GESTION DE COMPRAS IMPORTANCIA: papel de mayor relieve como parte de una direccin estratgica global integrada de una organizacin

en el inters de aumentar la cuota o participacin en el mercado. Disponibilidad de materiales y el impacto de los costos influyen las decisiones de fabricacin, fuerza una revisin inteligente de la funcin de compras con una perspectiva global de suministros y costos. Potencial de ahorro que puede suponer una compra y el control prudente de los materiales.

*Dado que los materiales representan un porcentaje elevado del costo de los artculos finales en casi todo tipo de manufactura , no es de extraar la relevancia que ha tenido y tiene en la actualidad la gestin de aprovisionamiento. Es ste uno de los motivos por los cuales la administracin de la cadena de abastecimiento se ha convertido en un arma competitiva clave para las empresas. ABASTECIMIENTO *Con la creciente especializacin, la sociedad industrializada gasta una creciente proporcin de sus ingresos en las compras . Esto sucede porque una parte del producto de la empresa es muy probable que sea fabricado de manera eficiente por algn otro . En consecuencia, las mejoras en las compras proporcionan una oportunidad para reducir costo . GESTIN DE
COMPRAS Y JUSTO A TIEMPO

Las compras (aprovisionamiento) representan una funcin primordial, puesto que una buena administracin de stas mejora la posicin competitiva de las empresas, al buscar el mejor provecho para el uso de los fondos de la organizacin *Many companies do not recognize that their view on purchasing is not in step with how business is conducted in todays complicated world . The growing use of technology, the continually shifting economy, a narrowing competitive landscape and an intense drive for profits are all factors influencing todays business environment. To take advantage of this new climate, companies must change how they approach and ultimately apply their purchasing processes to realize a significant competitive advantage within their specific industries and markets. (ADR THE CHANGE AGENT FOR PURCHASING) OBJETIVO: de largo plazo, desde el punto de vista de la continuidad del suministro como de su economa.

*La gestin de aprovisionamiento es crucial para alcanzar la reduccin del coste en la Cadena de Valor. A travs de una cuidadosa eleccin e integracin de los proveedores una compaa puede mejorar la calidad as como reducir los costes de las mercancas o servicios. APROVISIO 1y2 MANUAL DE
CONSULTA

ALCANCE: *La gestin de Aprovisionamiento incluye la seleccin y gestin de proveedores de mercancas y servicios , la negociacin de precios y trminos de compra, y la adquisicin de mercancas y servicios de calidad. APROVISIO 1y2 MANUAL DE CONSULTA Las responsabilidades pueden ampliarse a la distribucin fsica, trfico, almacenamiento y almacenes, llamndose GESTION DE MATERIALES o LOGSTICA DE MATERIALES. *Las compras pueden combinarse con diferentes actividades de almacenamiento e inventario para formar un sistema de Gestin de Materiales. El propsito de la Gestin de Materiales es obtener la eficiencia de las operaciones a travs de la integracin de todas las actividades de adquisicin, movimiento y almacenaje de materiales de la empresa .
GESTION DE COMPRAS Y JUSTO A TIEMPO

MAPA DE PROCESOS LOGSTICOS

PLANIFICACI N

SERVICIO AL CLIENTE

GESTION DE APROVISIONAMIENT O

Mapa de Proceso s Logstic

GESTION DE PEDIDOS Y DISTRIBUCIN

GESTION DE EXISTENCIAS

GESTIN DE ALMACENES

ALMACEN 1 ALMACEN 1 y 2

*PROCESO DE ABASTECIMIENTO: El abastecimiento de una organizacin implica un proceso complejo, en que las decisiones son clave para el funcionamiento de la organizacin, e involucra las siguientes funciones: A ) "Fijar especificaciones para los productos a adquirir" dentro de la empresa (manufacturera, de servicios, distribuidora, etc.) B ) "Decisiones de mercadeo" en empresas distribuidoras. Cules artculos tienen aceptacin y venta entre nuestros clientes (bienes que sern fuente para abastecerse.) C ) "Ciclo de manejo fsico de los productos", desde el embarque por el proveedor, transporte, recepcin, almacenaje y venta o requisicin. D ) "Ciclo administrativo de las compras". Autorizacin de las solicitudes y rdenes de compra, colocacin de las mismas con el proveedor seleccionado, recepcin de mercancas, pago y contabilizacin de los bienes. E ) "Polticas y procedimientos de control de las existencias" que permiten conocer el momento en que deba reabastecerse cierto producto en el almacn. F ) "Polticas de control de calidad" en que se fijan estndares, se vala la capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de la calidad requerida. G ) "Procedimientos financieros" involucran presupuestos, crditos, inversin en inventarios, desembolso y pago de facturas. FUNCION DE COMPRAS
Y ABASTECIMIENTOS

