M&E1

CONSEILS NATIONAUX DU SIDA
MANUEL OPERATIONNEL DE SUIVI ET DEVALUATION
ONUSIDA version franaise, janvier 2003

Version originale anglaise, UNAIDS/02 47F, aot 2002, ISBN: 92-9173-228-1 National AIDS Councils, monitoring and evaluation operations manual Traduction: Centre Mditerranen de lOrganisation Mondiale de la Sant, Tunisie
Programme commun des Nations Unies sur le VIH/SIDA (ONUSIDA) 2002. Tous droits de reproduction rservs. Ce document, qui nest pas une publication officielle de lONUSIDA, peut tre librement comment, cit, reproduit ou traduit, en partie ou en totalit, condition den mentionner la source. Il ne saurait cependant tre vendu ou utilis des fins commerciales sans laccord pralable de lONUSIDA (contacter le centre dinformation de lONUSIDA). Les prises de position exprimes par les auteurs cits dans le document nengagent
que la responsabilit de ces auteurs. Les appellations employes dans cette publication et la prsentation des donnes qui y figurent, nimpliquent de la part de lONUSIDA aucune prise de position quant au statut juridique des pays, territoires, villes ou zones, ou de leurs autorits, ni quant au trac de leurs frontires ou limites. La mention de firmes ou de produits commerciaux nimplique pas que ces firmes et produits commerciaux soient agrs ou recommands par lONUSIDA de prfrence dautres. Sauf erreur ou omission, une majuscule initiale indique quil sagit dun nom dpos.
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CONSEILS NATIONAUX du SIDA
MANUEL OPERATIONNEL DE SUIVI ET DEVALUATION
Remerciements
Nous aimerions exprimer notre gratitude aux nombreux membres des Conseils Nationaux SIDA (CNS), aux personnes et aux organisations qui ont apport leur contribution ce manuel. Ce manuel a t prpar par le Professeur David Wilson, Ph.D. et rvis par des praticiens et des bailleurs de fonds. Ce manuel a galement t officiellement rvis par le Partenariat International Contre le SIDA en Afrique (IPAA) Dakar au mois doctobre 2001 et le Groupe de Rfrence de Suivi et dEvaluation (MERG) de lONUSIDA Genve, au mois de novembre 2001. La version dfinitive a t rvise par lONUSIDA, la Banque mondiale et le Centre de Contrle et de Prvention des maladies (CDC) Genve, au mois de mars 2002. La traduction franaise a t assure par le Centre Mditerranen de lOMS (Mme N.Zouiten) sous la supervision technique du Dr A.Lebrun et du Dr T.Mertens, directeur du Centre.
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Remerciements
Liste des Abrviations
CDC CNS CTV FHI IPAA IST MEASURE MERG MICS
Centre de Contrle et de Prvention des Maladies Conseils Nationaux SIDA Conseil et Test VIH Volontaire Family Health International Le Partenariat International Contre le SIDA en Afrique Infections Sexuellement Transmissibles Monitoring and Evaluation to Assess and Use Results Groupe de Rfrence de Suivi et dEvaluation de lONUSIDA Enqutes Sant de lEnfant Indicateurs Multiples de lUNICEF (Enqutes en grappes indicateurs multiples)
OMS ONG ONUSIDA PSN
Organisation Mondiale de la Sant Organisation Non Gouvernementale Programme Commun des Nations Unies sur le VIH/SIDA Programme SIDA National
Liste des abrviations
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TABLE DES MATIERES

A. INTRODUCTION A qui sadresse ce manuel ? Quels sont les objectifs de ce manuel ? Que ne vise pas ce manuel ? Quest-ce que le suivi et lvaluation ? Quels enseignements cls avons-nous tir du suivi et de lvaluation ? Quel est le cadre propos pour le suivi et lvaluation ? Quels lments de suivi et dvaluation existent et quel est leur degr de dveloppement ? Qui doit se charger de ces tches ? Les indicateurs et les sources de donnes du CNS LES PROCEDURES OPERATIONNELLES Le cadre gnral La clarification du rle du CNS et lamlioration de sa capacit coordonner Le recrutement dun consultant en suivi et valuation Le recrutement dunits/dagences spcialises en suivi et valuation Llaboration dun manuel de suivi et dvaluation comprenant des approches participatives La mise en uvre du systme de suivi et dvaluation convenu 1 2 2 3 3 3 6 7 9 9 12 12 12 13 13 14 17 21 22 24 25 29 30 31 32 34 36 37 38 39 41 42 43 44
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B.
ANNEXES 1 A 9 : OUTILS 1. 2. 3. 3.1. 3.2. 4. 5. 5.1. 6. 7. 8. 9. Exemple dindicateurs Rsum des attributions du personnel du CNS charg du suivi et de lvaluation Dtail des attributions du consultant en suivi et valuation du CNS Exemple dannonce pour le recrutement dun consultant en suivi et valuation par le CNS Critres proposs de notation relative la slection du consultant du CNS Termes de rfrence dun organisme spcialis charg du suivi des activits du programme Formulaire de planification, de suivi et dvaluation Sous-section relative loffre de services Domaines du programme ncessitant des listes de contrle relatives lassurance-qualit Modle de liste de contrle relative lassurance-qualit en matire de communication interpersonnelle Liste de contrle pour les gestionnaires de projet au sein des CNS et des agences donatrices Exemple de budget relatif la conception dun systme gnral de suivi et dvaluation et de suivi des activits du programme
ANNEXES 10 A 12 : INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES 10. Principales sources dinformations complmentaires relatives au suivi et lvaluation 11. Modle de calendrier relatif au processus participatif de la planification 12. Modle de budget relatif au processus participatif de la planification
Table des matires
A. INTRODUCTION
1. Le VIH/SIDA constitue la principale cause de dcs en Afrique subsaharienne. Plus de 18 millions dafricains sont morts du SIDA et plus de 12 millions denfants africains sont orphelins cause du SIDA. De plus, 28 millions dAfricains dont la grande majorit dans leurs annes les plus productives (travailleurs et parents) vivent actuellement avec le virus. Cette pidmie a provoqu la chute de lesprance de vie, dtruit les revenus des familles et fait baisser lefficacit agricole et industrielle. Les nations africaines et la communaut internationale ont reconnu les effets dsastreux de cette pidmie sur le continent africain. Ils en ont conclu que les efforts dploys dans le pass en vue de combattre le virus avaient chou compte tenu des facteurs suivants : (i) il ny a pas eu dengagement et de leadership suffisamment prononc pour lutter contre cette pidmie au sein des nations, aussi bien lintrieur qu lextrieur du continent ; (ii) la lutte a t mene avec bien trop peu de ressources humaines et financires ; (iii) les programmes qui taient efficaces et souvent mis en place par des organisations de la socit civile, ont rarement t acclrs ; (iv) les ressources ne sont pas parvenues aux communauts ; et (v) les programmes ont t trop strictement limits au secteur de la sant. Une nouvelle stratgie a t labore par les pays africains et la communaut de bailleurs de fonds, en vue de mener une lutte plus efficace. Celle-ci sappuie sur les lments suivants : dfinition, au niveau national, de plans dexcution et de stratgies de rduction du VIH/SIDA en matire de prvention, de soins et de traitement, par le biais dun processus participatif; cration de Conseils Nationaux SIDA (CNS) au plus haut niveau gouvernewww.globalfundatm.org www.worldbank.org/afr/aids/map.htm
mental, comprenant une large reprsentation des divers intervenants des secteurs priv et public et de la socit civile ; habilitation des intervenants, des villages jusquau niveau national, en leur fournissant des fonds et un pouvoir dcisionnel, dans un cadre multisectoriel ; et utilisation de mesures dexcution exceptionnelles, notamment en canalisant directement les fonds vers les communauts et les organisations de la socit civile et en se dchargeant de nombreuses fonctions administratives.
2. La nouvelle approche met laccent sur la rapidit, (du fait de la nature mme de lpidmie), en acclrant les programmes existants, le renforcement des capacits, lapprentissage pragmatique et le rexamen continu des projets, plutt que sur lanalyse technique exhaustive individuelle de chaque projet. Cette nouvelle approche sappuie sur le suivi et lvaluation immdiats des programmes afin de dterminer les activits efficaces et effectives quil convient de dvelopper davantage et celles qui ne le sont pas et qui devraient tre interrompues ou bnficier dun renforcement des capacits. 3. Cette nouvelle approche bnficie du soutien de plusieurs bailleurs de fonds, notamment les agences bilatrales, le Fonds Mondial de Lutte contre le SIDA, 1 et la la Tuberculose et lerelies Paludisme The new approach on immediate Banque mondiale qui engage 1 milliard de M&E of programmes to determine which dollars US par le biais des Programmes activities are efficient and effective and VIH/SIDA Multi-Pays (MAP) lAfrishould be expanded further, andpour which are 2 que . A une poque o ceux-ci exigent, not and should be stopped or would benefit en Afrique et dans le reste du monde, from capacity-building. rsultats et transparence dans lutilisation
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Introduction
des financements, le programme de suivi et dvaluation est essentiel, en vue de : crer des mesures dincitation de rsultats pour les responsables de la mise en uvre des programmes du secteur public et de la socit civile ; Cette nouvelle approche sappuie sur le suivi et lvaluation immdiats des programmes afin de dterminer les activits efficientes et effectives quil convient de dvelopper davantage et celles qui ne le sont pas et qui devraient tre interrompues ou bnficier dun renforcement des capacits. identifier et examiner les problmes afin que la nouvelle conception et lamlioration des projets deviennent des procdures de fonctionnement standard ; fournir au plus tt des lments de preuve de lefficacit des programmes ; et communiquer aux personnes infectes et affectes par le VIH/SIDA, de faon transparente et objective, les efforts dploys en vue damliorer les programmes de prvention, de soins, de traitement et de rduction de la maladie.
de fonds ; et (ii) outil de gestion pour les agences dexcution des secteurs priv et public, pour la socit civile et pour les mcanismes nationaux de coordination, notamment les CNS. Il convient galement de financer compltement les systmes de suivi et dvaluation pour une priode de cinq dix ans au minimum. Ce financement doit comprendre les cots locaux et les cots dexploitation marginaux, du fait que labsence de financement continu constitue lune des principales raisons de lchec du suivi et de lvaluation. 5. Ce manuel est conu comme une bote outils et une carte routire utiles permettant aux praticiens de sen servir lors de la conception et de lexcution du suivi et de lvaluation des programmes. Bien quil ait t conjointement publi par lONUSIDA et la Banque mondiale, il a galement bnfici de consultations et de pilotages nombreux avec les pays africains et dautres intervenants qui reconnaissent limportance du suivi et de lvaluation en tant quarme essentielle dans la lutte mene contre le VIH/SIDA.
A qui sadresse ce manuel ?

6. Ce manuel sadresse : aux CNS, notamment ceux qui jouent un rle en matire doctroi de fonds et leurs partenaires dexcution du secteur public et de la socit civile en Afrique subsaharienne ; et aux institutions donatrices impliques dans la prparation, la mise en uvre et le suivi et lvaluation des programmes de VIH/SIDA en partenariat avec les CNS.
4. Le suivi et lvaluation deviennent ainsi un lment central de larchitecture fiduciaire de la gestion financire, des dpenses et de lapprovisionnement. Ceci constitue le principe du contrat de bonne excution sur lequel sappuie la lutte engage contre le VIH/SIDA. La conception du programme de suivi et dvaluation devra tre modifie avec cette nouvelle approche. Le suivi et lvaluation doivent tre appropris, objectifs, transparents et, plus particulirement, tre disponibles en tant que : (i) source dinformations relative aux rsultats pour le public et les bailleurs
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Quels sont les objectifs de ce manuel ?

7. Ce manuel vise : introduire des concepts cls ;
Introduction
prsenter des procdures simples et claires, accompagnes dune liste de contrle. Cette liste se rapportera au processus, au calendrier et aux cots de mise en place du suivi et de lvaluation participatifs des programmes, pour les CNS ; offrir les outils cl requis par les partenaires chargs de lexcution du suivi et de lvaluation ; et fournir des exemples de termes de rfrence et dautres instruments de gestion et dadministration du suivi et de lvaluation.
mentionnes en Annexe 10, sils souhaitent obtenir de plus amples informations. Ce manuel met donc laccent sur lanalyse des apports et des produits plutt que sur les rsultats et les impacts. Ce manuel est conu comme une bote outils et une carte routire utiles permettant aux praticiens de sen servir lors de la conception et de lexcution du suivi et de lvaluation des programmes.
Quest-ce que le suivi et lvaluation ?

