Tema 4: PLANEACIN FINANCIERA

El Proceso De Planeacion Financiera El Proceso de Planeacin Financiera comienza con los planes financieros a largo plazo, o estratgicos, que a su vez conducen a la formulacin de los planes de operaciones y presupuestos a corto plazo. En trminos generales, dichos planes y presupuestos son guas operacionales para alcanzar objetivos a largo plazo de la empresa.1 La planeacin es una importante actividad, llevada a cabo por las organizaciones, ya sean stas una empresa, institucin, la familia. Est integrada por diversos elementos relacionados entre s: objetivos, metas y tareas por ejecutar . Toma en cuenta los diferentes recursos a disposicin, las polticas, la capacidad de la Organizacin y la complejidad de las tareas. El grado de complejidad de la planeacin, depender de las caractersticas de la organizacin que se trate. Veamos el siguiente ejemplo: A diario, tanto las empresas comerciales, industriales, de servicios y organizaciones con fines sociales, las familias y los individuos, consumen una gama de recursos y toman decisiones, a fin de alcanzar sus objetivos previstos. Porque hacemos la anterior afirmacin? En realidad, ninguna actividad puede llevarse a cabo sin una correcta planeacin, es decir: "Que es lo que se quiere hacer". Esto significa, estar plenamente seguro de lo que se va a ejecutar, de los objetivos y metas por lograr. Veamos el siguiente ejemplo: Una empresa podr ampliar su capacidad productiva, a travs de la compra de activos fijos, un organismo no lucrativo incluir mayor numero de beneficiarios de un determinado servicio, un estudiante al bachillerarse, decidir qu es lo que va a estudiar en la Universidad. Pero, no solamente hay que saber lo que vamos a hacer, sino que, "Hasta dnde podemos lograr hacer". Es decir, Contamos con la capacidad suficiente? Para responder a esta pregunta, la empresa analizar por ejemplo, las fuentes de financiamiento, ventajas y desventajas de su ampliacin, etc., el estudiante, por su parte analizar: si cuenta con dinero suficiente para pagar sus estudios, la complejidad de la carrera, el acceso a la educacin, etc. Para un negocio, el logro de las metas y objetivos es fundamental, puesto que dichos logros, son sencillamente los resultados obtenidos de su ejecutoria, durante un periodo determinado.
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Consulte:

nemo.univalle.edu.co/nor/afi/t/p3_plafi.html erc.msh.org/fpmh_spanish/chp1/p4.html www.monografias.com/trabajos12/finan/finan.shtml

Veamos el siguiente ejemplo Una empresa de servicios cuya meta es lograr un incremento del 10% en los servicios que presta, al final del periodo, medir el cumplimiento de las metas, a partir del numero de clientes atendidos y del volumen de ingresos obtenidos. A la vez, los resultados obtenidos, los comparar con las metas propuestas en sus planes, con el fin de evaluar el desempeo de la empresa y de sus directivos, es decir, de practicar una forma de la ejecucin de las actividades planificadas . Estos resultados, generan a la vez informacin para retroalimentar el sistema de planeacin. En el caso de nuestro ejemplo, si los ingresos lograron incrementarse un 12%, observamos que la variacin de lo real con lo planificado es favorable, ya que super las metas en un 2%. De lo anterior concluyamos que: La planeacin es una funcin administrativa que consiste en pensar, juzgar y decidir sobre las dems funciones de la administracin, es decir que la que planeacin precede cualquier accin a llevarse a cabo.

La importancia de la planeacin es: - Brindar informacin para las otras funciones administrativas - A travs de la planeacin se preparan los objetivos y metas - Ninguna funcin podr llevarse a cabo sin la planeacin. El proceso de planeacin : La planeacin en los negocios no es una actividad arbitraria, espontnea e improvisada, es reflexionada, basada en una serie de pasos o momentos sucesivos, en los que interactan una serie de elementos que conforman el proceso de planeacin. Objetivos: Expresan la misin, la visin del negocio. Su propsito es crear la identidad, la continuidad del objeto y definicin del negocio, constituyendo el primer paso de la planeacin y son el punto de partida. Los objetivos son guas o expectativas de qu es lo que se va a lograr. Metas: Tienen el propsito de definir con mayor precisin la declaracin de los objetivos generales de la empresa. Las metas deben ser mensurables, cuantitativas, desafiantes, realistas y consistentes. Estrategias: Son un medio para alcanzar los objetivos a largo plazo. Algunas estrategias empresariales seran la expansin geogrfica, desarrollo de productos, penetracin de mercado.

 Polticas: Estn constituidas por los impulsos, las vas y las tcticas fundamentales que utilizar la empresa para cumplir los objetivos y las metas planificadas. Planes (pronsticos ) : Son la expresin financiera y narrativa de los resultados esperados de las decisiones de planificacin. Manifiestan las metas en trminos de expectativas de tiempo y resultados financieros esperados. Observe el siguiente ejemplo: Una empresa para el prximo perodo tiene como objetivo que la rentabilidad sobre las ventas se incremente. Pero, Tiene la empresa la capacidad suficiente? Si tiene capacidad para hacerlo, hasta qu nivel de rentabilidad alcanzar? De cara a lograr el objetivo, la empresa deber cuantificar su nivel de rentabilidad, es decir, establecer una meta, como por ejemplo, "lograr un incremento de la rentabilidad en un 10%". Luego de definida la meta, la empresa, tendr que responder las preguntas siguientes: Cmo puedo lograr esta meta? Est clara las meta para la organizacin? Es alcanzable la meta? Est acordes con el objetivo? Cuenta el negocio con los medios y el personal suficiente para alcanzarla? Posee recursos financieros para alcanzar la meta? Si la meta est acorde con el objetivo, se proceder a determinar las estrategia y polticas encaminadas a lograr la meta. La empresa definir las polticas, eligir la mejor, considerando determinados criterios que guen en dicha seleccin. En nuestro ejemplo, la empresa, por ejemplo, podr establecer como estrategia, "Lograr una mayor penetracin en el mercado ", a la vez determinar algunas polticas: Disminucin de costos de produccin, a travs de la adquisicin de materias primas a menor precio, mejor control de la mano de obra directa, y gastos indirectos, como la energa, telfono, salarios de supervisores, etc. Diseo polticas de ventas atractivas a los clientes, de manera que se logre un incremento en las ventas. Disminucin de gastos de ventas y administrativos. Inversiones en activos como maquinaria, equipos, inventarios, etc. Posterior a la seleccin de la mejor poltica, proceder con la elaboracin de los pronsticos o planes que reflejarn los resultados, luego de poner en marcha las polticas. Se elaborarn los distintos presupuestos, cuantificando los objetivos planteados por la organizacin y a la vez evaluando los posibles resultados. El proceso de elaboracin de los presupuestos inicia con el presupuesto de ventas. A partir del presupuesto de ventas se elaborarn los presupuestos