*Enfoque por procesos: las actividades de la empresa se agrupan no por su similitud sino por la relacin que existe entre ellas (flujos de informacin, flujos de materiales, relacin causa efecto) y, donde la organizacin se disea alrededor de flujos de trabajo rompiendo las relaciones departamentales para satisfacer las demandas especficas de cada actividad segn el concepto proveedor cliente. As podemos decir que un Proceso se define como: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. GESTION-POR-PROCESOS

*Las empresas deben tener identificados, definidos y documentados los procesos relativos a la gestin de aprovisionamiento , de manera que puedan ser analizados peridicamente, a fin de identificar oportunidades de mejora . Las principales actividades del proceso podemos resumirlas en las siguientes:
PROCESO DE GESTION DE APROVISIONAMIENTO 1. 1. IDENTIFICACION IDENTIFICACION DE DE NECESIDADES por parte NECESIDADES por parte del del Departamento Departamento usuario usuario (produccin, (produccin, ingeniera, ingeniera, ventas, ventas, etc.) etc.) 6. 6. CONTROL CONTROL DE DE RESULTADOS RESULTADOS 2. 2. SELECCIN SELECCIN FUENTES FUENTES APROVISONAMIE APROVISONAMIE NTO NTO

5. 5. APROBACION APROBACION Y Y PAGO DE PAGO DE FACTURAS FACTURAS a a proveedores proveedores 4. 4. RECEPCION RECEPCION e e INSPECCION INSPECCION de de los los mismos mismos a a fin fin de de darles darles conformidad conformidad

3. 3. EMISION EMISION

Y Y

SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO DE DE PEDIDOS PEDIDOS

APROVISIO 3 MANUAL DE CONSULTA

*CICLO DE ABASTECIMIENTO El encargado del rea de abastecimiento tiene como responsabilidad la coordinacin de todas las actividades vinculadas con la adquisicin de materias primas, materiales e insumos necesarios para las actividades productivas, entre las que se pueden nombrar las siguientes: Compras Recepcin Almacenamiento Gestin de inventarios

Todas estas actividades interactan en forma dinmica, dando origen a lo que se denomina el ciclo de abastecimiento: Proveedores

Compras

Recepcin

Inventarios

Almacenamiento

Control de Stocks La secuencia de actividades involucradas en el proceso de aprovisionamiento comienza con la recepcin de necesidades de requerimientos de bienes y/o servicios, y ya sea que se traten de adquisiciones aisladas (por nica vez) o de compras peridicas, el proceso lleva implcita la bsqueda y seleccin de proveedores. Para las adquisiciones peridicas se confecciona un programa de abastecimiento, de acuerdo al pronstico de la demanda y las polticas de inventario establecidas. En un sistema de punto de re orden, cuando en los almacenes se detecta la necesidad de reponer existencias, el rea de Compras emite una orden de pedido y la enva a los proveedores, quienes entregarn posteriormente lo solicitado en el rea de Recepcin. Una vez controlada la entrega, las mercaderas se trasladarn a los Almacenes, donde permanecern hasta el momento de su consumo en el proceso productivo; as, las existencias van disminuyendo hasta llegar nuevamente a su punto de pedido (re orden), dando lugar al inicio de un nuevo ciclo de abastecimiento. El esquema que se acaba de describir responde a un MODELO DE REPOSICIN, esto es, cuando el nivel de inventario cae por debajo de un determinado nivel se repone el stock. El M.R.P. (Planeamiento de Recursos de Manufactura) introduce algunas variaciones en este proceso, ya que se trata de un SISTEMA DE REQUISICIN, donde los materiales e insumos siguen un programa de aprovisionamiento de acuerdo al plan maestro de produccin. Las modalidades de Abastecimiento Justo a Tiempo JIT tambin introducen cambios al modelo presentado, principalmente porque responden a SISTEMAS DE PRODUCCIN DE ARRASTRE , en donde, a partir de la demanda de los clientes se moviliza todo el sistema de produccin de la empresa y de los proveedores. En este tipo de sistema, a partir de las rdenes de produccin generadas por pedidos de los clientes, la firma solicita las materias primas y materiales correspondientes a sus proveedores, quienes los entregan de

