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Gestin de la integracin del proyecto

Ing. Carlos Meza Montalvo MBA, PMP cmeza@pucp.pe

Gestin de la integracin del proyecto

Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la direccin de proyectos.

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Gestin de la integracin del proyecto

La integracin incluye:

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Las caractersticas de unificacin, consolidacin, articulacin y acciones integradoras. La gestin exitosa de las expectativas de los interesados y el cumplimiento de los requisitos. Implica tomar decisiones en cuanto a la asignacin de recursos, balancear objetivos y alternativas contrapuestas y manejar las interdependencias entre las reas de la direccin de proyectos.

Los procesos de la integracin

Los procesos de la gestin de la integracin del proyecto:
1. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto
desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados. documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. ejecutar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.

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2. Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto

3. Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Los procesos de la integracin

Los procesos de la gestin de la integracin del proyecto:

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4. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

monitorear, revisar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeo definidos en el plan para la direccin del proyecto. revisar todas las solicitudes de cambio, y en aprobar y gestionar los cambios en los entregables, en los activos de los procesos de la organizacin, en los documentos del proyecto y en el plan para la direccin del proyecto. finalizar todas las actividades en todos los grupos de procesos de direccin de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

5. Realizar el Control Integrado de Cambios

6. Cerrar Proyecto o Fase

Desarrollar el acta de constitucin

Es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.

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Desarrollar el acta de constitucin

Es el proceso incluye:

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Desarrollar el documento que autoriza formalmente un proyecto o fase. Establece una relacin de la cooperacin entre la organizacin solicitante y ejecutante. El proyecto se inicia formalmente con la firma del acta de constitucin aprobada. Se asigna el director del proyecto tan pronto como sea posible. Se recomienda que el director de proyecto participe en la elaboracin del acta de constitucin. Los proyectos son autorizados por alguin externo al proyecto. El patrocinador o iniciador elaborar el acta o designar esta tarea al director del proyecto.

Desarrollar el acta de constitucin

Entradas Herramientas y Tcnicas
1. Juicio de expertos

Salidas

1. Enunciado del trabajo del proyecto 2. Caso de negocio 3. Contrato 4. Factores ambientales de la empresa 5. Activos de los procesos de la organizacin

1. Acta de constitucin de proyecto

Desarrollar el acta de constitucin

Entradas

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1. Enunciado del trabajo del proyecto.(Statement of Work - SOW) Descripcin narrativa de los productos o servicios que debe entregar el proyecto.
Para proyectos internos el iniciador o patrocinador proporciona el SOW. Para proyectos externos el SOW es proporcionado por el cliente (Ejemplo: Trminos de Referencia) El enunciado del trabajo hace referencia a: Una necesidad comercial. Una descripcin del alcance del producto. Un plan estratgico

Desarrollar el acta de constitucin

Entradas

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2. Caso de negocio.- Proporciona la informacin necesaria para determinar si el proyecto vale o no la inversin requerida. Se incluye la necesidad comercial y el anlisis costo beneficio para justificar el proyecto. El caso de negocio se crea como resultado de una o ms de las siguientes razones:
Demanda del mercado Necesidad comercial Solicitud de un cliente Adelantos tecnolgicos Requisito legal Impacto ecolgico Necesidades sociales

Desarrollar el acta de constitucin

Entradas

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3. Contrato.- Si el proyecto se est ejecutando para un cliente externo, el contrato constituye una entrada. 4. Factores ambientales de la empresa (cultura, normas gubernamentales, infraestructura, condiciones del mercado, etc) 5. Activos de los procesos de la organizacin (polticas, procesos, plantillas, informacin histrica, lecciones aprendidas, etc)

