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Entidade de Formao
Rua da Firmeza, 71

Aluna Estagiaria
Isabel Crmen de Faria Freitas

Gesto Hoteleira Restaurao e Bebidas 2011/2012

Estagio Curricular
Hotel Vila Gal Porto
Departamento de Compras/Economato Avenida Ferno de Magalhes, 7 4300 - 190 Porto

Responsvel da Entidade Hoteleira Dr. Bernardo Mesquita Diretor de Hotel

Orientadora na Entidade Elizete Rodrigus Assistente de Direo

Chefe de Departamento Tiago Mendes Chefe de Economato

Orientadora EHTP Dra. Sara Bastos rea de Formao

Perodo de Estgio Inicio - 04 / 02 / 2013 Concluso - 01 / 04 / 2013 Horrio - 9.00 H - 13.00 H / 14.00H - 18.00 H

Agradecimentos

O trabalho que se segue, representa o culminar de um objetivo acadmico e formativo ao qual me propus realizar. Desta forma, a concluso do mesmo no seria possvel sem a preciosa ajuda de algumas pessoas, s quais gostaria de exprimir a minha gratido

Hotel

Um Especial Obrigado ao Professor e Diretor do Hotel, pela compreenso do meu pedido e interesse que demonstrei pela rea de Aprovisionamento e Gesto de Stocks, ao qual, devo a oportunidade concedida. Tambm grata pela orientao, disponibilidade, confiana e rigor com que me apoiou ao longo do estgio. Dona Elizete Rodrigus, orientadora interna do estgio e ao meu chefe de seco, Tiago Mendes, e aos demais colegas de trabalho pelo carinho, disponibilidade, boa disposio, apoio, dedicao e confiana transmitida. Pelos imensos conhecimentos e pela bagagem de aprendizagem que me proporcionaram neste percurso curricular.

Casa Santa Vitria

Agradeo o convite de acesso ao Evento Essncia do Vinho 2013

Unidade Escolar

Quero agradecer Direo Escolar, em Especial Arq. Dora e ao Dr. Carvalho, pelo papel importante que desempenham na minha vida, pelo apoio e compreenso constante em alguns momentos difceis, pelos quais passei, os quais com a sua ajuda preciosa, tornaram possvel virar a pgina e seguir em frente. A todos os professores que me acompanharam ao longo destes anos de formao, pelos conhecimentos transmitidos, essenciais para o pleno desempenho do estgio. A Dra. Sara Bastos, orientadora escolar, pela sua prontido na gesto do processo de estgio. A todos os outros, funcionrios da escola que estiveram presentes no meu diaa-dia e Dona Odete, funcionria da biblioteca da escola, a qual, sempre prestvel e solicita nas minhas pesquisas literrias

Famlia e Amigos

A todos os familiares e amigos pela presena e partilha dos bons e maus momentos, assim como, pelo encorajamento concretizao do meu sonho. Ao Dinky, Gugu e Babaloo

Por ltimo, Obrigado, a todos aqueles que no mencionei, mas que estiveram, em algum momento, presentes ao longo deste percurso.

Introduo

O presente relatrio apresenta o trabalho desenvolvido no estgio curricular previsto no plano de estudos do Curso de Gesto Hoteleira Restaurao e Bebidas, da Escola de Hotelaria e Turismo do Porto, o qual se realizou no Hotel Vila Gal Porto, no Departamento de F&B - Compras / Economato. Pese embora, a rea em que decorreu o estgio curricular ser diferente da que normalmente pretendida pelos alunos do curso de GHRB, a escolha da mesma deveu-se, ao facto de ter experincia profissional anterior ao curso em questo, na rea de relacionamento com o cliente (sala), na rea de produo (cozinha), na rea operacional (abertura e fecho de estabelecimento e respetivos procedimentos operacionais dirios) e aprovisionamento da unidade, mas no entanto, reconheo, que existia alguma inexperincia quanto gesto administrativa de stocks, visto ao longo da minha vida profissional, este processo, sempre esteve a cargo de outros tcnicos ou profissionais (Cost Controller e Contabilistas) O meu estgio curricular foi realizado no departamento de Compras / Economato do Hotel Vila Gal Porto, num perodo de transio de poca (Baixa para a Alta) a qual permitiu-me observar vrios cenrios ao nvel da gesto de stocks e aprovisionamento, controlo de custos e ainda assimilar as tarefas e procedimentos dirios na vida de um economato de Hotel. Este estgio foi realizado num nico Departamento, a pedido meu e pelos motivos acima expostos, pelo que no irei divagar sobre os diversos departamentos do Hotel e as suas funes, mas antes concentrar a minha ateno no Economato e nas suas relaes com as seces de F&B e nas suas atividades.

Estrutura do Relatrio
Pgina 01 a 05 Apresentao, Escola, Aluno, Entidade de Estgio Agradecimentos Introduo Pgina 08 a 11

Capitulo I
O Grupo Vila Gal O Hotel VG Porto Pgina 12 a 21

Capitulo II
Economato & Armazns Atividade Realizada Pgina 22 a 37

Capitulo III
Conhecimentos Adquiridos Anlise Crtica Pgina 38 a 39

Capitulo IV
Concluso Aspetos a Melhorar

Anexos e Bibliografia Pgina 40 a 50 Anexos e Bibliografia

ndice de Paginas
Pg. 01 Apresentao Pg. 03 Agradecimentos Pg. 05 Introduo Pg. 06 Estrutura do Relatrio Pg. 08 Capitulo I Pg. 09 Grupo VG Pg. 11 Hotel VG Porto Pg. 12 Capitulo II Pg. 13 Economato Pg. 15 Departamentos e Seces Pg. 18 Atividades Realizadas Pg. 19 Gesto Administrativa de Stocks Pg. 20 Controlo de Custos Mensais Pg. 22 Capitulo III Pg. 23 Resumo Pg. 24 Anlise ABC Pg. 26 Gesto de Stocks Pg. 35 Tabelas Comparativas de Preos Pg. 37 - Reconciliao Mensal de Custos Pg. 38 Capitulo IV Pg. 39 Concluso Pg. 40 Anexos Pg. 41 Hotis do Grupo Pg. 44 Casa Santa Vitria Pg. 46 Documento n 1 Pg. 47 Documento n 2 Pg. 48 Documento n 3 Pg. 49 Documento n 4 Pg. 50 Bibliografia e Referncias

