1.

Tema de investigacin Propuesta de una investigacin con tecnologa ERP como solucin a requerimientos gerenciales en toma de decisiones para la Escuela de conduccin PRACTICAR.

2. Planteamiento del problema Qu factores determinan el xito o el fracaso de implementar un Sistema de Planificacin de los Recursos Empresariales (ERP) en una empresa?

2.1.

Antecedentes

Cuando la mayora de las personas se imaginan los sistemas de tecnologas de Informacin, estas probablemente se les viene a la mente personas una visin de cuartos de aires acondicionados llenos de computadoras.

Y cuando se habla de ERP el trmino por s solo no nos dice nada de lo que realmente el software hace. As pues, ERP es un software que integra la informacin usada por una organizacin de muchas diferentes funciones y departamentos dentro de un sistema de computacin.

ERP, lejos de ser un concepto interesante, es un requerimiento bsico para toda empresa, hoy en da. Cada vez ms, el mercado se hace ms grande, las fronteras se eliminan, las barreras comerciales desaparecen, y las empresas se ven forzadas a incrementar su portafolio de servicios y productos, o especializarse en uno de ellos. Por otro lado, necesitan el apoyo tecnolgico para poder administrar eficientemente sus bases de datos; en otras palabras, contar con sistemas de informacin capaces de identificar exactamente la situacin actual y futura de sus negocios. Esto se logra por medio de ERPs.

Con el crecimiento de la tecnologa de Internet, estas empresas se enfrentan a mercados electrnicos, los cuales harn posible sus transacciones comerciales. Obtener sistemas CRM, conectados a sus respectivos ERPs, ser el fututo de todas 1

las empresas. Quienes no lo tengan, deben estarlo haciendo; quienes lo tengan, experimentarn el liderazgo; y quienes no lo hagan, terminarn saliendo del mercado.

ERP es una palabra de moda, hoy en da. Y la verdad es que existen muchas empresas que no tienen un verdadero concepto de lo que significa. Hay bastante directivo desorientado, buscando soluciones a sus requerimientos de informacin, en el lugar equivocado. O posiblemente han encontrado el ERP adecuado, pero no estn siendo asesorados de la manera correcta.

Pero, qu es lo que est pasando entonces? La empresa intermedia, atraviesa serios problemas al momento de implantar un ERP. La mayor parte de las veces, fracasan los proyectos porque se vuelven demasiado largos y cansados y la compaa debe moverse segn las tendencias del mercado, y an estn implantando un proceso obsoleto.

Hoy en da, las soluciones se ofrecen para levantar por completo una implantacin de ERP en poco tiempo, y con pocos recursos. Hacerlo es cuestin de orden, visin, entrega al proyecto, calidad de ERP, calidad de consultores, confianza en la empresa y sus usuarios y la necesidad de un cambio cultural en la empresa.

2.2.

Diagnstico o planteamiento de la problemtica general

2.2.1. Causa efectos Dentro de cualquier organizacin, es difcil romper con las practicas, actitudes, y maneras de hacer las cosas. En especial cuando la empresa no es muy flexible, y no se puede adaptar a los cambios de una manera rpida. Lo cual, puede hacer que la fase de implementacin de la solucin sea ms larga y por lo tanto ms costosa, debido a la cantidad de capacitacin del personal y a la resistencia al cambio.

Uno de los principales problemas, es que al momento de la implementacin, van surgiendo defectos graves en los procesos de la empresa, adems, habr personal, que por seguridad de la informacin, o por puro egosmo, o miedo a revelar datos que los hace sentir que son importantes como parte de la empresa, se negaran a compartirlos o lo harn de una manera parcial. De hecho Derek Slater lo dijo de una mejor manera en su artculo What is ERP? del ao 1999:

"La promesa de sus ventajas es siempre, en la instalacin de un ERP, enorme. Pero tambin lo son los gastos que conlleva en trminos de dinero, esfuerzo y tiempo. Implementar este tipo de software en una compaa, de forma habitual, hace necesario el cambio de procesos de negocio en su formato actual. Por ello la resistencia al cambio en los empleados de la compaa se puede convertir fcilmente en una espina clavada en su costado, y hacer que sus ejecutivos tengan que afinar al mximo sus capacidades de gestin del cambio. Con una planificacin cuidadosa y mucho engrase de todos sus cojinetes, sin embargo, un ERP puede funcionar muy bien y hacer que una empresa se gestione mucho mejor." (Traduccin por Baquia.com, 2003).

