Metodologia Planeacion y Gestion Integral

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin
Bogot D.C., Diciembre 2012
PRESIDENCIA DE LA REPBLICA Mara Lorena Gutirrez Botero Alta Consejera Presidencial para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa Carlos Fernando Galn Pachn Secretario de Transparencia MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN Y LAS COMUNICACIONES Johanna Pimiento Quintero Gerente General Programa Gobierno en Lnea DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN Jess Orlando Gracia Fajardo Director de Seguimiento y Evaluacin a Polticas Pbicas Rosa Irene Rubio Can Directora Programa Nacional de Servicio al Ciudadano DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA Elizabeth Rodrguez Taylor Directora Mara del Pilar Garca Gonzlez Directora de Control Interno y Racionalizacin de Trmites Claudia Patricia Molano Vargas Directora de Empleo Pblico Claudia Patricia Hernndez Len Directora Jurdica Jos Fernando Berro Berro Director de Desarrollo Organizacional AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN PBLICA COLOMBIA COMPRA EFICIENTE Mara Margarita Zuleta Gonzlez Directora ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN Carlos Zapata Crdenas Director
EQUIPO DE TRABAJO Cristina Triana Soto Alta Consejera Presidencial para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa - Presidencia de la Repblica Angela Meja Jaramillo Asenet Correa Rodrguez Caridad Jimnez Giraldo Claudia Patricia Daz Baquero William Pulido Trujillo Direccin de Control Interno y Racionalizacin de Trmites - DAFP Elsa Yanuba Quiones Serrano Juan Manuel Manrique Ramrez Direccin de Empleo Pblico - DAFP Oswaldo Galeano Carvajal Direccin de Desarrollo Organizacional - DAFP Fernando Augusto Segura Restrepo Programa Gobierno en Lnea Ministerio TIC Mauricio Solano Caldern Direccin de Seguimiento y Evaluacin a Polticas Pbicas - DNP Juan Carlos Acevedo Durn Lina Mara Moncaleano Cullar Programa Nacional de Servicio al Ciudadano - DNP Albert Fredy Cuesta Gmez Daniel Andrs Garca Can Martha Ligia Ortega Santamara Secretaria de Transparencia - Presidencia de la Repblica Alfredo Rafael Roa Henrquez Nicols Penagos Forero Agencia Nacional de Contratacin Pblica Colombia Compra Eficiente Angela Marcela Camacho Liliana Mayorga Tovar Archivo General de la Nacin
CONTENIDO
INTRODUCCIN OBJETIVO ALCANCE 1. 2. 2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.6 2.6 MARCO CONCEPTUAL POLTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO REQUERIMIENTOS GENERALES GESTIN MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA, PARTICIPACIN Y SERVICIO AL CIUDADANO Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Participacin Ciudadana en la Gestin Rendicin de Cuentas Servicio al Ciudadano GESTIN DEL TALENTO HUMANO Plan Estratgico de Recursos Humanos Plan Anual de Vacantes Capacitacin Bienestar e Incentivos EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Gestin de la Calidad Eficiencia Administrativa y Cero Papel Racionalizacin de Trmites Modernizacin Institucional Gestin de Tecnologas de informacin Gestin Documental GESTIN FINANCIERA
6 7 7 8 13 14 17 18 18 20 21 24 29 33 34 35 35 36 36 37 38 40 49 52 53 57
2.6.1 2.6.2 2.6.3 2.6.4 3. 3.1 3.2 3.3 4.
Programacin y Ejecucin Presupuestal Programa Anual Mensualizado de Caja PAC Formulacin y seguimiento a Proyectos de Inversin Plan Anual de Adquisiciones (PAA) SOPORTES TRANSVERSALES Modelo Estndar de Control Interno MECI Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno Estrategia de Gobierno en lnea FORMULARIO NICO DE REPORTE DE AVANCES DE LA GESTIN TRMINOS Y DEFINICIONES ANEXO 1: MATRIZ INICIAL DE REQUERIMIENTOS ANEXO 2 MATRIZ DEPURADA DE REQUERIMIENTOS
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INTRODUCCIN La gerencia pblica moderna y eficiente busca un Estado con capacidad permanente para mejorar su gestin, sus espacios de participacin y su interlocucin con la sociedad, en procura de la prestacin de mejores y ms efectivos servicios. El mejoramiento contino de la Administracin Pblica, se basa, entre otros aspectos, en el fortalecimiento de herramientas de gestin y en la coordinacin interinstitucional que facilitan la implementacin de las polticas pblicas mediante la ejecucin de los planes, los programas y los proyectos. Con el fin de proporcionarle a la ciudadana los bienes y servicios que necesitan y de atender oportunamente sus exigencias, las entidades requieren que desde la planeacin se trace el camino de la gestin institucional con principios de eficiencia y eficacia y que los colaboradores de los diferentes niveles y reas de la entidad se sientan involucrados en el logro de las metas establecidas. Adicionalmente, y teniendo en cuenta las reiteradas y variadas solicitudes de informacin relacionadas con la gestin de las entidades, por parte de diferentes instancias de gobierno, se hace necesario armonizarlas en un instrumento metodolgico y en una herramienta que facilite el registro de los avances de la gestin, como insumo para la evaluacin y control de los resultados de las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. En este sentido, se presenta el Modelo Integrado de Planeacin y Gestin que articula el quehacer de las entidades, mediante los lineamientos de cinco polticas de desarrollo administrativo1 y el monitoreo y evaluacin de los avances en la gestin institucional y sectorial. El talento humano y los recursos administrativos, tecnolgicos y financieros se convierten en el soporte para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno, para as fortalecer la capacidad del Estado en trminos de oferta de bienes y servicios orientados a mejorar el bienestar de los ciudadanos. Para la construccin del Modelo se identificaron todos los requerimientos definidos por diferentes entidades pblicas, en cumplimiento de normas y polticas vigentes en materia de desempeo institucional, resultando un total de 464 requerimientos (ver Anexo 1). Posteriormente, cada uno de estos fue analizado por los respectivos responsables, en una mesa de trabajo interinstitucional, logrando simplificar y reducir
Gestin Misional y de Gobierno; Transparencia, Participacin y Servicio al Ciudadano; Gestin del Talento Humano; Eficiencia Administrativa; Gestin Financiera.
ms del 80% su nmero, a travs de la identificacin de elementos comunes (ver Anexo 2). A partir de los requerimientos resultantes, se definieron cinco polticas de desarrollo administrativo, las cuales remplazan las establecidas por el Decreto 3622 de 2005 y amplan su aplicacin al mbito misional, para as lograr una articulacin completa que refleje el quehacer de las entidades. La planeacin se constituye entonces en el mecanismo de articulacin, a travs de sus tres modalidades: Plan Estratgico Sectorial, Plan Estratgico Institucional y Plan de Accin Anual. Estos planes se convierten en la gran sombrilla que recoge los requerimientos de otras polticas, estrategias e iniciativas de gobierno, sin desconocer que muchas de ellas poseen metodologas e instrumentos propios. Por tanto, a travs de una planeacin integral se busca simplificar y racionalizar la labor de las entidades en la generacin y presentacin de planes, reportes e informes OBJETIVO a. Simplificar y racionalizar la labor de las entidades en la generacin y presentacin de planes, reportes e informes. b. Armonizar y articular las diferentes estrategias, polticas y planes orientados al cumplimiento de la misin y prioridades de Gobierno, proporcionando lineamientos para su implementacin e inclusin en el ejercicio de la planeacin sectorial e institucional, tanto cuatrienal como anual. ALCANCE Esta metodologa aplica a las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico del Orden Nacional en los trminos sealados en el artculo 42 de la Ley 489 de 1998 y sus orientaciones debern ser atendidas en el ejercicio planeacin y gestin.
1. MARCO CONCEPTUAL El proceso de planeacin de las entidades pblicas debe partir de lo establecido en los artculos 26 y 29 de la Ley 152 de 1994, en lo referente a elaborar, con base en los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo, un Plan Indicativo Cuatrienal, con planes de accin anuales, instrumentos que se constituyen en la base para la evaluacin de resultados. Adicionalmente, en la elaboracin del Plan de Accin se deben tener en cuenta los principios generales de autonoma, ordenacin de competencias, coordinacin, consistencia, prioridad del gasto pblico social, continuidad, participacin, sustentabilidad ambiental, desarrollo armnico de las regiones, proceso de planeacin, eficiencia, viabilidad y coherencia, as como las disposiciones constitucionales y legales pertinentes. De otra parte, y a partir de los lineamientos de la Poltica de Buen Gobierno y Gestin Pblica Efectiva las entidades deben definir estrategias sectoriales acordes con el Plan de Gobierno y el Plan Nacional de Desarrollo, las cuales sern implementadas a travs de Planes Estratgicos Sectoriales y Planes Estratgicos Institucionales; entindase stos ltimos como el Plan Indicativo Cuatrienal de la Ley 152 de 1994. La planeacin se constituye entonces en el mecanismo de articulacin, a travs de sus tres modalidades: Plan Estratgico Sectorial, Plan Estratgico Institucional y Plan de Accin Anual. Estos planes se convierten en la gran sombrilla que recoge los requerimientos de otras polticas, estrategias e iniciativas de gobierno, sin desconocer que muchas de ellas poseen metodologas e instrumentos propios. Por tanto, a travs de una planeacin integral se busca simplificar y racionalizar la labor de las entidades en la generacin y presentacin de planes, reportes e informes
Figura 1. Modalidades de la planeacin
Estos planes, en su componente estratgico contemplan: la misin de cada entidad, su visin, los objetivos, las metas cuatrienales, los indicadores, las estrategias, los programas, acciones y productos. A partir del componente estratgico, las entidades definen las actividades, productos e indicadores a seguir, en un plazo de un ao, para el cumplimiento de las metas cuatrienales fijadas. Adicionalmente, para la formulacin de los planes es necesario tener en cuenta las cinco polticas de desarrollo administrativo: Gestin Misional y de Gobierno; Transparencia, Participacin y Servicio al Ciudadano; Gestin del Talento Humano; Eficiencia Administrativa; Gestin Financiera, las cuales permiten enmarcar el quehacer misional y de apoyo, tomando como referentes las metas de gobierno establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo, las competencias normativas asignadas a cada entidad y el marco fiscal, al igual que los resultados de la evaluacin del ejercicio de planeacin del perodo anterior. As mismo, la Estrategia de Gobierno en lnea est inmersa en el desarrollo de estas cinco polticas y se deber implementar como una herramienta dinamizadora en lo relacionado con el uso de los medios electrnicos y, en general, de tecnologas de informacin y comunicaciones, siguiendo los lineamientos definidos por el Ministerio de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones. El monitoreo, evaluacin y control de los resultados institucionales y sectoriales utilizar como insumo los avances registrados en el Formulario nico de Reporte de Avances de la Gestin y se adelantar a travs del Modelo Estndar de Control Interno y del Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno administrado por el Departamento Nacional de Planeacin. Es as como se presenta el Modelo Integrado de Planeacin y Gestin, el cual contempla los siguientes elementos: Referentes-Insumos: Punto de partida para la construccin de la planeacin, incluyen las metas de Gobierno establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo, las competencias normativas asignadas a cada entidad y el marco fiscal. Polticas de Desarrollo Administrativo: Conjunto de lineamientos que orientan a las entidades en el mejoramiento de su gestin para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno, a travs de la simplificacin de procesos y procedimientos internos, el aprovechamiento del talento humano y el uso eficiente de los recursos administrativos, financieros y tecnolgicos. Metodologa: Esquema de planeacin articulado, que facilita la implementacin de las polticas e iniciativas gubernamentales que estn orientadas a fortalecer el
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desempeo institucional, en procura del cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno para la prestacin de un mejor servicio al ciudadano. Instancias: Responsables de liderar, coordinar y facilitar la implementacin del modelo a nivel sectorial e institucional. Formulario nico Reporte de Avances de la Gestin: Herramienta en lnea de reporte de avances de la gestin, como insumo para el monitoreo, evaluacin y control de los resultados institucionales y sectoriales.
La representacin grfica del Modelo es la siguiente:
Figura 2 Modelo Integrado de Planeacin y Gestin
Sern responsables de liderar, coordinar y facilitar la implementacin del modelo, las siguientes instancias: a) A nivel sectorial, el Comit Sectorial de Desarrollo Administrativo, presidido por el Ministro o Director del Departamento Administrativo del sector respectivo y los directores, gerentes o presidentes de los organismos y entidades adscritas o vinculadas. La Secretara Tcnica de este comit ser ejercida por el Jefe de la 10
Oficina de Planeacin o quien haga sus veces, del Ministerio o Departamento Administrativo correspondiente. El Comit de Desarrollo Administrativo, de conformidad con lo sealado en la Ley 489 de 1998 modificada por el Decreto 019 de 2012, deber hacer seguimiento a las estrategias sectoriales por lo menos una vez cada tres (3) meses. b) A nivel institucional, Comit Institucional de Desarrollo Administrativo, instancia orientadora del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin en donde se discutirn todos los temas referentes a las polticas de desarrollo administrativo y dems componentes del modelo. Este comit sustituir los dems comits que tengan relacin con el modelo y no sean obligatorios por mandato legal. En el nivel Central, dicho comit ser liderado por el Viceministro o Subdirector de Departamento Administrativo o Secretarios Generales. En el nivel descentralizado, por los Subdirectores Generales o Administrativos, o los Secretarios Generales o quienes hagan sus veces. La Secretara Tcnica de este comit ser ejercida por el Jefe de la Oficina de Planeacin o quien haga sus veces. En resumen, las principales ventajas de este modelo integrado son: La articulacin de la planeacin a travs de sus tres modalidades: Plan Estratgico Sectorial, Plan Estratgico Institucional y Plan de Accin Anual, la gran sombrilla que recoge los requerimientos de otras polticas, estrategias e iniciativas de gobierno, sin desconocer que muchas de ellas poseen metodologas e instrumentos propios. Es as como los planes de desarrollo administrativo sectorial e institucional, el de eficiencia administrativa y cero papel, el de gobierno en lnea, el de Antitrmites, se recogen en estas tres modalidades y dejan de ser planes y formatos aislados. La racionalizacin de reportes e informes: A travs de la planeacin integrada se implementarn todos los componentes de las polticas de desarrollo administrativo, obligando a las entidades rectoras de estas polticas a obtener la informacin requerida sobre las mismas, en este esquema de planeacin. La reduccin de requerimientos: Resultado de la revisin y unificacin de criterios por parte de las entidades formuladoras de las polticas de desarrollo administrativo. La alineacin de los planes a las metas del Plan Nacional de Desarrollo.
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Un nico instrumento de reporte de avances de la gestin.
Finalmente, es importante resaltar que al adoptar e implementar este Modelo se entiende que el Sistema de Desarrollo Administrativo, consagrado en la Ley 489 de 1998, se encuentra tambin implementado. As mismo, los planes de desarrollo administrativo sectorial e institucional, el plan de eficiencia administrativa y cero papel, el plan de Gobierno en Lnea, el Plan antitrmites se recogen en las tres modalidades enunciadas y dejan de ser planes y formatos aislados. Igualmente, el Modelo recoge lo establecido en las Directivas Presidenciales 09 de 2010 y 04 de 2012, determinando que el reporte de los resultados de las prcticas aplicadas en materia de eficiencia administrativa y reduccin de papel, a la que se refiere la Directiva 04 de 2012, se har a travs del Formulario nico de Reporte de Avances de la Gestin.
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2. POLTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Son cinco las Polticas de Desarrollo Administrativo, adoptadas por el Gobierno nacional para ser implementadas a travs de la planeacin sectorial e institucional de las entidades: 1. 2. 3. 4. 5. Gestin Misional y de Gobierno Transparencia, Participacin y Servicio al Ciudadano Gestin del Talento Humano Eficiencia Administrativa Gestin Financiera
Cada poltica tiene componentes o subtemas, los cuales deben ser desarrollados a travs de la planeacin integrada y teniendo en cuenta los lineamientos que los rectores de cada poltica han definido para su implementacin. Dichos lineamientos se convierten en requerimientos concretos que cada entidad debe atender, siendo algunos comunes a varias polticas, otros transversales por su injerencia estratgica y otros particulares de una poltica.
Figura 3. Polticas de Desarrollo Administrativo con sus respectivos componentes 13
Cada uno de los componentes de la figura anterior, contiene requerimientos asociados, cuyo detalle puede verse en el Anexo 2 del presente documento. 2.1 REQUERIMIENTOS GENERALES Se entiende por requerimientos generales aquellos que se comparten en la implementacin de dos o ms polticas de desarrollo administrativo y que para efectos de facilitar el ejercicio de la planeacin, se han simplificado y unificado, as: Conformacin de Comits: A nivel institucional, el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo, instancia orientadora del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin y donde se discutirn todos los temas referentes a las polticas de desarrollo administrativo y dems componentes del modelo. A nivel sectorial, se mantiene el Comit Sectorial de Desarrollo Administrativo, establecido en la Ley 489 de 1998, como instancia orientadora y de seguimiento a la ejecucin de las polticas de desarrollo administrativo en el sector. Formulacin del plan estratgico sectorial (cuatrienal) Formulacin del plan estratgico institucional (indicativo cuatrienal) Formulacin del plan de accin anual Monitoreo y evaluacin de los planes estratgicos sectorial e institucional y del plan de accin anual, con el fin de lograr una la implementacin de las polticas de desarrollo administrativo ms efectivas. Socializacin de los planes estratgicos sectorial e institucional y del plan de accin anual, al interior de la entidad, para facilitar el conocimiento y generar compromiso en los servidores pblicos con el efectivo cumplimiento de metas establecidas. Caracterizacin de ciudadanos y grupos de inters, que permita identificar las caractersticas, intereses y necesidades de cada una de las polticas de desarrollo administrativo para su efectiva implementacin, con el fin de disear estrategias e intervenciones que respondan realmente a las necesidades de dichos ciudadanos y grupos. Publicacin de Informacin de la entidad. Las entidades de la Administracin Pblica debern poner a disposicin de la ciudadana, en lugares visibles y en medios electrnicos de fcil acceso a los ciudadanos, la siguiente informacin:
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Planeacin, Gestin y Control: - Plan Estratgico Sectorial - Plan Estratgico Institucional - Plan de Accin Anual - Distribucin presupuestal de Proyectos de Inversin - Entes de control que vigilan a la entidad - Informes de Gestin - Metas e indicadores de gestin - Planes de Mejoramiento - Reportes de control interno - Informes de empalme - Defensa judicial - Informe de archivo Informacin general de la entidad: - Misin y visin - Objetivos y funciones - Organigrama - Directorio de entidades: listado de entidades que pertenecen al sector o a la Administracin, direccin y telfono. - Datos de contacto de servidores pblicos - Correo electrnico de contacto o enlace al sistema de atencin al ciudadano con que cuente la entidad - Telfonos, lneas gratuitas y fax - Localizacin fsica sede central y sucursales o regionales - Preguntas y respuestas frecuentes - Glosario - Noticias - Informacin para nios: disear y publicar informacin sobre la entidad y sus actividades, de manera didctica y en una interfaz interactiva. En este ltimo caso, deben seguirse los lineamientos establecidos en la norma NTC 5854 sobre elementos no textuales. - Calendario de actividades - Derechos de los ciudadanos y medios para garantizarlos - Normatividad (leyes, decretos, ordenanzas, acuerdos, polticas y lineamientos): Se debe publicar la normatividad que rige a la entidad, la que determina su competencia y la que es aplicable a su actividad o producida por la misma. - Polticas, manuales tcnicos o lineamientos que produzca la entidad - Informacin principal en otro idioma - Implementacin de buzones de correo electrnico para la recepcin de notificaciones judiciales - Informacin para poblacin vulnerable - Informacin de Programas sociales