siguientes: El presupuesto de inventario final, donde se determinan las unidades terminadas que la empresa mantendr en el almacn. A la vez, el inventario final se utilizar en el clculo del costo de produccin y costo de venta. El presupuesto de produccin, que incluye pronsticos de costo de mano de obra directa, materiales directos y gastos indirectos de fabricacin. Todos estos pronsticos constituyen la base para la elaboracin del presupuesto de costo de produccin y de costo de venta. Utilizando la informacin del presupuesto de ventas, se prepara el presupuesto de gastos de ventas. Luego se proyectan los gastos administrativos en que se incurrir durante el perodo planeado. Estos gastos no dependen del nivel de ventas, generalmente, son de carcter fijo. Finalmente se prepara el estado de resultado presupuestado, que incluye las ventas, costo de venta, gastos de venta y administrativos, para obtener la utilidad proyectada. A partir de esta informacin se preparan los planes financieros : El presupuesto de capital, presupuesto de efectivo, balance general proforma y el estado de origen y aplicacin de fondos. Planeacin de capital: En este tema, estaremos abordando el proceso de planeacin operativa y financiera de la empresa. Nos introduciremos en la etapa de la preparacin e interpretacin de los planes de la empresa y fundamentalmente en la planeacin del capital objetivo de nuestra unidad. Como definimos la planeacin del capital? La planeacin del capital consiste en un conjunto de planes de corto y largo plazo, cuya finalidad es lograr un eficiente uso de los recursos y de esta forma maximizar la rentabilidad del negocio. Esta etapa de planeacin del capital se encuentra integrada por dos componentes: 4. 5. Planes Operativos Planes Financieros

Establezcamos las caractersticas de cada componente: Planes operativos Se refieren a las decisiones de corto plazo relacionados con la operatividad de la empresa. Incluyen un conjunto de pronsticos preparados por cada una de las unidades organizacionales en la empresa. Suelen abarcar perodos de uno a dos aos. Inician su proceso con la preparacin del pronstico de ventas, que sirve de insumo

principal para la elaboracin de los siguientes pronsticos: Produccin, costo de produccin, costo de venta, gastos de venta (observar figura No. 2. Veamos el siguiente ejemplo: El pronstico de ventas para la empresa "Plsticos S.A" en el mes de enero, es de 1,000 unidades, a un precio de venta unitario de C$300.0. Adems necesita mantener como saldo de inventario al 31 enero, 500 unidades, habiendo un inventario inicial de 300 unidades. El Departamento de produccin elaborar el pronstico de las unidades por producir necesarias para cubrir las unidades de ventas planeadas y el saldo de inventario al final del perodo. Observemos el pronstico de produccin para la empresa Plsticos S.A. para el mes de enero. EMPRESAPLSTICOSS.A. PRONOSTICODE PRODUCCIN MESDE ENERO (+)Inventario final esperado Unidades requeridas (-)Inventario inicial Unidades a producir Concluyamos: Considerando el inventario inicial, las unidades por producir ascienden a 1200. Observemos que para la elaboracin del presupuesto, la empresa deber considerar la poltica de inventarios; es decir, el volumen de unidades terminadas que se mantendr como saldo en la cuenta de inventario al finalizar el mes de enero. PLANES FINANCIEROS: Comprenden un conjunto de planes preparados a partir de los pronsticos operativos. En ellos, Se planifica la cantidad de recursos de capital necesarios para llevar a cabo la operacin de la empresa. incluyen operaciones relacionadas con el movimiento y manejo del capital: entradas y salidas de efectivo, fuentes de financiamiento, estados financieros presupuestados etc., provenientes de los flujos de inversin de la empresa. Unidades a vender 500 1,500 300 1,200 1,000

Retomando la informacin del ejemplo anterior, la empresa Plstico S.A. desea conocer cunto capital se requiere para cumplir con la produccin estimada. Supongamos que el costo total de produccin equivale a C$200,000.0 y que los pagos por compras de materiales, mano de obra y CIF se hacen de contado.

Las ventas totales son C$300,000 (1,000 unidades * C$300.0) y las entradas de efectivo provenientes de las ventas son de C$150,000.0, ya que de acuerdo a la poltica de venta, el 50% se vende de contado y el resto se cobra un mes despus.El flujo de capital para la empresa es el siguiente: EMPRESA"PLSTICOS,S.A" PRONOSTICODE EFECTIVO MESDE ENERO Ventas proyectada C$ 300,000.0 150,000.0 200,000.0 (50,000.0)

Entradas de efectivo (-) salidas de efectivo Dficit Observe:

