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05 DEPARTAMENTALIZAO

5.1- Introduo Com a moderna tecnologia, o trabalho vem tornando-se cada vez mais especializado, exigindo significativos investimentos na aprendizagem e treinamento, sendo que para a diminuio do investimento devemos dividir o trabalho complexo em tarefas elementares, que podem ser executados por elementos de fcil recrutamento e treinamento. O trabalho a ser decomposto, para facilitar sua execuo deve ser agrupado tecnicamente, formando ciclos operacionais completos, que funcionem em proveito dos centros de produo, que por sua vez devem ser agrupados em unidades integradas com relativa autosuficincia, que geralmente so denominadas departamentos. 5.2 Conceito Departamentalizar a tcnica de descentralizar as partes componentes de uma estrutura, formando unidades produtoras dotadas de todos os elementos necessrio a uma perfeita funcionalizao, dentro das condies ecolgicas do trabalho, e obedecendo a critrios preestabelecidos que devem produzir o melhor resultado. Iber de Souza: Departamentalizao criar rgos para uma empresa. 5.3 Importncia A moderna teoria da departamentalizao o resultado da longa evoluo da organizao administrativa, estudada por Taylor, Holp, Sheldon e Davis. A departamentalizao o resultado do trabalho desenvolvido por Luther Gulick, que considerando a descentralizao e a teoria de agregao, a situao ideal reunir na mesma unidade todos os elementos que estiverem executando o mesmo trabalho, pelo mesmo processo, para a mesma clientela, no mesmo lugar, o que na prtica muito difcil. A departamentalizao nada mais do que a implantao da diviso do trabalho, atravs da criao de rgos, proporcionando meios para o crescimento dos organismos, diminuindo sua tendncia para se tornarem complexos e gerarem entropia. Departamentalizar no criar departamentos, e sim criar unidades, fraes organizacionais. Essas unidades podem ter divises, gerncias, assessorias, conselhos e departamentos. Temos diversos critrios de departamentalizao, sendo muito importante a escolha do melhor critrio para a instituio, pois no existe teoria ou tcnica que s tenha vantagens. O sucesso da escolha ser o resultado da perfeita avaliao das vantagens, considerando a possibilidade de neutralizar as desvantagens dentro de determinada conjuntura. 5.4 Objetivos Considerando que a competio destaque no que se convencionou chamar de modernidade, a empresa moderna a que procura insistentemente manter ou melhorar sua posio no mercado nacional, internacional ou ambos.

Os objetivos da departamentalizao so: 1- aproveitar a especializao, isto , saber tirar partido da qualidade das pessoas; 2 maximizar os recursos disponveis. A estruturao de unidades constitutivas da organizao ou sua reestruturao obedece aos vrios recursos existentes; 3 controlar. A departamentalizao que no for bem conduzida poder resultar em dificuldades medida que no haja clara delimitao de responsabilidade. Por exemplo, um chefe de contabilidade no poder ser o chefe da unidade de auditoria; 4 coordenar. Quanto maior for a coordenao, mais sero integrados os esforos individuais durante a execuo; 5 descentralizar. Resulta dos procedimentos relacionados delegao da responsabilidade e da autoridade; 6 integrar ambiente e organizao. Muitas turbulncias internas tm como causa imediata as alteraes advindas do ambiente. Assim, conveniente uma anlise que, alm de incluir as variaes internas, inclua tambm o meio ambiente onde a organizao age; e 7 reduzir conflitos. H quem diga que uma organizao em conflito uma organizao que pulsa, vive. A afirmao correta medida que entendemos os conflitos como a busca da eficincia e da eficcia. 5.5 Critrios de departamentalizao 5.5.1 Departamentalizao por processo Procura criar rgos, agrupando as tcnicas e os especialistas necessrios ao desempenho de um ciclo operacional completo, mais utilizado em indstrias, de modo especial nos nveis hierrquicos inferiores. Proporciona a maior especializao tcnica, utilizando os melhores conhecimentos disponveis, propicia a melhor diviso do trabalho, trazendo maior ajustamento funcional e permite mecanizar as rotinas realizando a produo em srie. o tipo de departamentalizao que melhor utiliza a tecnologia. muito pouco utilizada na administrao pblica. Vantagens a - utilizao mxima das tcnicas e processos mais modernos; b - permite realizar a produo em larga escala ou srie, operando de modo mais econmico e racional, possibilitando diminuir os custos diretos e indiretos, tornando-a mais competitiva; c - melhor coordenao e avaliao de cada parte ou etapa do processo; e d- adapta-se melhor ao desenvolvimento da carreira profissional dos especialistas e a desenvolver os estmulos que possibilitem melhores padres profissionais. Desvantagens a - torna-se vagarosa, pois possui a tendncia de se preocupar, em demasia, com o modo por que devem ser feitas as coisas; b - tende a desenvolver o sentimento de arrogncia nos funcionrios especializados; c - mais profissional, e, sendo dirigida por um tcnico da categoria a que se refere o processo, esse procurar conduzir a instituio de forma a beneficiar sua classe ou grupo; d - possibilidade de perda da viso global do andamento do processo; e 2