11. La confusion entre le suivi et lvaluation est courante. Il existe une distinction simple et utile entre le suivi et lvaluation. Le suivi est lexamen de routine, quotidien, des activits continues et en cours. Par contre, lvaluation est lexamen pisodique des ralisations gnrales. Le suivi examine ce qui est en cours de ralisation, alors que lvaluation sintresse ce qui a t ralis ou limpact.
8. Ce manuel met laccent sur les aspects suivants : llaboration du systme gnral du suivi et dvaluation, par rapport au Plan stratgique national ; et le suivi et lvaluation des programmes ou le suivi des services fournis par le biais des CNS et de leurs partenaires chargs de la mise en uvre.
9. Il se concentre plus particulirement sur ces aspects, du fait quils sont essentiels pour que les CNS soient responsables. Ce sont de plus les lments les moins dvelopps des systmes de suivi et dvaluation.
Quels enseignements cls avonsnous tir du suivi et de lvaluation ?

12. Nous avons tir les enseignements cls suivants du suivi et de lvaluation : (i) Il est possible de comparer le circuit ou le cycle de rsultats, prsent dans le schma ci-aprs, une pyramide. Plus nous nous rapprochons du sommet du cycle de rsultats, moins dorganisations, de projets et dtudes seront impliqus dans le suivi et lvaluation. Ainsi, lensemble des partenaires chargs de la mise en uvre devra recueillir des donnes compltes relatives aux apports et aux produits. De nombreux partenaires chargs de lexcution devront collecter quelques donnes dapport et de produits.
Que ne vise pas ce manuel ?

10. Ce manuel ne vise pas couvrir lensemble des aspects relatifs au suivi et lvaluation. Il ne traite pas, notamment, des thmes qui sont dj bien documents ailleurs. Ainsi, il ne couvre pas les dtails relatifs la surveillance, la recherche pidmiologique de base ou la gestion financire. Le rle de ces lments dans un programme gnral de suivi et dvaluation est trait ; il est toutefois propos aux utilisateurs de se rfrer aux sources
Introduction
Pyramide des rsultats du suivi et de lvaluation

SUIVI Evaluation du processus APPORTS EVALUATION Evaluation de lefficience
PRODUITS
RESULTATS
IMPACTS PEU
TOUS
NOMBRE DE PROJETS
LA MAJORITE
QUELQUES-UNS
Effets court et moyen termes : Disponibilit des Ressources prservatifs Personnel Personnel form Fonds Qualit des services Services (par ex. IST, CTV, Approvisionnement soins) Formation Connaissances en matire de transmission du VIH Changement de comportement Changement dattitude Changement des tendances des IST Plus de soutien social
Effets/changements long terme : Tendances du VIH/ SIDA Mortalit associe au SIDA Normes sociales Capacit de la communaut faire face Impact conomique
NIVEAUX DES EFFORTS DEVALUATION
Bien moins de partenaires chargs de la mise en uvre devront valuer les rsultats. Encore moins de partenaires chargs de lexcution et des tudes seront ncessaires pour lvaluation de limpact. (ii) Un suivi et une valuation bien raliss requirent un auto-examen interne et une vrification externe. Par consquent, les partenaires chargs de la mise en uvre recueillent leurs propres donnes internes et une agence externe vrifie que ces donnes collectes sont compltes et exactes. Les visites de contrle devraient sappuyer sur lanalyse de lauto-examen interne et la vrification externe des principales donnes.
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(iii) Les systmes de suivi et dvaluation doivent tre aussi simples que possible. La plupart des programmes collectent bien plus de donnes quils nen utilisent. Plus le systme de suivi et dvaluation est complexe, plus il est vou lchec. (iv) Les systmes de suivi et dvaluation doivent comprendre un noyau standardis. Si chaque partenaire charg de la mise en uvre utilise des systmes ou des outils diffrents, il ne sera pas possible danalyser ou de rsumer de faon efficace les donnes. La ncessit davoir un noyau standardis ne doit pas empcher les partenaires chargs de lexcution de recueillir des donnes
Introduction
de suivi et dvaluation supplmentaires et spcifiques une situation donne. (v) Un organisme spcialis est requis, en vue de collecter, de vrifier, de saisir et danalyser les principales donnes de suivi et dvaluation provenant de chaque partenaire charg de lexcution. En labsence dun tel organisme, la collecte, la vrification et lanalyse des donnes ne pourraient avoir lieu. Les ministres et les autres agences publiques sont rarement quips pour grer un tel processus. (vi) Il conviendrait dexaminer srieusement le fait dengager un seul organisme spcialis en vue de grer le suivi et lvaluation des aspects financiers et du programme. Ceci est souhaitable, pour de nombreuses raisons cites ci-dessous. Compte tenu du fait que le mme personnel et les mmes oprations peuvent souvent tre utiliss pour le suivi financier et celui des activits du programme, leur combinaison permettrait un suivi appropri, conomique et abordable. Il serait possible de lajouter la gestion financire un cot marginal. Combiner le suivi financier et celui des activits du programme offre une base permettant de contrevrifier les donnes relatives aux aspects financiers et aux activits. Elle permet en outre dassurer le recoupement valable des aspects financiers et du programme. Compte tenu des sensibilits relatives la vrification des donnes, il serait prfrable de dlguer cette tche aux firmes de comptabilit/ consultation, habitues traiter de telles oprations dlicates. Le suivi et lvaluation du programme impliquent des capacits de gestion de collecte des donnes
Introduction
complexes et il est gnralement plus facile de se procurer des capacits dj bien tablies que den crer de nouvelles. Les systmes et les procdures de suivi de la gestion financire sont pratiquement toujours le souslment le mieux dvelopp du suivi et de lvaluation. Il serait donc judicieux de relier le suivi du programme au processus plus solide du suivi financier. Le fait de relier ltablissement de rapports du programme la gestion financire et aux autres paiements, permettra damliorer les rapports du programme. La sous-traitance du suivi des activits financires et du programme un seul organisme permet de sassurer que les rapports financiers et du programme sont relis entreeux et quils offrent une image plus complte. Une fois munis de donnes dtailles et vrifies, les membres du personnel charg du suivi et de lvaluation des CNS, sont libres de se focaliser sur les implications stratgiques du programme de suivi. Il conviendrait dexaminer srieusement le fait dengager un seul organisme spcialis en vue de grer le suivi et lvaluation des aspects financiers et des programmes. (vii) Le suivi et lvaluation doivent tre intgrs dans la conception dun programme. Ils devraient en outre tre oprationnels avant loctroi des fonds plutt que rajouts ultrieurement. Il est bien plus difficile et moins efficient de rajuster le suivi et lvaluation une fois que loctroi des fonds a t ralis. (viii)Quelle que soit la solidit dun systme de suivi et dvaluation, il chouera sans participation tendue des divers
acteurs. Par consquent, un processus participatif grande chelle est essentiel afin de mettre en place le sens de lappropriation et de lintervention ds le dpart. (ix) Les CNS manquent de financement complet et dtaill long terme pour lensemble des principaux aspects du suivi et de lvaluation, notamment les cots locaux et les cots dexploitation marginaux. La Banque mondiale, par le biais des crdits des Programmes Multi-Pays SIDA de la Banque mondiale, peut fournir un financement complet et long terme, pour le suivi et lvaluation dans les domaines o loctroi de fonds est inexistant. La Banque mondiale recommande quun plafond de 10% des crdits des Programmes MultiPays SIDA soit utilis aux fins des cots locaux et dexploitation dun systme de suivi et dvaluation long terme. (x) Il serait plus utile de passer de lanalyse de base et de suivi lanalyse des tendances, en les examinant sur plusieurs priodes.
Quelle que soit la solidit dun systme de suivi et dvaluation, il chouera sans la participation tendue des divers acteurs.
Quel est le cadre propos pour le suivi et lvaluation ?

13 Un suivi et une valuation efficaces sappuient sur un circuit de rsultats clairs et logiques, dans lequel les rsultats dun niveau doivent dboucher sur les rsultats du niveau suivant, jusqu la ralisation de lobjectif gnral. Par consquent, sil existe des lacunes dans la logique, le circuit ne dbouchera pas sur les rsultats requis. 14. Les principaux niveaux sont les suivants : apports produits rsultats impacts 15. Ces diffrents niveaux sont prsents dans le tableau 1 ci-dessous. Chaque niveau est reli au suivant, de faon claire et logique.
Tableau 1 : les niveaux de suivi et dvaluation Niveau Description

Apports Produits Les apports sont les individus, la formation, lquipement et les ressources que nous mettons dans un projet, en vue datteindre des produits. Les produits sont les activits ou les services que nous fournissons, y compris les services en matire de prvention, de soins et de soutien du VIH/SIDA, en vue datteindre des rsultats. Les processus associs la prestation des services sont trs importants et impliquent la qualit, les cots unitaires, laccs et la couverture. Rsultats Par le biais de la prestation de services de qualit, conomiques, accessibles et trs rpandus, des rsultats-cls devraient se produire. Les rsultats sont les changements de comportement ou de comptence, notamment des pratiques plus sres en matire de prvention du VIH/SIDA et une meilleure capacit faire face au SIDA.
Introduction
Tableau 2 : les lments du suivi et de lvaluation Elment

Systme gnral Surveillance
Description
Organigramme et base de donnes gnraux. Surveillance biologique et comportementale nationale des IST, du VIH/SIDA, de la Tuberculose, et des tendances du comportement sexuel. Recherche indispensable en vue de complter la surveillance nationale.
Recherche
Suivi de la gestion financire Suivi de la gestion financire nationale du CNS, du secteur du CNS, du secteur public et public et de la socit civile quant leur utilisation des ressources. de la socit civile Suivi des activits du programme national du CNS, du secteur public et de la socit civile Suivi des activits du programme national du CNS en matire doctroi de fonds, aux agences charges de lexcution. Suivi galement de l-propos, de la quantit et de la qualit des services fournis par ces agences. tant de mettre cette surveillance en place dans dautres pays. La surveillance comportementale et dimpact social, appuye par ONUSIDA/FHI et les lignes directrices relatives lvaluation sociale, est dj largement rpandue et prte tre utilise. Cette surveillance devrait saccompagner dune surveillance de deuxime gnration (voir encadr 1, page 8). Grce ces soutiens, les CNS peuvent rapidement dbuter une bonne surveillance. Pour les pidmies connues, les CNS utiliseront gnralement la surveillance existante. Pour les nouvelles pidmies, ils pourront utiliser une surveillance amliore. Les CNS devront fournir les ressources et le soutien appropris aux programmes SIDA nationaux (PSN) au sein des ministres de la sant, en vue dassurer une surveillance, un suivi et une valuation solides en matire de sant. La recherche 20. Il convient de complter la surveillance par une recherche de base, notamment par la recherche pidmiologique, et en matire dvaluation et dimpact social. Les CNS ont un rle stratgique jouer en matire de collecte, dinterprtation et de diffusion des rsultats des recherches.
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Quels lments de suivi et dvaluation existent et quel est leur degr de dveloppement?
16. Nous suggrons les lments de suivi et dvaluation suivants (voir tableau 2 ci-dessus). 17. Les points forts du suivi et de lvaluation de chacun des lments ci-dessus varient considrablement. Le systme gnral 18. Le systme gnral comprend un organigramme et une base de donnes principaux, dcrivant prcisment la collecte et la diffusion des donnes. La surveillance 19. La surveillance comprend la surveillance biologique et comportementale et la surveillance de limpact social. Ces deux types de surveillance sont globalement bien dvelopps. Le soutien de lOMS/ONUSIDA et du CDC permet une surveillance biologique prnatale solide dans la plupart des pays. Il assure galement une procdure bien tablie permetIntroduction
Encadr 1 : Quest-ce que la surveillance de deuxime gnration ?

