PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

PR.10

TTULO: MEJORA CONTINUA

Edicin: 1

N Pginas: 15

Fecha:

GERENCIA

1 Edicin

Primera edicin Concepto Fecha

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo: PR.10 Edicin: 1 Fecha:

MEJORA CONTINUA
REALIZADO: REVISADO:

APROBADO:

Nombre de Empresa

Pgina 2 de 15

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo: PR.10 Edicin: 1 Fecha:

MEJORA CONTINUA

NDICE,

1. OBJETO 2. ALCANCE 3. REFERENCIAS 4. DEFINICIONES 5. RESPONSABILIDAdes 5.1. Gerencia 5.2. Responsable de Calidad 5.3. Responsables de departamento 5.4. Todos los departamentos 6. SISTEMA OPERATIVO 6.1. Procesos de tratamiento y presentacin de la informacin 6.1.1. Concepto 6.1.2. Indicadores 6.1.3. Informe de seguimiento 6.2. Mejora continua 6.2.1. Concepto 6.2.2. Poltica, objetivos y acciones 6.2.3. Revisin de Sistema de gestin 7. DOCUMENTACIN y ARCHIVO

4 4 4 4 5 5 5 5 5 6 6 6 7 10 11 11 12 13 15

Nombre de Empresa

Pgina 3 de 15

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo: PR.10 Edicin: 1 Fecha:

MEJORA CONTINUA

1. OBJETO
Este procedimiento describe la metodologa y los criterios para: Recoger y tratar la informacin generada sobre la eficacia de los procesos del sistema de gestin, definiendo las responsabilidades de cada departamento en la presentacin de esta informacin. Mejorar de forma continua mediante la utilizacin de la Poltica de Empresa, los Objetivos de Empresa, el inicio y seguimiento de acciones que permitan conseguir los objetivos planteados, y la revisin peridica del sistema de gestin.

2. ALCANCE
Todo el Sistema de gestin.

3. REFERENCIAS
Poltica de Empresa. Objetivos de Empresa Informe de seguimiento.

4. DEFINICIONES
Apartado sin contenido en este procedimiento.

Nombre de Empresa

Pgina 4 de 15

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo: PR.10 Edicin: 1 Fecha:

MEJORA CONTINUA

5. RESPONSABILIDADES 5.1. Gerencia

Aprobar la inclusin o eliminacin de indicadores de gestin. Establecer y actualizar la Poltica de Empresa. Aprobar los Objetivos de Empresa. Encabezar les reuniones de revisin del Sistema de gestin

5.2. Responsable de Calidad

Pedir informacin a los diferentes departamentos y construir los Informes de seguimiento en base a la informacin recibida. Entregar copias de los Informes de seguimiento a los responsables de cada rea de la empresa. Documentar los objetivos establecidos y coordinar la definicin de los planes de acciones para conseguir cada objetivo. Realizar el seguimiento de les acciones de mejora iniciadas. Analizar los resultados de las auditorias y las acciones correctivas y preventivas para presentar este anlisis en las reuniones de revisin del sistema.

5.3. Responsables de departamento

Proponer objetivos y determinar acciones para conseguir estos objetivos. Realizar el seguimiento de las acciones iniciadas en su departamento. Preparar las reuniones de revisin del sistema de gestin y proponer decisiones y acciones.

5.4. Todos los departamentos

Ejecutar las acciones de mejora establecidas en los planes de acciones. Calcular y representar los indicadores de gestin determinados en este procedimiento.

Nombre de Empresa

Pgina 5 de 15

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo: PR.10 Edicin: 1 Fecha:

MEJORA CONTINUA

Proporcionar al Responsable de Calidad la informacin para construir los Informes de seguimiento.

6. SISTEMA OPERATIVO 6.1. Procesos de tratamiento y presentacin de la informacin

6.1.1. Concepto

La informacin sobre el resultados y el desarrollo de los procesos del Sistema de gestin es encuentra en los diferentes registros generados por el propio sistema. La utilidad y la gestin de esta informacin se define en los diferentes procedimientos documentados. Los procesos de tratamiento y presentacin de la informacin tienen como finalidad seleccionar la informacin ms relevante sobre los diferentes procesos para tratarla y presentarla conjuntamente en un informe: Informe de seguimiento ao, que como su nombre indica se genera anualmente. El tratamiento y la presentacin de la informacin es lleva a cabo calculando el valor de unos indicadores y representando estos indicadores de acuerdo al plan definido en el siguiente apartado de este procedimiento.