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- Publicacin de informacin en audio y/o video Informacin Financiera y Contable: - Presupuesto aprobado para la vigencia - Informacin histrica presupuestal - Estados financieros Contratacin - Plan Anual de Adquisiciones (PAA) - Publicacin de los procesos contractuales en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica Trmites y Servicios - Listado de nombres de trmites y servicios, cada uno enlazado a la informacin registrada en el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT y en el Portal del Estado Colombiano (PEC). Peticiones, denuncias, quejas y reclamos - Informe de peticiones, denuncias, quejas y reclamos - Dependencia, nombre y cargo del servidor a quien debe dirigirse en caso de quejas o reclamos. - Disposicin de un enlace en la pgina web para la recepcin de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (Artculo 76 Ley 1474 de 2011). Recurso Humano - Manual de funciones y de competencias laborales - Perfiles de los funcionarios principales - Asignaciones salariales - Acuerdos de Gestin - Ofertas de empleo Gestin Documental - Programa de Gestin Documental PGD. - Cuadro de Clasificacin Documental CCD. - Tablas de Retencin Documental TRD. - Inventarios Documentales. De acuerdo con la caracterizacin de ciudadanos y la actividad misional, cada entidad podr identificar otra informacin adicional susceptible de ser publicada en su sitio web. Igualmente, deber elaborar e implementar polticas internas asociadas con el manejo editorial y de actualizacin de los medios fsicos y electrnicos, as como Polticas de seguridad y manejo de datos personales. Poltica editorial y de actualizacin: La provisin de informacin a travs de medios electrnicos, hace necesario que al interior de cada entidad se defina una poltica que 16
permita tener claro e institucionalizado este proceso. Por ello, la entidad implementa la poltica editorial y de actualizacin sobre los contenidos de sus sitios Web incluyendo la periodicidad de actualizacin y la dependencia responsable, teniendo en cuenta lo que establece el presente Manual al respecto. Dicha poltica debe estar documentada y aprobada oficialmente por el director de la entidad Polticas de seguridad de la informacin y manejo de datos personales. La entidad debe definir y elaborar las polticas de seguridad de la informacin y proteccin de datos personales, la cual debe estar publicada en la pgina principal del sitio web.
2.2 GESTIN MISIONAL Y DE GOBIERNO Poltica orientada al logro de las metas establecidas por el Sector y por la entidad, para el cumplimiento de su misin y de las prioridades que el Gobierno define. Componente
Indicadores y Metas de Gobierno Con base en las prioridades de Gobierno, los lineamientos misionales y sectoriales y el marco fiscal y normativo, las entidades cabeza de sector y sus entidades adscritas y vinculadas deben disear el Plan Estratgico Sectorial y los Planes Estratgicos Institucionales, de acuerdo con lo dispuesto en los artculos 26 y 29 de la Ley 152 de 1994. Estos Planes incluyen objetivos, estrategias, actividades, indicadores y metas. Teniendo en cuenta las prioridades sectoriales, los Ministros y Directores de Departamento lideran y coordinan la elaboracin de los Planes Estratgicos Institucionales coherentes con la misin de cada entidad, su visin, los objetivos, las metas cuatrienales, los indicadores, las estrategias, acciones y productos, y su respectivo plan de accin anual, que contiene, a su vez, acciones, productos, metas e indicadores y los recursos asociados, tanto del Presupuesto General de la Nacin como de otras fuentes de financiamiento. Todos los aos, las entidades debern revisar el Plan Estratgico Sectorial e Institucional y, en caso necesario, actualizarlo y publicarlo en su respectiva pgina web, junto con el Plan de Accin Anual y el balance de resultados alcanzados en el ao inmediatamente anterior.
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Los indicadores y metas que se definen como estratgicos son incluidos en el Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno, para su monitoreo permanente por parte de la Presidencia de la Repblica y del Departamento Nacional de Planeacin. Segn lo establece la Directiva Presidencial 021 de 2011, toda la informacin se deber actualizar mensualmente, a ms tardar el da 10 de cada mes. Los jefes de las oficinas de planeacin son los responsables de que esta informacin sea cargada en el aplicativo que existe para tal fin, en la pgina del Departamento Nacional de Planeacin. 2.3 TRANSPARENCIA, PARTICIPACIN Y SERVICIO AL CIUDADANO Poltica orientada a acercar el Estado al ciudadano y hacer visible la gestin pblica. Permite la participacin activa de la ciudadana en la toma de decisiones y su acceso a la informacin, a los trmites y servicios, para una atencin oportuna y efectiva. Componentes:
2.3.1 Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano Plan que contiene una estrategia de lucha contra la corrupcin y de atencin al ciudadano, que debe ser implementada en las entidades del orden nacional, departamental y municipal, en cumplimiento de lo establecido en el artculo 73 de la Ley 1474 de 2011. Para tal fin, la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la Repblica es la encargada de orientar la elaboracin y seguimiento del Plan, mediante un instrumento de tipo preventivo para el control de la gestin, cuya metodologa incluye cuatro componentes autnomos e independientes, con parmetros y soportes normativos propios. Se enfatiza en la metodologa del mapa de riesgos de corrupcin y para los dems componentes, se tienen en cuenta los lineamientos dados por las normas y entidades encargadas de su implementacin, con las cuales la Secretara de Transparencia se articular, para dar cumplimiento al Estatuto Anticorrupcin. Los requerimientos de esta poltica se enuncian a continuacin:
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Mapa de riesgos de corrupcin y las medidas para mitigarlos, establece los criterios generales para la identificacin y prevencin de los riesgos de corrupcin de las entidades, permitiendo la generacin de alarmas y la aplicacin de mecanismos orientados a controlarlos y evitarlos. La elaboracin de este mapa de riesgos esta alineada con la metodologa de administracin del riesgo de gestin del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y estar a cargo de la Secretara de Transparencia del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica. Racionalizacin de trmites, busca facilitar el acceso a los servicios que brinda la administracin pblica, permitiendo a cada entidad simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trmites existentes, as como, acercar al ciudadano a los servicios que presta el Estado, mediante la modernizacin y eficiencia de sus procedimientos. Poltica que lidera el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, a travs de la Direccin de Control Interno y Racionalizacin de Trmites. Rendicin de cuentas, expresin de control social que comprende acciones de informacin, dilogo e incentivos, que busca la adopcin de un proceso permanente de interaccin entre servidores pblicos y entidades con los ciudadanos y con los actores interesados en la gestin de los primeros y sus resultados. Busca la transparencia en la gestin de la administracin pblica para lograr la adopcin de los principios de Buen Gobierno. Poltica adelantada en coordinacin con el Departamento Nacional de Planeacin y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Servicio al Ciudadano, centra sus esfuerzos en garantizar el acceso de los ciudadanos, en todo el territorio nacional y a travs de distintos canales, a los trmites y servicios de la Administracin Pblica con principios de informacin completa y clara, eficiencia, transparencia, consistencia, calidad, oportunidad en el servicio, y ajuste a las necesidades, realidades y expectativas del ciudadano. Poltica liderada por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeacin. Adems de los cuatro elementos arriba sealados, se incluye una invitacin para que las entidades de orden nacional, departamental y municipal incorporen, dentro de su ejercicio de planeacin, estrategias encaminadas a fomentar la participacin ciudadana, brindar transparencia y eficiencia en el uso de los recursos fsicos, financieros, tecnolgicos y de talento humano, con el fin de visibilizar el accionar de la administracin pblica. De otra parte se desarrollan los parmetros bsicos que deben cumplir las dependencias encargadas de la gestin de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias de las entidades pblicas, para el cumplimiento del artculo 76 de la Ley
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1474 de 201, los cuales se desarrollaron de manera coordinada con la Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, la Estrategia de Gobierno en lnea y el Archivo General de la Nacin. La consolidacin del plan anticorrupcin y de atencin al ciudadano, estar a cargo de la oficina de planeacin de las entidades o quien haga sus veces, la cual adems servir de facilitadora para todo el proceso de elaboracin del mismo. El Jefe de Control Interno es el responsable de hacer seguimiento a la elaboracin y evaluacin de la Estrategia Anticorrupcin. Este seguimiento se realizar tres (3) veces al ao, esto es con corte a 30 de abril, 31 de agosto y 31 de diciembre y se publicar en la pgina web de la entidad. 2.3.2 Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Los principios de transparencia y de mxima publicidad para titular universal exponen que toda informacin en posesin, bajo control o custodia del Estado es pblica y no podr ser reservada o confidencial, salvo que est contemplada en la ley o en la Constitucin y que sean acordes con los principios de una sociedad democrtica. La informacin se debe proporcionar y facilitar en los trminos ms amplios posibles y a travs de los medios y procedimientos ms expeditos y de fcil comprensin al ciudadano. El derecho de acceso a la informacin genera la obligacin correlativa de divulgar activamente la informacin pblica y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligacin de producir o capturar la informacin pblica. Es esencial disponer de sistemas de informacin efectivos que garanticen al ciudadano un fcil acceso a la informacin y que estn siempre encaminados a la transparencia como una herramienta que sirve para la garanta de derechos fundamentales; econmicos, sociales y culturales y, aun, colectivos y del medio ambiente. Es decir, es fundamental que la informacin pblica sea til para los ciudadanos, poniendo a las personas como beneficiarios principales de la misma, y a las instituciones como usuarios complementarios. Para promover estos principios y derechos, la Secretara de Transparencia adelanta procesos e implementa mecanismos que facilitan la articulacin de todos los actores institucionales involucrados en el fomento de la transparencia en la funcin pblica y de la promocin del derecho fundamental a la informacin. Para lograr cumplir con los propsitos descritos, es necesario disponer de una estructura institucional, en cada una de las entidades, que permita sensibilizar y difundir en los funcionarios la importancia de que toda la informacin producida por el Estado es pblica, salvo aquella con restricciones constitucionales o legales; que dicha informacin, al ser estandarizada y analizada, puede generar indicadores de 20
seguimiento de oferta y demanda de informacin y generar mecanismos de seguimiento a todas las solicitudes o peticiones de informacin, lo que brinda garantas de trazabilidad a las personas y un mejor trmite al interior de las entidades, logrando el gobierno nacional avanzar en la observancia de la transparencia activa en la funcin pblica. Adems, se deben implementar o fortalecer, segn sea el caso, en todas las entidades del orden nacional, procedimientos de gestin documental que permitan la disponibilidad, pertinencia y calidad de la informacin suministrada a la comunidad. Para cumplir con todo lo anterior, en el marco de la Transparencia, Participacin y Servicio al Ciudadano, estos lineamientos se deben traducir en mecanismos eficientes y eficaces para la metodologa de planeacin y gestin. En este sentido, es preciso aclarar que tambin son componentes fundamentales todos los requerimientos transversales presentados en los numerales 2.1; 2.2; 2.3; 2.4; 2.5.2; 2.5.3; 2.5.5 y 2.5.6 del presente documento. 2.3.3 Participacin Ciudadana en la Gestin2 La gestin institucional debe realizarse con principios de democracia participativa y democratizacin de la gestin pblica. Ello implica la obligacin de abrir espacios de participacin e involucrar a los ciudadanos y las organizaciones de la sociedad civil en la formulacin, ejecucin, control y evaluacin de la gestin pblica. En el cumplimiento de esta poltica las entidades deben atender los siguientes requerimientos: Identificacin del nivel de participacin ciudadana en la gestin de la entidad La entidad debe determinar si tiene implementado espacios o mecanismos institucionales para facilitar la participacin en: a. La Informacin: Identificar si se entrega informacin al ciudadano a travs de varios canales de comunicacin adems de los medios electrnicos sobre programas, servicios, procedimientos, de la entidad. De igual forma debe identificarse si se recoge informacin directamente con el ciudadano para diagnsticos y autodiagnsticos y se le consulta su opinin sobre decisiones a tomar. Planeacin participativa: Identificar los mecanismos o espacios institucionales para adelantar con la ciudadana procesos de discusin, negociacin y
b.
Consultar Lineamientos para la Gestin Participativa del DAFP; Ley 489 de 1998 y Manual de Gobierno en Lnea. 21
concertacin en el que se analiza y decidir conjuntamente con los ciudadanos problemas a atender, acciones a emprender, prioridades, maneras de ejecutar los programas y la definicin de polticas pblicas. c. Control social a la gestin institucional: Establecer que mecanismos ha creado la entidad para facilitar las veeduras ciudadanas y la participacin de grupos sociales y de ciudadanos en el control a la formulacin de polticas, planes o programas sobre, a la ejecucin de los programas y servicios, ejecucin de contratos y manejo de recursos. Ejecucin por colaboracin ciudadana: Determinar si la entidad ha organizado programas y servicios institucionales que sean administrados y ejecutados por la comunidad (autoconstruccin, madres comunitarias, saneamiento bsico ambiental comunitario, entre otros) de las polticas pblicas, planes y programas
d.
Formulacin participativa institucionales:
- Con base en los planes y proyectos que deba adelantar el sector y sus entidades, relacionados con problemas sociales o que puedan tener algn tipo de intervencin ciudadana, debe evaluarse la capacidad administrativa (recursos, conocimientos, habilidades, tiempos) para generar procesos participativos y el grado de apertura al ciudadano. - Generar participacin ciudadana en la gestin supone identificar y definir el papel que se asigna al proceso participativo, as como decidir sobre los niveles de participacin que se est en capacidad de propiciar. - Formular participativamente polticas y planes supone un proceso de discusin, negociacin y concertacin en los que se analicen y decidan, conjuntamente con los ciudadanos, problemas a atender, acciones a emprender, presupuestos y destinacin de recursos, prioridades de recursos, maneras de ejecutar los programas y la definicin de polticas pblicas. Uso de medios electrnicos y presenciales en el proceso de elaboracin de normatividad Durante el proceso de elaboracin de normas, se debe consultar previamente a los usuarios y ciudadanos sobre proyectos normativos antes de su adopcin utilizando los canales en lnea y consulta directa.
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Uso de medios electrnicos y presenciales en el proceso de planeacin y formulacin de polticas de la entidad. Publicar, convocar, someter a consulta y retroalimentar los planes, programas o proyectos que afecten directamente a los ciudadanos, usuarios o clientes de los servicios de cada entidad, haciendo uso de canales electrnicos y presenciales. Consulta en lnea para la solucin de problemas - Publicar, convocar, someter a consulta, a travs de espacios presenciales y electrnicos, los temas sobre los cuales la entidad desea recibir aportes de ciudadanos o terceros para la solucin de problemas. - Las entidades podrn aprovechar las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones para recibir aportes de ciudadanos o terceros para la solucin de problemas. Para lo anterior se deben seguir los lineamientos definidos en el Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. Definicin de los programas y servicios que pueden ser administrados y ejecutados por la comunidad: La entidad debe determinar qu programas o servicios pueden ser ejecutados con la colaboracin de los ciudadanos a travs de mecanismos de asociacin, cooperacin o autogestin comunitaria, tales como: madres comunitarias, acueductos municipales, caminos verdales, mantenimiento de vas. Inclusin de normas sobre participacin ciudadana relacionadas directamente con la entidad, en su normograma. - Compilar leyes y normas que competen a las entidades y sectores en materia de participacin ciudadana. - Poner a disposicin de los usuarios y ciudadanos los derechos entidades o sectores protegen con sus servicios que las
Identificacin de experiencias y buenas practicas de participacin ciudadana en la entidad - Definir estrategias comunes con otras entidades o sectores que adelanten programas con participacin ciudadana para compartir experiencias y actuar articuladamente. - Crear un mecanismo de difusin para dar a conocer las experiencias
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Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin 2.3.4 Rendicin de cuentas a la ciudadana3 Por rendicin de cuentas se entiende el proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologas, estructuras, prcticas y resultados mediante los cuales, las entidades de la administracin pblica y los servidores pblicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestin a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades pblicas y a los organismos de control, a partir de la promocin del dilogo. La rendicin de cuentas es una expresin de control social que comprende acciones de peticin de informacin y explicaciones, as como la evaluacin de la gestin. Este proceso tiene como finalidad la bsqueda de la transparencia de la gestin de la administracin pblica y a partir de all lograr la adopcin de los principios de buen gobierno, eficiencia, eficacia, transparencia y rendicin de cuentas, en la cotidianidad del servidor pblico. Para tal fin es fundamental adelantar acciones de sensibilizacin, promocin y capacitacin de la participacin ciudadana en la rendicin de cuentas y concertar espacios de dilogo con actores claves en el proceso. El Conpes 3654 de 2010 establece como objetivo fomentar el dilogo y la retroalimentacin entre la Rama Ejecutiva y los ciudadanos. Para ello las entidades deben programar espacios de dilogo con la ciudadana para explicar los resultados y avances en su gestin. El proceso de rendicin de cuentas se desarrollar de conformidad con los lineamientos y requerimientos que se describen a continuacin, dentro del presente modelo. Sin embargo es preciso aclarar que tambin son componentes fundamentales de sta, todos los requerimientos transversales expuestos en el numeral 2.1 de este documento.
Revisar los siguientes documentos: Conpes 3654 de 2010, Captulo Buen Gobierno en Plan Nacional de Desarrollo 2010 a 2014; Ley 1474 de 2011; Ley 489 de 1998; Estatuto de la Participacin Ciudadana; Manual de Rendicin de Cuentas elaborado por DAFP y DNP y Manual de Gobierno en Lnea.
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Figura 4. Metodologa del proceso de Rendicin de Cuentas