Las necesidades o excesos de fondos para la Empresa Plsticos S.A, depender de las entradas reales de efectivo y cunto cubren los egresos en efectivo, no considerando el ingreso contable que es de C300,000.0. Sinteticemos: Los planes financieros a diferencia de los planes operativos, lo que necesitan conocer es la cantidad de recursos de capital en efectivo y que se encuentran a disposicin para cubrir los distintos desembolsos. De esta manera, La Empresa "Plsticos S.A", presenta un dficit de capital de C$50,000.0, a pesar de haber planeado ventas de C$300,000.0 Concluyamos: Los planes financieros se apoyan en los planes operativos, ya que a partir de ellos se determinan los requerimientos, necesidades y supervit de capital, a travs de la identificacin de entradas y salidas de efectivo. Veamos ahora un concepto general de un estado financiero proforma: Los Estados Financieros Proformas son estados financieros elaborados a partir de la planeacin en las entradas y salidas de dinero de la Empresa en un perodo. Esta Planeacin del efectivo es la que se conoce como Presupuesto de Caja y solamente proporciona informacin sobre las probables posiciones futuras de efectivo de la empresa, mientras que la proyeccin de los estados proformas tiene como objetivo determinar el nivel de utilidades a alcanzar, para conocer la situacin financiera futura de la Empresa durante un perodo especfico. Estos estados proformas son : El Estado de Resultado y el Balance General. El proceso de planeacin de las utilidades se centra en la elaboracin de estados financieros proformas, estados financieros -estado de resultado y balance general- proyectados o

pronosticados. La elaboracin de tales estados financieros requiere de una cuidadosa combinacin de ciertos procedimientos que permitan estimar los ingresos, costos, gastos, activos, pasivos y capital de aportacin que resultan de tratar de anticipar las operaciones de la empresa. En el esquema siguiente se presenta el proceso de planeacin que abarca desde la definicin de la misin y visin de la organizacin hasta las proyecciones financieras.

Esquema sobre el proceso de planeacin

4.2 Presupuesto de efectivo:

Para las empresas es conveniente contar con una herramienta que le permita pronosticar las necesidades de efectivo con el fin de cumplir con los planes de operacin de su empresa. Esta herramienta es el Flujo de Caja - tambin conocido como Presupuesto de caja - que permite al empresario identificar en qu fecha futura tendr necesidad de efectivo o sobrante, para as poder tomar las decisiones convenientes. Estas pueden ser la solicitud de un crdito, o la bsqueda de inversiones de corto plazo para los excesos de efectivo.

El flujo de caja es un simple detalle de los ingresos y egresos de efectivo en un perodo de tiempo determinado, normalmente de un ao de duracin. Es recomendable que se descomponga en subperodos ms cortos, como por ejemplo de una semana o un mes. o bien de un trimestre, dependiendo de la rapidez con que se analicen los principales movimientos de efectivo. En lugar de determinar las variaciones de las cuentas de los diferentes estados financieros, este mtodo, algo ms limitado en magnitud, se refiere al pronstico a base diaria, semanal o mensual de todos los cobros y pagos en efectivo. A base de esto se determinan los excedentes y dficits de caja en cada subperodo deseado y se aaden o se substraen del balance de caja disponible al comienzo del perodo del pronstico. Un total acumulativo corriente de estas adiciones o sustracciones muestra cuando se ha alcanzado el mnimo balance de caja (si lo estipula la poltica), cuando comienza la necesidad de prstamos, cuando se necesita y cuando se puede hacer el reembolso o pago del prstamo. En resumen, el presupuesto de caja es una lista temporal de ingresos y egresos de efectivo que no se diferencia de un presupuesto personal y representa el intento de identificar los supervits o dficits de efectivo, de manera que el gerente financiero pueda estar siempre seguro de tener suficiente dinero en el banco para cubrir obligaciones adeudas por la firma; igualmente, l sabr cundo puede invertir el supervit . La base del presupuesto de caja est formada tambin, en ste caso por los diversos clculos o calendarios de ventas, compras, produccin, actividad de ventas, etc. Sin embargo, se debe hacer distinciones cuidadosas entre el tiempo de una venta al crdito, por ejemplo y el tiempo de su cobro. Mientras el estado de ingresos y gastos proforma reconoce las ventas cuando se hacen, (el mtodo acumulativo de contabilidad), no cuando se cobra, el presupuesto de caja reconoce solo cobros o ingresos, sea cual fuese el perodo particular de ventas del cual proceden, as como solo reconoce gastos, sea cual fuese el tiempo particular en el cual la obligacin del gasto se cre. Asimismo, dentro del marco del presupuesto de caja, un gasto no representa forzosamente un desembolso y, por tanto, talvez no aparezca, por ejemplo, en el caso de la depreciacin. En resumen el gerente financiero quiere determinar con la ayuda del presupuesto de caja cundo puede esperar tener cierto saldo de efectivo disponible y cundo se espera que haga desembolsos de la cuenta bancaria a fin de hacer pagos necesarios. Esta herramienta para pronstico de fondos es esencial en los perodos de crisis, ya que le permite al empresario: -Prever los importes de efectivo que se esperan recibir durante cada uno de los perodos predeterminados. - Prever los desembolsos o egresos en efectivo que se esperan durante cada uno de los perodos predeterminados. -Determinar e identificar con suficiente antelacin las necesidades de efectivo de la empresa, no solo el monto sino tambin la fecha de este requerimiento. -Obtener prstamos en condiciones ms favorables, debido a la identificacin con anterioridad de la necesidad de efectivo, y debido a que el uso de esta herramienta aumenta la confiabilidad del empresario ante el prestamista. -Servir como un dispositivo de control, ya que posteriormente se puede comparar con lo real, poniendo de manifiesto las diferencias, que sern como una luz roja para que el empresario evale las desviaciones de los planes operativos de su empresa y tome las acciones correctivas necesarias.

Componentes de un presupuesto de caja: * Ingresos: Son todas las entradas de efectivo que suceden en la empresa en un perodo determinado. Se incluyen todas las entradas de dinero que se prevn independientemente que ellos representan ingresos o no en el sentido contabilstico. Los ingresos incluyen: * * * Qu porcentajes de las ventas proyectadas son al contado, qu porcentaje son al crdito? Existen descuentos especiales o devoluciones por productos defectuosos o devueltos que disminuirn los ingresos por las ventas pronosticadas? Existe algn otro ingreso de efectivo en el perodo proyectado, tales como el alquiler de una mquina, la venta de muebles que ya no se ocupan, los intereses ganados por prstamos a empleados o intereses ganados por depsitos a plazo o libretas de ahorro? Estos tipos de ingresos se caracterizan por no estar relacionados con la operacin normal de la empresa y a la mayora se les reconoce con el nombre de otros ingresos. Cul es el saldo de las cuentas por cobrar y cundo se recuperarn stas?

