ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS INTRODUCCIN La Administracin de Recursos Humanos es un rea de estudios relativamente reciente, as como perfectamente aplicable a cualquier

tipo o tamao de organizacin. La Administracin de Recursos Humanos tiene como una de sus tareas proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organizacin y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo ms satisfactorio a s mismo y a la colectividad en que se desenvuelve. No se debe olvidar que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y su evolucin, primordialmente del elemento humano con que cuenta. Puede decirse, sin exageracin, que una organizacin es el retrato de sus miembros. La Administracin de Recursos Humanos consiste en la planeacin, en la organizacin, en el desarrollo y en la coordinacin y control de tcnicas capaces de promover el desempeo eficiente del personal, a la vez que la organizacin representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella a alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo. Los objetivos de la administracin de recursos humanos se derivan de los objetivos de la organizacin entera. Toda organizacin tiene como uno de sus principales objetivos la creacin y distribucin de algn producto. Todos los rganos aplicados directamente en la creacin y distribucin de ese producto o servicio realizan la actividad bsica de la organizacin. La empresa Lubricantes Vivo, S.A., ubicada en la ciudad de Managua en Villa Nueva de Junio, actualmente se encuentra en proceso de expansin de mercado aprovechando la amplia aceptacin de su producto lder Lubritorix el cual se ha posicionado como el producto de este tipo ms vendido entre la poblacin de 40 a 60 aos. Sin embargo, debido a nuevas polticas de ventas y mercadeo, se observa un crecimiento en la percepcin y acogida por parte de la poblacin de 20 a 39 aos. la gerencia de la empresa pretende aumentar su fuerza de trabajo para atender al sector creciente y poder hacer frente a las nuevas demandas por lo que solicit al personal de Recursos Humanos que realice un estudio de la situacin actual de los procesos de contratacin y manejo de personal a fin de realizar mejoras necesarias que ayuden a fortalecer los mtodos y procedimientos utilizados en la actualidad para el manejo del personal. En este trabajo se pretende utilizar las tcnicas aprendidas en el curso de Administracin de Recursos Humanos aplicados al manejo y control de los recursos humanos de la empresa Lubricantes Vivo, S.A., especficamente en el rea de Ventas Locales, dndole un enfoque desde el punto de vista de un gerente de recursos humanos dirigindose a la gerencia general de la empresa. Dentro de las tcnicas utilizadas se encuentran: 1. 2. 3. 4. 5. Anlisis de Puesto, Reclutamiento de Personal, Seleccin de Personal, Contratacin de Personal, Orientacin y adiestramiento del personal contratado.

El documento est organizado en doce secciones de tal forma que en la parte dos se plantean los mtodos para el anlisis del puesto, en la parte cinco se explica cmo se realizar el reclutamiento del personal. Luego, en la parte seis, veremos cmo realizar la seleccin del personal con su correspondiente contratacin en la parte siete. Cumplido esto, el documento muestra las conclusiones y recomendaciones pertinentes en la materia y, finalmente, se ensean los anexos correspondientes para cada una de las tcnicas empleadas.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Planificar la contratacion del personal del area de ventas en base a los requerimientos plantados por la gerencia general en coordinacin con el area de ventas.

OBJETIVOS ESPECFICOS 1- Dar a conocer generalidades de la planeacin de recursos humanos, como los objetivos que persigue, el proceso de planeacin de recursos humanos. Tambin sobre polticas dando su concepto, definicin, objetivos, ventajas y desventajas y polticas de planeacin de recursos humanos. 2- Ejecutar el plan de la organizacin y definir las variables que afectaran la planeacin de la misma.

3- Realizar los pronsticos de las necesidades de personal; cmo se proyecta el suministro de candidatos internos y externos. Adems de explicar los factores que afectan a los pronsticos.

4- Presentar la relacin de la planeacin de recursos humanos con las funciones del proceso de administracin de recursos humanos como el reclutamiento, seleccin, capacitacin, desarrollo, relaciones laborales, contratacin colectiva, prestaciones y compensaciones.