SISTEMA DE GESTIN
PROCESOS DE TRATAMIENTO y PRESENTACIN DE LA INFORMACIN

INFORM E

PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIN

Presentacin de todos los indicadores

Nombre de Empresa

Pgina 6 de 15

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo: PR.10 Edicin: 1 Fecha:

MEJORA CONTINUA

6.1.2. Indicadores

Los indicadores de la empresa constituyen un punto de referencia muy importante para evaluar la eficacia del Sistema de gestin. La identificacin de los indicadores ms apropiados ha sido realizada por los principales responsables de cada rea de la empresa. Gerencia tiene la autoridad de aprobar la inclusin o eliminacin de los indicadores de la empresa. La inclusin o eliminacin de un indicador, as como la forma presentacin se realiza modificando/ampliando este procedimiento y proporcionando una copia a los responsables de calcular y representar cada indicador. El plan para calcular y presentar los indicadores que la empresa ha seleccionado es el siguiente:
REA PROCESOS CLIENTE Cod. I1 I2 I3 I4 I5 I6 DEFINICIN DEL INDICADOR N de ofertas realizadas al cliente por mes Proporcin en % de las ofertas aceptadas por el cliente frente a las presentadas (I1) por mes Nmero de pedidos y ofertas aceptadas por mes. Importe medio de los pedidos y ofertas aceptadas por mes. Cumplimiento medio de plazos de entrega o finalizacin expresado en n de das medio y calculado mensualmente Desviacin estndar de los datos I4 cada mes N de quejas agrupadas segn las siguientes tipologas: Incumplimiento de plazos. Defectos en productos o servicios. Problemas con facturas. Insatisfacciones por trato recibido. Otros Distribucin de la facturacin por clientes N de productos enviados a clientes por mes N de productos rechazados por el cliente Grfica anual de evolucin mensual PRESENTACIN PREPARA

I7

Pareto trimensual con tipologas

I8 I9 I10

Pareto trimensual con clientes Grfica anual de evolucin mensual

Nombre de Empresa

Pgina 7 de 15

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo: PR.10 Edicin: 1 Fecha:

MEJORA CONTINUA

I11 REA Cod. I12

PPM cliente: n de productos rechazados por el cliente por cada milln de productos enviados DEFINICIN DEL INDICADOR N de expedientes de queja abiertos a proveedor por mes. N de expedientes de queja a proveedor agrupadas segn las siguientes tipologas: Incumplimiento de plazos. Defectos en productos o servicios. Problemas con facturas. Insatisfacciones por trato recibido. Otros Cumplimiento medio de plazos de entrega por proveedor indicando la media en das de retraso N de productos defectuosos proveedor: N de productos defectuosos enviados por el proveedor. PPM proveedor: N de productos defectuosos enviados por el proveedor por cada milln de productos enviados. Nmero de productos no conformes en produccin por tipos, categoras N de rdenes de fabricacin emitidas por mes

Grfica anual de evolucin mensual para los principales clientes PRESENTACIN Grfica anual de evolucin mensual PREPARA

PROCESOS PROVEEDOR

I13

Pareto trimensual con tipologas

I14

I15

I16 PROCESOS INTERNOS

Tabla ordenando los proveedores de mejor a peor Grfica anual de evolucin mensual para los proveedores ms importantes Grfica anual de evolucin mensual para los proveedores ms importantes

I17 I18 I19 I20 I21 I22 I23

N de productos finales realizados por produccin cada mes N horas servicio / produccin: n de horas que el Grfica anual de personal productivo o de servicio ha realizado en evolucin mensual un mes. N horas trabajadas: n horas trabajadas por todo el personal de la empresa (directo e indirecto, incluidas las horas extra) Rotacin de inventario: n de das medio que un producto final est en estoc antes de ser enviado al cliente Ventas por empleado: Facturacin de un mes (en Dato a intervalos ) dividida entre I20 de 6 meses

Nombre de Empresa

Pgina 8 de 15

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo: PR.10 Edicin: 1 Fecha:

MEJORA CONTINUA

I24

Valor aadido por empleado: Facturacin de un mes (en ) menos el coste de las materias empleadas y servicios subcontratados a proveedores para realizar el producto facturado, y dividir el resultado entre I20 N de incidencias relativas a la maquinaria y equipos productivos. DEFINICIN DEL INDICADOR N de propuestas realizadas por los empleados Grfica de evolucin trimestral PRESENTACIN Dato anual PREPARA

