DEPARTAMENTO DE VENTAS Gerente de ventas Jefe de departamento departamento Supervisor de ventas Promotor de ventas Auxiliar de inventario Auxiliar de ventas

CUESTIONARIO

NOMBRE_______________________APELLIDOS______________________ EDAD_____________TELEFONO_______________FECHA______________ TITULO OBTENIDO_______________________________________________ CARGO____________________________________CODIGO_____________ UBICACIONDELCARGO___________________________________________ DEPARTAMENTO________________________________________________ QUE FUNCIONES TIENE EL CARGO________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

Tiene relacin directa con gerentes de otras reas de trabajo? SI__ NO__ Con que reas:__________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

_______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ A quien le reporta: _______________________________________________ Adems de las funciones de su cargo realiza otras tareas. Si____ No ____ Cuales: ________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Con que frecuencia rene a su personal para planear los objetivos, estrategias, etc., del departamento y como las lleva a cabo. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Cree usted que los recursos otorgados en su departamento son los adecuados y necesarios para ejercer una labor eficiente y eficaz? a. SI b. NO Su rea de trabajo cuenta con algn documento o formato que contenga los objetivos cuantificados mediante metas establecidas en ciertos periodos de tiempo? a. SI b. NO Cuando se presenta algn inconveniente en su departamento. La solucin del mismo es rpida? a. SI b. NO En su rea existe algn mecanismo de evaluacin que permita trabajar sobre las debilidades de sus integrantes o el buen desempeo de los mismos? a. SI b. NO Cuenta con planes de contingencia cuando algo inesperado ocurre el su departamento? a. SI b. NO ANLISIS Y DESCRIPCIN DE CARGOS ASPECTOS GENERALES DEL CARGO Nombre del cargo: Gerente de ventas rea o departamento: Ventas

Reporta a: Gerente General Relaciones internas con: Gerentes de rea y subordinados Subalternos: 5 MISIN Elaborar planes estratgicos de las ventas, presupuestos y dems paquetes contables que la organizacin necesite, adems de realizar reportes mensuales de las ventas realizadas en la compaa mediante registros, facturas, archivos y otros documentos que hacen parte del departamento de ventas, para no afectar a los integrantes de la compaa a nivel econmico y as mismo no perder clientes y empleados por malas estrategias efectuadas. REQUERIMIENTOS Edad: Indiferente Sexo: Indiferente Estatura: indiferente Estado civil: indiferente Agudeza: visual, olfativa, Auditivo, memria y rastreo Equilibrio: fsico Mental x Discriminacin tctil COMPETENCIAS Competencias acadmicas: Competencia laboral: 2 aos en Especialidad en mercadeo y labores especificas en el cargo. negocios internacionales. Conocimientos especficos: Sistemas Idiomas Finanzas Contabilidad Mercadeo Publicidad Planeacin de proyectos Cualidades personales, sociales y/o conductuales Habilidad para anticipar problemas, detectar irregularidades y generar soluciones. Actitud positiva y liderazgo. Buena organizacin y orden Facilidad de relacionamiento, comunicacin y trabajo en equipo. Capacidad de trabajo bajo presin. Disciplina, autoaprendizaje y polivalencia. Desarrollo/ apoyo a colaboradores. Planificacin y organizacin. Comunicacin y relacionamiento

MANUAL DE FUNCIONES Coordinar, revisar y aprobar el presupuesto para la compra de materia prima que se requiere para la venta de productos en el departamento. Elaborar el informe anual de ventas de la organizacin.

 Realizar la programacin y asignacin de los recursos del departamento de ventas para dar cumplimiento a los programas. Coordinar y negociar con ejecutivos y personal de alto nivel el futuro, los programas, las polticas etc., de la organizacin Analizar en conjunto con sus colaboradores las ventas y todo lo referente al departamento de ventas evaluando si se han cumplido los objetivos, la causa de desbalances y las posibles medidas correctivas Realizar programacin de asignacin de recursos para los programas y proyectos del departamento de ventas para el debido desarrollo de los procesos. Velar por el orden y aseo constante dentro de su puesto de trabajo para un mejor ambiente al momento de la ejecucin de sus labores Entregar al gerente informes constantes acerca de las ventas de la compaa para llevar un constante control en el manejo fiscal de la organizacin y no se presenten futuros problemas Conocer y aplicar permanentemente las normas y procedimientos de la compaa para un mejor ambiente laboral. Informar sobre condiciones y actos inseguros dentro de la fabrica para prevenir tanto accidentes como inconvenientes teniendo en cuenta las normas de seguridad que se deben manejar.