Identificacin de las necesidades de informacin de la poblacin objetivo de la entidad - Las entidades deben producir y entregar informacin en forma permanente al ciudadano que sea comprensible, actualizada, oportuna, completa y que este disponible para su consulta. - Las entidades deben identificar la informacin sobre los resultados y avances de su gestin, as como la que interesa al ciudadano y definir los medios que utilizar para comunicarla a los grupos de inters, incluyendo el uso de las TIC y otros medios locales cercanos al ciudadano. Acciones de Informacin a travs de la utilizacin de medios de comunicacin masivos, regionales y locales o comunitarios para facilitar el acceso a la misma - La entidad debe establecer e implementar una estrategia de comunicacin a travs de medios y mecanismos que faciliten el acceso de diversas poblaciones utilizando simultneamente medios presenciales, escritos, y auditivos con los virtuales de acuerdo con las caractersticas de los interlocutores y recursos institucionales.
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- La informacin y la comunicacin son procesos complementarios: La informacin debe ofrecerse a toda la poblacin en general. La comunicacin tiene unas poblaciones objetivo, por lo general usuarios o beneficiarios de servicios y grupos poblacionales y de inters conformados por organizaciones sociales de la sociedad civil con quienes interesa motivar la interlocucin4. Acciones de Informacin por medio de la utilizacin de tecnologas de la informacin y comunicacin para facilitar el acceso a sta - Es necesario examinar la disponibilidad de recursos y alianzas para las labores de difusin y definir los medios para visibilizar la informacin ante la ciudadana para su utilizacin. - Es necesario que la entidad realice la promocin y divulgacin de la rendicin de cuentas. La entidad implementa las acciones o estrategias de comunicacin definidas en su plan de comunicaciones, para promocionar la jornada de rendicin de cuentas. Para esto los medios usados para realizar dicha promocin incluyen radio o prensa, sitio web, correo electrnico, telefona mvil, redes sociales, mensajes de texto. Implementacin Apertura de Datos La apertura de datos garantiza el acceso permanente a la informacin de las entidades pblicas, posibilita la relacin de dilogo y retroalimentacin que debe existir entre el ciudadano y la administracin pblica, as mismo permite en mayor medida una sociedad ms informada de las acciones de los servidores pblicos. Para lo anterior, la entidad debe poner a disposicin los datos5 primarios sin procesar en diversos medios; los cuales deben ser de fcil acceso y permitir su reutilizacin e interoperabilidad con otros sistemas, para as crear derivados de los mismos en los casos que sea necesario. Para implementar la accin de apertura de datos de debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: - Elaboracin de un inventario de datos: Para determinar aquellos datos que se van a publicar en formatos abiertos reutilizables, la entidad debe realizar previamente la revisin y consolidacin de la informacin que est bajo la responsabilidad.
Propuesta Lenguaje Ciudadano del Instituto Caro y Cuervo para el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. 2010-2011 5 La entidad debe tener presente que solamente puede poner a disposicin aquellos datos que no estn sujetos a clasificacin, confidencialidad o reserva de acuerdo con las disposiciones constitucionales y legales.
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- Priorizacin y elaboracin plan de apertura de datos: Del inventario de informacin, la entidad debe determinar aquellos datos prioritarios o que generan un mayor valor para los usuarios, para lo cual puede hacer uso de herramientas de interaccin u otros canales que les permitan a estos preguntar a los usuarios sus necesidades frente a los datos opinar sobre los datos que les son de inters. - Documentacin de los datos: Los datos identificados en la priorizacin deben contar con una descripcin comprensible para todos los usuarios. - Estructuracin de los datos: La entidad adelantar la preparacin del archivo con el conjunto de datos a cargar en un formato estructurado. Para realizar dicha estructuracin la entidad deber tener en cuenta los lineamientos definidos por el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en su Manual para la Implementacin del Gobierno en lnea y dems lineamientos definidos sobre la materia. - Publicacin de los conjuntos de datos: La entidad debe cargar y publicar los conjuntos de datos en la plataforma dispuesta para ello por el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y bajo los estndares y lineamientos definidos por el mismo. De igual forma se podr hacer la publicacin en catlogos de datos regionales, sectoriales o institucionales, referencindolos en el Catlogo de Datos del Estado Colombiano (www.datos.gov.co). - Promocin y uso de datos abiertos: Se debe promocionar el uso de los conjuntos de datos que la entidad ha abierto, a travs de espacios tanto fsicos como electrnicos. Definicin de metodologa de dilogo presencial que permita la participacin de los grupos de inters caracterizados. Es necesario crear variedad de espacios de encuentro presencial utilizando metodologas de dilogo con la ciudadana para explicar y justificar la gestin y escuchar la opinin de stos en la rendicin de cuentas, tales como: Reuniones zonales, Foros ciudadanos participativos por proyectos, temas o servicios, Mesas de trabajo temticas, Ferias de la gestin, Audiencias pblicas participativa, Encuentros regionales, Asambleas comunitarias, Reuniones por temas, Observatorios ciudadanos, encuentros virtuales con uso de TIC, entre otros. Acciones de Dilogo a travs del uso de medios electrnicos en los espacios de rendicin de cuentas - Habilitar mecanismos electrnicos para consultar a los usuarios y/o ciudadanos sobre los temas que deben ser incluidos en los espacios y procesos de rendicin
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de cuentas. Para ello la entidad convoca la participacin ciudadana para la priorizacin de temas, somete a consulta, retroalimenta y publica los resultados de las propuestas y preguntas de la ciudadana. - Habilitar canales de interaccin en lnea durante el evento de Rendicin de Cuentas, con el fin de atender preguntas, dar respuestas y ampliar informacin en tiempo real. - Realizar ejercicios de rendicin de cuentas en lnea, haciendo uso de los siguientes canales: chat, lnea telefnica, mensajes de texto, redes sociales, foro o blog. En estos espacios se pueden atender consultas de ciudadana en tiempo real, as como ampliar explicacin de temas y profundizar sobre contenidos de informes o informacin publicada por la entidad a travs de mltiples canales. Acciones de Incentivos Los incentivos estarn orientados a motivar positivamente o de manera sancionatoria la realizacin de actividades de rendicin de cuentas, promoviendo comportamientos institucionales para su cualificacin, mediante la capacitacin, el acompaamiento y el reconocimiento de experiencias. Cronograma del conjunto de acciones seleccionadas La entidad debe realizar el seguimiento y control del conjunto de las acciones de rendicin de cuentas que ha determinado organizar, siguiendo un cronograma en el que se refleje qu actividades sern permanentes y cules de menor frecuencia debido a su complejidad. Realizacin de la Convocatoria a eventos definidos - Con el fin de lograr el dilogo sobre la gestin y sus resultados en la rendicin de cuentas, cada entidad debe promover la participacin de organizaciones sociales y actores representativos de diferentes sectores de la sociedad, poblaciones y de la ciudadana en general, en el proceso de rendicin de cuentas, para ello debe convocar ampliamente a los grupos de inters identificados a participar en los eventos y reuniones de rendicin de cuentas. - Las entidades pblicas estn obligadas a invitar a las veeduras ciudadanas a participar en el proceso de rendicin de cuentas en cumplimiento de los artculos 15, 16 y 17 de la Ley 850 de 2003, de los artculos 34 y 35 de la Ley 489 de 1998, del artculo 66 de la Ley 80 de 1993, y del artculo 91 de la Ley 136 de 1994.
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Elaboracin y publicacin de memorias (Principales conclusiones y compromisos) de los eventos de rendicin de cuentas. Los resultados de las reuniones y dilogos con la ciudadana deben ser registrados en una memoria, publicados y divulgados para conocimiento de la ciudana. En dichas memorias se identificaran las principales acciones de mejora que realizar la entidad como resultado de las observaciones ciudadanas y la evaluacin de la gestin realizada en la rendicin de cuentas. Evaluacin individual de las acciones de Rendicin de Cuentas Los procesos de rendicin de cuentas ante la ciudadana deben generar resultados visibles, tanto para las entidades pblicas como para los ciudadanos, para ello, la evaluacin efectuada en los espacios de dilogo y durante todo el proceso se constituya en un insumo para retroalimentar la gestin y mejorarla. Elaboracin del documento de evaluacin del proceso de Rendicin de Cuentas Con las evaluaciones individuales de cada accin ejecutada, se debe elaborar un documento de la evaluacin de la estrategia del proceso de Rendicin de Cuentas de la entidad, esta evaluacin debe estar consignada en un documento que debe ser divulgado a los actores identificados y a la ciudadana en general y se constituir en la ltima accin de la estrategia para la vigencia. Este documento debe ser publicado en el mes de diciembre y se difundir por medios fsicos y electrnicos. 2.3.5 Servicio al Ciudadano Poltica orientada a garantizar el acceso de los ciudadanos, en todo el territorio nacional y a travs de distintos canales, a los trmites y servicios de la Administracin Pblica con principios de informacin completa y clara, eficiencia, transparencia, consistencia, calidad, oportunidad en el servicio, y ajuste a las necesidades, realidades y expectativas del ciudadano. Reconociendo que el eje central del quehacer de las entidades es el Ciudadano y entendido ste como las personas naturales y jurdicas que requieren acceder a los servicios o trmites del Estado, se identifican dos f rentes de trabajo: ventanilla hacia adentro y ventanilla hacia afuera.
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Figura 5. Esquema conceptual del Servicio al Ciudadano
Los tres aspectos de trabajo que garantizan mejoras en la gestin de la ventanilla hacia adentro son: - Arreglos institucionales adecuados para que las entidades ejecuten su rol y logren el cumplimiento efectivo de sus resultados. - Procesos y procedimientos internos innovadores, efectivos y acordes a los resultados esperados. - Servidores pblicos competentes y comprometidos con un mejor Servicio al Ciudadano. Para dar cumplimiento a estos aspectos es necesario tener en cuenta los requerimientos contenidos en los Requerimientos Transversales, la Gestin del Talento Humano y la Eficiencia Administrativa, numerales 2.1, 2.4 y 2.5 del presente documento. Los tres aspectos de trabajo que garantizan mejoras en la gestin de la ventanilla hacia afuera son:
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- Cobertura: capacidad de ofrecer trmites y servicios en todo el territorio nacional, a travs de distintos canales, de acuerdo con las necesidades y capacidades institucionales - Cumplimiento: capacidades tcnicas, financieras y humanas para satisfacer las expectativas de los ciudadanos en materia de servicio y calidad. - Certidumbre: seguridad del ciudadano de recibir informacin completa, clara y precisa sobre las condiciones de tiempo, modo y lugar en que se atender su requerimiento o se gestionar su trmite. Para dar cumplimiento de lo anterior es necesario tener en cuenta los siguientes requerimientos: Esquemas de atencin por mltiples canales no electrnicos - Implementar protocolos de atencin para homogenizar el servicio que se ofrece a los ciudadanos en los diferentes canales de atencin - Implementar un sistema de turnos que permita la atencin ordenada de los requerimientos de los ciudadanos - Adecuar espacios fsicos, de acuerdo con la normativa vigente en materia de diseo, accesibilidad y sealizacin para edificaciones nuevas y adecuaciones de espacios fsicos de atencin presencial Consultar Manual de Espacios Fsicos y Sealizacin, que se encuentra en la pgina Web del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano www.servicioalciudadano.gov.co en la seccin de Herramientas. - Integrar canales de atencin e informacin para asegurar la consistencia y homogeneidad de la informacin que se entregue por cualquiera de ellos. Esquemas de atencin por mltiples canales electrnicos - Soporte en lnea: habilitar chats o salas de conversacin o video chats como mecanismos de atencin al ciudadano en lnea. La entidad definir las condiciones para su operacin, las cuales debern ser plenamente visibles para los ciudadanos y se deber garantizar su correcto funcionamiento en los periodos establecidos. - Suscripcin a servicios de informacin al correo electrnico o RSS: El sitio Web de la entidad debe ofrecer la posibilidad de suscribirse a servicios de informacin que permitan el acceso a noticias, boletines, publicaciones, eventos, avisos de resultados entre otros.
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- Suscripcin a servicios de informacin al mvil: ofrecer la posibilidad al ciudadano de suscribirse para recibir informacin que la entidad considere de mayor impacto, a travs de telefona mvil. - Elaboracin de avisos de confirmacin: generar mensajes electrnicos que notifiquen la recepcin de las solicitudes del ciudadano. - Centralizacin de la atencin al ciudadano en trminos de accesibilidad: generar contenido en el sitio Web de acuerdo con la Norma Tcnica de Accesibilidad a Pginas Web NTC 5854 y los niveles de conformidad establecidos en el Manual de Gobierno en Lnea vigente. - Centralizacin de la atencin del usuario en trminos de usabilidad: generar contenido en el sitio Web de acuerdo con documento denominado Lineamientos y metodologas en usabilidad para el Gobierno en lnea. - Habilitar espacios de interaccin en lnea en el sitio web para: Consulta de bases de datos Encuestas de opinin Se debe asegurar que la informacin que presenten las entidades a los ciudadanos, por medio de los canales electrnicos, cumpla con los lineamientos diseados por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano (PNSC) del Departamento Nacional de Planeacin (DNP) en trminos de completitud, claridad y precisin. Gestin de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias - Definir las dependencias encargadas de recibir, tramitar y resolver peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias de los ciudadanos. Las actividades de recepcin, radicacin y registro de documentos deben realizarlas nicamente las unidades o dependencias de correspondencia6, a fin de asegurar la existencia de un registro y nmero de radicado nico de las comunicaciones y facilitar el control y el seguimiento de los documentos. - Disponer de un enlace en la pgina web para la recepcin de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (Artculo 76 Ley 1474 de 2011). - Para canales electrnicos, el registro de la solicitud debe hacerse a travs de formularios electrnicos que permitan identificar y seleccionar el tipo de solicitud. Dichos formularios deben disearse para el uso por parte de nios y
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Para tales efectos se deben seguir los lineamientos que dicte el Archivo General de la Nacin en la materia.
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adolescentes, utilizando un lenguaje comn de intercambio de informacin7 y no debern establecer requisitos adicionales a los estipulados en la ley. - Construir un sistema de registro ordenado de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias. El sistema debe manejar una asignacin de turnos segn lo establecido en el artculo 7 de la Ley 1437 de 2011, sin perjuicio de lo establecido en el numeral 6 del artculo 5 y el artculo 20 de la misma Ley y el artculo 13 del Decreto 0019 de 2012. As mismo, debe permitir al ciudadano hacer seguimiento a sus solicitudes, sin importar el medio o canal por el cual se hizo la solicitud. - Implementar mecanismos que permitan: (i) hacer seguimiento al interior de la entidad sobre la respuesta oportuna y de calidad de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias; y (ii) hacer seguimiento por parte de la ciudadana a la respuesta de las mismas a travs de los diferentes canales de atencin. - El sistema de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias se debe integrar con las plataformas unificadas de quejas y/o denuncias que hayan desarrollado los organismos de control y las superintendencias - Disponer de un registro pblico sobre los derechos de peticin de acuerdo con la Circular Externa No. 001 de 2011 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial. Para la implementacin de esta poltica, las entidades de la administracin pblica debern seguir los lineamientos estratgicos y documentos metodolgicos definidos por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano (PNSC), del Departamento Nacional de Planeacin.
2.4 GESTIN DEL TALENTO HUMANO
La Poltica de Gestin de Talento Humano est orientada al desarrollo y cualificacin de los servidores pblicos buscando la observancia del principio de mrito para la provisin de los empleos, el desarrollo de competencias, vocacin del servicio, la aplicacin de estmulos y una gerencia pblica enfocada a la consecucin de resultados.
Lenguaje comn de intercambio de informacin: Estndar definido por el Estado colombiano para intercambiar informacin entre organizaciones; brinda un significado y una estructura unificada sobre los datos, facilita el entendimiento del negocio, la gestin y su relacin con el ciudadano. 33
Incluye, principalmente la Planeacin Estratgica de Recursos Humanos como herramienta que integra el Plan Anual de Vacantes, el Plan Institucional de Capacitacin-PIC-, el Programa de Bienestar e Incentivos, los temas relacionados con Clima Organizacional.
El desarrollo de los componentes de esta Poltica es liderado por las reas de Talento Humano. Componentes:
Gestin del Talento Humano
Plan Estratgico de RRHH Plan Anual de Vacantes Capacitacin Bienestar e Incentivos
2.4.1 Plan Estratgico de Recursos Humanos De acuerdo con el artculo 15 de la Ley 909 de 2004 y con lo establecido en la Carta Iberoamericana de la Funcin Pblica, adoptada por Colombia en el 2003, se entiende por estrategia de Recursos Humanos el conjunto de prioridades o finalidades bsicas que orientan las polticas y prcticas de gestin de Recursos Humanos, para ponerlas al servicio de la estrategia organizativa (Longo, 2002, Pg.16). La Planificacin de Recursos Humanos, permite realizar el estudio de las necesidades cuantitativas y cualitativas de recursos humanos y facilita la coherencia estratgica de las polticas y prcticas organizacionales con las prioridades de la organizacin. (Gua de Aprendizaje Programa de Induccin a Jefes de Personal-Gestin de Recursos Humanos por Competencias Laborales en el Sector Pblico, Pg. 101); de igual forma a travs de la planeacin estratgica de recursos humanos se gestiona el desempeo como mecanismo para evaluar la contribucin de gerentes pblicos y empleados a los objetivos misionales. Para garantizar la calidad de la planificacin y gestin de recursos humanos, las Unidades de Personal disponen del Sistema de Informacin de Gestin del Empleo Pblico-SIGEP travs de la cual las Entidades y los funcionarios deben gestionar informacin relacionada con hojas de vida, bienes y rentas, contratos, vinculaciones y desvinculaciones, situaciones administrativas, programas de bienestar y capacitacin, entre otros.
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El SIGEP es una herramienta tecnolgica que permite un conocimiento real y actualizado de las disponibilidades cuantitativas y cualitativas de recursos humanos, entre otros sobre cantidad de gerentes pblicos y participacin femenina en cargos del nivel directivo, as como la disponibilidad existentes y previsibles en el futuro, entre otros aspectos necesarios para la adecuada gestin del capital humano. Para asistir a las Unidades de Personal en la formulacin de la planeacin estratgica de los recursos humanos para el cumplimiento de los fines misionales de la organizacin, el DAFP pone a disposicin de las entidades la gua metodolgica para formulacin de los planes estratgicos de recursos humanos y brinda la orientaciones para la administracin del SIGEP .
2.4.2 Plan Anual de Vacantes De conformidad con lo establecido en el artculo 17 de la Ley 909 de 2004, todas las unidades de personal, deben elaborar anualmente, su plan anual de empleos vacantes. El plan anual de vacantes forma parte integral del plan estratgico de recursos humanos como nexo obligado para la formulacin de la estrategia organizativa de la entidad pblica.