I25 REA RR.HH.& RISCOS LABORALES Cod. I26

I27

N horas de formacin recibidas por el personal en un ao

Dato anual

I28

N de accidentes o enfermedades relacionadas con el trabajo por ao

Dato anual

MEDIOAMBIENTE

I29 I30 I31 I32

Volumen de residuos slidos generados por ao. M3 de agua utilizada para procesos Indicadores de calidad del agua Indicadores de las emisiones atmosfricas Valoracin del cliente respecto a la calidad del producto y servicio recibidos de ______ segn la siguiente escala: Opinin & Puntuacin Excelente ->10 Muy buena ->8 Buena ->6 Regular ->4 Mala ->2 Muy mala ->0

Grfica de evolucin mensual Grfica de evolucin mensual

Datos segn plan de medicin

I33

Pareto con los resultados y Puntuacin media

Nombre de Empresa

Pgina 9 de 15

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo: PR.10 Edicin: 1 Fecha:

MEJORA CONTINUA

ENCUESTA SATISFACCIN CLIENTE

I34

Valoracin del cliente respecto a la calidad de los productos y servicios recibidos de ______ en comparacin con la competencia: Opinin & Puntuacin Mucho mejor -> 10 Mejor -> 7 Igual -> 5 Peor -> 3 Mucho peor -> 0 No sabe / no contesta -> No cuenta para media

6.1.3. Informe de seguimiento

El Informe de seguimiento: se construye en base a las grficas y representaciones de los indicadores (campo PRESENTACIN de las tablas del apartado anterior), y se realiza a finales de cada ao y en el momento que sea apropiado, por decisin de Gerencia. El Responsable de Calidad de la empresa se encarga de solicitar estas grficas y representaciones para montar el Informe de seguimiento. Todos los miembros del Comit de Calidad reciben copias controladas de los informes de seguimiento. Identificacin: los informes de seguimiento se identifican mediante un nmero correlativo y una descripcin que indica el ao o las fechas tomadas como base para el informe. Todas las hojas del informe llevan esta identificacin y estn numeradas indicando el nmero de hoja y el total de hojas del informe. El informe de seguimiento es una herramienta que se utilitza para analizar la evolucin de la empresa y tomar decisiones de todo tipo. El informe de seguimiento anual se distribuye

Nombre de Empresa

Pgina 10 de 15

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo: PR.10 Edicin: 1 Fecha:

MEJORA CONTINUA

a los asistentes a la Reuni de revisin del Sistema de gestin antes de esta se celebre con el fin de que puedan preparar la reunin.

6.2. Mejora continua

6.2.1. Concepto

La mejora continua del Sistema de gestin se articula utilizando diversas herramientas de gestin, enlazadas de forma lgica, que configuran un ciclo sin fin que permite a la empresa actuar reactiva y proactivamente para mejorar el sistema de gestin. Estas herramientas son: La Poltica de Empresa: documento donde Gerencia define su intencin y orientacin deseada para a la empresa Los Objetivos de Empresa: metas a conseguir que van en la direccin de la Poltica de Empresa. Planes de Acciones: planes que incluyen acciones para conseguir los Objetivos de Empresa. Revisin del Sistema de gestin: reuniones planificadas donde se analizan los resultados obtenidos y se toman decisiones al ms alto nivel como: actualizar la Poltica de Empresa, establecer Objetivos de Empresa, establecer planes de acciones para conseguir los objetivos, modificar partes del sistema de gestin... El esquema de interactuacin de los diferentes elementos es el siguiente:

Nombre de Empresa

Pgina 11 de 15

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo: PR.10 Edicin: 1 Fecha:

MEJORA CONTINUA

Reuniones de revisin Econmicos Medio Ambiente Auditorias Informes de seguimiento Acciones correctivas y preventivas Revisiones anteriores
DEFINICIN / REVISIN DE INDICADORES

Riesgos Laborales

ANLISIS DE LOS RESULTADOS

Calidad

REVISIN DE LA POLTICA

SEGUIMIENTO DE
Responsables definidos en el plan de acciones y res. Calidad

LAS ACCIONES ESTABLECIMIENTO / REVISIN DE OBJETIVOS

PROPUESTA DE ACCIONES
Mediales Alcanzables Acciones definidas (plan de acciones) Participacin del personal Coherentes con la poltica Comunicados al personal

