SISTEMATIZACIN CONTABLE Y FINANCIERA INTEGRANTES: CARCHI CARCHI MARA EULALIA KARINA MARIBEL PAZMIO ARELLANO CURSO: CA4-10 PRIMER

TRIMESTRE 25 de enero de 2007 [pic] COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO JESS DEL GRAN PODER LTDA. MANUAL DE CONTROL INTERNO RIOBAMBA, AGOSTO 2005 MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTENIDO Pgs. I. INTRODUCCIN AL CONTROL INTERNO 3 1. A QUE AYUDA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EFECTIVO 3 2. POR QUE LA AFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO NO ES ABSOLUTA? 4 II. OBJETIVOS 4 III. DEFINICIN DE CONTROL INTERNO 4 1. CARACTERSTICAS FUNDAMENTALES CONTENIDAS EN LA DEFINICIN 5 1. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES UN PROCESO 2. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES EJECUTADO POR PERSONAS 3. PROPORCIONA SEGURIDAD RAZONABLE 4. ESTA ENGRANADO PARA EL CMPLIMIENTO DE OBJETIVOS 5. ASPECTOS MINIMOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2. QUINES SON LOS RESPONSABLES DE MANTENER EL CONTROL? 6 IV. POLTICAS DE CONTROL INTERNO 7 1. EVALUACIN DEL RIESGO INTERNO Y EXTERNO 7 2. SEGREGACIN DE FUNCIONES 7 3. IDENTIFICACIN Y MONITOREO DE LAS AREAS 7 4. INFORMACIN ADECUADA Y COMUNICACIN EFECTIVA 8 5. CANALES DE COMUNICACIN 8 6. CONTROLES SOBRE SISTEMAS Y TECNOLOGA 8

V. NORMAS DE CONTROL INTERNO 8 A. GENERALES ADMINISTRATIVAS 13 A. DOCUMENTACIN Y ARCHIVO 18 B. RECURSOS HUMANOS 20 C. SISTEMA AUTOMATICO DE DATOS 23 D. DISPONIBLE 25 E. TESORERIA 28 F. CARTERA DE CREDITO 31 G. CUENTAS POR COBRAR 37 H. ACTIVOS FIJOS 39 I. OTROS ACTIVOS 41 J. DEPOSITOS A LA VISTA 43 K. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 45 L. PATRIMONIO 46 M. GASTOS O CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS 47 N. INGRESOS O CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS 51 NC. NORMAS DE CONTABILIDAD 52 NA. NORMAS DE AUDITORIA 58 I. INTRODUCCIN AL CONTROL INTERNO La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico que resulta al medir la eficiencia, la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades bsicas, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la entidad que aplique controles internos en sus operaciones, conducir a conocer la situacin real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin. El control interno ha sido una permanente preocupacin de auditores y administradores de todo el mundo y ha ido evolucionando con forme la gestin pblica y la privada se han tecnificado. La prueba est en los cambios de su concepto y forma de aplicarlo que cada vez ms se ajusta a los requerimientos de cada entidad y a su vez de proteger sus activos frente a los avances impresionantes de la corrupcin. 1. A QUE AYUDA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EFECTIVO Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en plazo deseado, cualquier desviacin respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos en la empresa y de eliminar sorpresas. Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de prdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. El control interno es considerado cada vez como una solucin a numerosos problemas potenciales.