manera casi instantnea en el lugar de produccin evitando los pasos de recepcin y almacenaje previos. Para los aprovisionamientos que se realizan en forma espordica o por nica vez (por ejemplo, adquisicin de muebles, compras de equipos, contratacin de un servicio de consultora), si bien se llevan registros detallados de todas las compras, las fases de almacenamiento y gestin de inventarios suelen estar ausentes. ABASTECIMIENTO INTERRELACIONES: probablemente la funcin de mayores interrelaciones al interior de la empresa y con proveedores . Afecta de lleno a cualquier otra funcin haciendo ms visible sus colaboraciones y problemas . Est en conflicto con dos mundos, el de la empresa a la que representa y el de los intereses de los proveedores, su papel es de conciliacin equilibrando el inters de la propia empresa con el del vendedor para proteger la disponibilidad a largo plazo (objetivo de largo plazo) y manteniendo la integridad de la empresa. Relacin con proveedores: actitud firme y justa con proveedores externos. Crear una reputacin a base de una negociacin justa, de un mantenimiento de su integridad, dando cabida a la competitividad. Relacin con la Direccin: La relacin con la Direccin general es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado perodo de tiempo y los conceptos por grandes rubros . Estos reportes tienen elementos estadsticos de los mercados de insumos y la posicin de la organizacin ante stos lo cual nos permite la evaluacin y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organizacin. COMPRAS y ABASTECIMIENTOS *Para hacer posible el objetivo de planificacin de los futuros requerimientos de compras y el mejoramiento de los mtodos para satisfacer las necesidades de compras de la Operacin en las ms favorables condiciones de precios, competitividad, alineacin con objetivos, competencia tecnolgica, calidad y confiabilidad, el Gerente de Compras debe preparar y el Comit de Compras debe revisar un Plan Anual de Compras (APP). El plan identificar todos los ms importantes bienes y servicios a ser provistos durante el siguiente ao as como estimar los volmenes y costos de cada uno. (PURCHASING POLICY FLI) Relacin con Produccin: Esta es la funcin del grupo comprometido en la elaboracin del producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relacin cardinal entre compras y produccin, es la de que compras procure los materiales necesarios para la produccin y de que produccin descanse en compras para tal servicio.

Tanto compras como produccin comparten una obligacin igual y doble hacia la administracin; ambas son responsables de los COSTOS . La actuacin de produccin respecto de los costos, depende en gran medida de la habilidad de compras para obtener el mximo valor por unidad monetaria gastada. Entre las fricciones ms comunes encontramos que las causas son: Fallas en el abastecimiento (Produccin est a merced de su agente de compras) - Aviso insuficiente de produccin para que compras asegure entrega u obtenga valor ptimo. Las relaciones armoniosas dependen de la confianza mutua y la cooperacin entre ambos departamentos , engendradas por el complejo entendimiento de cada uno en cuanto a prerrogativas y objetivos del otro. COMPRAS y ABASTECIMIENTOS

Relacin con Ventas: . La funcin de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organizacin; el xito, de ese esfuerzo de ventas depende, en funcin del producto, del precio, cantidad y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento de compras entre otros. El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende, siempre en parte, de los precios pagados por compras por los materiales componentes y, en muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios de venta. Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los programas negociados por compras para los componentes o para las materias primas. COMPRAS y ABASTECIMIENTOS Relacin con Ingeniera (Control de Calidad): Ingeniera provee las especificaciones e influye en la seleccin de suministros. Relacin con Marketing: Las previsiones de compras sobre las tendencias de los precios futuros de los materiales son determinantes en la evaluacin de los precios de venta de productos y rentabilidad futura, ayudando a determinar la estrategia que la direccin y marketing deben seguir. EVALUACIN DE LA GESTIN DE COMPRAS: la mejor y ms til consiste en registrar la tendencia del rendimiento o resultados recientes con respecto al rendimiento o resultados anteriores. Los parmetros son estadsticos (ahorro en efectivo, reduccin de los pedidos efectuados, reduccin de la carga de trabajo). *Una adecuada gestin de compras y aprovisionamiento exige la implementacin de procedimientos operativos que aseguren que las polticas

establecidas en esta rea se ejecutan de acuerdo con las directrices marcadas, as como que la informacin utilizada en la toma de decisiones es fiable y oportuna. Es una prctica exigida en la norma de aseguramiento de la calidad ISO9000. APROVISIO 3 MANUAL DE CONSULTA *A continuacin, exponemos algunos de los principales indicadores de gestin, ya que lo que no se mide no se puede controlar: Compras / ventas: Tomando como escenario las empresas industriales, el coste asociado a las materias primas y a los materiales necesarios para la obtencin del producto final constituye el de mayor importe. El perodo medio de pago: Una de las fuentes de financiacin de mayor entidad de que disponen las empresas es la que se deriva del hecho de que en general, las compras no se pagan de contado. El perodo medio de pago es la diferencia media entre el momento que se reciben los materiales y aquel en que se abonan a los proveedores. Ejemplo:
EJEMPLO PERODO MEDIO DE PAGO

Empresa compra US$ 50000 Perodo medio de pago = 90 das

FINANCIACIN MEDIA DE PROVEEDORES = (50000*90)/365 = $12328.76 APROVISIO 3 MANUAL DE CONSULTA

Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el ao

anterior 2. Total de compras/Nmero de compras

3. Porcentaje de compras rechazadas 4. Porcentaje de paralizacin de la produccin por falta de materia prima

5. Inventario/Ventas 6. Costo promedio de Orden de compra 7. Tiempo promedio de entrega de pedidos

8. Nmero de orden por mes en comparacin con el ao anterior

Otro factor importante para la realizacin de mejores prcticas es el desarrollo y uso de metodologas y sistemas para medir el rendimiento de los proveedores, los sistemas y los empleados. La medicin del rendimiento va de la mano de la mejora continua. Sin un sistema de medicin formal y consistente, no se puede saber si se ha mejorado.