Captulo I

O grupo que detm este Hotel O seu universo, passado, presente e futuro O Hotel Vila Gal Porto

Grupo Vila Gal Hotis


Breve historial
O grupo Vila Gal atualmente um dos maiores grupos hoteleiros nacionais e integra o ranking das 250 maiores empresas hoteleiras mundiais. O grupo Vila Gal composto por diversas sociedades, das quais se destaca pela sua dimenso e importncia a VILA GAL Sociedade de Empreendimentos Tursticos, S.A., que integra o Rating 1 das empresas nacionais. Esta sociedade, constituda em 1986, dedica-se no s explorao e gesto de todas as unidades hoteleiras que integram o grupo como tambm realizao de projetos e construo de novos empreendimentos tursticos. O grupo Vila Gal atualmente responsvel pela gesto de 23 unidades hoteleiras: 17 em Portugal Algarve, Beja, Cascais, Ericeira, Estoril, Lisboa, Coimbra, Porto e Madeira e 5 no Brasil Fortaleza, Cumbuco, Salvador, Guarajuba, Pernambuco e Angra dos Reis com um total de cerca de 12.000 camas. Os projetos para Sintra (Hotel Vila Gal Sintra), Caxias (Hotel Vila Gal Tejo) e vora (Hotel Vila Gal vora) encontram-se em fase de aprovao. A Vila Gal, S.A. conta hoje com cerca de 1200 colaboradores em Portugal e a grande parte do seu sucesso deve-se estreita ligao que existe em todos eles, formando uma equipa coesa com uma enorme paixo pela hotelaria e pelo turismo nacional. O capital da Vila Gal, S.A. integralmente portugus e encontra-se dividido por Jorge Rebelo de Almeida, Jos Silvestre Lavrador e Maria Helena Jorge e FCR da Caixa Geral de Depsitos, sendo o Conselho de Administrao presidido pelo primeiro. Em termos de organizao e funcionamento interno, todas as unidades hoteleiras dispem do seu quadro de pessoal prprio, sendo apoiadas por servios comuns a todas elas. Fonte: Manual de Acolhimento VG.

Servios Centrais
Campo Grande, n 28. Em Lisboa Onde esto centralizados os seguintes departamentos: - Administrao - Direo Financeira - Departamento Jurdico - Departamento Tcnico - Direo de Marketing & Venda - Direo de Recursos Humanos - Direo de Operaes

F&B Departamento
No Hotel onde estagiei no existe, em formato fsico, este departamento. No entanto, da Central de Compras em Lisboa so enviadas muitas diretrizes e procedimentos que devero ser comuns a toda a rede. So enviadas a toda a rede os seguintes documentos: - Fichas de Referenciamento - Comparativos - Fichas Tcnicas de Produo - Cartas e Menus - Engenharia de Menu e Grelhas de Produtos - Manuais de HACCP - Outros Manuais de Procedimentos. Etc.,
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Hotel Vila Gal Porto


Situado apenas a 10 minutos a p da Rua de Santa Catarina no Centro do Porto e com excelentes acessibilidades ao Aeroporto e s principais vias de acesso cidade, este hotel, inaugurado em 1999, conta com 292 quartos e salas polivalentes com timas condies para organizao de reunies e eventos especiais. A localizao, dimenso e o conjunto de facilidades que dispe fazem deste hotel a escolha perfeita para estadias ou de grupos, em lazer ou negcios. Fonte: Manual de Acolhimento

Ficha Tcnica do Hotel Vila Gal Porto.


Anexo: Documento n 1

Organograma
Anexos: Documento n 2

Integrao e acolhimento

A integrao foi feita sem grandes protocolos nem demoras sendo logo encaminhada para o Economato, comeando desde logo a trabalhar. Findo este perodo de vida, poo finalmente dizer, que as espectativas com as quais parti foram amplamente superadas e que foi bastante gratificante o estgio curricular neste Hotel na companhia deste grupo de pessoas que me acompanharam ao longo deste dois meses.

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Capitulo II

Economato e os seus Armazns Relao interseco - Relao Interdepartamental Soft ERP Vila Gal System As atividades realizadas no contexto da funo

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Economato

Encontra-se localizado no piso -1 do edifcio, com acesso pela garagem, e interiormente, com acesso pela escadaria e elevadores de servio situados na ala Norte do edifcio, os quais fazem a comunicao deste piso aos outros servios do hotel. Funciona de segunda a sexta-feira no horrio 9.00H / 18.00H com perodo para almoo das 13.00H / 14.00H O Economato dispe de uma BOX, para colocao das requisies e outros documentos no perodo em que est encerrado, de um cais de descarga e zona de vasilhame, equipado com balana digital 150KG, de diversos carros para transporte de mercadorias e de cestos para acomodao das frutas e vegetais chegada do fornecedor. Tem a seu cargo vrios armazns internos e externos (Diversos) e ainda o depsito de cartes. Ainda neste piso, encontramos o restaurante Divino para as refeies do pessoal, a BOX de fumos para fumadores, a Lavandaria e a Central de Operaes do Departamento de Andares, por fim, os vestirios dos funcionrios. por este piso que so feitas as descargas de mercadorias e a entrada de clientes com cargas para exposio. Tambm por aqui que entram os funcionrios. No existe central de segurana para controle das entradas e sadas pelo que fornecido aos funcionrios o carto magneto para acionar a abertura da porta de entrada e para marcar o ponto. Os servios de manuteno e respetivos armazns encontram-se no piso -2 assim como a central refrigerada de lixo e os lugares de aparcamento para os Chefes de Departamento. A brigada do Economato composta pelo Chefe de Economato o qual veste a pele de vrios papis: - Fiel de Armazm - Cost Controller - Negociador com os fornecedores - Bombeiro de fogo sem chama, ou seja, muito solicitado para todo o tipo de ajuda.

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Armazns:

- Armazm de Secos (no interior da central de economato) - Zona de Cmaras (frio positivo e negativo)

- Armazm SV Porto Produto Casa Santa Vitria para venda ao pblico Armazm de Bebidas - Armazm de Bebidas Geral - Armazm de Produtos de Limpeza e Higiene (Gradeado com Mureto de separao de pisos)

- Armazm de Andares Amenities e outros artigos de higiene pessoal Andares - Armazm da Lavandaria Produtos qumicos industriais para tratamento De roupas - Ponto para descarga de bebidas para os Mini Bar

Trabalhei com todos estes armazns, ora para repor produtos, ora para retirar produtos. interessante referir que no Economato so realizadas todas as operaes administrativas que digam respeito a aquisies de mercadorias ou produtos, gesto de contratos de servios, prestao de serviosa bem dizer, todo o tipo de operaes, que mais tarde ou mais cedo, venham a resultar numa Fatura e numa conta para pagar!