El control interno consta de cinco componentes relacionados entre s: Entorno de control Evaluacin de riesgos Actividades de control Informacin y comunicacin Supervisin (monitoreo) Lo que se puede lograr con el control interno: El control interno puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y rendimiento y prevenir prdida de recursos. Puede ayudar a la obtencin de informacin financiera confiable. Tambin puede reforzar la confianza en que la cooperativa cumple con las leyes y normas aplicables. En resumen puede ayudar a que una entidad llegue donde quiere ir y evite peligro y sorpresas en el camino. 2. POR QUE LA AFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO NO ES ABSOLUTA? El control interno puede proporcionar solamente una seguridad razonable de que lleguen a alcanzarse los objetivos de la administracin a causa de limitaciones inherentes al mismo control interno, tales como: a) El requisito usual de la administracin de que un control es eficaz en relacin a su costo; es decir, que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcionado a la prdida potencial debida a fraudes o errores. b) El hecho de que la mayora de los controles tiendan a ser dirigidos a tipos de operaciones esperadas y no a operaciones poco usuales; c) El error humano potencial debido a descuido, distraccin, errores de juicio o comprensin equivocada de instrucciones; d) La posibilidad de burlar los controles por medio de la colusin con externas a la entidad o con empleados de la misma; e) La posibilidad de que una persona responsable de ejercer el control pudiera abusar de esa responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la administracin que violara algn control; f) La posibilidad de que los procedimientos pudieran llegar a ser inadecuados debido a cambios en las condiciones y que el cumplimiento con esos procedimientos pudiera deteriorar el control II. OBJETIVOS El Manual de Control Interno es una herramienta de consulta y direccin que contiene un conjunto de polticas, normas, disposiciones, mtodos y procedimientos que rigen las actividades administrativas y financieras, comprometiendo acciones orientadas al cumplimiento de metas y objetivos previstos, mediante la eficiente asignacin y utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros disponibles. Los objetivos que la entidad busca alcanzar a travs de la implementacin del Manual de Control Interno son: Eficacia y eficiencia en sus operaciones Confiabilidad de la informacin financiera Proteccin y salvaguarda de sus activos

 Cumplimiento de las leyes y normas que le sean aplicables. III. DEFINICIN DE CONTROL INTERNO El control interno comprende el plan de organizacin, todos los mtodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, proteger sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesin a las prcticas ordenadas por la gerencia. El control interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocrticos aadidos a los mismos. Estos controles internos, son efectuados por el consejo de la administracin, la direccin y el resto del personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una garanta razonable para el logro de objetivos. El control interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en s mismo, lo llevan a cabo las personas que actan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organizacin y procedimientos, slo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conduccin o consecucin de los objetivos. Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestin e integrados a los dems procesos bsicos de la misma: planificacin, ejecucin y supervisin. Tales acciones se hallan incorporadas (no aadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad. 1. CARACTERSTICAS FUNDAMENTALES CONTENIDA EN LA DEFINICIN 1. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES UN PROCESO El no debe considerarse como un sistema aislado, temporal a los dems sistemas de la administracin. No es un elemento aadido sino incorporado a los procesos, que puede incidir en la consecucin de los objetivos y apoyar las iniciativas de calidad al mismo tiempo que repercute en la obtencin de costos y tiempos de respuesta. 2. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES EJECUTADO POR PERSONAS El control interno es realizado por personas. En primera instancia el mximo ejecutivo es el responsable de toda la administracin y por ende del control interno. El control interno es inherente a todo el personal de todos los niveles de la institucin. 3. PROPORCIONA SEGURIDAD RAZONABLE El control no puede proporcionar seguridad absoluta de proteccin. Por consiguiente el administrador debe tener la seguridad razonable de la eficacia de los controles y no la certeza absoluta de su infalibilidad. 4. ESTA ENGRANADO PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Toda actividad humana est encaminada al cumplimiento de objetivos. Una institucin que tiene una base legal tiene una misin que se expresa en los objetivos a cumplir y alcanzar.