Todo apunta a que el principal obstculo no se encuentra en el propio software, ya que todos los componentes que lo integran, ya formaban parte de la gestin de procesos tradicional de la empresa, por lo que es la resistencia de los empleados, en lo que se debe enfocar los administradores.

Ahora que se identifico el problema, cmo se puede solucionar?

Lo primero que debe de hacer la empresa, es contar con Administradores de proyecto o lideres encargados de la fase de implementacin, que sean personal interno de la misma empresa, y no esperar a que los encargados de la proveedora del ERP se encargue de todo. A su vez estos lderes, junto con los altos directivos, son los primeros que deben de estar totalmente implicados en esta fase. Ahora estos deben de encargarse que exista comunicacin interna de cada uno de los 3

movimientos que se vayan generando durante este proceso, para que los empleados sean participes de cada una de las etapas y se sientan, una pieza fundamental en el triunfo de la misma, y con esto, sentirn que estn realizando una labor que les da sentido a sus vidas, a sus capacidades, y que llena sus expectativas de desarrollo individual. Alcanzando con esto, una coherencia entre los valores explcitos y las practicas reales.

En pocas palabras se debe generar y alcanzar un Desarrollo Organizacional, con el cual, la empresa podr desarrollarse, madurar, evolucionar y/o adaptarse a los cambios. Bennis (1.972) define este concepto como: una respuesta al cambio, una estrategia educativa compleja cuya finalidad es cambiar las creencias, actitudes, valores y estructuras de las organizaciones de tal forma que estas puedan adaptarse mejor a las nuevas tecnologas, mercados y retos as como al ritmo vertiginoso del cambio mismo.

2.2.2. Pronostico y control del pronstico

La integracin de un ERP con otras aplicaciones es una fase crtica en la implantacin del sistema de gestin empresarial.

Por lo tanto la naturaleza unificada de un sistema de un ERP puede dejar beneficios significativos, incluyendo menores errores, eficiencia y mayor velocidad de improvisacin, y un acceso ms completo a la informacin. Con mejor acceso a la informacin, los empleados y directores pueden tener una mejor comprensin de lo que pasa en la empresa de esta forma ellos hacen mejores decisiones del negocio.

De esta forma se puede ver que los ERPs, ser el fututo de todas las empresas. Quienes no lo tengan, deben estarlo haciendo; quienes lo tengan, experimentarn el liderazgo; y quienes no lo hagan, terminarn saliendo del mercado.

2.3.

Formulacin de la problemtica especifica

2.3.1. Problema principal 1. Qu factores determinan el xito o el fracaso de la implementacin de un Sistema de Planificacin de los Recursos Empresariales (ERP) en la Escuela de conduccin PRACTICAR?

2.3.2. Problemas secundarios

1. Qu papel juega la tecnologa actual en los procesos de la escuela de conduccin PRACTICAR? 2. Cmo incide la implantacin del sistema de gestin en las polticas internas de la empresa PRACTICAR? 3. En qu medida el Sistema Integrado ERP tiene un impacto en la eficiencia de los procesos fundamentales de una Empresa?

2.4.

Objetivos

2.4.1. Objetivo general

1. Determinar el impacto del Sistema Integrado ERP en el nivel de eficiencia de los procesos fundamentales de la Escuela de Conduccin PRACTICAR.

2.4.2. Objetivos especficos

1. Realizar un diagnstico sobre el soporte tecnolgico actual de los procesos, para identificar las principales debilidades en el manejo de la informacin.

2. Determinar los beneficios cuantitativos y cualitativos de la implementacin de un sistema ERP.

3. Analizar el grado de influencia que ha tenido la implantacin del sistema ERP en la integracin de los procesos logsticos internos de la Escuela de Conduccin PRACTICAR as como el efecto que pudo ocasionar en la obtencin de beneficios de carcter logstico.

2.5.

Justificacin

2.5.1. Terica

La implementacin del ERP conlleva cambios en la cultura, en la organizacin, en la forma de operar y hasta en la forma de tomar decisiones.

Senge (1990) menciona que es necesario definir una visin organizacional la cual sea una extensin de la visin personal de los usuarios finales, ya que la fuerza de una visin compartida modifica positivamente la relacin de la gente con la nueva tecnologa y con la compaa en general. Para qu se necesita? Realmente hace falta?