Desarrollar el acta de constitucin

Herramientas y Tcnicas

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1. Juicio de expertos.- Se utiliza para evaluar las entradas que se usan para elaborar el acta de constitucin del proyecto. Es proporcionada por un grupo o individuo con conocimientos o capacitacin especializados y se encuentra disponible a travs de diferentes fuentes, incluyen:
otras unidades dentro de la organizacin consultores interesados, incluyendo clientes y patrocinadores asociaciones profesionales y tcnicas grupos industriales expertos en la materia la oficina de direccin de proyectos (PMO)

Desarrollar el acta de constitucin

Salidas

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1. Acta de constitucin del proyecto.- El acta documenta las necesidades comerciales, el conocimiento actual de las necesidades del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar, el acta incluye:
el propsito o la justificacin del proyecto los objetivos medibles del proyecto y los criterios de xito relacionados los requisitos de alto nivel la descripcin del proyecto de alto nivel los riesgos de alto nivel un resumen del cronograma de hitos un resumen del presupuesto los requisitos de aprobacin del proyecto (qu constituye el xito del proyecto, quin decide si el proyecto es exitoso y quin firma la aprobacin del proyecto) el director del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad el nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitucin del proyecto

Desarrollar el plan de direccin del proyecto

Es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.

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El plan define la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El contenido del plan para la direccin del proyecto variar en funcin del rea de aplicacin y de la complejidad del proyecto. El plan para la direccin del proyecto se desarrolla a travs de una serie de procesos integrados hasta llegar al cierre del proyecto. El plan se elabora gradualmente por medio de actualizaciones y se aprueba a travs del control integrado de cambios.

Desarrollar el plan de direccin del proyecto

Entradas Herramientas y Tcnicas
1. Juicio de expertos

Salidas

1. Acta de constitucin del proyecto 2.Salidas de los procesos de planificacin 3. Factores ambientales de la empresa 4.Activos de los procesos de la organizacin

1. Plan para la direccin del proyecto

Desarrollar el plan de direccin del proyecto

Entradas

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1. Acta de constitucin del proyecto. 2. Salidas de los procesos de planificacin.- Las salidas de muchos procesos de planificacin se integran para crear el plan de direccin del proyecto. 3. Factores ambientales de la empresa.- Incluyen entre otros las normas gubernamentales, sistemas de informacin para la direccin de proyectos, la estructura y cultura de la organizacin, la infraestructura y la administracin de personal. 4. Activos de los procesos de la organizacin.Incluye entre otros pautas, instrucciones de trabajo, plantillas, procedimientos de control de cambios, archivos de proyectos anteriores, informacin histrica y base de conocimiento de lecciones aprendidas.

Desarrollar el plan de direccin del proyecto

Herramientas y tcnicas

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1. Juicio de expertos.- Cuando se desarrolla el plan para la direccin del proyecto, se utiliza el juicio de expertos para:
adaptar el proceso para cumplir con las necesidades del proyecto, desarrollar los detalles tcnicos y de gestin que se incluirn en el plan para la direccin del proyecto, determinar los recursos y los niveles de habilidad necesarios para llevar a cabo el trabajo del proyecto, determinar el nivel de gestin de la configuracin que se aplicar al proyecto, y determinar qu documentos del proyecto estarn sujetos al proceso formal de control de cambios.

Desarrollar el plan de direccin del proyecto

Salidas

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1. Plan de direccin del proyecto.- El plan para la direccin del proyecto integra y consolida todos los planes de gestin subsidiarios y las lneas base de los procesos de planificacin, e incluye en particular:
el ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarn en cada fase, los resultados de la adaptacin realizada por el equipo de direccin del proyecto, a saber:
los procesos de direccin de proyectos seleccionados por el equipo de direccin del proyecto, el nivel de implementacin de cada proceso seleccionado, las descripciones de las herramientas y tcnicas que se utilizarn para llevar a cabo esos procesos, y el modo en que se utilizarn los procesos seleccionados para gestionar el proyecto especfico, incluyendo las dependencias e interacciones entre dichos procesos y las entradas y salidas esenciales.