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Departamentos e seces para os quais so aviadas requisies. Produtos que geralmente consomem.

Front/Back Office
Encontram se em linha com o nvel da praceta que circunda o hotel. Consome produtos da prateleira Stationary e papelaria no geral

Lobby Bar
Neste piso encontramos tambm o Lobby Bar apetrechado com bebidas em geral, cafetaria, alguns aperitivos slidos e todo o tipo de artigos de manuteno e de servio ao cliente. Este espao tambm pode rececionar outro tipo de servios de F&B tais Coffee Breaks ou Porto dHonra, ou mesmo provas de vinho Casa Santa Vitria. Na parte central encontramos a sala de espera para clientes assim como servios de apoio, WC Cliente. Toda esta zona est caracterizada com grandes imagens de artistas do cinema clssico americano cujo elo de ligao a cor negra, a branca (Film Noir) e a cor Bordeaux (aluso vnica).

Soul and Blues


Bar do 1 andar onde se realizam eventos de F&B, tais com, Coffee Breaks, Cocktails ou Banquete volante Requisita geralmente bebidas c/ e s/ lcool, produtos de limpeza em geral, sacos de lixo entre outros cuidados necessrios ao bom desempenho junto do cliente. As comidas so enviadas pela cozinha em taas de buffet e rechauds.

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Paris Texas
Situado no 2 andar, em linha com a cozinha, ocorrem dois momentos distintos: PA Requisita todo o gnero de alimentos necessrios ao pequeno-almoo, desde slidos a lquidos, enriquecido pela grande variedade de oferta. Requisita tambm, todos os produtos necessrios a sua boa manuteno e servio de atendimento ao cliente.

Jantares & Eventos & Grupos Predomina a reposio de vinhos, agua, cervejas, frutas, bolos, gelados, guardanapos, etc., material que acondicionado no Office da sala de refeies ou na cave do dia (refrigerao e conservao), na cozinha. Responde a um stock prdeterminado. A gesto do servio de Room Service feita por esta seco. Todos os dias so preparados os tabuleiros VIP Room Service, que primam, pela seleo de frutas da poca.

Cozinha
Para aqui so feitas as compras de produtos frescos, congelados e secos, e tudo o mais que o Chefe Fernando precisar, como por ex. louas, expositores de buffet, etc. O Chefe para os produtos frescos e congelados emite ordens de compra s quais o chefe de Economato rapidamente procede sua encomenda sendo as quantidades controladas pelo chefe de cozinha. Para os produtos secos e outros, o chefe de Cozinha emite requisies ao economato para lhe serem aviadas no dia seguinte.

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Salas
Assim lhe chama o Sr. Manuel, funcionrio que tem este espao sobre a sua responsabilidade. Eu diria que o Centro de Convenes e Reunies. Consome guas, rebuados, blocos para Clipchart, blocos de reunio, canetas, etc.

Andares
Embora a Governanta Geral possa fazer encomendas diretas aos seus fornecedores, em regra comunicado ao economato a encomenda, para mais tarde proceder receo e tratamento das faturas. Este departamento geralmente requisita guas, refrigerantes e cervejas, amenities, produtos de higiene pessoal e Produtos Stationary ao Economato. Todas as outras aquisies so comunicadas ao economato via email tipo ordem de servio.

Manuteno
A manuteno est ao cargo do Chefe Carlos, que devidos as obras de remodelao do hotel, nas Sutes Superior e reas adjacentes, conta com a ajuda do Chefe de Economato para formular contratos de obra e de adjudicao, encomenda de materiais e/ou ferramentas necessrias a boa execuo da obra.

Soft ERP Vila Gal

Estes armazns (formato fsico) encontram o seu par no sistema informtico interno de gesto do Hotel - o Soft ERP Vila Gal, (formato virtual). Quando procedemos ao lanamento das faturas, todos os produtos ou mercadorias, contratos de servios (Agua, eletricidade), prestao de servios (extras) so debitados no respetivo centro gerador do custo. Quando no tm centro de custos direto, debitado ou no armazm Geral ou no armazm de M. Operacionais
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Atividades desenvolvidas durante o estgio

Receo de mercadorias Gesto Fsica de Mercadorias


Sempre que havia entregas por partes dos fornecedores, eu prontificava-me a receciona las. Assegurava que os procedimentos na receo de mercadorias eram respeitado na integra pelo que: - As mercadorias eram bem inspecionadas na sua qualidade, quantidade e peso no momento de chegada. - Cumpria com os procedimentos HACCP. Para o efeito, auditava se os produtos apresentavam datas de validade corretas e prazos aceitveis. E tinha o cuidado de no quebrar a cadeia de refrigerao ou congelao dos produtos perecveis, congelados, frescos ou refrigerados, procedendo de imediatamente ao seu armazenamento nas suas respetivas reas. Depois, comparava a fatura do fornecedor com a nota de encomenda para detetar produtos no entregues e sempre que um produto estava No Conforme, (validade ou peso) o comercial ou fornecedor eram no ato informado com vista a assegurar que as mercadorias rejeitadas ou retornadas ao fornecedor, tem a contrapartida da nota de crdito, e a situao resolvida o mais breve possvel em caso de produtos a receber. Numa segunda fase feita a conferncia das faturas com as notas de encomenda. So analisados os preos, as quantidades, os descontosse tudo corresponde ao acordado. Por fim, assinadas e carimbadas no verso com o carimbo vermelho pelo recebimento da mercadoria. O carimbo vermelho que colocado nas faturas ou guias que acompanham o produto corresponde ao controlo de qualidade dos produtos encomendados, de temperatura e de qualidade das embalagens assim como pelo servio prestado. Terceira Fase As guias so separadas das faturas. As primeiras arquivadas em pasta, onde aguardam pela fatura que vir por correio e as segundas depois de validadas pelo Chefe de Economato, so presentes apreciao do Diretor Geral, o qual valida a Compra.