1.5 ASPECTOS MINIMOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO a) Sistema de organizacin y administracin, que corresponde al establecimiento de una adecuada estructura organizativa y administrativa, en funcin a las caractersticas de cada cooperativa, que delimite claramente las obligaciones, responsabilidades y el grado de dependencia e interrelacin existente entre las reas operativas y administrativas, as mismo de una adecuada separacin de funciones, las cuales deben estar contenidas en el respectivo manual de organizacin y funciones. b) Sistema de control de riesgos, que corresponde a los mecanismos establecidos en la cooperativa para la identificacin y administracin de todos los riesgos que enfrenta, principalmente el riesgo crediticio. Incluye la evaluacin permanente de dichos mecanismos, as como de las acciones correctivas o mejoras requeridas segn sea el caso. c) Sistema de informacin, que corresponde a los mecanismos destinados a la elaboracin de informacin, tanto interna como externa, necesaria para desarrollar, administrar y controlar las operaciones y las actividades de la cooperativa. Comprende tambin las acciones realizadas para la difusin de las responsabilidades que corresponden a los diferentes niveles de la cooperativa, as como la remisin de informacin a las entidades supervisoras requeridas por las normas vigentes. Incluye, adicionalmente, las polticas y procedimientos para la utilizacin de los sistemas informticos y las medidas de seguridad y planes de contingencia para dichos sistemas. D QUINES SON LOS RESPONSABLES DE MANTENER EL CONTROL? a) Asamblea General de Representantes b) La Gerencia General c) El Consejo de Administracin d) Comit de Auditoria e) Comit de Crdito f) Comit de tica g) Comit de Calificacin de Activos de Riesgos h) Comit de Riesgos i) Ejecutivos de las reas Financieras y Contables j) Auditoria Interna k) Dems personal IV. POLITICAS DE CONTROL INTERNO 1. EVALUACION DEL RIESGO INTERNO Y EXTERNO. El Control Interno deber realizar evaluaciones para identificar los diferentes riesgos internos y externos, que pudieran afectar de forma negativa el logro de los objetivos operacionales y de informaciones, y esta evaluacin debe cubrir los riesgos crediticios, de mercado, de liquidez y de operaciones (incluye delitos, malversacin, informacin financiera no confiable, lavado de dinero entre otros). Los controles internos sern objeto de revisin constante para atender apropiadamente cualquier nuevo riesgo no controlado y reaccionar a las condiciones y circunstancias que puedan sufrir cambios. Las actividades de Control Interno incluyen: a. Revisiones de informaciones que muestren los resultados financieros.

b. Controles de actividades: informes diarios, semanales y mensuales. c. Controles fsicos: Arqueos peridicos del efectivo, efectos y valores, inventarios peridicos, custodia de valores y documentos. d. Administracin de riesgos e. Establecimiento de responsabilidades para cada operacin en las aprobaciones y autorizaciones. f. Cuadres, verificaciones y conciliaciones peridicas de los registros. g. Examen y valoracin de las operaciones contables y de la aplicacin de las disposiciones administrativas y legales correspondientes. h. Valoracin del grado de economa, eficacia, eficiencia en la utilizacin de los recursos. i. Verificar la legitimidad de las operaciones iniciadas, ejecutadas y registradas. j. Verificar que las transacciones u operaciones autorizadas se inician, ejecutan y registran segn la intencin original. k. Control de las operaciones que se realizan por va electrnica. 2. SEGREGACION DE FUNCIONES. Garantizar la adecuada segregacin de tarea y funciones, la rotacin peridica del personal y que no se le asignen responsabilidades contrapuestas, de manera que se reduzca el riesgo de manipulacin de la informacin financiera o de comisin de delitos. 3. IDENTIFICACION Y MONITOREO DE LAS AREAS. Realizar una identificacin y monitoreo cuidadoso de las reas de conflicto potencial, as como revisiones peridicas de las responsabilidades y funciones del personal clave para asegurar que no estn en una posicin de encubrir acciones inadecuadas. 4. INFORMACION ADECUADA Y COMUNICACIN EFECTIVA. Garantizar que exista una informacin adecuada y una comunicacin efectiva. A estos efectos la informacin debe ser oportuna, confiable, puntual, accesible y con un formato apropiado. El sistema informtico deber incluir informacin financiera, datos de operaciones. Consecuentemente deben existir procedimientos de archivo que garanticen la conservacin de los datos necesarios a la cooperativa. 5. CANALES DE COMUNICACIN. Deben existir canales de comunicacin para asegurar que todo el personal est completamente consciente de las polticas y procedimientos que afecten sus tareas y responsabilidades y que cualquier informacin relevante llegue al personal que le corresponda. 6. CONTROLES SOBRE SISTEMAS Y TECNOLOGA. Debe garantizarse que existan controles sobre los sistemas y tecnologas de informacin, tales como procedimientos de back-up y su custodia fuera de la institucin, de recuperacin, planes de contingencia, controles de seguridad fsica y lgica, controles para los accesos a la red. V. NORMAS DE CONTROL INTERNO CDIGO ENUNCIADOS

