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pelos membros da FID, reunidos em sua 25 conferncia geral, um plano de longo prazo que previa a criao, em todo o mundo, de uma rede de informaes tcnicas e cientficas a servio de estudiosos e pesquisadores de todos os pases. Os trabalhos desenvolvidos pela Organizao das Naes Unidas para Educao, Cincia e Cultura (UNESCO) tm os mesmos objetivos da FID e so realizados em cooperao mtua com entidades internacionais de biblioteconomia e bibliografia. Em grande nmero de pases foram organizados centros ou servios de documentao e realizados congressos para discusso e estudo de problemas referentes aos trabalhos de documentao, inclusive as relaes entre documentao e bibliografia, biblioteconomia, museologia e arquivologia. A documentao passou a ter assim um sentido mais amplo e a incluir todas as tcnicas de anlise da produo bibliogrfica, produo e controle de tradues, tcnicas de controle da informao, mecanizao de informaes e reproduo fotogrfica de documentos, trabalhos de referncia em suas mais diversas formas e publicao e divulgao de informaes. Estabeleceu-se assim uma ntima relao entre essas reas e acentuou-se a tendncia da documentao para englobar atividades que antes eram da competncia de bibliotecas e bibliotecrios. Paralelamente, e por fora das iniciativas citadas, criou-se em diferentes pases a profisso de documentarista (tambm denominada documentalista), que se ocupa de reunir, classificar, catalogar, informar, editar e divulgar informaes que, de certa maneira, complementam o trabalho dos bibliotecrios, arquivistas, muselogos e restauradores. Como em diversos pontos a biblioteconomia e a documentao se confundem, h polmica entre as duas categorias profissionais, mas a diferena fundamental entre elas est no grau em que uma ou outra se debrua sobre os documentos em busca de informaes e no interesse que demonstram na disseminao dessas informaes. Enquanto no Reino Unido os documentaristas so chamados de tcnicos de informao (information officers), nos Estados Unidos os bibliotecrios resistem ideia da criao de uma profisso e de organismos que chamem a si a execuo de tarefas que julgam caber-lhes de direito e de fato, como parte fundamental das atribuies das bibliotecas, mormente das especializadas. Durante algum tempo, os especialistas americanos tentaram adotar a palavra comunicao (communication) em lugar de documentao, mas a criao de vrios institutos de documentao e a circulao da palavra pelo mundo contriburam para que fosse finalmente aceita em seu significado mais moderno. O Brasil pode ser considerado pioneiro nesse setor, fato comprovado pela data de criao de seus organismos de documentao e do reconhecimento profissional do documentarista, termo preferido na lei que classifica as carreiras e cargos do servio pblico brasileiro. Manuel Ccero Peregrino da Silva, que dirigiu a Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro entre 1900 e 1924, ao planejar a reforma do regulamento da instituio, em 1902, procurou habilit-la a promover a organizao da produo bibliogrfica brasileira e para isso sugeriu a criao de um rgo a ela subordinado, para desenvolver o servio de bibliografia e documentao. Tais medidas constam nos regulamentos aprovados pelos decretos de n 8.835 de 11 de julho de 1911 e n 15.670, de 6 de setembro de 1922. A esse servio de bibliografia e documentao competiam funes comparveis s que so desempenhadas pelos modernos centros de documentao. Em 1954, por proposta conjunta da Fundao Getlio Vargas e do Conselho Nacional de Pesquisas, o governo brasileiro criou, com assistncia tcnica da UNESCO, o Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documentao (IBBD), subordinado ao Conselho Nacional de Pesquisas e membro da FID, destinado a coordenar e desenvolver a informao cientfica e tcnica no Brasil. O IBBD organizou o guia Bibliotecas especializadas brasileiras, o Repertrio dos cientistas brasileiros, o guia das Pesquisas em processo no Brasil, o Catlogo coletivo de publicaes peridicas de cincia e tecnologia e o guia dos Peridicos brasileiros de cultura, alm de bibliografias peridicas, com a indexao de artigos de autores brasileiros e estrangeiros publicados no Brasil nos campos das cincias puras e aplicadas, da tecnologia e das cincias sociais. Sistemtica da documentao Os principais instrumentos da documentao so a classificao e a normalizao. Com a classificao, procura-se organizar a informao em ordem temtica e no apenas alfabtica ou alfanumrica. A normalizao racionaliza os processos de produo, organizao e difuso da informao 1

ARQUIVOLOGIA:
1. Conceitos fundamentais de Arquivologia. 2. O gerenciamento da informao e a gesto de documentos: arquivos correntes e intermedirio; protocolos; classificao e ordenao de documentos; avaliao de documentos; arquivos permanentes. 3. A poltica nacional de arquivos e a legislao arquivstica. 4. Conservao e preservao de documentos. 5. Documentos digitais. Conceitos fundamentais de Arquivologia. ARQUIVO O imenso volume de informaes gerado a partir do sculo XIX e ampliado extraordinariamente no sculo XX seria de pouca utilidade se no pudesse ser localizado para consulta por meio das tcnicas da documentao. Conjunto de tcnicas que tm por objetivo a elaborao, produo, sistematizao, coleo, classificao, distribuio e utilizao de documentos de qualquer natureza, a documentao permite que se organize o conhecimento ao longo do tempo e o pe disposio dos consulentes de forma conveniente e prtica. O campo da documentao se amplia ou restringe de acordo com o conceito de documento. Para o belga Paul Otlet, autor do primeiro tratado de documentao, documento o manuscrito, livro, revista, jornal, estampa, partitura musical, selo, medalha, moeda, filme, disco, objeto histrico ou artstico (quando devidamente tombado) e as espcies animais e vegetais classificadas e catalogadas em parques zoobotnicos. Com tal amplitude para o conceito de documento, a documentao seria um conhecimento de carter puramente especulativo, uma vez que impossvel, na prtica, organizar domnio to vasto. Assim, uma teoria geral da documentao se confundiria com a teoria geral da cultura. O crescente volume da produo escrita, que se compe de muitos milhes de obras impressas desde a inveno da imprensa de caracteres mveis, obrigou ao estabelecimento de tcnicas especiais para organizao e obteno de informaes e dados necessrios a estudos, trabalhos de mltiplas ordens e pesquisas. Nas bibliotecas, museus, arquivos e centros de pesquisas e informaes bibliogrficas, foram institudos processos e normas especiais para registro da documentao existente, controle e manuseio da produo bibliogrfica e dos conhecimentos em geral. Os setores de atividades tecnolgicas e de cincias exatas, as grandes empresas industriais e as entidades de pesquisa cientfica foram os primeiros a manifestar a necessidade de estabelecer servios especializados, com o objetivo de facilitar aos especialistas a obteno de informaes e dados mais atualizados referentes aos trabalhos e pesquisas em andamento. Desde meados do sculo XIX, os servios de referncia bibliogrfica das bibliotecas especializadas, sobretudo as americanas, j haviam compreendido a necessidade de um trabalho especfico para facilitar a localizao de livros, artigos e documentos e tambm para prestar auxlio direto busca de dados e informaes especficas de seus consulentes. Histria A organizao racional da informao e da documentao levou Paul Otlet, em colaborao com Henri La Fontaine, a fundar, em Bruxelas, em 1895, o Instituto Internacional de Bibliografia. Como primeira tarefa, a instituio organizou um catlogo em fichas da produo bibliogrfica mundial. Na ordenao temtica das fichas, adotou-se o sistema de classificao decimal que, devidamente atualizado e aperfeioado, se transformou no sistema de classificao decimal universal (CDU). Em 1931 o instituto passou a denominar-se Instituto Internacional de Documentao e, em 1937, Federao Internacional de Documentao (FID). O primeiro projeto de trabalho, de organizao sistemtica da bibliografia mundial, foi abandonado, mas a federao ampliou-se e passou a congregar grande nmero de entidades de diferentes pases, num programa que tem por finalidade facilitar a comunicao dos conhecimentos e a consulta de todos os dados e informaes disponveis. Em Varsvia, em 1959, foi aprovado

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Seu campo de trabalho so os arquivos (pblicos, privados e pessoais), tais como: bancrios, audiovisuais, cartogrficos, cartorais, computacionais, contbeis, eclesisticos, empresariais, escolares, fotogrficos, histricos, mdicos, microgrficos, policiais e de imigrao, atuando tambm, em centros culturais e laboratrios de conservao e restaurao de documentos. As trs correntes De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a Arquivstica pode ser abordada de trs maneiras: uma maneira unicamente administrativa (records management), cuja principal preocupao ter em conta o valor primrio do documento; uma maneira tradicional, que pe a tnica exclusivamente no valor secundrio do documento; ou, por ltimo, uma maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se simultaneamente do valor primrio e do valor secundrio do documento. Os referenciais tericos arquivsticos Segundo Faria (2006, p. 29), dentre os referenciais arquivsticos, destacam-se os princpios fundamentais, os conceitos de fundo e documento de arquivo, o ciclo de vida dos documentos, os conceitos de valor primrio e valor secundrio, o princpio do respect des fonds, as funes de classificao documental e avaliao documental e a definio de instrumento de gesto arquivstica. Ciclo de vida dos documentos ou a Teoria das trs idade arquivos correntes, intermedirios e permanentes Arquivo de primeira idade, corrente, ativo ou de momento: constitudo de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso . Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados . Arquivo de segunda idade, intermedirio ou limbo: constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los , para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So por isso tambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo estes termos adotados na Gr-Bretanha para designar esta fase . Arquivo de terceira idade, permanente, histrico ou de custdia: constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo . Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitva. Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organizao adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catlogos etc.), adotadas na fase corrente sero substitudas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediria, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente . Classificao segundo a valorao dos documentos Valor administrativo: ou primrio, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso est presente em todo documento quando de sua criao. um valor temporrio, perdendo seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituio. Valor histrico: ou secundrio, refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa 2

contida nos documentos. Essa fase ainda mais importante que a classificao, uma vez que esta tambm deve ser normalizada. Os processos de normalizao tiveram origem na indstria e consistiam em fixar condies para execuo de clculos, projetos, obras, servios ou instalaes, bem como a elaborao das prprias normas e regulamentos. A uniformidade dos processos proporcionou economia na utilizao internacional dos produtos industriais. O sucesso da normalizao no campo da indstria fez com que a documentao a adotasse, com o objetivo de tornar internacionalmente acessveis os resultados do trabalho intelectual de cada autor, uma vez que para obter a mxima disseminao da informao cientfica o pesquisador deve apresentar os dados de forma que a interpretao deles se faa sem dificuldade. Para que a informao se torne imediatamente acessvel, a documentao estabelece normas para organizao e difuso dos documentos. Todos os documentos devem ser normalizados, isto , produzidos e divulgados de acordo com as normas internacionalmente aceitas. O progresso da cincia exige o mais amplo intercmbio de informaes e a normalizao internacional tem o objetivo de facilitar esse intercmbio. Se a documentao pouco ajudou biblioteconomia, arquivologia e museologia na organizao de documentos em bibliotecas, arquivos e museus, muito contribuiu no campo da produo de documentos e na difuso das informaes neles contidas. A bibliografia tradicional limita-se a referenciar livros, que por seu atraso em relao a documentos de outra natureza no so considerados pela documentao. Tampouco satisfazem os documentalistas descries puramente externas dos documentos. documentao interessa, principalmente, a difuso das informaes contidas em artigos de publicaes peridicas, em comunicaes a congressos, em relatrios de pesquisas -- concludas ou em andamento -teses universitrias, registros de patentes etc. Na conceituao moderna, portanto, documentao , em sentido amplo, a produo, organizao e difuso de documentos de qualquer natureza. Em sentido estrito, a difuso das informaes neles contidas. A organizao de documentos cabe, conforme a natureza dos mesmos, s bibliotecas, arquivos, museus etc. A difuso de documentos o objetivo especfico dos servios ou centro de documentao. Documentao, portanto, no se confunde com biblioteconomia, arquivologia ou museologia, nem centro de documentao com biblioteca, arquivo ou museu. Como os documentos bibliogrficos esto nas bibliotecas, alguns dos maiores servios de documentao do mundo funcionam dentro da estrutura de algumas dessas instituies. Outros, porm, so independentes. Mecanizao e automao Livros, artigos, relatrios e comunicados, por exemplo, so chamados documentos primrios. Documentos secundrios so aqueles que se produzem para difuso da informao contida nos primeiros: bibliografias comentadas ou crticas, resumos, tradues, reprodues etc. Os estudos recapitulativos so os documentos tercirios. Com o advento do processamento eletrnico de dados, aps a segunda guerra mundial, mtodos mais eficientes comearam a ser experimentados pelos centros e servios de documentao. Distinguem-se trs tipos de sistemas que, embora tenham atingido diferentes graus de aperfeioamento, possuem caractersticas comuns: (1) fichas perfuradas e selecionadas por processos eletrnicos ou eletromecnicos; (2) sistemas baseados em mtodos fotogrficos (geralmente microcpias), com seleo fotoeltrica por meio de cdigo; (3) sistemas baseados no registro magntico (em fios, tambores ou ncleos). Com o avano das tcnicas de informtica, foram criados programas mais sofisticados para armazenamento e recuperao de informaes, que podem ser especficas para cada assunto, principalmente no tocante s informaes tcnicas. A informtica tornou ilimitado o campo da documentao. A Arquivologia resgata a memria do pas, das instituies e da comunidade e dissemina a cultura, perpetuando a Histria. O arquivista planeja, projeta e administra a organizao de arquivos, analisando, classificando, selecionando, restaurando e conservando documentos. Empregando modernas tcnicas de microfilmagem, informtica, preservao e restaurao de documentos, o trabalho do arquivista indispensvel nas pesquisas histricas, sendo, ele prprio, um pesquisador.

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III - promover a disseminao de normas tcnicas e informaes de interesse para o aperfeioamento do sistema junto aos rgos setoriais do SIGA; IV - promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais; V - estimular e promover a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo. Art. 5o Compete aos rgos setoriais: I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gesto de documentos de arquivo, em seu mbito de atuao e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu mbito de atuao e de seus seccionais, visando padronizao dos procedimentos tcnicos relativos s atividades de produo, classificao, registro, tramitao, arquivamento, preservao, emprstimo, consulta, expedio, avaliao, transferncia e recolhimento ou eliminao de documentos de arquivo e ao acesso e s informaes neles contidas; III - coordenar a elaborao de cdigo de classificao de documentos de arquivo, com base nas funes e atividades desempenhadas pelo rgo ou entidade, e acompanhar a sua aplicao no seu mbito de atuao e de seus seccionais; IV - coordenar a aplicao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituda para a administrao pblica federal, no seu mbito de atuao e de seus seccionais; V - elaborar, por intermdio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, aps aprovao do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-fim; VI - promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais; VII - proporcionar aos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualizao. Art. 6o Fica instituda, junto ao rgo central, a Comisso de Coordenao do SIGA, cabendo-lhe: I - assessorar o rgo central no cumprimento de suas atribuies; II - propor polticas, diretrizes e normas relativas gesto de documentos de arquivo, a serem implantadas nos rgos e entidades da administrao pblica federal, aps aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; III - propor aos rgos integrantes do SIGA as alteraes ou adaptaes necessrias ao aperfeioamento dos mecanismos de gesto de documentos de arquivo; IV - avaliar os resultados da aplicao das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessrios, visando modernizao e ao aprimoramento do SIGA. Art. 7o Compem a Comisso de Coordenao do SIGA: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidir; II - um representante do rgo central, responsvel pela coordenao do SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional; III - um representante do Sistema de Administrao dos Recursos de Informao e Informtica - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Oramento e Gesto; IV - um representante do Sistema de Servios Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, Oramento e Gesto; V - os coordenadores das subcomisses dos Ministrios e rgos equivalentes. 3

e informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo no podendo jamais serem eliminados.

ARQUIVOLOGIA LEGISLAO PERTINENTE DECRETO N 4.915 DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003. Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao pblica federal, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alnea "a", da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 30 do Decreto-Lei no 200, de 25 de fevereiro de 1967, no art. 18 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, DECRETA: Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominao de Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de gesto de documentos no mbito dos rgos e entidades da administrao pblica federal. Para os fins deste Decreto, consideram-se documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos por rgos e entidades da administrao pblica federal, em decorrncia do exerccio de funes e atividades especficas, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. 2o Considera-se gesto de documentos, com base no art. 3o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediria, independente do suporte, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 2o O SIGA tem por finalidade: I - garantir ao cidado e aos rgos e entidades da administrao pblica federal, de forma gil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e s informaes neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restries administrativas ou legais; II - integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de arquivo desenvolvidas pelos rgos setoriais e seccionais que o integram; III - disseminar normas relativas gesto de documentos de arquivo; IV - racionalizar a produo da documentao arquivstica pblica; V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentao arquivstica pblica; VI - preservar o patrimnio documental arquivstico da administrao pblica federal; VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gesto da informao pblica federal. Art. 3o Integram o SIGA: I - como rgo central, o Arquivo Nacional; II - como rgos setoriais, as unidades responsveis pela coordenao das atividades de gesto de documentos de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes; III - como rgos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes. Art. 4o Compete ao rgo central: I - acompanhar e orientar, junto aos rgos setoriais do SIGA, a aplicao das normas relacionadas gesto de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; II - orientar a implementao, coordenao e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas gesto de documentos nos rgos setoriais; 1o

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conhea integralmente as medidas de segurana estabelecidas, zelando pelo seu fiel cumprimento. Art. 4 Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos os seguintes conceitos e definies: I - autenticidade: asseverao de que o dado ou informao so verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino; II - classificao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informao, documento, material, rea ou instalao; III - comprometimento: perda de segurana resultante do acesso noautorizado; IV - credencial de segurana: certificado, concedido por autoridade competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou informaes em diferentes graus de sigilo; V - desclassificao: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dados ou informaes; VI - disponibilidade: facilidade de recuperao ou acessibilidade de dados e informaes; VII - grau de sigilo: gradao atribuda a dados, informaes, rea ou instalao considerados sigilosos em decorrncia de sua natureza ou contedo; VIII - integridade: incolumidade de dados ou informaes na origem, no trnsito ou no destino; IX - investigao para credenciamento: averiguao sobre a existncia dos requisitos indispensveis para concesso de credencial de segurana; X - legitimidade: asseverao de que o emissor e o receptor de dados ou informaes so legtimos e fidedignos tanto na origem quanto no destino; XI - marcao: aposio de marca assinalando o grau de sigilo; XII - medidas especiais de segurana: medidas destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e informaes sigilosos. Tambm objetivam prevenir, detectar, anular e registrar ameaas reais ou potenciais a esses dados e informaes; XIII - necessidade de conhecer: condio pessoal, inerente ao efetivo exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade, indispensvel para que uma pessoa possuidora de credencial de segurana, tenha acesso a dados ou informaes sigilosos; XIV - ostensivo: sem classificao, cujo acesso pode ser franqueado; XV - reclassificao: alterao, pela autoridade competente, da classificao de dado, informao, rea ou instalao sigilosos; XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas credenciadas; proteo contra revelao no-autorizada; e XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em carter excepcional, em rea sigilosa. CAPTULO II DO SIGILO E DA SEGURANA Seo I Da Classificao Segundo o Grau de Sigilo Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultrasecretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos. 1 So passveis de classificao como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes soberania e integridade territorial nacionais, a planos e operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do Estado.

