruth Perez Jefe de servicios generales Juan Carlos Fuentes Psicologo de contratacion Auxiliar de contratacion y bienestar

Rolando Hincapie Jefe de Centro de Produccion

Marcela Castro Tesorera

Cristian Florez Clara Rodriguez Coordinadores

SUPERVISORES DE PRODUCCION

Administradoras puntos de atencion

VERIFICADORES

Asesoras puntos de atencion

6. Subordinacion del inters general en el particular El inters general de la empresa es la calidad y agilidad en los tiempos de espera en los trmites, que tengan un tiempo mximo de respuesta de 3 das adems de el buen servicio que se les debe ofrecer a los usuarios y la tranquilidad de que su tramite esta en las mejores manos. Para esto las asesoras deben estar con actitud 100% de servicio, de disposicin en ayudar a los usuarios en sus requerimientos, dando respuestas concretas y sobre todo sinceras, esto con el objetivo de que la empresa logre cumplir a diario su objetivo.

7. Remuneracin El salario se devenga de acuerdo al cargo y a la posicin jerrquica de los empleados Gerente General: $21.000.000 Subgerentes: $8.500.000 Coordinadores: $2.200.000 Auxiliares: $1.100.000 Supervisores de produccin: $1.100.000 Asesoras de servicio: $799.069 Verificadores: $799.069 Administradoras: $1.400.000 Jefe de produccin: $2.200.000 8. Centralizacin Por ser una empresa grande la centralizacin no es muy notoria porque las funciones son delegadas a travs de las gerencias, cada una desempeando una funcin diferente. 9. Jerarqua En esta empresa como en la gran mayora de grandes empresas, existe una jerarqua de cargos con el objetivo de ser organizados en la estructura de la empresa y que el objeto social se logre con una buena gestin, en el SIM el cargo de cabecera es el gerente general quien a su vez tiene las subgerencias las cuales son: Subgerencia de operaciones Subgerencia administrativa y financiera Subgerencia comercial Cada una con personas encargadas para cumplir con las funciones del departamento correspondiente, encaminando los esfuerzos para lograr la visin de la empresa, cabe aclarar que la toma de decisiones es de un trabajo en conjunto del gerente con la junta directiva, para despus transmitir la informacin a cada rea y no hayan confusiones en la informacin, y mas tratndose de temas como la movilidad de la ciudad y las nuevas resoluciones del ministerio de transporte que podra afectar a toda una comunidad.

10. Orden Es muy importante la distribucin de los espacios en las oficinas de atencin al cliente, puesto que de ella depende que el usuario al llegar a solicitar informacin identifique fcilmente las reas a las que pueda acceder a pedir colaboracin. En cada oficina de atencin, los espacios son claves es por eso que en todas el rea de informacin est a la entrada, el rea de verificacin de documentos son las ventanillas que estn continuas a informacin esto es para que despus que al usuario se le informa los requisitos que necesita, se le asigna inmediatamente el turno y su ubicacin sea sencilla, tambin se cuenta con dos televisores plasma de 38 para que el cliente visualice su turno y se cuenta con una amplia sala de espera para evitar congestiones. El rea de pagos es en el segundo piso, lo cual se hace por efectos de seguridad ya que diariamente se reciben altas sumas de dinero, tambin cada oficina cuenta con personal calificado para mantener las reas comunes aseadas y agradables. 11. Equidad ltimamente en esta empresa el tema de la equidad no se esta viendo muy bien reflejado puesto que se ha evidenciado por parte de los empleados que al momento de cometer alguna falla disciplinaria a unos no se le implementan las medidas correctivas establecidas por el reglamento interno de la empresa y en cambio a otros si se les aplica, tambin se ha verificado que en los puntos de atencin se ven cierto tipo de preferencias con asesoras, como por ejemplo horarios para salir ms temprano, negacin de permisos de tipo familiar y ciertas preferencias por unas y negacin por otras es lo que hace que el ambiente laboral no sea el mejor y genere desmotivacin y esto desencadena una mala atencin al usuario. 12. Estabilidad del personal A raz de la inequidad que se ha presentado la estabilidad del personal se ha visto en riesgo, ya que en el ltimo trimestre han renunciado alrededor de 30 personas de las reas de servicio al cliente y operaciones, esto lo que hace es dejar vacos y recarga laboral a otras personas, puesto que la empresa se a pronunciado y ha dicho que no se contratara ms gente, entonces el trabajo se puede hasta duplicar. Es muy importante la estabilidad del personal puesto que esto ayuda a una mejor atencin y adems la empresa no se ve en la labor de estar generando capacitaciones en un tema como resoluciones de transporte, tramitologia, sistemas para ingresar datos que todos los das cambia y la rotacin del personal

disminuye. Finalmente debido a esta alta rotacin de personal y de cambios se estn presentando altos niveles de desmotivacin en el trabajo a tal punto que hay personas que han renunciado sin tener otro trabajo asegurado y se van con tal de estar ms tranquilos. 13. Iniciativa En las reas de operacin y servicio al cliente se ve evidenciada la iniciativa de colaboracin y apoyar a otros compaeros cuando tienen bastante trabajo represado, esto para lograr procesar los tramites de la ciudad y lograr estar al da en las labores diarias, adems por ser personas que estn de frente a la operaciones y al consumidor final, se generan ideas de cmo mejorar el proceso y los tiempos de atencin en los tramites, sugiriendo ms personal, cambio de procesos, que las programaciones y las distribuciones de personal en el rea sean de acuerdo a su capacidad. Desafortunadamente hay opiniones que son escuchadas ms no tenidas en cuenta 14. Unin de personal Es uno de los ms importantes dentro de esta grande lista ya que si no hay apoyo de mi equipo de trabajo todos salimos perjudicados, en una labor como es la de servicio al cliente; en los puntos de atencin la unin de personal es notoria puesto que hay apoyo cuando hay congestin se implementan estrategias para despejar las filas, entregar tramites rpido. En el rea de produccin esto se ve cuando el personal dobla los turnos para logra dar curso y respuesta favorable al cliente.

CONCLUSIONES

Es importante resaltar que la administracin no es solo un tema empresarial o corporativo, es algo con lo que vivimos a diario, que con el paso del tiempo se ha ido perfeccionando pasando de algo emprico a concientizarse en la importancia de mejorarlo con tcnicas de estudio, haciendo de ella una carrera a nivel profesional.