A. GENERALES ADMINISTRATIVAS A.01. Delegacin de Funciones A.02. Segregacin de Funciones A.03 Autorizacin y registro de las Transacciones A.04. Lneas de Comunicacin A.05. Rotacin de Funciones A.06. Formacin de Comisiones Internas A.07. Supervisin continua A.08. Cumplimiento de disposiciones reglamentarias A.09. Objeciones de quienes ejercen control interno A.10 Prohibicin de ejercer presin A.11. Autorizadores del gasto A.12 Actualizacin de Reglamentos CDIGO ENUNCIADOS B. DOCUMENTACIN Y ARCHIVO B.01. Formularios prenumerados B.02. Documentacin de respaldo B.03. Archivo de documentacin y respaldos magnticos B.04. Flujo de documentacin y reportes magnticos C. RECURSOS HUMANOS C.01. Seleccin Tcnica de Personal C.02. Banco de elegibles C.03. Perodos de contratacin C.04. Liquidacin de haberes C.05. Capacitacin y entrenamiento C.06. Evaluaciones de desempeo C.07. Oportunidad en las vacantes C.08. Control de asistencia y permanencia del personal C.09. Sueldos, gratificaciones y bonificaciones C.10. Prohibicin de recibir beneficios C.11. Personal caucionado D. SISTEMA AUTOMTICO DE DATOS D.01. Acceso a mdulos de operacin D.02. Vigencia de licencias de uso del software D.03. Mantenimiento del Hardware D.04. Supervisin contina a los operadores y usuarios de equipos D.05. Control de Claves de Acceso D.06. Actas de recepcin del hardware y software D.07. Control de programas de soporte financiero E. DISPONIBLE E.01. Control del ndice de Liquidez E.02. Fondo para cambios

E.03. Fondo Fijo de Caja Chica E.04. Responsable del fondo fijo de caja chica E.05. Fondos para gastos en efectivo E.06. Arqueos sorpresivos E.07 Cierre y cuadre inmediato de cajas E.08. Depsitos inmediatos e intactos E.09. Apertura de cuentas bancarias E.10. Desembolso con cheques E.11. Cheques en blanco o al portador E.12. Corte de documentos y confirmacin de saldos CDIGO ENUNCIADOS E.13. Conciliaciones bancarias F. TESORERA F.01. Respaldo de las Inversiones F.02. Comisin de calificacin de Inversiones F.03. Constataciones y arqueos peridicos F.04. Entrega y recepcin de valores en Tesorera F.05. Administracin centralizada de Inversiones F.06 Control permanente de las IFIs F.07. Plan y flujo de Caja F.08 Orden de transferencias F.09 Cierre y cuadre diario de las cuentas de tesorera F.10 Control de lavado de dinero G. CARTERA DE CRDITO G.01. Comisin de Crdito G.02. Responsabilidades de la Comisin de crdito y autorizadores G.03. Crditos Vinculados G.04. Emisin de polticas de crdito G.05. Control de garantas y pagars G.06. Constatacin peridica de las garantas en crditos G.07. Control plazos de vencimiento G.08. Conciliaciones de Cartera G.09. Confirmacin peridica de saldos G.10. Oportunidad en las demandas de coactiva G.11. Supervisin continua de la cartera judicial G.12. Castigo de cartera G.13. Control de crditos castigados G.14. Actualizacin peridica de garantas y datos G.15. Prohibicin en la concesin de prstamos G.16. Responsabilidad en la calificacin de crditos G.17. Avalo tcnico de garantas reales G.18. Control de la morosidad G.19. Cierre y cuadre diario de las cuentas de Cartera H. CUENTAS POR COBRAR H.01. Conciliaciones peridicas de cuentas por cobrar