Gerente de ventas Jefe de departamento departamento Supervisor de ventas Promotor de ventas Auxiliar de inventario Auxiliar de ventas

CUESTIONARIO

NOMBRE_______________________ APELLIDOS_____________________ EDAD_____________ TELEFONO _______________ FECHA_____________ TITULO OBTENIDO_______________________________________________ CARGO____________________________________CODIGO_____________ UBICACIONDEL CARGO__________________________________________ DEPARTAMENTO_______________________________________________

QUE FUNCIONES TIENE EL CARGO________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________________________________________________________

Tiene relacin directa con gerentes de otras reas de trabajo? SI__ NO__ Con que reas:__________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________________________________________________________ A quien le reporta: _______________________________________________ Adems de las funciones de su cargo realiza otras tareas. Si__ No ______ Cuales: ________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Con que frecuencia rene a su personal para planear los objetivos, estrategias, etc., del departamento y como las lleva a cabo. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Cree usted que los recursos otorgados en su departamento son los adecuados y necesarios para ejercer una labor eficiente y eficaz? a. SI b. NO Su rea de trabajo cuenta con algn documento o formato que contenga los objetivos cuantificados mediante metas establecidas en ciertos periodos de tiempo?

a. SI

b. NO

Cuando se presenta algn inconveniente en su departamento. La solucin del mismo es rpida? a. SI b. NO En su rea existe algn mecanismo de evaluacin que permita trabajar sobre las debilidades de sus integrantes o el buen desempeo de los mismos? a. SI b. NO

ANALISIS Y DESCRIPCION DE CARGOS Nombre del cargo: Jefe de Departamento rea o departamento: Ventas y adjudicaciones Reporta a: Gerente de ventas Relaciones internas: Jefes de reas Subalternos: DESCRIPCION GENERAL Responsable de un determinado nmero de vendedores, realiza el control de la gestin de los vendedores, se encarga de la formacin del personal del departamento, elabora informes cuantitativos y cualitativos con respecto a las ventas. Analiza el material soporte para las ventas, en colaboracin con el rea de marketing. Tareas Principales Determinacin de las cuotas de venta, de los miembros del equipo Supervisin y control de los vendedores Control de actuacin en equipo Elaboracin de informes de la actividad del equipo Supervisin de tareas administrativas: Partes, contratos, cobros, citas, los objetivos de ventas propios Tareas Secundarias Formacin sobre el terreno de los vendedores Motivacin individualizada de los integrantes del equipo Control de carcter de clientes (atencin especial fidelizacin) Visitas a clientes importantes Tareas Ocasionales Gestin de impagados, en ltima instancia es su responsabilidad Tratamiento de reclamaciones con respecto a ventas - clientes Requisitos Ttulo Ingeniero en Marketing o carreras afines Experiencia de 2 aos en cargos similares Cursos de especializacin en ventas de intangibles

Don de mando y liderazgo participativo; Fluidez verbal; Introversin equilibrada; Espritu critico y creador; Personalidad atrayente y corts Condiciones de trabajo Generalmente en salas colectivas, computadora adecuada para manejo de bases de datos Supervisin Recibida Gerente de Ventas

Gerente de ventas Jefe de departamento departamento Supervisor de ventas Promotor de ventas Auxiliar de inventario Auxiliar de ventas

SUPERVISOR DE VENTAS ENTREVISTA PARA LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN 1. Conoce la ubicacin e importancia de su cargo dentro de la organizacin? 2. Cules son sus principales funciones dentro de la organizacin? 3. Describa brevemente un da rutinario en su trabajo 4. Qu funciones que no estn dentro de las estipuladas en su cargo realiza con mayor frecuencia? 5. Cmo califica los niveles de comunicacin en su departamento? 6. Conoce y se acoge a los conductos regulares en caso de presentarse alguna anomala? 7. Tiene usted personas a cargos, que cargos y que funciones realizan 8. Mantiene buenas relaciones con sus afines y superiores? 9. Dispone usted de los recursos para el desarrollo de sus funciones? ANLISIS Y DESCRIPCIN DE CARGOS DEPARTAMENTO DE VENTAS

ASPECTOS GENERALES DEL CARGO Nombre del cargo: SUPERVISOR rea o departamento: DEPTO DE VENTAS Reporta a: JEFE DEL DEPARTAMENTO Relaciones internas con: auxiliar de ventas, jefe Subalternos: 3 MISIN DEL CARGO Apoyar la labor del jefe del departamento mediante el control, clasificacin, registro anlisis y archivo de las operaciones y registros de la empresa correspondientes a las ventas, para ilustrar de forma ordenada, clara y oportuna los movimientos y transacciones del rea de ventas de la empresa.