Desarrollar el plan de direccin del proyecto

Salidas

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el modo en que se ejecutar el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto, un plan de gestin de cambios que describa el modo en que se monitorearn y controlarn los mismos, un plan de gestin de la configuracin que documente cmo se llevar a cabo dicha gestin, el modo en que se mantendr la integridad de las lneas base para la medicin del desempeo, las necesidades y las tcnicas de comunicacin entre los interesados, y las revisiones clave de gestin del contenido, alcance y tiempo, para agilizar la atencin de asuntos sin resolver y decisiones pendientes.

1. Plan de direccin del proyecto.- El plan de direccin de proyecto incluye:

Desarrollar el plan de direccin del proyecto

Salidas

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1. Plan de direccin del proyecto.- El plan para la direccin del proyecto puede presentarse en forma resumida o detallada y puede estar compuesto por uno o ms planes subsidiarios.
el nivel de detalle de cada uno de los planes subsidiarios depende de las necesidades del proyecto especfico, las lneas base del proyecto slo se pueden cambiar por medio del proceso realizar el control integrado de cambios. las lneas base abarcan entre otras: lnea base del cronograma lnea base de costos lnea base del alcance

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Desarrollar el plan de direccin del proyecto

Salidas

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el plan de gestin del alcance del proyecto el plan de gestin de requisitos el plan de gestin del cronograma el plan de gestin de costos el plan de gestin de calidad el plan de mejoras del proceso el plan de recursos humanos el plan de gestin de las comunicaciones el plan de gestin de riesgos el plan de gestin de las adquisiciones.

1. Plan de direccin del proyecto.- Los planes subsidiarios abarcan entre otros.

Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto

Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto es el proceso que consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.
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Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto

Las actividades abarcan entre otras.

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realizar las actividades necesarias para cumplir con los requisitos del proyecto crear los entregables del proyecto reunir, capacitar y dirigir a los miembros del equipo asignado al proyecto obtener, gestionar y utilizar los recursos. implementar los mtodos y normas planificados establecer y gestionar los canales de comunicacin del proyecto, tanto externos como internos al equipo del proyecto generar los datos del proyecto, tales como costo, cronograma, avance tcnico y de calidad y el estado, a fin de facilitar las proyecciones emitir las solicitudes de cambio y adaptar los cambios aprobados al alcance, a los planes y al entorno del proyecto gestionar los riesgos e implementar las actividades de respuesta a los mismos gestionar a los vendedores y proveedores recopilar y documentar las lecciones aprendidas.

Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto

Incluye la implementacin de los cambios aprobados que abarcan:

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Accin correctiva.- Alinear el desempeo futuro previsto con el plan de direccin del proyecto. Accin preventiva.- Realizar una actividad que puede reducir la probabilidad de sufrir consecuencias negativas. Reparacin de defectos.- La identificacin documentada de un defecto con una recomendacin para reparar dicho defecto.

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Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto

Entradas Herramientas y Tcnicas
1. Juicio de Expertos 2. Sistema de Informacin para la direccin de proyecto

Salidas

1. Plan para la Direccin del Proyecto 2. Solicitudes de Cambio Aprobadas 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organizacin

1. Entregables 2. Informacin sobre el desempeo del trabajo 3. Solicitudes de cambio 4. Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto 5. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto

Entradas

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1. Plan para la Direccin del Proyecto. 2. Solicitudes de Cambio Aprobadas.- El equipo de proyecto programa la implementacin de los cambios aprobados, las solicitudes de cambios pueden modificar las polticas, el plan de direccin del proyecto, los procedimientos, costos, alcance, cronograma entre otros. 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organizacin

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Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto

Herramientas y tcnicas

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1. Juicio de expertos.- El equipo de proyecto programa la implementacin de los cambios aprobados, las solicitudes de cambios pueden modificar las polticas, el plan de direccin del proyecto, los procedimientos, costos, alcance, cronograma entre otros. 2. Sistema de informacin para la direccin de proyecto.- El sistema de informacin para la direccin de proyectos (PMIS) proporciona acceso a una herramienta automtica para el apoyo en actividades como la elaboracin de cronogramas, control de costos entre otros.

Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto

Salidas

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1. Entregables.- Un entregable aprobado es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio nico y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto. 2. Informacin sobre el desempeo del trabajo.Conforme el proyecto avanza, la informacin sobre las actividades del mismo se recopila de manera sistemtica. Esta informacin puede relacionarse con diversos resultados de desempeo, incluyendo, entre otros:
el estado de los entregables el avance del cronograma los costos incurridos.

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Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto

Salidas

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3. Solicitudes de cambio.- Cuando se detectan problemas durante la ejecucin del trabajo del proyecto, se emiten solicitudes de cambio que pueden modificar las polticas o los procedimientos, el alcance, el costo o el presupuesto, el cronograma o la calidad del proyecto. Las solicitudes de cambio pueden abarcar:
Accin correctiva. Accin preventiva. Reparacin de defectos. Actualizaciones.

Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto

Salidas

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4. Actualizaciones al plan de direccin del proyecto.- Incluye la actualizacin a los diferentes planes del proyecto 5. Actualizaciones a los documentos del proyecto.- Entre los documentos que pueden actualizarse, se encuentran:
los documentos de requisitos. los registros del proyecto (asuntos, supuestos, etc) . el registro de riesgos el registro de interesados

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Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

Es el proceso que consiste en monitorear, analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeo definidos en el plan para la direccin del proyecto. El seguimiento es un aspecto de la direccin del proyecto que se realiza a lo largo del proyecto. Consiste en recopilar, medir y distribuir la informacin relativa al desempeo, y en evaluar las mediciones y las tendencias que van a permitir efectuar mejoras al proceso.

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Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

El proceso consiste en:

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comparar el desempeo real del proyecto con respecto al plan para la direccin del proyecto; evaluar el desempeo para determinar la necesidad de una accin preventiva o correctiva y para recomendar aqullas que se consideran pertinentes, identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos, mantener, durante la ejecucin del proyecto, informacin precisa y oportuna relativa al producto del proyecto y su documentacin relacionada, proporcionar la informacin necesaria para sustentar el informe de estado, la medicin del avance y las proyecciones, proporcionar proyecciones que permitan actualizar la informacin relativa al costo y al cronograma actuales, y monitorear la implementacin de los cambios aprobados cuando stos se produzcan

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Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

Entradas Herramientas y Tcnicas
1. Juicio de expertos

Salidas

1. Plan para la direccin del proyecto 2. Informes de desempeo 3. Factores ambientales de la empresa 4. Activos de los procesos de la organizacin

1. Solicitudes de cambio 2. Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

Entradas

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1. Plan para la direccin del proyecto 2. Informes de desempeo.- Los informes deben ser preparados por el equipo de proyecto detallando actividades, logros, hitos, incidentes identificados y problemas. Los informes pueden incluir:
el estado actual, los logros significativos del periodo, las actividades del cronograma, las proyecciones y los asuntos pendientes

3. Factores ambientales de la empresa 4. Activos de los procesos de la organizacin

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Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

Herramientas y tcnicas

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1. Juicio de expertos.- Es utilizado por el equipo de direccin del proyecto para interpretar la informacin proporcionada por los procesos de seguimiento y control. El director del proyecto, en colaboracin con el equipo, determina las acciones requeridas para asegurar que el desempeo del proyecto corresponda a las expectativas.

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

Salidas

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1. Solicitudes de cambio.- Como consecuencia de la comparacin entre los resultados planificados y los reales, es posible que se emitan solicitudes de cambio, que pueden ampliar, ajustar o reducir el alcance del proyecto o del producto. Los cambios pueden impactar el plan para la direccin del proyecto, los documentos del proyecto o los entregables del producto. Los cambios pueden abarcar una accin correctiva, accin preventiva y reparacin de defectos. 2. Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto. 3. Actualizaciones a los documentos del proyecto.- Informes de desempeo, registro de incidentes entre otros.