1o Podero participar das reunies como membros ad-hoc, por solicitao de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a voz e no a voto, quando julgado necessrio pela maioria absoluta de seus membros. 2o O Arquivo Nacional promover, quarenta e cinco dias aps a publicao deste Decreto, a instalao da Comisso de Coordenao do SIGA, em Braslia, para discusso e deliberao, por maioria absoluta de seus membros, de seu regimento interno a ser encaminhado pelo rgo central do SIGA para a aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Art. 8o Devero ser constitudas nos Ministrios e nos rgos equivalentes, no prazo mximo de trinta dias aps a publicao deste Decreto, subcomisses de coordenao que renam representantes dos rgos seccionais de seu mbito de atuao com vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposies a serem apresentadas Comisso de Coordenao do SIGA. Pargrafo nico. As subcomisses sero presididas por representante designado pelo respectivo Ministro. Art. 9o Os rgos setoriais do SIGA vinculam-se ao rgo central para os estritos efeitos do disposto neste Decreto, sem prejuzo da subordinao ou vinculao administrativa decorrente de sua posio na estrutura organizacional dos rgos e entidades da administrao pblica federal. Art. 10. Fica institudo sistema de informaes destinado operacionalizao do SIGA, com a finalidade de integrar os servios arquivsticos dos rgos e entidades da administrao pblica federal. Pargrafo nico. Os rgos setoriais e seccionais so responsveis pela alimentao e processamento dos dados necessrios ao desenvolvimento e manuteno do sistema de que trata o caput deste artigo. Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como rgo central do SIGA, o encaminhamento, para aprovao do Ministro Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, das normas complementares a este Decreto, deliberadas pela Comisso de Coordenao do SIGA. Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 12 de dezembro de 2003; 182o da Independncia e 115o da Repblica. DECRETO N 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002. Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alnea "a", da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: CAPTULO I DAS DISPOSIES PRELIMINARES Art. 1 Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos, bem como das reas e instalaes onde tramitam. Art. 2 So considerados originariamente sigilosos, e sero como tal classificados, dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou divulgao possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Pargrafo nico. O acesso a dados ou informaes sigilosos restrito e condicionado necessidade de conhecer. Art. 3 A produo, manuseio, consulta, transmisso, manuteno e guarda de dados ou informaes sigilosos observaro medidas especiais de segurana. Pargrafo nico. Toda autoridade responsvel pelo trato de dados ou informaes sigilosos providenciar para que o pessoal sob suas ordens

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da segurana da sociedade e do Estado, alter-la ou cancel-la, por meio de expediente hbil de reclassificao ou desclassificao dirigido ao detentor da custdia do dado ou informao sigilosos. Pargrafo nico. Na reclassificao, o novo prazo de durao conta-se a partir da data de produo do dado ou informao. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Art. 10. A desclassificao de dados ou informaes nos graus ultrasecreto, confidencial e reservado ser automtica aps transcorridos os prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o, salvo no caso de sua prorrogao, quando ento a desclassificao ocorrer ao final de seu termo. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Art. 11. Dados ou informaes sigilosos de guarda permanente que forem objeto de desclassificao sero encaminhados instituio arquivstica pblica competente, ou ao arquivo permanente do rgo pblico, entidade pblica ou instituio de carter pblico, para fins de organizao, preservao e acesso. Pargrafo nico. Consideram-se de guarda permanente os dados ou informaes de valor histrico, probatrio e informativo que devam ser definitivamente preservados. Art. 12. A indicao da reclassificao ou da desclassificao de dados ou informaes sigilosos dever constar das capas, se houver, e da primeira pgina. CAPTULO III DA GESTO DE DADOS OU INFORMAES SIGILOSOS Seo I Dos Procedimentos para Classificao de Documentos Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes. Art. 14. A classificao de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuda ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo. Art. 15. A publicao dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se- aos seus respectivos nmeros, datas de expedio e ementas, redigidas de modo a no comprometer o sigilo. Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em fotografias areas ou em seus negativos sero classificados em razo dos detalhes que revelem e no da classificao atribuda s fotografias ou negativos que lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obt-las. Art. 17. Podero ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para sua divulgao ou execuo, mediante consentimento expresso: I - da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos; II - da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para documentos secretos; e III - da autoridade classificadora, destinatria ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para documentos confidenciais e reservados, exceto quando expressamente vedado no prprio documento. Pargrafo nico. Aos extratos de que trata este artigo sero atribudos graus de sigilo iguais ou inferiores queles atribudos aos documentos que lhes deram origem, salvo quando elaborados para fins de divulgao. Seo II Do Documento Sigiloso Controlado Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) aquele que, por sua importncia, requer medidas adicionais de controle, incluindo: I - identificao dos destinatrios em protocolo e recibo prprios, quando da difuso; II - lavratura de termo de custdia e registro em protocolo especfico;

2 So passveis de classificao como secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado. 3 So passveis de classificao como confidenciais dados ou informaes que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelao no-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade e do Estado. 4 So passveis de classificao como reservados dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos. Art. 6 A classificao no grau ultra-secreto de competncia das seguintes autoridades: I - Presidente da Repblica; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II - Vice-Presidente da Repblica; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) IV - Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) V - Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) 1o Excepcionalmente, a competncia prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsvel a agente pblico em misso no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) 2o Alm das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do pargrafo nico pelo Decreto n 5.301, de 2004) I - secreto: as autoridades que exeram funes de direo, comando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Art. 7o Os prazos de durao da classificao a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produo do dado ou informao e so os seguintes: (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) I - ultra-secreto: mximo de trinta anos; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II - secreto: mximo de vinte anos;(Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) III - confidencial: mximo de dez anos; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) IV - reservado: mximo de cinco anos. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matria. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) Seo II Da Reclassificao e da Desclassificao Art. 8 Dados ou informaes classificados no grau de sigilo ultrasecreto somente podero ser reclassificados ou desclassificados, mediante deciso da autoridade responsvel pela sua classificao. Art. 9 Para os graus secreto, confidencial e reservado, poder a autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, respeitados os interesses

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Pargrafo nico. A comunicao dos assuntos de que trata este artigo poder ser feita por outros meios, desde que sejam usados recursos de criptografia compatveis com o grau de sigilo do documento, conforme previsto no art. 42. Seo V Do Registro, da Tramitao e da Guarda Art. 27. Cabe aos responsveis pelo recebimento de documentos sigilosos: I - verificar a integridade e registrar, se for o caso, indcios de violao ou de qualquer irregularidade na correspondncia recebida, dando cincia do fato ao seu superior hierrquico e ao destinatrio, o qual informar imediatamente ao remetente; e II - proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitao. Art. 28. O envelope interno s ser aberto pelo destinatrio, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior. Pargrafo nico. Envelopes contendo a marca pessoal s podero ser abertos pelo prprio destinatrio. Art. 29. O destinatrio de documento sigiloso comunicar imediatamente ao remetente qualquer indcio de violao ou adulterao do documento. Art. 30. Os documentos sigilosos sero mantidos ou guardados em condies especiais de segurana, conforme regulamento. 1 Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que oferea segurana equivalente ou superior. 2 Na impossibilidade de se adotar o disposto no 1, os documentos ultra-secretos devero ser mantidos sob guarda armada. Art. 31. Os agentes responsveis pela guarda ou custdia de documentos sigilosos os transmitiro a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferncia de responsabilidade. Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsveis pela guarda ou custdia de material sigiloso. Seo VI Da Reproduo Art. 32. A reproduo do todo ou de parte de documento sigiloso ter o mesmo grau de sigilo do documento original. 1 A reproduo total ou parcial de documentos sigilosos controlados condiciona-se autorizao expressa da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. 2 Eventuais cpias decorrentes de documentos sigilosos sero autenticadas pelo chefe da Comisso a que se refere o art. 35 deste Decreto, no mbito dos rgos e entidades pblicas ou instituies de carter pblico. 3 Sero fornecidas certides de documentos sigilosos que no puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservao, desde que necessrio como prova em juzo. Art. 33. O responsvel pela produo ou reproduo de documentos sigilosos dever providenciar a eliminao de notas manuscritas, tipos, clichs, carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam dar origem a cpia no-autorizada do todo ou parte. Art. 34. Sempre que a preparao, impresso ou, se for o caso, reproduo de documento sigiloso for efetuada em tipografias, impressoras, oficinas grficas ou similar, essa operao dever ser acompanhada por pessoa oficialmente designada, que ser responsvel pela garantia do sigilo durante a confeco do documento, observado o disposto no art. 33. Seo VII Da Avaliao, da Preservao e da Eliminao

III - lavratura anual de termo de inventrio, pelo rgo ou entidade expedidores e pelo rgo ou entidade receptores; e IV - lavratura de termo de transferncia, sempre que se proceder transferncia de sua custdia ou guarda. Pargrafo nico. O termo de inventrio e o termo de transferncia sero elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficaro sob a guarda de um rgo de controle. Art. 19. O documento ultra-secreto , por sua natureza, considerado DSC, desde sua classificao ou reclassificao. Pargrafo nico. A critrio da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, o disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo. Seo III Da Marcao Art. 20. A marcao, ou indicao do grau de sigilo, dever ser feita em todas as pginas do documento e nas capas, se houver. 1 As pginas sero numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, tambm, indicao do total de pginas que compem o documento. 2 O DSC tambm expressar, nas capas, se houver, e em todas as suas pginas, a expresso "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo nmero de controle. Art. 21. A marcao em extratos de documentos, rascunhos, esboos e desenhos sigilosos obedecer ao prescrito no art. 20. Art. 22. A indicao do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas, fotografias, ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecer s normas complementares adotadas pelos rgos e entidades da Administrao Pblica. Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou informaes sigilosos sero marcados com a classificao devida em local adequado. Pargrafo nico. Consideram-se meios de armazenamento documentos tradicionais, discos e fitas sonoros, magnticos ou pticos e qualquer outro meio capaz de armazenar dados e informaes. Seo IV Da Expedio e da Comunicao de Documentos Sigilosos Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obedecero s seguintes prescries: I - sero acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique o documento; e V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. Art. 25. A expedio, conduo e entrega de documento ultra-secreto, em princpio, ser efetuada pessoalmente, por agente pblico autorizado, sendo vedada a sua postagem. Pargrafo nico. A comunicao de assunto ultra-secreto de outra forma que no a prescrita no caput s ser permitida excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitao e soluo imediatas, em atendimento ao princpio da oportunidade e considerados os interesses da segurana da sociedade e do Estado. Art. 26. A expedio de documento secreto, confidencial ou reservado poder ser feita mediante servio postal, com opo de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomtica.

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Art. 43. Entende-se como oficial o uso de cdigo, cifra ou sistema de criptografia no mbito de rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico. Pargrafo nico. vedada a utilizao para outro fim que no seja em razo do servio. Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia todas as medidas de segurana previstas neste Decreto para os documentos sigilosos controlados e os seguintes procedimentos: I - realizao de vistorias peridicas, com a finalidade de assegurar uma perfeita execuo das operaes criptogrficas; II - manuteno de inventrios completos e atualizados do material de criptografia existente; III - designao de sistemas criptogrficos adequados a cada destinatrio; IV - comunicao, ao superior hierrquico ou autoridade competente, de qualquer anormalidade relativa ao sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados ou informaes criptografados; e V - identificao de indcios de violao ou interceptao ou de irregularidades na transmisso ou recebimento de dados e informaes criptografados. Pargrafo nico. Os dados e informaes sigilosos, constantes de documento produzido em meio eletrnico, sero assinados e criptografados mediante o uso de certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil). Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produo de documentos com grau de sigilo ultra-secreto s podero estar ligados a redes de computadores seguras, e que sejam fsica e logicamente isoladas de qualquer outra. Art. 46. A destruio de dados sigilosos deve ser feita por mtodo que sobrescreva as informaes armazenadas. Se no estiver ao alcance do rgo a destruio lgica, dever ser providenciada a destruio fsica por incinerao dos dispositivos de armazenamento. Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produo de documentos com grau de sigilo secreto, confidencial e reservado s podero integrar redes de computadores que possuam sistemas de criptografia e segurana adequados a proteo dos documentos. Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos, sempre que possvel, deve ser feito em mdias removveis que podem ser guardadas com maior facilidade. CAPTULO VI DAS REAS E INSTALAES SIGILOSAS Art. 49. A classificao de reas e instalaes ser feita em razo dos dados ou informaes sigilosos que contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou tratados, em conformidade com o art. 5. Art. 50. Aos titulares dos rgos e entidades pblicos e das instituies de carter pblico caber a adoo de medidas que visem definio, demarcao, sinalizao, segurana e autorizao de acesso s reas sigilosas sob sua responsabilidade. Art. 51. O acesso de visitas a reas e instalaes sigilosas ser disciplinado por meio de instrues especiais dos rgos, entidades ou instituies interessados. Pargrafo nico. Para efeito deste artigo, no considerado visita o agente pblico ou o particular que oficialmente execute atividade pblica diretamente vinculada elaborao de estudo ou trabalho considerado sigiloso no interesse da segurana da sociedade e do Estado. CAPTULO VII DO MATERIAL SIGILOSO Seo I Das Generalidades

Art. 35. As entidades e rgos pblicos constituiro Comisso Permanente de Avaliao de Documentos Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuies: I - analisar e avaliar periodicamente a documentao sigilosa produzida e acumulada no mbito de sua atuao; II - propor, autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovao dos prazos a que se refere o art. 7; III - propor, autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, alterao ou cancelamento da classificao sigilosa, em conformidade com o disposto no art. 9 deste Decreto; IV - determinar o destino final da documentao tornada ostensiva, selecionando os documentos para guarda permanente; e V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39. Pargrafo nico. Para o perfeito cumprimento de suas atribuies e responsabilidades, a CPADS poder ser subdividida em subcomisses. Art. 36. Os documentos permanentes de valor histrico, probatrio e informativo no podem ser desfigurados ou destrudos, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislao em vigor. CAPTULO IV DO ACESSO Art. 37. O acesso a dados ou informaes sigilosos em rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico admitido: I - ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade pblica, que tenham necessidade de conhec-los; e II - ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade competente. 1 Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito s sanes administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgao dos mesmos. 2 Os dados ou informaes sigilosos exigem que os procedimentos ou processos que vierem a instruir tambm passem a ter grau de sigilo idntico. 3 Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros. Art. 38. O acesso a dados ou informaes sigilosos, ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior, condicionado emisso de credencial de segurana no correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no tempo. Pargrafo nico. A credencial de segurana de que trata o caput deste artigo classifica-se nas categorias de ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado. Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos ou contratos com outros pases atender s normas e recomendaes de sigilo constantes destes instrumentos. Art. 40. A negativa de autorizao de acesso dever ser justificada. CAPTULO V DOS SISTEMAS DE INFORMAO Art. 41. A comunicao de dados e informaes sigilosos por meio de sistemas de informao ser feita em conformidade com o disposto nos arts. 25 e 26. Art. 42. Ressalvado o disposto no pargrafo nico do art. 44, os programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia para uso oficial no mbito da Unio so considerados sigilosos e devero, antecipadamente, ser submetidos certificao de conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de Defesa Nacional.