Les systmes de surveillance traditionnels analysent gnralement le VIH ou les infections sexuellement transmissibles (IST). Toutefois, ils nanalysent pas paralllement les pratiques sexuelles qui dbouchent sur la transmission des IST/VIH. Ceci ne facilite pas la corroboration et lexplication des tendances des IST/VIH. La surveillance de deuxime gnration a t labore afin de dpasser ces limites. Cette forme de surveillance vise associer les donnes biologiques et comportementales, en vue de renforcer la puissance explicative. La concordance des diverses observations biologiques, comportementales et qualitatives, permet non seulement damliorer la confiance dans les tendances, mais galement de donner des explications significatives ces tendances. Les exemples dun bon nombre de pays, notamment lOuganda, la Thalande et le Sngal, dmontrent la faon dont la surveillance de deuxime gnration permet didentifier les tendances du VIH par le biais de la surveillance biologique, et dexpliquer de faon trs convaincante ces tendances par la surveillance comportementale. Ces exemples soulignent bien limportance capitale de la surveillance de deuxime gnration. Le suivi de la gestion financire 21. Le suivi de la gestion financire du CNS, du secteur public et de la socit civile est bien encadr. La Banque mondiale, notamment, possde des capacits internes considrables et une exprience solide en termes de gestion financire. Les fonds de protection sociale ont dmontr la faisabilit de la sous-traitance de la gestion financire par des socits daudit ou des banques. Le suivi des activits des programmes 22. Le suivi des activits des programmes du CNS, du secteur public et de la socit civile constitue le plus grand dfi que doivent relever les CNS. Il est en partie trait par des projets de manuels de fonctionnement, mais dautres enjeux importants restent couvrir. Les CNS devront assumer un rle important en matire doctrois de fonds, en vue de soutenir des centaines dactivits de prvention, de soins et de rduction du VIH/SIDA. Toutefois, il leur manque les systmes et procdures de base, tout particulirement requis pour les aspects suivants : la tenue dun organigramme et dune base de donnes de suivi et dvaluation gnraux et intgrs ; lidentification des priorits pidmiologiques et la sollicitation de demandes conformes ; la vulgarisation de la disponibilit de fonds en vue dappuyer les initiatives et les mcanismes de demande du secteur public et de la socit civile ; llaboration et la vulgarisation de critres de slection et de procdures dapprobation transparents et structurs ; la vulgarisation des noms des bnficiaires des fonds ; les progrs des programmes de suivi des bnficiaires et la communication des ralisations ; et lexamen de ltat davancement du programme national gnral, en se rfrant plus particulirement aux aspects gographiques, la couverture et lquit, aux interventions et aux services offerts aux groupes vulnrables.
23. Le suivi des activits des programmes constitue la partie la moins dveloppe et ncessite une attention plus particulire.
Introduction
Comme pour le suivi financier, cet lment devrait tre sous-trait par une socit indpendante. Il est recommand dunir le suivi des aspects financiers et des activits du programme et de le donner en sous-traitance une seule socit, afin de permettre un recoupement des aspects financiers et ceux des activits du programme tout en rduisant considrablement les cots. 24. Les lments les mieux dvelopps sont les suivants : la surveillance (plus particulirement la surveillance biologique) ; la recherche ; et le suivi financier.
le suivi des programmes.
Qui doit se charger de ces tches ?

26. A la lumire du premier enseignement (voir la pyramide des rsultats du suivi et de lvaluation, en page 4), les sources de donnes, les responsabilits des partenaires chargs de lexcution du suivi et de lvaluation et les dlais proposs pour lavancement des activits, sont rsums dans le tableau 3 (voir page 10).
Les indicateurs et les sources de donnes du CNS

27. Nous suggrons un exemple densemble dindicateurs, accompagns de sources de donnes, en Annexe 1. Cet ensemble dindicateurs nest ni dfinitif ni exhaustif. Chaque programme est amen changer et ajouter cet ensemble dindicateurs. Toutefois, celui-ci fournit des exemples dindicateurs et de sources de donnes possibles pour chaque niveau de suivi et dvaluation.
25. Les lments les moins dvelopps sont les suivants : le systme gnral de suivi et dvaluation, accompagn dorganigrammes et dune base de donnes unifie ; et
Introduction
Tableau 3: les sources de donnes, les rles des partenaires et le calendrier par niveau de suivi et dvaluation
Niveau Apports Donnes Suivi des aspects financiers et du programme Rle des partenaires Dlais Tous les partenaires chargs de la Avancement des activimise en uvre doivent soumettre des ts sur une priode de 6 mois donnes mensuelles Lagence externe spcialise doit analyser et vrifier systmatiquement les donnes Produits Quantit Suivi des aspects financiers et du programme Tous les partenaires chargs de la Avancement des activimise en uvre doivent soumettre des ts sur une priode dun an. donnes mensuelles Lagence externe spcialise doit analyser et vrifier systmatiquement les donnes Qualit Suivi des programmes Tous les partenaires chargs de la Avancement des activimise en uvre sont responsables de ts sur une priode de par le biais de listes deux ans de contrle de qualit la matrise interne de la qualit Une agence externe spcialise doit effectuer une vrification externe de la qualit Cots unitaires Suivi des aspects financiers et du programme Lagence externe spcialise doit utiliser les donnes vrifies des produits, relatives aux aspects financiers et au programme, en vue destimer les cots unitaires des partenaires slectionns chargs de lexcution Laccs aux services et la couverture en matire de prvention, de soins et de rduction de la maladie sont inclus sous forme de sous-ensemble de la surveillance comportementale et des enqutes sur limpact social et sur les services. Ils sont valus lorsque les enqutes comportementales ou sur les services sont utilises Les enqutes comportementales en Avancement des activivue dvaluer les rsultats sont encou- ts sur une priode de rages dans 5 10 sites par pays deux-trois ans tous les 1 2 ans. Les enqutes comportementales peuvent galement tre ralises pour certains programmes grande chelle du secteur public ou de la socit civile. Par exemple, il peut sagir des programmes du secteur public pour les travailleurs dans le domaine du transport ou militaire et Introduction
Accs aux services et couverture
Modules de surveillance comportementale et enqutes relatives aux services
Rsultats
Surveillance comportementale et recherche pidmiologique
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pour la socit civile des programmes pour les rfugis Les enqutes comportementales doivent tre sous-traites par des agences spcialises et utiliser les lignes directrices de lONUSIDA/ FHI Impacts Surveillance biologique et recherche pidmiologique Le Ministre de la sant, souvent assist de lOMS, de lONUSIDA et du CDC, est responsable de la surveillance nationale des IST et du VIH Il est galement possible de raliser des tudes pidmiologiques slectionnes relatives la prvalence et lincidence des IST/VIH. Cellesci peuvent illustrer limpact dans certaines rgions ou chez certaines populations spcifiques Systme gnral Organigramme et base de donnes Avancement sur une priode de 3 5 ans pour les pidmies connues et de 7 10 ans pour les nouvelles pidmies
Le CNS est responsable de la tenue A concevoir avant que gnrale de lorganigramme et de la le CNS ne commence octroyer les fonds base de donnes
Introduction
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B. LES PROCEDURES OPERATIONNELLES Le cadre gnral

28. Nous proposons les tapes suivantes afin de mettre en pratique le suivi et lvaluation : (i) Le CNS doit clarifier son rle de coordination et amliorer sa capacit coordonner mais non mettre en uvre le suivi et lvaluation. (ii) Le CNS doit engager des organismes spcialiss qui se chargeront de lexcution du suivi et de lvaluation. Par consquent, il serait prfrable que la surveillance, la recherche et le suivi financier des programmes soient pris en charge par plusieurs organismes. Lorganisme spcialis charg du suivi des activits des programmes est responsable de la formation des partenaires qui sont chargs de lexcution. Il est galement charg de vrifier, de recueillir, danalyser et de rapporter les donnes. (iii) Le CNS et les intervenants doivent sengager dans un processus participatif intense en vue de mettre sur pied la notion dappropriation et dintervention, notamment en ce qui concerne le suivi des programmes et des systmes de suivi et dvaluation gnraux. (iv) Chaque partenaire charg de lexcution doit convenir de ses principales cibles avec le CNS, en remplissant un formulaire de suivi et dvaluation et de planification simple et structur. (v) Chaque partenaire charg de lexcution est responsable de notifier mensuellement les rsultats, en utilisant le formulaire de suivi et dvaluation et de planification.
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(vi) Ces rsultats doivent tre contrls et vrifis au moins tous les six mois par lorganisme spcialis. (vii) Lunit/lagence spcialise doit valuer tous les six mois les progrs raliss par chaque partenaire charg de lexcution, comparativement aux objectifs et apprcier leurs progrs en utilisant le formulaire de suivi et dvaluation et de planification. (viii)Lorganisme spcialis doit recueillir, analyser et soumettre au CNS les rapports rsums de lensemble des activits tous les six mois, en utilisant un formulaire dtat davancement des activits simple et structur. (ix) Le CNS et les principaux intervenants, notamment les bailleurs de fonds, doivent se runir tous les six mois en vue dexaminer les rapports de suivi et dvaluation, didentifier les enseignements les plus importants et de convenir de recommandations et de dcisions stratgiques. (x) Le CNS et les principaux intervenants doivent mettre jour leurs manuels et procdures de suivi et dvaluation, en sappuyant sur les enseignements tirs.
La clarification du rle du CNS et lamlioration de sa capacit coordonner

29. Il est suggr une petite structure de suivi et dvaluation de CNS, avec une ou deux personnes (ce nombre suffit pour un simple rle de coordination et de facilitation), en fonction de la taille du pays et de la complexit du programme. LAnnexe 2 prsente les attributions proposes du personnel charg du suivi et de lvaluation.
Les procdures oprationnelles
30. Lun des lments les plus importants du rle de coordination du CNS consiste en la coordination effective avec le secteur de la sant, qui est le dpositaire historique des capacits de suivi et dvaluation des programmes SIDA. 31. Il est indispensable dlaborer une vision conjointe entre le CNS et les bailleurs de fonds, relative la philosophie et aux priorits du suivi et de lvaluation du CNS et de sassurer des apports coordonns et complmentaires des bailleurs de fonds pour les plans de suivi et dvaluation du CNS. Le CNS doit clarifier son rle de coordination et amliorer sa capacit coordonner mais non mettre en uvre le suivi et lvaluation.
des diffrentes tapes prsentes ci-aprs. Ce consultant devrait, avant tout, avoir des connaissances multidisciplinaires et tre en mesure de combiner les observations de la recherche, de la gestion des programmes et des systmes dinformation. LEncadr 2 (page 14) prsente plus de dtails relatifs au choix dun consultant appropri en suivi et valuation. 33. Les CNS sont fortement encourags recruter un consultant en suivi et valuation afin que celui-ci apporte son assistance dans la mise en place dun systme gnral de suivi et dvaluation. LAnnexe 3 prsente le dtail des attributions, un exemple dannonce de recrutement et des critres de notation.
Le recrutement dunits/dagences spcialises en suivi et valuation

34. Dans le cadre de son rle de coordination, il est suggr que le CNS sous-traite les lments de suivi et dvaluation, tel que le prsente le Tableau 4 (ci-dessous). 35. LAnnexe 4 prsente les attributions suggres des units/agences spcialises en matire de suivi des activits de programmes.
Le recrutement dun consultant en suivi et valuation

32. Le rle du CNS consiste sassurer que les rsultats du suivi et de lvaluation sont utiliss au niveau appropri. Les CNS peuvent engager un consultant en suivi et valuation en vue dapporter son assistance dans la conception et la gestion
Tableau 4 : les agences de suivi et dvaluation recommandes par lment de suivi et dvaluation Elment
Systme gnral Surveillance
Sous-trait par
CNS/Consultant Biologique : Programme SIDA national ou pidmiologique, appuy par le comit dexperts en surveillance Comportementale : Universits, agences de recherche ou bureaux de conseils
Recherche Suivi national de la gestion financire du CNS, du secteur public et de la socit civile Suivi national des activits des programmes du CNS, du secteur public et de la socit civile
Universits/institutions Grandes socits daudit/de conseils
Grandes socits daudit/de conseils
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Encadr 2 : Quest-ce quun consultant en suivi et valuation ?

