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Captulo

Crear un informe
Los informes son sumamente utilizados para recopilar y exponer informacin sobre temas o acontecimientos determinados, que se utilizan tanto en las empresas y actividades profesionales, como entre las personas individualmente.

SERVICIO DE ATENCIN AL LECTOR: lectores@tectimes.com

Crear un informe Elegir la plantilla Adaptar la portada Reemplazar los textos Reemplazar o agregar imgenes y otros elementos Completar el contenido del informe Modificar, crear o insertar una tabla Representar la tabla con un grfico Enviar el informe por correo electrnico

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Se puede elaborar un informe sobre un proyecto, sobre el resultado de una reunin o sobre los valores de un anlisis de mercado. La correcta distribucin de textos y ttulos, la acertada eleccin de fuentes y colores, la insercin de imgenes, tablas y grficos pueden diferenciar claramente un informe bien elaborado, hacindolo mucho ms claro y atractivo. El programa indicado para crear un informe con una esmerada presentacin es Microsoft Word, que permite hacerlo fcilmente con slo reemplazar, en la plantilla elegida, los elementos de ejemplo que correspondan.

Elegir la plantilla
Word XP dispone de plantillas que permiten crear informes de tres diferentes estilos: elegante, moderno y profesional. Para acceder a ellas y seleccionar la que mejor se adapte a sus necesidades proceda de la siguiente forma: Elegir la plantilla PASO A PASO

Al ejecutar Microsoft Word se presentar el Panel de tareas Nuevo documento. Si la ventana se encuentra ya abierta, haga clic en Archivo/ Nuevo para acceder al mismo. En el sector Nuevo a partir de una plantilla, haga clic en Plantillas generales (Figura 1). Se presentar el cuadro de dilogo Plantillas (Figura 2).

OTROS USOS Las plantillas para informes permiten crear tambin otros tipos de documentos, tales como, libros, resmenes, propuestas y artculos, que requieran una portada y una correcta distribucin de ttulos, textos, tablas e imgenes.

USE SU PLANTILLA Para iniciar un documento nuevo, basado en una plantilla personalizada, creada por usted, haga clic en Archivo/Nuevo/Plantillas generales/ficha General y haga doble clic en el cono que muestra el nombre que asign a la plantilla.

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Elegir la plantilla

Figura 1. La opcin Plantillas generales permite acceder a todas las plantillas disponibles en Word para la realizacin de muy distintos tipos de documentos.

Figura 2. En las fichas de este cuadro se pueden encontrar plantillas para crear los documentos ms usuales con distintos estilos.

Active la ficha Informes y seleccione alternativamente cada uno de los tres conos para observar, en la vista previa, cul es la presentacin ms adecuada para el informe que va a realizar. Haga doble clic en el cono de la plantilla elegida para el informe o seleccinela y haga clic en Aceptar. Para realizar este ejemplo utilizaremos la plantilla Informe

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moderno (Figura 3). Se presentar un documento nuevo, con las caractersticas de la plantilla elegida, listo para ser completado con la informacin necesaria.

Figura 3. La vista preliminar muestra que la plantilla abarca tres pginas.

Adaptar la portada
Los ttulos, ornamentos e imgenes de la portada de la plantilla pueden servir de base para el nuevo informe a crear, pero ser preciso adaptarlos a la temtica de este, realizando los cambios necesarios.

PLANTILLAS PROPIAS Cree sus propias plantillas abriendo, con el botn Plantillas activado en el cuadro Abrir, una de las existentes en Word, modifquela a su gusto y gurdela despus con otro nombre, seleccionando Plantilla de documento en el cuadro Guardar como:

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Adaptar la portada

Reemplazar los textos

Los textos que aparecen como muestra en la plantilla debern ser reemplazados por los reales. Estos textos indican, en muchos casos, los procedimientos a seguir para completar el informe. Reemplazar los textos PASO A PASO

Haga clic en el cuadro de texto de la parte superior derecha del documento y escriba la direccin o cualquier otro dato que desee agregar en ese lugar. Si necesita ms espacio, haga clic en el borde del cuadro de texto y arrastre alguno de los controladores de tamao hasta la dimensin adecuada. Para introducir los ttulos seleccione los textos de muestra existentes y escriba sobre ellos los que corresponden para su informe. En la Figura 4, puede verse un ejemplo de los cambios realizados.