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Gesto Administrativa de Stocks

Nesta fase, so vrios os procedimentos:

Digitalizar o Documento no ERP Fornecedor Importar digitalizao Classificar Documento N do Documento Valor em euros Responsvel Obteno de N Interno Guia Fatura Nota de Credito Nota de Dbito Venda em cash.

Classificar o Documento no ERP

Lanar o Documento no ERP

Fornecedor Introduzir artigos/produtos Conferir valores unitrios Adicionar N Interno do Documento Data

Arquivar Documento na Pasta Correspondente Faturas e Notas de Crdito pelo N Interno que foi atribudo ao documento e aposto na parte superior a vermelho, por ordem crescente. Importa ressalvar que cada fatura arquivada com toda a documentao que lhe corresponde anexada e novamente assinada por quem faz o lanamento no ERP.

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Controlo de Custos Mensais

um procedimento quinzenal e mensal. O perodo em anlise comparado com o perodo homlogo do ano anterior. Consiste em atualizar o Mapa de Receitas e Custos com os valores dos custos reais, no perodo, tendo em conta os valores acusados nos itens de famlias e os valores apurados pelas vendas no perodo em anlise.

Este mapa em Excel est subdividido por Famlias e Centros de custos: Carnes Peixes Lcteos Mariscos Vegetais Etc., Restaurante Bar + Bebidas Refeitrio Cozinha =

Comidas

De Custos de F&B
Neste mapa tambm so consideradas outras rubricas, tais como Previses de Custos para os Contratos de Servios. com esta ferramenta que o Chefe de Economato vai balizando os custos de F&B, por comparao ao perodo homlogo, (considerando que o n de clientes semelhante) e deste modo consegue apurar qual a margem de manobra que dispe para gastar at ao fim do ms. Esta anlise possvel porque est implementado o sistema Stock Zero, ou seja adquirido no ms, logo consumido no ms. Assim, o inventrio mensal para abertura de contas do ms seguinte, reinicia sempre a Zero. Aqui o Rcio Global de F&B (comparao dos custos com as receitas) que vai dizer se o desempenho operado pelos diversos servios de F&B, se enquadram no timo ou se excederam as expectativas, isto gastaram mais do que previsto e consequentemente Rolar algumas Cabeas!

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Encomendas/Compras - Entradas
Todo o processo que envolve as compras foi devidamente explicado pelo meu Chefe. Todas as semanas, a Central envia os Comparativos pelo que aquisio das mercadorias obriga prvia consulta do comparativo de forma a identificar qual o fornecedor com o melhor preo possvel. No entanto, sempre possvel negociar preos mais atrativos com os fornecedores locais. Como o hbito inimigo do perfeito, pareceu-me que no deveria decorar quais os produtos e quais os fornecedores visto esta tendncia por vezes ser alterada pela analise dos comparativos. Como encontrei mapas de Fornecedores desatualizados e de fraca visibilidade, elaborei por minha iniciativa um mapa com dados atualizados. Este exerccio permitiu-me identificar qual ocore business da empresa fornecedora e depois agrupa los por famlias com os dias de encomenda e de entrega. Esta informao revelou-se importante para mim, pois ajudou-me a relacionar a empresa com o produto. Ser, certamente, til ao prximo estagirio. Ficou uma cpia no formato Excel no computador do economato.

Aviamento de Requisies - Sadas


Todos os dias, assim que entrava ao servio, separava as requisies que encontrava na Box do Economato, e procedia ao seu aviamento. Estas so preenchidas de acordo com as quantidades enviadas, o duplicado junto mercadoria e o original arquivado. Sempre que possvel entregava a carga no centro que solicitou os produtos ou ento no final do dia algum vinha levantar o pedido

Qualidade
Copiei questionrios de qualidade para o Soft ERP VG. Enviei cartas de agradecimento pela estadia no hotel VG Porto aos clientes que ao preencherem o Questionrio contribuam para uma causa humanitria.

Mapa de Atividades
Anexo: Documento n 3

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Capitulo III

Os conhecimentos de gesto de stocks adquiridos.

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Resumo

Neste captulo, reuni, vrios conceitos associados a atividade que desenvolvi no economato e que de uma maneira ou de outra, de uma forma mais explcita ou implcita, estavam sempre latentes nas funes que me foram delegadas como tambm nas competncias desenvolvidas. Comeo por apresentar o conceito e depois, a Anlise Crtica, onde teo alguns comentrios e paralelismos entre o conceito e a situao real encontrada na atividade que desenvolvi ao longo do meu estgio no Economato. Aproveito para realar a importncia da gesto administrativa de stocks, na minha aprendizagem que, como referir na Introduo deste Relatrio, era um campo em que precisava de desenvolver competncias visto no meu percurso profissional no ter sido possvel explorar at ento esta funo. No entanto, no posso separar a experincia profissional anterior ao curso, do curso e do estgio pois estes trs momentos convergem em um s, cujo resultado traduz-se nas minhas competncias de saber ser, fazer e estar atuais. Os conceitos de Contabilidade estiveram sempre presentes (lanamento de artigos nas fichas de fornecedor) e inclusive bastantes uteis no clculo do preo unitrio dos produtos. Alguns conceitos de Controlo de Custos tambm encontraram aqui expresso, assim como, a aplicao das prticas de HSA e do sistema de HACCP. Outros mdulos como Relacionamento Interpessoal e Liderana fizeram sentido principalmente na minha relao com o meu chefe e no saber lidar com os outros colegas. Esta anlise foi possvel graas preciosa ajuda de alguns livros de Gesto de Mercadorias e Aprovisionamento que consultei e de artigos livres na Internet. Por fim, os temas so apresentados por ordem alfabtica.