2.4.3 Capacitacin Con el propsito de organizar la capacitacin internamente, cada entidad formular con una periodicidad mnima de un ao su plan institucional de capacitacin, de acuerdo con lo previsto en la Ley y en el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin y debe estar articulado con el Plan Estratgico de Recursos Humanos. El Plan Institucional de Capacitacin - PIC incluye los Proyectos de Aprendizaje en Equipo (PAE) que formulen los empleados segn sus necesidades, la planeacin institucional y las prioridades de la entidad Las orientaciones para formular los PIC estn contenidas en la gua metodolgica que se encuentra en la pgina web de la ESAP y el DAFP.
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2.4.4 Bienestar e Incentivos El programa de bienestar Social e incentivos harn parte integral del Plan estratgico de recursos humanos y su elaboracin debe efectuarse con la participacin de la comisin de personal. El programa de bienestar social de conformidad con los artculos 70 y 75 del Decreto 1227 de 2004, comprende dos reas, que son la Calidad de vida laboral y la proteccin y servicios Sociales. En desarrollo de estos programas las entidades debern medir por lo menos cada dos aos el clima laboral y definir estrategias de intervencin. El programa de incentivos tiene como objetivo crear un ambiente laboral propicio al interior de las entidades, as como reconocer el desempeo de los servidores pbicos y de los equipos de trabajo.
2.5 EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Poltica dirigida a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trmites, procesos, procedimientos y servicios, as como optimizar el uso de recursos, con el propsito de contar con organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma gil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado. Componentes
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2.5.1 Gestin de la Calidad8 Implementacin y Mantenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad Las entidades debern implementar un Sistema de Gestin de la Calidad con base en las orientaciones contenidas en la NTCGP 1000:2009 con el fin de adoptar un enfoque basado en procesos, donde el cliente o usuario sean el punto de partida para la definicin de los mismos. Un enfoque basado en procesos obliga a: Aplicar los Principios de la Norma Tcnica de Calidad Cumplir de los requisitos de la Norma Elaborar los procesos en trminos que aporten valor La obtencin de resultados del desempeo y la eficacia del proceso, y La mejora continua de los procesos, con base en mediciones objetivas.
Para efectos de la implementacin de la de la Norma Tcnica de Calidad, la entidad debe: - Determinar los procesos que le permiten cumplir la funcin que se le ha asignado, su secuencia e interaccin, los criterios y mtodos necesarios para asegurar que la operacin y el control son eficaces y eficientes, - Asegurar la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos, - Realizar el seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos y de las caractersticas del producto y /o servicio. - Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos, y - Establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfaccin del cliente y el logro de los objetivos de la entidad. Es importante poner especial atencin a los siguientes aspectos: - Actualizacin de los procesos y procedimientos - Verificacin de la satisfaccin del cliente - Seguimiento a las necesidades y expectativas de los clientes frente a los productos y/o servicios prestados por la entidad - Seguimiento permanente al desarrollo de los procesos. - Programacin de las auditorias internas para realizar seguimiento y mantenimiento al sistema. - Revisin y actualizacin del mapa de riesgos.
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Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica- NTCGP 1000:2009 37
- Control de documentos y registros. - Elaboracin y actualizacin permanente del normograma de la entidad. - Revisin del sistema por lo menos una vez al ao por parte de la Direccin de la entidad.
2.5.2 Eficiencia Administrativa y Cero Papel La Poltica de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administracin Pblica apunta a que los organismos y entidades identifiquen, racionalicen, simplifiquen y automaticen los trmites, los procesos, los procedimientos y los servicios internos, con el propsito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestacin del servicio en la gestin. En este sentido, cada entidad deber revisar sus trmites internos, procesos o procedimientos prioritarios y complejos, con el fin de establecer acciones de mejora que permitan optimizar el uso de recursos monetarios, fsicos, humanos, entre otros. Estas acciones debern incluirse en el Plan de Accin Anual y podrn contemplar, entre otras, actividades como la optimizacin del proceso o procedimiento seleccionado, eliminando pasos y ajustando los formatos con el fin de automatizar las actividades y disminuir el volumen de la produccin documental. Dentro de las estrategias principales para la implementacin de esta poltica, se encuentra la denominada "Cero Papel" que consiste en la sustitucin de los flujos documentales en papel, por soportes y medios electrnicos, sustentados en la utilizacin de tecnologas de la informacin y comunicaciones. Esta estrategia, adems de los impactos en favor del ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia administrativa. Para dar cumplimiento a lo anterior, se atendern los siguientes lineamientos contemplados en la Poltica de Racionalizacin de Trmites y en la Estrategia de Gobierno en lnea, as: Implementacin de buenas prcticas para reducir consumo de papel Para esto, se debe tener como referencia el documento Gua de Buenas Prcticas para reducir el consumo de papel elaborado por el Programa Gobierno en lnea, donde se encuentra el detalle de las siguientes actividades: - Establecer la lnea base: cunto papel se consume? - Identificar oportunidades claves para la reduccin del consumo de papel - Reconocer y adoptar experiencias exitosas de reduccin del consumo de papel y promover el cambio de cultura organizacional
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Elaboracin de documentos electrnicos Las entidades deben incorporar esquemas de gestin de documentos electrnicos, a travs de las siguientes actividades: Anlisis de los procesos y servicios de la entidad. Identificacin de los requisitos y necesidades. Evaluacin de los sistemas existentes. Definicin de las estrategias y diseo del sistema requerido.
Se debe priorizar la sustitucin de memorandos y comunicaciones internas en papel as como otros tipos documentales de conservacin temporal, por soportes electrnicos, sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente, en especial aquella formulada por el Archivo General de la Nacin. Dichos soportes electrnicos deben garantizar las condiciones de autenticidad, integridad y disponibilidad a las que hace referencia el pargrafo 1 del artculo 6 de la Ley 962 de 2005 y los artculos 55 a 59, de la Ley 1437 de 2011. As mismo, se implementarn mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia y otros documentos entre las entidades por medios electrnicos, en atencin a los lineamientos definidos por el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y del Archivo General de la Nacin. Igualmente, se sustituir el uso de papel por documentos y canales electrnicos, en la elaboracin y difusin de materiales informativos, publicaciones, guas, manuales, entre otros, dirigidos a servidores pblicos, contratistas, ciudadanos y empresas. Procesos y procedimientos internos electrnicos Se deben automatizar todos los procesos y procedimientos que la entidad defina como prioritarios y complejos, para lo cual es necesario desarrollar las siguientes actividades: Caracterizacin de todos los procesos y procedimientos Anlisis, priorizacin y racionalizacin de los procesos y procedimientos Automatizacin de los procesos y procedimientos prioritarios y complejos Mejoramiento de los procesos y procedimientos automatizados
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Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin 2.5.3 Racionalizacin de Trmites9 Poltica orientada a hacer ms eficiente la gestin de las entidades pblicas y a promover la confianza en el ciudadano aplicando el principio de la buena fe, dando respuestas giles a las solicitudes de servicio de la ciudadana, a travs de la simplificacin, estandarizacin, optimizacin, automatizacin o eliminacin de trmites y procedimientos administrativos y la promocin del uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones para el desarrollo de los mismos. Con el fin de implementar esta poltica, se recomienda seguir la siguiente estrategia:
ESTRATEGIAS DE LA POLTICA DE RACIONALIZACIN
Actividades al interior de la entidades encaminadas a prestar mejor servicio al ciudadano
Racionalizacin de Trmites
Actividades entre entidades
Fases
Priorizacin De Trmites Identificacin De Trmites
Simplificacin Estandarizacin
Actividades Revision de procesos Anlisis normativo
Diagnstico de trmites a intervenir
Eliminacin
Optimizacin Automatizacin
Interoperabilidad
Interoperabilidad
Identificacin de escenarios y aplicacin del marco de interoperabilidad de GEL
Resultados
Inventario de Trmites Trmites en el sistema Cronograma de Actividades Trmites Optimizados Cadenas de Trmites Ventanillas Unicas
Figura 6. Estrategias de la Poltica de Racionalizacin de Trmites
Gua de Racionalizacin de Procesos, Procedimientos y Trmites. DAFP-2010
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Identificacin de Trmites El objetivo de esta fase es que la entidad, a partir de sus procesos, identifique los trmites y procedimientos administrativos. Una vez identificados debe levantar la informacin detallada para efectos de registrarlos en el SUIT. - Revisin de los procesos para identificar trmites: Los trmites a identificar se ubican dentro de los procesos misionales que son aquellos que contribuyen directamente al cumplimiento de la razn de ser de la organizacin. - Anlisis Normativo: Esta actividad consiste bsicamente en analizar las normas que regulan cada trmite10. Una vez identificadas las normas reguladoras de los trmites de la entidad, se puede establecer el inventario de trmites que deben ser inscritos en el SUIT. Para que un trmite o requisito sea exigible al particular, deber encontrarse inscrito en el Sistema nico de Informacin de trmites SUIT11. En caso de que la norma que sustente al trmite sea posterior al 2005 se debe cumplir el procedimiento establecido por el DAFP para aprobacin de nuevos de trmites12. De estas acciones resultan: el inventario de trmites y el registro de trmites en el Sistema nico de Informacin de Trmites - SUIT Priorizacin de trmites a intervenir A partir de la informacin recopilada en el inventario de trmites, se hace necesario identificar aquellos que requieran mejora, para garantizar la efectividad institucional y la satisfaccin del usuario. El objetivo de esta fase es priorizar los trmites que requieran intervencin.
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La Ley 962 en su artculo 1 seala: ()Para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, nicamente podrn exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos que estn previstos taxativamente en la ley o se encuentren autorizados expresamente por esta. () 11 El artculo 40 del Decreto Ley 019 dispone que sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, donde corresponde al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP, verificar que los trmites cuenten con el respectivo soporte legal. 12 En articulo 39 del Decreto 0019 de 2012, que establece que el DAFP ser el encargado de dar concepto favorable o desfavorable a nuevo trmite una vez analizada la manifestacin de impacto regulatorio presentada por la entidad en la cual se justifique la eficacia, eficiencia y costos de implementacin del nuevo trmite. 41
- Diagnstico de los trmites a intervenir: Para el diagnstico de trmites es conveniente tener en cuenta los factores internos y externos que inciden en la realizacin de estos; dentro de los cuales se sealan los siguientes criterios: Factores Internos Complejidad: Excesivo nmero de pasos y requisitos o documentos innecesarios exigibles al ciudadano. Costo: Cantidad excesiva de recursos que invierte la entidad para la ejecucin del trmite. Tiempo: Mayor duracin entre la solicitud y la entrega del bien o servicio. Factores Externos Pago: Cobros innecesarios al usuario para la realizacin del trmite. PQR: Anlisis de las peticiones, quejas, y reclamos presentadas por los usuarios durante la ejecucin del trmite. Auditorias: Hallazgos o acciones de mejora encontrados en los resultados de las auditorias tanto internas como externas. Este insumo proviene de los procesos de evaluacin/seguimiento internos o de auditoras de entes de control. Consulta ciudadana: Mecanismo de participacin democrtica por medio del cual lo usuarios exponen sus percepcin o criterio frente al desarrollo de los trmites objeto de intervencin, con el propsito de establecer un diagnstico de la prestacin de los servicios permitiendo as la bsqueda de soluciones conjuntas e incentivar la participacin de la ciudadana en las actividades pblicas. El ejercicio de identificar y clasificar los diferentes trmites que adelanta la organizacin, deber concluir con un listado numerado por orden de importancia con los nombres de cada trmite a intervenir. Racionalizacin de Trmites Proceso que permite reducir los trmites, con el menor esfuerzo y costo para el usuario, a travs de estrategias jurdicas, administrativas o tecnolgicas que implican: simplificacin, estandarizacin, eliminacin, automatizacin, adecuacin o eliminacin normativa, optimizacin del servicio, interoperabilidad de informacin pblica y procedimientos administrativos orientados a facilitar la accin del ciudadano frente al Estado. - Simplificacin: Aplicacin de estrategias efectivas en los trmites, para que stos sean simples, eficientes, directos y oportunos; comprende actividades tales como: Reduccin de costos operativos en la entidad Reduccin de costos para el usuario Reduccin de documentos 42
Reduccin de pasos al usuario y del proceso interno Reduccin de requisitos Reduccin del tiempo de duracin del trmite - Estandarizacin: Deber de la Administracin Pblica de establecer trmites equivalentes frente a pretensiones similares que pueda presentar una persona ante diferentes autoridades13. - Eliminacin: Consiste en suprimir del mbito de accin los trmites que no cuenten con sustento jurdico o carezcan de pertinencia administrativa. Implica la eliminacin de todos aquellos trmites, requisitos, documentos y pasos que cuestan tiempo y energa, y son francamente intiles para el Estado y engorrosos para el ciudadano. El trmite se eliminara sino tiene finalidad publica ni algn condicionamiento legal que lo impida. Para tal efecto se recomienda que la entidad cuente con un equipo jurdico que analice las normas reguladoras de sus trmites y analice su conveniencia. - Optimizacin: Conjunto de actividades o iniciativas que permiten mejorar la satisfaccin del usuario, entre otros, a travs de: Modernizacin en las comunicaciones Relaciones entre entidades Consultas entre reas o dependencias de la entidad Aumento de puntos de atencin Reduccin del tiempo en los puntos de atencin Estrategias de seguimiento del estado en que se encuentra el trmite por diferentes canales tales como internet y telfonos mviles. - Automatizacin: Es el uso de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin -TIC, para apoyar y optimizar los procesos que soportan los trmites. As mismo, permite la modernizacin interna de la entidad mediante la adopcin de herramientas tecnolgicas (Hardware, Software y comunicaciones), que conllevan a la agilizacin de los procesos. Dentro de las estrategias de automatizacin se destacan: Automatizacin parcial o total de trmites y servicios
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Corresponde al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP velar por la permanente estandarizacin de los trmites y su cumplimiento se verificar con el registro de los trmites en el Sistema nico de Informacin de Trmites y procedimientos SUIT. (Artculo 41 Decreto Ley 019 de 2012). 43
Es la integracin de herramientas tecnolgicas a los diferentes momentos de los trmites, para reducir costos y desplazamientos de los usuarios y facilitar el acceso a la informacin. Como ejemplo se puede resaltar pagos en lnea, formularios en lnea, recepcin de documentos en lnea. Dentro del proceso de automatizacin la entidad deber contemplar, segn sea requerido, la implementacin de las siguientes herramientas que permiten el desarrollo en lnea de trmites y servicios: - Base de Datos de registro para el uso de medios electrnicos: La entidad debe crear la base de datos de ciudadanos registrados para el uso de medios electrnicos en los trminos de lo sealado por el artculo 54 de la Ley 1437 de 2011. Para esto debe integrar sus diferentes canales y plataformas, de forma tal que el ciudadano solo deba hacer un registro ante la entidad. Para cumplir con este criterio se podr hacer uso de herramientas transversales que se utilicen en el Estado para este efecto.) - Plazos de respuesta: Al gestionar un trmite y/o servicio en lnea, el usuario debe ser informado sobre el plazo de respuesta a su solicitud, el cual debe ser consistente con la informacin que la entidad publica en el Sistema nico de Informacin de Trmites - SUIT. - Autenticacin electrnica: Se deben disponer de mecanismos de autenticacin electrnica de los usuarios con base en la caracterizacin realizada y los requerimientos normativos de cada caso. Para cumplir con este criterio se podr hacer uso de herramientas transversales que se utilicen en el Estado para este efecto. - Avisos de confirmacin: Cada vez que el usuario interacte con la entidad a travs de solicitudes o envos de informacin en lnea, se deben proveer mensajes electrnicos que den acuse de recibo. De igual forma la entidad debe disear un mensaje de error para cuando las aplicaciones por la cuales se prestan los trmites y servicios presenten fallos. - Consulta del estado: La entidad habilita un mecanismo para que el usuario pueda consultar y hacer seguimiento al estado de sus trmites y servicios, sin importar el canal mediante el cual se realiz el proceso. Significa que no slo se trata de aquellos trmites electrnicos sino de todos los que se realizan ante la entidad. Lo anterior implica que el trmite o servicio debe contar con la opcin de generar un nmero de radicacin. - Pago electrnico: La entidad debe habilitar mecanismos para el pago en lnea, cuando los trmites o servicios as lo requieran. Dentro de tales mecanismos se pueden incluir el dbito, crdito, tarjetas prepago y otros 44
que se encuentran disponibles en el mercado, tomando en cuenta la normatividad vigente al respecto. - Estampado cronolgico: En todas las transacciones que se realicen de manera electrnica, se debe garantizar el registro de la fecha y la hora en la cual sucede la transaccin para su archivo y conservacin y la posterior consulta de los documentos electrnicos, teniendo en cuenta las polticas de archivo y la conservacin de las transacciones electrnicas, definidas por la entidad o por el Archivo General de la Nacin y la Ley 527 de 1999 y la normatividad que al respecto emita el gobierno. - Firmado (digital o electrnico): La entidad debe hacer uso de la firma digital o electrnica dentro de los servicios generados por la entidad en medios electrnicos, dando estricta aplicacin a lo dispuesto por la Ley 527 de 1999, segn lo requerido en cada caso, y la normatividad que al respecto emita el gobierno. Para garantizar las transacciones electrnicas, se debe tener en cuenta que no todas las transacciones deben tener firma digital, ya que el virtud de la Ley 527 de 1999, el uso de mensaje de datos sin firma tiene plena validez jurdica. Se debe usar mecanismos de firma que utilicen medios electrnicos en la generacin de documentos, cuando el documento requiera garantizar su autenticidad, integridad y no repudio. - Acto Administrativo electrnico: Cuando un trmite o un servicio produzca un acto administrativo, la entidad debe contemplar la posibilidad de emitirlo de forma electrnica. Para esto debe tener en cuenta lo establecido sobre el tema en la Ley 1437 de 2011 y la normatividad que al respecto emita el gobierno. - Notificacin electrnica: La entidad debe habilitar un mecanismo de notificacin electrnica para los trmites y servicios implementados de manera electrnica, de acuerdo con la caracterizacin y teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 1437 de 2011 en cuanto a notificacin en sus diferentes modalidades y aplicaciones y la normatividad que al respecto emita el Gobierno Nacional. Para cumplir con este criterio se podr hacer uso de herramientas transversales que se utilicen en el Estado para este efecto.
Elaboracin de certificaciones y constancias en lnea.