6.2.2. Poltica, objetivos y acciones

El objetivo de la mejora continua es que la empresa vaya en la direccin marcada por la Poltica de Empresa y que esto se pueda demostrar de forma objetiva (con datos). Para conseguir esto, la empresa establece unos objetivos anuales que van en la direccin de la Poltica de Empresa. Tanto la poltica como los objetivos son aprobados por Gerencia. Los objetivos tienen carcter anual, aunque pueden ser revisados en las diferentes reuniones celebradas a lo largo del ao Los Objetivos se establecen en el mes de diciembre en la Reunin de revisin del Sistema de gestin que cierra el ao. Los
Pgina 12 de 15

Nombre de Empresa

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo: PR.10 Edicin: 1 Fecha:

MEJORA CONTINUA

objetivos establecen metas objetivas i medibles y se definen en un documento donde sindica: objetivo. Fecha del establecimiento del Objetivo. Situacin inicial (punto de partida). Acciones a realizar para conseguir el objetivo. Fecha en la cual se quiere conseguir el objetivo. Responsables de conseguir el objetivo (personas que planifican y ejecutan las acciones). Para conseguir los objetivos la empresa establece unos planes de acciones donde se indica: acciones a realizar. Fecha lmite para la realizacin de la accin. Responsables de realizar la accin. Los responsables de realizar las acciones son tambin responsables de cumplir el objetivo asociado a la accin.
6.2.3. Revisin de Sistema de gestin

Las reuniones de revisin son reuniones planificadas y coordinadas por el Responsable de Calidad de la empresa. La frecuencia de realizacin es como a mnimo anual, en el mes de diciembre. Los asistentes a las reuniones de revisin son: Gerencia, Responsables de cada rea de la empresa, y Invitados especiales de Gerencia. La preparacin de las reuniones de revisin la coordina el Responsable de Calidad informando a los asistentes sobre la fecha y hora de la reunin, con un mes de antelacin, recordando qu documentacin han de preparar. Adems, para que los asistentes tengan elementos de anlisis, el Responsable de Calidad les entrega con antelacin una copia del ltimo Informe de seguimiento y el programa de la reunin (orden del da).
Pgina 13 de 15

Nombre de Empresa

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo: PR.10 Edicin: 1 Fecha:

MEJORA CONTINUA

Con carcter general, la informacin preparada para revisar el Sistema de gestin de la Calidad (informacin dentrada para la revisin) es la siguiente

PROCESOS
MEJORA CONTINUA AUDITORIAS GESTIN DE PRODUCTOS NO CONFORMES ACCIONES CORRECTIVAS, y PREVENTIVAS

INFORMACIN

DEPARTAMENTO

Cumplimiento de objetivos, resultados de las Todos los decisiones tomadas y acciones iniciadas. departamentos. Resultados de las ltimas auditorias. Naturaleza de las no conformidades y repetitividad de los mismos problemas. Estado de las acciones iniciadas y eficacia de las acciones. Informe de seguimiento: informacin sobre la evolucin de los procesos del sistema de gestin Necesidades recursos. de Calidad Todos los departamentos. Todos los departamentos. Todos, lo monta Calidad.

TODOS

TODOS

oportunidades.

Propuestas de mejora. Todos los Amenazas y departamentos. negativas

Tendencias observadas en los procesos.

El resultado de las reuniones de revisin se documenta en un acta de la reunin donde se describen todas las decisiones que se han tomado.

Nombre de Empresa

Pgina 14 de 15

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo: PR.10 Edicin: 1 Fecha:

MEJORA CONTINUA

7. DOCUMENTACIN Y ARCHIVO
documento
Informes de seguimiento

Tiempo darxiu

Responsable

Larxiu digital semmagatzema indefinidamente, los Calidad archiva y archivos papel son responsabilidad de cada conserva los archivos miembro que recibe copia digitales Los documentos de objetivos vigentes se actualizan y controlan digitalmente, los jefes de departamento pueden imprimir copias no controladas de los mismos. Los documentos no vigentes se archivan indefinidamente en formato digital.

Documentos de Objetivos

Resp. de Calidad

planes de acciones

Los planes de acciones se archivan y actualizan digitalmente. Cada departamento es responsable Jefes de departamento de actualizar los planes de acciones donde tengan y Responsable de responsabilidades asignadas. calidad Los planes de acciones no vigentes se archivan indefinidamente en formato digital.

Nombre de Empresa

Pgina 15 de 15