DESARROLLO PROCESO DE PLANEACIN DE RECURSOS HUMANOS La planeacin estratgica - que requiere la consideracin tanto del ambiente externo como del interno- antecede a la planeacin de recursos humanos. La planeacin estratgica es el proceso por el cual la alta direccin determina los propsitos y objetivos globales y la forma en que deben alcanzarse. La planeacin de recursos humanos esta vinculada con la estrategia organizacional. La planeacin de recursos humanos se realizo despus de haberse formulado los planes estratgicos de una organizacin. Para la planeacin de recursos humanos se tomaron en cuenta dos componentes: requerimientos y disponibilidad. De acuerdo a la planeacion la empresa Lubricantes Vivo S.A. prevee expandir su mercado haciendose necesario incrementar la fuerza de ventas locales, determinando el tipo y numero de empleados por nivel de cualidades y de ubicacin. Esta proyeccion reflejar diversos factores, tales como los planes de produccin y los cambios en la productividad. Con el fin de hacer las proyecciones de disponibilidad, el gerente de recursos humanos observa tanto las fuentes internas (personas empleadas actualmente) como las fuentes externas (mercado de trabajo). Cuando se han analizado los requerimientos y la disponibilidad de personal, la empresa puede determinar si tendr un exceso o una escasez de empleados. Deben encontrarse formas de reducir el nmero de empleados si se proyecta un excedente. Algunos de estos mtodos incluyen las restricciones en la contratacin, la reduccin en la jornada de trabajo, las jubilaciones tempranas y las suspensiones. Si se anticipa una escasez, la empresa debe obtener la cantidad y calidad apropiada de trabajadores afuera de la organizacin. Se requieren el reclutamiento y la seleccin externas. Como las condiciones en los ambientes externo e interno pueden cambiar rpidamente, el proceso de planeacin de recursos humanos es continuo. Las nuevas condiciones afectan la organizacin entera, lo que requiere una modificacin extensa de las proyecciones. Sin embargo, para fines de este estudio solo se hara analisis para el area de ventas. Dada la planeacin de recursos humanos se tomaron cuatro aspectos bsicos: 1) Planeacin para las necesidades futuras a base de decidir cunta gente y con qu habilidades necesitar la empresa Lubricantes Vivo S.A. 2) Planeacin para balances futuros a base de comparar el nmero de empleados necesarios, con el nmero de empleados contratados de quienes se puede esperar que permanezcan en la organizacin. 3) Planeacin para el reclutamiento o el despido de empleados. 4) Planeacin para el desarrollo de los empleados, para asegurarse de que la organizacin tiene un suministro estable de personal experto y capaz. ANALISIS DEL PUESTO DE TRABAJO Se realizaron las consultas sobre que tareas y actividades debia ejecutar el vendedor. Ademas, se consulto como, cuando y con que Periodicidad: Diario, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual se deben ejecutar sus funciones y actividades, de la misma forma se analiza como y a travs de quienes y cuales personas el Ejecutivo de ventas brindara sus servicios, tambien el sitio y logistica de las oficinas en donde brindara sus servicios, de la misma forma se analizan los Objetivos del cargo, metas y metas por alcanzar. Tambien se tomaron en cuenta los siguientes factores: Instruccin necesaria en el area de ventas, experiencia anterior, Iniciativa, Aptitudes, destrezas o habilidades, ambiente fsico de trabajo, Riesgos de accidentes. Todo esto esta referido en el anexo 1 Analisis del Puesto. Para el analisis del puesto se tomo en cuenta el nivel del puesto en la organizacin el cual se detalla en el anexo 6 Organigrama Institucional.

POLTICAS DE PLANEACIN DE RECURSOS HUMANOS Los planes de recursos humanos pueden hacerse cada dos aos, con evaluaciones mensuales al ejecutivo de ventas. El plan de recursos humanos debe seguir los lineamientos del plan estratgico general de toda la empresa de acuerdo a la meta de venta asignada al ejecutivo.

MODELOS DE PLANEACIN DE RECURSOS HUMANOS Aunque la planeacin de Recursos Humanos no siempre se lleva a cabo por el rgano de recursos humanos, el problema de anticipar su cantidad y calidad necesarias a la organizacin es extremadamente importante para este departamento. En el caso de este estudio para el analisis de puesto de trabajo el personal de Recursos Humanos utilizo una de las tecnicas disponibles mas comunes empleadas por las organizaciones, denominada: Metodo Estructurado. En este caso se recopilo informacion de los trabajadores actuales para determinar el cmo se hace el trabajo en el departamento de ventas. La tecnica se centr en la persona utilizandose un cuestionario de analisis de puestos de trabajo. RECLUTAMIENTO En el proceso de planificacion del recurso humano para la empresa Lubricantes Vivo S.A. se determino que no se podia satisfacer las necesidades organizativas de recursos humanos para el futuro simplemente por medio de una poltica de promocin. Las acciones que se van a realizar es la seleccin, contratacion y posteriormente el adiestramiento de dos ejecuticos de ventas. Para el reclutamiento, se realizaron un conjunto de actividades y procesos con el fin de conseguir las personas cualificadas y calificadas, de forma que el reclutador seleccione a aquellas mas adecuadas para cubrir sus necesidades de trabajo. El proceso de reclutamiento se ejecuto en tres fases, iniciando con la Fase de Requerimiento de Personal donde el area de Recursos Humanos recibio de parte del area de ventas la solicitud de requisicin de personal del cargo de vendedor, concluyendo con el reclutamiento externo. En el anexo 2 Reclutamiento de Personal Lubricantes Vivo se muestra Los detalles de la convocatoria para optar al puesto de ejecutivo de ventas.