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La entidad habilita mecanismos electrnicos que permitan obtener totalmente en lnea, las certificaciones y constancias que se expidan y que no constituyan un trmite de acuerdo con el Sistema nico de Trmites del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - SUIT. Igualmente, se deben definir mecanismos de seguridad y autenticidad que permita que terceros realicen la verificacin de este tipo de consultas, cuando as se requiera, garantizando la proteccin de la informacin y los datos personales de los usuarios y la seguridad de la informacin. Las certificaciones y constancias a implementar pueden ir dirigidas a los ciudadanos, las empresas o los servidores pblicos de otras entidades o de la misma entidad. Es importante tener en cuenta que el artculo 28 del Decreto Ley 019 de 2012 faculta a las entidades para enviar certificaciones de descuentos realizados en pagos a la direccin electrnica que haya registrado el beneficiario, al igual que invita a implementar en el sitio web, un mecanismo para que los beneficiarios puedan consultar y descargar los comprobantes de pago con el detalle de los descuentos y retenciones que le fueron practicados. Lo anterior debe verse de forma alineada con lo establecido por la Ley 1437 de 2011 frente a la necesidad de una aceptacin por parte del ciudadano del envo al correo electrnico de notificaciones. Elaboracin de formularios para descarga. La entidad, en concordancia con el artculo 26 del Decreto Ley 019 de 2012, pone a disposicin gratuita de los particulares, a travs del Portal del Estado Colombiano PEC (haciendo uso del SUIT), todos los formularios cuya diligencia se exija para la realizacin de los trmites y servicios de acuerdo con las disposiciones legales. Los formularios se deben acompaar de un demo o gua de diligenciamiento y de ser posible deben contar con mecanismos que permitan a los usuarios la verificacin de los errores cometidos en el proceso de diligenciamiento. Para el diseo de nuevos formularios se deben utilizar los conceptos y formatos del lenguaje comn de intercambio de informacin. Los formularios del orden nacional que se utilicen en entidades del orden territorial o entes autnomos deben conservar el logotipo del Ministerio al cual pertenezcan. Interoperabilidad: Interoperabilidad es el ejercicio de colaboracin entre organizaciones para intercambiar informacin y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio,
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con el propsito de facilitar la entrega de servicios en lnea a ciudadanos, empresas y a otras entidades14. El Marco para la Interoperabilidad contempla cinco dominios: - Poltico-legal: corresponde a la disposicin de un conjunto de polticas y normas que permiten el intercambio de informacin. - Sociocultural: hace referencia a la generacin de competencias en las entidades para poder intercambiar informacin y a la habilitacin de medios para la colaboracin entre entidades. - Organizacional: modo en que las misiones, polticas, procesos de negocio y mecanismos de prestacin de estos procesos de una entidad interactan con aquellos de otras entidades, a travs del intercambio de informacin. - Semntico: permite garantizar que, en el momento de intercambiar datos, el significado de la informacin es el mismo para todos los actores involucrados. - Tcnico: hace referencia a los aspectos, a nivel tcnico, que se requieren para conectar los sistemas de informacin para intercambiar informacin. Vale la pena resaltar que estos dominios implican estrategias que no van orientadas nicamente al rea tcnica, sino tambin a fortalecer la parte normativa y organizacional, a fin de lograr acuerdos entre instituciones, de manera que al final las entidades sean capaces de intercambiar informacin de manera rpida, eficiente y ordenada. Con la interoperabilidad se consigue: - Mejorar la colaboracin entre dependencias y el proceso para la toma de decisiones. - Tener un mayor acceso a informacin por parte de instituciones pblicas. - Tener un manejo eficiente del aparato pblico, evitando que varias dependencias dupliquen esfuerzos al implementar iniciativas tecnolgicas similares y ahorrando costos operativos. Dentro de las estrategias de interoperabilidad se destacan: - Optimizacin de Implementacin de Cadenas de Trmites.
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Tomado del documento Marco de Interoperabilidad de Gobierno en lnea versin 2010: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/da4567033d075590cd3050598756222c/Marco_de_Interoperabilidad_GEL.pdf 47
Para agilizar la gestin de trmites con temticas afines y que se relacionan en funcin de los requisitos exigidos para su realizacin, los cuales se cumplen a travs de otros trmites o servicios prestados por otras entidades, es necesario implementar mecanismos de interoperabilidad intra e inter-sectorial, ya sea entre entidades del Estado a nivel nacional y territorial o con particulares que desempean funciones administrativas, para que el usuario slo se dirija a una entidad, minimizando costos de desplazamiento de los ciudadanos y optimizando el uso de los recursos de las entidades. La entidad debe implementar las soluciones para las cadenas de trmites luego de un proceso de identificacin y priorizacin. Para hacer optimizacin y automatizacin de las cadenas de trmites se puede usar la Gua de optimizacin de cadenas de trmites que desarroll el Programa de Gobierno en lnea. Igualmente, puede apoyarse en el documento denominado Marco para la Interoperabilidad del Gobierno en lnea. De igual forma la entidad debe tener en cuenta el desarrollo que soporte la implementacin de lo establecido por el Artculo 9 del Decreto 019 de 2012, en coordinacin con el Programa de Gobierno en lnea. La entidad debe garantizar la proteccin de los datos personales de los usuarios, conforme con las leyes sobre esta materia e informar al ciudadano sobre la manera de hacerlo. Las cadenas de trmites automatizadas total o parcialmente, deben garantizar el uso del Lenguaje Comn de Intercambio de Informacin. As mismo los servicios de intercambio de informacin que sean de inters para ms de una entidad deben publicarse en el catlogo de servicios de intercambio. Para lo anterior se debe seguir el procedimiento establecido por el Programa Gobierno en lnea. - Priorizacin e Implementacin de trmites en ventanilla nica virtual. Se debe priorizar e implementar, bajo los criterios de impacto y cobertura, los procesos, procedimientos y trmites que se comparten entre distintas entidades, dada su afinidad temtica o procedimental. Las entidades involucradas en stos, deben implementar estrategias articuladas, mediante el uso efectivo de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones TIC, logrando un adecuado flujo e intercambio de informacin que evite duplicidad de esfuerzos. Es necesario que existan alianzas o convenios interadministrativos para la automatizacin, sistematizacin e interoperabilidad web, con el fin de agilizar el
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producto o servicio generado para el ciudadano, y mejorar la interaccin del ciudadano con el Estado. Como objetivo de la Estrategia de Gobierno en Lnea se contempla la Ventanilla nica Virtual, desde el cual se gestiona de manera integrada la realizacin de trmites que estn en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la solucin completa al interesado. En este sentido, una vez realizado el ejercicio de caracterizacin de usuarios por parte de cada entidad, es necesario realizar ejercicios de organizacin y agrupacin de los trmites y servicios, tomando en cuenta lo siguiente: - Focalizacin en un grupo de usuarios. - Concentracin en temticas comunes. - Momentos esenciales del ciudadano (MEC). Con base en lo anterior y tomando en cuenta la caracterizacin y anlisis de sus usuarios, la entidad define su estrategia y determina los trmites, servicios, cadenas de trmites a agrupar, sealando los tiempos, recursos, actividades y responsables. Dentro de dicha estrategia se incluye un esquema unificado de identificacin, seguimiento, notificacin, historial de interaccin, entre otros. El producto que se obtiene de aplicar las anteriores orientaciones son los trmites optimizados. 2.5.4 Modernizacin Institucional Poltica dirigida a orientar el diseo de organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, alineadas a las estrategias, estructuras y procesos definidos para el logro de los propsitos y resultados que de ellas se esperan; en un marco de racionalidad de asignacin de recursos, eficiencia y eficacia en el uso de los mismos; con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma gil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado Solicitud de asesora para acompaar el proceso de reforma organizacional La entidad solicita el acompaamiento y asesora al Director del DAFP, anexando la resolucin de conformacin del equipo de trabajo, cuando as lo considere, y el
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cronograma de trabajo, de conformidad con la Gua de Modernizacin de Entidades Pblicas15 Elaboracin del Estudio Tcnico para la reforma organizacional Abordar un proceso de modernizacin institucional implica la elaboracin de un estudio o justificacin tcnica en el cual se analiza la situacin actual de la institucin pblica respecto al cumplimiento de sus funciones, objetivos generales y su misin. El anlisis debe tener en cuenta la normatividad vigente y el diagnstico puede implicar reformas o mejoras en uno o varios de los elementos bsicos de la respectiva institucin pblica. En este orden de ideas, los componentes bsicos son: marco legal, anlisis externo, anlisis financiero, objetivos, funciones generales, misin, visin, productos y servicios, usuarios y clientes; procesos estratgicos, misionales, de apoyo, y de control y evaluacin; estructura, sistema de nomenclatura, clasificacin y remuneracin de empleos; planta de personal y manual especfico de funciones y de competencias laborales. Estos componentes bsicos estn descritos en la Gua de Modernizacin de Entidades Pblicas. Elaboracin de memoria justificativa Los proyectos de decreto para la firma del Presidente de la Repblica, debern remitirse a la Secretara Jurdica del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica acompaados de una memoria justificativa16 que contenga: - Los antecedentes y las razones de oportunidad y conveniencia que justifican su expedicin. - El mbito de aplicacin del respectivo acto y los sujetos a quienes va dirigido. - La viabilidad jurdica, que deber contar con el visto bueno de la oficina jurdica de la entidad o la dependencia que haga sus veces. - Impacto econmico si fuere el caso, el cual deber sealar el costo o ahorro, de la implementacin del respectivo acto. - Disponibilidad presupuestal si fuere del caso. - De ser necesario, impacto medioambiental o sobre el patrimonio cultural de la Nacin. - El cumplimiento de los requisitos de consulta y publicidad previstos en los artculos 9 y 10 del presente decreto, cuando haya lugar a ello. - Cualquier otro aspecto que la entidad remitente considere relevante o de importancia para la adopcin de la decisin.
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Gua de Modernizacin de Entidades Pblicas. Anexo No. 1. DAFP Ver Decreto 1345 de 2010
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Cuando el proyecto no requiera alguno de los aspectos antes sealados, se deber explicar en la respectiva memoria. Si por la Constitucin o la Ley existen documentos sometidos a reserva, sta deber mantenerse. Estos aspectos estn considerados en el Manual para la Elaboracin de la Memoria Justificativa17 que constituye un instrumentos de orientacin y consulta para todos aquellos servidores pblicos de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico en el orden nacional que tengan a su cargo elaborar los proyectos de decreto y resolucin que se pretendan expedir. Solicitud de concepto tcnico favorable frente a la reforma organizacional La entidad deber solicitar mediante comunicacin del Representante Legal, a la Direccin del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica para el concepto tcnico favorable de la modificacin de la estructura y planta de personal. Solicitud de concepto de viabilidad presupuestal Para la modificacin de las plantas de personal de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, se requiere por parte del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional, los siguientes requisitos: Exposicin de motivos Costos comparativos de la planta vidente y propuesta Efectos sobre los gastos generales Concepto del Departamento Nacional de Planeacin, si se afectan los gastos de inversin. - Los dems que la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional, considere pertinentes. Registro en el SIGEP de la reforma organizacional Una vez sean sancionados y publicados los decretos de estructura y planta de personal, las entidades procedern a registrar, en el Subsistema de Organizacin Institucional, la siguiente informacin: - La estructura informal, entendida esta como los grupos internos de trabajo y las funciones de los mismos. - La distribucin de los empleos, de acuerdo con los planes, programas y proyectos de la organizacin
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Manual para la Elaboracin de la Memoria Justificativa. Secretara Jurdica de la Presidencia de la Repblica. 51
- El Manual de Funciones por Competencia Laborales, de acuerdo con los elementos contenidos en la Gua para Establecer los manuales de funciones y de competencias laborales. Las entidades deben designar un responsable para el ingreso y cargue de la informacin anteriormente mencionada Justificacin tcnica de reformas salariales La justificacin tcnica para las reformas salariales deber contener los siguientes componentes: - Anlisis salariales para la identificacin brechas, costo de la propuesta y cobertura. - Comparativo de salarios con otras entidades similares. Se requiere por parte del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional, Certificado de Disponibilidad presupuestal.
2.5.5 Gestin de Tecnologas de informacin Los temas asociados con la gestin de tecnologa y de seguridad de la informacin, se detallan a continuacin, para que sean incorporados en los ejercicios de planeacin a adelantar por parte de las entidades a las que va orientada la presente metodologa. Estos requerimientos son los establecidos por la Estrategia de Gobierno en lnea. Revisin del plan de ajuste tecnolgico Con el fin de determinar las condiciones tecnolgicas de cada entidad y definir los ajustes a que haya lugar para garantizar el soporte y la prestacin de servicios por medios electrnicos y la interoperabilidad, cada entidad realiza un anlisis de la infraestructura tecnolgica, los riesgos sobre seguridad fsica y del entorno y seguridad informtica y el crecimiento de la capacidad de la infraestructura, incluyendo un plan para la recuperacin ante desastres. En el proceso de ajuste, la entidad debe implementar programas de correcta disposicin final de los residuos tecnolgicos, incluyendo las opciones de reutilizacin a travs de otros programas institucionales con los que cuente el Gobierno Nacional. As mismo, se promover la implementacin de estrategias de computacin en la nube, uso de esquemas de computacin por demanda o uso de centros de datos centralizados que generen ahorros de consumo de energa.
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Elaboracin del Protocolo de Internet IPv6 La entidad define su plan de transicin de IPv4 a IPv6 en coordinacin con lo que defina el Ministerio de Tecnologas de la informacin y las Comunicaciones. Frente a esto caca entidad deber implementar el plan de transicin y hacer monitoreo y mejoras que deriven de dicha tarea. Implementacin de un sistema de gestin de seguridad de la informacin La entidad debe establecer su Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin tanto para sus procesos misionales como para los de apoyo de acuerdo a los lineamientos sobre la materia diseados por el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. El Sistema de Gestin de Seguridad debe contemplar el anlisis de riesgos y las medidas a implementar en el modelo de apertura de datos de la entidad. Implementacin de servicios de intercambio de informacin RAVEC- La entidad debe identificar y automatizar sus servicios de intercambio de informacin. En el proceso de automatizacin debe conceptualizar los elementos de dato de acuerdo con el Lenguaje comn de intercambio de informacin. - La entidad debe publicar sus servicios de intercambio de informacin en el Catalogo de Servicios de Intercambio del Portal del Estado Colombiano - Para el intercambio de informacin, la entidad debe hacer uso de la Red de Alta Velocidad del Estado -RAVEC y contar con un esquema de provisin de infraestructura adecuado. De no disponer del servicio de la RAVEC, deber hacer uso de una canal equivalente. 2.5.6 Gestin Documental Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de los documentos producidos y recibidos por las entidades en desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trmite, utilizacin, conservacin y consulta. Esta poltica es liderada por el Archivo General de la Nacin cuyos lineamientos estn articulados con la NTCGP1000. Incluye el Programa de Gestin Documental18, el cual debe estar
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Artculo 21 de la Ley 594 de 2000. 53
articulado con el Plan Estratgico Institucional y en el Plan de Accin Anual de acuerdo con los siguientes procesos:
Figura 7. Procesos de la Gestin Documental.
Planeacin documental Comprende la creacin y diseo de formas, formularios y documentos, anlisis de procesos, anlisis diplomtico y su registro en el sistema de gestin documental, encaminados a la generacin y valoracin de los documentos de la entidad, y en cumplimiento de los contextos administrativo, legal, funcional y tcnico. Para lo anterior, se requiere identificar el sector, segn la organizacin del Estado, en qu se encuentra la entidad, conocer su estructura orgnica, sus funciones, su misin, su visin, sus objetivos, el Plan Estratgico Institucional y el Plan de Accin Anual y su entorno legal; analizar sus procesos y procedimientos de acuerdo con el sistema de gestin de la calidad, para definir los flujos documentales y determinar los metadatos que se deben crear en cada uno de ellos. Adems, la entidad debe fijar polticas y normas que soporten la planeacin documental asegurando promulgarlas, comunicarlas e implementarlas en todos los niveles de la entidad.
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Produccin documental Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccin o ingreso, formato y estructura, finalidad, rea competente para el trmite, proceso en que acta y los resultados esperados. Crear herramientas para realizar el anlisis y el estudio de los documentos que gestiona la entidad, con el objetivo de identificar cmo se producen, cmo ingresan, en qu tipo de formato se gestionan, su estructura y finalidad, qu reas intervienen en su trmite y a qu proceso y procedimientos estn asociados. Lo anterior con el fin de lograr la simplificacin de procesos y procedimientos, facilitando la automatizacin; as como la aplicacin de mtodos que permitan reducir los costos derivados de la creacin de documentos innecesarios aumentando la eficiencia administrativa. Gestin y trmite Comprende el conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculacin a un trmite, la distribucin -incluidas las actuaciones o delegaciones-, la descripcin (metadatos), la disponibilidad, recuperacin y acceso para consulta de los documentos; el control y seguimiento a los trmites que surte el documento hasta la resolucin de los asuntos. La entidad acorde con la Ley General de Archivos y las dems normas reglamentarias, debe especificar el procedimiento de registro de los documentos, vincularlos a un trmite, dejar evidencia de las actuaciones o delegaciones de los documentos, disear el modelo de descripcin (metadatos) para los documentos, implementar las herramientas de control y seguimiento del trmite de stos, as como de la resolucin de los mismos en los casos que aplique. Organizacin documental Comprende el conjunto de operaciones necesarias para asignarle identidad19 a cualquier documento dentro del sistema de gestin documental, tales como su identificacin clasificacin (de acuerdo con el Cuadro de Clasificacin Documental CCD y la Tabla de Retencin Documental TRD), ordenacin y descripcin, manteniendo en todo momento su vinculacin con el trmite y proceso al que corresponde, as como con la agrupacin documental respectiva.
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Mientras que no se cumpla lo anterior el documento no esta bajo el control del Sistema de Gestin Documental por parte del sistema, es decir no ha sido declarado an como un documento de archivo.
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Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin Transferencia documental Se refiere al conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para mover los documentos a travs de las diferentes fases del archivo, verificando la estructura, la validacin del formato de generacin, la migracin, emulacin o conversin, los metadatos tcnicos de formato, de preservacin y descriptivos. Las entidades debern elaborar un calendario para controlar las transferencias documentales de acuerdo con la tabla de retencin documental TRD, publicar los inventarios de transferencia y eliminacin en el sitio web de conformidad con las polticas de gobierno en lnea. Disposicin de documentos Comprende la seleccin de los documentos en cualquier etapa del archivo (gestin, central o histrico), con miras a su conservacin temporal permanente o a su eliminacin, para lo cual debe aplicarse lo establecido en las tablas de retencin documental TRD o en las tablas de valoracin documental - TVD. La entidad a travs del rea de archivo tiene la responsabilidad en la implementacin de la disposicin final de los documentos, apoyndose en procesos documentados para normalizar y formalizar estas actividades. Igualmente es responsable de velar por el cumplimiento por parte de los funcionarios y contratistas que dejan sus cargos entreguen los inventarios de los documentos que tuvieron a su cargo. Preservacin documental a largo plazo Comprende el conjunto de acciones y estndares aplicados a los documentos durante su gestin para garantizar su preservacin en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. La entidad debe implementar estrategias orientadas a tomar los correctivos pertinentes a travs de la implementacin de un programa integral de conservacin de los documentos de archivos de acuerdo a sus necesidades, desarrollando actividades como: monitoreo de condiciones ambientales, inspeccin y mantenimiento de instalaciones, almacenamiento y re-almacenamiento, prevencin y atencin de desastres, limpieza de reas y de documentos, saneamiento ambiental, intervenciones menores de los documentos y preservacin de medios y documentos electrnicos. Lo anterior debe ser aplicado desde el proceso de planeacin documental, en la definicin de caractersticas en que se registra la informacin durante su gestin y hasta la disposicin final de los documentos, con el propsito de garantizar su 56
preservacin en el tiempo independiente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Valoracin documental Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificacin de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminacin o conservacin temporal o definitiva). La entidad desde la planeacin de documentos de forma continua y permanente deber determinar a las agrupaciones documentales sus valores primarios (Administrativo, Tcnico, Legal, Fiscal y Contable) y valores secundarios (Cultural, Cientfico e Histrico), con el fin de establecer su permanencia en las diferentes etapas del archivo (gestin, central o histrico), y determinar su disposicin final (eliminacin o conservacin temporal o definitiva). Para esta actividad es importante contar con el criterio de expertos como: historiadores, archivistas, abogados, ingenieros de calidad y de sistemas de la entidad.
2.6 GESTIN FINANCIERA Poltica orientada a programar, controlar y registrar las operaciones financieras, de acuerdo con los recursos disponibles de la entidad. Integra las actividades relacionadas con la adquisicin de bienes y servicios, la gestin de proyectos de inversin y la programacin y ejecucin del presupuesto. Componentes
Gestin Financiera
Programacin y Ejecucin Presupuestal Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC Proyectos de Inversin Plan de Compras
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2.6.1 Programacin y Ejecucin Presupuestal La programacin presupuestal inicia en el mes de febrero, con base en los criterios establecidos anualmente por la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional y la Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas del Departamento Nacional de Planeacin y se elabora el anteproyecto de presupuesto de cada entidad para remitirlo al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, en el mes de marzo. A partir de la aprobacin de la Ley Anual de Presupuesto y de la expedicin del decreto de liquidacin, en el mes de enero, los rganos ejecutores del Presupuesto General de la Nacin desagregan el presupuesto de gastos de personal y generales, para cada vigencia, en el aplicativo destinado para tal fin. Una vez registrada la informacin inicia la ejecucin presupuestal, aplicando las normas vigentes. 2.6.2 Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC Instrumento mediante el cual se define el monto mximo mensual de fondos disponibles en la cuenta nica nacional, para los rganos financiados con recursos de la Nacin, y el monto mximo mensual de pagos de los establecimientos pblicos del orden nacional en lo que se refiere a sus propios ingresos, con el fin de cumplir sus compromisos. El Programa Anual de Caja es elaborado por los diferentes rganos que conforman el Presupuesto General de la Nacin, con la asesora de la Direccin General de Crdito Pblico y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y teniendo en cuenta las metas financieras establecidas por el CONFIS. Para iniciar su ejecucin, este programa debe haber sido radicado en dicha Direccin, antes del 20 de diciembre, diferenciando los pagos que correspondan a recursos del crdito externo y donaciones del exterior, cuando en estos se haya estipulado mecanismos especiales de ejecucin. Para los rganos financiados con recursos de la Nacin, el PAC se clasificar as: a) Funcionamiento: gastos de personal, gastos generales, transferencias corrientes y transferencias de capital. b) Servicio de la deuda pblica: deuda interna y externa. c) Gastos de inversin. Las solicitudes de modificacin al PAC, debern ser presentadas por los rganos, oportunamente a la Direccin General de Crdito Pblico y Tesoro Nacional, en el formato que sta establezca.
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2.6.3 Formulacin y seguimiento a Proyectos de Inversin Segn lo establece el Decreto 2844 de 2010, los proyectos de inversin pblica contemplan actividades limitadas en el tiempo, que utilizan total o parcialmente recursos pblicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar, o recuperar la capacidad de produccin o de provisin de bienes o servicios por parte del Estado. Los proyectos de inversin se clasificarn de acuerdo con los lineamientos que defina el Departamento Nacional de Planeacin, atendiendo las competencias de las entidades y las caractersticas inherentes al proyecto. Con fundamento en estos criterios, se determinarn los requerimientos metodolgicos que deber atender cada proyecto de inversin para su formulacin, evaluacin previa, registro, programacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin posterior. El Sistema Unificado de Inversin Pblica deber incorporar la informacin correspondiente a todas las operaciones surtidas durante el ciclo del proyecto de inversin pblica. La formulacin de los proyectos y la evaluacin previa que se realiza a los mismos en el marco del ciclo de los proyectos de inversin concluir con el registro y sistematizacin en el Banco Nacional de Programas y Proyectos. El registro de los proyectos se har a travs del diligenciamiento de las fichas de Estadsticas Bsicas de Inversin (EBI). Cada proyecto de inversin contar con una ficha diligenciada que incluir la informacin bsica necesaria para identificar los principales aspectos del proyecto de inversin, en los trminos que seale el Departamento Nacional de Planeacin. Una vez se cumpla dicho registro, los proyectos de inversin sern susceptibles de ser financiados con recursos del Presupuesto General de la Nacin, e incorporados al Plan Operativo Anual de Inversiones y al respectivo proyecto de ley anual. El seguimiento a los proyectos de inversin se basar como mnimo en los indicadores y metas de gestin y de producto, en el cronograma y en la regionalizacin, de conformidad con la informacin contenida en el Banco Nacional de Programas y Proyectos (BPIN), para la formulacin del proyecto, as como en la informacin de ejecucin presupuestal registrada en el SIIF. Esta informacin permitir reflejar los avances fsicos, financieros, cronolgicos y regionales, y conocer el estado del proyecto frente a los objetivos definidos. La informacin que se suministre sobre los avances que el proyecto obtiene durante la vigencia presupuestal ser responsabilidad de la entidad ejecutora del mismo.
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Las entidades ejecutoras debern reportar mensualmente al Sistema de Informacin de Seguimiento a Proyectos de Inversin Pblica, que administra el Departamento Nacional de Planeacin, el avance logrado por el proyecto durante ese perodo. Las Oficinas de Planeacin de las entidades ejecutoras, o quien haga sus veces, sern las responsables de verificar la oportunidad y calidad de la informacin registrada en el Sistema. 2.6.4 Plan Anual de Adquisiciones (PAA) El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) es el instrumento de planeacin contractual que facilita la proyeccin financiera y presupuestal y permite reconocer la naturaleza estratgica de las compras. Contiene la adquisicin de bienes y servicios que requiere una entidad, con cargo a los recursos de funcionamiento y de inversin. Al ser publicado cada ao, el PAA sirve igualmente para informar a los proveedores sobre posibles oportunidades de negocio haciendo posible la preparacin anticipada de procesos contractuales. El PAA debe (i) entregar a los proveedores potenciales informacin til acerca de la entidad y las caractersticas de contratacin para sus adquisiciones; (ii) informar acerca de las intenciones de adquisiciones de la entidad en el perodo cubierto por el plan; (iii) facilitar una buena planeacin de las adquisiciones dentro de la entidad; y (iv) permitir a las entidades explorar la posibilidad de sinergias e identificar las oportunidades de colaboracin con otras entidades. Para la elaboracin del PAA, las entidades deben atender los lineamientos y metodologas que expida la Agencia Nacional de Contratacin Pblica Colombia Compra Eficiente , entre los que se encuentran los siguientes campos: 1. Nombre de la Entidad 2. Perspectiva Estratgica de las Adquisiciones: El propsito de una perspectiva estratgica es suministrar a los proveedores potenciales una visin de la entidad y el contexto en el que desarrolla sus adquisiciones. Debe incluir los siguientes aspectos: - Responsabilidades y actividades de la entidad, domicilio, tamao de la entidad en nmero de empleados, presupuesto y sedes u oficinas. - Forma en que la entidad lleva a cabo sus procesos de compra. Por ejemplo, para aquellas entidades que tienen sedes en diferentes ciudades, debe incluirse una mencin del modelo utilizado por la entidad para sus adquisiciones, es decir si es central, autnomo o combinado. De igual forma, debe indicarse si la entidad planea algunas compras en conjunto con otras entidades. 60
- Unidades de negocio, iniciativas de poltica o programas estratgicos que tendrn una influencia significativa en las actividades e incremento de las adquisiciones para el ao fiscal en que se est preparando el plan. Esta informacin debe ser consistente con los documentos publicados por la entidad. - Qu tan a menudo se revisar el plan y, si es necesario, qu tan frecuente ser actualizado. 3. Informacin de Contacto del Responsable Directo de las Compras: El responsable directo de las compras en la entidad es la persona que coordina la recoleccin de informacin, disea el PAA, obtiene su aprobacin, lo publica y administra las revisiones y actualizaciones del plan durante el ao fiscal. La informacin debe incluir: - Nombre del responsable, cargo, telfono y extensin, correo electrnico - ltima fecha de actualizacin del PAA en formato dd/mm/aaaa. 4. Matriz del PAA: Para cada tem del PAA, el responsable debe llenar los siguientes campos adicionales en forma de matriz: - Cdigo UNSPSC: Las entidades deben clasificar sus contratos al nivel apropiado del cdigo UNSPSC, seleccionando el cdigo que mejor se aproxime a la compra. - Descripcin: La descripcin es el asunto objeto de la contratacin. Debe ser corto y si se quiere, se pueden especificar aspectos adicionales tales como lugares de entrega. - Cantidad: La cantidad de los bienes o servicios a adquirir junto con la unidad de medida correspondiente. - Fecha estimada de inicio del proceso de adquisicin: Se debe incluir el nmero del mes en que se estima se comenzar con el proceso de adquisicin. - Duracin estimada del contrato: Se debe incluir el estimado de nmero de meses de duracin del contrato. - Modalidad de seleccin del contratista: Se debe establecer el modo de seleccionar al proveedor, ya sea licitacin, seleccin abreviada, mnima cuanta, contratacin directa, concurso de mritos o contratacin mediante el proceso de organismos multilaterales.
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- Fuente de los recursos: Se debe establecer si los recursos son de presupuesto general de la Nacin, sistema general de participaciones, regalas, recursos propios, o recursos de crdito. - Valor total estimado de la contratacin: Se debe incluir un estimado del valor total del contrato. - Valor estimado de la contratacin en la vigencia actual: Valor estimado del contrato para la vigencia actual. - Se requieren vigencias futuras?: S, No (Pase a fecha de ltima actualizacin) - Estado de la solicitud de las vigencias futuras: Aprobadas, En trmite, No solicitadas. - Fecha de ltima actualizacin: Fecha en formato dd/mm/aaaa, de la ltima actualizacin de la fila respectiva. - Datos de contacto del responsable de la adquisicin (en caso de ser distinto del encargado del PAA): Nombre del responsable, cargo, telfono y extensin, correo electrnico. - Observaciones: Otros datos importantes, incluyendo una justificacin en caso de modificacin
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3 SOPORTES TRANSVERSALES
3.1 MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI20. IMPLEMENTACIN Y MANTENIMIENTO El MECI es una estructura de control frente a la estrategia y la gestin de las entidades, proporcionando mecanismos e instrumentos para su verificacin y evaluacin. Todas las entidades dentro del campo de aplicacin de la Ley 87 de 1993, debern implementar y mantener dicho modelo. El MECI ser la herramienta para evaluar y controlar el funcionamiento del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin, a travs de la metodologa que el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica pone a disposicin de las entidades, en sus tres niveles de control: 1. Control Estratgico: agrupa y correlaciona estratgicamente los parmetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visin, misin, objetivos, principios, metas y polticas 2. Control de Gestin: rene el conjunto de componentes de control que, al interrelacionarse, aseguran que la ejecucin de los procesos de la entidad pblica se orienten a la consecucin de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misin. 3. Control de Evaluacin: agrupa los parmetros que garantizan la valoracin permanente de los resultados de la entidad, a travs de sus diferentes mecanismos de verificacin y evaluacin, tendientes a la mejora de los procesos y de la entidad en general.
3.2 SISTEMA DE SEGUIMIENTO A METAS DE GOBIERNO El Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno es una herramienta administrada por el Departamento Nacional de Planeacin donde se encuentra la informacin relacionada con el seguimiento a los indicadores definidos por los diferentes sectores, temas de gestin, asuntos de inters, reporte de ejecucin presupuestal y avance en los compromisos del Plan Nacional de Desarrollo. Esta informacin debe ser actualizada mensualmente, de acuerdo con lo establecido en la Directiva Presidencial 21 de 2011.
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Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno, 2. Versin. 2005. DAFP-USAID 63
3.4 ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LNEA La Estrategia de Gobierno en Lnea tiene el objeto de garantizar el mximo aprovechamiento de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y contribuir con la construccin de un Estado ms eficiente, ms transparente y participativo y que preste mejores servicios con la colaboracin de toda la sociedad. Esta Estrategia debe ser incorporada en la planeacin sectorial e institucional, de acuerdo con los pesos ponderados para cada una de las actividades contenidas en los componentes de la estrategia, los plazos establecidos para la implementacin de la misma y los porcentajes mnimos de avance para los diferentes grupos de entidades que conforman la administracin pblica, Estas actividades y respectivos pesos estn plasmados en el Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. De acuerdo con el decreto de Gobierno en lnea y los Manuales para la implementacin de la Estrategia, los componentes son las reas de agrupacin temtica de los conceptos del Gobierno en lnea, las cuales estn organizadas en torno a Actividades eje que deben ser implementadas por las entidades para avanzar en la implementacin de la Estrategia. El modelo 3.0 contiene seis componentes: - Informacin en lnea: Las entidades disponen para los diferentes tipos de usuarios de un acceso electrnico a toda la informacin relativa a su misin, planeacin estratgica, trmites y servicios, espacios de interaccin, ejecucin presupuestal, funcionamiento, inversin, estructura organizacional, datos de contacto, normatividad relacionada, novedades y contratacin observando las reservas constitucionales y de Ley, cumpliendo todos los requisitos de calidad, disponibilidad, accesibilidad, estndares de seguridad y dispuesta de forma tal que sea fcil de ubicar, utilizar y reutilizar. - Interaccin en lnea: Las entidades habilitan herramientas de comunicacin de doble va entre los servidores pblicos, organizaciones, ciudadanos y empresas. Igualmente, habilitan servicios de consulta en lnea y ofrecen mecanismos en lnea que acercan a los usuarios a la administracin, le posibilitan contactarla y hacer uso de la informacin que proveen las entidades pblicas por medios electrnicos. - Transaccin en lnea: Las entidades disponen sus trmites y servicios para los diferentes tipos de usuarios, los cuales podrn gestionarlos por diversos canales electrnicos, a travs de ventanillas nicas, permitindoles realizar desde la solicitud hasta la obtencin del producto, sin la necesidad de aportar documentos que reposen en cualquier otra entidad pblica o privada que cumpla funciones pblicas. Lo anterior haciendo uso de autenticacin electrnica, firmas electrnicas y digitales, estampado cronolgico, notificacin electrnica, pago por medios electrnicos y actos administrativos electrnicos. 64
- Transformacin: Las entidades realizan cambios en la manera de operar para eliminar lmites entre sus dependencias y con otras entidades pblicas, intercambiando informacin por medios electrnicos haciendo uso del lenguaje comn de intercambio de informacin, lideran o participan en cadenas de trmites en lnea. As mismo, la entidad automatiza sus procesos y procedimientos internos y ha incorporado la poltica de cero papel. - Democracia en lnea: Las entidades crean un ambiente para empoderar a los ciudadanos e involucrarlos en el proceso de toma de decisiones. El ciudadano participa activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado totalmente integrado en lnea. Igualmente, las entidades pblicas incentivan a la ciudadana a contribuir en la construccin y seguimiento de polticas, planes, programas, proyectos, la toma de decisiones, el control social y la solucin de problemas que involucren a la sociedad en un dilogo abierto de doble va. Teniendo en cuenta que la Estrategia de Gobierno en lnea se constituye en un elemento transversal para el cumplimiento de los objetivos de las polticas de Desarrollo Administrativo, los requerimientos asociados a la Estrategia, estn incluidos en los criterios que hacen referencia a uso de medios electrnicos descritos en cada una de las polticas que componen el presente documento. En este sentido, en todos los escenarios o criterios donde se hace referencia al uso de las TIC, ya sea para visibilizar informacin, interactuar con la ciudadana, mejorar procesos de gestin, racionalizar trmites o mejorar los procesos de rendicin de cuentas, el Gobierno en lnea define lineamientos para garantizar su adecuado uso por parte de las entidades.
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4 FORMULARIO NICO REPORTE DE AVANCES DE LA GESTIN