REQUERIMIENTOS Edad: Indiferente Sexo: Indiferente Estatura: indiferente Estado civil: indiferente Agudeza: visual x olfativa Auditivo x memria x rastreo Equilibrio: fsico Mental x Discriminacin tctil COMPETENCIAS DEL CARGO Competencias acadmicas: Competencia laboral: Administracin de empresas, 2 aos en labores especificas en el Mercadeo y publicidad, contadura y/o cargo. afines Conocimientos especficos: Sistemas Idiomas Finanzas Elaboracin de presupuesto Contabilidad Documentos contables Entre otros Cualidades personales, sociales y/o conductuales Habilidad para anticipar problemas, detectar irregularidades y generar soluciones. Organizacin y orden. Comunicacin y trabajo en equipo. Capacidad de trabajo bajo presin. Disciplina, autoaprendizaje y polivalencia. Apoyo a colaboradores. Actitud emprendedora Planificacin y organizacin. Comunicacin y facilidad de interaccin.

Funciones del cargo Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas. Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados para el control de las ventas. Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes en relacin a los pedidos y entregas de los productos y servicios. Verificar los registros contables y administrativos del departamento de ventas, e informar las novedades y resultados de los mismos. Revisar la aplicacin correcta de precios y procesos de clculo aplicados a las ventas, productos y servicios. Cuando se detecten fluctuaciones anormales en el proceso de facturacin, investigar las causas que lo generan e informar al jefe del rea para su correccin y verificacin. validar y evaluar la informacin contable y administrativa recibida por cualquier medio. corregir los errores detectados o rechazar e informar a los responsables para su correccin segn aplicacin contable y las polticas y procedimientos de la empresa. Vigilar permanentemente la caja menor y hacer las debidas reposiciones de dinero cuando se necesite para los gastos de menor cuanta.

GERENTE DE VENTAS

Jefe de departamento departamento Supervisor de ventas Promotor de ventas Auxiliar de inventario Auxiliar de ventas

ANLISIS Y DESCRIPCIN DEL CARGO

ASPECTOS GENERALES DEL CARGO Nombre del cargo: Auxiliar en ventas rea o departamento: ventas Reporta a: Supervisor de ventas Relaciones internas con: efe inmediato, servicio al cliente Subalternos: 0 MISIN Apoyar la labor del jefe de ventas mediante el control, clasificacin, orden de las ventas, requisiciones y facturas para llevar un debido proceso administrativo y prestar los servicios de la manera ms ptima y eficiente. REQUERIMIENTOS Edad: Indiferente Sexo: Indiferente Estatura: indiferente Estado civil: indiferente Agudeza: visual x olfativa Auditivo x memria x rastreo x Equilibrio: fsico Mental x Discriminacin tctil

COMPETENCIAS Competencias acadmicas: Especialidad en administracin de empresa y contadura. Habilidad en manejo de PC; amplio conocimiento de manejo de excel y word 80% Competencia laboral: 2 aos en labores especificas en el cargo.

Conocimientos especficos: Sistemas Financias Manejo de presupuesto Contabilidad Documentos contables Entre otros

Cualidades personales, sociales y/o conductuales Habilidad para anticipar problemas, detectar irregularidades y generar soluciones. Buena organizacin y orden Facilidad de reracionamiento, comunicacin y trabajo en equipo. Capacidad de trabajo bajo presin. Disciplina, autoaprendizaje y polivalencia.. Trabajo bajo presin. Actitud positiva Planificacin y organizacin. Gusto por las ventas. Actitud de servicio. Facilidad de palabra

Funciones Apoyar a la gerencia administrativa en la atencin y satisfaccin de los clientes en el proceso de la venta desde la recepcin del pedido hasta el despacho de la mercanca. Realizar las debidas requisiciones de materiales que se soliciten para el debido desarrollo del proceso que lleva la empresa. Llevar un control de la mercanca y hacer inventarios. Vverificar existencia y si no hay hacer ordenes de compra. Llevar peridicamente los formatos de requisicin a los diferentes departamentos para posteriormente realizar los pedidos. Realizar cotizaciones entre diferentes proveedores para realizar la compra mas optima para la empresa. Recibir peridicamente las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente. Tener un archivo debidamente llevado con la documentacin del rea como lo son las facturas, requisiciones, etc. Hacer una evaluacin peridica de proveedores para verificar el cumplimiento y servicio de estos. Colaborar con el presupuesto de gastos de la compaa. Realizar la debida facturacin para las empresas que soliciten servicios.