Les qualits essentielles dun consultant en suivi et valuation sont les suivantes : une exprience multidisciplinaire, du jugement, de la perspicacit et de lintuition. Le consultant doit, par-dessus tout, parfaitement saisir que le suivi et lvaluation comprennent divers composants, qui doivent tous tre traits. Par consquent, un consultant doit avoir des connaissances dans le domaine de lpidmiologie. Toutefois, du fait que la surveillance pidmiologique est gnralement mieux labore que les autres composants, cette qualit est la moins essentielle. En effet, il existe des procdures de surveillance trs dtailles et de nombreuses organisations internationales et nationales qui peuvent apporter leur assistance en matire de surveillance. Le consultant doit avoir avant tout une exprience solide en termes de suivi et dvaluation des activits de programme. En effet, il sagit du composant le plus faible du systme gnral de suivi et dvaluation et les procdures sont trs peu dveloppes. Il existe galement relativement peu de praticiens expriments dans ce domaine. Le consultant doit avoir gr un projet dans lequel des donnes dapport, de produit et de processus auront t systmatiquement collectes, rsumes et utilises afin dorienter la programmation. Le consultant doit comprendre le flux de donnes, niveau par niveau, dun jeune ducateur ou dune grand-mre apportant son soutien des orphelins, un systme dinformations national. Il serait souhaitable que le consultant ait suffisamment de connaissances en matire de systmes dinformation de gestion, afin dtre capable de spcifier les systmes requis et dexaminer les systmes mis en place. En runissant des comptences en matire dpidmiologie, dvaluation, de programme et de systme dinformation, le consultant devrait tre en mesure de crer un systme intgr qui pourrait gnrer et rattacher des donnes primaires biologiques, comportementales, de programmes et financires vrifies. Le consultant charg du suivi et de lvaluation doit engager des approches simples, peu coteuses, nutilisant pas de technologies de pointe, qui pourraient trs largement tre appliques sur le terrain. Il est galement utile de souligner ce quun consultant en suivi et valuation ne doit pas tre. Le consultant ne doit pas tre un chercheur universitaire uniquement proccup par les preuves incontestables, ni un pidmiologiste qui confond suivi, valuation et surveillance. Il ne doit pas tre un expert en valuation qui confond le suivi et lvaluation avec des valuations externes, souvent effectues sans donnes primaires, ni un expert en systmes dinformation de gestion qui confond le suivi et lvaluation avec la technologie de linformation.
Llaboration dun manuel de suivi et dvaluation comprenant des approches participatives

36. Lexprience du CNS met en relief limportance des approches participatives en vue dtablir la notion dappropriation et dintervention en matire de suivi et dvaluation. Le processus participatif suivant est suggr :
effectuer une recherche prparatoire ; dterminer le Groupe de rfrence intrimaire en matire de suivi et dvaluation et indicateurs fictifs ; organiser des runions consultatives des intervenants des districts et des intervenants nationaux ; laborer un projet de manuel de suivi et dvaluation ;
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organiser une runion des intervenants des districts et des intervenants nationaux en vue dexaminer le projet de manuel ; achever le manuel de suivi et dvaluation ; et organiser une runion de lancement national de suivi et dvaluation.
les principaux bailleurs de fonds bilatraux/multilatraux ; les principales ONG ; les principales institutions universitaires/de recherche ; et les principaux groupes de personnes vivant avec le VIH/SIDA.
La recherche prparatoire 37. Il convient deffectuer une recherche prparatoire, en vue didentifier les approches, les opportunits et les contraintes existantes en matire de suivi et dvaluation et didentifier les principaux points ncessitant une analyse supplmentaire. La recherche prparatoire comprend une revue documentaire, des entretiens et des visites sur le terrain. 38. La revue documentaire doit comprendre les documents suivants spcifiques au pays: le plan stratgique national ; les plans stratgiques, les plans de travail et les projets de manuels de fonctionnement du CNS ; et les rapports de surveillance et de suivi et dvaluation du Ministre de la Sant.
40. Il convient deffectuer des visites un large groupe dintervenants sur le terrain, en vue dinterviewer le personnel de terrain et les bnficiaires et dexaminer les systmes, les procdures, les manuels, les formulaires, les listes de contrle et les rapports existants de suivi et dvaluation. Ces visites sur le terrain permettent de donner une image de la communaut et fournissent galement des informations sur le terrain relatives ce qui a fonctionn ou na pas fonctionn en matire de suivi et dvaluation. Elles apportent galement des exemples pratiques en rapport avec les systmes et outils de suivi et dvaluation efficients. 41. Il convient de prparer une synthse sur les points forts et les points faibles existants et sur les ressources existantes et potentielles en matire de suivi et dvaluation, en tenant compte de la revue de la littrature, des entretiens et des visites sur le terrain. Le Groupe de rfrence intrimaire de suivi et dvaluation et indicateurs 42. Le CNS doit se charger de crer au cours du premier mois, un Groupe de rfrence intrimaire de suivi et dvaluation. Ce groupe doit se runir mensuellement et de faon ad hoc, lorsque cela savre ncessaire, en vue doffrir des conseils et dexaminer les premiers produits. Le groupe intrimaire peut se composer des reprsentants suivants : le Ministre de la Sant et autres mi-nistres cls ; le CNS ;
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39. Il convient davoir des entretiens avec les principaux intervenants en vue de solliciter leurs conseils et leurs proccupations concernant le suivi et lvaluation. Les intervenants doivent inclure: le Ministre de la Sant, dautres ministres et partenaires cls chargs de lexcution ; le personnel et les consultants du CNS; les membres du Groupe Thmatique largi des Nations Unies, notamment les Conseillers des programmes pays de lONUSIDA ;
les membres du Groupe Thmatique largi des Nations Unies, y compris les Conseillers des Programmes Pays de lONUSIDA ; les principaux bailleurs de fonds bilatraux/multilatraux ; les principales ONG ; les institutions universitaires / de recherche ; et les groupes de personnes vivant avec le VIH/SIDA.
jours avec les intervenants du district, en vue dlaborer une stratgie de suivi et dvaluation de district dtaille. Cette stratgie comprendra les mcanismes de collecte et les indicateurs du district. Les CNS doivent sassurer dune reprsentation quilibre parmi les intervenants suivants du secteur public et de la socit civile : les membres des CNS nationaux et des provinces ; le Ministre de la Sant ; les autres ministres cls, notamment les ministres de lducation et des affaires sociales ; les ONG et les Organisations communautaires des districts ; les groupes universitaires, de recherche et de consultation lis aux activits locales ; et les groupes locaux de personnes vivant avec le VIH/SIDA.
43. Le CNS, conseill par le Groupe de rfrence intrimaire de suivi et dvaluation, doit prparer un ensemble dindicateurs et dinstruments intrimaires ou locaux ds le deuxime mois, afin de permettre au CNS de faire le suivi et dvaluer les projets existants en attendant quun systme autonome de suivi et dvaluation soit labor. Sans indicateurs locaux et instruments intrimaires, il est fort possible que le suivi et lvaluation ne soient pas appliqus aux projets pendant plusieurs mois. Le Groupe de rfrence intrimaire de suivi et dvaluation doit entreprendre les activits suivantes : laborer un ensemble dindicateurs intrimaires ; laborer des outils de collecte de donnes intrimaires ; laborer des procdures de collecte de donnes intrimaires ; tablir une collecte de donnes intrimaires ; surveiller la collecte de donnes intrimaires ; et inclure les enseignements en matire de collecte de donnes intrimaires dans un plan de suivi et dvaluation indpendant.
45. Le troisime mois, il convient galement dorganiser une runion des intervenants nationaux, en vue dlaborer une stratgie nationale de suivi et dvaluation, comprenant des mcanismes de collecte et la mise en place des indicateurs nationaux. Le CNS doit sassurer dune reprsentation quilibre parmi les intervenants suivants du secteur public et de la socit civile : le Ministre de la Sant et les autres ministres cls ; le personnel et les consultants du CNS; les membres du Groupe Thmatique des Nations Unies, notamment les Conseillers des Programmes Pays de lONUSIDA; les principaux bailleurs de fonds bilatraux/multilatraux ; les principales ONG ; les principaux groupes de personnes vivant avec le VIH/SIDA ; et
Les runions consultatives des intervenants des districts et nationaux 44. Le troisime mois, il convient dorganiser une runion consultative de deux
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Les institutions universitaires de recherche importantes sur le plan national.
La runion nationale de lancement 50. Le 6me mois, il convient de tenir une runion nationale dune demi-journe dans une ou plusieurs grandes villes, en vue de lancer le manuel de suivi et dvaluation. Deux cents intervenants des secteurs priv et public pourraient assister cette runion de lancement. 51. Les Annexes 11 et 12, respectivement, prsentent un exemple de calendrier et de budget relatif au processus participatif mentionn ci-dessus.
46. La runion doit laborer un projet de stratgie de suivi et dvaluation, afin de fournir un cadre llaboration dun projet de systme de suivi et dvaluation. Le projet de manuel de suivi et dvaluation 47. A partir du 4me mois, un petit noyau constitu du CNS et des consultants doit, en sappuyant sur les tapes de consultations mentionnes ci-dessus, laborer un projet de manuel de suivi et dvaluation qui doit comprendre : le cadre gnral du suivi et de lvaluation ; lorganigramme directeur gnral ; la base de donnes gnrale relative au suivi et lvaluation ; des systmes et des instruments de collecte de donnes du suivi et de lvaluation ; et un plan de travail et un budget dtaills relatifs au suivi et lvaluation.
La mise en uvre du systme de suivi et dvaluation convenu

Les mcanismes de suivi et dtablissement de rapports 52. Ltape suivante implique la mise en uvre du systme de suivi et dvaluation convenu en utilisant les tapes ci-aprs. (i) Les partenaires chargs de lexcution doivent se rfrer au formulaire de suivi et dvaluation et de planification de lAnnexe 5. Les indicateurs examins doivent tre inscrits dans la Colonne 1 et les objectifs convenus avec le CNS, pour chaque indicateur appropri, dans la Colonne 2. (Tous les indicateurs ne sappliquent pas tous les partenaires chargs de lexcution). (ii) Chaque partenaire charg de lexcution doit enregistrer ses services en cours dans la section relative la prestation de services du formulaire de suivi et dvaluation et de planification. (iii) Tous les six mois, chaque partenaire charg de lexcution doit utiliser le formulaire de suivi et dvaluation et de planification, afin de rapporter ltat davancement de ses activits comparativement aux objectifs fixs, dans la Colonne 2. Lagence spcialise
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Les runions consultatives des intervenants des districts et nationaux en vue dexaminer le projet de manuel de suivi et dvaluation 48. A partir du 4me mois, il convient dorganiser une deuxime srie de runions consultatives des intervenants (a) des districts et (b) nationaux, afin dexaminer et de revoir avec soin le projet de manuel de suivi et dvaluation. Les membres identifis cidessus doivent participer ces runions. La version dfinitive du manuel de suivi et dvaluation 49. Le 5me mois, il convient de prparer une version dfinitive du manuel de suivi et dvaluation, en fonction des rvisions effectues au cours des runions des districts et nationales et en fonction des ractions des intervenants et dautres sources.
doit vrifier les donnes tous les six mois. (iv) Au cours des visites semestrielles de vrification des donnes, lunit/ lagence spcialise doit valuer la qualit des services offerts, en utilisant les listes de contrle relatives la matrise de la qualit, adaptes par les CNS au contexte de chaque pays. Les Annexes 6 et 7, respectivement, prsentent des exemples des domaines de programme ncessitant des listes de contrle relatives lassurance qualit et un exemple de liste de contrle relative lassurance qualit pour les communications interpersonnelles. (v) Lagence spcialise doit utiliser le formulaire de suivi et dvaluation et de planification en vue danalyser tous les six mois ltat davancement des activits comparativement aux objectifs fixs, conformment la simple chelle de notation suivante : Objectifs atteints en grande partie/ compltement Objectifs atteints partiellement Objectifs non atteints en grande partie/ compltement
res dans diverses autres situations, en vue de faire le suivi des partenaires chargs de lexcution. Trois exemples sont prsents ci-aprs : Les intermdiaires des provinces, dans les cas pour lesquels les CNS transfrent les principales responsabilits en matire doctroi de fonds et de suivi aux organismes des provinces ; Les intermdiaires des districts, dans les cas pour lesquels les CNS transfrent les principales responsabilits en matire doctroi de fonds et de suivi aux organismes des districts ; et Les intermdiaires des ONG, dans les cas pour lesquels les CNS transfrent les principales responsabilits doctroi de fonds et de suivi aux ONG.
54. Lorsque des organismes intermdiaires sont impliqus, de quelle faon le suivi des activits du programme est-il effectu ? Il est suggr de suivre les tapes ci-aprs : (i) Un organisme de suivi spcialis est encore ncessaire, mme lorsque des lments du suivi sont transmis aux districts. Toutefois, le rle de lorganisme passe dune mise en uvre directe au renforcement des capacits et au contrle. (ii) Lorganisme spcialis doit former et appuyer les organismes intermdiaires en vue de les doter des comptences leur permettant dentreprendre le suivi des activits des programmes. (iii) Lorganisme spcialis doit contrler et faire le suivi des organismes intermdiaires afin de veiller ce que leur suivi soit effectu dans les dlais, quil soit mthodique, complet, prcis et conforme au manuel de procdures. (iv) Lorganisme spcialis est galement responsable de la collecte, de la vrification, de la saisie et de lanalyse
(vi) Lagence spcialise doit rassembler, analyser et soumettre au CNS, tous les six mois, les rapports rsums de lensemble des activits, en utilisant le formulaire de suivi et dvaluation et de planification et dun formulaire dtat davancement des activits structur. Le suivi des activits du programme par le biais de structures intermdiaires 53. Les procdures oprationnelles ci-dessus se rfrent des situations dans lesquelles lunit/lagence spcialise de suivi, contrle directement les partenaires chargs de lexcution. Toutefois, lorganisme spcialis travaillera avec des intermdiai18
des donnes primaires des partenaires chargs de lexcution, en matire de suivi et dvaluation. Il est galement charg de la prparation et de la soumission de rapports rguliers de suivi et dvaluation au CNS. La base de donnes sur Access 55. Pour lensemble du systme de suivi et dvaluation, une base de donnes de suivi et dvaluation a t cre sur le logiciel Access de Microsoft. Il est possible de lobtenir auprs de la Banque mondiale. La base de donnes est cre dans Access, du fait que la majorit des pays auront ce logiciel dans le paquet de Microsoft Office, que la plupart des socits de conseils lutilisent et que la plupart des spcialistes locaux en technologies de linformation le soutiennent. La liste de contrle pour les gestionnaires de programmes 56. LAnnexe 8 prsente une liste de contrle permettant dassister les gestionnaires de programmes grer la fonction de suivi et dvaluation. Le modle de budget de suivi et dvaluation 57. Le MERG de lONUSIDA travaille sur un modle dvaluation des cots pour un programme gnral. LAnnexe 9 prsente un modle de budget relatif aux composants du suivi et de lvaluation traits dans ce manuel. Elle prsente notamment les lments de conception dun
systme gnral de suivi et dvaluation et de suivi des activits du programme. Le budget en Annexe 9 ne comprend pas les estimations de cot pour les lments relatifs la surveillance, la recherche ou la gestion financire. 58. Le budget indicatif comprend les cots de conception du systme gnral de suivi et dvaluation et du systme de suivi des activits du programme, mais il ne comprend pas les cots du vritable fonctionnement du systme. Il est possible de proposer des lignes directrices exprimentales concernant les cots dexploitation du systme. Le principal facteur affectant le cot sera fonction de lassociation du suivi financier et du suivi du programme et de leur dlgation un organisme unique. Lassociation du suivi financier et du suivi des activits du programme et leur dlgation un organisme unique revient significativement moins cher. Lorsque le suivi financier et celui des activits du programme sont associs et dlgus un organisme unique, on estime que le suivi des activits du programme pourrait tre ralis pour deux ou trois pour cent du cot total des fonds transfrs aux partenaires. Lorsque le suivi financier et le suivi des activits du programme ne sont pas associs, mais raliss sparment, on estime que le suivi des activits du programme ncessite cinq six pour cent du cot total des fonds allous aux partenaires. Il convient de noter que ces pourcentages ne sappliquent quaux fonds allous aux partenaires chargs de lexcution, et non au budget gnral du CNS.
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ANNEXES 1 A 9 : OUTILS
ANNEXE 1. Exemple dindicateurs3