Figura 4: Seleccionando los ttulos y textos es posible modificar su formato, asignndoles fuentes, tamaos y atributos distintos.

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Reemplazar o agregar imgenes y otros elementos

Existen en la portada de la plantilla otros elementos decorativos, tales como imgenes, anchas lneas de color gris y otras de puntos, que se encuentran en los sectores de encabezado y pie de pgina. Para poder modificarlos se debe proceder de la siguiente forma: Reemplazar imgenes y otros elementos PASO A PASO

Haga clic en Ver/ Encabezado y pie de pgina. De esta forma pasarn a primer plano esos elementos, quedando los dems textos atenuados en la parte posterior. Haga clic en el elemento que desee modificar para seleccionarlo y cmbiele el tamao, la forma, el color y cualquier otro atributo o, si lo desea, arrstrelo hasta otro lugar. Si desea eliminar la imagen, haga clic en ella y pulse la tecla Suprimir. Si, en cambio, desea modificarla, haga doble clic sobre la misma y esta se presentar en una nueva ventana donde puede efectuar los cambios necesarios, utilizando las herramientas de las barras existentes. Al finalizar, pulse en el botn Cerrar imagen para volver al documento del informe. Para cambiar la imagen predeterminada por otra, haga clic sobre la misma para seleccionarla, abra el men Insertar, localice y seleccione la nueva imagen y pulse en el botn que permite insertarla en el documento. Otra forma de hacerlo consiste en eliminar la imagen existente, insertar un cuadro de texto en el lugar apropiado y con las dimensiones adecuadas, hacer clic en el interior de este e insertar all la nueva imagen, como puede verse en la Figuras 5.

VEA EL INFORME DEL EJEMPLO El archivo correspondiente al Informe de la Figura 6 se encuentra en el sitio onweb.tectimes.com con el nombre frica safaris.doc

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Adaptar la portada

Figura 5. Insertando la imagen en el interior de un cuadro de texto es posible agrandarla, achicarla o arrastrarla a otro lugar con el puntero.

Despus de las modificaciones realizadas, la portada del informe quedar aproximadamente como puede verse en la Figura 6.

Figura 6: La imagen esfumada del tigre acompaa mejor el tema del informe.

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Completar el contenido del informe

Despus de la portada, las pginas siguientes del informe pueden contener, adems de los textos, listas numeradas o con vietas, imgenes, grficos, tablas y otros objetos. Los textos se reemplazan directamente, seleccionndolos y escribiendo sobre ellos. Las listas numeradas o con vietas pueden ser creadas como en cualquier otro documento de Word. Las imgenes y grficos pueden ser reemplazados o insertados tal como si ha visto anteriormente. Veamos cmo proceder con las tablas.

Modificar, crear o insertar una tabla

Las plantillas contienen tablas que pueden ser utilizadas, adaptndolas a la necesidad del informe, o pueden crearse otras que se ajusten ms a los requerimientos del usuario. Tambin pueden insertarse tablas existentes. Para utilizar la tabla de la plantilla bastar seleccionar los textos y valores y reemplazarlos por los adecuados. Haciendo clic en una celda o seleccionando filas y columnas y utilizando las opciones del men Tabla, es posible realizar todas las operaciones habituales de edicin de las mismas. Para crear una tabla nueva utilice cualquiera de los mtodos que permiten dibujar o insertar una tabla y luego introduzca en ella los datos que corresponden. Para insertar una tabla existente seleccinela, en el lugar donde se encuentra y cpiela. Despus coloque el punto de insercin donde desee ubicarla y pguela con vnculo o sin l, en el informe. Si la pega con vnculo se actualizar cada vez que sea modificado el archivo original.