El Formulario nico Reporte de Avances de la Gestin es una herramienta en lnea de reporte de avances de la gestin, como insumo para el monitoreo, evaluacin y control de los resultados institucionales y sectoriales. Permite, de manera eficiente, hacer seguimiento a la implementacin de las polticas de desarrollo administrativo, con sus componentes asociados. A travs de esta herramienta las entidades reportan, en forma peridica, el avance de las metas propuestas para cada vigencia y el cumplimiento de los requerimientos definidos. Los objetivos del Formulario nico Reporte de Avances de la Gestin son: Contar en forma permanente con informacin actualizada y precisa del estado de la implementacin de las polticas desarrolladas del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin, con base en los lineamientos establecidos. Medir los resultados obtenidos y proporcionar informacin relevante a las distintas entidades lderes de las polticas que conforman el Modelo Integrado de Planeacin y Gestin, que les permita apoyar y asesorar en la implementacin de las mismas y tomar decisiones oportunas. Retroalimentar a las entidades, en forma oportuna y sencilla, de los avances obtenidos en la implementacin de las polticas de desarrollo administrativo contenidas en el Modelo Integrado de Planeacin y Gestin, con el fin de generar estrategias para el mejoramiento continuo.
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TRMINOS Y DEFINICIONES Plan: diseo o esquema detallado de lo que habr de hacerse en el futuro. Plan Estratgico Sectorial: organiza y orienta estratgicamente las acciones de las entidades pertenecientes a un sector administrativo en un plazo de 4 aos, para alcanzar objetivos acordes con la poltica sectorial y los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo. Plan Estratgico Institucional: entindase como Plan Indicativo Cuatrienal como lo establece la Ley 152 de 1994. Instrumento que organiza y orienta estratgicamente las acciones de la entidad en un plazo de 4 aos, para alcanzar objetivos acordes con su misin y con el Plan Nacional de Desarrollo. Plan de Accin Anual. Es la programacin anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la entidad y articulado con el Plan Estratgico Sectorial e Institucional. Actividades: Conjunto de acciones desarrolladas para el logro de los resultados esperados del Plan de Accin Anual. Las actividades no deben entenderse como tareas o funciones. Objetivo: Propsito que se desea alcanzar mediante acciones concretas, debe ser medible y cuantificable en un tiempo determinado. Indicador: es una expresin cuantitativa que mide el cambio de una variable con respecto a otra o respecto a una meta y permite valorar el desempeo. Meta: magnitud o nivel especfico de los resultados que se prev alcanzar en un tiempo determinado (cuatrienal y/o anual). Poltica de Desarrollo Administrativo: Conjunto de lineamientos que orientan a las entidades en el mejoramiento de su gestin para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno, a travs de la simplificacin de procesos y procedimientos internos, el aprovechamiento del talento humano y el uso eficiente de los recursos administrativos, financieros y tecnolgicos. Eficiencia: optimizar el uso de los recursos financieros, humanos y tcnicos necesarios, teniendo en cuenta que la relacin entre los beneficios y costos que genere sea positiva; Control: Accin mediante la cual se verifica que se est cumpliendo con un marco normativo, un programa, unos objetivos.
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Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin Sector administrativo: Conjunto de entidades que se integran alrededor de la gestin organizacional, bajo la orientacin de un Ministerio o Departamento Administrativo, en razn a que comparten con stos funciones y propsitos afines y complementarios. Estrategia: Determinacin de los objetivos a largo plazo y la eleccin de las acciones y la asignacin de los recursos necesarios para conseguirlos Evaluacin: Determinacin sistemtica del mrito, el valor y el significado de algo o alguien en funcin de unos criterios respecto a un conjunto de normas Monitoreo: Proceso sistemtico de recolectar, analizar y utilizar informacin para hacer seguimiento al progreso de un programa en pos de la consecucin de sus objetivos, y para guiar las decisiones de gestin. El monitoreo generalmente se dirige a los procesos en lo que respecta a cmo, cundo y dnde tienen lugar las actividades, quin las ejecuta y a cuntas personas o entidades beneficia. Resultado: Efecto de una accin o de un hecho Requerimiento: Toda actividad, tarea, informe, obligacin, plan o reporte que deben hacer y presentar las entidades a diferentes actores, relacionados con su ejercicio de planeacin. Ciudadano: Persona natural o jurdica (pblica y privada) que interacta con las entidades de la Administracin Pblica con el fin de ejercer sus derechos y cumplir con obligaciones a travs de; (i) la solicitud de accin, trmite, informacin, orientacin o asistencia relacionada con la responsabilidad del Estado; y, (ii) el establecimiento de las condiciones de satisfaccin en la provisin de dichos servicios. Servicio al Ciudadano: Procedimientos, mecanismos y estrategias que establecen las entidades de la Administracin Pblica para facilitar a los ciudadanos el acceso a los servicios y el cumplimiento de sus obligaciones.
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ANEXO 1 MATRIZ INICIAL DE REQUERIMIENTOS
Polticas
Actividad
Criterio Comit de Gobierno en lnea Planeacin del Gobierno en lnea
Institucionalizar la estrategia de Gobierno en lnea
Estrategia de Apropiacin
Monitoreo, evaluacin y mejoramiento Caracterizacin de usuarios Estrategia de Promocin Centrar la atencin en el usuario Accesibilidad
Usabilidad
Inclusin en el Plan del ajuste tecnolgico Implementar un sistema de gestin TI Protocolo de Internet IPv6
Implementar un Sistema de Gestin Sistema de Gestin de Seguridad de la de Seguridad de la Informacin SGSI Informacin SGSI Implementacin de la Poltica editorial y de actualizacin
Subcriterio Comit de Gobierno en lnea Planeacin institucional y/o sectorial de GEL Plan de GEL Capacitacin en Gobierno en lnea Promocin y divulgacin en la entidad Esquema de monitoreo y evaluacin Reporte de la implementacin de la Estrategia GEL Mejoramiento Caracterizacin de usuarios Estrategia de Promocin Nivel de conformidad A Nivel de conformidad AA (Doble A) Nivel de conformidad AAA (Triple A) Directrices bsicas Directrices complementarias Estndares del sitio Web Anlisis y caracterizacin de la infraestructura Plan de accin Tecnologa verde Planeacin Implementacin Monitoreo Planear Hacer Verificar Actuar Implementacin de la Poltica editorial y de actualizacin Informacin General de la Entidad: La siguiente informacin debe estar publicada y agrupada en una sola seccin:
PLAN DE ACCIN DE GOBIERNO EN LNEA
Publicacin de informacin Publicacin de informacin bsica
Informacin bsica en el Portal del Estado Colombiano Misin y visin Objetivos y funciones Organigrama Directorio de entidades
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Polticas
Actividad
Criterio
Subcriterio Directorio de agremiaciones, asociaciones y grupos de inters Datos de Contacto: La entidad debe publicar en el pie de pgina los datos para establecer contacto as: Telfonos y lneas gratuitas y fax Correo electrnico de contacto o enlace al sistema de atencin al ciudadano con que cuente la entidad y buzn para notificaciones judiciales Horarios y das de atencin al pblico Localizacin fsica Sucursales o regionales Datos de contacto con funcionarios Polticas de seguridad de la informacin y proteccin de datos personales Atencin al Ciudadano / Usuario Preguntas y respuestas frecuentes Glosario Noticias Informacin para nios Calendario de actividades Normatividad, polticas y lineamientos: Se deben publicar la normatividad que rige a la entidad, la que determina su competencia y la que es aplicable a su actividad o producida por la misma. De igual forma se deben publicar las polticas, manuales o lineamientos que produzca la entidad Leyes/ Ordenanzas / Acuerdos Decretos Resoluciones, Circulares y/u otros actos administrativos de carcter general Polticas/ lineamientos/ manuales Informacin Financiera y Contable Presupuesto aprobado en ejercicio Informacin histrica de presupuestos Estados financieros Planeacin, Gestin y Control Polticas, planes o lneas estratgicas Plan de accin Programas y proyectos en ejecucin Entes de control que vigilan a la entidad Informes de Gestin Metas e indicadores de gestin Planes de Mejoramiento Otros Planes
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Polticas
Actividad
Criterio
Acceso Multicanal Inventario de informacin Publicacin de datos abiertos Apertura de datos
Consulta interactiva de informacin
Habilitar espacios de interaccin Servicios de Interaccin
Habilitar espacios para interponer peticiones
Sistema de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias
Subcriterio Reportes de control interno Informes de empalme Informacin para poblacin vulnerable Programas sociales Defensa judicial Informe de archivo Contratacin Plan de compras Publicacin de los procesos contractuales en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica Trmites y Servicios Listado de trmites y servicios Informe de peticiones, quejas y reclamos Recurso Humano Manual de funciones Perfiles de los funcionarios principales Asignaciones salariales Datos de contacto Evaluacin del desempeo / Acuerdos de Gestin Ofertas de empleo Publicacin de informacin adicional Informacin en audio y/o video Informacin principal en otro idioma Informacin adicional en otro idioma Acceso va mvil Acceso va televisin digital Elaboracin del Inventario Publicacin del inventario de datos Priorizacin y plan de apertura de datos Documentacin de los datos Estructuracin de los datos Publicacin de los conjuntos de datos Consulta a bases de datos Informacin interactiva Soporte en lnea Suscripcin a servicios de informacin al correo electrnico o RSS Suscripcin a servicios de informacin al mvil Encuestas de opinin Avisos de confirmacin Espacio para contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias Seguimiento a solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y denuncias 71
Polticas
Actividad
Criterio Sistema mvil de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias (11%) Sistema integrado de peticiones, quejas, reclamos y denuncias Formularios para descarga Certificaciones y constancias en lnea
Subcriterio Sistema mvil de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias Integracin de canales de comunicacin Integracin con organismos de control y superintendencias. Formularios para descarga Certificaciones y constancias en lnea Caracterizacin, anlisis y priorizacin de los trmites y servicios de la entidad Automatizacin Definicin del esquema de atencin al ciudadano por mltiples canales Priorizacin y planeacin Implementacin Buenas prcticas Documentos electrnicos Caracterizacin Anlisis, priorizacin y optimizacin de procesos Automatizacin Lenguaje comn de intercambio Automatizacin Publicacin de los servicios en el catlogo Identificacin Conceptualizar los elementos de dato Automatizar los servicios Publicar los servicios en el catlogo RAVEC Planeacin Datos para establecer contacto para la participacin Convocatoria Discusin Realimentacin Convocatoria Consulta Ajustes Resultados Convocatoria Consulta Ajustes Resultados Convocatoria Consulta
Disponer trmites y servicios en lnea
Trmites y servicios en lnea
Ventanillas nicas Buenas prcticas Documentos electrnicos Procesos electrnicos
Hacer uso de medios electrnicos en procesos y procedimientos internos (estrategia de Cero Papel)
Cadenas de trmites Intercambiar informacin entre entidades
Servicios de intercambio de informacin
Definir la estrategia de participacin
Inclusin en el Plan de la participacin por medios electrnicos
Uso de medios electrnicos en el proceso de consulta de normatividad Construir de forma participativa las polticas y planeacin estratgica Uso de medios electrnicos en el proceso de planeacin de la entidad Uso de medios electrnicos en el proceso de rendicin de cuentas
Abrir espacios para el control social
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Polticas
Actividad
Criterio Ajustes Discusin Resultados Convocatoria Reto Resultados Convocatoria Solucin Resultados
Subcriterio
Promocin del uso de datos abiertos Abrir espacios de innovacin abierta Consulta para la solucin de problemas Sistema Integrado de Gestin MECICalidad Grado de implementacin del Sistema Integrado de Gestin MECI-Calidad Ambiente de Control
Componentes del Sistema Integrado Protocolos ticos desarrollo del Talento Humano Estilo de Direccin Esquema de organizacin Planes, Principios, Normas, Polticas, Metas u Objetivos Identificacin de Riesgos Anlisis de Riesgos Valoracin de Riesgos Polticas de Administracin de Riesgos Polticas de Operacin. Procedimientos. Controles. Indicadores. Manual de Operaciones Informacin Primaria. Informacin Secundaria. Sistemas de Informacin Comunicacin Organizacional Comunicacin Informativa Medios de Comunicacin Autoevaluacin del Control Autoevaluacin de Gestin Evaluacin del SCI Auditora Interna (AI) Institucional Por procesos Individual
MECI: Control Estratgico Calidad: Requisitos generales Responsabilidad de la Direccin Gestin de recursos
Direccionamiento estratgico
Administracin del Riesgo PLAN DE MECI Y CALIDAD
Actividades de Control MECI: Control de Gestin Calidad: Requisitos generales Realizacin del producto o servicio
Informacin
Comunicacin Pblica Autoevaluacin MECI: Control de Evaluacin Calidad: Medicin, Anlisis y Mejora Evaluacin Independiente Planes de mejoramiento ATEN CIN AL CIUDA DANO Institucionalizar responsabilidades Definir una estructura organizacional enfocada al servicio al ciudadano
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Polticas
Actividad
Criterio Definir las dependencias encargadas de recibir, tramitar y resolver peticiones, quejas, reclamos y denuncias de los ciudadanos Identificar los trmites y servicios que se ofrecen a la ciudadana Identificar criterios de calidad con los que se deben entregar los trmites y servicios
Subcriterio
Construir y difundir el Portafolio de trmites y servicios
Construir portafolio de trmites y servicios
Nombre Descripcin Requisitos Canales Horarios Tiempos de respuesta Particularidades o excepciones Responsables
Publicar portafolio Mantener el portafolio actualizado Identificar caractersticas, necesidades, expectativas e intereses del ciudadano para gestionar la atencin adecuada y oportuna Documentar los procedimientos internos que soportan los trmites, servicios, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias Socializar los procedimientos internos Capacitar a los responsables de la ejecucin de los procedimientos Implementar mecanismos de seguimiento a la oportunidad en la entrega de trmites, servicios y atencin de PQRS y denuncias Implementar mecanismos de Implementar sistemas de seguimiento seguimiento a la calidad en la entrega y retroalimentacin de trmites, servicios y atencin de PQRS y denuncias Elaborar trimestralmente informes de quejas y reclamos con el propsito de mejorar el servicio
Caracterizar al ciudadano
Optimizar procedimientos internos
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Polticas
Actividad
Criterio Aplicar una herramienta de medicin de la satisfaccin del ciudadano, en relacin con los trmites y servicios que presta la Entidad
Subcriterio
Derechos de los usuarios y medios para garantizarlos Procedimientos, trmites y servicios de la entidad Difundir Informacin Poner a disposicin de la ciudadana en Requisitos e indicaciones para que los ciudadanos un lugar visible informacin bsica de la cumplan con sus obligaciones y ejerzan sus derechos entidad Horarios de atencin y ubicacin puntos de atencin Dependencia, nombre y cargo del servidor a quien debe dirigirse en caso de quejas o reclamos Formular proyectos de inversin identificar los perfiles por competencias de los servidores Implementar programas de formacin y cualificacin Realizar campaas de sensibilizacin en servicio al ciudadano Disear incentivos para los servidores pblicos Adecuar los espacios fsicos de acuerdo con la normatividad vigente en materia de accesibilidad y sealizacin Adecuar espacios fsicos Implementar un sistema de turnos que permita la atencin ordenada de los requerimientos de los ciudadanos. Establecer protocolos de atencin Ampliar cobertura de canales Aumentar trmites y servicios ofrecidos en el territorio por mltiples canales Generar sinergias a nivel territorial Participar en Ferias Nacionales de Servicio al Ciudadano Identificacin de los factores internos y externos.
Asegurar financiacin de la gestin del servicio al ciudadano
Desarrollar competencias y habilidades para el servicio al ciudadano en los servidores pblicos
Generar incentivos
Ampliar cobertura
Mapa de riesgo s
Identificacin de Riesgos relacionados Establecer las causas con Corrupcin
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Polticas
Actividad Descripcin del riesgo de corrupcin Casi seguro Probabilidad de materializacin de los Riesgos de Corrupcin Posible
Criterio
Subcriterio Definicin del riesgo de corrupcin del proceso, procedimiento o actividad. Oportunidad de que algo suceda, medido o determinado de manera objetiva: datos y hechos histricos o subjetiva: criterios de experiencia o experticia de quien analiza.
Programa de Gestin Documental
Herramientas de control (preventivo o correctivo) Acciones para mitigar los riesgos de Se establecen los controles: preventivos y Responsable. corrupcin. correctivos. Seguimiento. Indicador. Anlisis de procesos, Definicin de tipologas documentales (incluye: formatos y formularios) definicin flujos documentales Identificacin de dependencias productoras, funciones y procesos y anlisis diplomtico documental Normalizacin de la produccin documental Valoracin, identificacin y asociacin de los tipos documentales a los esquemas de clasificacin adoptados: Cuadros de Clasificacin Documental (CCD) y Tablas de Retencin Documental (TRD) Existencia y funcionamiento de la Ventanilla nica de radicacin (nico sistema de informacin para el control de los documentos) Conformacin del consecutivo de comunicaciones Descripcin del contenido de los documentos y comunicaciones internas y externas Controles de respuesta Registro de control de entrega de documentos recibidos Registro de control de entrega de documentos enviados Control de devoluciones Conformacin del expediente Seguimiento al cumplimiento del trmite Aplicacin de los instrumentos de clasificacin documental. Cuadros de Clasificacin Documental Tablas de Retencin Documental (TRD) o Tablas de Valoracin Documental (TVD)
Recepcin de documentos
Radicacin de documentos
Registro de documentos Distribucin de documentos internos y externos recibidos Distribucin de documentos enviados Inicio del trmite Resolucin o respuesta Clasificacin documental
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Polticas
Actividad
Criterio Agrupacin original de los documentos de acuerdo al trmite dado o Implementacin del sistema de ordenacin seleccionado. Instrumentos de descripcin Atencin y servicio al usuario Disponibilidad de las fuentes de informacin Criterios de oportunidad y de calidad
Subcriterio
Ordenacin documental
Descripcin documental Formulacin de la consulta Estrategia de Bsqueda Respuesta consulta Elaboracin del Sistema Integrado de Conservacin Valoracin documental Difundir la poltica de rendicin de cuentas y la estrategia de rendicin de cuentas Identificar las necesidades de informacin de la poblacin objetivo de la entidad Publicar los informes de gestin trimestralmente RENDICIN DE CUENTAS Verificar la consulta de los informes de gestin por parte la ciudadana. Atender las consultas realizadas por la ciudadana al informe de gestin de rendicin de cuentas. Utilizar medios de comunicacin masivos para facilitar el acceso a la informacin. Utilizar medios de comunicacin comunitarios para facilitar el acceso a la informacin. Utilizar tecnologas de la informacin y comunicacin para facilitar el acceso a la informacin pblica
Mnimo el Formato nico de Inventario Documental (FUID) Reglamento y condiciones de acceso a la consulta
Sistemas de registro y control de la consulta
Plan de aseguramiento documental Transferencias documentales primarias y secundarias
Eliminacin o conservacin definitiva
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Polticas
Actividad Identificar y analizar los derechos de peticin de solicitud de informacin. Establecer Procedimientos para la entrega informacin institucional Verificar que la informacin entregada contenga: Presupuesto, cumplimiento de metas, gestin y responda a los intereses presentados por la poblacin objetivo. Verificar el cumplimiento de los 14 atributos de la calidad de la informacin consignado en la Gua DANE para Diseo, Construccin e Interpretacin de Indicadores Elaborar informes en lenguaje ciudadano (Claro, sencillo, comprensible) Definir cules y cuntos eventos presenciales de Rendicin de Cuentas realizar en la vigencia. Definir cules y cuntos eventos a travs de TIC de Rendicin de Cuentas realizar en la vigencia. Realizar la Convocatoria a eventos definidos en un plazo no inferior a 30 das candelario. Difundir la convocatoria a los eventos definidos por ms de dos medios de comunicacin cercanos a los grupos de inters. Verificar que la Convocatoria incluya los grupos de inters identificados en la caracterizacin poblacional. Definir metodologa de dilogo que permita la participacin de por lo menos 30% de los grupos de inters caracterizados. Elaborar y Publicar el documento de memorias (Principales conclusiones y compromisos) del eventos de rendicin de cuentas
Criterio
Subcriterio
78
Polticas
Actividad Elaborar y publicar el plan de mejoramiento institucional, cuando haya lugar, a partir de las observaciones y compromisos consignados en el documento memoria. Sensibilizar y capacitar a la ciudadana para participar en la rendicin de cuentas en los componentes de Informacin, Dilogo e Incentivos. Sensibilizar y capacitar a los servidores pblicos, para participar en la rendicin de cuentas en los componentes de Informacin, Dilogo e Incentivos. Establecer mecanismos de reconocimiento a los servidores pblicos en la construccin e implementacin del proceso de Rendicin de Cuentas de la Entidad. Realizar seguimiento al cumplimiento de la estrategia de Rendicin de Cuentas de la Entidad. Establecer mecanismos de reconocimiento a los grupos de inters pblicos en la construccin e implementacin del proceso de Rendicin de Cuentas de la Entidad. Monitorear las evaluaciones realizadas por entidades y organismos externos, sobre el proceso de Rendicin de Cuentas. Aplicar internamente el ndice de Rendicin de Cuentas, establecido por el Gobierno Nacional. Aplicar el instrumento para la evaluacin de los eventos presenciales de rendicin de cuentas
Criterio
Subcriterio
79
Polticas
Actividad Aplicar el instrumento para la evaluacin de los eventos TIC de rendicin de cuentas Analizar, elaborar y difundir un documento de resultados de la evaluacin del proceso de Rendicin de Cuentas, por medios fsicos y TIC. Elaborar el diagnstico del proceso de Rendicin de Cuentas de la vigencia anterior. Identificar y caracterizar grupos de inters por territorio y poblaciones Identificar y organizar la informacin producida por la entidad para la rendicin de cuentas. Definir y capacitar un grupo interno para la construccin y formulacin de la estrategia de Rendicin de Cuentas. Formular y publicar la estrategia para la Rendicin de Cuentas con base en el diagnstico, los grupos de inters definidos, la informacin institucional, las condiciones, recursos fsicos, humanos y financieros. Nombre del Trmite, Procedimiento o Regulacin Tipo de Procedimiento
Criterio
Subcriterio
RACIONALIZACIN DE TRMITES
Nivel de Intervencin
Trmite Procedimiento Regulacin Automatizacin total Automatizacin parcial Norma Interoperabilidad Simplificacin Cadena Trmite Ventanilla Trmite en lnea Procedimiento en lnea Formulario en lnea Pago en lnea Documentos escaneados Seguimiento estado trmites
Tipo de Racionalizacin
80
Polticas
Actividad
Criterio
Subcriterio Firma digital Firma electrnica Notificacin electrnica Comunicacin electrnica Automatizacin de pasos internos Ley Decreto Acuerdo Ordenanza Resolucin Circular Aumento de vigencia del trmite Aumento en puntos de atencin Fusin del trmite Reduccin de costos de operatividad en la entidad
Regulacin
Simplificacin
Reduccin de costos para el usuario Reduccin de documentos Reduccin de pasos Reduccin de pasos en procedimientos internos Reduccin de requisitos Reduccin de tiempo de duracin del trmite Eliminacin del trmite
Descripcin de la mejora o proyecto Producto Dependencia responsable Financiamiento del proyecto Fecha realizacin Avance semestral Modernizacin Institucional Solicitud de asesora en reformas organizacionales Resolucin conformacin del equipo tcnico que va a desarrollar la reforma Cronograma de trabajo Resea histrica Marco legal Anlisis externo Modelos internacionales de reformas de entidades con objetos sociales parecidos a los de la entidad que requieren reformarse 81 Interno Externo Ambos
Estudio tcnico para la reforma organizacional
Polticas
Actividad
Criterio Proyeccin de la entidad a largo plazo Anlisis interno Anlisis de procesos Anlisis de la estructura propuesta Anlisis financiero de la propuesta de planta de personal Cargas de trabajo Evaluacin de las funciones y perfiles de empleos (Manual de Funciones)
Subcriterio
Normas que afectan la restructuracin Proyectos de decretos de reforma Solicitud de concepto tcnico favorable frente a la reforma organizacional Ingreso de la norma Ingreso de la estructura Ingreso de la planta de cargos Estructura informal (grupos internos de trabajo) Distribucin de la planta de personal Ingreso del manual de funciones Estudio tcnico Proyectos de decretos Integracin al sistema de valores y compromisos ticos Servicio pblico Estructura organizacional funciones generales del Estado Misin y visin de la Entidad Funciones de la dependencia Responsabilidades individuales deberes y derechos Sistema de Gestin de Calidad y MECI Normas relativas a los servidores pblicos Funcionarios Nuevos Reformas organizacionales del Estado y de sus funciones reorientacin de la Misin Institucional Reorientacin de los cambios en las funciones de las dependencias y de su puesto de trabajo Memorando justificativo Costos de la propuesta Afectacin de temas ambientales
Registro en el SIGEP de la reforma organizacional
Justificacin tcnica de reformas salariales
Gestin del Talento Humano
Programa de Induccin
Identificar Temas a desarrollar
Identificar Poblacin Objetivo
Programa de reinduccin
Identificar temas de actualizacin
82
Polticas
Actividad
Criterio
Subcriterio afianzar la formacin tica de los funcionarios Fortalecer el sentido de pertenencia Informar a los servidores las modificaciones normativas relativas a los servidores pblicos Informar modificaciones al Sistema de Gestin de la Calidad y MECI. Todos los Funcionarios Familiarizar a Empleados y Directivos identificar facilitadores Internos Conformacin de Equipos de Aprendizaje Identificar necesidades Institucionales Identificacin de Problemas de Aprendizaje Objetivos de Aprendizaje Estrategias y Cronogramas Problemas y necesidades de equipos, reas e institucin Identificacin de Mtodos de capacitacin y fechas de los planes de aprendizaje Priorizar los PAE Programa de Induccin Programa de Reinduccin
Identificar Poblacin Objetivo Sensibilizacin
Formulacin de Proyectos de Aprendizaje
Consolidacin de Diagnsticos Proyectos de Aprendizaje en Equipo
Proteccin y Servicios Sociales
Calidad de Vida Laboral
Proyectos de Aprendizaje en Equipo aprobados Estrategias de aprendizaje viables Presupuesto Actividades de contingencia u Oferta. Mecanismos de Evaluacin Divulgacin del PIC Ejecucin del PIC Evaluacin de Acciones Construccin del Instrumento Diagnstico Aplicacin de instrumento Anlisis del Diagnstico Identificacin de presupuesto Apropiacin anual del presupuesto Determinacin de Grupos de inters y metas de Identificacin de Metas y Objetivos acuerdo a cada grupo Deportivos, recreativos y vacacionales Artsticos y culturales identificacin de Acciones y Programas promocin y Prevencin de la salud a Realizar Capacitacin Informal en Artes o artesanas Promocin de Programas de vivienda Educacin formal Definir, Ejecutar y evaluar estrategias de Medicin de Clima intervencin 83 Programar el PIC
Polticas
Actividad
Criterio Evaluacin de la Adaptacin al Cambio
Subcriterio Acciones de Intervencin
Aspectos emocionales Aspectos ocupacionales y de informacin Desvinculacin laboral asistida Preparacin para el nuevo abordaje laboral Aspectos financieros Aspectos familiares Preparacin de Pre pensionados para el herramientas para manejar el trnsito de retiro del servicio empleado a jubilado identificacin de Cultura Organizacional Variables a reforzar Fortalecimiento del Trabajo en Equipo Poblacin Objetivo Incentivos Pecuniarios Reglamento de Incentivos Asignacin de Incentivos Poblacin Objetivo Reglamento de Incentivos Asignacin de Incentivos Acciones de intervencin y fortalecimiento Funcionarios de Carrera y Libre Nombramiento parmetros a tener en cuenta para la asignacin, criterios de desempate, reclamaciones, etc. Funcionarios de Carrera y Libre Nombramiento Funcionarios de Carrera y Libre Nombramiento parmetros a tener en cuenta para la asignacin, criterios de desempate, reclamaciones, etc. Funcionarios de Carrera y Libre Nombramiento Ascensos Traslados Encargos Comisiones Becas para Educacin Formal Participacin en Proyectos Especiales publicacin de trabajo reconocimiento pblico financiacin de investigaciones Programas de turismo social Tiempo de servicio en la Entidad Lugar de nacimiento Estado civil Edad Nivel alcanzado de educacin formal Capacitaciones informales y no formales relacionadas con las funciones propias del cargo y de la organizacin Funciones Requisitos
Incentivos No pecuniarios
Tipos de Incentivos no Pecuniarios
Datos por servidor Anlisis de la Planta Actual de Personal de acuerdo a criterios que permiten determinar la oferta interna de RRHH y las necesidades de la Nivel Educativo Entidad. perfil de cada Empleo
84
Polticas
Actividad
Criterio
Subcriterio Conocimientos, habilidades y dems competencias requeridas para el desempeo del cargo Nmero de empleos por niveles jerrquicos y por su naturaleza Rotacin de personal (Relacin entre ingresos y retiros) Movilidad de personal (Encargos, comisiones de servicio, de estudio, reubicaciones, situaciones administrativas) Ausentismo Empleados prximos a pensionarse vacantes definitivas vacantes temporales composicin de la planta de personal por rangos de edad y gnero Distribucin de cargas de trabajo por dependencias, procesos y proyectos Funcionarios que dados sus conocimientos y competencias pueden reubicarse en otras dependencias o comisionar en cargos de LNR Comportamiento de la evaluacin del desempeo
Distribucin de cargos por dependencias, programas, planes y proyectos
proyeccin sobre futuros movimientos
Anlisis
Impactos de los programas de seleccin, capacitacin y bienestar Alineacin con los programas de capacitacin, bienestar y los objetivos institucionales. Montos salariales frente al presupuesto Cantidad real de empleados frente a la planta presupuestada Comparativo entre salarios con entidades pares o similares. Polticas institucionales Planes, Programas, proyectos Funciones y responsabilidades de cada rea Planta de personal de la entidad Presupuesto Estrategias Internas (Comisiones, encargos, modificacin al manual de funciones, traslados, capacitacin, reubicacin de personal, reubicacin de cargos, creacin de plantas temporales)
Comparativos
Diagnstico de necesidades de personal
Aspectos a considerar dentro del diagnostico para determinar las necesidades de personal
Establecimiento de Plan de Previsin de Recursos Humanos
Estrategias de cobertura
85
Polticas
Actividad
Criterio
Subcriterio Estrategias externas (procesos de seleccin o contratacin de personal.
Elaboracin del Plan Anual de Vacantes Informacin
vacantes definitivas vacantes temporales SIGEP Utilizacin de paginas web para registrar informacin sobre planes, programas, contratos, etc. Informacin disear formatos que faciliten la prestacin de PQR Implementar buzn de consulta Canalizacin de la informacin Retroalimentacin de las PQR Registro de respuestas a las PQR Realizar audiencias pblicas Formacin de usuarios y grupo de atencin al ciudadano en participacin Mecanismos de comunicacin con veeduras informacin disponible realizacin de audiencias Retroalimentacin Organizacin de programas y servicios administrados y ejecutados por la comunidad. Compilacin de normas que competen al sector sobre participacin ciudadana Iniciativas normativas Consultas ciudadanas y proyectos de ley Estrategias comunes con otras entidades que adelantan programas de participacin. Establecer sistemas de registro y observacin para identificar conocimientos Establecer programas de capacitacin Adelantar programas de induccin y reinduccin
POLTICA DE DEMOCRATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
Identificar el nivel de participacin ciudadana en la gestin del sector y de sus entidades
Planeacin Participativa Control Estratgico Rendicin de cuentas
Ejecucin
Identificar normas sobre participacin Revisin normativa e identificacin de ciudadana responsables
Evaluacin de la Informacin, conocimiento, actitudes y conductas de los servidores respecto de la participacin.
Evaluar el conocimiento de servidores sobre instancias de participacin e identificar acciones para capacitar y sensibilizar a servidores
Experiencias Exitosas
Sistematizar experiencias Revisar las estrategias adelantadas para Alimentar sistemas de informacin que permitan generar participacin replicar y compartir las experiencias.
86
ANEXO 2 MATRIZ DEPURADA DE REQUERIMIENTOS