ESPECIFICACIONES: permiten la compra de un material en forma repetitiva y econmica. Son una descripcin simple y concisa de lo que se exige . Sin especificaciones no puede efectuarse un eficaz proceso de recepcin y control de calidad. Las especificaciones deben permitir tolerancias razonables que no incrementen el costo e inhiban al proveedor eliminando la competencia.

*Especificaciones detalladas de los materiales o servicios pedidos deben

facilitarse oportunamente a fin de que el Gerente de Compras pueda solicitar y evaluar cotizaciones competitivas de los proveedores, seleccionar uno y emitir la Orden de Compra. (PURCHASING POLICY FLI) FUENTES DE SUMINISTRO: seleccionar fuentes de suministro es funcin esencial del rea de Compras.

*La bsqueda, seleccin, registro, seguimiento y evaluacin de los proveedores constituye lo que denominamos el CICLO DEL PROVEEDOR, que puede culminar con el desarrollo y certificacin del mismo, en un esfuerzo por mejorar no slo la rentabilidad de la compaa a largo plazo, sino la competitividad de la cadena de abastecimiento en su conjunto . ABASTECIMIENTO *Encontrar una Fuente de Suministro competente y fiable El objetivo es conocer los Suministradores de las compras y establecer relaciones estables con ellos. APROVISIO3 MANUAL DE CONSULTA

La actividad de compras: Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma externa. Desarrolla, evala y determina el mejor proveedor, precio y entrega de estos productos y servicios (funcin esencial de compras). GESTION DE COMPRAS Y JUSTO
A TIEMPO

La indagacin se inicia con los conocimientos del comprador sobre QUIEN puede proveer el bien o servicio. *El primer paso consiste en realizar una segmentacin de las compras en base a criterios previamente establecidos, como por ejemplo: ABC de productos o servicios, recurrencia en la compra, funcin o uso del bien comprado, etc. A continuacin se debe establecer el criterio para la seleccin de los proveedores, que vara dependiendo del tamao y naturaleza, estrategias y necesidades especficas. Sin embargo, existen diversos criterios comunes para

todas las organizaciones, siendo los fundamentales la calidad, el precio, el plazo, la cantidad y el servicio ofrecido APROVISIO3 MANUAL DE CONSULTA Los factores a considerar en la seleccin se agrupan en: FACTORES DE CALIDAD, ej. Rendimiento, especificaciones, historial de rechazos de calidad. cumplimiento de

FACTORES DE COSTO: ej. Estabilidad del proveedor, fletes, precio, estabilidad de precios. * El mejor proveedor no solo debe dar el precio menor, sino satisfacer los estndares de calidad, as como la entrega oportuna. FACTORES DE SERVICIO: ej. Puntualidad de entregas, ubicacin, informacin sobre status de los pedidos, soporte tcnico, atencin a reclamos de calidad. FACTORES DIVERSOS: ej. Capacidad instalada, respuesta a pedidos estacionales, reputacin, direccin, historial del proveedor.

*La decisin para la seleccin de un proveedor debe basarse en el equilibrio de los siguientes factores: Precio Precio y y Condiciones; Condiciones; Calidad Calidad y y Servicio; Servicio; Capacidad Capacidad Tecnolgica; Tecnolgica; Historial Historial de de Ejecucin; Ejecucin; Reputacin y Reputacin y Profesionalismo; Profesionalismo; Estabilidad Estabilidad Financiera; Financiera; Conveniencia; Conveniencia; Aspectos Aspectos relacionados; relacionados; Innovacin; Innovacin; Productividad; Productividad; Alineamiento Alineamiento con con objetivos. objetivos.
((PURCHASING PURCHASING POLICY POLICY FLI) FLI)

Un proveedor que presta un buen servicio es un proveedor confiable frente a un proveedor experimental. Comprador que no dispone de fuentes mltiples de suministros pierde efecto de palanca sobre los costos de los materiales (capacidad de cambiar rpidamente de fuentes de suministro) ESTANDARIZACION o NORMALIZACIN: la reduccin del nmero de diferentes artculos adquiridos significa una reduccin de los costos de los materiales. Se funda en el principio de que si 2 artculos pueden efectuar la funcin de 3, se simplifica

El control de inventarios Costos administrativos de compras, recepcin, almacenamiento Reduccin en niveles de obsolescencia (cada en desuso)

*ESTRATEGIAS DE ABASTECIMIENTO Debido a que los costos, la calidad y la velocidad de respuesta al cliente quedan fuertemente condicionados por los costos, calidad y tiempos de entrega de los bienes adquiridos, es necesario establecer una estrategia para realizar los aprovisionamientos de una manera efectiva (eficaz y eficientemente). Para ello es necesario identificar, en primer trmino, qu bienes y servicios sern adquiridos en el exterior de la empresa y cules sern provistos internamente. De esto se desprende que las posibles estrategias de abastecimiento pueden resumirse en las siguientes:
INTEGRACIN VERTICAL