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Realizar el control integrado de cambios

Es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la organizacin, a los documentos del proyecto y al plan para la direccin del proyecto. El proceso interviene desde el inicio del proyecto hasta su terminacin

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Realizar el control integrado de cambios

El proceso consiste en:

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influir en los factores que eluden el control integrado de cambios, de modo que nicamente se implementen cambios aprobados, revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio de forma rpida, ya que una decisin tarda puede influir negativamente en el tiempo, el costo o la viabilidad de un cambio, gestionar los cambios aprobados, mantener la integridad de las lneas base, incorporando al plan para la direccin del proyecto y a los documentos del proyecto nicamente los cambios aprobados, revisar, aprobar o rechazar todas las acciones preventivas y correctivas recomendadas, coordinar los cambios a travs de todo el proyecto y documentar el impacto total de las solicitudes de cambio.

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Realizar el control integrado de cambios

Entradas Herramientas y Tcnicas
1. Juicio de expertos 2. Reuniones de control de cambios

Salidas

1. Plan para la direccin del proyecto 2. Informacin sobre el desempeo del trabajo 3. Solicitudes de cambio 4. Factores ambientales de la empresa 5. Activos de los procesos de la organizacin

1. Actualizaciones al estado de las solicitudes de cambio 2. Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto 3. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Realizar el control integrado de cambios

Entradas

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1. Plan para la direccin del proyecto 2. Informacin sobre el desempeo del trabajo 3. Solicitudes de cambio.- Todos los procesos de seguimiento y control y muchos procesos de ejecucin generan solicitudes de cambio. 4. Factores ambientales de la empresa 5. Activos de los procesos de la organizacin

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Realizar el control integrado de cambios

Herramientas y tcnicas

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1. Juicio de expertos 2. Reuniones de control de cambios.- Un comit de control de cambios es responsable de reunirse y revisar las solicitudes de cambio y de aprobar o rechazar dichas las solicitudes. Todas las decisiones del comit se documentan y comunican a los interesados.

Realizar el control integrado de cambios

Salidas

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1. Actualizaciones al estado de las solicitudes de cambio.- El director del proyecto o un miembro del equipo procesa las solicitudes de cambio. El estado de los cambios aprobados o no, se actualizarn en el registro de solicitudes de cambio. 2. Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto 3. Actualizaciones a los documentos del proyecto

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Cerrar proyecto o fase

Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de direccin de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Al cierre del proyecto, el director del proyecto revisar toda la informacin anterior procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto est completo y de que el proyecto ha alcanzado sus objetivos.

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Cerrar proyecto o fase

Entradas Herramientas y Tcnicas
1. Juicio de expertos

Salidas

1. Plan para la direccin del proyecto 2. Entregables aceptados 3. Activos de los procesos de la organizacin

1. Transferencia del producto, servicio o resultado final 2. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin

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Cerrar proyecto o fase

Entradas

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1. Plan para la direccin del proyecto 2. Entregables aceptados.- Son los entregables que han sido aceptados durante la ejecucin del proceso verificar el alcance. 3. Activos de los procesos de la organizacin

Cerrar proyecto o fase

Herramientas y tcnicas

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1. Juicio de expertos.- Se aplica cuando se realizan las actividades de cierre administrativo. Estos expertos aseguran que el cierre del proyecto o fase se realice de acuerdo a las normas apropiadas.

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Cerrar proyecto o fase

Salidas

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1. Transferencia del producto, servicio o resultado final.- Se refiere a la transferencia para el que se autoriz el proyecto o la fase. 2. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin.- Incluyen la actualizacin de:
Los archivos de proyecto. Los documentos de cierre del proyecto o fase. La informacin histrica.

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