Poltica, Plan o Programa Conformacin de Comits Formulacin del plan estratgico sectorial (cuatrienal) Formulacin del plan estratgico institucional (indicativo cuatrienal) Formulacin del plan de accin anual Monitoreo y evaluacin de los planes Socializacin de los planes Caracterizacin de ciudadanos y grupos de inters Requerimientos Generales Publicacin de Informacin de la entidad. Programa de Gestin Documental PGD. Cuadro de Clasificacin Documental CCD. Tablas de Retencin Documental TRD. Inventarios Documentales. Implementacin de una poltica editorial y de actualizacin Elaboracin de polticas de seguridad de la informacin y manejo de datos personales Gestin Misional y de Gobierno Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano Indicadores y Metas de Gobierno Mapa de riesgos de corrupcin y las medidas para mitigarlos Identificacin del nivel de participacin ciudadana en la gestin de la entidad Formulacin participativa de las polticas pblicas, planes y programas institucionales Uso de medios electrnicos y presenciales en el proceso de elaboracin de normatividad Uso de medios electrnicos y presenciales en el proceso de planeacin y formulacin de polticas de la entidad Consulta en lnea para la solucin de problemas Definicin de los programas y servicios que pueden ser administrados y ejecutados por la comunidad Inclusin de normas sobre participacin ciudadana relacionadas directamente con la entidad, en su normograma Identificacin de experiencias y buenas practicas de participacin ciudadana en la entidad 87 Requerimientos
Participacin Ciudadana en la Gestin
Poltica, Plan o Programa
Requerimientos Identificacin de las necesidades de informacin de la poblacin objetivo de la entidad Acciones de Informacin a travs de la utilizacin de medios de comunicacin masivos, regionales y locales o comunitarios para facilitar el acceso a la misma
Acciones de Informacin por medio de la utilizacin de tecnologas de la informacin y comunicacin para facilitar el acceso a sta Implementacin Apertura de Datos Definicin de metodologa de dilogo presencial que permita la participacin de los grupos de inters caracterizados Acciones de Dilogo a travs del uso de medios electrnicos en los espacios de rendicin de cuentas Acciones de Incentivos Cronograma del conjunto de acciones seleccionadas Realizacin de la Convocatoria a eventos definidos Elaboracin y publicacin de memorias (Principales conclusiones y compromisos) de los eventos de rendicin de cuentas Evaluacin individual de las acciones de Rendicin de Cuentas Elaboracin del documento de evaluacin del proceso de Rendicin de Cuentas Esquemas de atencin por mltiples canales electrnicos Poltica de Servicio al Ciudadano Esquemas de atencin por mltiples canales no electrnicos Gestin de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias Elaboracin y actualizacin del Manual de Funciones y Competencias Laborales Plan de Capacitacin Acuerdos de Gestin Gestin del talento Humano Plan Bienestar e Incentivos Planeacin del Recurso Humano Clima Organizacional Plan Anual de Vacantes
Rendicin de cuentas a la ciudadana
88
Requerimientos Registro permanente en el SIGEP
Gestin de la Calidad
Implementacin y Mantenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad Implementacin de buenas prcticas para reducir consumo de papel
Eficiencia Administrativa y Cero Papel
Elaboracin de documentos electrnicos Procesos y procedimientos internos electrnicos Identificacin de Trmites Priorizacin de trmites a intervenir Racionalizacin de Trmites
Racionalizacin de Trmites
Elaboracin de certificaciones y constancias en lnea
Elaboracin de formularios para descarga
Interoperabilidad Solicitud de asesora para acompaar el proceso de reforma organizacional Elaboracin del Estudio Tcnico para la reforma organizacional Elaboracin de memoria justificativa Modernizacin Institucional Solicitud de concepto tcnico favorable frente a la reforma organizacional Solicitud de concepto de viabilidad presupuestal Registro en el SIGEP de la reforma organizacional Justificacin tcnica de reformas salariales Gestin de Tecnologas de informacin Revisin del plan de ajuste tecnolgico Elaboracin del Protocolo de Internet IPv6
89
Requerimientos Implementacin de un sistema de gestin de seguridad de la informacin Implementacin de servicios de intercambio de informacin RAVECPlaneacin documental Produccin documental Gestin y trmite
Gestin Documental
Organizacin documental Transferencia documental Disposicin de documentos Preservacin documental a largo plazo Valoracin documental Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC
Gestin Financiera
Programacin y Ejecucin Presupuestal Formulacin y seguimiento a Proyectos de Inversin Plan Anual de Adquisiciones (PAA)
MECI
Implementacin y Mantenimiento del Sistema de Control Interno
90