Representar la tabla con un grfico

Si lo desea puede representar los datos de la tabla con un grfico. Para hacerlo proceda de la siguiente forma:

AGRGUELE UN NDICE Cuando cree un informe extenso es muy conveniente que agregue al mismo un ndice o una Tabla de contenido. Para hacerlo, pulse sobre el men Insertar/Referencia/ndice y tablas y utilice el cuadro que se presentar.

IMGENES EN INTERNET Si no tiene a mano imgenes relacionadas con el tema del informe, el poderoso buscador de imgenes de Google (www.google.com) le ser de suma utilidad. Puede buscar por palabras clave y bajar a su PC las que ms le agraden.

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Completar el contenido del informe

Coloque el punto de insercin entre la tabla y el texto siguiente. Si es necesario desplace este hacia abajo con la tecla ENTER. Seleccione la tabla con el mouse o el teclado, y haga clic en Insertar/ Objeto/ ficha Crear Nuevo. Pulse sobre los botones de la barra de desplazamiento de la ventana principal, seleccione Grfico de Microsoft Graph y pulse en el botn Aceptar. En la tabla aparecer el Grfico con su Hoja de datos (Figura 7) con la informacin obtenida desde el documento.

Figura 7. En la Hoja de datos aparecen los valores de la tabla y el grfico que los representa.

ANTES DE IMPRIMIR No olvide probar el informe yendo a Archivo/Vista preliminar antes de imprimir el informe, para estar seguro de qu es lo que saldr por la impresora. En ocasiones, una la configuracin de mrgenes no acorde deja algunos detalles fuera del rea de impresin.

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Insertar un grfico en el informe

PASO A PASO

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Finalmente, cierre la Hoja de datos que contiene la informacin representada en el grfico, utilizando el botn Cerrar. Ajuste la forma y el tamao definitivo del grfico, utilizando los botones controladores que aparecen en los lados y en las esquinas. El grfico insertado a continuacin de la tabla se ver, aproximadamente, como el que se muestra en el documento de la Figura 8.

Figura 8. El grfico muestra de una forma mucho ms clara los distintos valores.

Ya tenemos finalmente nuestro informe completo con texto, imgenes, tablas con informacin numrica, y un grfico que ayuda a visualizar los resultados obtenidos. Veamos a continuacin que ms podemos hacer desde Word con el documento ya terminado.

HIPERVNCULOS En el caso de que el informe est pensado para visualizarse en una PC, ya sea como documento de Word o en forma de correo electrnico, es una buena idea complementar la informacin con vnculos a sitios web relacionados con el tema.

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Enviar el informe por correo electrnico

Una vez terminado el informe puede enviarlo utilizando el correo electrnico, directamente desde la ventana del documento, incluyndolo en el cuerpo del mensaje. Para hacerlo proceda de la siguiente forma: Enviar el Informe desde Word PASO A PASO

Haga clic en el men Archivo/ Enviar a/ Destinatario de correo o pulse en el botn Correo electrnico de la barra de herramientas Estndar. Se agregarn a la ventana las barras habituales para enviar mensajes de correo electrnico (Figura 9).

Figura 9. En el cuadro Asunto: aparecer, de forma predeterminada, el nombre del archivo. Si lo desea puede cambiarlo.

Escriba los nombres de los destinatarios o seleccinelos en la Libreta de direcciones.

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Enviar el informe por correo electrnico

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En el cuadro Introduccin: escriba el texto que desea agregar al documento. Pulse en el botn Enviar una copia.

Tambin puede enviar el informe, creando un mensaje de correo electrnico nuevo, de la forma como lo hace habitualmente y agregndolo como un archivo adjunto.

MENOS ES MEJOR Si va a enviar el informe por correo electrnico, intente evitar el uso excesivo de imgenes y dems elementos que aumenten el tamao del archivo. Tenga en cuenta que un mensaje de 1MB tarda alrededor de 10 minutos en bajar a travs de una conexin telefnica.

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