HOJA DE TRABAJO CONTABLE

QU ES UNA HOJA DE TRABAJO?

Definicin.- La hoja de trabajo es un documento importante pero no indispensable ni obligatorio, sino un paso adicional dentro del ciclo contable. Por ser considerado, como un borrador de trabajo, en esta hoja puede escribirse a lpiz Una Hoja de trabajo es un documento importante aunque no es indispensable ni obligatorio. Es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la informacin, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y prdidas, los asientos de cierre y el balance general. Es una hoja de contabilidad muy grande porque en ella deben aparecer todas las cuentas del balance de comprobacin en primer lugar, luego una seccin donde se anotan los ajustes, sigue una seccin donde se hace el balance de comprobacin despus de los ajustes, continua con una columna para determinar el costo de venta, y finaliza con la elaboracin del estado de resultados y del balance general. Es un borrador que se hace para facilitar los ajustes, el cierre y la presentacin de los estados financieros. La hoja de trabajo no es un requisito ms, ni es fundamental en los libros contables, slo es una hoja columnar que se emplea como un borrador a correcta preparacin de los estados financieros considerando en esta los ajustes contables necesarios. Las hojas de trabajo deben ser diseadas de acuerdo a las necesidades propias de una determinada empresa, y a los objetivos de informacin que se quiere extractar.

PARA QU SIRVE LA HOJA DE TRABAJO?

1.- Registrar las labores llevadas a cabo en una auditora Las HT proporcionan un registro sistemtico y detallado de las labores llevadas a cabo por los profesionales del rea, en los exmenes de auditora que se practican. Tambin las HT, se transforman en un registro de la informacin y de la evidencia que se ha obtenido, y que sirve para respaldar los hallazgos, las conclusiones, los juicios y las recomendaciones entregadas, producto del trabajo de auditora. Luego entonces, el contenido de estas HT, tiene que ser suficiente para respaldar los juicios, conclusiones y recomendaciones que se entrega a travs del respectivo informe de auditora. 2.- Determinar que el examen se efectu de acuerdo con las NAGAS

En las HT, debern quedar reflejados todos los antecedentes que permitan avalar que el examen se efectu conforme a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, especialmente las relativas a la ejecucin del trabajo. Por lo tanto los legajos o carpetas de estas HT, deben contener, los programas de auditora, la evidencia obtenida, los estudios y compresin del Control Interno y el grado de confianza o riesgos que este implica, los procedimientos aplicados, y otros antecedentes necesarios para el examen. 3.- Servir como fuente de informacin para futuros exmenes. Los antecedentes recopilados durante el examen y las conclusiones a las cuales han llegados los auditores, y que sirven como evidencia para respaldar el informe de auditora, en muchas oportunidades puede servirle al auditor, para demostrar en el trabajo efectuado, y considerarlo como un elemento de juicio ms al programar la nueva auditora. 4.- Mejorar la calidad de los exmenes Las HT, no slo deben estar bien preparadas o elaboradas, sino que adems tienen que contener los asuntos ms relevantes debidamente estudiados, con toda la evidencia suficiente que asegure que se le ha dado una adecuada atencin del punto de vista de la auditora a las materias examinadas. 5.- Facilitar la Revisin y Supervisin Las HT, son fundamentales para la etapa de revisin que debe efectuar el encargado de la auditora o el responsable de ella en la etapa de la ejecucin del examen y del informe en borrador o preliminar de auditora, antes que pueda ser formulado o remitido a los distintos usuarios. Tambin permite que personas ajenas a quien las ha preparado, examine los detalles de la auditora registrado en dichos papeles. 6.- Ayudar al desarrollo Profesional La correcta preparacin del las HT, puede ser de ayuda importante en el desarrollo profesional de los auditores que conforman el grupo humano o equipo que est llevando a cabo una determinada auditora, ya que con toda seguridad, estas HT, pueden ser utilizadas en otras oportunidades y tambin servirn como guas para futuros exmenes.

7.- Respaldar el informe de auditora en los procesos judiciales

En aquellos casos que los informes de auditora den origen a presentaciones ante los tribunales de justicia, normalmente por algn asunto asociados con algunas irregularidades cometidas en las empresas, u otros delitos encontrados durante el examen, las HT, son de gran importancia para respaldar el contenido del informe de auditora, y le ayudan adems al auditor a recordar situaciones de la cual se trata la materia impugnada.

CARACTERSTICAS DE LA HOJA DE TRABAJO

El formato consta de las siguientes partes: 1. Encabezamiento: formado por la razn social, el nombre del documento y la fecha del periodo por el cual se elabora. 2. Secciones: Nmero de orden de las cuentas Nombre de las cuentas con su cdigo Balance de comprobacin con dbitos y crditos Ajustes con dbitos y crditos Balance ajustado con dbitos y crditos Ajustes por inflacin Balance ajustado por inflacin Ganancias y prdidas con dbitos y crditos Balance general con dbitos y crditos

FORMATO DE LA HOJA DE TRABAJO

QUINES UTILIZAN LA HOJA DE TRABAJO?

Generalmente las hojas de trabajo las utilizan los profesionales como ser auditores, contadores y profesionales del rea financiera para organizar la informacin como una herramienta para elaborar los estados financieros.

DIFERENCIA ENTRE HOJA DE TRABAJO Y PAPEL DE TRABAJO

Aunque muchos autores la definen como fuera lo mismo, estas se diferencian por:

PAPELES DE TRABAJO Son requisitos como evidencia del trabajo realizado. Son apuntes de informacin o clculos auxiliares. Es de uso cotidiano.

