MINISTRIO DA EDUCAO SECRETARIA DE EDUCAO PROFISSIONAL E TECNOLGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA BAIANO CAMPUS BOM JESUS

DA LAPA
BR 349 - Km 14 Zona Rural - Caixa Postal 34 - CEP: 47600.000 - Bom Jesus da Lapa BA

E-mail: gabinete@lapa.ifbaiano.edu.br

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO E PLANEJAMENTO NCLEO DE PATRIMNIO

MANUAL DE PATRIMNIO

MARO/2012
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1.

APRESENTAO

A partir da vigncia da Constituio de 1988, a Administrao Pblica passou a conviver com normas e leis mais rgidas de controle contbil, financeiro, oramentrio e patrimonial, exigindo a adaptao e desenvolvimento, por parte dos rgos e instituies pblicos. O Governo Federal adotou polticas mais intensivas e rigorosas de controle, entre as quais se destacam a implantao do Sistema Integrado de Administrao Financeira SIAFI - e o aumento da fiscalizao exercida pelos rgos externos, como o Tribunal de Contas da Unio (TCU) e a Controladoria Geral da Unio (CGU). Esses rgos tm estado cada vez melhor aparelhados, tanto do ponto de vista administrativo quanto tecnolgico, e tm atuado de forma mais rigorosa na fiscalizao do uso e conservao do patrimnio pblico. O que acarreta uma mudana nos sistemas internos de controle, tornando necessrias atualizaes que reflitam a nova leitura dos princpios que regem o patrimnio pblico. O sistema de controle patrimonial bem como os procedimentos e as rotinas operacionais devem incorporar os interesses da administrao quanto a um controle eficaz, permitindo um melhor gerenciamento e planejamento do patrimnio pblico. Neste manual pretende-se apresentar conceitos e princpios que devem ser adotados para uma gesto patrimonial adequada. O conhecimento destes conceitos e princpios permitir compreender a importncia do controle patrimonial.

2.

INTRODUO

Dentre as vrias atribuies administrativas das Unidades Gestoras que compem o Instituto Federal Baiano, est a de efetuar a aquisio, manuteno, controle e desfazimento do seu ativo permanente. A funo controle patrimonial, engloba as atividades de recepo, registro, controle, utilizao, guarda, conservao, e desfazimento dos bens permanentes da Instituio, no que diz respeito aos bens mveis. Este manual tem por objetivo organizar e regularizar o controle fsico dos bens mveis da Instituio, alm de proporcionar aos gestores e usurios do patrimnio uma melhor compreenso da natureza e da finalidade desta atividade. A funo deste manual orientar as aes dos servidores do Instituto Federal Baiano, responsveis por gerenciar o controle patrimonial no mbito do Campus, de forma a tornar essa atividade mais dinmica, eficaz e adequada s atuais polticas de gesto pblica e de fiscalizao externa. Neste manual so apresentadas as orientaes de operao do Siga Patrimnio, bem como os conceitos bsicos e a legislao pertinente ao assunto. As orientaes apresentadas dizem respeito a todas as aes referentes atividade administrativa denominada controle patrimonial, ou seja, as rotinas de tombamento, transferncia, movimentao, baixa e inventrio, e detalham os procedimentos que devem ser seguidos para o seu correto exerccio. Uma vez que a atividade de controle patrimonial est em constante renovao na busca de melhorias tanto do ponto de vista da execuo quanto da reavaliao das necessidades e exigncias inerentes esfera patrimonial, o presente documento, assim como o Siga, so produtos inacabados e em permanente processo de aperfeioamento. 2

3.