Parcial, aguas arriba o aguas abajo de la cadena de suministros Total

ADQUISICIN A PROVEEDORES Compras tradicionales Subcontratacin, tercerizacin o outsourcing Regmenes de integracin: - Cuasi integracin vertical, partnership, alianzas estratgicas, redes keiretsu. ABASTECIMIENTO *INTEGRACIN VERTICAL Este trmino se relaciona con la propiedad y el control de los procesos productivos hacia atrs o hacia adelante en la cadena de abastecimiento . As, la integracin vertical hacia las fuentes de aprovisionamiento se refiere a la habilidad de una empresa de producir internamente las materias primas, materiales e insumos que podra adquirir a terceros, mientras que la integracin vertical hacia el mercado o integracin de avance 3 se relaciona con la adquisicin de procesos aguas abajo en la cadena de abastecimiento. As, una empresa que slo fabrica partes para ensamblaje y las vende a otra firma, puede optar por ensamblar ella misma dichos productos; de la misma manera, una firma puede optar por distribuir ella misma sus artculos en lugar de contratar un servicio de distribucin. En ambos casos se estara frente a una integracin vertical hacia adelante. ABASTECIMIENTO *ADQUISICIN A PROVEEDORES Si bien las empresas pueden adquirir ciertas ventajas al convertirse en sus propios proveedores, por lo general es ms fcil comprar en forma inteligente que producir en forma econmica. Al comprar, una compaa puede elegir entre varios proveedores a aquellos que ms se ajusten a sus exigencias en cuanto a calidad, costos o alguna otra variable de relevancia para la misma.
ABASTECIMIENTO

*Es importante mencionar que la adquisicin a terceros no slo involucra la gestin de abastecimiento de materias primas y materiales para el proceso de transformacin: los proveedores pueden proporcionar una variedad de servicios tales como estudios de mercado, diseo de productos, publicidad y promociones, contratacin de personal, liquidacin de haberes, servicios de consultora, asesoramiento legal, gestin contable, servicios de comercio exterior, servicios informticos, mantenimiento, limpieza, disposicin de residuos, seguridad, almacenamiento y distribucin de los productos, entre otros. ABASTECIMIENTO *Adquisiciones estratgicas Si bien las diferentes formas de adquisicin a terceros sern tratadas ms adelante en este trabajo, se cree oportuno clarificar algunos conceptos: Las compras tradicionales se refieren a las adquisiciones a mltiples proveedores bajo relaciones exclusivamente transaccionales, es decir, los contactos proveedor-cliente se realizan en oportunidad de la compra bajo un ambiente de competencia; son relaciones en donde tanto proveedor como cliente buscan sus propios beneficios a corto plazo. El outsourcing (tercerizacin, subcontratacin ) es un trmino genrico que se aplica a la adquisicin externa de bienes y/o servicios con una reduccin en el nmero de proveedores y una mayor interaccin proveedor-cliente . Bsicamente, representa el fenmeno opuesto a la integracin vertical , ya que se refiere a la contratacin de terceros para la realizacin de tareas que antes se producan en la empresa. Dependiendo del tipo de relacin entre proveedor y cliente, se pueden encontrar distintas figuras que responden al concepto de outsourcing, desde la simple subcontratacin a terceros hasta relaciones ms asociativas. En efecto, dentro de la dinmica competitiva de los mercados, en las ltimas dcadas se ha venido desarrollado el concepto de cooperacin entre los distintos componentes de la supply chain (cadena de abastecimiento). Esencialmente, este concepto se relaciona con la mayor integracin entre proveedores y clientes a fin de maximizar el beneficio conjunto de todas las empresas de la cadena. El partnership y las alianzas estratgicas no son sino un reflejo de estos cambios en la relacin proveedor-cliente5, conformando un ambiente de trabajo basado en la confianza, la cooperacin y el trabajo conjunto para alcanzar la satisfaccin mutua de sus necesidades. Ambas estrategias son figuras asociativas; la primera se refiere a una relacin proactiva de integracin entre proveedor y cliente , mientras que la segunda puede abarcar, adems, la generacin de negocios conjuntos basados en la especializacin sobre un producto o mercado final . En el primer caso, la empresa proveedora se convierte en un socio exclusivo del cliente; en el segundo, una empresa no slo puede transformarse en el nico proveedor de otra sino que, adems, pueden desarrollar mercados en forma conjunta.6

Otra de las alternativas en la adquisicin de bienes a terceros consiste en la denominada cuasi integracin vertical, en donde los abastecimientos son realizados a travs de una empresa controlada; de esta forma, la sociedad controlante puede asegurarse el suministro de sus insumos estratgicos. Las redes keiretsu, por su parte, responden a un equilibrio entre los extremos de la integracin vertical y la adquisicin a pocos proveedores. En esta estrategia, ideada por los japoneses, los proveedores forman parte de una asociacin de empresa (keiretsu), teniendo as relaciones a largo plazo garantizadas. Los fabricantes suelen asistir financieramente a sus proveedores, a travs de la adquisicin de las firmas o a travs de prstamos
Propieda d Total + Propieda d Parcial Keiretsu Alianzas Estratgi cas Partnersh ip Outsourci ng Tradicion al Contratos a Corto Plazo OUTSOURCING Integracin Vertical total Control y Formalizacin + -

Importancia bs. Y sv.

