Comunicacin

1. 2. 3. 4. 5. Importancia y principios Comunicacin y proceso de decisiones Comunicaciones con los colaboradores Principales problemas Responsabilidad por las comuniaciones

1. IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS Las organizaciones no pueden existir sin comunicacin. Si sta no existe, los empleados no pueden saber lo que estn haciendo sus compaeros de trabajo, los administradores no pueden recibir y los supervisores no pueden dar instrucciones. La coordinacin del trabajo es imposible y la organizacin no puede subsistir sin ella. La cooperacin tambin se torna imposible porque la gente no puede comunicar sus necesidades y sentimientos a otros. Podemos decir con seguridad que todo acto de comunicacin influye de alguna manera en la organizacin. Cuando la comunicacin es eficaz, tiende a alentar un mejor desempeo y promueve la satisfaccin del trabajo. Los empleados conocen mejor su trabajo y se sienten mas comprometidos con el, En algunos casos hasta sacrifican los privilegios de que gozan hace mucho pues se dan cuenta de que es necesario. La respuesta de estos empleados viene a corroborar unos de los postulados bsicos del comportamiento organizacional. La comunicacin abierta suele ser mejor que la restringida. En efecto, si los empleados conocen los problemas que afronta una organizacin y se les comunica que los gerentes estn tratando de hacer, casi siempre su respuesta ser favorable. Seria fcil centrarse en la comunicacin con los empleados a ignorar las necesidades de los gerentes, pues esto seria un punto de vista muy limitado, el papel de los ltimos es muy critico, pues no solo los que inicia ala comunicacin si no que adems las transmiten e interpretan para los subalternos. Los administradores necesitan infamacin til y oportuna para tomar amplia rea de desempeo, porque es sumamente extenso al mbito de la influencia de ellos. Dicho en forma sencilla las decisiones de tipo gerencial afectan a multitud a personas y actividades. 2. COMUNICACIN Y TIPOS DE DECISIONES La comunicacin involucra la transferencia del significado de una persona a otra. Sin ninguna informacin o ideas se han transmitido. La comunicacin no ha tomado lugar Si alguien no escucha lo que usted dice o no lee lo que escribe no se ha dado la comunicacin. No es exagerado decir que la funcin de la comunicacin es ser el medio gracias al cual se unifica la actividad organizada. Se puede considerar por el medio en cual se convierte en un insumo de los sistemas sociales. Tambin es el medio a travs de los cuales se modifica la conducta, se realiza el cambio, se hace til la informacin y se logra las metas. Tanto si ocurre en una iglesia, de una familia, de un grupo de nios exploradores o de una empresa mercantil, la transferencia de informacin de una persona es absolutamente esencial. La comunicacin es el elemento ms importante para tomar una decisin ya que te proporciona una informacin sobre un problema, la analizas, das tu punto de vista, retroalimentas con la otra parte y tomas las decisiones. Esto se ve afectando por un sin fin de nmeros de problemas tanto externos como barreras en la comunicacin. 3. COMUNICACIN CON LOS COLABORADORES Es una organizacin eficaz de la comunicacin influye en varias decisiones en forma descendente y cruzada. Tradicionalmente la comunicacin descenderte se ha considerado la mas importante pero existe amplia evidencia si de que la comunicacin slo influye de arriba Haca bajo surgirn problemas. Los emp0ledos en niveles inferiores tienen varias necesidades de comunicacin. Los gerentes piensan que conocen esas necesidades pero a menudo sus colaboradores no comparten esa opinin. La diferencia fundamental de la percepcin tiene existir en todos los niveles de la organizacin, lo cual viene a dificultar an ms la comunicacin. Hace que los comunicadores que