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Art. 60. Aos rgos e entidades pblicos, bem como s instituies de carter pblico, a que os contratantes estejam vinculados, cabe providenciar para que seus fiscais ou representantes adotem as medidas necessrias para a segurana dos documentos ou materiais sigilosos em poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso de fabricao em suas instalaes. CAPTULO IX DAS DISPOSIES FINAIS Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a material, rea, instalao e sistema de informao cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado. Art. 62. Os rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico exigiro termo de compromisso de manuteno de sigilo dos seus servidores, funcionrios e empregados que direta ou indiretamente tenham acesso a dados ou informaes sigilosos. Pargrafo nico. Os agentes de que trata o caput deste artigo comprometem-se a, aps o desligamento, no revelar ou divulgar dados ou informaes sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exerccio de cargo, funo ou emprego pblico. Art. 63. Os agentes responsveis pela custdia de documentos e materiais e pela segurana de reas, instalaes ou sistemas de informao de natureza sigilosa sujeitam-se s normas referentes ao sigilo profissional, em razo do ofcio, e ao seu cdigo de tica especfico, sem prejuzo de sanes penais. Art. 64. Os rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico promovero o treinamento, a capacitao, a reciclagem e o aperfeioamento de pessoal que desempenhe atividades inerentes salvaguarda de documentos, materiais, reas, instalaes e sistemas de informao de natureza sigilosa. Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste Decreto fica, automaticamente, responsvel pela preservao do seu sigilo. Art. 66. Na classificao dos documentos ser utilizado, sempre que possvel, o critrio menos restritivo possvel. Art. 67. A critrio dos rgos e entidades do Poder Executivo Federal sero expedidas instrues complementares, que detalharo os procedimentos necessrios plena execuo deste Decreto. Art. 68. Este Decreto entra em vigor aps quarenta e cinco dias da data de sua publicao. Art. 69. Ficam revogados os Decretos ns 2.134, de 24 de janeiro de 1997, 2.910, de 29 de dezembro de 1998, e 4.497, de 4 de dezembro de 2002. Braslia, 27 de dezembro de 2002; 181 da Independncia e 114 da Repblica. LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPTULO I Disposies Gerais Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, 8

Art. 52. O titular de rgo ou entidade pblica, responsvel por projeto ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter sigilo sobre determinado material ou suas partes, em decorrncia de aperfeioamento, prova, produo ou aquisio, dever providenciar para que lhe seja atribudo o grau de sigilo adequado. Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de rgo ou entidade pblicos ou de instituies de carter pblico encarregada da fiscalizao e do controle de atividades de entidade privada, para fins de produo ou exportao de material de interesse da Defesa Nacional. Art. 53. Os titulares de rgos ou entidades pblicos encarregados da preparao de planos, pesquisas e trabalhos de aperfeioamento ou de novo projeto, prova, produo, aquisio, armazenagem ou emprego de material sigiloso so responsveis pela expedio das instrues adicionais que se tornarem necessrias salvaguarda dos assuntos com eles relacionados. Art. 54. Todos os modelos, prottipos, moldes, mquinas e outros materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer natureza, como emprstimo, cesso, arrendamento ou locao, sero adequadamente marcados para indicar o seu grau de sigilo. Art. 55. Dados ou informaes sigilosos concernentes a programas tcnicos ou aperfeioamento de material somente sero fornecidos aos que, por suas funes oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso. Pargrafo nico. Os rgos e entidades pblicos controlaro e coordenaro o fornecimento s pessoas fsicas e jurdicas interessadas os dados e informaes necessrios ao desenvolvimento de programas. Seo II Do Transporte Art. 56. A definio do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso responsabilidade do detentor da custdia e dever considerar o respectivo grau de sigilo. 1 O material sigiloso poder ser transportado por empresas para tal fim contratadas. 2 As medidas necessrias para a segurana do material transportado sero estabelecidas em entendimentos prvios, por meio de clusulas contratuais especficas, e sero de responsabilidade da empresa contratada. Art. 57. Sempre que possvel, os materiais sigilosos sero tratados segundo os critrios indicados para a expedio de documentos sigilosos. Art. 58. A critrio da autoridade competente, podero ser empregados guardas armados, civis ou militares, para o transporte de material sigiloso. CAPTULO VIII DOS CONTRATOS Art. 59. A celebrao de contrato cujo objeto seja sigiloso, ou que sua execuo implique a divulgao de desenhos, plantas, materiais, dados ou informaes de natureza sigilosa, obedecer aos seguintes requisitos: I - o conhecimento da minuta de contrato estar condicionado assinatura de termo de compromisso de manuteno de sigilo pelos interessados na contratao; e II - o estabelecimento de clusulas prevendo a: a) possibilidade de alterao do contrato para incluso de clusula de segurana no estipulada por ocasio da sua assinatura; b) obrigao de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto contratado, bem como sua execuo; c) obrigao de o contratado adotar as medidas de segurana adequadas, no mbito das atividades sob seu controle, para a manuteno do sigilo relativo ao objeto contratado; d) identificao, para fins de concesso de credencial de segurana, das pessoas que, em nome do contratado, tero acesso a material, dados e informaes sigilosos; e e) responsabilidade do contratado pela segurana do objeto subcontratado, no todo ou em parte.

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Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei. CAPTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.

avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei. Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II Dos Arquivos Pblicos Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas frequentes. 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.

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VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios; VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991; X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados; XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR; XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados; XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos; XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica. Art. 3o So membros conselheiros do CONARQ: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir; II - dois representantes do Poder Executivo Federal; III - dois representantes do Poder Judicirio Federal; IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal; V - um representante do Arquivo Nacional; VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal; VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais; VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia; IX - um representante de associaes de arquivistas; X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. 1o Cada Conselheiro ter um suplente. 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados. 4o O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo. 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional. Art. 4o Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e administrativo ao CONARQ. Art. 5o O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunirse-, em carter ordinrio, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu Presidente ou a requerimento de dois teros de seus membros. 10

Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposies Finais Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica. DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: Captulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. Art. 2o Compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;

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1o O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional. 2o

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VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social; X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico nacional; XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos; XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ; XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante atualizao. Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa. Captulo III DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei no 8.246, de 22 de outubro de 1991. Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico. Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservao adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas. Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia. 1o O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital nos processos de desestatizao. 2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de desestatizao, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do CONARQ, a identificao, classificao e avaliao do acervo arquivstico. 3o Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas mencionadas no 2o, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ. 4o Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991. 5o A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integram o acervo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j desestatizadas obedecero s instrues do CONARQ sobre a matria. Captulo IV 11

As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida. Art. 6o O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros. Art. 7o O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessrios implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor solues para questes temticas que repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas. Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio. Art. 8o considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer remunerao, o exerccio das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses. Art. 9o A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Captulo II DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal; V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos centrais. 2o As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o rgo central. Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central; II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ;

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DA GESTO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL Seo I Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos

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III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei no 8.159, de 1991. Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao, acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas declarao de interesse pblico e social de arquivos privados pelo Presidente da Repblica. 1o O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente constituda pelo CONARQ. 2o A avaliao referida no 1o ser homologada pelo Presidente do CONARQ. 3o Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do territrio nacional. Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social deve ser precedida de notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei no 8.159, de 1991. Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social devem manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social podero firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo. Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e social ou de quaisquer de seus documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou detentores. Captulo VI DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos termos da lei. Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares execuo deste Decreto. Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, permitida a subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3o do art. 3o. Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independncia e 114o da Repblica. ARQUIVOLOGIA Considerada disciplina, tcnica e arte, a arquivologia uma cincia auxiliar da histria. Fonte de consulta para todos os fins, um arquivo organizado constitui valioso patrimnio e pode documentar o passado de uma nao. Arquivologia o conjunto de conhecimentos sobre a organizao de arquivos, tanto no que se refere ao recolhimento e conservao de documentos, ttulos e textos de valor permanente e elaborao dos respectivos instrumentos de pesquisa, como no que toca eliminao de peas de valor transitrio e controle dos arquivos em formao. Inclui 12

Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor. 1o Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ. 2o Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida no 1o sero submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. 3o Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao, elaboradas pelas Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional. Seo II Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no Arquivo Nacional Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle. Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem transferncia ou ao recolhimento de documentos, sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores dos arquivos. Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar Casa Civil da Presidncia da Repblica a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao necessria preservao e destinao do patrimnio documental acumulado, nos termos do 2o do art. 7o da Lei no 8.159, de 1991. Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixar instruo detalhando os procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, para a plena consecuo das medidas constantes desta Seo. Captulo V DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse pblico e social por decreto do Presidente da Repblica. 1o A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo no implica a transferncia do respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo. 2o So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social: I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico; II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991;

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Correntes: conjuntos de documentos atuais, em curso, que so objeto
de consultas e pesquisas frequentes.

tambm as tarefas dos arquivistas. O termo arquivstica pode, de modo geral, ser empregado como sinnimo de arquivologia. Os arquivos de determinada origem constituem um todo orgnico denominado fundo, grupo, ncleo ou corpo de arquivos, no qual se incluem documentos escritos e iconogrficos, como os audiovisuais, discos, fitas magnticas e filmes. Comeam tambm a ser objeto da arquivologia os arquivos eletrnicos. Os arquivos econmicos, de empresas comerciais, bancrias, industriais, desde que se revistam de importncia histrica, como ocorre, em alguns casos, com papis de famlias e pessoas ilustres, interessam arquivstica. A preocupao dos governos e autoridades em conservar determinados documentos em lugares seguros por motivos de ordem administrativa, jurdica ou militar, remonta antiguidade, sobretudo no que diz respeito a ttulos de propriedade. Os eruditos do Renascimento foram os primeiros a ocupar-se dos arquivos como fonte da histria, dando incio aos estudos de diplomtica, que levariam moderna crtica histrica. A partir da revoluo francesa, os arquivos tornaram-se bem pblico, proclamando-se o direito do povo de acesso aos documentos, cuja preservao foi oficialmente reconhecida como de responsabilidade do Estado. Uma arquivstica essencialmente voltada para os diplomas medievais surgiu no sculo XIX, principalmente aps a criao da cole des Chartes (Escola das Cartas), que passaria a formar arquivistas palegrafos altamente qualificados. Em meados do mesmo sculo lanaram-se as bases da arquivstica moderna, com os princpios do respect des fonds (todos os documentos originais de uma autoridade administrativa, corporao ou famlia devem ser mantidos em grupos, separados segundo a natureza das instituies que os criaram); da provenincia (os documentos pblicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os originaram); do respeito ordem original (o arranjo dado aos documentos pelos rgos criadores deve ser mantido nos arquivos gerais ou de custdia permanente); e da centralizao (unidade e indivisibilidade dos arquivos pblicos nacionais). Uma srie de fatos novos, diretamente relacionados com os progressos da civilizao, marcam a arquivologia na segunda metade do sculo XX. So eles, entre outros: adoo de arquitetura moderna e funcional nos prdios de arquivos; uso de microfilmagem de substituio; programas de histria oral; restaurao de documentos pelo emprego de mquinas e material sinttico; interveno dos arquivistas na gesto de papis administrativos e nos arquivos econmicos, pessoais e familiares; aparecimento de depsitos intermedirios de arquivos ou centros de prarquivamento; tentativas de aplicar as conquistas da eletrnica ao trabalho arquivstico. O grande problema da arquivologia contempornea o volume de papis criados e acumulados pelas administraes e a necessria eliminao de documentos depois de avaliados. O arquivista desenvolve padres de avaliao, elabora planos de descarte, prepara tabelas e listas de material repetitivo de descarte automtico. As listas e tabelas de descarte especificam o perodo de reteno de documentos comuns maioria dos servios existentes, e tabelas especiais cogitam de cada administrao em particular. O arquivista pode recorrer a especialistas para decidir quanto destinao dos documentos. O primeiro tratado moderno de arquivstica, de autoria dos holandeses Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert Fruin, data de 1898 e intitulase, em edio brasileira, Manual de arranjo e descrio de arquivos (1960).Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicaes Ltda. CONCEITO Arquivos so conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituies pblicas ou privadas, ou mesmo pessoas fsicas, na constncia e em decorrncia de seus negcios, de suas atividades especficas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informao ou a natureza do documento. Os arquivos, portanto, podem ser pblicos ou privados. 1. Arquivos pblicos: so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por rgos governamentais, em nvel federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas atividades administrativas, judicirias ou legislativas. Existem trs espcies de arquivos pblicos: correntes, temporrios e permanentes:

Temporrios: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes


que aguardam remoo para depsitos temporrios.

Permanentes: so conjuntos de documentos de valor histrico,


cientfico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.

2. Arquivos privados: so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituies no pblicas, ou por pessoas fsicas, devido a suas atividades especficas. Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade, seu porte e seus objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados com outros objetivos, no devem misturar-se com o arquivo principal, j que o tratamento que a eles se deve dar diferente. Uma empresa. imobiliria de porte mdio forosamente ter um arquivo composto de documentos relativos atividade que desenvolve. Haver contratos de locao, de imveis residenciais e comerciais; opes de venda de casas, apartamentos, terrenos; cartas pedindo informaes; contratos de compra e venda; certides; traslados; anncios em jornais; relatrios e vistorias e outros documentos ligados ao setor. Um catlogo de livros de uma editora, por exemplo, foge ao objetivo dessa empresa e, naturalmente, no deve fazer parte do arquivo principal. Tratando-se, porm, de uma empresa ligada rea educacional, a abordagem seria outra, pois catlogo de livros fundamental a sua prpria sobrevivncia, enquanto certides, traslados, opes de compra de terrenos e outros documentos prprios do ramo imobilirio seriam afastados do arquivo principal. IMPORTNCIA A importncia dos arquivos to evidente que a prpria Constituio Federal, em seus artigos 215 e 216, determina: Art. 215. O Estado garantir a todos o pleno exerccio dos direitos culturais e acesso s fontes da cultura nacional, e apoiar e incentivar a valorizao e a difuso das manifestaes culturais. 1 O Estado proteger as manifestaes das culturas populares, indgenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do processo civilizatrio nacional. 2 A lei dispor sobre a fixao de datas comemorativas de alta significao para os diferentes segmentos tnicos nacionais. Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: I as formas de expresso; II os modos de criar, fazer e viver; III as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas; IV as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s manifestaes artstico-culturais; V os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico, arqueolgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico. 1 O Poder Pblico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger o patrimnio cultural brasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia, tombamento e desapropriao, e de outras formas de acautelamento e preservao. 2 Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. 3 A lei estabelecer incentivos para a produo e o conhecimento de bens e valores culturais. 4 Os danos e ameaas ao patrimnio cultural sero punidos, na forma da lei. 5 Ficam tombados todos os documentos e os stios detentores de reminiscncias histricas dos antigos quilombos.

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disposto apos a guia do ms em curso. medida que os dias vo passando, deve-se coloc-los nos ms seguinte. No caso de empresas com muito movimento de contas a receber e/ou a pagar, inclusive com prazos de 30, 60 ou 90 dias, recomenda-se a utilizao de trs jogos de guias numeradas, de modo que o acompanhamento seja trimestral e no mensal, ou, ento, que se guardem os documentos em pastas separadas at o momento oportuno. O mtodo cronolgico permite a utilizao de pastas ou cartes. Havendo opo pelo uso de pastas, ser necessria uma cpia adicional de todos os documentos que exigem prosseguimento e que sero colocados nas pastas por ordem alfabtica dos nomes e, em seguida, arquivados aps as guias que correspondem s datas de acompanhamento. O emprego de cartes ou fichas elimina a necessidade de cpias adicionais dos documentos, porm exige anotaes pormenorizadas para que se possa fazer o acompanhamento. Como nas empresas de grande porte o nmero de cartes ou fichas imenso, tal fato dificulta sobremaneira o manuseio e, alm disso, aumenta a possibilidade de falhas no acompanhamento. 2. Mtodo alfabtico: esse mtodo tambm possibilita o uso de pastas ou cartes. As pastas so colocadas em ordem alfabtica. Nas margens superiores das pastas, devero constar: letra correspondente; nmeros de 1 a 31, representando os dias do ms; e um indicador mvel que se desloca na pasta, servindo para indicar o dia especfico. Os documentos so postos nas pastas em ordem alfabtica. Em cada pasta, os documentos so colocados em ordem cronolgica e, medida que os dias vo passando, os documentos so retirados e o indicador mvel vai-se deslocando at o fim, dia 31, retornando ao dia 1 no incio de um novo ms. A possibilidade de uso de cartes ou fichas tambm existe, embora seja mais trabalhosa, pois exige a anotao de todos os pormenores do documento. Os cartes so colocados nas pastas alfabticas respectivas, conforme o modelo descrito, e seu funcionamento tambm ser o mesmo. 3. Mtodos modernos: surgiram com o prprio desenvolvimento das empresas e da tecnologia, notadamente da informtica. Existem, entretanto, mtodos que oferecem fichas j preparadas para os diversos controles, como, por exemplo, de pessoal, de estoque, de contabilidade e outros. Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visveis e os dados principais so lanados tambm na margem superior das fichas, vista do manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta. O computador trouxe consigo possibilidades ilimitadas que podem ser adaptadas a qualquer empresa. As informaes necessrias para o correto acompanhamento so fornecidas diariamente pelas impressoras, ou por uma tela de terminal de microcomputador. A grande vantagem da utilizao da informtica, alm da rapidez, a reduo da margem de erro. REFERNCIAS CRUZADAS A expresso referncias cruzadas largamente usada pelas pessoas que lidam com arquivos, enquanto entre os bibliotecrios a palavra mais empregada remisso. A principal finalidade das referncias cruzadas a de informar a quem for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome est arquivado em tal pasta. As referncias cruzadas podem vir em pequenas fichas, principalmente quando colocadas em ndices. Quando, porm, guardadas nos prprios arquivos, devem estar escritas em folhas de papel e inseridas nas respectivas pastas. Por exemplo, um fornecedor do Mappin provavelmente ter uma pasta com esse nome no arquivo, apesar de a razo social dessa loja de departamento ser Casa Anglo Brasileira S:A.. Recomenda-se, nesse caso, que se escreva numa ficha ou folha de papel: muito comum encontrar anotaes como Veja tambm, indicando que o assunto ou nome possui outras ligaes importantes. Suponha-se uma empresa que se dedica principalmente ao comrcio exterior. E provvel que ela arquive os conhecimentos areos relativos carga transportada numa pasta de Carga Area. Entretanto, essas exportaes so efetuadas por uma companhia area, por exemplo, a VARIG. Nesse caso, recomenda-se que se abra uma pasta em nome de VARIG, em que podero ser colocados, por exemplo, os horrios dos vos, inclusive dos vos cargueiros, as cidades que ela serve, as conexes possveis, as 14