Presupuesto de ventas: La de terminacin de las ventas est estrechamente relacionado al ntimo conocimiento del mercado, del producto y de la competencia. Estos conocimientos deben proveerse: Si el negocio es nuevo, las ventas se determinarn con base en los conocimientos del producto y del mercado, que tenga el empresario y su grupo de trabajo; dependiendo de estos conocimientos se har necesario o no la necesidad de una investigacin de mercado. Si el negocio est en marcha, la determinacin de las ventas se har tambin con base en el conocimiento del empresario y su grupo de trabajo del mercado, y del producto. Adems, podr apoyarse en la informacin histrica de los aos ms recientes y desde luego, despus de evaluar los conocimientos del grupo de trabajo y la informacin histrica, se podra recomendar una investigacin de mercado. Pasos para la determinacin de las ventas: Tratar de pronosticar el mercado nacional en unidades antes de intentar el pronstico de ventas de su propia empresa. Revisar los precios que tiene(n) su(s) producto en el mercado y determinar cualquier cambio en el perodo a proyectar (normalmente un ao). Elaborar una cdula analtica de ventas histricas del perodo al que se va a proyectar, si es posible por zonas, productos, clientes, con el fin de localizar hechos no repetitivos como abastecimiento a clientes espordicos, falta de productos en la competencia, fallas en la produccin u otros hechos, as como las tendencias del mercado, causadas por cambios en las polticas de crdito, gustos del consumidor, o crecimiento del mercado. Tomar en cuenta los cambios que se pueden derivar del anlisis anterior, o de los cambios en polticas como las variaciones en el precio, descuentos, nuevos servicios o nuevas presentaciones de los productos. Una vez obtenida la proyeccin de ventas, se debe revisar la disponibilidad de materia prima en el mercado, y tomar las precauciones del caso.

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Bsicamente se debe enfatizar: el volumen de ventas esperadas (unidades), el precio de venta de estas unidades, la capacidad para hacer frente a las ventas esperadas.

PRESUPUESTO DE VENTAS PROYECTADO EMPRESA MAR, S.A. 1 TRIMESTRE Pronstico de ventas $1,600 2 TRIMESTRE 3 TRIMESTRE 4 TRIMESTRE $1,900 $ 3,260 $ 5,700

Despus de contestar las preguntas, el grupo debe proceder a realizar el cuadro de ingresos. A continuacin mostraremos el cuadro de ingresos por el ao entrante de la empresa MAR con base en el presupuesto de ventas anterior, y las siguientes polticas: a) el 50% de las ventas son al contado y el 50% a crdito y se recuperarn a noventa das. b) La experiencia en descuentos y devoluciones de los perodos pasados es de un 0% de las ventas, se espera que ocurra lo mismo el ao entrante. c) No se espera ningn otro ingreso para el ao proyectado. d) El saldo de cuentas por cobrar es de $ 2,000 y se recuperar totalmente en el 1er. trimestre. Con esta informacin el grupo de trabajo de MAR, S.A. puede elaborar el cuadro de ingresos: CUADRO N 1 EMPRESA MAR S. A. Ingresos esperados Pronstico de ventas (1) Ventas al contado (2) Cobros a clientes (3) Otros Ingresos (4) Total Ingresos I Trimestre $1,600.0 800.0 2,000.0 2,800.0 II Trimestre $1,900.0 950.0 800.0 1,750.0 III Trimestre $3,260.0 1,630.0 950.0 2,580.0 IV Trimestre $5,700.0 2,850.0 1,630.0 4,480.0

Tomado del presupuesto de ventas que haba preparado para el Estado de prdidas y ganancias proyectado para el mismo perodo. El empresario y el grupo de trabajo de acuerdo a la experiencia, a las costumbres del mercado y a la poltica de ventas de la pequea empresa, estimaron que el 50% de las ventas se facturarn en efectivo. Los cobros a clientes se estimaron de la siguiente manera: el primer trimestre corresponde a las ventas a crdito del perodo anterior, de acuerdo a las polticas y experiencias de cobro que se describieron con anterioridad. El cobro del segundo trimestre corresponde al 50% de las ventas del primer trimestre que se hicieron a crdito, y que se estim que se recuperaran en noventa das de acuerdo a la poltica y experiencia de esta empresa. Lo mismo sucede con el tercer y cuarto trimestre. En esta empresa especficamente no exista ningn otro ingreso. Como se observa en el cuadro anterior, los ingresos de efectivo no coinciden con el monto de ventas de cada trimestre debido a que en este ejemplo Empresa MAR, S. A. las ventas son 50% efectivo y 50% a crdito. Solo coincidirn si el 100% de las ventas se realizaran al contado. Egresos: Son todas las erogaciones o salidas de efectivo relacionados a los pagos rutinarios de las cuentas y efectos a pagar, jornales, sueldos, alquileres, etc. Se incluyen todos los gastos efectivos