La eleccin entre las diferentes alternativas de adquisicin de bienes y servicios depender, en ltima instancia, de la importancia estratgica de los mismos. En efecto, la criticidad de los bienes, su valor econmico, la cantidad de proveedores calificados que existan y las caractersticas del mercado de cada producto sern algunas de las variables que determinarn la mejor opcin para cada empresa. ABASTECIMIENTO

Integracin Vertical

Ventajas

Desventajas

Posibilidad de un mejor control del proceso Necesidad de una alta coordinacin de de negocios procesos productivos en todas sus etapas Establecimiento de Barreas de Entradas Mayor poder de mercado Posible reduccin de costos de fabricacin Asegura suministros o canales de expendio (evita riesgos de desabastecimiento) Ahorro en costos, derivados de un mejor aprovechamiento de recursos humanos, equipos y espacio de la empresa Reduccin de tiempos ociosos en produccin (se evitan retrasos o incumplimientos de proveedores) Integracin de avance para desarrolar un mercado Necesidad de integrar tecnologas mltiples Prdida de enfoque Prdida de flexibilidad Mayor vulnerabilidad a cambios externos

Aislamiento del mercado, no captar nuevas tendencias (por ej.: nuevos productos, cambios tcnicos)

Inmovilizacin de capital (espacios, equipos, niveles de inventario) Aumento de costos fijos ABASTECIMIENTO

Tercerizacin - Outsourcing Ventajas Reduccin de Costos Conversin de Costos Fijos en Variables Enfoque: especializacin en reas principales Simplificacin de la Gestin Reduccin de precios por especializacin de proveedores (economas de escala) Mayor productividad Menor vulnerabilidad a cambios tecnolgicos Exige mayor coordinacin ABASTECIMIENTO Mayor exposicin a riesgos del proveedor Riesgos por modificaciones de insumos Desventajas Riesgos por Incumplimiento de Proveedores

NEGOCIACIONES DE COMPRA: La capacidad de negociacin es una cualidad personal del comprador.

Las negociaciones se establecen con el fin de Establecer un contrato especfico a un precio concreto Revisar precios (reduccin o incremento) Modificar precios frente a costos o cambios operacionales Resolver problemas no previstos en la compra

Las Tcnicas para conducir las Operaciones de Compra (Mtodos de Aprovisionamiento) incluyen Licitaciones: abiertas o donde los proveedores pueden conocer los precios propuestos y cerradas o en las que se efecta en reserva la apertura de propuestas. Pedidos Globales: funcionan como las listas de boda, en que se obtienen los mejores precios que comprando individualmente cada artculo. Negociacin conjunta de artculos o productos dando como resultado una reduccin considerable de pedidos repetitivos, costos administrativos y papeleo. * Ordenes de Compra Amplias pueden negociarse con proveedores calificados para compras a largo plazo, solamente cuando la centralizacin de un alto volumen de compra u otras ventajas modifiquen el precio negociado . Estas rdenes de compra establecen un precio de la empresa pero permite al comprador emplear fechas de entrega diferidas. (PURCHASING POLICY FLI) Contratos: las rdenes de compra son contratos formales pre elaborados por el comprador; existen adems otros tipos de contratos; ej. compra de edificios, servicios de ingeniera, etc. *La Orden de Compra documenta un acuerdo entre la Operacin y un vendedor para la adquisicin de un bien o servicio a un precio y condiciones especificadas. (PURCHASING POLICY FLI) *INFORMACION ESTNDAR DE UNA ORDEN DE COMPRA No. De Orden de Compra Fecha de Emisin Nombre y Direccin del Proveedor Descripcin y Cantidad de Artculos (Item por Item, con precios unitarios y globales) Fecha y Condiciones de Entrega Destinos Transportista Recepcin, Ensayos

Trminos del Contrato, Condiciones Legales

ABASTECIMIENTO

Descuentos: son porcentajes deducidos del precio de lista por factores como volmenes, forma de pago, frecuencia en compras, etc.

OPERACIONES DE COMPRA: las compras se facilitan y justifican con ciertos documentos y procedimientos. Listas de direcciones o perfiles de proveedores (Qualified Vendor List) *Todo departamento de compras debe mantener un listado de proveedores (Qualifies Vendor List), o bien auxiliarse de directorios telefnicos especializados, de cmaras industriales, registro de la bolsa de valores, etc. Registro de precios pagados y precios de proveedores alternativos (Anlisis ABC) Transporte, factor importante de las decisiones de compra y con tendencia a ser ms determinante Expedicin de rdenes de compra, usualmente a cargo del comprador. En organizaciones grandes a cargo de funcionarios especficos. Manuales de Compra, engloban 1. Polticas y procedimientos generales (ej. lmites de autorizacin, control de licitaciones, seleccin de proveedores, mantenimiento de registros, cdigo de conducta, requisiciones, excepciones a licitaciones, etc.) establecidos por el Gerente de Compras y 2. detalles especficos sobre diversas rutinas de compras.