H.02. Confirmacin de saldos H.03. Anticipos al personal H.04. Prstamos a directivos y empleados H.05. Control de cheques rechazados H.06. Control de anticipos judiciales CDIGO ENUNCIADOS H.07. Bienes en dacin de pago I. J. ACTIVOS FIJOS I.01. Sistema de registro I.02. Adquisiciones I.03. Constatacin Fsica I.04. Identificacin de activos fijos I.05. Enajenacin de bienes I.06. Custodia I.07. Control de activos improductivos K. OTROS ACTIVOS J.01. Sistema de registro de los inventarios J.02. Control de abastecimientos J.03. Adquisiciones de suministros y materiales J.04. Constataciones Fsicas J.05. Enajenacin de Inventarios J.06. Control de pagos anticipados J.07. Control del devengado J.08. Actualizacin de dividendos ganados J.09. Transferencias internas J.10. Cierre de diferencias por regularizar L. M. DEPSITOS A LA VISTA K.01. Promocin continua de captaciones K.02. Control de cierres de cuenta K.03. Presentacin del documento de identificacin K.04. Control y archivo de tarjetas de ingreso K.05. Control de cuentas inmovilizadas K.06. Supervisin continua K.07. Clculo de intereses causados y pagados K.08. Negociacin de los depsitos a plazo N. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR L.01. Autorizacin L.02. Conciliaciones peridicas L.03. ndice de vencimientos L.04. Control de pasivos inmovilizados L.05. Oportunidad en el pago L.06. Retencin y pago de Impuestos

CDIGO ENUNCIADOS O. PATRIMONIO M.01. Emisin de los certificados de aportacin M.02. Archivo y custodia de los certificados de aportacin M.03 Reservas P. Q. GASTOS O CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS N.01. Documentos de respaldo N.02. Niveles de autorizacin del gasto N.03. Control presupuestario del gasto N.04. Prohibicin de gastos extrapresupuestarios N.05. Compromisos del gasto N.06 Obligaciones del gasto N.07. Trabajos eventuales N.08. Egresos para directivos N.09. Gastos de capacitacin N.10. Gastos suntuarios e innecesarios N.11. Control gastos de publicidad y propaganda N.12. Donaciones en general N.13. Adquisiciones mediante concurso N.14. Obligacin de suscribir contratos escritos N.15. Promociones N.16 Disposiciones Tributarias R. INGRESOS O CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS O.01. Documentacin de respaldo O.02. Control peridico de intereses ganados O.03. Control peridico de ingresos por servicios O.04. Manejo de cobranzas O.05 Prohibicin de ingresos no autorizados NC NORMAS DE CONTABILIDAD NC.01. Las operaciones contables NC.02. Control previo contable NC 03. Actualizacin permanente NC.04. Oportunidad en la contabilizacin NC.05. Experiencia Profesional NC.06. Criterio profesional NC.07. Cuidado profesional NC.08 Manual de contabilidad NC.09. Actualizacin de Catlogo de cuentas CDIGO ENUNCIADOS NC.10. Aprobacin de procedimientos contables NC.11. Actualizacin de procedimientos contables NC.12. Archivo de documentacin contable NC.13. Prohibicin de documentos financieros extracontables