HOJAS DE TRABAJO No son indispensables ni obligatorias. Es un documento que se utiliza para organizar la informacin. No es de uso cotidiano, se adopta de acuerdo a las necesidades de cada empresa.

CLASES DE HOJA DE TRABAJO

 Hoja de trabajo para el restado flujo del efectivo (mtodo directo) Hoja de trabajo para el estado flujo del efectivo ( mtodo indirecto) Hoja de trabajo para la elaboracin del estado de origen y aplicacin de fondos (capital del trabajo)

TIPOS DE HOJA DE TRABAJO

La clasificacin de acuerdo a requerimientos y necesidades de una empresa es la siguiente: Hoja de trabajo de 6 columnas (*) Hoja de trabajo de 8 columnas (*) Hoja de trabajo de 10 columnas (**) Hoja de trabajo de 12 columnas (**)

(*) Corresponden a hojas de trabajo preparadas nicamente sobre la base del efectivo. (**) Corresponden especficamente a hojas de trabajo preparadas sobre la base de efectivo y devengado. En cuanto al diseo y conformacin de las hojas de trabajo base efectivo diremos que cuenta con mucha aceptacin en nuestro medio. Sin embargo, puede variar de acuerdo a necesidades y requerimientos de una empresa. Sin embargo debemos puntualizar que en contabilidad solo y nicamente se cuentan las columnas que exponen valores monetarios, razn por la cual descartamos las tres iniciales columnas.

LLENADO DE LA HOJA DE TRABAJO

1. Partimos del balance de comprobacin, anotamos todas y cada una de las cuentas que aparecen en el balance de comprobacin asegurndonos de registrar los saldos deudores en la columna Debe y los saldos acreedores en la columna Haber al final se traza una lnea debajo de los ltimos saldos y se suman los dos totales cuidando que cuadren. Comprobado el equilibrio se traza una lnea doble debajo de los totales.

2. Una vez realizado el balance de comprobacin revisamos cada una de las cuentas y sacamos las que necesitan actualizarse ya que debemos reflejar el monto correcto de las mismas. Es probable que en el proceso de ajustes se creen nuevas cuentas que no estaban en el balance de comprobacin inicial. Qu debemos hacer con estas cuentas? Agregarlas al balance de comprobacin inicial al final despus de la totalizacin de saldos. En la seccin de ajustes debemos enumerar desde el primer ajuste hasta el ltimo ajuste y cuidar que la teora del cargo y del abono se cumpla. Al final totalizamos los saldos del debe y del haber de la seccin de ajustes y se traza una lnea doble bajo los saldos respectivos. 3. Luego nos vamos a la seccin de balance ajustado, aqu vamos a trasladar todas las cuentas del balance de comprobacin inicial que no necesitaron ajustes, pero, hay que tener especial cuidado con las cuentas que fueron ajustadas. Por ejemplo: si la cuenta tiene saldo deudor y en el ajuste tiene saldo acreedor deben restarse las cantidades y colocarse el saldo resultante, que puede ser deudor o acreedor dependiendo del monto mayor. Por supuesto si la cuenta tiene saldo deudor y en ajuste tambin es deudora, ambas cantidades se suman. Y se coloca el total deudor. Lo mismo sucede con el caso contrario. Debemos cuidar que todas las cuentas ajustadas y no ajustadas pasen a la seccin del balance ajustado, para ello podemos utilizar una regla para verificar lnea por lnea. Al final sumamos los totales del debe y los totales del haber que, como siempre deben estar equilibrados y trazamos una raya doble bajo los saldos finales. 4. En la seccin de costo de venta, debemos calcular precisamente ese monto. Sacamos paso por paso siguiendo la frmula del costo de venta, que ya conocemos: Costo de venta= Inventario inicial + Gastos sobre compras Devoluciones, rebajas y descuentos sobre compras Inventario final Cada una de estas cuentas la traemos de la seccin del balance ajustado y la colocamos con sus debidos saldos en la seccin de costo de venta. Aqu el total de los dbitos debe ser mayor al total de los crditos, ese monto es el costo de venta. Pero este monto debe colocarse en la columna de los crditos para que al sumar con el total acreedor sea igual al total deudor. Una vez copiados el saldo deudor y el saldo acreedor iguales se traza una lnea doble al final despus de los saldos. 5. As pasamos a la seccin del estado de resultados, para esta seccin se van a trasladar todas las cuentas nominales que aparecen en el balance ajustado, es decir todos los egresos ingresos registrados en dicha seccin. Tambin se debe sumar el costo de venta en la columna del debe (es un egreso y tiene saldo deudor). Al hallar los totales del debe con el haber, siempre habr una diferencia que viene a ser la ganancia o la prdida del periodo evaluado. Para que haya ganancia el total de los crditos debe ser mayor que el total de los dbitos. Una vez determinada la ganancia o la prdida se toma este total y se suma en la columna que falta para establecer el equilibrio Luego se totalizan las dos columnas y se traza una lnea doble bajo los totales.

6. En la ltima seccin correspondiente al balance general se van a pasar todas las cuentas reales, es decir, las cuentas de activo, pasivo y capital as como la utilidad o la prdida obtenida en la seccin anterior. Si es una utilidad se coloca en la columna de los crditos, si fue una prdida se anota en la columna de los dbitos. Despus se totalizan las dos columnas y aqu los dos totales (debe y haber) tienen que ser iguales. De lo contrario, hubo un error en los clculos de las secciones anteriores y habr que revisar una por una las anotaciones hechas desde la primera seccin.