IMPORTNCIA DO CONTROLE PATRIMONIAL

A importncia do controle patrimonial nas instituies, tanto pblicas quanto privadas, dizem respeito principalmente grande imobilizao financeira decorrente da aquisio do parque instalado e da massa de custos adicionais decorrentes desses bens. O controle dos bens permanentes do Campus feito de forma descentralizada em cada Unidade Gestora, de modo a facilitar as operaes e permitir maior autonomia por parte dessas unidades. A Reitoria tem como responsabilidade dar suporte tcnico e orientao quanto execuo do controle patrimonial e vem realizando vrias aes nesse sentido, tais como a criao do Siga. O sistema uma ferramenta, uma parte integrante do controle patrimonial e, de maneira alguma, esgota as funes inerentes a esta atividade. Funes como a identificao dos bens atravs da afixao de plaquetas e o inventrio anual so fundamentais para que o controle seja completo e eficaz. A estrutura bsica deste manual segue a estrutura de atividades relativas ao controle patrimonial, quais sejam: tombamento, transferncia, movimentao, baixa e inventrio. Em cada tpico so abordados aspectos conceituais, legislao e procedimentos a serem adotados em sua execuo.

4.
4.1

ASPECTOS CONCEITUAIS E DE ORGANIZAO

LEGISLAO

As operaes inerentes ao controle patrimonial esto amparadas na seguinte legislao. Instruo Normativa nmero 205/88 da Sedap que o principal instrumento que rege o controle de material, tanto de consumo, quanto permanente, na Administrao Pblica Federal. Nela esto descritas as principais atividades a serem desenvolvidas pelos rgos componentes da Administrao Pblica Federal, abordando os temas: a. Aquisio b. Racionalizao c. Recebimento e aceitao d. Armazenagem e. Requisio e distribuio f. Carga e descarga g. Saneamento de material h. Controles i. Renovao de estoque j. Movimentao e controle k. Inventrios fsicos l. Conservao e recuperao m. Responsabilidade e indenizao n. Cesso e alienao. Decreto 99658/90 que regula o reaproveitamento, a movimentao, a alienao e outras formas de desfazimento de material no mbito da Administrao Pblica Federal. 4.2 CONTROLE PATRIMONIAL

O controle patrimonial se d atravs do registro adequado de todos os bens mveis, adquiridos por recursos oramentrios e no oramentrios, que esto disposio do Campus para a realizao de suas atividades. 3

Para a eficcia do controle patrimonial fundamental a atualizao constante dos registros de entrada, atualizao, movimentao e sada de bens do acervo patrimonial. A operao de entrada realizada atravs do Tombamento, as alocaes internas so realizadas atravs da Transferncia e da Movimentao e a operao de sada realizada atravs da Baixa de bens. Visando preservar a qualidade das informaes, todo bem permanente dever ser identificado individualmente, estar vinculado a um local especfico e sob a responsabilidade de um servidor. A verificao dessas informaes, bem como da qualidade do servio realizado pelo Setor de Patrimnio, realizada atravs dos Inventrios. Deve ser controlado todo acervo da Instituio, seja de bens mveis ou imveis. 4.3 MATERIAL PERMANENTE

De acordo com o dicionrio, patrimnio o conjunto de bens, direitos e obrigaes economicamente apreciveis, pertencentes a uma pessoa ou empresa (Dicionrio Houaiss da Lngua portuguesa, p. 2151). Para efeito deste manual, a referncia a patrimnio deve ser entendida como sendo o conjunto de bens mveis, tambm denominados, materiais permanentes. A Instruo Normativa 205/88 da Sedap define material como:
... designao genrica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessrios, veculos em geral, matrias primas e outros itens empregados ou passveis de emprego nas atividades das organizaes pblicas federais, independente de qualquer fator, bem como aquele oriundo de demolio ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resduos economicamente aproveitveis (item 1).

A Lei n. 4.320, art. 15, 2, de 17 de maro de 1964 define como material permanente aquele com durao superior a dois anos. O Art. 3 da Portaria n 448, de 13/09/2002, da Secretaria do Tesouro Nacional do Ministrio da Fazenda, define a adoo de cinco condies excludentes para a identificao do material permanente, sendo classificado como material de consumo aquele que se enquadrar em um ou mais itens dos que se seguem: I - Durabilidade - quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condies de funcionamento, no prazo mximo de dois anos; II - Fragilidade material cuja estrutura esteja sujeita a modificao, por ser quebradio ou deformvel, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade; III - Perecibilidade material sujeito a modificaes (qumicas ou fsicas) ou que se deteriora ou perde sua caracterstica normal de uso; IV - Incorporabilidade - quando destinado incorporao a outro bem, no podendo ser retirado sem prejuzo das caractersticas do principal; V - Transformabilidade - quando adquirido para fim de transformao. Verificadas as condies acima citadas, devem ser analisados, por fim, mais dois parmetros que complementam a definio final da classificao: a. A relao custo de aquisio/custo de controle do material, como previsto no item 3.1 da IN N 142 DASP (Departamento Administrativo do Servio Pblico), que determina, nos casos dos materiais com custo de controle maior que o risco da perda do mesmo, que o controle desses bens seja feito atravs do relacionamento do material (relao-carga) e 4