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Anlise ABC

Com a necessidade e busca cada vez maior dos hotis em obter timos resultados, equilbrio de seus gastos x receita, de serem competitivos em relao a seus concorrentes e conseguirem o maior lucro possvel, o gestor busca solues e ferramentas que tornem sua gesto mais eficiente e satisfatria. A ferramenta administrativa, chamada Curva ABC ou 80-20, baseada no teorema do economista Vilfredo Pareto escrito na Itlia no sculo XIX. Em um estudo sobre a renda e riqueza ele observou uma pequena parcela da populao (20%) que concentrava a maior parte do dinheiro. A Curva ABC um importante instrumento para que o gestor hoteleiro examine seus estoques, permitindo a identificao daqueles itens que justificam ateno e tratamento adequados. Ela consiste na verificao, em certo espao de tempo (normalmente seis meses ou um ano), do consumo em valor monetrio ou quantidade dos itens de estoque para que possam ser classificados em ordem decrescente de importncia. Aos produtos mais importantes de todos dentro de um hotel, segundo a tica do valor, ou da quantidade, d-se a denominao de itens da classe A (de 10 a 20% do total), aos intermedirios, classe B (50%), e aos menos necessrios, classe C (30 a 40%) os parmetros podem variar de organizao para organizao. O que importa que a anlise destas categorias propicia o trabalho de controlo de estoque pelo gestor, cuja deciso de compra pode se basear nos resultados obtidos com o instrumento. .O estoque (ou as compras) dos itens da classe A, tendo em vista seu valor, devem ser mais rigorosamente controlados e ter estoque de segurana bem pequeno. J o estoque e a encomenda dos itens de classe C devem ter controles simples, podendo at ter estoque de segurana maiores. Para finalizar, os itens da classe B devero estar em situao intermediria. Fonte:
http://hoteliernews.com.br/2008/09/ARTIGOCurvaABCfundamentalparaumaboagestodehotis/

Anexo: Documento n 4 Anlise Crtica

No consegui identificar nenhum mtodo para alm da fora do hbito ou senso comum. Esta anlise, conforme o autor do texto acima explica importante porque permite ao Chefe de Economato identificar com maior segurana quais os produtos que merecem maior ateno. Se no queremos stocks mnimos, ento devemos dispor de um Lead Time elevado para a rpida reposio do produto e esta leitura facilita a deciso sobre quais os produtos podemos arriscar ou no.

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Quanto a esta matria poltica do Hotel/Economato trabalhar em sistema de Stock Zero. A meu ver bastante interessante em poca Baixa pois s adquirem o que realmente necessitam e deste modo conseguem desenvolver um elevado rcio de Inventory Turnover pelas mltiplas aquisies. Mas em poca Alta esta prtica revela-se desastrosa, se no forem revistas as quantidades e o respetivo Lead Time para que o economato consiga fazer a reposio de produto. Muitas das vezes os produtos so pedidos quando j no h mesmo nada deixando uma margem de manobra bastante curta o que origina a aquisio, pela necessidade, a preos no previstos. Os stocks quando constitudos no podem ser encarados como um facto esttico, pelo contrrio, obrigam a que sejam feitos reajustamentos aos seus nveis de acordo com os consumos esperados. Entre a cozinha e o economato no estava bem definido quem faria o stock de segurana. Se o economato, se a cozinha. O ms de Maro no Hotel foi um perodo bastante rico em eventos no departamento de F&B o que obrigou a aquisies permanentes. Deste modo, assisti a um perodo de transio, em que o sistema de Zero Custos ou Zero Stock, j no era suficiente para o momento em questo. Assim julgo, haver alguma necessidade, de rapidamente identificarem os produtos A e redefinirem os stocks mnimos ou de segurana para evitar as constantes ruturas, e por muito inocentes que elas paream, trazem sempre um custo acrescido!

Aprovisionamento

o termo integrador de duas funes de base: Compreende, a funo de Compras das Mercadorias Como definio poder-se- dizer que a compra de mercadorias a funo que consiste em abastecer a empresa e colocar sua disposio, nas melhores condies de preo, de qualidade, de quantidade, de pagamento e de prazo de entrega, todas as mercadorias e produtos necessrios sua atividade. essencial que as compras sejam centralizadas em uma s pessoa ou em um s servio, com o objetivo de garantir o melhor controlo de qualidade e de preo dos produtos, como tambm para evitar duplicaes, desperdcio e obsolescncia dos materiais E a funo de gesto e organizao:

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Gesto de Stocks

A gesto de stocks pode definir-se como um conjunto de operaes que permite, aps conhecer a evoluo dos stocks, formular previses dos consumos para tomar decises de quanto e quando encomendar com a finalidade de conseguir a melhor qualidade de servio ao mnimo custo possvel garantindo simultaneamente o fornecimento regular da empresa e a melhor execuo das tarefas de aprovisionamento e armazenagem, evitando ruturas de produto. Esta funo, por sua vez, subdivide-se em 3: A Gesto Administrativa dos Stocks controla os fluxos de informao e fiabiliza os dados recolhidos, ao mais baixo custo, atravs: Da gesto eficiente do processo de receo Do registo correto e funcional das movimentaes Do controlo do inventrio permanente Da gesto eficiente do processo do reaprovisionamento Do controlo contabilstico dos stocks.

A gesto de stocks no se resume simplesmente gesto administrativa, nem to pouco definio de regras e suportes documentais para o controlo administrativo, mas engloba tambm a gesto fsica destes. A Gesto Material ou Fsica de stocks aborda questes relacionadas com a organizao do espao fsico do armazm assim como a logica adotada Ex: agrupado por Famlias, aborda a conservao e movimentao dos materiais desde a sua receo at entrega aos seus utilizadores. Por fim, to importante como as outras funes, Gesto Econmica dos stocks, consiste em: - Promover, sob um controlo rigoroso e sustentado por uma logica racional, a constituio de stocks para os produtos sem os quais no possvel prolongar a atividade do departamento de F&B, no momento necessrio e ao menor custo possvel. - Fixar os nveis de stock mais adequados a cada produto - Realizar um ajuste permanente daqueles nveis s necessidades, medida que variem quer as condies de aprovisionamento quer o seu escoamento.

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Anlise Crtica

No que concerne a gesto administrativa de stock, como gesto do suporte documental, deixo aqui um grande elogio ao meu Chefe de Economato. Sempre muito cuidadoso e criterioso com o tratamento de faturas, conferncia de preos, e outros procedimentos administrativos. Ensinou-me muito bem todos os passos e procedimentos a ter com toda a documentao e ensinou-me muito bem a compreender o raciocnio do sistema informtico interno Soft ERP Vila Gal. Quanto gesto fsica, nada foi alterado no economato, estava tudo conforme ele, o meu Chefe, herdou e assim como estava, parecia-lhe muito bem. Ao fim de 2 meses acabou por parecer bem! pena que, na organizao do Armazm SV Porto, s ele consiga entender aquela organizao! So referncias em cima de referncias e referncias ocultas por outras referncias. No entanto, o meu Chefe sabe tudo de memria do que entra e do que sai! E por fim, gesto econmica, que a quantidade certa, no momento certo ao mais baixo custo como no efetuado qualquer clculo de previses de consumo, ou auscultado junto daqueles que lidam com o cliente quais as preferncias, nesta funo (no economato) encontrei algumas incertezas e falta de saber como calcular, ou saber como fazer. A determinada altura percecionei que as quantidades encomendadas, no caso dos vinhos, estavam de acordo com a volumetria da prateleira. A dada altura e porque era eu que aviava as requisies, percebi que havia preferncia por uma referncia de vinho em detrimento da outra. Falei com o pessoal da sala que confirmou essa tendncia por parte dos clientes. Quando houve necessidade de fazer nova encomenda (encomenda mensal) alertei o meu Chefe de que ele deveria reforar uma das referncias pois apresentava maiores consumos, ao que ele, face o exposto, acedeu ao meu conselho!

