UN NUEVO SISTEMA DE LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS PARA GALLETASDE GIRL SCOUTS Las galletas Peanut Butter Petites, Caramel DeLites

y Thin Mints de Girl Scouts ha tenido un xito de ventas y son favoritos de los estadounidenses, el cual las ventas de estas ltimas constituyen las principales fuentes de fondos para esta organizacin. Por ello Girl scouts vende tantas galletas que sus pedidos anuales se han convertido en un gran reto. El levantamiento de pedidos de galletas se basa en mucho esfuerzo administrativo, durante el periodo de ventas ms altas anotaban sus ventas en una tarjeta de periodo individual y al terminar la entregaba a la lder de la tropa. Esta ltima transfera la informacin a un formulario que constaba de cinco partes y lo entregaba a una voluntaria de la comunidad que clasificaba los pedidos; de ah los datos de los pedidos pasaban a las oficinas centrales de un consejo regional, donde se conjugaban los pedidos finales para el fabricante ABC Cookies, adems de levantar los pedidos, las voluntarias y las integrantes de la tropa Girl Scouts tenan que coordinar la entrega de galletas del fabricante a los almacenes regionales, a los sitios de descargas locales, a cada exploradora y a los clientes mismos. El trabajo administrativo se haba vuelto abrumador, haba muchas oportunidades para cometer errores, debidos a las columnas incorporadas, a los mltiples precios por cajas y a los clculos que tenan que realizar diferentes personas, todo en la fecha lmite. El PatriotsTrail Council intento construir un sistema computarizado utilizando herramientas de desarrollo de aplicaciones y de administracin de bases de datos Microsoft Access que costara 25 000 dlares y habra tomado de tres a cuatro meses para poner a funcionar el sistema era demasiado tiempo, complejo y caro para Girl Scouts, luego de asesorarse con los consultores en administracin Dovetail Associates, el consejo selecciono QUICK BASE For Corporate Workgroup de Intuit Quick Base es un servicio de software alojado en la web para pequeas empresas y grupos de trabajos corporativos, es adecuado para construir aplicaciones de bases de datos sencillas con bastante rapidez y no requiere de mucha capacitacin para usarse, Quick Base se puede personalizar y est diseado para

recopilar, organizar y compartir datos entre equipos que se encuentren en muchos lugares distintos, con este software solo tomo dos meses la construccin prueba e implementacin de todo el sistema, la solucin de Quick Base elimina el trabajo administrativo y los errores de clculo, al proporcionar un origen de datos central libre de obstculos para todo el consejo, junto a la facilidad de ingresar pedidos de galletas en lnea a travs de la web. Tambin ha eliminado el papeleo administrativo en ms de 90% los errores y disminuido el 50% el tiempo invertido por los voluntarios. El sistema anterior tardaba dos meses en contar los pedidos y determinar que exploradoras deban ser recompensadas por vender ms galletas. Ahora este tiempo se redujo en 48 horas. El nuevo sistema redujo la cantidad de tiempo, esfuerzo y errores en el proceso de levantamiento de pedidos de galletas. La direccin de Girl Scouts tuvo que disear un nuevo proceso de levantamiento de pedidos de galletas y manejar la transicin de los viejos procesos de levantamiento manual de pedidos de galletas al nuevo sistema. Realizar la administracin de un proyecto de software para solucionar el problema de Girl Scoutt, tomando en cuenta las siguientes actividades.

Planeacin Determinar Objetivo del Sistema Determinar Recursos Realizar un Plan de trabajo Actividades (Grafica de Gantt o Diagrama PERT) Organizacin Organigrama y funciones de los miembros del equipo Direccin Establecer las acciones pertinentes para orientar un proyecto de desarrollo de software. Control Mtricas para el seguimiento y control del proyecto.