verificao peridica das quantidades. De um modo geral, o material de pequeno custo que, em funo de sua finalidade, exige uma quantidade maior de itens, redunda em custo alto de controle, devendo ser, portanto, classificado como de consumo; b. Se o bem est sendo adquirido especificamente para compor o acervo patrimonial da Instituio. Nestas circunstncias, este material deve ser classificado sempre como um bem permanente. Alm disso, importante frisar que a classificao do bem, para efeito de sua incluso no sistema de controle patrimonial, deve ser coerente com a adotada no respectivo processo de aquisio 4.4 NMERO PATRIMONIAL

Todo bem componente do acervo patrimonial deve ser identificado individualmente no momento do seu tombamento. Essa identificao consiste na atribuio de um nmero patrimonial exclusivo e deve permitir aos agentes do controle patrimonial coletar informaes relativas localizao, estado de conservao, situao desse bem face ao acervo, bem como o responsvel por sua guarda e conservao. 4.5 TERMO DE RESPONSABILIDADE

A IN 205/88, em seu item 7.11 nos apresenta que:

Nenhum equipamento ou material permanente poder ser distribudo unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatrio....

Os Termos de Responsabilidade devem ser emitidos pelo Setor de Patrimnio sempre que ocorrer: Tombamento de bens; Mudana de responsvel pela guarda de bens; Mudana de localizao de b ens; e Renovao anual 4.6 OPERAO PATRIMONIAL

As operaes patrimoniais consistem no registro de entrada, movimentaes e sada de bens do acervo da instituio. A entrada de material permanente denominada Tombamento. s alteraes da localizao de bens na instituio denominamos Movimentao, quando no h troca pela responsabilidade por sua guarda, ou Transferncia, quando h a transferncia de posse e guarda para um novo responsvel. A sada do bem do acervo patrimonial denominada Baixa. sempre resultado de processo apropriado que a justifique e deve ser sempre autorizada pelo gestor da Unidade. importante salientar que o registro patrimonial tem sua correspondncia no balano financeiro da instituio, representando recursos imobilizados. O responsvel institucional pelos recursos sempre o Gestor, da a importncia de sua anuncia e autorizao nas operaes que impliquem na entrada ou sada de recursos da Unidade. 5