Aviamento

a atividade de entrega do material requisitado no local de aviamento ou o encaminhamento para o local de utilizao, em conformidade com a programao.

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Contrato de fornecimento

um acordo oneroso que obriga o contraente vendedor a transferir a propriedade do bem para o contraente comprador, mediante a obrigao deste retribuio ou pagamento do preo convencionado ou acordado, em valor monetrio e nas condies expressas no contrato, formalizado por uma encomenda ou nota de encomenda.

Ficha de Referenciamento / Kardex

Ficha de produtos comercializados pelo fornecedor, onde constam indicaes tais como: Cdigo do produto Produto Formato de venda Preo acordado ou contratualizado Quantidade mnimas de venda (caso exista) Contactos Comercial de contacto

Anlise Crtica

Neste caso, no economato, estas fichas so usadas como notas de encomenda. So enviadas pela Central de Compras com preos contratualizados atualizados. Depois de preenchidas, com os produtos adquirir, so arquivadas na Pasta Notas de Encomenda. No dia da semana acordado para proceder compra, so anexadas ao email cujo assunto Encomenda VG Porto e enviado ao respetivo fornecedor. Por regra, segunda-feira, o economato j dispe das necessidades de aprovisionamento da unidade, pelo que so logo preenchidas e enviadas.

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Ficha Tcnica de Produo

Ficha Tcnica padro dever constar com as seguintes rubricas: - Designao ou nome de produto - Fotografia - Ponto de venda - Ingredientes utilizados - Quantidades - Preo unitrio e preo total - Descrio do modo de preparao - Descrio da forma de servir - Preo de venda lquido (sem IVA) - Custo Total - Custo dose - Margem de contribuio unitria - Ratio de Food Cost

Anlise Crtica

Pelo que pude constatar, pouca importncia lhes atribuem. Estas fichas so uma ferramenta preciosa para balizar as previses quer a nvel de quantidades, querem ao nvel dos custos. No entanto preciso saber trabalhar com elas.

First in First Out

Regra fundamental no processo de distribuio das mercadorias o cumprimento do princpio em que o primeiro produto a entrar ser o primeiro produto a sair

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Grelha de Produtos

Grelha de ingredientes alimentar que compe as cartas dos diversos servios oferecidos pelo restaurante e Room Service

Inventrio Fsico Intermitente

Consiste no encerramento peridico do armazm, durante alguns dias, a fim de fazer um balano (contagem) dos diferentes artigos. Este processo foi abandonado, pelo que nunca feito.

Inventrio Permanente

A partir do ficheiro de produtos pode efetuar-se uma listagem que contem todos os itens em armazm e as respetivas quantidades fsicas num dado instante. Se esta listagem for atualizada no ato de cada movimento de entrada e de sada, e aplicado o adequado critrio valorimtrico, possvel saber em cada momento o que existe no(s) armazm(s) da empresa em quantidade e valor monetrio. Esta listagem designada por inventrio permanente.

Anlise Crtica

Este inventrio tambm no existe. Funciona na base do Olhmetro - Se vs o produto porque h! Se no vs o produto, porque provavelmente no h ou ento o melhor chamar o Mendes - Chefe de Economato - que quem sabe onde est! Vantagem Mais rpido. Desvantagem Pode induzir em erro! Deste modo, esta lista ou ficheiro informtico, no existe, pelo que gera uma certa dependncia na pessoa que gere o economato estando a informao toda concentrada no individuo.

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Inventrio com Valores Stock Zero

Inventrio informtico que contem as seguintes informaes: - Armazm -Famlia - Artigo - Inventariado quantidades -Consumo - Unidade/Kilos - Preo Mdio - Total de Stock - Total de Consumo em Valores Assim que a Central de F&B envia o pedido de encerramento de contas mensais, o Chefe de Economato repe a zero todos os armazns virtuais (salvo SV Porto) e todos os produtos adquiridos no perodo so considerados consumo/custo do perodo em causa, independentemente do produto existir ou no em stock. um sistema de clculo de custos do perodo bastante simplificado e bastante interessante, pela economia de recursos. A leitura deste inventrio facilita o preenchimento do Mapa de Custos e Receitas mensal

Inventory turnover

Como definio, a rotao de stocks e traduz a quantidade de vezes que uma ou mais mercadorias so adquiridas e consumidas num determinado perodo de tempo. O seu clculo efetuado com base na seguinte frmula: turnover = consumo mensal : stock mdio Calcula-se o stock mdio, dividindo por dois a soma do stock inicial com o stock final do(s) produto(s) em anlise.

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Just in Time

Aplicado com bastante frequncia nas empresas industriais. Este conceito visa utilizar imediatamente a mercadoria adquirida na produo, sem que haja lugar formao de stocks. Naturalmente que as empresas hoteleiras tendem cada vez mais a adotar esta poltica. Potencializadora de Zero Cost. Um bom exemplo o caso do po de mesa usado no restaurante Paris Texas e da mni - pastelaria incorporada no Coffee Break

Lead Time

o tempo entre o pedido e a entrega real das mercadorias em armazm. Esse conceito utilizado para identificar o tempo que ser necessrio para repor um produto no stock. Para a reposio de um stock preciso levar em considerao: - A quantidade mnima para iniciar a reposio da mercadoria - Quanto tempo ser necessrio para efetuar a compra - E quanto tempo o fornecedor demora para fabricar/colher e entregar a encomenda.