deben transmitir un mensaje a niveles inferiores se sientan demasiado seguros de s mismos y probablemente no tengan suficiente cuidado al transmitirlos. Instrucciones referentes al trabajo. Una necesidad de comunicacin por parte de los empleados son las instrucciones acerca de su trabajo. En una situacin como esta se consiguen mejores resultados si dan instrucciones en trminos de los requisitos objetivos de la tarea de modo que no parezcan capricho o deseo personal. RETROALIMENTACIN ACERCA DEL DESEMPEO. Los empleados necesitan asimismo la retroalimentacin sobre su desempeo para saber si estn cumpliendo sus metas con eficiencia. Suministrarla es un reto para los gerentes. Muchos gerentes no la llevan acabo porque los mismos empleados no la piden. Para solucionar estos problemas se adiestra a los empleados para que la pidan cuando la desean en vez de esperar que se las den. NOTICIAS. Algunas empresas preparan diariamente mensajes telefnicos grabados que los empleados pueden recibir con marcar un solo nmero. Los mensajes pueden cambiarse durante el da. Casi siempre son sistemas automticos que operan las 24 Hrs. Del da. Otros medios internos en las organizaciones son los tableros de boletines, las inserciones en los sobres de sueldo de carteles y la televisin de circuitos cerrados. APOYO SOCIAL. Que es la percepcin de que se les quiere, se les estima, aprecia. Cuando los superiores se les muestra afectibilidad y confianza ,esa actitud puede producir efectos positivos en la salud fsica y mental, lo mismo que en la satisfaccin y desempeo del trabajo. LA COMUNICACIN SE DA EN: FORMA DESCENDENTE. Fluye desde personas ubicadas en niveles altos hacia otras que ocupan niveles inferiores en la jerarqua organizacional. Los medios usados en esta comunicacin oral influye rdenes, discursos, reuniones, el telfono, etc. Ejemplo de esto son los memorandos, manuales, folletos, etc. ASCENDENTE. Viaja desde los subordinados hacia los superiores y contina ascendiendo por la jerarqua organizacional, los medios tpicos para la comunicacin a parte de la cadena de mando son el sistema de sugerencias, los procedimientos de apelacin y quejas tambin la fijacin conjunto de objetivos, etc. CRUZADA. Influye el flujo horizontal de informacin entre personas de niveles organizacionales iguales o similares y el flujo diagonal. Esta clase de comunicacin ocurre cuando se agrupan en equipos de trabajo o de proyectos. 4. PRINCIPALES PROBLEMAS Probablemente no sea sorpresa algo que los administradores citen con frecuencia las fallas de comunicacin como unos de los problemas ms importantes. Sin embargo uno de los problemas mas frecuentes por ejemplo una planeacin deficiente puede ser la causa de la incertidumbre sobre la direccin de la empresa. En forma similar una estructura organizada diseada en forma deficiente podra no comunicar con claridad delas relaciones organizacionales. Los estndares de desempeo sobre lo que se espera de ellos. Por lo tanto, el que es perceptivo deber buscar las causa de los problemas de la comunicacin y no limitarse a enfrentarse los sntomas. Pueden existir barreras en el emisor, en la transmisin del mensaje el receptor o en la retroalimentacin. A continuacin se estudian las barreras especificas de la comunicacin: Falta de plantacin pocas veces la comunicacin es resultado de la casualidad. Es por eso que se deben explicar las razones por las que se da un orden. Suposiciones no aclaradas- ejemplo de esto es que el cliente avisa que visitara su planta y este empieza a ser los arreglos pertinentes como reservar una habitacin, etc. Pero esto solo lo har de rutina ya que el motivo es una boda pero aprovecha el viaje para visitarlo. Distorsin semntica- Las palabras pueden producir diferentes respuestas. Mensajes mal expresados. Barreras a la comunicacin en el ambiente internacional. Existen diferencias como idiomas, culturas y costumbres sociales. Para evitar estos problemas se capacita a los empleados ampliamente respecto al idioma y la cultura respectivamente. Perdida por transmisin y retencin deficiente. La transmisin de una persona a otra, el mensaje paulatinamente pierde exactitud. Periodo insuficiente para adecuarse al cambio. Algunas de las comunicaciones sealan la necesidad de una capacitacin adicional, ajustes en las carreras o modificaciones.

5. RESPONSABILIDAD POR LA COMUNICACIN Son varios los enfoques que se pueden usar para mejorar la comunicacin. Uno de ellos consiste en hacer una auditoria de comunicacin. Los hallazgos resultantes se convierten en la base para los cambios organizacionales y del sistema. Otro enfoque es aplicar las tcnicas de la comunicacin, centradas en la s relaciones interpersonales y la capacidad de escuchar. qu es la auditoria de la comunicacin? Esta es una herramienta para examinar las polticas, las redes y las actividades de la comunicacin. La comunicacin organizacional se completa con un grupo de factores relacionados con las metas organizacionales. Las cuatro principales redes que se deben auditar para tener una mejor comunicacin son: La red reguladora o relacionada con la tarea que se relaciona con polticas, procedimientos, reglas y relaciones entre supervisor y colaborador. La red innovadora que incluye la solucin de problemas reuniones y sugerencias para el cambio. La red integradora que consiste en los elogios, recompensas, ascensos y aquellos aspectos que vinculan las metas de la empresa con las necesidades personales. La red informativa instructiva que incluye las publicaciones de la compaa, pizarras de anuncios y los rumores. La comunicacin eficaz es responsabilidad de todos los integrantes de la organizacin tanto de los administradores como de los que no lo son que trabajan hacia un propsito comn. Se pude evaluar a la comunicacin mediante los resultados evaluados.