4.7

TOMBAMENTO

Tombamento o processo de incluso (entrada) de um bem permanente no sistema de controle patrimonial do Instituto e no seu balano contbil. Isso significa dizer que o bem que entra no acervo da instituio, apresentar igualmente um aporte de recursos no balano patrimonial. Por interferir no balano patrimonial, essa operao atribuio exclusiva do responsvel pelo controle patrimonial do Campus. O tombamento deve ser realizado sempre no momento em que o bem entra fisicamente na instituio e envolve desde o lanamento dos bens no Siga at a assinatura e arquivamento dos Termos de Responsabilidade. A modalidade do tombamento escolhida conforme a documentao referente ao bem permanente, que indica a fonte de recursos e a origem fsica do bem. 4.7.1 MODALIDADES DE TOMBAMENTO Aquisio a modalidade de tombamento realizada quando o bem adquirido atravs de recursos oramentrios ou extra-oramentrios. Toda aquisio de material atravs de despesa oramentria realizada por empenho. A nota fiscal ter sempre o nome e CNPJ do Campus no campo cliente. Comodato e Cesso Comodato e Cesso so denominaes dadas ao emprstimo gratuito de um bem permanente que deve ser restitudo aps determinado prazo. O Comodato o emprstimo realizado entre o IFBaiano e empresas privadas, enquanto a Cesso o emprstimo entre o IFBaiano e outros rgos pblicos. Ambos so realizados atravs de contrato ou convnio. Como a posse do bem no pertence ao IFBaiano, um bem tombado por comodato no tem seu valor adicionado ao montante de entradas no acervo patrimonial do Campus. Quando ocorrer o retorno do bem ao seu proprietrio, dever ser realizada uma baixa por devoluo. Caso o bem seja doado definitivamente ao Campus o comodato dever ser alterado para Doao. Doao A doao significa a transferncia da propriedade de bens permanentes para o IFBaiano. O termo de doao deve ser emitido pela entidade doadora e deve apresentar todos os elementos identificadores do bem tais como descrio detalhada, valor de aquisio, data de aquisio ou de entrega do bem ao Campus. Fabricao Como o prprio nome indica o tombamento por fabricao ocorre quando o bem tiver sido fabricado por algum Campus do IFBaiano. Pelo fato da origem dos recursos de um tombamento por fabricao ser sempre a prpria Instituio, no h necessidade de informar o documento relativo a esta origem. A IN 205/88 no seu item 6.4 esclarece que:
A incluso em carga do material produzido pelo rgo sistmico ser realizada vista de processo regular, com base na apropriao de custos feita pela unidade produtora ou, na falta destes, na valorao efetuada por comisso especial, designada para este fim.

E ainda em seu item 6.4.1, que,

O valor do bem produzido pelo rgo sistmico ser igual soma dos custos estimados para matria-prima, mo-de-obra, desgaste de equipamentos, energia consumida na produo, etc..

4.7.2 AFIXAO DE PLAQUETAS A afixao da plaqueta dever ocorrer preferencialmente logo aps o processo de tombamento, sendo executada pelo responsvel pelo controle patrimonial na unidade. A plaqueta utilizada padronizada para toda a Instituio e identificada pelo termo IFBaiano Bom Jesus da Lapa, patrimnio, seguido pelo nmero seqencial. A plaqueta de patrimnio deve ser afixada em local visvel e de fcil acesso. 4.7.3 IDENTIFICAO DE BENS NO PLAQUETVEIS Em consonncia com os princpios da racionalidade e economicidade previstas na Constituio Federal o controle patrimonial sobre bens permanentes deve ser compatibilizado com o custo do bem, j que seria inconcebvel gastar mais para guardar ou controlar um bem do que para adquirir outro em seu lugar. Tendo em vista estes princpios, o emplaquetamento de bens cujas caractersticas fsicas ou funcionais exigem um controle menos individualizado deve ser flexibilizado, sem, contudo, resultar num controle menos eficaz. No sistema de controle patrimonial, o bem continua a ser identificado pelo seu nmero patrimonial e as operaes de tombamento, transferncia, movimentaes e baixa devero ser feitos normalmente. Apenas seu controle fsico ser feito atravs do seu quantitativo e localizao. O responsvel pelo controle patrimonial do Campus dever avaliar a necessidade da fixao da plaqueta no bem considerando o exposto acima. Para auxiliar na identificao, esto relacionadas abaixo algumas condicionantes que podem ser avaliadas na classificao do bem: Pela dimenso: bens de pequeno porte que no comportam a fixao da plaqueta. Exemplo: alguns tipos de cmera fotogrfica digital. Pela funcionalidade: bem, que tem como funo conter ou transportar produtos lquidos ou gasosos, cuja reposio pressupe a substituio do bem. Exemplos: extintor de incndio, botijo de gs. Pela mobilidade: bens cuja utilizao exija constante movimentao e assim torne o controle por plaqueta muito oneroso. Exemplos: carteira de estudante, cadeiras fixas sem brao. Pelo valor artstico ou histrico: bens de valor artstico ou histrico imensurvel que possam ser danificados pela pura afixao da plaqueta. Exemplos: quadros ou objetos de arte. Pela dificuldade de acesso: bens cuja localizao (instalao) torne impraticvel seu controle atravs de plaqueta de patrimnio. Exemplos: antena parablica, aquecedor solar. 4.8 MOVIMENTAO

O processo de movimentao consiste na sada de um bem de seu local de guarda para manuteno ou emprstimo sem a correspondente troca de responsabilidade. 7