No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituio de 1824, foi criado em 1836. No passado, a preservao do patrimnio documental era encarada principalmente por seu valor histrico. Aps a Segunda Guerra Mundial, comearam a aparecer as primeiras preocupaes com uma nova concepo arquivstica, em que o documento perdia seu exclusivo enfoque histrico. Surgiam outros aspectos relevantes, como a racionalizao da informao, a eficincia administrativa e a finalidade prtica na tomada de decises. A difuso da informao de contedo tcnico e cientfico, a nova mentalidade que se introduz na administrao pblica, a necessidade de pesquisa constante e sistemtica, objetivando particularmente a correta tomada de deciso pela empresa privada, favoreceram o surgimento de um novo enfoque do arquivo, distante daquele critrio eminentemente histrico. Como consequncia, o conceito de arquivo ampliou-se de tal forma que sua importncia ultrapassou os limites que at h bem pouco tempo existiam. Atualmente, j no se conseguem restringir e delimitar o campo de atuao e a utilidade do arquivo. Sua importncia e seu potencial de crescimento so ilimitados. ORGANIZAO O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condies de segurana, preciso, simplicidade, flexibilidade e acesso:

Segurana: o arquivo deve apresentar condies mnimas de segurana, incluindo-se medidas de preveno contra incndio, extravio, roubo e deteriorao. Dependendo da natureza do arquivo, importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais. Preciso: o arquivo deve oferecer garantia de preciso na consulta a documentos e assegurar a localizao de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado. Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fcil compreenso. As possibilidades de erros so reduzidas em arquivos simples e funcionais. O nmero e a variedade de documentos no exigem necessariamente um arquivo complexo e de difcil entendimento. Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou rgo pblico, ajustando-se ao aumento do volume e complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de classificao no devem ser muito rgidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento. Acesso: o arquivo deve oferecer condies de consulta imediata, proporcionando pronta localizao dos documentos.
A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos ltimos anos, graas principalmente necessidade cada vez maior de informaes. O arquivo no se reduz apenas a guardar documentos; significa tambm uma fonte inesgotvel de informaes, que pretende atender a todos e a todas as questes. ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO Esses arquivos so muito importantes para a empresa, j que por meio deles se podem acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providncias: cartas que esperam respostas; duplicatas a cobrar; faturas a pagar; aplices de seguro que devem ser renovadas; lembretes ou controles para renovao de assinaturas de jornais ou revistas; contratos a serem assinados; enfim, inmeros assuntos que no devem ser simplesmente arquivados e fatalmente esquecidos. O arquivo de prosseguimento possibilita secretria constante follow up. Tambm conhecido como arquivo de andamento, ou de follow up, precisa ser organizado convenientemente e, para isso, existem mtodos tradicionais, como o cronolgico e o alfabtico, e modernos, como o de jogos de fichas prontas, o de equipamentos compactos, prprios para vrios tipos de controle, ou os desenvolvidos pela informtica. 1. Mtodo cronolgico: em primeiro lugar, prepara-se um jogo de doze guias com os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas de1 a 31, representando os dias dos meses. Esse ultimo jogo deve ser

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destruio desses registros s ser possvel ou permitida no caso de se proceder a uma completa microfilmagem. Destaque-se que se deve fazer anotao dos documentos transferidos e, no caso de destruio, registro da data em que ocorreu a destruio e referncia ao contedo deles. Atualizao de arquivo Existem trs tipos de transferncias de documentos ou papis de um arquivo para outro: transferncias peridicas, transferncias permanentes e transferncias dirias:

tarifas de carga area e outras informaes pertinentes, e ainda uma observao: Veja tambm Carga Area. Igualmente no caso de siglas, deve-se fazer uma referncia cruzada. Assim, pode-se abrir uma pasta para Cacex e fazer uma referncia para Carteira de Comrcio Exterior, ou vice-versa. O importante que a pasta fique com a forma mais conhecida e mais fcil. Por exemplo, talvez seja prefervel abrir uma pasta para Instituto Nacional do Livro e uma referncia cruzada para INL, para no se fazer confuso com IML (Instituto Mdico Legal). De um lado, a referncia cruzada muito importante, pois ajuda e agiliza o funcionamento do arquivo, porm, de outro, deve-se tomar cuidado e evitar o excesso de referncias que acarretam volume muito grande de papis, congestionando, consequentemente, o arquivo. TRANSFERNCIA H documentos que esto sujeitos ao fator tempo, isto , h aqueles que tm valor de um ano; outros de dois, trs, cinco ou mais anos; outros, ainda, possuem valor permanente e nunca podero ser destrudos. Os documentos tambm podem ser analisados pela frequncia de sua utilizao: alguns so muito procurados, outros so consultados poucas vezes, ou quase nunca, e ainda existem aqueles que, aps a concluso do fato que os criou, no serviro para mais nada. Com o passar do tempo, observa-se que os arquivos ficam sobrecarregados de papis, dificultando o trabalho e, na maioria dos casos, a tendncia adquirir mveis novos, na tentativa de se resolver o problema de espao. Soluo muito mais lgica, econmica e eficaz a de eliminar ou destruir o que no tem mais valor e transferir o que se encontra em desuso ou desatualizado para local apropriado. Assim, transferncia a operao que visa separar os documentos que ainda esto em uso, ou so bastante consultados, daqueles que perderam sua utilidade prtica, mas no seu valor. A transferncia pretende: liberar o arquivo de papis sem utilidade prtica atual; manter espao disponvel e de fcil manuseio nos arquivos em uso ou ativos; facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos arquivos; manter o arquivo em bom estado de conservao, aumentando sua vida til; e reduzir ou eliminar equipamentos. despesas desnecessrias com novos

Transferncias peridicas: as transferncias so efetuadas em


intervalos predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequncia de uso.

Transferncias permanentes: so transferncias realizadas em


intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, acontecem quando o acmulo de papis no arquivo ativo to grande que chega a atrapalhar o bom andamento do servio. A transferncia, ento, ir acarretar grande perda de tempo, j que o arquivo inteiro ter de ser analisado.

Transferncias dirias: so as mais recomendveis, porque mantm


em ordem os arquivos ativos. O trabalho poder ser grandemente facilitado se do documento j arquivado constar sua validade ou vencimento, ou marcao indicando a data da transferncia. Dessa forma, as transferncias podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva ou se consulta um documento qualquer. Conservao e proteo de documentos

Determina-se o valor do documento levando em considerao todas as finalidades que possui e seu tempo de vigncia, que muitas vezes se subordina a imperativos da lei. Nesse sentido, pode-se organizar um quadro ou tabela de prazos de vigncia para os diversos documentos, facilitando sobremaneira o trabalho do arquivista. Os documentos so classificados por seu valor em: permanentes - vitais, permanentes e temporrios.

Permanentes - vitais: so documentos que devem ser conservados


indefinidamente, pois possuem importncia vital para a empresa, isto , sem eles a empresa no tem condies de funcionar. Citam-se, entre outros: contratos; escrituras; estatutos; livros de atas; livros de registros de aes; cartas - patentes; frmulas (qumicas); procuraes.

Permanentes:

Portanto, as transferncias de documentos devem ser cuidadosas e criteriosamente estudadas e planejadas, considerando as diferenas no apenas quanto frequncia do uso ou da consulta, mas tambm quanto a seu valor. Tipos de arquivo No que se refere frequncia do uso ou consulta, existem trs tipos de arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto.

so documentos que devem ser guardados indefinidamente, porm no tm importncia vital. Como exemplo, podem-se relacionar: rela trios anuais; registros de empregados; livros e registros contbeis; recibos de impostos e taxas; avaliaes; e outros.

Temporrios: so documentos que tm valor temporrio de um, dois,


cinco ou mais anos. Recomenda-se a confeco de um quadro ou tabela, com anotao da vigncia do documento que, naturalmente, seguir critrios determinados pela prpria empresa. Assim, so temporrios: recibos; faturas; notas fiscais; contas a receber e a pagar; extratos bancrios; aplices de seguro; folhetos; correspondncia; memorandos e outros.

Arquivo ativo: mantm arquivados os documentos e papis de uso, consulta e referncia constantes e atuais, ou que se encontram em fase de concluso. Arquivo inativo: guarda documentos e papis que oferecem menor frequncia de uso, consulta ou referncia. Arquivo morto: armazena documentos de frequncia de uso, consulta ou referncia quase nulas. No entanto, no se deve considerar este arquivo como um depsito de lixo, mesmo porque os documentos definidos como inteis ou imprestveis devem ser destrudos. O arquivo morto precisa, inclusive, ser organizado dentro das mesmas tcnicas e regras que prevalecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes sero necessrias a imediata localizao e a consulta a papis em desuso.
Uma empresa que tenha, por exemplo, 50 anos de existncia dever manter em seu arquivo morto o registro de todos seus antigos empregados, mesmo que entre eles existam alguns j aposentados ou falecidos. A

Os documentos considerados vitais para a empresa, alm de serem conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais, notadamente de proteo contra incndios, inundaes, furtos, desabamentos e outros eventos. A perda ou destruio de tais documentos pode, em casos extremos, significar at o fracasso total de uma empresa. Existem algumas formas de proteger esses documentos: Utilizao de cofres a prova de fogo. Preparao de cpias adicionais dos documentos e envio delas a outros lugares para guarda, como cofres de bancos, cofres de filiais da empresa, ou escritrios de advogados. Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservao dos microfilmes em local seguro.

A conservao e a proteo desses documentos devem ser acompanhadas de um registro que especifique o modo, a data e o local

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que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condies, necessidades e objetivos a curto, mdio e longo prazos. MICROFILMAGEM Observa-se na poca atual excessivo aumento do nmero de documentos. De um lado, devido expanso da administrao pblica em todos os setores e em todos os nveis: federal, estadual e municipal; de outro, graas ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rpido avano da tecnologia, em todos os setores da economia. crescente a indagao de como e quando se deve proceder para reduzir e racionalizar a produo de documentos e, por consequncia, seu arquivamento e conservao. O microfilme surgiu como uma das principais respostas a essa questo. O microfilme um processo de reproduo fotogrfica reduzida, chegando a quase 95% do documento original. So vrias as vantagens obtidas na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do arquivo ativo para o inativo, j que dificilmente o microfilme ser utilizado para arquivos ativos. As vantagens so:

para onde foram encaminhados, de forma que possam ser localizados imediatamente. CENTRALIZAO OU DESCENTRALIZAO? Trata-se de uma questo muito comum, principalmente nas grandes empresas. A centralizao dos arquivos proporciona vantagens, mas existem desvantagens que naturalmente devem ser conhecidas antes de se tomar uma deciso sobre o assunto. As principais vantagens da centralizao so as seguintes:

Eficincia: devido centralizao, tende-se a manter um especialista


em arquivstica, o que sem dvida melhora a eficincia e a rapidez do trabalho em todas suas etapas.

Responsabilidade: o cuidado e a proteo de documentos melhora


muito, pois a responsabilidade se encontra nas mos de um especialista.

Economia: grande a economia de equipamento; de pessoal; de


tempo gasto no arquivamento; na localizao e na preparao de cpias adicionais ou referncias.

Uniformidade: proporciona certa padronizao ao sistema e mtodos


de arquivamento, o que no acontecer se houver inmeros arquivos departamentais.

Economia: os ganhos em espao, peso e tamanho dos arquivos


chegam a mais de 80% em muitos casos.

Reduo do volume: muito grande a reduo do volume de papis e


documentos, o que proporciona economia de tempo e mo-de-obra.

Concentrao: os documentos so concentrados por assuntos,


oferecendo ao consulente viso global. Na descentralizao, os mesmos assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos.

Segurana: os microfilmes protegem e conservam os documentos


vitais da empresa ou rgo pblico, dos riscos de eventos, como incndio, inundao ou furto, pois, alm de representarem cpias adicionais desses documentos, so facilmente guardados em cofres especiais. -

Utilizao: amplia o uso do equipamento e, consequentemente, alonga


sua vida til.

H algumas desvantagens na centralizao, que precisam ser apontadas:

Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade, atingindo


at 150 anos.

Consulta dificultada: necessidade de locomoo at o centro de

arquivos; tal fato no ocorre com a descentralizao, em que o arquivo do departamento se encontra mo.

Reproduo: a microfilmagem oferece condies de reproduo


ilimitada, alm de fidelidade, exatido perfeita dos documentos reproduzidos.

Acmulo de pessoas: poder acontecer o acmulo de pessoas no local onde esto colocados os arquivos, o que dificulta a consulta e tumultua o trabalho do arquivista. Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoo at o arquivo central e espera para poder iniciar a consulta, principalmente se houver muitas pessoas no local. Espao: necessidade de mais espao para incluir todos os
arquivos, alm de mesas e cadeiras para as diversas consultas.

Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo elevado,


preciso levar em considerao a economia que proporciona com a reduo do espao, de equipamento e de pessoal necessrio para a manuteno de arquivos convencionais, especialmente nas grandes empresas.

Consulta: a consulta a documentos imediata e mais fcil, agilizando


em muito o servio. Verifique-se, por exemplo, a microfilmagem de cheques compensados.

Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos consulta generalizada, dificultando a manuteno do sigilo, to necessrio vida da empresa. Disperso: a pasta em que est classificado um documento, no momento de uma consulta, pode estar com outro consulente, em outro departamento.
As solues variam de empresa para empresa; o mais comum, entretanto, a opo pelo sistema misto, ou seja, centralizao parcial. Em princpio, os documentos vo para o arquivo central; entretanto; documentos especficos que s interessam a certos departamentos ficam nos arquivos desses departamentos. Assim, por exemplo, devem ser arquivados no prprio departamento de vendas a relao de representantes ou clientes, seus pedidos, reclamaes, correspondncia de modo geral. Outro caminho a seguir o que procura basicamente centralizar o controle e no o arquivo. Um especialista organiza um arquivo central, onde devero ser guardados os documentos de interesse geral, inclusive aqueles que so vitais e/ou sigilosos, naturalmente tomando-se todas as precaues. Em seguida, ele dever planejar os diversos arquivos localizados nos vrios departamentos. O conhecimento da empresa e de seu organograma fundamental nessa etapa. Seu trabalho, alm da administrao do arquivo central, pressupe a classificao e a distribuio diria de documentos aos diversos departamentos. Realmente, trata-se de um assunto de soluo no muito fcil, j que existem vantagens e desvantagens em todos os mtodos. O importante

As tcnicas modernas de microfilmagem evoluram muito nos ltimos anos; entretanto, a escolha do produtor dos microfilmes deve ser feita de modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles. A deciso de utilizar a microfilmagem na empresa tambm pode ser auxiliada pela ocorrncia de um ou mais dos seguintes fatos: necessidade de entregar ou devolver s pessoas os originais dos documentos; necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos; necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanentemente; necessidade de proteger . os documentos dos riscos de incndio, inundao ou furto.

Em princpio, a organizao de um arquivo de microfilmes deve seguir o sistema e o mtodo empregados nos arquivos de documentos; o arquivo deve vir acompanhado de ndices que facilitem a pronta localizao, bem como deve existir na empresa aparelho prprio para a leitura dos microfilmes. muito importante, tambm, considerar o aspecto legal da microfilmagem. A legislao brasileira determina a guarda de originais por tempo determinado ou mesmo indefinidamente. A reproduo de um microfilme no formato do documento exige, para sua validade, que seja autenticado em cartrio e vista do documento original.

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espao; fcil atualizao do material arquivado; possibilidade de arquivar muitos documentos em pequeno

Portanto, a microfilmagem no deve ser entendida apenas como substituidora de documentos originais. Antes de mais nada, preciso encarar o microfilme como cpia adicional de documento cuja utilidade para a empresa tenha sido estudada e comprovada. EQUIPAMENTOS Entende-se por equipamento o mvel utilizado para arquivamento. O conhecimento dos sistemas de equipamento, de suas vantagens e desvantagens, ir facilitar em muito o servio do arquivista. Denomina-se sistema de equipamento a maneira como os documentos so colocados no mvel arquivador. So trs os sistemas de equipamento: 1. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros, em posio horizontal dentro do mvel arquivador. E um sistema antigo, mas que ainda utilizado em algumas reparties pblicas, que amarram ou colocam os documentos em pacotes. Tambm pertencem ao sistema horizontal as mapotecas, muito utilizadas, e os fichrios tipo kardex, Securit, muito conhecidos e empregados com bastante sucesso em inmeras empresas.

consulta rpida e sem necessidade de deslocar outros documentos. So desvantagens do sistema: necessidade de retirar o documento para fazer anotaes; iluminao deficiente; pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo.

3.Rotativo: os documentos so colocados de modo que possam girar em torno de um eixo vertical ou horizontal. O sistema muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessidade de informaes rpidas. Fichrios So caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou cartes, podendo ser de madeira, de ao, de material plstico ou de acrLico. So largamente utilizados e servem a muitas finalidades: ndices, informaes, endereos, relao de clientes, representantes, fornecedores e outras. O equipamento deve satisfazer s necessidades da empresa e dos servios a que se destina. Alguns requisitos so: adequao s necessidades do servio; obteno de maior economia de espao; facilidade de acesso; possibilidade de expanso; resistncia e durabilidade; garantia de segurana e conservao de documentos; aparncia e funcionalidade.

Mvel Securit para arquivo horizontal de mapas, plantas, heliografias e mapotecas As vantagens do sistema so as seguintes: a iluminao direta; as anotaes podem ser efetuadas no mesmo local;

H inmeros tipos e modelos de equipamentos que podem ser utilizados pelos trs sistemas: horizontal, vertical e rotativo. A escolha de um dos sistemas, assim como do equipamento propriamente dito, deve seguir os critrios apontados e outros que so considerados essenciais pela empresa ou rgo pblico e que prevalecem numa boa administrao. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Cadeado. Suporte regulvel. ndice alfabtico. Estrutura. Dispositivo antiimpacto. Ps antiderrapantes.

as possibilidades de perda de documentos so bastante reduzidas. As desvantagens so: ocupa muito espao;

h necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou retirar um documento; a consulta demorada; a consulta exige o deslocamento de outros documentos.