e - flexibilidade restrita para ajuste nos processo. 5.5.2 Departamentalizao por clientes Tem por critrio reunir em determinado rgo especializado, todos os elementos e especialistas que trabalham com um pblico, freguesia ou conjunto de indivduos que tenham algumas caractersticas bem definidas. bastante utilizada no comrcio, especialmente em grandes magazines, as lojas ncoras dos shoppings centers etc. As sees dessas lojas indicam claramente a clientela que deseja atingir. tambm utilizada na administrao pblica, sendo que temos como exemplo as instituies que cuidam do menor, do ndio, dos imigrantes etc. Traz alguns problemas administrativos especialmente no campo do controle, pois necessrio contabilizar os custos em funo de cada departamento especializado, que na realidade uma pequena loja de varejo. Vantagens a- a facilidade de localizao e concentrao de elementos de atendimento estimula a preparao psicolgica do pblico para a comparao de vantagens, interesse e compra; b- as condies de trabalho tornam o funcionrio conhecedor do pblico, de suas preferncias, dos materiais mais procurados e de suas caractersticas tcnicas; c- por ter grande clientela, a empresa pode comprar em larga escala, oferecendo melhores preos, maior variedade e modelos; e d- devido ao grande volume de negcios, a empresa pode possuir um laboratrio de controle de qualidade, onde examina e testa os produtos, oferecendo garantia extra. Desvantagens a- corre o risco de sofrer grande influncia dos grupos que dominam a freguesia, que ditam a moda e as tendncias; b- para satisfazer todas as necessidades da clientela necessrio grande capital, vultosas instalaes e organizao em nvel elevado; c- em razo da especializao dos rgos, a eficincia s vezes sacrificada, pois os funcionrios tendem ao isolacionismo, no aceitando o trabalho em equipe com outros departamentos; e d- localiza-se em local de preferncia da clientela, onde s vezes os aluguis so elevados ou tendo a necessidade de imobilizao de grande capital, que pode onerar o preo dos produtos. 5.5.3- Departamentalizao por produto ou servios O agrupamento feito de acordo com as atividades inerentes a cada um dos produtos ou servios da empresa. Assim, agrupam-se nas unidades as pessoas que se dedicam fabricao ou comercializao de determinado produto, classe de artigos ou prestao de determinados servios.

Vantagens a- facilita a coordenao dos resultados esperados de cada grupo de produtos, visto cada grupo funcionar como uma unidade estratgica de negcio; b- facilita o emprego de capital especializado para cada um dos grupos de produtos ou servios; c- propicia maior facilidade para a coordenao interdepartamental, uma vez que a preocupao bsica o produto ou servio, tornando-se secundrias as atividades departamentais, pois o objeto central o produto ou servio; d- propicia condies favorveis para a inovao e a criatividade, pois requerem cooperao e comunicao de vrios grupos contribuintes para o produto ou servio; e- permite maior flexibilidade, pois as unidades de produo ou servios podem ser maiores ou menores, conforme as condies mudem, sem interferir na estrutura organizacional; e f- facilita a utilizao mxima da capacitao dos recursos, inclusive os humanos, por meio de seu conhecimento especializado. Desvantagens a- um processo de difcil coordenao, quando do estabelecimento das polticas gerais da empresa; b- pode criar uma situao em que os gerentes de produtos se tornam muito poderosos, o que pode desestabilizar a estrutura de empresa; e c- pode propiciar o aumento dos custos pela duplicidade de atividades nos vrios grupos de produtos. 5.5.4 Departamentalizao por funo um dos critrios mais utilizados para organizar atividades empresariais, e com a crescente complexidade da administrao, encontra-se presente em quase todos os tipos de empresas, em algum nvel da estrutura organizacional. Sua principal caracterstica e vantagem o emprego da especializao. Deve-se lembrar que alguns fatores determinam a viabilizao deste critrio de departamentalizao, que so: 1 - Grau de controle desejado o nmero de departamentos por funo no deve ser grande demais, pois pode dificultar o controle e a coordenao dessas funes. 2 - Tamanho deve-se considerar o volume de trabalho. No se deve dar status de departamento a uma funo, cujo volume de trabalho no o justifique. Vantagens a- maior concentrao e uso de recursos especializados, pois estes esto alocados em unidades organizacionais especficas; b- permite economia pela utilizao mxima das mquinas e de produo em massa; c- orienta pessoas para uma especfica atividade, concentrando sua competncia de maneira eficaz; d- aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos ou servios e que permaneam inalterados por longo tempo; e- especializao do trabalho, sendo que este aspecto vantagem quando se consideram a estabilidade e as definies claras e precisas das tarefas;