No caso de emprstimo, dever haver uma data provvel de devoluo do bem, caso a devoluo no ocorra, caracteriza-se um procedimento de Transferncia. 4.9 TRANSFERNCIAS

A transferncia constitui na mudana da responsabilidade pela guarda e conservao de um bem permanente e ocorre nas seguintes situaes: Quando h alterao no responsvel pelo local onde o bem est situado. Quando o bem transferido de um local de guarda para outro. Somente ser permitida a transferncia de um bem entre setores aps solicitao feita atravs de formulrio prprio (ANEXO I) e aps a autorizao do responsvel pelo patrimnio no Campus. 4.10 INVENTRIO

Inventrio fsico o instrumento de controle que permite o ajuste dos dados escriturais com o saldo fsico do acervo patrimonial em cada Campus, o levantamento da situao dos bens em uso e a necessidade de manuteno ou reparos, a verificao da disponibilidade dos bens da unidade, bem como o saneamento do acervo. Tem tambm a funo de analisar o desempenho das atividades do setor de patrimnio atravs dos resultados obtidos no levantamento fsico. Os inventrios fsicos de cunho, no mbito do Campus devero ser efetuados por comisso designada pelo Departamento de Administrao e Planejamento DAP. 4.10.1 COMISSO DE INVENTRIO A comisso inventariante a comisso que deve executar o inventrio fsico dos bens permanentes. Ela deve ser formada por, no mnimo, trs servidores do quadro permanente e no ter em sua formao servidores e/ou funcionrios lotados no setor de patrimnio. As atribuies da Comisso de Inventrio so: a. A verificao da localizao fsica de todos os bens patrimoniais da unidade de controle patrimonial; b. a avaliao do estado de conservao destes bens; c. a classificao dos bens passveis de disponibilidade; d. a identificao de bens permanentes eventualmente no tombados; e. a identificao de bens patrimoniados que eventualmente no possam ser localizados; e g. a emisso de relatrio final acerca das observaes anotadas ao longo do processo do inventrio, constando as informaes quanto aos procedimentos realizados, situao geral do patrimnio do Campus e as recomendaes para corrigir as irregularidades apontadas, assim como eliminar ou reduzir o risco de sua ocorrncia futura, se for o caso. 4.10.2 BENS NO INVENTARIADOS Bens no inventariados so aqueles no localizados durante a realizao de inventrio, ou a qualquer momento. Quando da observao da ocorrncia de bens no inventariados, o Dirigente do Campus dever designar Comisso de sindicncia cujas atribuies principais so: 8

 Verificar se h bens que se enquadrem nos termos do item 10.6 da IN 205/88 recomendando sua baixa imediata. Apurar as responsabilidades pela irregularidade conforme item 10 da IN 205/88, para os bens que no se enquadrem no item acima. Elaborar relatrio para o dirigente do Campus com suas concluses e recomendaes. 4.11 DESFAZIMENTO

O desfazimento de bens consiste no processo de excluso de um bem do acervo patrimonial da instituio, de acordo com a legislao vigente e expressamente autorizada pelo dirigente do Campus. Aps a concluso do processo de desfazimento dever ser realizada a baixa dos bens nos registros patrimoniais. 4.11.1 LEGISLAO As seguintes normas regulam o desfazimento de bens pela Administrao Federal. Instruo Normativa SEDAP n 205/88 Decreto 99658/90 Instruo Normativa SEDAP n 142/83 4.11.2 SITUAES DE BAIXA Bens inservveis Devoluo de bens em comodato Erros de tombamento Bens inservveis Pr-requisitos Existncia de bens classificados como inservveis, conforme determinao do Decreto 99658/90. Avaliao dos bens por comisso especialmente instituda pelo dirigente da unidade, cujas atribuies so: Classificar os bens inservveis (ociosos, recuperveis, irrecuperveis e antieconmicos); avaliar os bens conforme sua classificao; formar os lotes de bens conforme sua classificao e caractersticas patrimoniais; instruir os processos de desfazimentos conforme a classificao dos bens inservveis. Em geral, o processo de desfazimento dever ser composto por: a. Portaria de designao da comisso de desfazimento b. Relao dos bens para desfazimento. c. Laudo de avaliao. d. Justificativa do desfazimento. e. Contrato, conforme a modalidade de desfazimento. f. Relao de bens baixados no processo.