Menu Engineering Carte

reconhecido que o menu seja, talvez, dos instrumentos mais importantes na influncia para o sucesso ou fracasso de um Estabelecimento de R&B. Dada a sua importncia, existem diversas metodologias para avaliar o desempenho e performance dos menus. comum chamar-se a este processo Engenharia de Menus (Menu Engineering). Como sabido, nem todos os itens de comidas e bebidas vendem o mesmo nmero de unidades, nem tm todos a mesma margem de contribuio e, como tal, nem todos tm a mesma rentabilidade e contribuem para as receitas na mesma proporo.

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Anlise Crtica

A leitura dos ndices de preferncia por parte dos clientes atravs da Listagem com o Ranking dos Pratos mais Vendidos (ndice de popularidade), ou na falta desta, nada melhor do que uma boa conversa com aqueles que lidam todos os dias com as preferncias dos clientes Empregados de Mesa, revela-se importante para ambos os Chefes de Economato e de Cozinha, em conjunto, podem fazer previses de consumo ajustadas s preferncias dos clientes e desta forma preverem com mais certeza quais as quantidades e quais os produtos em que h necessidade de adquirir mais vezes ou em maior quantidade por compra. Vamos ver um exemplo: A determinada altura os espargos estavam sempre em rutura no economato. Numa das minhas viagens cozinha, fiquei a saber que uma taa de buffet tem capacidade para 4 unidades de espargos, nessa altura era um produto muito apreciado pelo grupo de clientes instalados nesse momento no hotel. Como a embalagem comercial incorpora 12 unidades, logo, a quantidade de embalagens que estava ser adquirida no era suficiente para servir a demanda! Mesmo que comprssemos muitas vezes!

Outsourcing

um processo atravs do qual uma empresa contrata outra na perspetiva de manter um contrato mutuamente benfico, de mdio ou longo prazo, com vista ao desempenho de uma ou mais atividades, que a empresa que contrata no pode ou no lhe convm desempenhar e que a empresa contratada especialista. como, delegar servios a terceiros.

Pedido de Compra

O pedido de compra um impresso atravs do qual os chefes dos vrios servios de produo, de armazenagem e de venda solicitam ao servio de compras a aquisio de um determinado conjunto de produtos necessrios ao funcionamento dos respetivos sectores.

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Preo de compra

o valor de fatura da mercadoria, sem encargos adicionais a que fica sujeito, mas j com os descontos e bnus deduzidos.

Preo de custo

o total da soma dos valores da fatura do fornecedor, dos encargos com a compra (transportes, seguros) e deduzidos os descontos comerciais obtidos.

Procurement

toda a aquisio de materiais/bens ou servios fora da organizao com o objetivo de servirem de suporte as operaes normais da empresa. Compreende o seguinte processo: Registo das necessidades Aprovao de necessidades Controlo oramental Receo e aceitao de materiais e servios Factorao e pagamento

Reconciliao dos inventrios

Visa sobretudo corrigir os registos contabilsticos de entradas e sadas de mercadorias para os valores obtidos no inventrio fsico do armazm. Assim, a reconciliao dos inventrios obtida pela seguinte frmula: Inventrio Inicial (fsico) + Entradas em Armazm (registo das compras) - Sadas de Armazm (registo das requisies) = Existncia Contabilstica - Inventrio final (fsico) = Diferena de Inventrio

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Naturalmente que o inventrio inicial de um determinado ms dever sempre corresponder ao inventrio final fsico do ms anterior. Teoricamente, as existncias contabilsticas devem sempre corresponder s existncias fsicas em armazm, o que raramente sucede. Neste caso, s era aplicado este controlo ao Armazm SV Porto.

Requisio interna

A requisio interna o documento interno que permite a sada das mercadorias do armazm para as diversas seces da unidade hoteleira (cozinha, cafetaria, restaurante, bar, room service, mini bares, banquetes, etc.).Nenhum artigo de armazm dever ser aviado sem o respetivo documento Comprovativo

Tabelas comparativas de preos

Os produtos cuja oscilao de preo no mercado seja regular devem ser objeto de uma anlise peridica, no intuito de, em determinada famlia de produto, serem avaliados os preos praticados por cada fornecedor e, assim, ser escolhido aquele que pratique os preos mais favorveis, de forma a proporcionar empresa uma economia substancial. Esta anlise aplica-se sobretudo aos produtos com maior peso no conjunto das compras da empresa (carnes, peixes, mariscos, frutas, mercearias, etc.) No entanto importa reter que o custo uma grandeza que envolve no mnimo 4 fatores: O preo, o qual desejamos seja baixo O prazo, no menos importante, porque desejam uma encomenda pequena, mas que ele (o Prazo) seja respeitado. Isto , termos segurana sobre o dia em que a encomenda ser entregue. A qualidade. Queremos que a qualidade entregue, corresponda esperada e acordada. O servio. As nossas relaes com o fornecedor, no se podem resumir unicamente as descritas atras. Elas comeam antes na fase de prospeo de mercado e continuam aps a entrega.

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importante falar da negociao dentro deste ttulo, principalmente para os produtos de Classe A. Aps a anlise de comparativos, poderemos sempre, por vrios motivos negociar com outro fornecedor, que no o indicado no comparativo, a encomenda do produto caso ele consiga superar o fornecedor proposto pela Central de F&B.

Sourcing

O servio de Sourcing auxilia as reas de suprimentos das empresas a obterem um menor custo total de aquisio de produtos e servios, com economia nos preos, maior eficincia dos processos de compras e melhor aplicao dos insumos adquiridos. Esta metodologia permite que as compras sejam realizadas com as melhores prticas de negociao para cada categoria de suprimentos. um modelo estratgico, integrado e de criao de valor, pela escolha e seleo de fornecedores e parceiros de negcio, de acordo com a realidade da empresa e seus objetivos de negcio, bem como de acordo como a realidade e constrangimentos do mercado.

Stock ou stocks

o conjunto de materiais consumveis ou de mercadorias acumulados, espera de uma utilizao posterior, mais ou menos prxima, e que permite assegurar o fornecimento aos utilizadores quando necessrio. So os elementos patrimoniais classificados e valorizados em existncias

Stock de segurana

um excedente de material (ou de produto), relativamente quantidade terica calculada, para fazer face aos excessos de consumos (ou de procura) num determinado perodo de tempo - perodo de risco - com o objetivo de cobrir as eventuais roturas de stock

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Reconciliao mensal dos custos de F&B

A reconciliao mensal de custos de F&B seguramente a anlise que mais indicadores fornecem ao gestor hoteleiro, no que diz respeito ao controlo e gesto dos custos de produo. Resumidamente, um instrumento que permite calcular mensalmente o ratio global de custo de F&B (comidas e bebidas, separadamente ou agregadas) e o turnover da operao.