ACESSRIOS Acessrios so materiais que visam auxiliar o equipamento. A correta e eficiente utilizao dos mesmos criar condies favorveis para o andamento do servio. A escolha acertada dos acessrios est diretamente ligada ao sistema e mtodo de classificao e arquivamento empregados, assim como ao conhecimento dos tipos e modelos existentes no mercado. Os principais acessrios so: pastas; guias; projees; tiras de insero e notaes. 1. Pastas: so pedaos de cartolina dobrada, que formam uma aresta comum chamada vinco. As pastas servem para agrupar e proteger os documentos comuns a um assunto e, normalmente, tm dimenses padronizadas. Com relao ao vinco, as pastas podem ser normais ou sanfonadas, para permitir o maior acmulo de documentos; algumas possuem divises internas. No que se refere projeo, ela poder ou no constar da pasta. As pastas suspensas, largamente usadas nos equipamentos modernos, so semelhantes s convencionais, apenas com

2.Vertical: os documentos permanecem no interior do mvel arquivador em posio vertical. So dois os tipos nesse sistema:

Frontal. Os documentos so colocados uns atrs dos outros, com a frente voltada para o arquivista. Lateral. Os documentos so colocados uns ao lado dos outros, com a lateral voltada para o arquivista.
Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e as exigncias do mercado, as pastas ficam suspensas nos arquivos verticais, por meio de braos metlicos apoiados em suportes especiais. So vantagens do sistema: custo mais baixo; fcil manuseio; fcil conservao;

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sua produo. conhecido como a teoria das trs idades, concepo moderna de arquivstica, em que se distinguem trs etapas quanto aos documentos:

a particularidade de possurem dois braos metlicos ou outro material que se apia nos suportes laterais do arquivo. 2. Guias: so pedaos de cartolinas do tamanho das pastas ou mesmo menores, com uma salincia na parte superior, chamada projeo. As guias servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. As guias, quanto projeo, podem ter, ou no, encaixes para as tiras de insero. Nas guias, as projees podem vir em posio central, em diferentes posies ou, ento, formando um jogo de, por exemplo, duas, trs, quatro, cinco ou mais posies. A diferena das posies possibilita ao arquivista ampla visibilidade, o que facilita o arquivamento ou a localizao de documentos. 3.Projees: so salincias colocadas na parte superior das pastas ou das guias que recebem as anotaes ou dizeres pertinentes. Servem para ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. As projees podem ser de papelo, de material plstico ou de ao. Alm disso, podem ser fixas ou adaptveis. Essas ltimas no fazem parte das pastas ou das guias e podem ser colocadas posteriormente.

Corrente: os documentos circulam pelos canais decisrios, buscando soluo ou resposta. So os arquivos correntes. Temporria: os documentos apresentam interesse e so objeto de consultas, embora os assuntos neles contidos j tenham sido solucionados ou as respostas, obtidas. So os arquivos temporrios. Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e cientfico. So os arquivos permanentes ou histricos.
A criao do arquivo temporrio, por exemplo, segunda etapa do sistema, foi um grande avano e tomou-se pea fundamental dentro do sistema de arquivamento da administrao pblica. So inmeras as vantagens conseguidas: obteno de mais espaos fsicos pela retirada de documentos dos arquivos correntes; reduo ao essencial da quantidade de documentos nos arquivos correntes; reduo de pessoal e consequente economia de custos; controle de quantidade e da qualidade dos documentos; melhor manuteno, uso e superviso dos arquivos; e melhor critrio de preservao, controle e eliminao de documentos. Um sistema de arquivos moderno e bem organizado ter todas as condies para oferecer subsdios a planos e decises da administrao pblica, seja mostrando as relaes e planejamento do passado, seja evitando duplicidade antieconmica de velhas iniciativas. Verifica-se, atualmente, enorme empenho dos rgos do governo em desenvolver sistemas de informaes altamente sofisticados, em que a informtica assumiu posio de grande relevncia. MTODOS DE ARQUIVAMENTO Modernamente, o arquivo de informaes tornou-se uma atividade que pode ser realizada eletronicamente atravs de computadores. A tarefa da secretria, neste caso, consiste em registrar as informaes em programas previa-mente estabelecidos. A empresa contrata um especialista em programao (ou j dispe dele em seu quadro de empregados), que dever preparar um programa segundo as necessidades da secretria. Enganam-se os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo dos mtodos tradicionais de classificao de informaes. O programador apenas executar um programa depois de ouvir a secretria sobre as reais necessidades do departamento. Assim sendo, ela deve conhecer os variados mtodos de classificao para propor solues apropriadas. Acrescente-se que o estudo dos mtodos aqui expostos permite a aquisio de tcnicas de classificao e simplificao de tarefas. Deixar de aprend-los prejudicial at mesmo para o domnio de um pensamento claro e bem estruturado. Alm disso, a secretria manipula informaes escritas (documentos), internas e externas, que ela precisa arquivar. Havendo um sistema de arquivamento j definido, a empresa ou rgo pblico dever decidir qual mtodo de arquivamento ir empregar. O mtodo estabelece o que preciso fazer para alcanar o fim desejado pelo sistema de arquivamento. Um plano previamente estabelecido para a colocao e guarda de documentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informaes e proporciona uma correta tomada de deciso. Os diversos mtodos de arquivamento, que atravs dos anos foram desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto nas empresas como nos rgos governamentais. Todos so bons e apresentam vantagens e desvantagens. O importante que a deciso quanto ao mtodo leve em considerao o tamanho, a estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do rgo pblico; as pessoas normalmente envolvidas; os servios prestados; as informaes comumente solicitadas; e os tipos de documento que devem ser arquivados. So trs os principais mtodos de arquivamento: alfabtico, numrico e alfanumrico. Esses mtodos, por sua vez, formam a base a partir da qual se criaram vrios outros. Mtodos de arquivamento:

4. Tiras de insero: papeletas ou rtulos que, aps receberem os dizeres ou inscries correspondentes, devero ser inseridas nas projees das pastas ou das guias. Servem para indicar a finalidade da pasta ou da guia.
5. Notaes: so os dizeres, as inscries registradas nas tiras de insero e em seguida inseridas nas pastas ou guias. fato conhecido que um dos fatores para a excelncia dos arquivos reside na combinao harmoniosa e funcional dos sistemas e mtodos de classificao e arquivamento, e dos equipamentos e acessrios. SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO A opinio de que os arquivos so simples depsitos de papis ou documentos velhos e inteis, arquivados por mera tradio, apia-se no fato de que a maioria dos arquivos mal organizada, mal administrada e, portanto, dificulta a localizao imediata das informaes desejadas. Mera opinio, pois, em verdade, um arquivo moderno, bem estruturado, um centro atuante de informaes, um instrumento de controle para a atividade administrativa, que auxilia na correta tomada de deciso. Entretanto, para que isso acontea, necessrio que se decida sobre o sistema de arquivamento que melhor se ajuste a determinada empresa. Sistema um conjunto de princpios interligados, que orienta o que se deve fazer para atingir um fim especfico. So trs os sistemas de arquivamento: direto, indireto e semi-indireto.

Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessidade de recorrer a um ndice. Neste sistema, inclui-se, principalmente, o mtodo alfabtico de arquivamento e suas variaes. Indireto: o arquivo, neste caso, depende de um ndice para ser consultado. O sistema inclui, em especial, o mtodo numrico de arquivamento e suas variaes. Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxlio de ndices, mas com a utilizao de tabelas em forma de carto. Neste sistema, encontra-se, por exemplo, o mtodo automtico, variedade do mtodo alfanumrico.
A opo por um dos sistemas est intimamente ligada empresa, a seu campo de atividade, porte e objetivos de curto, mdio ou longo prazos. O principal, antes de tudo, compreender o verdadeiro potencial que o arquivo representa, considerando-se que a memria viva da empresa. Para ser eficaz, o sistema necessita de mtodos que indiquem a maneira de proceder, isto , o que se deve fazer para alcanar o fim desejado. Os mtodos de arquivamento sero analisados mais adiante. SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM RGOS PBLICOS A administrao de documentos oficiais pressupe a existncia de um sistema de arquivamento. O conceito de sistema tambm vlido para os rgos da administrao pblica, e as trs espcies, direto, indireto e semiindireto, sero empregadas conforme os critrios estabelecidos previamente. Nas instituies pblicas, predomina um modelo de sistema de organizao de arquivos em que o documento pblico controlado desde

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Mtodo alfabtico:
especfico ou por assunto; geogrfico; mnemnico; variadex.

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Receber as correspondncias, separando as de carter oficial da de carter particular, distribuindo as de carter particular a seus destinatrios. Aps essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funes. Para que isto ocorra, devem ser distribudos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatrio Para isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Tcnicas de arquivo e protocolo. Separar as correspondncias de carter ostensivo das de carter sigiloso, encaminhado as de carter sigiloso aos seus respectivos destinatrios; Tomar conhecimento das correspondncias de carter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existncia de antecedentes, se existirem; Classificar o documento de acordo com o mtodo da instituio;, carimbando-o em seguida; Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento; Rearquivar as fichas de procedncia e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo; Arquivar as fichas de protocolo. A tramitao de um documento dentro de uma instituio depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fcil, com o auxlio do protocolo, saber sua exata localizao, seus dados principais, como data de entrada, setores por que j passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funes dentro da instituio. Isso agiliza as aes dentro da instituio, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a no localizao de documentos, no se podendo assim, us-los no sentido de valor probatrio, por exemplo. Aps cumprirem suas respectivas funes, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminao ou recolhimento. nesta etapa que a expedio de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fcil fazer uma avaliao do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confivel, o destino do documento. Dentre as recomendaes com relao a expedio de documentos, destacam-se: Receber a correspondncia, verificando a falta de anexos e completando dados; Separar as cpias, expedindo o original; Encaminhar as cpias ao Arquivo. vlido ressaltar que as rotinas acima descritas no valem como regras, visto que cada instituio possui suas tipologias documentais, seus mtodos de classificao, enfim, surgem situaes diversas. Servem apenas como exemplos para a elaborao de rotinas em cada instituio. Aps a discusso das vantagens de implantao de um sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de forma errnea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema simples de insero de dados, que venha a atender as necessidades da empresa. Contudo, essencial que as pessoas que trabalham diretamente com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o trmite do documento pode ser comprometido. Deve-se esquecer a idia de que basta inserir dados e nmeros num sistema, que todos os problemas sero resolvidos. A prpria conscientizao dos funcionrios, no sentido de que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornaro mais fceis para todos que venham a execut-las., proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo pode ser uma sada para os problemas mais comuns de tramitao documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrrio, a implantao deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior. AVALIAO E GESTO DE DOCUMENTOS E INFORMAES O termo gesto de documentos ou administrao de documentos uma traduo do termo ingls records management. O primeiro 19

Mtodo numrico:

simples; dplex.

Mtodo alfanumrico:

decimal; automtico; automtico moderno. Protocolo o registro das deliberaes ou das atas de um congresso ou conferncia diplomtica. Por protocolo tambm se entende o livro em que os escrives do juzo registram o que se passa na audincia e que no fim desta assinado pelo juiz. De modo geral, significa o livro onde se registram, em ordem, os documentos apresentados numa repartio ou, ento, os fatos e as decises ocorridos numa assemblia ou audincia. A principal funo do protocolo autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a deciso ou o fato que deve ser registrado. Em linguagem diplomtica, significa a prpria deliberao ou resoluo que foi registrada na ata da reunio respectiva e que acarretou uma espcie de conveno entre os participantes da assemblia ou congresso.

Protocolo a denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao dos documentos em curso; denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
de conhecimento comum o grande avano que a humanidade teve nos ltimos anos. Dentre tais avanos, incluem-se as reas que vo desde a poltica at a tecnolgica. Tais avanos contriburam para o aumento da produo de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importncia para a rea da arquivstica, no sentido de ter despertado nas pessoas a importncia dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulao de massas documentais desnecessrias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funes fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que recomendvel o uso de um sistema de protocolo. Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes (Protocolo, Expedio, Arquivamento, Emprstimo e Consulta, Destinao) vamos dar ateno especial ao Protocolo. sabido que durante a sua tramitao, os arquivos correntes podem exercer funes de protocolo (recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos), da a denominao comum de alguns rgos como Protocolo e Arquivo. E neste ponto que os problemas tm seu incio. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos no sabem, ou mesmo no foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua funo na instituio. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantao de um sistema de base de dados, de preferncia simples e descentralizado, permitindo que, to logo cheguem s instituies, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu prprio setor de trabalho seria uma tima alternativa. Tal ao diminuiria o montante de documentos que chegam as instituies, cumprem suas funes, mas sequer tiveram sua tramitao ou destinao registrada. Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que no se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importncia, mas que na maioria das vezes feito de forma errnea). Dentre as recomendaes de recebimento e registro (SENAC. D. N. Tcnicas de arquivo e protocolo.

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A avaliao dever ser realizada no momento da produo, paralelamente ao trabalho de classificao, para evitar a acumulao desordenada, segundo critrios temticos, numricos ou cronolgicos. Esse o grande problema no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos arquivos centrais ou intermedirios, especialmente nos do servio pblico. O critrio de arquivamento dos processos administrativos ainda o sequencial numrico/cronolgico, de acordo com o nmero recebido no protocolo, no momento da autuao. Essa prtica resulta na mescla de documentos gerados no exerccio de funes diversas, o que dificulta a recuperao do contexto original de produo. A avaliao de documentos arquivados em sequncia numrica implica basicamente a anlise de documento por documento, o que bastante trabalhoso em face da massa documental acumulada com o decorrer do tempo. frequente, por isso, a eliminao sem critrio ou, o que igualmente grave, a reproduo do acervo em outros suportes, sem a prvia identificao e avaliao dos conjuntos documentais. O que interessa, nessa viso imediatista, a liberao de espaos. Esse procedimento pode representar um investimento intil quando incidir sobre documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de valor informativo, probatrio ou cultural, que poderiam ser eliminados, conservando-se deles apenas pequenas amostragens. CONCEITO DE CONSERVAO E RESTAURAO Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas sees devem ser enfocadas: a de conservao e a de restaurao. 1 - Conservao - um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos trs (3) ideias: preservao, proteo e manuteno. Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc) defend-lo da ao dos agentes fsicos, qumicos e biolgicos que os atacam. O principal objetivo portanto da conservao o de estender a vida til dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso necessrio permanente fiscalizao das condies ambientais, manuseio e armazenamento. A preservao ocupa-se diretamente com o patrimnio cultural consistindo na conservao desses patrimnios em seus estados atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruio causadas pela umidade, por agentes qumicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismo. A manuteno, a limpeza peridica a base da preveno. 2 - Conservao Preventiva (Restaurao) - tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restaurao uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, pacincia, amor arte, pois nesta seo se praticam verdadeiras intervenes cirrgicas com os bens culturais, "a restaurao quase uma neurose da perfeio, em que o mais ou menos no existe" como disse certa vez a restauradora Marilka Mendes. Em uma restaurao nenhum fator pode ser negligenciado, preciso levantar a histria, revelar a tecnologia empregada na fabricao ou a tcnica de impresso utilizada e traar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de modo que no volte a sofrer efeitos de deteriorao do futuro. Como sabemos so poucos os tcnicos ligados a esta rea e leva anos para formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que melhor: Conservar e preservar para no restaurar"

originrio da expresso franco-canadense gestion de documents e o segundo uma verso iberoamericana do conceito ingls. Entre essas duas variantes, o primeiro parece ser o mais difundido entre ns. O Dicionrio de Terminologia Arquivstica editado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1984 define gesto de documentos como um aspecto da administrao geral relacionado com a busca de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos. O Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado em So Paulo em 1990 e reeditado em 1996, conceitua gesto de documentos como um conjunto de medidas e rotinas visando a racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos. No mbito da legislao federal, considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente . RACIONALIZAO, EFICINCIA, PRESERVAO DA MEMRIA GESTO DE DOCUMENTOS Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produo at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente), com vistas racionalizao e eficincia administrativas, bem como preservao do patrimnio documental de interesse histrico-cultural. A gesto pressupe, portanto, uma interveno no ciclo de vida dos documentos desde sua produo at serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gesto compreende todas as atividades inerentes s idades corrente e intermediria de arquivamento, o que garante um efetivo controle da produo documental nos arquivos correntes (valor administrativo/vigncia), das transferncias aos arquivos centrais/intermedirios (local onde os documentos geralmente aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das eliminaes e recolhimentos ao arquivo permanente (valor histricocultural). So de fcil reconhecimento, assim, os trs momentos da gesto, no necessariamente consecutivos: 1. Produo dos documentos: inclui a elaborao de formulrios, implantao de sistemas de organizao da informao, aplicao de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. 2. Manuteno e uso: implantao de sistemas de arquivo, seleo dos sistemas de reproduo, automatizao do acesso, mobilirio, materiais, local. 3. Destinao final dos documentos: programa de avaliao que garanta a proteo dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminao de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatrio e informativo. A avaliao de documentos de arquivo uma etapa decisiva no processo de implantao de polticas de gesto de documentos, tanto nas instituies pblicas quanto nas empresas privadas. Mas, o que significa avaliar documentos? Para o administrador, que est com seus depsitos abarrotados de documentos, sem dvida, a avaliao sugere uma eliminao imediata de papel, com vistas liberao de espao fsico. No entanto, se o processo de avaliao no for efetivamente implantado atravs das Tabelas de Temporalidade, no tardar muito para que a produo e acumulao desordenadas preencham novamente todos os espaos disponveis. Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental. A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magntica, o disquete, o disco tico ou qualquer outro.

AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS


1. FSICOS Luminosidade - a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos. Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condies de conservao sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frgil e isto se chama envelhecimento natural. Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficincia de gua

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2. QUMICOS

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As empresas que investem pela soluo Gesto Documental conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel, h um ganho na produtividade devido a uma uniformizao dos processos e facilitando a implementao de normas de qualidade. As vantagens na sua utilizao so as seguintes: Reduo do custo do nmero de cpias, aumento de produtividade na procura, no re-encaminhamento de documentos e reduo do espao de arquivo; Gesto de Informao Integrada conseguida a partir da consolidao transparente dos documentos eletrnicos (originados pela aplicaes Office) e de documentos com origem em papel; Uniformizao de Processos de reencaminhamento, aprovao, arquivo e eliminao dos documentos, mantendo o histrico de verses dos documentos; Digitalizao dos documentos; Descentralizao do espao fsico, isto , os documentos e processos esto sempre disponveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicao; Com o auxilio de um browser a pesquisa da informao dos documentos est facilitada e rpida; Formao de um Backup que permite a recuperao da informao em caso de incndio ou inundao do seu arquivo fsico; As solues de Gesto Documental tm mecanismos de controlo de acessos e segurana protegendo os seus documentos de acessos no autorizados. Casos de aplicao A Gesto Documental quer seja eletrnica ou em arquivo de papel est presente em todas as organizaes. As solues de Gesto Documental aplicam-se a um conjunto alargados de reas funcionais: Administrativa e Financeira (documentos financeiros) Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de no conformidade) Produo (desenho tcnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produo) Jurdica (contratos, propostas, concursos pblicos e cadernos de encargos) Servios a Cliente (informaes, apiam tcnico e documentos de Cliente) Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificaes de produtos) Desenvolvimento (memrias descritivas, pesquisa e desenvolvimento) Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas tcnicas e regulamento) AUTOMAO O novo mundo dos arquivos automao .James M. Turner U. de Montreal Introduo Para bem se entender a problemtica atual dos arquivos, preciso compreender o sculo XX sob o ponto de vista da extraordinria rapidez da evoluo tecnolgica. suficiente lembrar que diversos atores, cada um tendo uma influncia profunda sobre a sociedade humana, se instalaram no cenrio tecnolgico durante esse perodo: por exemplo, a eletricidade, o rdio, o telefone, o automvel, o cinema, a mquina de escrever, para nomear somente alguns. A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se chegada da fotocopiadora, a eletrnica, a televiso, os satlites, e sobretudo os computadores. A partir da dcada de 1970, a telemtica, ou seja, o computador conectado a outros computadores via linhas telefnicas, mudou profundamente as possibilidades de comunicao de documentos. 21

Acidez do Papel - Os papis brasileiros apresentam um ndice de acidez elevado (pH 5 em mdia) e portanto uma permanncia duvidosa. Somemos ao elevado ndice de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante nos pases tropicais e subtropicais e uma variao da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorvel na conservao de documentos em papel. Dentre as causas de degradao do papel, podemos citar as de origem intrnseca e as de origem extrnsecas. Poluio Atmosfrica - A celulose atacada pelos cidos, ainda que nas condies de conservao mais favorveis. A poluio atmosfrica uma das principais causas da degradao qumica. Tintas - a tinta um dos compostos mais importantes na documentao. Foi e usada para escrever em papis, pergaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avano tcnico e cultural, e ainda indispensvel para a criao de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diria. 3. BIOLGICOS Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo colees e documentos preciosos. Os principais insetos so: Anobideos (brocas ou carunchos) Thysanura (traa) Blatta orientalis (barata) Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem pigmentos que mancham o papel. Roedores - A luta contra ratos mais difcil que a preveno contra os insetos. Eles podem provocar desgastes de at 20% do total do documento. 4. AMBIENTAIS Ventilao - um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentes biolgicos, quando h pouca aerao. Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biolgicos sobre os materiais grficos, a presena de p. 5. HUMANOS O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos um outro inimigo dos livros e documentos, embora devssemos imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardio dos mesmos. Gesto documental A gesto documental ou gesto de documentos um ramo da arquivstica responsvel pela administrao de documentos nas fases corrente e intermediria (primeira e segunda idade). Em termos informticos, a Gesto Documental uma soluo de arquivo, organizao e consulta de documentos em formato eletrnico onde existe toda a informao de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicao. Esta soluo permite a colaborao numa organizao atravs da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negcio de uma empresa. A Gesto Documental integrada com outras solues, como por exemplo, a digitalizao, fax e email permitem gerir toda a informao no estruturada (documentos) importante da organizao. Num processo de gesto documental o seu inicio quando h a recepo do documento em que este passa pela fase de desmaterializao, ou seja, digitalizao do documento geralmente em formato papel para um formato eletrnico. Numa segunda fase os documentos em formato eletrnico so submetidos a uma classificao, de seguida h uma definio dos vrios estdios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existncia, como por exemplo, a publicao, aprovao, distribuio, reencaminhamento e desactualizado (destrudo). Por ltimo, este processo disponibiliza ao utilizador um mtodo de localizao eficaz semelhante a um browser, por exemplo, o Google. Vantagens na sua utilizao

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cada um redigido por uma pessoa diferente, empregando um processador textual diferente num ambiente informtico diverso. Pode-se encontrar na relao das fotos e outros grficos criados com outros sistemas operacionais, assim como os quadros estatsticos criados com diferentes sistemas operacionais, e ainda grficos gerados por outros sistemas, tudo reunido em um documento eletrnico colocado em pgina para a impresso sobre papel ainda por outro sistema operacional, e ainda com uma verso diversa para ser instalada no Web. O leitor recebe um simples documento em papel, mas o arquivista responsvel pelo documento eletrnico deve pensar a organizao para a armazenagem, a marcao e a preservao de todos esses arquivos, bem como a relao entre eles. Outro problema de capacidade: no se pode mais conservar a informao apenas em formato linear. O hipertexto e as ligaes hipertextuais e hipermiditicas, assim como as estruturas relacionais das bases de dados, acrescentam uma outra dimenso e complexificam mais o problema. Por outro lado, a chegada dos arquivos multimdia torna mais complexos do que nunca os arquivos eletrnicos (Bergeron 1992,53). Outros fatores importantes que contribuem para as mudanas fundamentais nas teorias e nas prticas, quando se trabalha com os documentos eletrnicos, so a dependncia diante da mdia e dos aparelhos, a impossibilidade de entrevistar os aparelhos, a volatilidade da informao, sua segurana e sua integridade, e a proliferao de formatos proprietrios, de sistemas de explorao, de sistemas operacionais, de verses desses sistemas operacionais, bem como o preo do desenvolvimento de tudo isso. Breve, no espao de trinta anos, a natureza da matria de que tratam os arquivistas ter mudado radicalmente. Deve-se j distinguir o conceito de suporte daquele de informao. Antes, como a informao estava sempre integrada ao suporte, tratavam-se os dois ao mesmo tempo e pensavam-se nos dois como sendo uma coisa s: um documento. Para adaptar a expresso de Negroponte (1995), antes tratavam-se dos tomos, hoje tratam-se dos bits. Questes atuais Para os fins de nossa apresentao hoje, dividimos as questes em cinco categorias: os documentos e seus suportes, a interconectividade, a normalizao, a converso e a preservao. Os documentos e seus suportes: A tendncia para a numerizao faz com que quase a totalidade dos arquivos seja j criado em formato informtico. claro, pode-se encontrar excees; entretanto, essa tendncia clara. Ora, o antigo papel pode durar milhares de anos, mesmo em ms condies. Pode-se maltratlo e mesmo assim ler facilmente o texto que est relatado sobre o papel. Ao contrrio, os suportes eletrnicos so muito instveis, mesmo nas melhores condies. A durao dos suportes eletrnicos suficiente para muitas situaes, claro, mas pouca para a conservao a longo prazo dos arquivos. O problema tributrio do fato de que nossa tendncia adotar, para fins de gesto da informao, as tecnologias criadas para outros fins. Para conjugar-se ao problema da longevidade dos suportes, tem-se recorrido ao repiquage. Periodicamente, copia-se o sinal eletrnico sobre um suporte novo a fim de assegurar sua sobrevida. Todavia, hoje, os desenvolvimentos tecnolgicos esto de tal forma rpidos, que esta prtica no mais suficiente. Agora a mudana que precisa ser vista a "migrao", ou seja, a prtica no somente de copiar um documento eletrnico antigo sobre um suporte novo, mas tambm de o converter a uma verso mais recente do sistema operacional empregado para o conceber, ou ainda em um outro sistema operacional mais normalizado e capaz de o ler, a fim de assegurar sua consultabilidade a longo prazo. A interconectividade, representada atualmente pela Internet e pelo Word Wibe Web, acrescenta uma dimenso nova problemtica. No somente pode-se conectar dois computadores via rede telefnica, mas vse hoje redes inteiras de computadores interligadas em uma vasta superrede em escala mundial. V-se nesse contexto do desenvolvimento da Infovia, numerosas vantagens para os depsitos dos arquivos: por exemplo, a visibilidade, a difuso ampla das fontes, a facilidade de consulta pelos usurios, a possibilidade do teletrabalho para os arquivistas. Mas at onde deveria ir esta presena? Dever-se-ia contentar com informaes gerais num resumo das fontes, ou seria melhor colocar em linha os instrumentos de pesquisa, os planos de classificao, os calendrios de conservao, e eventualmente o texto inteiro de documentos manuscritos? Dever-se-ia

Desde 1990, a Internet e a World Wide Web no cessam de nos espantar por causa do desenvolvimento quase cotidiano de novas possibilidades de interao no mundo da informao. Depois de muitos anos, a disciplina de arquivstica conheceu desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas tcnicas de organizao e nos mtodos de trabalho. Constata-se, entretanto, que apesar de nossa disciplina ainda no estar estabilizada definitivamente, desde j preciso rever seus fundamentos tericos e estabelecer um novo paradigma para a disciplina em funo das novas tecnologias da informao. til observar nesse contexto que no h nada de novo. Pode-se constatar que so sempre as mudanas tecnolgicas que determinam a maneira de se realizar nosso trabalho de organizao da informao. O surgimento de novas e importantes tecnologias no campo da informao, como nos casos do papel e da prensa de Gutenberg, causaram tambm mudanas fundamentais nos mtodos de trabalho das pessoas que geravam a informao no momento desses desenvolvimentos e pelos sculos seguintes. Essas tecnologias tambm mudaram profundamente a sociedade em seu conjunto. Ns que vivemos sobre a terra nesse momento somos testemunhas de desenvolvimentos que se desenrolam a uma velocidade impressionante. Histrico recente Durante os anos de 1960 assiste-se implantao de computadores nos governos e corporaes mais importantes. Muito caros, esses aparelhos so sensveis temperatura e precisam ser instalados nos locais talhados sob medida e com acesso controlado. Os computadores no so muito inteligentes, mas o que interessa que podem calcular com muita rapidez. Somente hoje os computadores comeam a ser capazes de tratar de atividades mais inteligentes. Ao mesmo tempo, as organizaes de menor tamanho buscam a mquina de escrever eltrica, que se espalha durante os anos de 1960 e 1970. Por volta do fim dos anos de 1970 assiste-se chegada de aparelhos dedicados ao tratamento de textos. Ainda uma vez, os preos so to elevados que somente as organizaes bastante importantes tm condies de usar essas mquinas. Ao mesmo tempo, as mquinas de escrever eletrnicas chegam ao mercado, mas sua utilizao no se torna muito difundida em razo da chegada quase simultnea dos microcomputadores. O aparecimento dos microcomputadores em 1980 muda radicalmente o quadro tecnolgico. O computador pessoal custa menos que um automvel. Hoje um computador custa muito menos que um carro e capaz de executar as importantes operaes que os grandes computadores do tipo mainframe no realizavam nos anos de 1960 e 1970. O novo ambiente, que se instala rapidamente, cria um problema de escala para os aparelhos administrativos, que se vem impossibilitados de seguir tantos desenvolvimentos. Por exemplo, a poltica do NARA ( National Archives and Records Administration, nos Estados Unidos) sobre os arquivos ordinolingues est to mal estabelecida (aproximadamente 25 anos aps o comeo da informatizao), que a chegada da microinformtica nos obriga a interrogar sobre a pertinncia dessa poltica (Bergeron 1992,54). Alis, os exemplos de perdas de arquivos eletrnicos importantes se multiplicam: os dados do recenseamento americano de 1960, a primeira mensagem de correio eletrnico em 1964, os dados sobre as florestas do Brasil capturadas por satlite nos anos de 1970, os dados da NASA, e assim por diante. Os exemplos americanos so caractersticos da situao por toda parte do mundo. A situao hoje Atualmente a capacidade dos computadores muda de modo radical e muito velozmente, abalando assim os fundamentos tericos do arquivismo. Ns transferimos para o ambiente informatizado as polticas desenvolvidas para os documentos sobre papel, mas a complexificao das tecnologias e a influncia dessas ltimas sobre nossos mtodos de trabalho foram de tal ordem que essas polticas no so mais suficientes. O documento eletrnico tornou-se um conjunto de relaes ou de trechos de informao, podendo residir em diferentes arquivos (Bergeron 1992, 53). Por exemplo, o relatrio anual de uma companhia pode consistir em arquivos de texto,

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outros para acomodar a informao analgica e aquela que pode ser acrescentada mo sobre as fichas, seno h perda de informaes. Consideremos igualmente o caso da dimenso dos fichrios de imagens de pginas, fichrios onde o texto no tratvel por computadores, mas que se pode ler sobre uma tela. A uma resoluo de 400 pontos por polegada (ppp), se conta em torno de 85Ko/pgina. Porm, quando melhora-se a resoluo para 600 ppp, ele nos custa em espao de estocagem cerca de 500 Ko/pgina. Para atender a resoluo do microfilme, precisaria escanear a 1000 ppp. A ttulo de exemplo desse problema escala de um arquivo, nota-se que para contar o estado civil dos habitantes de Qubec, em torno de 18 milhes de certides, ele custar 650 Go de espao de estocagem para registrar somente as imagens desses dados, que no estaro ainda em formato de fichrios manipulveis para uso, sem falar nos trinta meses de trabalho para efetuar essa pesquisa (Lubkov 1997, 42). Para disfarar os problemas desses fichrios de imagens que permitem ao usurio ver a colocao de um texto na pgina, mas que no o permite manipular os dados, desenvolve-se atualmente linguagens de descrio de pginas. Isto acrescentou uma camada de metadados, permitindo afixar o texto com a sua colocao na pgina exigida, e substituiro, pode-se esperar, esses sistemas operacionais intermitentes tal como o Acrobat dAdobe, que oferece uma colocao em pgina que exige muita memria informtica, mas que est sempre em forma de ficha no manipulvel, como uma telecpia. Os problemas associados imagem fixa e em movimento so ainda mais importantes. A questo mais notvel associada a esse gnero de documentos a dimenso dos fichrios quando esses documentos so informatizados. Para a imagem fixa, no h mais problema com as simples imagens em preto e branco, mas cada pixel que compe a imagem tem necessidade de muito mais profundidade para exprimir as cores, e assim mais memria informtica. Para uma imagem em torno de 20 cm por 25 cm, preciso mais ou menos 1Mo de memria. Para a imagem em movimento, sem compresso, necessita-se 40 Mo/imagens. A taxa de affichage do filme de 24 imagens/segundo, e do vdeo, 30 imagens/segundo. O custo em memria para estocar um filme de 90 minutos ento de 960 Mo por segundo de filme, e ento de 59,6 Go por minuto e de 3,5 To/hora, ou seja, aproximadamente 5 To por 90 minutos de filme. A ttulo de exemplo do que estes algarismos representam em um caso concreto, pode-se notar que o sistema Cineon de Kodak, um dos poucos sistemas disponveis para a numerao da imagem em movimento, necessitaria de 33 grossos cassetes para estocar este filme, ao custo de 13.000 $ US pela fita magntica somente! Alm disto, o sistema necessitaria de 110 horas para converter a imagem em movimento do formato analgico ao formato numrico. Isto se traduz por mais de uma hora de tratamento por minuto de filme. No falamos ainda de custos de tratamento. E com tudo isso, seria necessrio transplantar cassetes em dez ou vinte anos para evitar a perda de todo esse trabalho! Como os suportes numricos no so confiveis para a conservao a longo prazo, enaltece-se s vezes a impresso sobre papis do cdigo informtico codificado em algarismos 1 e 0, em razo das propriedades de conservao a longo praz do papel. Mais tarde um sistema operacional de reconhecimento tico de caracteres ler o cdigo para reconstituir o fichrio informtico. Para a imagem em movimento, esta prtica no ser nada prtica, pois um clculo rpido nos d os algarismos seguintes, baseados sobre um sistema que permite a resoluo comandada de 320 milhes de pixels por imagem: a 24 imagens/segundo, sero necessrios aproximadamente 8 bilhes de pixels/segundo de filme 35mm. No ritmo de 6000 bits/pgina (quando se datilografa com entrelinha simples, calcula-se 3000), contaremos 5600 pginas (uma pilha de aproximadamente 5m) por cada segundo de filme, e portanto 180 m3 por minuto de filme, vale dizer, 16 km de espao para estocar nosso filme de 90 minutos! Decididamente, no se poder considerar a numerao das colees de imagem em movimento antes de encontrar maneiras mais econmicas de estocar os fichrios assim criados. Considerando a preservao e a conservao dos arquivos eletrnicos, podemos nos voltar um pouco para as concluses do grupo de trabalho sobre a preservao dos arquivos numricos (Preserving digital information 1996, 37). Este grupo de trabalho conclui que a responsabilidade primeira para a informao numrica permanece com os criadores, os fornecedores e, eventualmente, os proprietrios. Alm disso, o grupo enaltece a criao 23