SELECCIN Y CONTRATACION DEL PERSONAL DE VENTAS Para la seleccin de la candidata idonea para el cargo de ejecutivo de ventas se realizo un proceso de seleccion, entre una lista de candidatas, buscando la persona que satisface mejor los criterios exigidos para ocupar el cargo disponible. Para la preseleccion de las aspirantes se investigo el grado de parentezco que pudiese tener con algun miembro activo de la empresa asi como su respectiva evaluacion medica, su historial laboral, antecedentes, etc. Una vez se tuvo la lista de posibles candidatas, se procede a la entrevista de trabajo utilizando el Formato de Entrevista con preguntas abiertas cuyo objetivo principal es el de analizar el grado de sociabilidad, estabilidad emocional, diplomacia, expresion oral, formacion, trayectoria laboral, experiencia y demas cualidades de cada una de las aspirantes. Un ejemplo de la entrevista realizada se puede encontrar referido en el anexo 3 Entrevista a Postulantes el documento fue llenado por la candidata previa explicacion del proceso de llenado. A su vez se realizaron pruebas psicometricas (pruebas de aptitud), pruebas de personalidad y tecnicas de simulacion en la cual se le pidio a las candidatas que ofrecieran el producto Lubritorix con el fin de captar a la que presentara mejor actitud y aptitud para la venta.

Todas las pruebas eliminatorias para la seleccin de las aspirantes se realizaran en un periodo de cinco dias posterior a la recepcion de la documentacion de las candidatas.

LA CONTRATACION Una vez que se ha elegido la candidata idonea para ocupar la plaza vacante, se procede a contactarla para hacer de su conocimiento que ha sido seleccionada, y programuna cita para la firma del contrato,la cual se tiene estimada realizarse diez dias despues. En esta etapa la candidata seleccionada firmara un contrato por un periodo de prueba, el cual tendra una duracion de tres meses. Despues de haber sido evaluada en el periodo de prueba, se procede a abrir un expediente laboral, archivando dicho contrato y todos los documentos del trabajador como hoja de vida, pruebas de seleccin, solicitud de empleo etc. En anexo 7 perfil del cargo se observan las cualidades necesarias. Posteriormente se presenta al nuevo miembro del equipo cual sera su cargo, sus prestaciones laborales, ubicacin dentro de la empresa, etc. En el anexo 4 se encuentra el ejemplo de contrato de trabajo.

LA INDUCCION Posterior a la seleccin de la persona se procede a capacitarla en el area, presentandola al resto del personal y fuerza de ventas dandole a conocer sus obligaciones y responsabilidades. Se asignara un colaborador del area de recursos humanos para introducir a la candidata seleccionada al sistema laboral informandola sobre las capacitaciones y horarios de las mismas. Esto se hara en un lapso de dos dias. Asi mismo a la candidata le fueron explicados los Derechos laborales descritos principalmente en el cdigo de Trabajo asi como el manual de bienvenida que se resume a continuacion: Mensaje de bienvenida por parte del area de recursos humanos y gerencia. Historia de la organizacin, mision, vision, alcances, objetivos. Horarios de descansos, ausencias, dias de pago, utilizacion de telfono movil y fijo, supervision, estableciento de la meta de ventas, sitio de trabajo, seguro social. Beneficios a los que tendra derecho, vacaciones, descansos, dias festivos, estacionamiento y transporte, programa de entrenamiento, plan educativo.

VALUACION DEL PUESTO DE TRABAJO El mtodo de evaluacin fue desarrollado en base a entrevistas de un especialista en evaluacin, con el superior inmediato, mediante las cules se evala el desempeo de sus subordinados, buscando las causas, los orgenes y los motivos de tal desempeo, mediante el anlisis de hechos y situaciones. Es un mtodo de evaluacin ms amplio que permite, adems de emitir un diagnstico de desempeo del empleado, planear junto con el superior inmediato su desarrollo en el cargo y en la organizacin. Uno de los problemas ms graves de la planeacin y el desarrollo de recursos humanos en una empresa es la necesidad de dar retroalimentacin de datos acerca del desempeo de los empleados admitidos, integrados y capacitados. Sin esta retroalimentacin de datos, el rgano de personal no est en condiciones de medir, controlar ni acompaar la adecuacin y la eficiencia de sus servicios.