Devoluo de bens em comodato A devoluo corresponde a uma reverso do tombamento por Comodato e ocorre nos casos em que o bem deve ser devolvido para a instituio de origem. No prescinde de processo formal de desfazimento, mas deve ser documentado atravs da cpia do Termo de Comodato do convenente e de ofcio de autorizao de baixa do dirigente da unidade. Erros de tombamento Configurada a existncia de bens tombados indevidamente, o Setor de Patrimnio dever comunicar, por escrito, ao dirigente do Campus solicitando autorizao para proceder devida baixa visando preservar a correo do acervo. A autorizao de baixa ser dada mediante ofcio da Diretoria da Unidade. A modalidade de baixa a ser escolhida ser sempre Lanamento indevido. 4.11.3 MODALIDADES DE DESFAZIMENTO DE BENS INSERVVEIS Alienao Consiste na operao de transferncia do direito de propriedade do material, mediante venda, permuta ou doao. Os bens a serem alienados devero ter seu valor reavaliado conforme preos atualizados e praticados no mercado. O material classificado como ocioso ou recupervel ser cedido a outros rgos que dele necessitem. Venda Os bens inservveis classificados como irrecuperveis ou antieconmicos podero ser vendidos mediante concorrncia, leilo ou convite. Permuta A permuta com particulares poder ser realizada sem limitao de valor, desde que as avaliaes dos lotes sejam coincidentes e haja interesse pblico. Nesse caso, devidamente justificado pela autoridade competente, o material a ser permutado poder entrar como parte do pagamento de outro a ser adquirido, condio que dever constar do edital de licitao ou do convite. Doao A doao poder ser efetuada aps a avaliao de sua oportunidade e convenincia, relativamente escolha de outra forma de alienao. Material classificado como ocioso poder ser doado para outro rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal direta, autrquica ou fundacional ou para outro rgo integrante de qualquer dos demais Poderes da Unio. Se o material for classificado como antieconmico, a doao poder ser realizada para Estados e Municpios mais carentes, Distrito Federal, empresas pblicas, sociedade de economia mista, instituies filantrpicas, reconhecidas de utilidade pblica pelo Governo Federal e Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico. Ateno: Conforme atualizaes no Decreto 99658/90, os microcomputadores de mesa, monitores de vdeo, impressoras e demais equipamentos de informtica, respectivo mobilirio, peas parte ou componentes, classificados como ociosos ou recuperveis, podero ser doados s instituies filantrpicas, reconhecidas de utilidade pblica pelo Governo Federal e Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico que participem de projeto integrante do Programa de Incluso Digital do Governo Federal. 10

Inutilizao ou abandono Verificada a impossibilidade ou a inconvenincia da alienao de material classificado como irrecupervel, a autoridade competente determinar sua descarga patrimonial e sua inutilizao ou abandono, aps a retirada das partes economicamente aproveitveis, porventura existentes, que sero incorporados ao patrimnio. A inutilizao consiste na destruio total ou parcial de material que oferea ameaa vital para pessoas, risco de prejuzo ecolgico, ou inconveniente de qualquer natureza, para a Administrao Pblica Federal. O desfazimento por inutilizao e abandono dever ser documentado mediante Termos de Inutilizao ou de Justificativa de Abandono, os quais integraro o respectivo processo de desfazimento. 4.12 O SIGA O Sistema Integrado de Gesto Acadmica um aplicativo operacional desenvolvido pela DGTI tem por objetivo o registro, o controle e o acompanhamento de todas as atividades de Patrimnio executadas nos Campi do Instituto Federal Baiano. O SIGA um aplicativo integrado a um gerenciador de banco de dados de grande porte, que permite acesso mais gil s informaes, bem como a centralizao dessas informaes de modo a oferecer a possibilidade de consultas gerais na base de dados de todo o Instituto. destinado a registrar, controlar e acompanhar as atividades de patrimnio, principalmente quanto a tombamento, movimentaes e baixas de materiais, bem como, subsidiar a realizao de inventrios e o planejamento de bens permanentes no mbito das unidades administrativas e acadmicas do Campus. 4.12.1 OBJETIVOS O SIGA tem por objetivo permitir o controle e o acompanhamento das atividades executadas pela rea de Patrimnio no concernente a tombamento, movimentao, transferncias e baixa de materiais para os diversos Campi do Instituto. Dentre as principais funes executadas pelo Sistema, esto: a. Lanamento de tombamentos, baixas e transferncias. b. Emisso de documentos que registram essas operaes (termos de responsabilidade). c. Relatrios de bens patrimoniais, tanto quantitativos, quanto financeiros. d. Relatrios contbeis ( depreciao, movimentao, notas fiscais ) e. Relatrio e/ou consultas que permitam o acompanhamento, controle e gerncia da rea de Patrimnio.