NC.14. Documentos fuente NC.15. Contabilizacin bienes en dacin de pago NC.16. Castigo y provisin para cuentas de dudoso cobro NC.17. Correccin de errores NC.18. Revelacin suficiente a travs de notas NA. NORMAS DE AUDITORIA NA 01. Objetivos de la auditoria NA 02. Alcance de la auditoria NA.03 Personal profesional e idneo NA 04. Independencia del auditor NA 05. Responsabilidades del auditor interno NA 06. Plan Anual de Trabajo NA 07. Obtencin de evidencia suficiente y competente NA 08. Comunicacin de resultados oportunos NA 09. Informe de auditoria NA 10. Uso de tcnicas de auditoria NA 11. Planificacin y programacin NA 12 Soporte tcnico de otros profesionales NA 13 Prohibicin de recibir beneficios NA 14 Confidencialidad de los resultados NA 15 Declaraciones pblicas NA 16 Actitud con el personal auditado NA 17. Criterio constructivo y positivo en los ttulos de los comentarios NA 18 Papeles de Trabajo NA 19. Respaldo al informe de auditoria NA 20. Recomendaciones A. GENERALES ADMINISTRATIVAS: A. 01. Delegacin de Funciones.Ningn cargo, sea este: directivo, ejecutivo u operativo, deber permanecer vacante. La continuidad de las operaciones administrativas y financieras no deben permanecer inactivas por falta de delegacin de funciones. Al renunciar o solicitar ausencia definitiva un directivo, el secretario del Consejo a que pertenece comunicar inmediatamente al suplente y lo principalizar para que asista a los actos y sesiones como titular. Cuando se produzca la salida definitiva de un Ejecutivo, el gerente general, dispondr a recursos humanos el nombre del empleado que lo reemplazar hasta la seleccin del titular. En los niveles operativos, el jefe de la oficina, asignar las funciones, deberes y responsabilidades a empleados con conocimientos y labores similares del reemplazado. Esta asignacin ser temporal hasta llenar la vacante. A. 02. SEGREGACIN DE FUNCIONES.Se limitarn las actividades de los empleados en todos los niveles, en procura de una independencia entre las funciones de autorizacin, registro y custodia.

La segregacin de funciones depende de una divisin de las fases de autorizacin, ejecucin, revisin, registro, control de las operaciones y custodia de los activos. cuyo propsito consiste en la eficiencia, efectividad de las transacciones y decisiones administrativas y financieras, evitando errores o actos irregulares. A. 03. AUTORIZACIN Y REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES.Se establecern por escrito, procedimientos de autorizacin que permitan que el registro de las operaciones administrativas y financieras, sean oportunas y mantengan durante su trmite el control interno concurrente. La cooperativa en forma permanente establecer procedimientos de control para una efectiva autorizacin en comprobantes contables, formularios, reportes, informes, tomando en cuenta previo visto bueno la realizacin de pruebas de cumplimiento, respaldo suficiente y competente, entre otras prcticas de control interno. Cada unidad operativa, mantendr lneas de mando bien definidas, hasta una segunda delegacin con el propsito de conservar una persona responsable de emitir informacin o de responsabilizarse por la marcha de las operaciones, en caso de ausencia temporal del titular. Al menos los registros constaran de dos firmas; la primera de responsabilidad de quien elaboro el registro y la segunda de autorizacin de quien autoriza el mismo. A. 04. LNEAS DE COMUNICACIN.Las unidades operativas tendrn y mantendrn lneas reciprocas de comunicacin que les permita un eficaz intercambio de informacin y entendimiento entre las lneas de mando y de relaciones humanas. El plan de comunicacin deber basarse en los objetivos institucionales que incluye direccin y administracin del recurso humano, medios a utilizarse para el intercambio de informacin entre todas sus unidades sean escritas, magnticas, transferencias telefnicas u otro tipo de tecnologa. A. 05. ROTACIN DE FUNCIONES.Entre el personal de una misma unidad operativa en forma sistemtica se establecer la rotacin de funciones, permitiendo el conocimiento y prctica de las funciones compatibles y evitar que una persona sea imprescindible dentro de la administracin. Los cambios peridicos de tareas a los servidores con funciones compatibles, permite que se capaciten a cumplir una tarea distinta a lo habitual en forma eficiente y efectiva. La rotacin permite disminuir riesgos de encubrimiento de deficiencias administrativas y tambin se evita el adiestramiento de nuevo personal. El movimiento de los ejecutivos y operativos por concepto de vacaciones anuales, se lo har sobre la base de una planificacin anual, la subrogacin o reemplazo por rotacin deber tambin ser planificado y autorizado en recursos humanos. Estos planes debern ser cumplidos exactamente. A. 06. FORMACIN DE COMISIONES INTERNAS: Para evitar la centralizacin de las decisiones y adems formar grupos especiales o tcnicos de trabajo, los niveles directivos y ejecutivos nombrarn comisiones internas de empleados,