Indicateur
Niveau dimpact (impact sur la sant) Prvention 1. Prvalence du VIH et de la syphilis chez (a) les femmes en priode prnatale et plus Surveillance prnatale particulirement pour celles qui ont entre (b) 15-19 ans et entre (c) 20-24 ans Rduction 2. Meilleure qualit de vie pour les personnes vivant avec le VIH/SIDA et pour Enqutes dans les mnages les orphelins et autres enfants vulnrables Niveau de rsultats (rsultats des comportements) Prvention 3. Pourcentage des personnes interroges qui identifient correctement les Enqutes DHS, MICS et diffrentes prventions de la transmission sexuelle du VIH et refusent les BSS principales ides reues relatives la transmission et la prvention du VIH Surveillance 4. Rapports sexuels moindre risque: jeunes (15-19 ans) Augmentation de (a) lge des premiers rapports sexuels et (b) rduction du comportementale et enqutes dimpact social nombre de rapports sexuels non protgs 5. Rapports sexuels moindre risque: adultes (20-49 ans) Baisse des rapports sexuels non protgs avec un partenaire non rgulier Rduction 6. Amlioration des capacits des mnages se charger des personnes vivant Enqutes dans les mnages avec le VIH/SIDA et des orphelins et autres enfants vulnrables Niveau des produits (activits) Amlioration des capacits du CNS 7. Bureau du CNS et secrtariat nomms et fonctionnels 8. Plans de travail et budgets du CNS labors
Rapports du CNS
Source de donnes
Surveillance comportementale et enqutes dimpact social
Plans de travail et budgets du CNS
9. Plans financier et technique, approvisionnements mis en uvre. Systme de Rapports du CNS suivi et dvaluation du CNS tabli 10. Ratios de dcaissement du fonds du CNS
Rapports du CNS
11. Nombre et pourcentage de districts dots de plans de travail et de budgets Rapports du CNS relatifs au VIH/SIDA, approuvs et financs Augmentation des services du secteur public 12. (a) Nombre et (b) pourcentage de ministres dots de plans de travail Rapports du CNS oprationnels et de budgets relatifs au VIH/SIDA pour leurs employs 13. (a) Nombre et (b) pourcentage de centres de sant offrant des soins en matire Enqutes sur les centres de de VIH/SIDA, appropris au niveau du centre sant 14. (a) Nombre et (b) pourcentage dinstitutions denseignement primaire/ Rapports du CNS secondaire/suprieur offrant leurs tudiants des programmes sur le VIH/SIDA 15. (a) Nombre et (b) pourcentage de districts dots de dpartements daffaires sociales Rapports du CNS fonctionnant et octroyant des fonds aux orphelins et autres enfants vulnrables 16. Total des services offerts par le secteur public en matire de SIDA
Rapports du CNS
3 Bien que le texte prsente la chane de rsultats sous forme dordre causal, des apports limpact, cette annexe prsente la chane de rsultats sous forme dordre de cadre logique traditionnel, de limpact aux apports.
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Annexes 1 9 : outils
Augmentation des services offerts par la socit civile 17. Nombre dorganisations de la socit civile recevant un financement du CNS 18. Pourcentage de lensemble des fonds allous aux services de la socit civile Rapports du CNS Rapports du CNS
19. Nombre de nouveaux partenaires de la socit civile introduits dans la Rapports du CNS programmation du VIH/SIDA avec le soutien du CNS 20. Total des services de VIH/SIDA offerts par la socit civile Services en matire de VIH/SIDA : Prvention 21. Nombre de (a) programmes de radio/tlvision raliss sur le VIH/SIDA et Rapports du CNS (b) nombre dheures de diffusion 22. Nombre de brochures/livrets sur la prvention du VIH/SIDA (a) conus et Rapports du CNS (b) nombre dexemplaires distribus 23. Nombre de (a) membres du personnel et (b) de bnvoles forms, chargs Rapports du CNS de la prvention du VIH 24. Nombre de (a) runions tenues sur la prvention du VIH et (b) dhommes/de Rapports du CNS femmes atteints 25. Nombre de prservatifs vendus/donns Rapports du CNS 26. Nombre dhommes/de femmes recevant des soins en matire dIST dans Rapports du CNS les centres de sant par un personnel form et approvisionnement ininterrompu des centres en mdicaments 27. (a) Nombre et (b) pourcentage dhommes/de femmes effectuant un test VIH Rapports du CNS et bnficiant de conseils 28. (a) Nombre et (b) pourcentage de femmes testes et bnficiant dune Rapports du CNS prvention de la transmission mre-enfant dans le cas o elles seraient dclares sropositives Services relatifs au VIH/SIDA : soins 29. Nombre de (a) membres du personnel et (b) de bnvoles forms, chargs des soins Rapports du CNS 30. Nombre de groupes de soutien aux personnes vivant avec le VIH/SIDA et (a) Rapports du CNS nombre et (b) pourcentage dhommes/de femmes inscrits 31. Nombre de (a) projets de soins communautaires en matire de VIH/SIDA et Rapports du CNS (b) nombre et (c) pourcentage dhommes/de femmes inscrits 32. Nombre de (a) projets communautaires de soutien aux orphelins et (b) Rapports du CNS nombre de garons/de filles orphelins inscrits et (c) pourcentage estim de garons/de filles orphelins inscrits 33. (a) Nombre et (b) pourcentage estims de garons/de filles orphelins recevant Rapports du CNS une allocation pour frais de scolarit Niveau des apports (Allocation du personnel, de la formation, de lquipement et des fonds) 34. Paiement du personnel, recrutement des bnvoles, ralisation de la Rapports du CNS formation, fourniture de lquipement et des ressources Rapports du CNS
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ANNEXE 2. Rsum des attributions du personnel du CNS charg du suivi et de lvaluation
Prparation dun plan annuel et gnral de suivi et dvaluation Prparation des rapports de suivi et dvaluation bi-annuels et annuels Prparation des spcifications techniques de chaque composant du suivi et de lvaluation et engagement dagences externes qui se chargeront de la gestion de chaque composant Matrise de la qualit et des dlais des produits du suivi et de lvaluation soustraits Examen des produits du suivi et de lvaluation sous-traits et diffusion et communication de leurs implications pour la mise en uvre du programme, notamment les modifications en termes de priorits gographiques, de groupes cibles et de partenaires chargs des interventions et de la mise en uvre. Le suivi et lvaluation doivent jouer un rle primordial dans la conception de la direction du programme
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ANNEXE 3. Dtail des attributions du consultant en suivi et valuation du CNS