5.

DA SEGREGAO DAS RESPONSABILIDADES

obrigao de todos a quem tenha sido confiado material para guarda ou uso, zelar pela sua boa conservao e diligenciar no sentido da recuperao daquele que se avariar.

De acordo com o artigo 9 da Instruo Normativa (IN) 205 da Sedap, de 8/4/88,

Ainda no seu artigo 10, a IN 205 determina: 11

10. Todo servidor pblico poder ser chamado responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou no sob sua guarda. 10.1. dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados.

Dessas observaes podemos inferir que todo servidor responsvel pelo bom uso dos bens permanentes que lhe tenham sido confiados. Assim, a responsabilidade pela guarda de um bem, sempre que possvel, deve ser exercida por quem dele se utiliza e implica na constante avaliao do estado de conservao, condies de operao e utilidade, bem como na atualizao dos registros patrimoniais desses bens. No mbito do Campus, a responsabilidade pelo controle patrimonial est compartilhada por seu Ordenador de Despesas (Diretor de Unidade Acadmica ou rgo Administrativo, inclusive Pr-Reitor) e pelo Setor de Patrimnio.

6. DA CORRESPONDNCIA DE TODO BEM A UM NICO NMERO PATRIMONIAL:

A identificao dos bens permanentes por um nico nmero decorre no s de determinao legal (IN 205/88 da Sedap item 7.13) como tambm da prpria natureza de qualquer ao de controle.

DA CORRESPONDNCIA DE TODO BEM A UM NICO LOCAL DE GUARDA:

Todo material permanente s poder estar vinculado a um nico local de guarda. Entendido aqui, local de guarda, como o local fsico do Setor onde o bem permanente estiver situado. Assim, a estrutura do Siga foi desenvolvida de forma que todo bem esteja relacionado em um nico local de guarda, permitindo o mapeamento de todo acervo patrimonial do Campus. Assim, o tombamento e as movimentaes sempre se referiro ao local de guarda do bem, juntamente com a informao de responsabilidade vinculada a essa localizao.

7.

8. DA CORRESPONDNCIA DA GUARDA DE UM BEM A UM NICO RESPONSVEL:

Todo bem patrimonial estar sempre sob a guarda de um nico responsvel, mesmo que dele se utilize mais de uma pessoa. A essa pessoa compete a responsabilidade pela guarda do bem e pelo acionamento das providncias para sua conservao e manuteno, quando necessria. Obs.: Mesmo que o termo de responsabilidade estiver sob assinatura de mais de um servidor, o responsvel considerado ser o chefe do setor ao qual o bem est situado desde que o mesmo tenha assinado juntamente com seus subordinados.

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DA COMPETNCIA EXCLUSIVA DE CONTROLE E GUARDA DE BENS PERMANENTES A SERVIDOR DO QUADRO PERMANENTE DO IFBAIANO.
Somente servidores do quadro permanente do IF Baiano podero responsabilizados pelo controle e pela guarda de bens patrimoniais da Instituio. ser

9.

Mas dada a conjuntura atual, em que h na Instituio um grande nmero de servidores no pertencentes a seu quadro permanente, recomenda-se que quando um item de patrimnio for destacado para uso ou controle de um servidor que no pertena a este quadro, a responsabilidade correspondente, representada pela assinatura no Termo de Responsabilidade, seja direcionada ao servidor do quadro imediato e hierarquicamente superior quele.