inclusive aquellos que en el Estado de Resultado no son considerados como gastos, por ejemplo, el pago del principal de un prstamo. Adems se excluyen aquellos gastos que aunque en el estado de resultado son un gasto, no se consideran para efecto del Presupuesto de Caja por no ser gastos desembolsables, por ejemplo, la depreciacin, la previsin para cuentas malas. El empresario debe hacerse las siguientes preguntas: Los pagos de la mano de obra se efectan cuando se da el gasto? Cules son las polticas de crdito para la compra de materia prima y otros materiales? Cul es el saldo de cuentas por pagar, y cundo debe efectuarse el pago? Los pagos de sueldo, luz, agua, cundo se efectan, en la misma fecha del gasto o despus? Es necesario comprar una mquina o herramientas durante ese perodo? Existe algn otro desembolso por alguna inversin para mantener la capacidad productiva de la empresa? Consideremos ahora el pronstico de los desembolsos de efectivo. Como lo hemos dicho, muchas de las operaciones de la empresa estn acopladas al pronstico de las ventas. Este sirve como base para la formulacin de programas de fabricacin que suministrarn los productos necesarios para las ventas y el inventario. Los programas de productos indican la fecha y el importe de las necesidades de mano de obra, materiales y equipos adicionales. Sobre la base de las necesidades de materiales establecidos en los programas de produccin, puede esperarse que los funcionarios a cargo de las comprar preparen las relaciones de las adquisiciones planificadas de materiales y equipo. Un paso importante en la elaboracin de un pronstico de pagos es la conversin de las relaciones de compras, empleando suposiciones apropiadas en cuanto a las condiciones de venta que ofrecern los abastecedores, en un cuadro o estado de los pagos que se esperan de las cuentas a pagar que surgen de estas adquisiciones. Es preferible incluir en un estado separado cualesquiera compras a realizar de contado. Despus procedemos a la elaboracin del cuadro de egresos con base en el presupuesto de costos y gastos de fabricacin y las siguientes polticas que se obtuvieron de las respuestas a las preguntas descritas anteriormente. Todos los gastos de fabricacin y mano de obra se pagan en efectivo al finalizar el perodo en que se efectan, con excepcin de la depreciacin por el cual nunca se efecta ningn desembolso de efectivo. La materia prima se compra con tres meses de anterioridad y se paga al contado El saldo de las cuentas por pagar es cero ya que todo se compra al contado. Es necesario invertir $500 en el tercer trimestre para el reemplazo de una mquina, este pago se efectuar en el mismo perodo.

Con esta informacin se elaborar el cuadro de egresos de fabricacin: En este ejemplo el pago de la mano de obra se efecta cuando se da el gasto. Por lo cual es igual al rubro de mano de obra del presupuesto de costo y gasto de fabricacin. En este ejemplo, la empresa compra al contado la materia prima, pero la realiza con tres meses de anterioridad de acuerdo a las necesidades futuras. Por esta razn en el 1er. trimestre del flujo de caja proyectado aparece el gasto en materia prima del segundo trimestre del presupuesto de gastos, lo mismo sucede con el segundo y tercer trimestre del flujo de caja proyectado, en ellos aparece el tercer y cuarto trimestre del presupuesto de gastos. El egreso que aparece en el cuarto trimestre fue estimado por el grupo de la empresa mediante el clculo del gasto para el 1er trimestre siguiente proyectado, el cual se deber comprar en efectivo con 3 meses de anterioridad o sea en el cuarto trimestre.

En este ejemplo, el gasto y el pago en efectivo ocurren en el mismo momento. Esto ocurre normalmente en la mayora de las empresas, aunque en algunos casos el pago se hace 15 30 das despus como son el agua, el telfono y la luz en la mayora de los pases centroamericanos. Como la depreciacin es un gasto que no genera un desembolso de efectivo, no se ha incluido en el presupuesto de egresos. La compra de una maquinaria o equipo no es un gasto sino una inversin, que genera desembolsos de efectivo y es lo que nos interesa incluir en el flujo de caja. Egresos por gastos generales: El empresario y su grupo cuentan con el presupuesto de gastos generales que fueron preparados para la elaboracin del Estado de Prdidas y Ganancias, el cual es el siguiente: En esta etapa el empresario debe preguntarse: Los pagos de los gastos generales se efectan cuando se da el gasto? Es necesario alguna inversin en mobiliario o equipo de oficina? Cundo hay que realizar los abonos de los prstamos? Cundo se pagan los impuestos, en qu fecha? Los socios van a recibir algn prstamo o pago de dividendos cuando y por qu monto? Despus de contestar estas preguntas puede proceder a realizar el cuadro de egresos de gastos generales. Estas respuestas son con base en la experiencia de aos anteriores y a las polticas establecidas por el mismo equipo de trabajo. En este ejemplo el equipo realiz lo siguiente: * * * * * Los gastos generales deben incluirse como egresos en el perodo que se realicen con excepcin de la depreciacin que no genera egresos en efectivo. No es necesario ninguna inversin en mobiliario o equipo de oficina. La amortizacin de prstamo es por $50 y debe hacerse en el tercer trimestre. Los impuestos se debern cancelar en el 1 trimestre de cada ao, el pago es de # 3,125. Los socios no van a recibir prstamos, pero si dividendos por la suma de $100 en el tercer trimestre.

Con esta informacin se elabor el cuadro de egresos de gastos generales: EMPRESA MAR. SA. EGRESOS ESPERADOS POR GASTOS GENERALES Perodo 2002 (En miles)

I TRIMESTRE
Sueldos Comisiones Otros gastos Sueldos Alquileres Papelera y suministros Depreciacin Intereses Amortizacin Impuesto sobre la renta Dividendos Total egresos 15.0 20.0 8.0 25.0