Cadre gnral Le Conseil national SIDA (CNS) a t cr le [date] et recrute du personnel. Les systmes de gestion du CNS, notamment les systmes de gestion financire, dapprovisionnement, de gestion de la mise en uvre et du suivi et de lvaluation, sont en cours dlaboration. Le CNS recherche un consultant pour [nombre de mois], du [date] au [date], en vue dapporter son assistance llaboration de son systme de suivi et dvaluation. Objectifs Les principaux objectifs de la consultation sont les suivants : assister le CNS dans llaboration dun plan de coordination gnral de suivi et dvaluation. Ce plan devra tre accompagn de manuels, de systmes, de procdures, doutils, dune base de donnes, dorganigrammes pour les donnes et de responsabilits et rles institutionnels clairement dfinis, de mme que dun plan de mise en uvre et dun budget ; et renforcer les systmes de suivi du CNS, en vue dassurer un bon suivi des produits et du processus. cipaux partenaires, et pris en charge par le CNS. Le consultant doit recevoir un soutien technique du CNS et des autres partenaires techniques. Qualits et exprience Les principales qualits requises du consultant pour la mission sont : des comptences en matire de communication et de facilitation, afin de veiller llaboration du systme, du manuel et des outils de suivi et dvaluation, avec lentire participation des intervenants du CNS, du gouvernement, des entreprises et de la socit civile. des comptences en matire de coordination, en vue de sassurer que les contributions des divers intervenants soient effectivement harmonises au sein dun seul systme de suivi et dvaluation du CNS, en sappuyant sur les outils et le manuel. des comptences en termes danalyse, afin de sassurer que le systme de suivi et dvaluation du CNS, par le biais du manuel et des outils dappoint, soit dtaill et logique. des comptences en matire dtablissement de systmes, afin de veiller ce que le systme de suivi et dvaluation du CNS soit complet, logique sur le plan interne, spcifique, autonome et quil puisse tre mis en uvre.
Il existe des systmes, des outils et des manuels de suivi et dvaluation prpars pour les programmes de VIH/SIDA en Afrique. Toutefois, ces systmes, manuels et outils doivent tre adapts au contexte du pays, en consultation avec de nombreux intervenants nationaux. Slection Le consultant doit tre slectionn par le CNS, aprs consultation avec ses prinAnnexes 1 9 : outils
Tches Les tches spcifiques du consultant sont les suivantes : identifier les besoins en termes de donnes/de rapports ;
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concevoir le systme gnral de suivi et dvaluation ; prparer un plan de mise en uvre ; former les partenaires chargs de la coordination et de lexcution ; sassurer que le systme est test, affin et entirement mis en uvre par le CNS; et spcifier les mesures ultrieures que le CNS devra prendre.
Au cours de la prparation du systme et du manuel de suivi et dvaluation du CNS, le consultant doit raliser les activits suivantes : Examiner les documents pour les composants suivants dun systme complet de suivi et dvaluation : (i) la surveillance biologique ; (ii) la surveillance comportementale ; (iii) la recherche, notamment les tudes dimpact sur la prvalence, lincidence et lintervention ; (iv) la gestion financire ; et (v) les activits du programme. Evaluer ltat de dveloppement de chacun des composants de suivi et dvaluation ci-dessus mentionns, dans le cadre national. Il doit galement identifier les composants ncessitant une action concerte. Recueillir et inclure sous forme dannexes ou de volumes spars, lensemble des manuels de procdures existants relatifs aux composants spcifiques du systme de suivi et dvaluation du CNS, notamment la surveillance biologique et comportementale et relatifs aux sous-composants clairement dfinis, notamment la scurit en matire de risque de contamination accidentelle par transfusion sanguine, la prvention de la transmission mre-enfant et le CTV. Mettre en relief une vision stratgique et un champ de travail spcifique du suivi et de lvaluation du CNS, qui clarifierait le rle de coordination du CNS et amliorerait ses capacits coordonner plutt qu mettre en uvre le suivi et lvaluation. Dcrire avec prcision comment, qui et au cours de quelle priode le CNS doit dlguer/sous-traiter chacun des composants et sous-composants du systme national de suivi et dvaluation.
Ces tches sont prsentes avec de plus amples dtails ci-aprs. 1. Identification des besoins en termes de donnes/de rapports
Le consultant doit sappuyer sur les principales activits dj entreprises par le CNS. Il doit rapidement examiner les ensembles dindicateurs et la matrice du cadre logique existants du CNS. Il doit proposer un ensemble bien dlimit dindicateurs oprationnels et mesurables, accompagns de mesures dtailles des apports, des produits, du processus, des rsultats et de limpact. Le consultant peut aider le CNS moderniser son cadre logique. Il serait souhaitable que le cadre logique ne comprenne pas plus de 40 indicateurs. Cette tche doit dbuter le [date] et sachever, avec laccord de lensemble des intervenants, le [date]. 2. Conception du systme gnral de suivi et dvaluation
Le consultant doit ensuite aider le CNS dans la conception dun systme de suivi et dvaluation et la prparation dun manuel de suivi et dvaluation. Ce systme de suivi et dvaluation doit reflter, dans la mesure du possible, le Plan stratgique national. Le consultant doit utiliser le manuel oprationnel de suivi et dvaluation existant des Conseils nationaux SIDA comme point de dpart, lors de llaboration du manuel de suivi et dvaluation du CNS.
26
Prsenter les spcifications techniques dtailles de chaque composant du systme gnral de suivi et dvaluation. Indiquer le processus participatif que le CNS pourrait entreprendre afin de sassurer que les intervenants soient pleinement impliqus dans llaboration du systme de suivi et dvaluation du CNS, et veiller la notion dappropriation et de participation. Le processus participatif doit comprendre les tapes suivantes : la revue documentaire, les entretiens avec les intervenants et les visites sur le terrain ; la formation dun groupe de rfrence intrimaire de suivi et dvaluation et des indicateurs ; les runions consultatives des intervenants des districts et nationaux; la prparation dun projet de manuel de suivi et dvaluation du CNS ; les runions des intervenants des districts et nationaux en vue dexaminer le projet de manuel ; lachvement du manuel de suivi et dvaluation du CNS ; et une runion nationale de lancement du plan et du manuel de suivi et dvaluation du CNS. Entreprendre le processus participatif soulign ci-dessus en vue de sassurer que le plan de suivi et dvaluation du CNS soit labor suite des consultations. Prparer un projet de manuel de suivi et dvaluation du CNS, qui sappuierait en partie sur le manuel oprationnel de suivi et dvaluation existant des Conseils nationaux SIDA. Ce manuel doit reflter les indicateurs oprationnels labors pour le cadre logique, mettre en relief un systme gnral de collecte, de rassemblement, danalyse et dtablissement de rapport relatif aux donnes. Il doit spcifier les responsabilits en matire de rapport et les relations professionnel-
les entre toutes les institutions impliques dans le suivi et lvaluation tous les niveaux. Le manuel doit comprendre des procdures dtailles de collecte de donnes, des organigrammes spcifiques en vue dillustrer prcisment le flux de donnes dun niveau lautre et les modles de chacun des instruments requis en matire de collecte de donnes. Il doit tre prpar de faon donner une ide claire de ce qui est attendu de chaque composant et chaque niveau, du niveau du district au niveau national. Il peut comprendre des modules spars, qui spcifient aussi brivement que possible, ce qui est requis de chaque composant chaque niveau. Soumettre le projet de manuel du CNS lexamen minutieux de nombreux intervenants et rviser le manuel conformment aux orientations reues. Achever le projet de manuel de suivi et dvaluation du CNS, en sappuyant sur les orientations ci-dessus mentionnes. Prparer un organigramme et un modle pour llaboration dune base de donnes sur Access, en vue de recueillir toutes les donnes requises par le systme de suivi et dvaluation du CNS. Travailler en liaison avec un consultant en informatique, en vue de sassurer que la base de donnes dAccess collecte lensemble des donnes requises par le CNS. Prparer des organigrammes, des lignes directrices et des modles relatifs aux rapports de suivi et dvaluation, des partenaires chargs de lexcution au CNS, et de ceux du CNS au Parlement.
27
Ce composant doit dbuter le [date] et sachever le [date]. 3. Prparation dun plan de mise en uvre
Le plan de mise en uvre doit comprendre un plan de travail dtaill, un calendrier, les principales tapes et le budget allou chacun des lments du suivi et de lvaluation proposs dans le manuel de suivi et dvaluation du CNS. Ce composant doit dbuter le [date] et sachever le [date]. 4. Formation des partenaires chargs de la coordination et de lexcution
de suivi et dvaluation. Il doit rviser le systme de suivi et dvaluation du CNS conformment aux ractions obtenues au cours de lessai sur le terrain. Le consultant doit ensuite travailler avec le CNS afin de sassurer que les systmes soient entirement mis en uvre pendant au moins trois mois avant que le CNS nassume sa responsabilit seul pour la coordination du suivi et de lvaluation. Ce composant doit dbuter le [date] et sachever le [date]. 6. Spcification des mesures ultrieures que le CNS doit prendre
Le consultant doit galement former les principaux partenaires chargs du suivi, lutilisation du manuel, notamment les intervenants du CNS, des principaux ministres, des ONG et des districts, afin de mettre en uvre efficacement le suivi et lvaluation. Ce composant doit dbuter le [date] et sachever le [date]. 5. Sassurer que le systme est test, affin et entirement mis en uvre par le CNS
Le consultant doit ensuite prsenter un plan dtaill mettant en relief les mesures ultrieures que le CNS doit prendre afin de pouvoir continuer et renforcer le suivi et lvaluation, notamment lutilisation de mcanismes permettant au CNS de sassurer que le manuel est mis jour en tenant compte des ractions et des runions de consultation rgulires, en fonction des besoins. Le CNS peut choisir de prolonger les services de consultation afin de continuer la mise en uvre au-del de la priode initiale envisage dans les points ci-dessus. Ce composant doit dbuter le [date] et sachever le [date].
Le consultant doit travailler avec le CNS afin de tester sur le terrain tout le systme
28
ANNEXE 3.1. Exemple dannonce pour le recrutement dun consultant en suivi et valuation par le CNS
Cadre gnral Recrutement dun consultant pour une priode initiale de [nombre de mois], avec une possibilit dextension de cette priode, en vue dlaborer et dessayer un systme de suivi et dvaluation pour un programme de dveloppement. Le systme de suivi et dvaluation doit tre labor en consultation avec les intervenants et document dans un manuel oprationnel de suivi et dvaluation dtaill. Les principales responsabilits du consultant consistent faciliter le processus participatif de planification, concevoir le systme gnral de suivi et dvaluation et prparer le manuel oprationnel de suivi et dvaluation. Le consultant doit possder de bonnes comptences en matire de communication, de facilitation, de planification et danalyse. Les candidats doivent possder les qualifications suivantes : Qualifications Une matrise ou un doctorat ou tout diplme quivalent en sant, sciences sociales, gestion ou ingnierie et une exprience professionnelle approprie de trois ans OU Un baccalaurat dans les domaines de la sant, du social, de la gestion ou de lingnierie et une exprience professionnelle approprie de six ans Une exprience spcifique dans la facilitation dun processus participatif de planification pour une activit impliquant 100 personnes au minimum ou un budget de plus de 1 million de $US ET Une exprience spcifique dans la gestion du dveloppement ou des systmes de suivi et dvaluation pour une organisation/un programme employant 100 personnes au minimum ou utilisant un budget de plus d1 million de $US ET Une exprience spcifique dans la gestion de la mise en uvre ou des systmes de suivi et dvaluation pour une organisation/un programme employant 100 personnes au minimum ou utilisant un budget de plus d1 million de $US Un niveau lev de connaissances en informatique, notamment dans lutilisation de Word, de lInternet et du courrier lectronique. Des connaissances en PowerPoint, Excel et Access seraient galement apprcies.
Rmunration Ce poste offre une rmunration, des conditions de travail et des possibilits de carrire trs intressantes. Candidatures Les candidats sont pris dadresser une lettre indiquant les raisons pour lesquelles ils sont qualifis pour le poste, un CV qui doit comprendre le numro de tlphone du candidat et les numros de tlphone dau moins deux personnes de rfrence qui ont supervis le travail du candidat. Les candidats devront galement annexer ou envoyer par courrier des exemples de gestion ou de systmes et de manuels de suivi et dvaluation quils ont prpar, en y indiquant leur contribution spcifique. Les demandes peuvent tre envoyes par voie postale ou par courrier lectronique ladresse ci-dessous [adresse insrer]. Les candidats sont encourags soumettre leur demande par courrier lectronique.
29
ANNEXE 3.2. Critres proposs de notation relative la slection du consultant du CNS

Critres Qualifications universitaires Exprience professionnelle approprie Comptences en informatique Total Coefficient 20 60 20 100
30
ANNEXE 4. Termes de rfrence dun organisme spcialis charg du suivi des activits du programme
Vrifier la logique interne et la validit des donnes relatives loffre de services rapportes par les partenaires chargs de lexcution du CNS, en effectuant six visites mensuelles au minimum Recouper les donnes du programme et les donnes financires et accrotre la confiance dans les deux sources de donnes Evaluer la qualit des services des partenaires chargs de lexcution, en utilisant des listes de contrle relatives lassurance qualit, en effectuant un minimum de deux visites annuelles Elaborer une base de donnes de gestion simple sur Access, qui puisse tre largement partage et utilise pour dautres analyses Collecter, saisir et analyser mensuellement les donnes de suivi du programme des partenaires chargs de lexcution Assister le CNS pour lidentification des partenaires chargs de lexcution dont les rsultats sont exemplaires et pourraient servir de rfrence et pour lidentification des partenaires qui nobtiennent pas de bons rsultats, pour lesquels des actions correctives doivent tre suggres Prparer des rapports semestriels de suivi des programmes, comprenant un rsum des donnes, examiner les rsultats gnraux comparativement aux objectifs et prsenter des recommandations sur le programme gnral, notamment les recommandations permettant damliorer les rsultats et le suivi et lvaluation du programme
31
ANNEXE 5. Formulaire de planification, de suivi et dvaluation

Indicateur
Objectifs Progrs par Notation des convenus rapport aux objectifs progrs
Niveau dimpact (impact sur la sant)

Prvention
1. Prvalence du VIH et de la syphilis chez (a) les femmes enceintes et particulirement pour; (b) les femmes ges de 15 19 ans ; et (c) les femmes ges de 20 24 ans Rduction 2. Meilleure qualit de vie des personnes vivant avec le VIH/SIDA et des orphelins et autres enfants vulnrables
Niveau de rsultats (rsultats des comportements)

Prvention 3. Pourcentage des personnes interroges qui identifient les diffrentes prventions de la transmission sexuelle du VIH et refusent les ides prconues sur la transmission et sur la prvention du VIH 4. Rapports sexuels moindre risque : jeunes (15-19 ans) Augmentation de (a) lge des premiers rapports sexuels et (b) rduction du nombre de rapports sexuels non protgs 5. Rapports sexuels moindre risque : adultes (20-49 ans) Rduction du nombre de rapports sexuels non protgs avec un partenaire non rgulier Rduction 6. Amlioration des capacits des mnages se charger des personnes vivant avec le VIH/SIDA, des orphelins et autres enfants vulnrables
Niveau des produits (niveau dactivits)