CONTROL INVENTARIO DE COMPRAS: son bsicamente los mismos que para el control de inventario de existencias, pero se cuenta con dos herramientas adicionales. Previsiones, Compras puede efectuar las previsiones de costos de materiales para un artculo o todo el presupuesto global (Annual Operation Plan AOP), se basan en el conocimiento que tiene el comprador del mercado. Compras sin existencias, persuasin a los proveedores para que mantengan en inventario cantidades suficientes de productos sin tener que incrementar los niveles de existencias propios, as se reduce el espacio de almacenamiento y el valor de los inventarios.

RELACIONES CON EL PROVEEDOR: Compradores novatos ejercen presin sobre los proveedores, los MEJORES RESULTADOS provienen de una BUENA RELACIN con el proveedor. Trato al personal en visitas de compras o para solucin de problemas Especificaciones o tolerancias irracionales Retraso en el pago de facturas Demandas de entrega irracionales Mtodo de tratamiento de las quejas o devoluciones

Evaluaciones de proveedores de las que tengan conocimiento, ayudan a mantener los niveles de calidad exigidos . Los mtodos de evaluacin pueden ser grficos de control, clculos de desviaciones estndar, inspecciones de auditora. *El control de resultados hace referencia a la evaluacin a posteriori de la actuacin y desempeo de los proveedores en sus relaciones con la compaa, que debera cubrir los siguientes puntos: Todas las incidencias y reclamaciones a proveedores deben quedar registradas en los sistemas de informacin de la compaa al momento de producirse, de tal manera que se pueda disponer de informacin para una posterior evaluacin del servicio prestado. Las incidencias con los proveedores deben estar clasificadas segn su tipologa: incumplimiento de plazos de entrega, incumplimiento de la cantidad pedida, entrega incorrecta, mala calidad del material, etc. Asimismo, pueden ser encuadradas segn la gravedad de la incidencia: incidencias normales, extremas, etc. APROVISIO3 MANUAL DE CONSULTA

Para la seleccin de proveedores debe efectuarse una toma de decisiones controlada. Proveedores seleccionados (Qualified Vendor List) implican mayor eficiencia de la funcin de compras. Factores de servicio (apoyo tcnico y mantenimiento) son los ms importantes en la seleccin del proveedor. La relacin con proveedores est dando paso a un concepto de Asociacin con Proveedores (Aprovisionamiento JIT) para asegurar suministros de calidad a costos razonables, en este sentido aportan los programas conjuntos de calidad y las visitas a proveedores. Establecer relaciones de parteneriado con proveedores clave.

La gestin y reduccin de costes es uno de los principales objetivos de las adquisiciones. Las compaas que realizan mejores prcticas en la reduccin de costes normalmente trabajan conjuntamente con los proveedores para examinar todos los procesos involucrados en ambas compaas e intentar reducir costes. *Ver al proveedor como a un adversario es contra productivo. Las relaciones cercanas y a largo plazo con unos proveedores son una mejor forma . Una buena relacin con el proveedor es aquella en la que este est comprometido a ayudar al comprador a mejorar su producto y ganar pedidos. Los proveedores pueden ser una fuente de ideas sobre una nueva tecnologa, materiales y procesos. Las compras son un modo de transmitir esta informacin a la gente apropiada en la organizacin.
GESTION DE COMPRAS Y JUSTO A TIEMPO

Los programas de calidad deben contemplar la participacin de Control de Calidad en la definicin de normas de calidad razonables, cumplimiento de las normas, adopcin de medidas correctivas y desarrollar mejoras cuando sea necesario. Las visitas a proveedores son la mejor forma de formacin profesional del comprador (conocimiento del proveedor) e induce la toma de conciencia del proveedor sobre la importancia del cliente. *Compras internacionales: compras que se realizan a diferentes mercados del mundo, a travs de proveedores con oficinas comerciales en el mismo pas que la firma compradora o a travs de diferentes agentes de comercio internacional (corredores, representantes, distribuidores, couriers, u otros intermediarios.) Este tipo de compras ha sido histricamente terreno de los bienes, sin embargo, en los ltimos aos se ha ido consolidando una tendencia a la mayor comercializacin de servicios en el comercio internacional (servicios financieros, educativos, de asesoramiento, turismo, entre otros) Los menores costos de la fuerza laboral y de produccin, el acceso a artculos que no existen en los mercados nacionales, la disponibilidad de avanzadas tecnologas en el extranjero, los menores precios de adquisicin y la mayor calidad de productos, son algunos de los motivos que impulsan este tipo de compras. La mayor liberalizacin del comercio internacional que se ha venido sucediendo en los ltimos tiempos ha favorecido este tipo de transacciones, haciendo del outsourcing global una estrategia casi excluyente para una vasta cantidad de compaas, en especial, las de gran tamao. Las compras en el extranjero exigen una mayor coordinacin logstica y una especial evaluacin de los costos en juego (bsqueda y seleccin de proveedores, precio de los bienes o servicios a adquirir, comisiones a