PELA GUARDA, CONSERVAO E UTILIZAO DE BENS PATRIMONIAIS.

So atribuies do responsvel pela guarda: a. O zelo pela utilizao correta do bem; b. a assinatura dos Termos de Responsabilidade que relacionam os bens sob sua guarda; c. a solicitao para a manuteno ou reparo do bem que apresentar mau funcionamento, a ser encaminhada ao responsvel a quem estiver vinculado; d. a solicitao de tombamento de bens que foram recebidos por doao, cesso, permuta ou comodato, diretamente no seu local, a ser encaminhada ao responsvel a quem estiver vinculado; e. a informao ao responsvel pelo controle patrimonial imediato da existncia de bens ociosos ou inservveis em seu Local, para as providncias devidas; e f. a imediata comunicao de eventos relacionados ao extravio do bem (furto, roubo, movimentaes no autorizadas, etc.), ao responsvel imediato pelo controle patrimonial.

10.RESPONSVEL

11.

RESPONSVEL PELO CONTROLE PATRIMONIAL NO CAMPUS

O responsvel pelo controle patrimonial no Setor o servidor indicado pelo respectivo dirigente, encarregado pelas rotinas e providncias da atividade de controle patrimonial de sua rea de abrangncia, que inclui todos os locais vinculados ao Setor. No Siga, o responsvel pelo controle patrimonial dever ter permisso de consulta a todos os atributos dos bens no seu Setor, como tambm permisso para emisso e impresso dos Termos de Responsabilidade e movimentao, para manuteno ou emprstimo, dos bens entre Locais de seu Setor. So atribuies do Responsvel pelo controle no Setor: a. A correta orientao aos USURIOS sobre as rotinas necessrias perfeita guarda e conservao dos bens patrimoniais do Campus; b. a emisso de Termos de Responsabilidade que relacionam os bens de todos os locais de seu Setor; c. as providncias para a manuteno ou reparos de bens alocados nos locais de seu Setor, sempre que acionado pelo Usurio ou por sua prpria avaliao; d. a solicitao de tombamento por doao, cesso, permuta ou comodato de bens que foram recebidos diretamente no seu Setor, a ser encaminhada ao responsvel a quem estiver vinculado; 13

e. a fixao de plaqueta ou etiqueta de patrimnio em bens inseridos no Siga e alocados em Locais do seu Setor, to logo seja encaminhada pelo responsvel a que tiver vinculado; f. a informao da disponibilidade de bens que se apresentarem sem funcionalidade em Locais de seu Setor, a ser encaminhada ao responsvel imediato pelo controle; g. o encaminhamento de informaes gerenciais relativas ao patrimnio do Campus ao dirigente e ao responsvel imediato pelo controle, quando solicitadas; e i. as providncias para apurao dos eventos relacionados ao extravio dos bens alocados no Campus, quais sejam: Informar imediatamente a ocorrncia do evento a seu dirigente e ao responsvel imediato pelo controle patrimonial; Acionar o servio de segurana do Campus para a lavrao do correspondente Boletim de Ocorrncia; Encaminhar cpia de Boletins de Ocorrncia e/ou outros documentos decorrentes da ao do servio de segurana ao responsvel imediato pelo controle patrimonial.

12.

OPERACIONALIZAO DO SIGA

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ANEXOS

01 - SETOR DE ORIGEM NOME DO SETOR: RESPONSVEL PELO BEM: 02 - SETOR DE DESTINO NOME DO SETOR: RESPONSVEL PELO BEM: ITEM DESCRIO NMERO DE TOMBO

03 OBSERVAES

04 - MOTIVO

05 - AUTORIZAO DE SADA PELO SETOR DE PATRIMNIO AUTORIZO A SADA DOS BENS PATRIMONIAIS ACIMA RELACIONADOS ASSINATURA: 06 RECEBIMENTO RECEBI OS BENS PATRIMONIAIS ACIMA DESCRITOS ASSINATURA: DATA:

DATA:

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