Access: Tipos de datos.

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo. Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son: Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales. Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar el archivo. En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero slo se tendrn en cuenta para ello los 255 primeros caracteres. Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco. Autonumeracin: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeracin no se pueden actualizar.

S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirn funcionando perfectamente. Pero si lo que ests haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos, porque a partir de la versin 2007 empez a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos ms adelante. Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina. Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas. Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo, grficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrnico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera ms eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original. Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operacin aritmtica o lgica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podra ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una lnea de pedido. Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l.

La Clave Principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. En la pestaa Diseo de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botn Clave principal del grupo Herramientas.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si quieres que el sistema se encargue automticamente de generar los valores del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeracin. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botn anterior . Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

Ejercicios Unidad 3: Crear tablas de datos.

Crear una carpeta y nombrarla ApellidoPaterno_Nombre. En ella guardar todos sus ejercicios.

Ejercicio 1: Concesionario
1. Crear la base de datos Concesionario y guardarla en su carpeta. 2. Crear una tabla con el nombre Clientes con los siguientes campos:
Nombre del campo Cdigo Cliente Nombre Cliente Apellidos cliente Direccin cliente Poblacin Cdigo postal Telfono Fecha nacimiento Tipo de dato Autonumeracin Texto Texto Texto Asistente para bsquedas... Texto Texto Fecha/Hora

La clave principal ser el campo Cdigo cliente. 3. Crear otra tabla con el nombre Coches vendidos con los siguientes campos: Nombre del campo Matrcula Marca Modelo Color Propietario Imagen Precio de Lista Extras instalados Costo Extras Importe total Tipo de dato Texto Texto Texto Texto Asistente para bsquedas... Datos adjuntos Moneda Memo Moneda Calculado

La clave principal ser el campo Matrcula. 4. Crear otra tabla con el nombre de Revisiones con los siguientes campos: Nombre del campo N revisin Fecha Vehculo Cambio aceite Cambio filtro Revisin frenos Otros Tipo de dato Autonumeracin Fecha/Hora Asistente para bsquedas... S/No S/No S/No Memo La clave principal ser el campo N revisin.

Ejercicio 2: Clnica
1. Abrir la base de datos Clnica. 2. Crear una tabla con el nombre de Pacientes con los siguientes campos:
Nombre del campo Cdigo Paciente Nombre Paciente Apellidos Paciente Direccin Poblacin Cdigo postal Telfono Paciente Fecha nacimiento Tipo de dato Autonumeracin Texto Texto Texto Asistente para bsquedas... Texto Texto Fecha/Hora

La clave principal ser el campo Cdigo Paciente

3. Crear otra tabla con el nombre de Mdicos con los siguientes campos:
Nombre del campo Cdigo Mdico Fotografa Nombre Mdico Apellidos Mdico Telfono Mdico Especialidad Tipo de dato Texto Datos adjuntos Texto Texto Texto Asistente para bsquedas...

La clave principal ser el campo Cdigo Mdico

4. Crear otra tabla con el nombre de Ingresos con los siguientes campos:
Nombre del campo N ingreso Fecha ingreso Habitacin Cama Paciente Mdico Costo Medicamentos Costo Hospitalizacin Importe a pagar Tipo de dato Autonumeracin Fecha/Hora Texto Texto Asistente para bsquedas... Asistente para bsquedas... Moneda Moneda Calculado

La clave principal ser el campo N ingreso

Ejercicio 3: Modificar la estructura de la tabla Coches vendidos:

Nombre del campo Cdigo Cliente Nombre Cliente Apellidos cliente Direccin cliente Poblacin Cdigo postal Telfono Fecha nacimiento

Propiedades No se puede introducir clientes cuyo cdigo no est comprendido entre los valores 1 y 3000. Tamao:15 Tamao: 30 Tamao: 30 Tamao: 15 Tamao: 5 slo admite nmeros de 5 cifras e inferiores a 53000 Tamao: 10 con mscara de telfono Formato: Fecha corta

Ejercicio 4: Modificar la estructura de la tabla Coches vendidos:

Nombre del campo Matrcula Marca Modelo Color Precio de Lista

Tipo de dato Tamao: 7 Tamao: 15 Tamao: 20 Tamao: 12 >100,000

Ejercicio 5: Modificar la estructura de las tablas Pacientes, Mdicos e Ingresos.

Use los criterios que considere necesarios.

Modificaciones a los campos de la tabla Clientes.

Nombre del campo Cdigo Cliente Nombre Cliente Apellidos cliente Direccin cliente Poblacin Cdigo postal Provincia Telfono Fecha nacimiento Propiedades No se puede introducir clientes cuyo cdigo no est comprendido entre los valores 1 y 3000. Tamao:15 Tamao: 30 Tamao: 30 Tamao: 15 Tamao: 5 slo admite nmeros de 5 cifras e inferiores a 53000 Tamao: 15 Por defecto el valor ser: Valencia ya que la mayora de nuestros clientes estn en esta provincia. Tamao: 10 con mscara de telfono Formato: Fecha corta

Para el campo Cdigo Cliente hay que asignar una regla de validacin: 1. Hacer clic sobre el nombre del campo. 2. Hacer clic sobre la propiedad Regla de validacin en la parte inferior de la ventana. 3. Escribir >0 Y <3001 para que nicamente nos permita introducir cdigos comprendidos entre 1 y 3000 (mayores que cero y menores que 3001). 4. Para mejorar la regla de validacin, haz clic en la propiedad Texto de validacin y especifica el mensaje Introducir cdigos comprendidos entre 1 y 3000. As, el usuario de la base ver un mensaje descriptivo si se equivoca. Para que el cdigo postal est compuesto siempre de cinco cifras le tenemos que asignar una mscara de entrada: 1. Hacer clic sobre el nombre del campo Cdigo postal. 2. Hacer clic sobre la propiedad Mscara de entrada y teclear la mscara 00000. Para que el cdigo postal sea siempre menor que 53000: 1. Haz clic sobre la propiedad Regla de validacin y teclea < 53000. 2. Recuerda que siempre es mejor especificar un Texto de validacin cuando aades una regla. Indica el texto El cdigo postal debe ser inferior a 53000.

Ahora vamos a especificar el valor predeterminado de la provincia de forma que aparezca Valencia automticamente en el campo sin tener que escribirlo. 1. Hacer clic sobre el campo Provincia. 2. Hacer clic sobre la propiedad Valor predeterminado en la parte inferior de la ventana. 3. Escribir Valencia.