dirigentes o mixtos, permanentes o emergentes encargados del estudio de prefactibilidad, factibilidad, operacin y resultados de ciertas operaciones administrativas de la cooperativa. Las comisiones internas son grupos de trabajo especializados que analizarn, estudiarn e informarn sobre ciertas operaciones administrativas o financieras. Su informe tendr el carcter de tcnicas y servirn para la toma de decisiones en los niveles directivos o gerenciales. La comisin no recibir remuneracin, dieta o gastos de representacin adicional. Su trabajo se considera como parte de sus funciones. Las comisiones permanentes sern: de calificacin de crdito, de calificacin de activos de riesgo, de administracin integral de riesgos, comit de tica y de auditoria. Las comisiones emergentes sern conformadas de acuerdo la necesidad y sus componentes sern designados de acuerdo al concepto y objetivo deseado. A. 07. SUPERVISIN CONTINUA.Las gerencias, jefaturas generales y de unidades operativas realizarn en forma peridica y sorpresiva, pruebas de cumplimiento a las disposiciones y tareas asignadas a los niveles operativos. En todos los niveles de decisin y ejecucin debern existir tareas de supervisin y control de las operaciones administrativas o financieras en busca de la calidad total, control de calidad de los procesos. Todos los niveles sern objetos de pruebas de control, Ejemplo: EJECUCIN SUPERVISIN Consejos Organismo de Control, Asamblea de Representantes Gerencia General Consejos, Organismos de Control Jefes de reas Gerente General Operativos Jefes de reas. Las auditorias: externa, interna y de la Superintendencia de Bancos, as como miembros de la Asamblea General de Representantes, tienen la facultad de realizar pruebas de cumplimiento a todas las unidades administrativas y niveles de decisin. A: 08. CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES.Todo el personal que conforman la estructura organizativa y funcional de la Cooperativa de Ahorro y Crdito JESS DEL GRAN PODER, estn obligados a cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias, estatutarias y polticas internas emitidas para el control eficiente y efectivo de las operaciones administrativas y financieras. Las instituciones financieras, para su mejor control administrativo y financiero, disponen por escrito de resoluciones emitidos por los organismos de control y dems entidades gubernamentales que dirigen y supervisan el desarrollo institucional. De igual manera los niveles directivos con sus resoluciones, los ejecutivos con sus polticas internas y auditorias con sus recomendaciones, entregan a la organizacin normas y mtodos de control interno