II TRIMESTRE
15.0 30.0 8.0 25.0 50.0 8.0 7.0 0.0 0.0 0.0 143.0

III TRIMESTRE
15.0 45.0 8.0 25.0 50.0 8.0 6.0 50.0 0.0 100.0 307.0

IV TRIMESTRE
15.0 60.0 8.0 25.0 50.0 12.0 5.0 0.0 0.0 0.0 175.0

50.0
4.0 8.0 0.0 3,125.0 0.0 3,255.0

De acuerdo a la experiencia y a las polticas de la empresa los desembolsos se efectan en el mismo perodo que el gasto. Este rubro de amortizacin de deudas no aparece en el estado de prdidas y ganancias por que no es un gasto, pero s debe incluirse en el flujo de caja. El (os) impuesto (s) deben incluirse en el flujo de caja en la fecha que se realice el pago. Los dividendos no se incluyen en el estado de prdidas y ganancias pero s se deben incluir en el flujo de caja por se un desembolso de efectivo. Hasta aqu tenemos casi completa la informacin para mostrar el flujo de caja. El empresario y su grupo de trabajo debe con base a la experiencia de aos anteriores y a sus conocimientos de las necesidades futuras determinar o establecer un mnimo de efectivo en caja. Inmediatamente determinada la caja mnima, podemos proceder a montar el flujo de caja. (1) Viene del total de ingresos proyectados (2) Viene de la suma del total de egresos (3) Es el resultado de la resta de los ingresos menos los egresos (4) El saldo de efectivo que la empresa tiene en caja (5) Estimado de acuerdo a la experiencia por el empresario En este ejemplo se puede observar una diferencia cuantiosa de efectivo para el primer trimestre del ao programado, posteriormente las operaciones del negocio generan el suficiente efectivo para cubrirlo totalmente en el 4 trimestre de ese mismo ao. Lo anterior le permitir al empresario tomar las decisiones necesarias para cubrir este faltante de efectivo en el primer trimestre del ao proyectado, ya sea mediante

solicitud de prstamo a otros cambios en las polticas de crdito de la empresa. Si el flujo se hubiera realizado por el perodo de un ao (no trimestral), la empresa no hubiera detectado la necesidad de efectivo en el primer trimestre del ao proyectado. De ah la importancia de descomponer el flujo de caja en los perodos ms pequeos, ya sean semanas o meses.

4.3

Estados financieros proforma:

La planeacin financiera es uno de los aspectos ms importantes de las operaciones y subsistencia de una empresa, puesto que aporta una gua para la orientacin, coordinacin y control de sus actividades para poder realizar sus objetivos. Dos aspectos esenciales dle proceso de planeacin financiera son la planeacin del efectivo y la planeacin de las utilidades. La planeacin del efectivo implica la preparacin del presupuesto de caja de la empresa; y la planeacin de las utilidades se efecta mediante los estados financieros proforma. Estos estados no solo son tiles para la planeacin financiera interna, sino que adems son exigidos de manera habitual por los prestamistas presentes y futuros. Elaboracin de estados financieros proformas. En este mtodo de proyeccin, los Estados Proformas se elaboran a partir de los planes financieros que la empresa prepara conocidos como presupuestos, que se definen como un conjunto de estados formales de las expectativas de la administracin con relacin a ventas, gastos, volumen de produccin y diversas transacciones financieras de la empresa para el perodo siguiente. En su forma simple, un presupuesto es un conjunto de estados proformas acerca de las finanzas y las operaciones de la empresa. Un presupuesto es una herramienta tanto para la planeacin como para el control. Al comienzo del perodo, el presupuesto es un plan o norma; al final del mismo, sirve como elemento de control para ayudar a la administracin a evaluar el funcionamiento de la empresa en relacin con el plan, de tal manera que se puedan mejorar sus operaciones futuras. Proyecciones de Ingresos y Gastos: Para la elaboracin del Estado de Resultado Proforma podemos utilizar aquella informacin proveniente de las proyecciones o planes operativos hechos por la empresa en determinado perodo. En estos planes se incluyen proyecciones relacionadas a los costos directos de produccin (Mano de obra directa, Materiales directos, costos indirectos de fabricacin), a partir del consumo planificado en el perodo. Esta informacin constituye el Costo de lo Vendido. Se establece la totalidad de Gastos Operativos (Ventas y Administrativos ) en los que se incurrir durante el perodo presupuestado. Todas estas proyecciones estn presentes en los correspondientes presupuestos elaborados con antelacin a la elaboracin del Presupuesto de Caja y debern ser incluidos en el Estado de Resultado Proforma. Debido a que ambos gastos por lo general se presupuestan por adelantado, sus estimados son bastante exactos. Normalmente estos gastos no son extremadamente sensibles a cambios en ventas a corto plazo, en especial a disminuciones en las ventas. Los gastos financieros se registran en base al clculo de las obligaciones pendientes y su

respectivo cargo por intereses financieros. Despus estimamos otros ingresos y gastos, as como los intereses, para obtener la utilidad neta antes de impuestos. A continuacin se calcula el impuesto sobre la renta (sobre la base de la tasa del impuesto aplicable) y se rebaja para llegar a la utilidad neta estimada despus de impuestos. Elaboracin del balance general pro-forma: El mtodo de Balance General anticipado o proyectado est estructurado alrededor del pronstico de la cuanta de las partidas claves del balance general en una o varias fechas seleccionadas del futuro. Los insumos bsicos para la elaboracin del Balance General la constituyen los resultados obtenidos en el Flujo de Caja del perodo planificado( en este se incluyen los planes de desembolsos en activos fijos), los datos del Balance General Inicial. A manera de referencia, les presento una metodologa sencilla para el clculo de ciertas cuentas del balance general. Este procedimiento podr ser aplicado a todas las dems cuentas. 1. La primera partida a calcular es la inversin en cuentas a cobrar en la fecha del pronstico. El volumen de ventas es un factor determinante de trascendencia para fijar la cuanta de la inversin en cuentas por cobrar. Con los datos anteriores de las ventas y las cuentas a cobrar, el pronosticador puede determinar cul ha sido la relacin de las cuentas y efectos a cobrar con las ventas en el pasado. La proporcin sugerida por la experiencia anterior debe ser ajustada entonces a la luz de cualesquiera cambios previstos en las condiciones crediticias, en la indulgencia con que se conceder el crdito, o en cualquier otro factor que pudiera afectar al saldo de las cuentas por cobrar. Entonces la proporcin ajustada puede ser aplicada a las ventas pronosticadas inmediatamente precedentes a la fecha del pronstico. 2. Las necesidades de inventario pueden ser tambin proyectadas sobre la base de las relaciones inventario/ventas normales en el pasado. Alternativamente, si los planes de compras, produccin y ventas han sido estudiados en detalles, el valor del inventario disponible en la fecha del pronstico puede ser determinado directamente, usando el enfoque: Inventario Inicial mas Compras mas Valor aadido en la fabricacin, menos costo de los artculos vendidos igual al valor del inventario que queda. Todos los valores del inventario deben estar en funcin del costo de los precios de venta.