Amlioration des capacits du CNS 7. Bureau du CNS et Secrtariat nomms et fonctionnels 8. Plans de travail et budgets du CNS labors 9. Plans financier, technique et des approvisionnements mis en uvre. Systme de suivi et dvaluation du CNS tabli. 10. Ratios de dcaissement du fonds du CNS 11. Nombre et pourcentage de districts dots de plans de travail et de budgets relatifs au VIH/SIDA, approuvs et financs Augmentation des services du secteur public 12. (a) Nombre et (b) pourcentage de ministres dots de plans de travail oprationnels et de budgets relatifs au VIH/SIDA pour leurs employs 13. (a) Nombre et (b) pourcentage de centres de sant offrant des soins, en matire de VIH/SIDA, appropris au niveau du centre 14. (a) Nombre et (b) pourcentage dinstitutions denseignement primaire/ secondaire/suprieur offrant leurs tudiants des programmes sur le VIH/SIDA 15. (a) Nombre et (b) pourcentage de districts dots de dpartements daffaires sociales fonctionnant et octroyant des fonds aux orphelins et autres enfants vulnrables
32
16. Total des services offerts par le secteur public en matire de VIH/SIDA Augmentation des services de la socit civile 17. Nombre dorganisations de la socit civile recevant un financement du CNS 18. Pourcentage de lensemble des fonds allous aux services de la socit civile 19. Nombre de nouveaux partenaires de la socit civile introduits dans la programmation du VIH/SIDA avec le soutien du CNS 20. Total des services de VIH/SIDA offerts par la socit civile Services en matire de VIH/SIDA : prvention 21. Nombre de (a) programmes de radio/tlvision raliss sur le VIH/ SIDA et (b) nombre dheures de diffusion 22. Nombre de brochures/livrets sur la prvention du VIH/SIDA (a) conus et (b) nombre dexemplaires distribus 23. Nombre de (a) membres du personnel et (b) de bnvoles forms, chargs de la prvention du VIH 24. Nombre de (a) runions tenues sur la prvention du VIH et (b) dhommes/de femmes atteints 25. Nombre de prservatifs vendus/donns 26. Nombre dhommes/de femmes recevant des soins en matire dIST dans les centres de sant par un personnel form et approvisionnement ininterrompu des centres en mdicaments 27. (a) Nombre et (b) pourcentage dhommes/de femmes effectuant un test VIH et bnficiant de conseils 28. (a) Nombre et (b) pourcentage de femmes testes et bnficiant dune prvention de la transmission mre-enfant dans le cas o elles seraient dclares sropositives Services relatifs au VIH/SIDA : soins 29. Nombre de (a) membres du personnel et (b) de bnvoles forms, chargs des soins 30. Nombre de groupes de soutien aux personnes vivant avec le VIH/SIDA et (a) nombre et (b) pourcentage dhommes/de femmes inscrits 31. Nombre de (a) projets de soins communautaires en matire de VIH/SIDA et nombre et (c) pourcentage dhommes/de femmes inscrits 32. Nombre de (a) projets communautaires de soutien aux orphelins et (b) nombre de garons/de filles orphelins inscrits et (c) pourcentage estim de garons/de filles orphelins inscrits 33. (a) Nombre et (b) pourcentage estim de garons/de filles orphelins recevant une allocation pour frais de scolarit
Niveau des apports (allocation du personnel, de la formation, de lquipement et des fonds)

34. Paiement du personnel, recrutement des bnvoles, ralisation de la formation, fourniture de lquipement et des ressources
33
ANNEXE 5.1. Sous-section relative loffre de services

Services en matire de VIH/SIDA : prvention
21. Nombre de programmes de radio/tlvision raliss sur le VIH/SIDA et nombre dheures de diffusion Programmes de radio produits : Programmes de tlvision produits : Nombre dheures de diffusion des programmes de radio : Nombre dheures de diffusion des programmes de tlvision :
22. Nombre de brochures/livrets sur la prvention du Nombre de brochures labores sur la prvention du VIH/SIDA : VIH/SIDA conus et nombre dexemplaires distribus Nombre de livrets distribus sur la prvention du VIH/SIDA : 23. Nombre de membres du personnel et de bnvoles forms, chargs de la prvention du VIH 24. Nombre de runions tenues sur la prvention du VIH et dhommes/de femmes atteints Personnel form : Bnvoles forms : Runions tenues : Hommes atteints : Femmes atteintes : Prservatifs vendus : Prservatifs donns : Nombre :
25. Nombre de prservatifs vendus/donns
26. Nombre de centres de sant offrant des soins pour les IST par le biais dun personnel form et dun approvisionnement ininterrompu des centres en mdicaments 27. Nombre et pourcentage dhommes/de femmes effectuant un test VIH et bnficiant de conseils
Nombre dhommes : Nombre de femmes : Pourcentage dhommes : Pourcentage de femmes : Nombre : Pourcentage :
28. Nombre et pourcentage de femmes testes et bnficiant dune prvention de la transmission mre-enfant dans le cas o elles seraient dclares sropositives Services relatifs au VIH/SIDA : soins 29. Nombre de membres du personnel et de bnvoles forms, chargs des soins 30. Nombre de groupes de soutien aux personnes vivant avec le VIH/SIDA et nombre et pourcentage dhommes/ de femmes inscrits
Personnel : Bnvoles : Groupes de personnes vivant avec le VIH/ SIDA : Nombre dhommes inscrits : Nombre de femmes inscrites : Pourcentage dhommes inscrits : Pourcentage de femmes inscrites :
34
31. Nombre de projets de soins communautaires en matire de VIH/SIDA et nombre et pourcentage dhommes/de femmes inscrits
Projets relatifs aux soins : Nombre dhommes inscrits : Nombre de femmes inscrites : Pourcentage dhommes inscrits : Pourcentage de femmes inscrites : Projets relatifs aux orphelins : Nombre de garons inscrits : Nombre de filles inscrites : Pourcentage de garons inscrits : Pourcentage de filles inscrites : Nombre de garons : Nombre de filles : Pourcentage de garons : Pourcentage de filles :
32. Nombre de projets communautaires de soutien aux orphelins et nombre et pourcentage de garons/de filles inscrits
33. Nombre et pourcentage de garons/de filles recevant une allocation pour frais de scolarit
35
ANNEXE 6. Domaines du programme ncessitant des listes de contrle relatives lassurance-qualit

Domaines du programme
Prvention :
Communication de masse Communication interpersonnelle Distribution et promotion des prservatifs Soins en matire dIST Conseils et tests du VIH Scurit transfusionnelle Prvention de la transmission mre-enfant
Soins :
Soutien aux personnes vivant avec le VIH/SIDA Soins cliniques en matire de SIDA Soins communautaires en matire de VIH/SIDA Orphelins et autres enfants vulnrables
36
ANNEXE 7. Modle de liste de contrle relative lassurance-qualit en matire de communication interpersonnelle

N
1 2 3 4 5 6
Questions relatives lassurance-qualit

Le lieu de runion tait-il aussi frais et ar que possible ? Le public tait-il confortablement assis sur des chaises ou des nattes, pour les runions lintrieur, ou assis ou debout lombre, pour les runions lextrieur ? Le public tait-il dispos en U, 5 mtres du(des) prsentateur(s) pour la(les) prsentation(s) ou les discussions et 7 mtres pour les activits participatives ? Y avait-il au moins 10 personnes dans le public, en dehors du(des) prsentateur(s)/facilitateur(s) ? Le(s) prsentateur(s)/facilitateur(s) parlait(ent)-il(s) suffisamment fort pour se faire entendre du public ? Le public coutait-il calmement, lorsque le(s) prsentateur(s)/facilitateur(s) prenait(ent) la parole et a t-il t possible de faire taire les personnes qui interrompaient sans cesse la discussion ? Les confrences lorsquelles avaient lieu, dpassaient-elles 10 minutes ? Y avait-il au moins une activit participative, suivie dune discussion ? Le public a-t-il montr son enthousiasme au cours de lactivit participative ? Les informations fondes sur des faits et prsentes au cours de la confrence, de lactivit participative ou de la discussion taient-elles exactes et jour ? La confrence et/ou lactivit participative ont-elles vit de reprocher aux femmes la propagation des IST/VIH ? La discussion a-t-elle dur 20 minutes, ou mieux encore, 30 minutes ? Cinq, ou mieux encore, 10 personnes du public ont-elles pris part la discussion ? Le nombre de femmes ayant pris part la discussion tait-il proportionnel au nombre de femmes dans le public ? Au cours de la discussion, le(s) prsentateur(s)/facilitateur(s) coutait(ent)-il(s) les commentaires de lorateur sans montrer sa(leur) dsapprobation sur son(leur) visage ou sans linterrompre (sauf si lorateur tait dlibrment perturbateur) ? Le(s) prsentateur(s)/facilitateur(s) rpondait(ent)-il(s) brivement chaque commentaire, en demandant au public de faire plus dobservations, sans rpondre personnellement au commentaire ? Le(s) prsentateur(s)/facilitateur(s) sen est-il (sont-ils) tenu(s) aux faits, au cours de la discussion sur les attitudes, les valeurs et les proccupations personnelles relatives au VIH/SIDA ? Lors de la discussion relative aux femmes et aux IST/SIDA, le(s) prsentateur(s)/facilitateur(s) a-t-il (ont-ils) pouss le public rflchir sur la responsabilit des hommes en termes dIST/SIDA ? Le(s) prsentateur(s)/facilitateur(s) a-t-il (ont-ils) offert des prservatifs la fin de la runion ? Le(s) prsentateur(s)/facilitateur(s) a-t-il (ont-ils) conclu en indiquant au public comment contacter les responsables du projet pour de plus amples informations et orient le public vers dautres services requis, notamment les soins relatifs aux IST ou au CTV ?
Oui
Non
7 8 9 10 11 12 13 14 15
16
17
18
19 20
37
ANNEXE 8. Liste de contrle pour les gestionnaires de projet au sein des CNS et des agences donatrices
N
1
Etape
Le gestionnaire du projet possde-t-il ou a-t-il engag, suffisamment de comptences en matire de suivi et dvaluation en vue doffrir une surveillance efficace ? Le gestionnaire du projet a-t-il examin le rsum de la description du programme afin de sassurer quil soit conforme au manuel de suivi et dvaluation ? Le gestionnaire du projet a-t-il examin les activits nationales existantes en matire de suivi et dvaluation, identifiant les lments dj traits et ceux qui doivent encore tre traits ? Le gestionnaire du projet sest-il assur que le CNS comprend parfaitement et sest engag sans aucune quivoque dans la coordination et non la mise en uvre ? Le CNS a-t-il un plan de suivi et dvaluation et celui-ci est-il suffisamment dtaill, oprationnel et scrupuleux des dlais afin de garantir que le suivi et lvaluation seront complets et dans les temps ? Le CNS a-t-il suffisamment de capacits internes ou a-t-il sous-trait des capacits, en vue de coordonner le suivi et lvaluation ? Le CNS a-t-il sous-trait chacun des composants du suivi et de lvaluation avec des agences spcialises ? Les agences engages ont-elles la capacit de raliser les activits de suivi et dvaluation requises dans les dlais ? Les termes de rfrence et les spcifications techniques de chaque lment de suivi sont-ils clairs et dtaills ? Existe-t-il un processus participatif appropri, en vue de sassurer de lengagement national et de la notion dappropriation du plan gnral de suivi et dvaluation ? Chaque agence spcialise apporte-t-elle une contribution de grande qualit et dans les dlais en matire de suivi et dvaluation, tel que cela est spcifi dans le plan et les contrats de suivi et dvaluation ? Si cela nest pas le cas, le CNS entreprend-il des actions correctives rapides et appropries ? Le CNS et les partenaires se runissent-ils tel que convenu dans le plan de travail, en vue dexaminer les rsultats ? Le formulaire de planification, de suivi et dvaluation est-il rempli de faon dtaille et dans les dlais ? Le suivi et lvaluation sont-ils utiliss en vue dapporter des ajustements rapides et appropris au projet ? Les manuels et les procdures de suivi et dvaluation sont-ils mis jour en sappuyant sur lapprentissage du programme ?
Oui
Non
2 3
4 5
6 7 8 9 10
11
12 13 14 15 16
38
ANNEXE 9. Exemple de budget relatif la conception dun systme gnral de suivi et dvaluation et de suivi des activits du
Activit Le consultant international doit laborer un cadre et aider lidentification et au soutien dun consultant local en suivi et valuation Le consultant national doit se charger de la conception du systme gnral de suivi et dvaluation et du manuel et du systme de suivi des activits du programme Le spcialiste national en technologies de linformation doit adapter la base de donnes sur Access lutilisation nationale Le processus participatif doit permettre lengagement et la comprhension des in-tervenants Total Budget 20 jours x 700 $US par jour pour les voyages internationaux, lhbergement, les repas, le transport local, les communications et les honoraires = 14.000 $US Sous-total = 14.000 $US 150 jours x 350 $US par jour pour lhbergement, les repas, le transport local, les communications et les honoraires = 52.500 $US Sous-total = 52.500 $US 15 jours x 300 $US par jour pour lhbergement, les repas, le transport local, les communications et les honoraires = 4.500 $US Sous-total = 4.500 $US Voir budget dtaill en Annexe 12, celui-ci ne comprend pas les honoraires du consultant national budgtiss dans les 150 jours mentionns ci-dessus Sous-total = 60.000 $US 131.000 $US
Observation : ce budget a t prpar en 2001 en $US et donne des chiffres moyens. Il convient de lajuster chaque contexte.
39
ANNEXES 10 A 12 : INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
ANNEXE 10. Principales sources dinformation complmentaires relatives au suivi et lvaluation