O primeiro indica o valor total do custo da produo e a sua relao com o total das vendas Ratio Global de Custo Total de Custos das Vendas : Total de Vendas Lquidas X 100 O segundo calcula o ndice de rotao das mercadorias utilizadas na produo, no perodo em anlise, dividindo o total de custos pelo inventrio mdio. .

Turnover
Total de Custos : (Inventrio inicial + Inventrio final) : 2 Quanto mais elevado for o indicador do turnover, mais eficiente a gesto da empresa uma vez que h pouco investimento em stocks de mercadorias, pressupondo que os mesmos so para consumo ou venda imediata. Naturalmente que s ser possvel tirar concluses objetivas sobre os indicadores apresentados, se estes forem comparados com outro fator. Neste caso em concreto, a anlise de comparao reporta ao perodo homlogo do ano anterior que permite ao Chefe de Economato avaliar o desempenho conseguido no perodo. feita uma anlise quinzenal e mensal.

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Capitulo IV

Por ltimo, apresento uma concluso, onde ser relevada a importncia do estgio realizado no Hote Vila Gal, e alguns aspetos que podiam ser melhorados e por fim, so apresentados alguns anexos, que se consideram relevantes para a compreenso deste trabalho.

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Concluso

Se estou a escrever esta pgina porque certamente j conclui o estgio no Hotel Vila Gal Porto. Em geral, foi um bom estagio, fui confrontada com vrios conceitos e conhecimentos e delegadas muitas tarefas e funes quer pelo meu antigo Chefe, quer pela Orientadora de Estagio na unidade. Apreciei os Comparativos assim como o esforo e empenho dos fornecedores por prestarem um servio de qualidade vs. preo. Penso que com a minha ao consegui contribuir de forma positiva em vrios aspetos, fui prestvel e responsvel. No geral, estava tudo muito bem, a equipa do hotel est unida e converge no mesmo sentido. Aspetos a melhorar. Sem dvida, onde identifico que h algum trabalho a desenvolver . Previses de quantidades necessrias ao bom desempenho da unidade num dado perodo. Aqui, prefiro deixar as sbias palavras de algum bastante experiente neste ramo hoteleiro, cujo percurso profissional inclui o grupo Vila Gal e formado em Gesto Tcnica Hoteleira, pela EHTP. 2 Quantidades a comprar A quantidade de mercadorias a comprar depende, por um lado da previso de ocupao dos diferentes pontos de venda da unidade hoteleira e por outro pelo histrico de consumo dos produtos em causa. Neste caso a experincia e o bom senso do chefe de compras fundamental para que sejam evitados excessos. Assim, impe-se uma informao atempada e rigorosa dos departamentos de Front Office (previso de pequenos almoos, penses, grupos, etc.) e de Food & Beverage (reservas de mesa, eventos especiais, etc.), bem como um sistema de informao que permita obter com rapidez o consumo mdio de cada produto Manual de Gesto de Alimentao e Bebidas Francisco Moser

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Anexos

Hotis do Grupo
- Prmios - Revista FEEL - Programa de Fidelizao VG - VG e o Golfe

Casa Santa Vitria


- Convite EV

Doc. N1- Ficha Tcnica Hotel Doc. N2- Organigrama Doc. N3 Mapa de Atividade Doc. N4 Grfico ABC

Bibliografia e Referncias

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Hotis do Grupo

Continente e Ilhas

Porto

Coimbra Centro

Ericeira Costa de Lisboa

Cascais Costa de Lisboa

Estoril Costa de Lisboa

Opera Costa de Lisboa

Collection Palcio dos Arcos Costa de Lisboa

Ampalius Alentejo e Algarve

Marina Alentejo e Algarve

Tavira Alentejo e Algarve

Albacora Alentejo e Alentejo e Algarve

Cerro Alagoa Alentejo e Algarve

Atlntico Alentejo e Algarve

Praia Alentejo e Algarve

Nutico Alentejo e Algarve

Clube de Campo Alentejo e Algarve

Lagos Alentejo e Algarve

Santa Cruz Madeira

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Brasil

Fortaleza Brasil

Salvador Brasil

Mares Brasil

Cumbuco Brasil

Eco Resort do Cabo Brasil

Eco Resort de Angra Brasil

Novos Projetos

vora Alentejo e Algarve

Sintra Costa de Lisboa

Rio de Janeiro Brasil

Tejo Costa de Lisboa

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Prmios
Vila Gal foi eleita a Melhor Cadeia Hoteleira pelos prmios Publituris Portugal Travel Awards 2012, no passado dia 21 de Setembro. Fonte: Planeta Algarve

LinK
http://planetalgarve.com/2012/09/26/vila-gale-eleita-melhor-cadeia-hoteleira/

Revista
FEEL - Vila Gal
Link
http://www.vilagale.pt/pages/feel/e-feel-18.pdf

Programa de Fidelizao Vila Gal


LUBE Home Light Silver Premium Trade

Vila Gal e o Golfe


GOLFE Costa de Lisboa Algarve Madeira Pedido de cotao

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A Casa de Santa Vitria uma empresa do Grupo Vila Gal focada na produo e comercializao de vinhos e azeites alentejanos de qualidade superior. Fundada em 2002, e fruto de uma paixo pelos produtos ligados terra, esta empresa representa um investimento que pretende proporcionar um contacto direto com o que de melhor se produz no Alentejo. Fonte: Novo Site:

http://www.santavitoria.pt/pt

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Convite

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Documento N 2

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Documento n 3 Mapa de Atividades

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Documento n 4 Mtodo ABC Grfico.

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Bibliografia e Referncias

Manual Gesto de Alimentao e Bebidas


Francisco Moser

Gesto de Aprovisionamento - Gesto de Compras, Stocks e Armazns


Manuel Braga

Manual de Acolhimento VG

WEB - Referncias

http://hoteliernews.com.br/2008/09/ARTIGOCurvaABCfundamentalparaumaboa gestodehotis/ http://www.vilagale.pt/pages/hoteis/pesquisa.php?pesq=reg http://www.santavitoria.pt/pt

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