f- maior segurana, baseado tanto na execuo das tarefas, como no relacionamento de colegas, pois cada funcionrio tem maior facilidade de saber sobre sua rea de atuao. Desvantagens a- especializao do trabalho, sendo que este aspecto aparece como desvantagem quando cada chefe funcional estabelece que a sua funo a mais importante da empresa; b- a responsabilidade pelo desempenho total est somente na cpula, j que cada gerente fiscaliza apenas uma funo estreita; c- a comunicao geralmente deficiente, e isso porque as decises so, normalmente, centralizadas nos nveis mais elevados da empresa; d- tende a fazer perder de vistas a empresa como um todo; e- baixa adaptabilidade, relacionada ao possvel estabelecimento de feudos de especializao dentro da empresa; f- resistncia ao ambiente pr-inovao, devido alta estabilidade e baixa adaptabilidade; g- baixo cumprimento de prazos e oramentos, pois este tipo de departamentalizao no cria condies para interligao das vrias atividades da empresa. 5.5.5 Departamentalizao por local ou rea geogrfica Geralmente usada em empresas territorialmente dispersas. Baseia-se no princpio de que todas as atividades que se realizam em determinado territrio devem ser e agrupadas colocadas sob as ordens de um executivo. Vantagens a- possibilidade de melhor treinamento e capacitao dos profissionais das empresas, pela atuao direta no territrio considerado; b- possvel adaptar o programa total da instituio ou a empresa s necessidades da zona geo-econmica servida; c- com grande volume de recursos disponveis, transforma-se no mais eficiente meio para resolver problemas, especialmente na administrao pblica; d- maior facilidade de conhecer os fatores e problemas locais por ocasio da deciso; e- obter as vantagens econmicas de determinadas operaes locais; f- possibilidade de aes mais imediatas em determinada regio. Desvantagens a- devido distncia com rgo central a administrao tende a tornar-se ineficiente; b- os funcionrios lotados nas agncias mais distantes perdem contato e o prestgio com o rgo central e, geralmente, so preteridos nas promoes e vantagens; c- o isolamento prejudica a execuo dos servios tcnicos, que normalmente so mantidos pela administrao central, sendo necessrio criar rgos subsidirios que em geral so ineficientes; d- por estarem localizados em pontos distantes, diminui a eficincia do controle, fazendo surgir a necessidade de fiscais especializados para controle administrativo e financeiro, alm da auditoria, onerando os custos; e- a preocupao estritamente territorial concentra-se mais nos aspectos mercadolgicos e de produo e quase no requer a especializao; f- duplicao de instalaes e de pessoal, se no houver um planejamento muito efetivo. 5

Outros critrios de departamentalizao: - por objetivo - por perodo de tempo - pela utilizao do maior usurio - por quantidade - por projeto - por contingncia ambiental - por mercado - por fora-tarefa (Task force) - por turno - matricial Bibliografia 1- OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de. Sistemas, Organizao e Mtodos: Uma abordagem gerencial. 19. Ed. So Paulo: Atlas. 2010, 484 p. 2- CURY, Antnio. Organizao e Mtodos Uma viso holstica. 6. Ed. So Paulo: Atlas, 1994. 556p. 3- ARAJO, Luiz Csar G. de. Organizao, Sistemas e Mtodos e as modernas ferramentas de gesto organizacional. So Paulo: Atlas, 2001. 311p.