 Reportar al tesorero el dinero que nos adeudan debida contabilizacin y cobro.

para que se haga la

GERENTE GENERAL

JEFE DE DEPARTAMENTO departamento SUPERVISOR DE VENTAS PROMOTOR DE VENTAS AUXILIAR DE INVENTARIOS AUXILIAR DE VENTAS

INSTRUMENTO OBSERVACION DIRECTA El mtodo utilizado parar el anlisis y la descripcin del cargo fue la de observacin directa, ya que debido a esto no era conveniente realizar la entrevista o el cuestionario. ASPECTOS GENERALES DEL CARGO Nombre del cargo: Auxiliar de inventarios rea o departamento: Ventas y adjudicaciones Reporta a: Supervisor de ventas Relaciones internas con: Promotor de ventas y auxiliar de ventas Subalternos: Ninguno

REQUERIMIENTOS Edad: Indiferente Sexo: Indiferente Estatura: Indiferente Estado civil: Indiferente Agudeza: Visual, Olfativa, Auditivo, Memoria y Rastreo Equilibrio: fsico, Mental y Discriminacin tctil

COMPETENCIAS COMPETENCIAS ACADMICAS: Bachiller acadmico Manejo de krdex Manejo de archivos Manejo de software contable COMPETENCIA LABORAL: 2 aos en labores especficas en el cargo. Experiencia de 1 ao en almacn e inventarios Conocimientos en Excel

CONOCIMIENTOS ESPECFICOS: Manejo de Excel Conocimientos bsicos de contabilidad Manejo del krdex Manejo del los mtodos de inventario Atencin al cliente Habilidad numrica Habilidad en digitacin

CUALIDADES PERSONALES, SOCIALES Y/O CONDUCTUALES: Proactivo Dinmico Con iniciativa propia Alto grado de responsabilidad Capacidad de anlisis Manejo de office Excelente actitud de servicio Que aporte ideas que contribuyan el mejoramiento de la calidad del trabajo. Capaz de establecer buenas relaciones interpersonales. Excelente presentacin personal. Trabajo en equipo. Buena comunicacin oral y escrita.

FUNCIONES Realizar el conteo y el registro de los inventarios de las mercancas. Llevar el control de los inventarios. Supervisar las cargas. Ejecutar el proceso de facturacin diario. Monitorear las existencias fsicas y tericas de inventarios. Ingresar y ajustar en al sistema la mercanca inventariada. Analizar los inventarios para detectar las perdidas segn inventario en las tiendas. Realizar informes de los inventarios que se pasan al mes. GERENTE GENERAL

JEFE DE DEPARTAMENTO departamento SUPERVISOR DE VENTAS PROMOTOR DE VENTAS AUXILIAR DE INVENTARIOS AUXILIAR DE VENTAS

Nombre del cargo: Promotor de ventas Departamento: Ventas N de plazas: 1 Puesto al que reporta: Supervisor de ventas Horario de trabajo: 10:00 AM- 6:00 PM Hora de receso: 12:30 AM1:30PM DESCRIPCION GENERICA Realiza con acierto la exhibicin y promocin de los diversos productos de los expendios y puntos de venta establecidos para su venta. DESCRIPCION ESPECIFICA/ ACTIVIDADES DIARIAS O PERIODICAS - Supervisa la venta de productos demandados por los clientes, realizando la apropiada revisin de empaque ,pesos y dems requisitos exigidos por el cliente en el producto - Lleva registro de las ventas diarias en trabajo conjunto con los auxiliares - Realiza cortes de caja al finalizar cada jornada - Entrega al supervisor las cantidades de dinero y los registros de venta de los productos segn los periodos establecidos - Recaba la firma del supervisor - Lleva registro de existencias ( insumos, suministros y productos ) en los puntos de venta - Realiza las actividades requeridas para la promocin de los productos, servicios y beneficios, disponiendo de los suministros necesarios PUESTOS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de ventas Auxiliar de inventario PRINCIPALES DIFICULTADES DEL PUESTO: Solucionar reclamos de los clientes

Devolucin de mercanca de pobre calidad Exposicin a robos peridicos u ocasionales Retraso o nulidad en entrega de mercancas demandadas

RELACIONES INTERNAS: Recursos humanos: entrega de novedades de subalternos.

PERFIL DEL PUESTO: Edad: 20- 40 aos Sexo: indiferente Estado civil: indistinto HABILIDADES: Idioma: Ingles bsico Hablado: 10% Traducido: 10% Bachiller comercial Conocimientos bsicos de contabilidad Habilidad numrica Capacitacin en servicio al cliente y ventas EXPERENCIA: Mnima de un ao en servicio al cliente y ventas ACTITUDES: Trato amable hacia otras personas Habilidad de comunicacin Flexibilidad horaria Orientacin hacia la resolucin de problemas y trabajo en equipo COMPONENTES DEL PUESTO DE TRABAJO: Tareas: - Disponer de formatos necesarios para reportar movimientos - Ubicacin de productos en anaqueles respectivos - Rotular productos con precios actualizados - Recibir a los clientes con cordialidad - Dirigir la conducta del cliente para realizacin de la venta - Registrar venta por venta por el medio para tal fin Escrito: 5%