Gesto de Projectos Informticos Concepo e Inicializao

Departamento de Sistemas de Informao

Gesto de Projectos Informticos

2009/2010
Ana Paula Pereira e David Simes , 2009

Metodologia
Plano estratgico para gesto e controlo de projectos TI; Modelo para inciar, planear e implementar um sistema de informao; Contm recomendaes relativas a:
Fases Entregas (deliverables) Processos Ferramentas reas do conhecimento

Deve ser flexvel e incluir best practices.

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Uma metodologia para projectos de TI

Fases
Fase 1: Concepo e inicializao Fase 2: Criao do Project Charter e do plano detalhado do projecto em termos de:
mbito Calendrio Oramento Objectivos de qualidade

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Fases (cont)
Fase 3: Execuo e acompanhamento do projecto Fase 4: Encerramento do projecto Fase 5: Avaliao do projecto
Avaliao pela equipa e gestor do projecto Avaliao dos membros da equipa (pelo GP) Avaliao externa do projecto, GP e membros da equipa Avaliao do valor gerado pelo projecto

Gesto de Projectos de TI
Processos
Arranque Planeamento Execuo Controlo Encerramento

Objectivos

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Gesto de Projectos de TI (cont)

Ferramentas - p.ex. CASE Infra-estrutura
Infra-estrutura organizacional Infra-estrutura do projecto
Ambiente Papeis e responsabilidades dos membros da equipa Processos e controlo

Infra-estrutura tcnica

reas de conhecimento de Project Management

7

O Business Case
Definio do Business Case: anlise do valor para a organizao, viabilidade, custos, benefcios e riscos Atributos de um bom Business Case:
Apresenta detalhadamente o impacto, custos e benefcios Compara de forma clara todas as alternativas No exclui qualquer informao pertinente Apresenta de forma sistemtica as concluses

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Criao de um Business Case

1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

Business Case
1 Passo: Escolher a equipa
Equipa vs indivduo Elementos provenientes de vrios pontos da organizao

Benefcios
Credibilidade Alinhamento com os objectivos globais da organizao Custos reais Ownership Acordo/aprovao Construo de pontes

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1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

Business Case
2 Passo : Definir o MOV (Measurable Organizational Value) a finalidade do projecto.

1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

MOV Measurable Organization Value

A finalidade (goal) do projecto Medida do sucesso Deve poder ser medido Adiciona valor organizao Deve ser sujeito a acordo Deve ser verificvel no fim do projecto Orienta o projecto ao longo de todo o seu ciclo de vida Deve estar alinhado com a estratgia e objectivos da organizao

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1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

Definir o MOV
1. Identificar a rea de impacto
reas possveis: Estratgia Clientes Financeira Operacional Social

1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

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1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

Definir o MOV
2. O que se pretende obter do projecto?
Valor para a organizao: Melhor? Mais depressa? Mais barato? Mais? (crescimento)

1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

Definir o MOV
3. Criar uma mtrica
Deve crescer ou decrescer?
Mtricas: Dinheiro Percentagens Valores numricos

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1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

Definir o MOV
4. Definir o horizonte temporal
Quando se vai atingir o MOV?

1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

Definir o MOV
5. Obter o acordo dos stakeholders do projecto
A equipa de projecto no dona do projecto apenas pode conduzir o processo os donos tm que estar de acordo

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1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

Definir o MOV
6. Escrever o MOV de uma forma concisa (frase, quadro) e objectiva Este projecto ter sucesso se _______________

MOV: O projecto ter um ROI de 20% e 500 novos clientes no 1 ano de operao.

1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

MOV - exemplo
Ano 1 MOV ROI de 20% 500 novos clientes ROI de 25% 1000 novos clientes ROI de 30% 1500 novos clientes

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1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

Finalidade (goal) do Projecto

Instalar hardware e software para melhorar o nvel de servio ao cliente.
versus

Responder a 95% das questes dos nossos clientes em menos de 90 s, com uma taxa de repetio da chamadas inferior a 5%.

1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

Um excelente exemplo
Our goal is to land a man on the moon and return him safely by the end of the decade.

John F. Kennedy

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1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

Business Case
3 Passo : Identificar alternativas Alternativas ao base case Estratgias possveis
Introduzir alteraes nos processos existentes sem investimentos em TI Adoptar/adaptar sistemas de outras reas da organizao Intervir ao nvel de sistemas j existentes Adquirir aplicaes off-the-shelf Desenvolver, internamente ou por subcontratao, um novo sistema

1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

Business Case
4 Passo : Determinar viabilidade e identificar riscos
Viabilidade econmica Viabilidade tcnica Viabilidade organizacional Viabilidades legal, tica,

Anlise de risco Identificao de riscos Avaliao Respostas

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1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

Business Case
5 Passo : Determinar o custo total (Total cost of ownership)
Custos directos ou iniciais Custos de manuteno Custos indirectos
Curva de aprendizagem, auditorias,

1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

Business Case
6 Passo : Determinar o benefcio total (Total benefit of ownership)
Aumento do trabalho de elevado valor acrescentado Melhoria da preciso e da eficincia Melhoria do processo de deciso Melhoria do nvel de servio

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1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

Business Case
7 Passo : Analisar alternativas recorrendo a modelos financeiros
Payback Breakeven ROI NPV

Critrio ROI Financeiro Payback NPV Alinhamento com objectivo estratgico Organizacional Probabilidade de atingir o MOV Disponibilidade de recursos qualificados Projecto Sustentabilidade Tempo de desenvolv. Risco Satisfao do cliente Externo Aumento do market share

15% 10% 15% 10% 10% 5% 5% 5% 5% 10% 10% 100%

2 3 2 3 2 5 4 5 3 2 2 2.65

4 5 4 5 6 5 6 7 5 4 5 4.85

10 10 10 8 9 4 7 6 5 9 8 8.50

Pontuao Total

Notas: Escala de risco invertida, i.e. valores mais elevados correspondem a nveis mais baixos de risco

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Peso

Alternativa A

Alternativa B

Alternativa C

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1 Passo

2 Passo

3 Passo

4 Passo

5 Passo

6 Passo

7 Passo

8 Passo

Equipa

MOV

Identificar Alternativas

Viabilidade e Riscos

TCO

TBO

Analisar Alternativas

Recomendao

Business Case
8 Passo : Propor e justificar recomendao

Modelo de Business Case

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Seleco e Aprovao
O projecto de TI deve estar ajustado aos objectivos/metas da organizao O projecto de TI deve estabelecer um MOV verificvel

Bibliografia
Marchewka, Jack T. (2006), Information Technology Project Management: Providing Measurable Organizational Value, Captulo 2 PMBOK Guide, The project Management framework, Cap. 1, 2 e 3

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Calendrio dos Casos

Caso Team Charter Business Case Project Infrastructure Project Charter Scope Management Plan Work BreakDown Structure Project Schedule and Budget Earned Value Analysis Finalizao Data Limite de Entrega 19 Outubro, 23h55m 27 Outubro, 23h55m 04 Novembro, 23h55m 12 Novembro, 23h55m 21 Novembro, 23h55m 30 Novembro, 23h55m 09 Dezembro, 23h55m 18 Dezembro, 23h55m

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