Para el clculo del inventario final de Materias primas, se har utilizando la frmula planteada anteriormente: Inventario inicial de Materia Prima + Compras de Materias Primas Consumo de Materiales en el Proceso de produccin. 3. La inversin en activo fijo deben ser pronosticada a continuacin. Las adquisiciones planificadas de fbrica y equipos nuevos son aadidas a la inversin neta en activo fijo existente, luego son restados aquellos activos que se ha planificado vender y que se presentan en el flujo de egresos. Al total de Activo Fijo al final del ao proyectado se le resta la depreciacin planificada para llegar a la inversin neta calculada en activo fijo en la fecha del pronstico. ACTIVO FIJO EN EL BALANCE ANTERIOR - VENTAS DE ACTIVOS FIJOS

+ NUEVAS ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO PROYECTADAS TOTAL DE ACTIVO FIJO AL FINAL DEL AO PROYECTADO - DEPRECIACION ACUMULADA = TOTAL ACTIVO FIJO NETO PROYECTADO La depreciacin acumulada se obtiene sumando el valor del gasto por depreciacin del ao proyectado al total de depreciacin acumulada al final del perodo anterior. 4. El efectivo de la empresa para el nuevo perodo ser aquella que fue determinada durante la planeacin del movimiento del efectivo de la empresa, es decir el mnimo requerido, adems del excedente que la empresa haya planificado generar durante el mismo perodo y se encuentra acumulado al final del perodo proyectado mediante el Flujo de Caja. A continuacin, en el lado del pasivo del balance general, hay que calcular el nivel de las cuentas por pagar en la fecha del pronstico. Las compras cuyo pago estar todava pendiente en la fecha de pronstico pueden ser tabuladas y anotadas en el balance general proyectado como las cuentas a cobrar previstas, mediante un clculo basado en el estado de las compras planificadas, las condiciones de ventas supuestas y la poltica de la empresa para hacer frente a las fechas de vencimiento de las cuentas y efectos a pagar comerciales. Los jornales acumulados y otros gastos tambin acumulados pueden ser calculados a su vez mediante referencia al programa de produccin, teniendo en cuenta el retraso usual entre el incurrimiento del jornal y otras partidas de gastos y el pago requerido de los gastos acumulados. 6. La cuanta de los impuestos acumulados sobre las utilidades pueden ser calculados directamente si son conocidas las utilidades probables y las tasas de los impuestos sobre utilidades que regirn. Al saldo corrientemente acumulado de los impuestos sobre las utilidades, se aaden las contribuciones acumuladas sobre las utilidades que se obtendrn antes de la fecha del pronstico. Los pagos programados de impuestos acumulados son restados entonces para llegar al importe de los impuestos que quedarn en forma de acumulacin en la fecha del pronstico.

5.

Para el clculo de los impuestos pendientes de pago al final de la fecha del pronstico se realiza de la siguiente manera: IIMPUESTOS PENDIENTES DEL PERIODO ANTERIOR +NUEVOS IMPUESTOS CALCULADOS SOBRE LAS UTILIDADES PROYECTADAS =TOTAL DE IMPUESTOS PENDIENTES DE PAGO - IMPUESTOS PAGADOS EN EL PERIODO PROYECTADO = IMPUESTOS PENDIENTES DE PAGO AL FINAL DEL PERIODO PLANIFICADO 7. Seguidamente las utilidades que debern acumularse en las utilidades retenidas, en el Balance General, debern tomarse del Estado de Resultado Proforma luego de la

distribucin de dividendos.

UTILIDADES A ACUMULAR: UTILIDADES RETENIDAS: 8.

UTILIDAD NETA PROYECTADA - DIVIDENDOS PAGADOS UTILIDADES A ACUMULAR + UTILIDAD RETENIDA DEL PERIODO ANTERIOR

En caso que resultara al final del perodo proyectado un exceso de necesidades esta constituir el valor de las necesidades adicionales que la empresa deber obtener de cualquier fuente de financiamiento que luego aparecer en el Balance General en la Fuente correspondiente, es decir, como Pasivos o Capital.

Planeacin de la estrategia financiera futura de la empresa Luego de elaborar cada uno de los planes financieros, debemos plantearnos cul ser la estrategia financiera de la empresa frente al prximo ejercicio. No hay una sola estrategia, recuerden, en lo que a decisiones financieras se refiere, siempre se dice que nada es verdad y nada es mentira, simplemente es coherente. En este sentido, la seleccin de una estrategia para la empresa depender de muchos factores, incluyendo las caractersticas y cualidades del tomador de decisiones. Por muy incorrecta que veamos una decisin financiera, seguramente tuvo un sentido coherente para el equipo u organizacin que la tom. Sin embargo, la coherencia es un tema complicado cuando no poseemos las herramientas de anlisis adecuadas que nos indiquen el rumbo de las decisiones. Debemos tener mucho cuidado al momento de proponer una estrategia financiera, puesto que afecta los resultados financieros futuros de la empresa. En este apartado les mostrar una metodologa bastante sencilla y simple para el anlisis y decisin de carcter financiero. Un proceso de reflexin y debate sobre recursos financieros encaminados a subvenir la necesidad financiera planificada carece de fundamento si no se explicitan y manejan tres clculos fundamentales: 1. El ROA previsional: Se obtiene dividiendo la utilidad neta con el valor de los activos totales. El resultado de este ratio se pondr en contraste con las expectativas sobre tipos de inters. Si afortunadamente el ROA previsional es fiable y ms alto que las expectativas sobre los tipos de inters, la empresa va a gozar de un ROA planificado favorable o amplificador. Este es un clculo importantsimo, imprescindible, ya que nos habla de la viabilidad o inviabilidad econmica futura. Es un dato que acota y orienta el debate sobre estrategia financiera, pero nunca lo resuelve plenamente, pues ser necesario la aplicacin de otras herramientas. 2. El endeudamiento actual: Que el ratio de endeudamiento que presenta el balance ms reciente de la empresa se aun 1 o sea un 4 cambia las posibilidades de recabar nueva deuda futura. El 1 es una clara luz verde ante nueva deuda, si el ROA previsional lo permite, si la empresa no ha impagado anteriormente la deuda existente, etc. El valor de 4 es una luz roja.. si la empresa no goza del aval de otra empresa fuerte de su grupo o del aval personal de los socios.