En este sentido, el mtodo de investigacin de campo puede tener una gran diversidad de aplicaciones, ya que permite evaluar el desempeo y sus causas, planear junto con la supervisin inmediata los medios para su desarrollo, y sobre todo, acompaar el desempeo del empleado de manera mucho ms dinmica que otros mtodos de evaluacin del desempeo. Este mtodo presenta las siguientes ventajas: Permite al supervisor una visualizacin no solo del contenido de los cargos bajo su responsabilidad, sino tambin de las habilidades, las capacidades y los conocimientos exigidos. Proporciona una relacin provechosa con el especialista en evaluacin, quin presta al supervisor una asesora y tambin una capacitacin de alto nivel en la evaluacin de personal. Permite efectuar una evaluacin profunda, imparcial y objetiva de cada empleado, localizando las causas de ciertos comportamientos y las fuentes de problemas. Permite planear la accin capaz de retirar los obstculos y proporcionar mejoramiento del desempeo. Permite un acoplamiento con la capacitacin, el plan de carreras y dems reas de Recursos Humanos. Acenta la responsabilidad de lnea y la funcin del staff en la evaluacin de personal. actuacin de la Administracin de

INSTRUCCIONES DEL LLENADO DE LA HOJA DE VALUACION DEL PUESTO DE TRABAJO A continuacin encontrarn frases que definen el comportamiento del colaborador. Escriba el nmero que corresponde a la calificacin en la columna lateral derecha para indicar el valor que mejor define el desempeo del empleado. No deje ningn bloque sin llenar. La calificacin mxima es de 100 puntos y la calificacin mnima es de 80 puntos. Al finalizar se deber sumar cada resultado indicndolo en la casilla de total al final de la hoja. Cada cuadro deber llenarse con lapicero azul y con nmeros claros fciles de distinguir, usando letra de molde. Si el colaborador no aprueba con la nota mnima se deber recurrir al superior inmediato para saber la decisin que se tomara al respecto. Si el colaborador obtiene un resultado inferior a 70 puntos deber ser removido del cargo notificando a su superior inmediato y a las dems partes involucradas. La hoja debe ser llenada por el encargado de recursos humanos junto con el supervisor y el colaborador. Puede encontrarse un ejemplo de la hoja de valuacion del puesto en el anexo 5 hoja de valuacion del puesto de trabajo.

CONCLUSIONES

Realizar este estudio investigativo permiti comprender que para planificar los recursos humanos se deben formular los planes estratgicos de la empresa como primer paso. En la planeacin de recursos humanos se realizan previsiones sobre el nmero de personas que se necesitarn en la empresa dentro del corto, mediano y largo plazo. Se deben tomar medidas oportunas para que los hechos correspondan a las necesidades y no a tendencias incontroladas e imprevistas. Adems se determina la calificacin que deben tener los empleados en los puestos en que trabajarn. La planeacin de recursos humanos se realiza para conseguir a la persona apta para el puesto ms adecuado en el momento oportuno en el caso del ejecutivo de ventas se coordino la necesidad de la vacante entre gerencia general, gerencia de mercadeo y ventas y recursos humanos. En dicha planeacin es importante tomar en cuenta las polticas de recursos humanos las cuales permiten condicionar el alcance de los objetivos y el desempeo de las funciones de personal. Existen varios modelos de planeacin de recursos humanos los cuales se aplican en dependencia de las caractersticas y del giro de la empresa. Por lo que se deben buscar las herramientas que se ajusten a las necesidades de cada empresa. La planeacin de personal se realiza tanto en las empresas privadas como en las organizaciones pblicas y en ambos casos los requerimientos de recursos humanos estn determinados por el volumen de trabajo que se ejecute, adems que deben traducirse en aplicaciones a puestos y posiciones especficas, tal es el caso del departamento de ventas locales. Actualmente existen varias tcnicas de pronstico de las necesidades de personal que utilizan los profesionales del rea entre las que se encuentran el anlisis de tendencia, anlisis de margen, anlisis de correlacin, pronsticos basados en la experiencia, pronsticos basados en tendencias, etc. De acuerdo a sus bondades se utilizan las diferentes tcnicas y se analiza cual es el que ms se ajusta. Y para finalizar se puede afirmar que la planeacin de recursos humanos al contar con programas de accin en las funciones del proceso de administracin de recursos humanos permite que todas las actividades se realicen con eficiencia y eficacia. La planeacin de recursos humanos es vital en las organizaciones puesto que al preveer sus necesidades de personal permite la adecuada formulacin del presupuesto asignado a los recursos humanos, evitando as desviaciones de ltimo minuto.

RECOMENDACIONES En el proceso de contratacion de dos personas se siguieron las tecnicas aprendidas en el curso de Administracion de Recursos Humanos. Sin embargo, el proceso de administracion del recurso humano debe llevar el componente de evaluacion del desempeo el cual se realiza posterior al proceso de contratacion con el objetivo de medir el nivel de incorporacion de la persona a las politicas y lineamientos de la empresa. Por consiguiente se recomienda realizar las evaluaciones de los colaboradores en periodos de tres meses y de acuerdo a los resultados se podra definir la aplicacin de tecnicas de desarrollo organizacional adecuadas.