fornecer o acesso via as redes s nossas bases de dados, aos documentos eletrnicos, s imagens de documentos manuscritos? Por outro lado, esse novo mundo nos apresenta um problema filosfico: sobre a Infovia, h uma verdadeira distino entre arquivos numricos e bibliotecas numricas ( arquivos digitais e bibliotecas digitais)? Se todos os textos so conservados em formato eletrnico, em que a cpia original estocada num computador para consulta atravs das redes, ou seja, se um documento de arquivo torna-se um fichrio informtico e se um livro torna-se tambm um fichrio informtico, podemos ainda distinguir as bibliotecas dos arquivos ( Preserving digital information 1996, 7)? Esse problema demonstra a que ponto as mudanas tecnolgicas so profundas. Nesse complexo contexto , os metadados, essas camadas de dados adicionais que utilizamos para descrever e organizar os dados contidos nos documentos eletrnicos, ganham muita importncia. H mltiplos tipos de metadados: para a apresentao do documento (por exemplo, os sinais de estilos, de caracteres itlicos), para exprimir suas relaes com outros documentos (por exemplo, de linhas, de pontos), para exprimir a catalogao, a classificao, a indexao ( os pontos de acesso para o tema), para gerir o fichrio informtico (por exemplo, as informaes tcnicas concernentes ao formato do fichrio), etc.. Porm, sobretudo a normalizao dos metadados que de uma importncia capital nesse contexto. Se se deseja permitir o acesso a muita informao via redes, temse todo o interesse em normalizar prticas de descrio e de organizao, seno o usurio ser obrigado a aprender a linguagem de cada novo sistema com o qual deseja trabalhar. Muitas iniciativas nesse sentido foram empreendidas, por exemplo, as Regras para a Descrio dos Documentos de Arquivos (RDDA, no Canad), a Encoded Archival Description (EAD, nos Estados Unidos), a Standart Generalized Markup Language (SGML, norma ISO 8879), e a Duplin Core, a Wrawick Framework e seus sucessores (15 elementos de base para a comunicao de documentos em rede). Resta ainda muito trabalho a fazer, especialmente o aperfeioamento das normas e sua implantao universal de forma independente dos sistemas operacionais e do material informtico. O que nos permite ser otimistas que, a longo prazo, seremos os conservadores de documentos altamente estruturados e onde as informaes concernentes estrutura e organizao desses documentos "viajem" atravs das redes com os documentos como parte integrante de tudo isso, no importando onde esto os diversos destinatrios eletrnicos pelo mundo afora. Com a sistematizao das prticas, passa-se de um mundo tecnolgico catico a um mundo ordenado. Para chegar a um mundo no qual toda a informao est em formato eletrnico e acessvel a quem possua um computador e uma ligao com as redes, precisaria considerar a converso macia dos fichrios j existentes, seno no se poderia consultar as informaes mais recentes. Como assinalava Clifford Lynch, este importante observador das atividades das grandes redes, se se confia nas informaes disponveis em linha, teremos a impresso de que a histria da raa humana sobre a terra comeou em 1970. Que fazer ento com as informaes acumuladas em nossos depsitos depois de sculos? preciso demonstrar se a converso dos fichrios existentes desejvel, se ela necessria, se ela possvel. No momento, entretanto, h obstculos importantes, especialmente as infra-estruturas atuais, o estado das tecnologias e os custos necessrios. Tomemos por exemplo o estado dos numriseurs e os sistemas operacionais de reconhecimento tico de caracteres (ROC). O alvo desses ltimos permitir a converso de documentos impressos sobre papel e fichrios tratveis por computador e isso a custo abordvel. Mas os melhores sistemas operacionais atuais no fazem prova de uma taxa de resultados alm de 97% ou 98% (Linke 1997, 70). Em princpio, isso pode parecer muito elevado, mas quando se considera que aquilo se traduz por cerca de trinta erros por folha A4 datilografada em espao duplo, compreende-se facilmente que a interveno humana necessria para efetuar a correo de cada pgina antes que a possamos considerar como consultvel. Por outro lado, seria necessrio prever muitas vezes no apenas a converso de textos em octetos, mas tambm uma restruturao dos dados. Por exemplo, um fichrio de informao estocado sobre fichas de carto tomar sem dvida a forma de uma base de dados. preciso no somente prever os campos evidentes nas estruturas, mas tambm de

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compreenso de imagens para melhor estoc-las, o trabalho considervel requerido para efetuar os trabalhos de converso, os custos implicados nesse processo, e o problema ao nvel da infra-estrutura incapaz de tratar convenientemente esses enormes fichrios. Solues a longo prazo Apesar dos numerosos e importantes problemas associados atualmente aos arquivos automatizados, podemos ainda assim esperar ver melhoras considerveis a curto, mdio e longo prazo. A importncia dos trabalhos em curso nos deixa crer que se ver o controle dos dados desde sua criao at sua disposio eventual, seja por eliminao, seja por sua instituio como arquivos permanentes. Nossos mtodos, nossos processos, nossas prticas, nossas normas sero estabilzadas eventualmente. O turbilho tecnolgico no qual nos encontramos atualmente dar lugar aos mtodos normalizados, sobre os quais trabalhamos atualmente. No que concerne aos computadores, esses instrumentos de trabalho to importantes nossa vida, veremos bem eventualmente a chegada de computadores melhor educados para responder a nossas necessidades. Eles sero capazes de detectar um problema de funcionamento que experimentamos, por exemplo, e intervir de maneira interativa para nos apontar as solues possveis. Veremos disponveis em linha de demonstraes vdeo para nos mostrar como executar tal funo, como executar tal tarefa, efetuar tal manobra informtica. Alm disso, o desenvolvimento de tipos de memria viva e morta que no se apagam automaticamente ou que no se corrompem em funo de uma falha de eletricidade nos permite assegurar nossos temores psicolgicos face a nossas relaes com esses instrumentos que tm uma importncia to grande em nossas vidas. Veremos eventualmente a automatizao de procedimentos de salvaguarda, de formao de usurios, de migrao de dados e de outras funes arquivistas. Finalmente, com o tempo assistiremos sem dvida ao desenvolvimento de suportes informticos to inabalveis quanto o velho papel. Terminando, ser bom lembrar que ns nos encontramos atualmente no meio desse turbilho tecnolgico, que o papel que representamos neste momento de uma grande importncia histrica, pois a presente gerao de arquivistas que assegura a transio entre dois mundos tecnolgicos fundamentalmente diferentes um do outro. na gesto dessa transio que ns podemos tirar vantagem de nossas atividades para os prximos anos. Traduo de Andra Arajo do Vale, Carla da Silva Miguelote e Rejane Moreira. Tabela de temporalidade Tabela de temporalidade o instrumento com o qual se determina o prazo de permanncia de um documento em um arquivo e sua destinao aps este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados s reas contbil, fiscal, financeira e pessoal. Ela muito utilizada pelos rgos pblicos, importante frisar que a eliminao de documentos de arquivos, devem obedecer s normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os rgos integrantes do poder pblico. Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade documental (TTD) o instrumento de gesto arquivstica que determina: os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (setorial); quando devem ser transferidos ao arquivo intermedirio (central); e por quanto tempo devem ali permanecer. Alm disso, a TTD estabelece critrios para a migrao de suporte (microforma, digitalizao etc.) e para a eliminao ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente. Comisso permanente de avaliao de documentos necessrio que cada organizao faa a constituio legal de sua Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Dependendo do porte da mesma, poder haver mais de uma Comisso. A comisso permanente de avaliao de documentos tem por finalidade assessorar Diviso de Arquivo Geral nas aes e procedimentos referentes a avaliao documental, tambm orientar e realizar a anlise, avaliao e seleo da 24

de uma infra-estrutura muito profunda (deep infrastructure) capaz de suportar um sistema distribudo de dados. Na disposio de uma tal estrutura, criar-se- um processo de certificao de organizaes capazes de estocar, de migrar e abastecer o acesso s colees numricas. Estas organizaes certificadas teriam o direito legal de intervir pela salvaguarda de documentos depositados alhures, em caso de perigo de destruio, seja por uma ameaa fsica integridade dos documentos, seja por uma mudana de polticas de conservao em outro lugar, devido privatizao de um arquivo, por exemplo. Obstculos automao Nesta parte, resume-se brevemente alguns obstculos atuais automao dos arquivos. Em nvel das infra-estruturas, a banda frequentada ter necessidade de ser acrescida consideravelmente antes que se possa responder convenientemente s necessidades dos usurios cujo nmero no cessa de crescer. Devemos prever eventualmente o acesso universal Internet e seus sucessores, como o caso do correio escala internacional, ou ainda do telefone. Lembremos que no momento somente uma nfima parte da populao global est em linha, e que mesmo nos pases industrializados falamos apenas de dez ou quinze por cento da populao. A questo da priso ASCIL, expresso de Mitchell Kapor para designar o problema das lnguas no inglesas que lutam para ostentar suas marcas diacrticas no meio informtico, extremamente importante no contexto das redes. A consortium Unicode trabalha h vrios anos para desenvolver um cdigo informtico que d conta de todas as lnguas escritas, mas esse cdigo toma 16 bits de memria para cada caracter comparado a 7 ou 8 para os dados codificados em ASCIL, e os produtores de sistemas operacionais no os adotam muito rapidamente. Todavia, com o desenvolvimento das solues a baixo custo dos problemas de estocagem e de tratamento, este problema importante vai, sem dvida, ser solucionado num futuro no muito distante. Um passo importante: a World Wide Web Consortium vem de anunciar (julho 1997) a publicao da primeira verso de trabalho da HTML 4, a qual adota como jogo de caracteres a Unicode. Ao nvel dos suportes fsicos, o obstculo principal sua instabilidade. necessrio encontrar solues neste nvel para evitar que estejamos eternamente condenados a substituir a intervalos relativamente curtos a totalidade de arquivos que possumos. No momento, no h nada alm de tecnologias experimentais, mas preciso crer que o problema ser resolvido eventualmente. Passa-se sob silncio os problemas de deteriorao qumica e biolgica. Ao nvel do endocage, assinalemos os problemas de integridade e autenticidade dos dados. Os arquivistas precisam ter confiana de que os documentos informticos dos quais eles tm a guarda no podem ser alterados, e que o documento que eles oferecem aos usurios por consulta o mesmo que eles receberam por arquivo. Ao nvel dos sistemas operacionais, tem-se a necessidade de desenvolver os sistemas melhor integrados s necessidades dos arquivistas e dos usurios, tanto ao nvel das linhas diretas entre os sistemas de gesto e documentos quanto ao nvel da interao pessoamquina. Visto desta ltima perspectiva, os sistemas operacionais disponveis atualmente so bastante penosos, no recorrem seno de maneira muito primitiva aos aparelhos cognitivos dos usurios. Como vimos, a converso dos fichrios permanece um problema importante por vrias razes. Podemos assinalar particularmente as dificuldades de converso de fichrios de ordem tcnica e aqueles de ordem econmica. Alm disso, teramos vantagem em considerar como inaceitvel a prtica atual de versar os dados nos sistemas de informao sem controle de qualidade, ao dizer que se far correes mais tarde. Muito frequentemente vimos que as condies econmicas no permitem essas correes. As pessoas que administram os oramentos tm a impresso de que os trabalhos esto completos, e so os usurios que sofrem a utilizao desses dados no verificados e no corrigidos. Como o caso em qualquer ouro lugar, o controle de qualidade importante no arquivamento de dados eletrnicos. Terminando, analisaremos o problema considervel da pilha de fichrios necessria para a estocagem de imagens em movimento quando estas ltimas so numerosas, os problemas arquivsticos associados

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simulao, por meio de elementos interativos, a documentos digitais. Como resultado, consegue-se ampliar a populao alvo para difuso, aprendizado e uso de tais informaes. importante ressaltar que com a popularizao da Internet ao longo dos ltimos anos, a insero da XML e tecnologias suplementares de mdia digital tm redesenhado o cenrio da produo dos, ento, denominados documentos digitais. Nesse sentido, um documento digital pode conter figuras, grficos, dados estruturados, representaes dependentes do tempo como filmes, programas computacionais, dentre outras formas de visualizao. Incorporar recursos adicionais de multimdia ao contedo textual promove a visualizao multimodal, beneficiando vrias categorias de produo de contedo digital. Alm disso, o documento digital possibilita o entendimento de assuntos difceis e abstratos em diversas reas da educao. Perceba ainda que a utilizao de recurso multimodal contido nos documentos digitais serve ainda para prover significativa parcela da populao de acessibilidade a uma gama variada de contedo de maneiras distintas. Dessa forma, por exemplo, pessoas com deficincias visual, auditiva ou outros que tenham dificuldade de lidar com conceitos abstratos podem tirar proveito do acesso a documentos digitais. Uma das principais questes na produo de contedo digital trata-se do mtodo utilizado para representao de dados. Aliado a esse aspecto, outros requisitos que necessitam ser atendidos compreendem interoperabilidade, escalabilidade e flexibilidade. Nesse sentido, a XML oferece uma forma simples de representao e organizao de dados, bem como torna o problema de incompatibilidade de dados gerencivel. Aliado a esses fatores, tem-se um subconjunto de padres globais derivados da XML que so empregados no processo de produo de contedo digital como, por exemplo, MathML (Mathematical Markup Language), SVG (Scalable Vector Graphics) e SMIL (Synchronized Multimedia Integration Language). Adicionalmente, deve-se ainda ressaltar que os provedores de contedo das mais variadas naturezas e educadores tm a necessidade de explorar novas formas de disponibilizar informaes. Isto uma realidade no cenrio atual onde tem-se a educao cada vez mais valorizada, alm do que educadores tm buscado novas formas de transmisso de conhecimentos. Tambm neste cenrio, encontra-se os produtores de contedo digital que necessitam incorporar elementos interativos e recursos multmodais como encontrado nas diversas mdias. Nesse sentido, vale ressaltar que diferentes apresentaes de um contedo constituem diferentes representaes do conhecimento que ele contm. Alm disso, diferentes pessoas tm percepo e compreenso diferentes das coisas atravs de cada representao. Assim, um documento digital proporciona diversos benefcios quando incorpora recursos multimodais.Dentro desse contexto, MathML uma aplicao XML orientada para rea de Matemtica com o objetivo de facilitar uso e reuso de contedo matemtico ou de natureza cientfica necessrio na produo de contedo digital. MathML permite a manipulao e apresentao de contedo cientfico, alm de dispor de conversores para converso para outras notaes, sendo interopervel, e.g., com TeX. Por outro lado, SVG uma aplicao XML que permite a editorao e manipulao de elementos grficos. SVG faz uso da XML para definir o formato desses elementos. Documentos SVG possuem uma srie de vantagens, quando comparados a outros formatos, podendo ser manipulados e convertidos por vrias ferramentas. Tambm, integra-se facilmente a tecnologia Java. SVG oferece suporte a troca, manipulao e apresentao de informao grfica de modo inteligente, possuindo vantagem competitva diante do Flash. Empresas envolvidas no desenvolvimento e difuso da SVG compreendem Sun Microsystems, Adobe, Apple, IBM, Kodak, dentre outras. J SMIL uma tecnologia baseada em XML para descrever o controle, leiaute e sincronizao na produo de contedo digital com recursos multimdia. Recursos como udio, animaes e controles em tela, dentre outros, podem ser adicionados a documentos digitais. SMIL permite a integrao de recursos multimdia (texto dinmico, udio e vdeo) a contedo digital, proporcionando produo e apresentao de contedo digital no estilo de TV. Antonio Mendes Da Silva Filho

produo documental produzida e acumulada, deve ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituio. Caractersticas Tabela de temporalidade documental deve ser vista como um documento institucional e normativo, servindo de suporte para questes que se referem a perodos de permanncia de documentos no arquivo da mesma. Os processos de arquivamento que no estejam orientados por uma TTD, necessitam frequentemente de novas reorganizaes, pois o crescimento em volume passa a no ter limites, ser descontrolado e desordenado. A equipe do arquivo ter que dedicar um tempo considervel para trabalhos de triagem frequentes, pois quanto mais ampla for a TTD, no que diz respeito a cobertura da massa documental produzida pela organizao, maior ser a eficcia da mesma no processo de arquivamento. A pessoa responsvel pelo processo de arquivamento tem que ter um conhecimento bsico sobre as ferramentas da TTD para que haja o melhor funcionamento do arquivo. Vantagens So inmeras as vantagens da aplicao de uma TTD, como por exemplo, diminuio da ocupao do espao fsico, agilidade na recuperao da informao, definies de responsabilidade para com a gesto dos processos de arquivamento, diminuio com custos operacionais, controle geral da massa documental, eficcia sobre a gesto documental. Dicas As organizaes devem levar em considerao algumas orientaes prticas para efetivao das TTDs que so as seguintes: planejar com simplicidade sobre os mecanismos de execuo, a participao de todos da organizao para criao da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, obteno de conhecimento sobre a estrutura funcional da organizao, de seu objetivo, ou seja, das atividades meio e fim, conhecer a tipologia documental produzida ou recebida pela organizao.

Documento Digital
Informao compreende qualquer contedo que possa ser armazenado ou transferido de algum modo, servindo a determinado propsito e sendo de utilidade ao ser humano.Trata-se de tudo aquilo que permite a aquisio de conhecimento. A informao digital um dos principais, seno o mais importante, produto da era atual. Ela pode ser manipulada e visualizada de maneiras distintas. Assim, medida que a informao digital circula atravs de fluxos de trabalho que atuam sobre ela, sua representao e formato sofrem modificaes, visando atender demandas especficas. Dentro deste contexto, a produo de jornais, revistas e peridicos constitui uma das primeiras reas onde as tecnologias para produo de contedo digital foi empregada e, hoje em dia, a maioria desses editores trabalham com contedo em diversos formatos como, por exemplo, XML (Extensible Markup Language). XML uma metalinguagem que separa contedo de apresentao, oferecendo flexibilidade, interoperabilidade, extensibilidade e, principalmente, reuso. Dentre esses aspectos, a possibilidade de fcil reuso de contedo em diferentes mdias alm do uso de recursos multimodais e elementos interativos abre o leque para inmeras aplicaes. Nesse sentido, se considerarmos, por exemplo, a rea de educao, pode-se explorar formas de publicao de documentos digitais com contedos pertinentes ao campo da fsica computacional, matemtica, qumica, dentre outras. Cabe salientar que ao se prover documentos digitais com recursos multimodais e elementos interativos, permite-se tanto um acesso mais fcil quanto um entendimento maior desses contedos. Importante ainda observar que uma forma de transmitir conhecimento tcito integrando

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c) d) e) memorando; dossi; resoluo.