1.

El cash flow libre futuro: Este clculo tiene como objetivo conocer la capacidad de retorno de deuda futura a largo plazo. Podemos expresarlo a s: CFL = U.N + D - VELP Dividendos

CFL: Cash Flow Libre U.N. : Utilidad Neta D: Gasto por depreciacin del perodo VELP: Vencimiento anual futuro de exigible a largo plazo El Cash Flow libre a secas es la capacidad general de retorno de deuda y pago de dividendo. El Cash flow libre mide la capacidad de devolucin de nueva deuda, de exigible adicional a largo plazo. De esta formula podemos tambin desglosar el clculo aproximado del valor que la empresa puede tomar como exigible a largo plazo: cul es la capacidad terica mxima de endeudamiento nuevo o adicional para una empresa? P CFL = i . P + n I: Tipo de inters al que se endeuda la empresa. Dato conocido P: Principal del prstamo terico mximo al que se puede llegar. Es la incgnita N: Nmero de aos para devolver la totalidad del prstamo P. Dato planteado. Desfase financiero: Se entiende como el esfuerzo a realizar por la empresa para generar flujos de efectivo para la operacin de la empresa, que a la vez son generadores de cash flor efectivo (supervit) Se calcula mediante la suma de la utilidad neta ms la depreciacin ms la necesidad de capital. Desfase financiero = Utilidad Neta + Depreciacin + Dficit. La decisin de financiamiento guarda una estrecha relacin con la capacidad de endeudamiento (deudas) o ampliaciones de capital (acciones comunes o preferentes), as como el costo financiero y el riesgo asociado a cada fuente de financiamiento en particular.

Casos Prcticos

Caso No. 1
La compaa ABC esta desarrollando un presupuesto de caja para los meses de Octubre, Noviembre y Diciembre del ao 2000. Las ventas de Agosto y Septiembre fueron de US $ 120,000 y US $ 250,000 respectivamente. Para los meses Octubre, Noviembre y Diciembre las ventas sern de US $ 450,000 , US $ 350,000 y US $ 200,000. En trminos histricos el 30% de las ventas de la empresa han sido en efectivo, el 40% ha generado cuentas por cobrar cada mes, y el 30% restante ha generado cuentas por cobrar cada dos meses. En el mes de Diciembre la compaa recibir un dividendo de US $ 30,000 a partir de acciones en una subsidiaria. Las compras de la empresa representan el 60% de las ventas, el 10% de esta cantidad se pagar en efectivo, el 70% en el mes que sigue y el 20% restante se paga dos meses despus de la compra. Se pagarn dividendos en efectivo por US $ 15,000 en el mes de Octubre. La renta ser de U$ 5,000 y ser pagada cada mes. Los salarios se pagarn en base al 8% de las ventas mensuales, agregando un costo fijo de US $ 3,000. Los impuestos de US $ 25,000 deben pagarse en Diciembre. Se adquirir una Maquinaria valorada en US $ 100,000, el 30% ser pagado en Noviembre, el 30% en Diciembre y el resto ser cancelado en el mes de Enero. Para el mes de Diciembre se pagarn intereses de US $ 10,000. Igualmente en el mismo mes se pagar aguinaldo por US $ 15,000 a los empleados de la compaa, los servicios bsicos mensuales pagados en efectivo sern de US $ 380 y el pago de honorarios legales ser de US $ 900 en el mes de Noviembre. El saldo final de efectivo en el mes de Septiembre es de US $ 5,000 se desea mantener un saldo mnimo de efectivo de US $ 20,000 en cada mes.

Caso No. 2
La compaa XYZ esta desarrollando un presupuesto de caja para los meses de Octubre, Noviembre y Diciembre del ao 2000. Las ventas de Agosto y Septiembre fueron de US $ 150,000 y US $ 220,000 respectivamente. Para los meses Octubre, Noviembre y Diciembre las ventas sern de US $ 410,000 , US $ 350,000 y US $ 200,000. En trminos histricos el 40% de las ventas de la empresa han sido en efectivo, el 40% ha generado cuentas por cobrar cada mes, y el 20% restante ha generado cuentas por cobrar cada dos meses. En el mes de Diciembre la compaa recibir un dividendo de US $ 25,000 a partir de acciones en una subsidiaria. Las compras de la empresa representan el 60% de las ventas, el 10% de esta cantidad se pagar en efectivo, el 70% en el mes que sigue y el 20% restante se paga dos meses despus de la compra. Se pagarn dividendos en efectivo por US $ 20,000 en el mes de Octubre. La renta ser de US $ 5,000 y ser pagada cada mes. Los salarios se pagarn en base al 10% de las ventas mensuales, agregando un costo fijo de US $ 5,000. Los impuestos de US $ 25,000 deben pagarse en Diciembre. Se adquirir una Maquinaria valorada en US $ 130,000, el 30% ser pagado en Noviembre, el 30% en Diciembre y el resto ser cancelado en el mes de Enero. Para el mes de Diciembre se pagarn intereses de US $ 10,000. Igualmente en el mismo mes se pagar aguinaldo por US $ 15,000 a los empleados de la compaa. El saldo final de efectivo en el mes de Septiembre es de US $ 5,000 se desea mantener un saldo mnimo de efectivo de US $ 20,000 en cada mes. Nota: En el supuesto que las ventas aumentarn en un 50% de acuerdo a los dos ejercicios anteriores, prepare los nuevos presupuestos de efectivo y comprelos con los dos planteamientos originales, demuestre la capacidad de excedente o de

financiamiento requerido en ambos casos,