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Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Bogot D.C., Diciembre 2012

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

2.6.1 2.6.2 2.6.3 2.6.4 3. 3.1 3.2 3.3 4.

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Figura 1. Modalidades de la planeacin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

La representacin grfica del Modelo es la siguiente:

Figura 2 Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Un nico instrumento de reporte de avances de la gestin.

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Figura 3. Polticas de Desarrollo Administrativo con sus respectivos componentes 13

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Formulacin participativa institucionales:

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Figura 4. Metodologa del proceso de Rendicin de Cuentas

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Figura 5. Esquema conceptual del Servicio al Ciudadano

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

2.4 GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Gestin del Talento Humano

Plan Estratgico de RRHH Plan Anual de Vacantes Capacitacin Bienestar e Incentivos

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica- NTCGP 1000:2009 37

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

ESTRATEGIAS DE LA POLTICA DE RACIONALIZACIN

Actividades al interior de la entidades encaminadas a prestar mejor servicio al ciudadano

Actividades entre entidades

Priorizacin De Trmites Identificacin De Trmites

Actividades Revision de procesos Anlisis normativo

Diagnstico de trmites a intervenir

Identificacin de escenarios y aplicacin del marco de interoperabilidad de GEL

Figura 6. Estrategias de la Poltica de Racionalizacin de Trmites

Gua de Racionalizacin de Procesos, Procedimientos y Trmites. DAFP-2010

Metodologa para la implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin

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