01. Os princpios arquivsticos adquirem universalizao a partir do seu emprego e referncia. No entendimento de alguns autores como Shellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por fundos, isto , reunir todos os ttulos (documentos) provenientes de um corpo, de um estabelecimento, de uma famlia ou de um indivduo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos da essncia do princpio da: a) Provenincia; b) Territorialidade; c) Naturalidade; d) Temporalidade; e) Informalidade. 02. Receber o documento, ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundrio(s) de acordo com o seu contedo, localizar o cdigo, utilizando o ndice, quando necessrio, anotar o cdigo na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referncia para os assuntos secundrios so rotinas correspondentes s operaes de: a) prescrio; b) notao; c) avaliao; d) classificao; e) restaurao. 03. Muitas instituies produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada, ou seja, sem critrios tcnicos ou cientficos, incorrendo em problemas de difcil soluo para os arquivistas. Assim, garantir condies de conservao da documentao de valor permanente; aumentar o ndice de recuperao da informao; conquistar espao fsico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos so objetivos da: a) descrio; b) indexao; c) avaliao; d) disseminao; e) codificao. 04. Em qualquer arquivo, importante estabelecer critrios que visam a otimizar sua administrao de maneira coerente e eficaz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a prpria instituio e os funcionrios do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituio a que dizem respeito, visando no apenas a eliminao, mas principalmente, assegurar a preservao de certos documentos, cobrindo todos os documentos: os que caream de valor, como tambm os que possuem valor. Para atender s necessidades da instituio e do arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noo remete interpretao do plano de: a) descarte; b) destinao; c) levantamento; d) organizao; e) triagem. 05. Os procedimentos intelectuais e fsicos e os resultados da anlise e organizao de documentos de acordo com os princpios arquivsticos denominam-se: a) arranjo; b) levantamento; c) triagem; d) depurao; e) acondicionamento. 06. A chamada unidade mnima de documentao possui o carter da indivisibilidade, segundo Bellotto (2004), que pode ser traduzida por um conjunto de documentos de tipologias diferentes, cuja reunio optativa til para documentar um fato, evento, assunto etc. Essa a definio de: a) carta; b) ofcio;

07. Alguns paradigmas da rea arquivstica permanecem ao longo dos anos, pois, mesmo refutados em princpio, so corroborados mais adiante, garantindo consistncia da rea. Nessa perspectiva, a relao entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente um axioma arquivstico que se traduz como: a) integralidade; b) viabilidade; c) organicidade; d) simultaneidade; e) funcionalidade. 08. O arquivo da universidade est sendo mantido sob condies adversas e alguns fatores como: luz, temperatura e umidade relativa do ar, agentes externos ao documento que so os mais responsveis pela: a) racionalizao; b) preveno; c) conservao; d) restaurao; e) deteriorao. 09. O pesquisador do arquivo precisa acessar, para uma investigao acadmica, alguns documentos classificados como sigilosos, referentes segurana da sociedade e do Estado. O arquivista deve informar que esses documentos so restritos por um prazo mximo de: a) 20 anos, a contar da data de seu arquivamento; b) 30 anos, a contar da data de sua produo; c) 40 anos, a contar da data de sua movimentao; d) 50 anos, a contar da data de sua organizao; e) 60 anos, a contar da data de sua destinao. 10. A competncia do arquivista no desenvolvimento das atividades de descrio fundamental para uma perfeita recuperao das informaes. Assim, se um fundo como um todo estiver sendo descrito, dever ser representado numa s descrio; se necessria a descrio de suas partes, estas podem ser descritas em separado. A soma total de todas as descries obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descries. Tal tcnica denominada descrio: a) multinvel; b) relevante; c) contextualizada; d) identificvel; e) estrutural. 11. Nome, termo, palavra-chave, expresso ou cdigo que pode ser usado para pesquisar, identificar ou localizar uma descrio arquivstica conhecido como: a) item de srie; b) parte de arranjo; c) ponto de acesso; d) classe de referncia; e) rea de relevncia. 12. A Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica estabelece algumas regras gerais, sendo organizadas em sete reas de informao descritiva. Dentre elas destaca-se a de registrar o cdigo do pas, de acordo com a ltima verso da ISO3166; o cdigo do detentor, de acordo com a norma nacional de cdigo de detentor e um especfico cdigo de referncia local ou nmero de controle. Esses so os principais elementos de descrio constitutivos do cdigo de referncia da rea de: a) provenincia; b) relacionamento; c) determinao; d) destinao; e) identificao.

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a) b) c) d) e) um processo de triagem que estabelecer a eliminao ou o arquivamento definitivo a funo principal do arquivo: onomstico; permanente; especializado; intermedirio; estratgico.

a) b) c) d) e)

Documento elaborado por meio de um computador, sendo seu autor identificvel por meio de um cdigo, chave e outros procedimentos tcnicos e conservados, na maioria, em memrias eletrnicas de massa, o documento: sistemtico; mutvel; sonoro; imagntico; eletrnico.

14. A legislao determina que ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor...: a) permanente; b) especializado; c) intermedirio; d) tercirio; e) corrente. 15. a) b) c) d) e) Implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo finalidade do: CONAR; SINAR; ARCAR; UNESCO; AAB.

22. Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituio, de acordo com os valores informativos e probatrios, atividade da comisso de: a) avaliao de documentos; b) incinerao de documentos; c) restaurao de documentos; d) movimentao de documentos; e) preservao de documentos. 23. Antes de eliminar documentos inservveis para a instituio, o tcnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinao aprovado pela autoridade competente, que a tabela de: a) operacionalidade; b) caducidade; c) organicidade; d) temporalidade; e) originalidade. 24. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos, denomina-se: a) monitorao; b) climatizao; c) esterilizao; d) fumigao; e) refrigerao. 25. O tcnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaborao de uma publicao, descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados, visando a inclu-los num instrumento, utilizando critrios temticos, cronolgicos, onomsticos etc. O instrumento que deve ser elaborado o: a) ndice; b) repertrio; c) guia; d) inventrio; e) topogrfico. 26. A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais documentos, para indicar seu contedo e facilitar sua recuperao denomina-se: a) palavra-cpia; b) palavra-guia; c) palavra-chave; d) palavra-ndice; e) palavra-item. 27. O art. 4 da Lei 8.159 menciona que todos tm direito a receber dos

16. Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradoras dos arquivos da administrao pblica, obedecendo aos prazos estabelecidos pela: a) tabela de equivalncia e transferncia expedida pelo SINAR; b) tabela de enquadramento e definio expedida pelo SIDAR; c) tabela de prescrio e decadncia expedida pelo DENARQ; d) tabela de avaliao e extino expedida pelo ABARQ; e) tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ. 17. A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade que determina o: a) conjunto de classificaes; b) mtodo de arquivamento; c) sistema de notaes; d) descarte de projees; e) instrumento de pesquisa. 18. Constitudos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decises das administraes so os arquivos: a) correntes; b) intermedirios; c) permanentes; d) sigilosos; e) secretos. 19. De acordo com as regras de alfabetao, os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NO so considerados na: a) precedncia classificatria; b) movimentao alfanumrica; c) ordenao alfabtica; d) tabela de codificao; e) remissiva alfabtica. 20. Para organizao de uma massa documental constituda especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o mtodo: a) enciclopdico; b) numrico; c) dicionrio; d) unitermo; e) geogrfico. 21. Assegurar a preservao dos documentos que no mais so utilizados pela administrao e que devem ser mantidos, visando a

rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana do:
a) b) c) d) e) 28. a) b) c) d) e) Arquivo e do Congresso; Homem e da Comunidade; Pblico e da Vida; Governo e da Poltica; Estado e da Sociedade. So inalienveis e imprescritveis os documentos de valor: primrio; permanente; especial; intermedirio; corrente.

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38. Nos arquivos, a guarda e conservao dos documentos visando sua utilizao so caractersticas da: a) criao b) funo c) finalidade d) localizao e) importncia 39. A centralizao dos arquivos correntes no apenas a reunio da documentao em nico local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle de documentos. O rgo encarregado dessa centralizao o protocolo que concentra as seguintes atividades: a) arquivo, controle, anlise e eliminao b) expedio, controle, reteno e expurgo c) avaliao, levantamento, movimentao e descarte d) recebimento, registro, distribuio e movimentao e) planejamento, anlise, implantao e acompanhamento 40. O mtodo cronolgico adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento depois de autuado, colocando-o numa capa de cartolina. Alm do nmero, so transcritas outras informaes. Esse documento denomina-se: a) catlogo b) protocolo c) inventrio d) repertrio e) processo 41. Reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, visando a torn-los teis para fins administrativos, pesquisas histricas funo do arquivo: a) corrente b) especial c) permanente d) intermedirio e) especializado 42. A passagem dos documentos da 2 para a 3 idade do arquivo, chama-se: a) conservao b) recolhimento c) referncia d) transferncia e) encaminhamento 43. obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivo. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Este instrumento identificado como: a) guia b) ndice c) catlogo d) repertrio e) topogrfico 44. O mtodo de seleo que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental, segundo critrio geogrfico, alfabtico, numrico ou cronolgico o processo de: a) arquivamento b) amostragem c) destinao d) reteno e) seriao 45. Os documentos de arquivos podem assumir, basicamente, dois tipos de valores que de acordo com os seus contedos, podem ser: a) ativo e passivo b) probatrio e fiscal c) eventual e jurdico d) transitrio e definitivo e) administrativo e histrico 28

29. O rgo vinculado ao Arquivo Nacional que define a poltica nacional de arquivos o: a) SINARQ; b) ABARQ; c) REBARQ; d) COLMARQ; e) CONARQ. 30. Quanto ao gnero, os microfilmes so documentos classificados como: a) cartogrficos b) iconogrficos c) audiovisuais d) textuais 31. Ao usar o Mtodo Numrico Simples, os correspondentes eventuais tero a sua documentao arquivada em pastas, que constituiro uma srie parte, chamadas de: a) especiais b) reservadas c) miscelneas d) confidenciais 32. A fase da operao de arquivamento, em que feito o arranjo dos documentos, de acordo com a codificao dada aos mesmos, denomina-se: a) classificao b) automao c) ordenao d) inspeo 33. O conjunto de princpios (anlise, arranjo, descrio, avaliao, transferncia e recolhimento dos documentos) e tcnicas a serem observadas na constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao dos arquivos, denomina-se: a) arquivoconomia b) arquivonomia c) arquivologia d) arquivstica 34. O processo de anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios e informativos denomina-se: a) arranjo b) avaliao c) descrio d) classificao 35. O mtodo de seleo que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental, segundo critrio geogrfico, alfabtico, numrico e / ou cronolgico chama-se: a) suporte b) avaliao c) destinao d) amostragem 36. A Transferncia de documentos dos arquivos intermedirios para os arquivos permanentes chamada de: a) triagem b) seleo c) descarte d) recolhimento 37. O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo, todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada chama-se: a) catlogo b) ndice c) lista d) guia

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54. a) b) c) d) e) A descrio tarefa tpica do arquivo: corrente intermedirio permanente especial especializado

46. A atividade de sintetizar elementos formais e contedo textual de unidades de arquivamento, adequando-os aos instrumentos de pesquisa os quais se pretende produzir, chama-se: a) destinao b) descrio c) avaliao d) coleo e) classificao 47. O processo que na organizao de arquivos correntes consiste em colocar os documentos em sequncia alfabtica, numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento previamente adotado, denominado: a) doao b) avaliao c) classificao d) destinao e) distribuio 48. O documento, pela natureza de seu contedo informativo, determina medidas especiais de proteo, quanto sua guarda e acesso pblico, classificao como: a) sigiloso b) oficial c) pblico d) secreto e) urgente 49. Segundo as normas de organizao de Arquivos Intermedirios, ... ainda que a documentao transferida do arquivo corrente permanea no arquivo intermedirio..., o acesso a ela limita-se ao rgo: a) produtor b) receptor c) organizador d) consultor e) acumulador 50. Estabelecer preceitos capazes de orientar a ao dos responsveis pela anlise e seleo do documento, com vistas fixao de prazos para sua guarda ou eliminao, competncia da: a) recepo b) avaliao c) destinao d) organizao e) acumulao 51. O arranjo o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento, em relao significativa de tais unidades entre si. A relao significativa por Schelleenberg o princpio da: a) santidade b) identificao c) anlise d) organicidade e) funcionalidade 52. a) b) c) d) e) A sistemtica de arranjo inicia-se materialmente com o: processamento levantamento planejamento recolhimento agrupamento

55. Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a caracterstica de uma lista alfabtica (e eventualmente cronolgica) de nomes de pessoas, de lugares ou de assuntos contidos em uma ou mais unidades arquivsticas, estamos nos referindo ao (): a) ndice b) repertrio d) catlogo d) inventrio e) guia 56. O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) que promoveu avanos importantes na rea de arquivologia no domnio da cooperao entre pases foi criado em: a) 1962 no mbito FID b) 1945 no mbito AMC c) 1971 no mbito CRCCF d) 1950 no mbito UNESCO e) 1964 no mbito da AFNOR 57. Em sentido restrito, as funes fundamentais dos sistemas e servios relacionados com o tratamento da informao, tais como Arquivos, Bibliotecas, Centros de Informao ou Servios de Informao so: a) conhecer a demanda de uso e acesso, e arquivamento b) armazenar, avaliar e recuperar informao c) registrar e permitir a acessibilidade s fontes de informao d) avaliar informaes sobre necessidade e densidade de uso e) organizar e conservar os documentos 58. a) b) c) d) e) Os mtodos de arquivamento so responsveis pela (o): plano de armazenagem dos documentos notao dos documentos palavra-chave dos documentos ordenao dos documentos plano de destinao dos documentos

59. Ao longo da histria, tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo: a) conservao, memria, organizao e guarda b) produo, tramitao, conservao e autuao c) tratamento, conservao, gerao/gesto e difuso d) organizao, apensamento, arquivamento e conservao e) autuao, conservao, anlise, anlise documental e arquivamento 60. a) b) c) d) e) A definio da poltica nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a): SOCINFO SINAR ABNT/ISSO AFNOR CONARQ

61. Conforme a natureza do contedo, os documentos podem ser categorizados em: a) fiscais, de pessoal, tcnicos e histricos b) administrativos, de pessoal, contbil, jurdico e tcnicos c) diplomticos, administrativos, legais e tcnicos d) histricos, administrativos, tcnicos ou especializados e) tcnicos, administrativos, contbil-financeiros, de pessoal 62. A experincia piloto da criao do Projeto de Gesto de Documentos para estabelecer uma organizao sistmica dos arquivos da administrao pblica brasileira teve como um dos objetivos especficos: a) assegurar apoio necessrio ao planejamento no nvel ministerial b) implementar decises governamentais no mbito do Ministrio c) otimizar o processo de recuperao de informaes tcnicoadministrativas 29

53. De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia, a sequncia de documentos da mesma natureza no interior de um fundo chamada de: a) srie b) item c) grupo d) seo e) diviso

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d) e)

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51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 D D A C A D B D C E 61 62 63 64 65 66 67 E C B D D A B

assegurar apoio necessrio para implementao no nvel ministerial identificar os tipos de documentos nas instituies e definir o software para uso

63. De acordo com a poltica nacional de arquivos pblicos e privados (Lei 8.159), os arquivos privados so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas e jurdica, em decorrncia de suas atividades. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser: a) alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental, nem recolhidos para o exterior b) alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior c) recolhidos na sua totalidade para o exterior d) recolhidos para o exterior com anexao, mesmo que contenham marginalia e) transferidos para o exterior com apensamento e alienados com disperso 64. Considerando a teoria das trs idades, a avaliao dos documentos de arquivo deve ser realizada no estgio: a) intermedirio b) corrente / intermedirio c) intermedirio / permanente d) corrente e) permanente 65. Um arquivo pblico (federal, estadual ou municipal), para organizar a documentao armazenada, dever introduzir uma poltica de gesto dos documentos pblicos considerando as fases correntes e intermedirias, alm da permanente. De imediato, o seguinte procedimento metodolgico operacional dever ser implementado: a) arranjo e destinao da produo documental b) otimizaodos procedimentos e das atividades arquivsticas c) avaliao, seleo, arquivamento e microfilmagem d) levantamento da produo documental e) controle do fluxo de documentos 66. O procedimento arquivstico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservao e restaurao de documentos denomina-se: a) preservao b) descrio c) conservao d) restaurao e) avaliao 67. A arquivstica preocupa-se com a falta de respaldo legal que assegura o valor probatrio dos registros nos documentos eletrnicos. As duas questes centrais desse problema so: a) software e direito autoral b) privacidade do cidado e direito autoral c) direito autoral e hipertexto d) rede de transmisso dos dados e formatos e) hardware e direito autoral

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GABARITO: PROVA III 01 A 11 C 2 D 12 E 3 C 13 E 4 B 14 A 5 A 15 B 6 D 16 E 7 C 17 B 8 E 18 A 9 B 19 C 10 A 20 B

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

D A D B B C E B E C

31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

C C D B D D A B D E

41 42 43 44 45 46 47 48 49 50

C B A B E B C A A B

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