Les principales sources relatives aux lignes directrices cites ci-aprs sont lONUSIDA, lOMS, MEASURE et FHI. Il est possible de se rfrer aux versions les plus rcentes de ces lignes directrices sur lInternet, aux adresses suivantes : http://www.unaids.org http://www.who.int http://www.cpc.unc.edu/measure http://www.fhi.org http://www.cdc.gov http://www.usaid.gov Family Health International (2002): Evaluating Programs for HIV/AIDS Prevention and Care in Developing Countries: A Handbook for Program Managers and Decision Makers. Washington: Family Health International. (http://www.fhi.org/en/aids/impact/impactpdfs/evaluationhandbook.pdf) UNAIDS/MEASURE (2000) National AIDS Programmes: A Guide to Monitoring and Evaluation. Geneva: UNAIDS. (http://www.cpc.unc.edu/measure/guide/guide.html) Family Health International (2000) Behavioural Surveillance Surveys (BSS): Guidelines for Repeated Behavioural Surveys in Populations at Risk for HIV. Arlington : Family Health International. (http://www.fhi.org/en/aids/wwdo/wwd12a.html#anchor545312) Centers for Disease Control and Prevention (2002) Strategic Monitoring and Evaluation : A Draft Planning Guide and Related Tools for CDC GAP Country Programs. Atlanta : Centers for Disease Control and Prevention. UNAIDS /WHO (2000) Second Generation Surveillance for HIV: The Next Decade. Geneva: UNAIDS. (http://www.who.int/emc-documents/aids_hiv/docs/whocdscsredc2005.PDF) UNAIDS/WHO (1999) Guidelines for Sexually Transmitted Infections Surveillance. UNAIDS/ WHO Working Group on Global HIV/AIDS/STI Surveillance. Geneva: UNAIDS. (http://www.unaids.org/publications/documents/impact/std/JC240-SexTransmInfSurv-E.pdf) UNAIDS (1999) Acting Early to Prevent AIDS : The Case of Senegal. Geneva : UNAIDS. (http://www.unaids.org/publications/documents/epidemiology/determinants/una99e34.pdf) UNAIDS (1998) The Relationship of HIV and STD Declines in Thailand to Behavioural Change. Geneva: UNAIDS. (http://www.unaids.org/publications/documents/epidemiology/determinants/una98e2.pdf) UNAIDS (1998) A Measure of Success in Uganda. Geneva: UNAIDS. (http://www.unaids.org/publications/documents/epidemiology/determinants/una98e8.pdf) UNAIDS/Family Health International (1998) Meeting the Behavioural Data Collection Needs of National HIV/AIDS and STD Programmes. Geneva: UNAIDS. (http://www.fhi.org/en/aids/impact/imppub/bdcbiback.html#anchor1086792)
42
Annexes 10-12 : informations complmentaires
ANNEXE 11. Modle de calendrier relatif au processus participatif de la planification

Action Recherche prparatoire Groupe de rfrence intrimaire de suivi et dvaluation et indicateurs Runion des intervenants des districts et nationaux en vue dlaborer un projet de manuel de suivi et dvaluation. Elaboration dun projet de manuel de suivi et dvaluation Runion des intervenants du district et nationaux en vue dexaminer le projet de manuel de suivi et dvaluation Version finale du manuel de suivi et dvaluation Runion nationale en vue de lancer le plan de suivi et dvaluation. Mois 1 Mois 2 Mois 3 Mois 4 Mois 5 Mois 6
X X X X X X X X
43
ANNEXE 12. Modle de budget relatif au processus participatif de planification

Activit Recherche prparatoire Groupe de rfrence intrimaire de suivi et dvaluation et indicateurs Runion consultative des intervenants des districts et nationaux en vue dlaborer le manuel
Runions mensuelles : 6 runions 1.000 $US par runion = 6.000 $US Sous-total = 6.000 $US Facilitation : 3.000 $US Consommables : 2.000 $US Transport et 2 jours dhbergement : 20 personnes 400 $US = 8.000 $US x 2 (districts et nationaux) Sous-total = 21.000 $US Budget
Elaboration du projet de manuel Runion consultative des intervenants des districts et nationaux en vue dexaminer le projet de manuel
Facilitation : 3.000 $US Consommables : 2.000 $US Transport et 2 jours dhbergement : 20 personnes 400 $US = 8.000 $US x 2 (districts et nationaux) Sous-total = 21.000 $US
Version finale du manuel Runion nationale en vue de lancer le manuel

Guide de suivi et dvaluation : 7.000 $US Transport et boissons pour 200 participants : 200 personnes 25 $US = 5.000 $US Sous-total = 12.000 $US 100 personnes jours 300 $US = 30.000 $US Sous-total = 30.000 $US 90.000 $US
Soutien apport par la consultation
Total
Observation : ce budget est prpar en 2001 en $US, et donne des chiffres moyens. Il convient de lajuster chaque contexte. Ce budget ne sapplique qu llment participatif du processus gnral de planification du suivi et de lvaluation.
44
Le programme conjoint des Nations Unies sur le VIH/SIDA (ONUSIDA) est le principal dfenseur dune action mondiale pour le VIH/SIDA. Ce programme rassemble huit agences des Nations Unies dans un effort commun de lutte contre lpidmie : le Fonds des Nations Unies pour lEnfance (UNICEF), le Programme des Nations Unies pour le Dveloppement (PNUD), le Fonds des Nations Unies pour la Population (FNUAP), le Programme des Nations Unies pour le Contrle International des Drogues (PNUCID), lOrganisation des Nations Unies pour lEducation, la Science et la Culture (UNESCO), lOrganisation mondiale de la Sant (OMS), la Banque mondiale. LONUSIDA mobilise les ractions lpidmie de ses huit organisations associes et complte ces efforts par des initiatives particulires. Il vise diriger et assister le dveloppement de la riposte au VIH sur le plan international, sur tous les fronts : mdical, sant publique, social, conomique, culturel, politique et droits de lhomme. LONUSIDA travaille avec de nombreux partenaires, gouvernements et ONG, entreprises, scientifiques et non professionnels, en vue de partager les connaissances, comptences et meilleures pratiques au-del des frontires.
Le ma nue l op ra tionne l de s uivi e t d va lua tion de s Cons e ils Na tiona ux S IDA est conu comme une bote outils et une carte routire utiles permettant aux praticiens de sen servir lors de la conception et de lexcution du suivi et de lvaluation des programmes. Ce manuel introduit des concepts cls. Il prsente des procdures simples et claires, accompagnes dune liste de contrle relative au processus, au calendrier et aux cots de llaboration dun suivi et dune valuation des programmes participatifs des Conseils Nationaux SIDA (CNS). Il offre galement les outils cls requis par les partenaires chargs de lexcution du suivi et de lvaluation. Ce manuel met laccent sur llaboration dun systme gnral de suivi et dvaluation, li au Plan stratgique national et sur le suivi des services fournis par les CNS et leurs partenaires chargs de lexcution.
ONUSIDA 20 avenue Appia 1211 Genve 27 - Suisse Tlphone: (+41 22) 791 36 66 Fax: (+41 22) 791 41 87 Courriel : unaids@unaids.org Internet: http://www.unaids.org
La Banque Mondiale 1818 H Street, NW Washington, DC, 20433 USA Tlphone: (+202) 473 1000 Fax: (+202) 477 6391 Courriel : books@worldbank.org Internet: http://www.worldbank.org

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CONSEILS NATIONAUX DU SIDA

MANUEL OPERATIONNEL DE SUIVI ET DEVALUATION

ONUSIDA version franaise, janvier 2003

CONSEILS NATIONAUX du SIDA

MANUEL OPERATIONNEL DE SUIVI ET DEVALUATION

Liste des Abrviations

CDC CNS CTV FHI IPAA IST MEASURE MERG MICS

OMS ONG ONUSIDA PSN

Liste des abrviations

TABLE DES MATIERES

A qui sadresse ce manuel ?

Quels sont les objectifs de ce manuel ?

Quest-ce que le suivi et lvaluation ?

Quels enseignements cls avonsnous tir du suivi et de lvaluation ?

Que ne vise pas ce manuel ?

Pyramide des rsultats du suivi et de lvaluation

NIVEAUX DES EFFORTS DEVALUATION

Quel est le cadre propos pour le suivi et lvaluation ?

Tableau 1 : les niveaux de suivi et dvaluation Niveau Description

Tableau 2 : les lments du suivi et de lvaluation Elment

Encadr 1 : Quest-ce que la surveillance de deuxime gnration ?

le suivi des programmes.

Qui doit se charger de ces tches ?

Les indicateurs et les sources de donnes du CNS

Accs aux services et couverture

Modules de surveillance comportementale et enqutes relatives aux services

Surveillance comportementale et recherche pidmiologique

B. LES PROCEDURES OPERATIONNELLES Le cadre gnral

La clarification du rle du CNS et lamlioration de sa capacit coordonner

Le recrutement dunits/dagences spcialises en suivi et valuation

Le recrutement dun consultant en suivi et valuation

Universits/institutions Grandes socits daudit/de conseils

Grandes socits daudit/de conseils

Encadr 2 : Quest-ce quun consultant en suivi et valuation ?

Llaboration dun manuel de suivi et dvaluation comprenant des approches participatives

Les procdures oprationnelles

Les institutions universitaires de recherche importantes sur le plan national.

La mise en uvre du systme de suivi et dvaluation convenu

Les procdures oprationnelles

ANNEXE 1. Exemple dindicateurs3

Surveillance comportementale et enqutes dimpact social

Plans de travail et budgets du CNS

ANNEXE 2. Rsum des attributions du personnel du CNS charg du suivi et de lvaluation

ANNEXE 3. Dtail des attributions du consultant en suivi et valuation du CNS

ANNEXE 3.2. Critres proposs de notation relative la slection du consultant du CNS

ANNEXE 5. Formulaire de planification, de suivi et dvaluation

Niveau dimpact (impact sur la sant)

Niveau de rsultats (rsultats des comportements)

Niveau des produits (niveau dactivits)

Niveau des apports (allocation du personnel, de la formation, de lquipement et des fonds)

ANNEXE 5.1. Sous-section relative loffre de services

25. Nombre de prservatifs vendus/donns

ANNEXE 6. Domaines du programme ncessitant des listes de contrle relatives lassurance-qualit

ANNEXE 7. Modle de liste de contrle relative lassurance-qualit en matire de communication interpersonnelle

Questions relatives lassurance-qualit

ANNEXES 10 A 12 : INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

ANNEXE 10. Principales sources dinformation complmentaires relatives au suivi et lvaluation

Annexes 10-12 : informations complmentaires

ANNEXE 11. Modle de calendrier relatif au processus participatif de la planification

Annexes 10-12 : informations complmentaires

ANNEXE 12. Modle de budget relatif au processus participatif de planification

Version finale du manuel Runion nationale en vue de lancer le manuel

Soutien apport par la consultation

Annexes 10-12 : informations complmentaires

M&E1

M&E1