intermediarios, cartas de crdito, costo de los transportes, seguros, tipos de cambio, alcuotas de importacin, derechos de aduana, entre otros). Adems, siempre existe el riesgo de recibir mercadera daada, fallada, que no cumple las especificaciones o enviada en diferente cantidad a la solicitada. Por ltimo se ha de mencionar el alargamiento del ciclo de pedido-entrega. Las particularidades de este tipo de adquisiciones exigen una mayor agilidad y eficiencia a la oficina de compras. ABASTECIMIENTO *Compras recurrentes: se realizan en forma constante y relativamente uniforme. En estos casos, es frecuente que los abastecimientos se basen en contratos con proveedores pre-seleccionados y se realicen de acuerdo a las polticas existentes, a los presupuestos aprobados y segn el programa de produccin establecido. Comnmente, este tipo de compras se relacionan con el abastecimiento masivo de artculos estndares por parte de un mismo proveedor. ABASTECIMIENTO *Por ltimo, cabe agregar que los grandes avances en el rea de tecnologa de la informacin han facilitado enormemente la gestin de compras. El uso de sistemas integrados de gestin ERP (Enterprise Resource Planning, Planeamiento de Recursos de la Empresa)13 tales como SAP, J.D.Edwards, Oracle y otros, permiten obtener mayor precisin y exactitud en los procesos de abastecimiento, su registro y control. Este tipo herramientas permite integrar la gestin de aprovisionamiento, desde el requerimiento originado en el sistema hasta la generacin de la orden de compra que se enva automticamente al proveedor, incluyendo los registros administrativos y contables asociados a cada operacin. 13 Los sistemas ERP incluyen un mdulo de Planeamiento de
Requerimientos de Manufactura integrado (MRPII) ABASTECIMIENTO

*Los negocios electrnicos (e-business) estn revolucionando la administracin de las operaciones a travs de nuevas prcticas que permiten acceder a diferentes mercados y lograr, en muchos casos, importantes reducciones de costos. Ejemplos del avance en este sentido en el rea de abastecimiento lo constituyen el intercambio electrnico de datos (EDI) y las compras a travs de Internet. ABASTECIMIENTO *REDUCCIN DE LOS COSTES DE COMPRA Dada la importancia que tiene en la cuenta de resultados y, por tanto, en los beneficios de la compaa, se deben acometer las acciones necesarias para lograr la disminucin de los costes de compras: MECANISMOS DE REDUCCIN DE COSTES Disminucin de los costes de tenencia. Disminucin de los costes internos derivados de las compras. Intervencin de Compras y de los proveedores en la etapa de definicin de las necesidades. Racionalizacin de las compras.

1. La disminucin del precio de compra engloba el anlisis de valor de los materiales, el aumento de la cantidad comprada y la seleccin y concentracin de proveedores, que se basar en el poder de negociacin de la compaa.
El anlisis de valor de los materiales es el procedimiento sistemtico El anlisis de valor de los materiales es el procedimiento sistemtico dirigido a analizar las necesidades funcionales de los sistemas, equipos, dirigido a analizar las necesidades funcionales de los sistemas, equipos, instalaciones, procedimientos y suministros con el fin de alcanzar las instalaciones, procedimientos y suministros con el fin de alcanzar las funciones esenciales al menor coste total y de acuerdo a las prestaciones funciones esenciales al menor coste total y de acuerdo a las prestaciones de seguridad, calidad y mantenimiento requeridos. de seguridad, calidad y mantenimiento requeridos. Consiste en evaluar los criterios tcnicos con criterios econmicos. Consiste en evaluar los criterios tcnicos con criterios econmicos.

2. La disminucin de los costes de tenencia incluye: - La reduccin de existencias mediante la venta o tratamiento de los productos obsoletos, el establecimiento de los niveles de cobertura de los productos, estandarizacin y reduccin de la gama de productos de rotacin, etc. - La racionalizacin de almacenes, mediante el anlisis de la centralizacin / descentralizacin de los almacenes, el outsourcing, la gestin del transporte, etc. 3. La disminucin de los costes internos, mediante una eficaz evaluacin de proveedores, la negociacin de las condiciones de pago y la correcta planificacin de las compras. 4. La intervencin del Departamento de Compras y de los proveedores en la etapa de definicin de las necesidades: aproximadamente un 70% del coste de un producto se decide en la concepcin general del mismo.
5. La racionalizacin de las compras implica la globalizacin de las

compras bajo la forma de contratos marco, la centralizacin y coordinacin de las compras. APROVISIO3 MANUAL DE CONSULTA