Algunas razones para implementar un Sistema ERP:

Reduccin de dudas concernientes a la veracidad de informacin Mejoramiento de la comunicacin entre reas de produccin Reduccin de duplicacin de la informacin. Proveer una eficiente integracin de los procesos comerciales.

Para entender mejor el proceso de inicio de las E.R.P. (Planeacin de Recursos Empresariales), es necesario remontarse a los orgenes de la produccin manufacturera, en donde se encuentra el MRP (Planeacin de Requerimientos de Materiales), Ciclo cerrado MRP y MRP II. Todo el proceso de las E.R.P ha implicado unos cambios y transformaciones permanentes, que se han alimentado de dos grandes evoluciones: 6

1. Evolucin de los sistemas de Planeacin. 2. Evolucin de las aplicaciones de Negocio.

2.5.2. Metodolgica

Para el desarrollo de esta tesis, se tomaran en cuenta varias fuentes bibliogrficas como son: bibliotecas digitales, revistas electrnicas y diversas consultas de la

Web. Se analizaran los diversos puntos de vista de cada uno de los autores consultados y se tomar lo ms importante de sus puntos de vista.

Se considerar la aplicacin de un diseo

metodolgico, basndose en las

diferentes caractersticas propias del estudio a realizar. Ser del tipo descriptivo, buscando especificar las propiedades ms importantes del elemento en estudio, para describir lo que se desea investigar. Para ello se medirn de manera independiente las variables con las que tienen que ver los elementos en estudio.

Con objeto de analizar y considerar las opiniones de expertos en sistemas ERP, se elabora un cuestionario (Encuesta) dirigido al personal de la Escuela de Conduccin PRACTICAR organizado en torno a tres aspectos:

1. Metodologa de implementacin de sistemas. 2. Evaluacin y seleccin de software. 3. Experiencias y problemtica del proceso.

2.5.3. Practica

Aunque la introduccin de los sistemas MES mejor grandemente el grado de integracin vertical con las funciones de produccin de los 90, los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) generan un mejor grado de integracin horizontal de las empresas ahora. Los sistemas ERP marcan un punto significante en el 7

desarrollo de los sistemas MPC ya que habilitan a las empresas hacia el criterio global de la mejora continua de los procesos de cadena con el proveedor a travs de una administracin flexible con el cliente. Algunos de los beneficios son:

Brinda un gran apoyo en la toma de decisiones ya que le asegura confiabilidad y seguridad total sobre la informacin contable. Brinda un panorama real y actualizado de la empresa con informacin totalmente actualizada. Brinda a su empresa una gran flexibilidad operacional. Facilita las labores de auditora interna y externa. Brinda flexibilidad para realizar consultas de informacin histrica. Mejora el tiempo del proceso. Capacidad para racionalizar los diferentes procesos y flujos de trabajo. Compartir datos entre distintos departamentos de una organizacin. Mejora de la eficiencia y los niveles de productividad. Reduccin de los costos. Mejora el servicio al cliente. Es una herramienta de gran utilidad para compaas multinacionales y entes corporativos, debido a que permite efectuar cierre fiscal y corporativo

2.6.

Marco de referencia

2.6.1. Marco terico

El ERP es un sistema integral de gestin

empresarial que est diseado para

modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica, produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa.

Por otro lado, Kumar y Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP) como "paquetes de sistemas configurables de informacin dentro de los cuales se integra la informacin a travs de reas funcionales de la 8

organizacin". Los sistemas ERP son extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se implantan con xito trae una serie de beneficios importantes para las empresas.

Orton y Marlene (2004) definen a los sistemas de planeacin de recursos empresariales (ERP) como un sistema que permite coleccionar y consolidar la informacin a travs de la Empresa.

Reuther,D. (2004) en su artculo "Critical Factors for Enterprise Resources Planning System Selection and Implementation Projects within Small to Mdium Enterprise" menciona que K.C. Laundon y J.P. Laundon, (2000) definen los sistemas de planeacin de recursos empresariales (ERP) como un sistema de administracin de negocios que integra todas las facetas del negocio, incluyendo planeacin, manufactura, ventas y finanzas.

El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar informacin a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes reas del negocio. Lo ms destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la informacin de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma ms rpida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantacin de un ERP conlleva la eliminacin de barreras nter departamentales, la informacin fluye por toda la empresa eliminando la improvisacin por falta de informacin.

2.6.2. Marco espacial

La investigacin del uso de la tecnologa ERP como solucin a requerimientos gerenciales en toma de decisiones para organizaciones se desarrollar en la

Escuela de Conduccin Practicar de la ciudad de Cuenca. 9

2.6.3. Marco temporal

Se requerir el lapso de aproximadamente de seis semanas para realizar la presente investigacin y cumplir con los objetivos planteados ms adelante.

2.7.

Metodologa

2.7.1. Tipo de Investigacin

La investigacin se realiz basndose en procesos metodolgicos contemplados en la investigacin cientfica, por lo mismo se combinan diferentes tipos de la misma, es decir campo, descriptiva y bibliogrfica.

2.7.2. Mtodos de investigacin

Durante el desarrollo de la tesis se utilizarn metodologas que permitan organizar el proceso de investigacin, monitorear los resultados y elaborar una propuesta que minimiza el riesgo en la toma de decisiones.

Metodologa de la Investigacin en Accin: Chekland (1993), menciona que la investigacin en accin permite que el investigador se transforme en un participante en la accin y el proceso de cambio en s se vuelve el objeto en estudio de la investigacin. Los roles del investigador y objeto de estudio r ealmente no son fijos, sino que se intercambian; es decir, los objetos de estudio se vuelven investigadores y los investigadores se convierten en hombres de accin.

La investigacin pura, la investigacin de objeto bsico, investigacin de evaluacin y la investigacin aplicada estn dentro de la investigacin en accin. La intencin de esta es siempre estar involucrado en un proceso de cambio en el sistema mismo como medio para la accin prctica que pretende resolver un problema. 10

Metodologa del Enfoque Sistmico: Es necesario realizar un anlisis interno del sistema y de su entorno desde un nivel superior para involucrar en forma simultnea el conjunto de variables interdependientes que interactan en el sistema y comprender el comportamiento del sistema como un todo.

2.8.

Plan analtico

El trabajo se estructura en cinco captulos, adems de este de introduccin y otro final de conclusiones.

En el Captulo I, se trata de exponer la evolucin de los sistemas de informacin en el rea de fabricacin con la descripcin y anlisis de los modelos vigentes desde los aos sesenta-setenta hasta los actuales sistemas ERP.

El Captulo II, incluye el anlisis de las diferentes definiciones, con especial tratamiento de las caractersticas ms sobresalientes as como la previsin de evolucin, a corto y medio plazo, de estos sistemas derivados de la incorporacin de nuevas funcionalidades y de la implantacin de los nuevos modelos de negocio, basados en el comercio electrnico ("e-business").

Captulo III, Las Metodologas de implementacin de sistemas ERP con una descripcin de los modelos de implementacin clsicos. Se incorporan las conclusiones obtenidas a partir de las respuestas a la encuesta sobre el tema objeto del captulo.4

Captulo IV, Se analizan las metodologas de evaluacin y seleccin de software, estableciendo las caractersticas comunes del proceso y distribuyendo aqullas en dos grandes categoras en funcin del mbito de aplicacin.

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El Captulo V, incluye el desarrollo de una gua prctica para la implementacin de un ERP con metodologa de evaluacin y seleccin de sistemas basada en tcnicas multicriterio. Se incorporan las conclusiones elaboradas a partir de las respuestas dadas en la encuesta.

2.9.

Bibliografa

Burleson Donald (Agosto 6 del 2001 ). Selecting an ERP system: Build or buy?. Consultado en Agosto 26 del 2011 en

http://www.techrepublic.com/article_guest.jhtml?id=r00620010806brl03.htm.

Universidad La Salle (2002). Implementando un sistema ERP. Consultado en Agosto de 2011 en http://infotec.lci.ulsa.mx/11-2002/1.html.

El impacto de un ERP en la Empresa; http://www.infojobs.net/noticias_frame.cfm?id=187450103 Septiembre 26 de 2011. Consultado en

ERP Sistema de Gestin; http://www.adpime.com/ERP/Es_ERP_intro.htm Consultado en Septiembre 26 de 2011.

Maturana V. Sergio, Cunto ayudan los sistemas ERP en la planificacin y programacin de las actividades de una cadena de abastecimiento? www2.ing.puc.cl/gescopp/pdf/ERPyCAba.pdf. Consultado en Septiembre 26 de 2011.

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