que sirven para mejorar el sistema administrativo. Los directivos, funcionarios, empleados, tienen la obligacin de acogerse a estas disposiciones. Su incumplimiento est tipificado en las leyes, reglamentos internos, numeral 2 del Art. 172 del cdigo de trabajo, entre otras. A. 09. OBJECIONES DE QUIENES EJERCEN CONTROL INTERNO Los ejecutivos y empleados a quienes segn sus funciones ejercen el control interno previo y concurrente, en las operaciones financieras, especialmente de desembolsos de fondos de la Cooperativa, otorgamiento de crditos, negociacin de captaciones, adems de operaciones administrativas, podrn libre y voluntariamente objetar por escrito las rdenes pertinentes de sus superiores, expresando las razones por las cuales se asisten en su negativa. Si el superior insistiere por escrito en el compromiso, obligacin o desembolso ordenada o dispuesta; los empleados cumplirn la orden, pero la responsabilidad consiguiente recaer exclusivamente en la persona que haya insistido. Quienes efectan el control interno concurrente y previo, tienen la facultad de negar cualquier operacin que a su opinin y debidamente respaldado, consideren perjudicial a los intereses institucionales. Quien libra la orden podr insistir en su disposicin y por escrito permitiendo ser responsable de la operacin en forma individual. A.10. PROHIBICIN DE EJERCER PRESIN Ningn representante a la Asamblea, Directivo, Funcionario o Empleado de la Cooperativa, podr ejercer presin, recomendacin o intermediacin de operaciones de: crdito, inversiones, adquisiciones y captaciones. Tales actitudes anularn la transaccin y se emitirn las respectivas responsabilidades. Todo trmite u operacin propias de la cooperativa sern realizados segn procedimientos del rea, sin que exista de por medio la intervencin de personas involucradas en la administracin de la Institucin. A. 11. AUTORIZADORES DEL GASTO Las personas autorizadas a firmar cheques o autorizar gastos en efectivo, como giradores y otorgadores del visto bueno, son responsables de realizar el proceso de control interno previo al desembolso, verificando su cumplimiento y adems la documentacin se encuentre completa. Adicionalmente en los casos de reposicin de bienes por dao en los mismos, dependiendo del bien se solicitar se entregue el bien a ser reemplazado, a fin de; verificar que efectivamente necesite ser reemplazado, analizar la posibilidad de realizar reparaciones o recuperar parte del costo con la venta del mismo. Para esto se deber llenar un formulario de entrega recepcin al encargado de la custodia de los bienes de proveedura con el respaldo de Auditoria Interna esta custodia ser temporal hasta que se tome una decisin al respecto. Los autorizadores del gasto, tienen la responsabilidad de objetar y anular un egreso que segn sus respaldos no justifiquen el desembolso. A.12. ACTUALIZACIN DE REGLAMENTOS

Los diferentes reglamentos que regulan las operaciones administrativas y financieras de la cooperativa, sern actualizados o reformados permanente sobre la base de nuevas disposiciones legales, polticas internas y dems normas que cambien su estructura actual. Todo reglamento y estatuto, deber contener disposiciones legales y normas actualizadas. La asesora Jurdica coordinar con las respectivas reas operativas la elaboracin de propuestas de reformas, cambios o mejoras, previo conocimiento de las instancias respectivas. B. DOCUMENTACIN Y ARCHIVO B. 01. FORMULARIOS PRENUMERADOS: Los formularios que respaldan la ejecucin de operaciones financieras, utilizacin y manejo de recursos materiales y de valores monetarios, tendrn obligatoriamente a su impresin una numeracin en forma cronolgica y secuencial para su control permanente. Es necesario conservar un control sobre la secuencia de formularios y de los comprobantes utilizados en las operaciones financieras o materiales. Los documentos productos de fallas de impresin, o de gestin sern anulados y archivados secuencialmente con sus similares. De ninguna manera se perder el orden cronolgico. La custodia y dotacin de formularios no utilizados, no deben estar al alcance de personas no autorizadas B. 02. DOCUMENTACIN DE RESPALDO: Toda operacin o transaccin financiera o administrativa, ser respaldada y justificada con documentacin suficiente y competente. La documentacin de respaldo a las operaciones administrativas y financieras, servirn de base para anlisis de la transaccin y respaldarn la naturaleza, finalidad, justificacin y sus resultados. B. 03. ARCHIVO DE DOCUMENTACIN Y RESPALDOS MAGNTICOS: La documentacin, cintas y discos magnticos que respalda las operaciones administrativas, financieras y transacciones contables, sern conservados como archivos permanentes hasta seis aos, luego sern considerados como archivo pasivo observando las disposiciones legales. El sistema de archivo conservar un orden lgico y de fcil acceso e identificacin, los procedimientos permitirn la ubicacin rpida y mejor utilizacin. Los archivos magnticos que respaldan las operaciones diarias del sistema financiero, son custodiados en cajas de seguridad internas de las agencias de la cooperativa, as: informaciones meses anteriores en la Agencia Chambo, mes actual en la caja de seguridad de la Agencia Centro y su correspondiente respaldo en el computador alterno ubicada en la oficina matriz de la entidad. En donde se conserven los archivos pasivos y permanentes, se proveer de seguridades contra incendio, robo, inundaciones y cualquier otro siniestro que ponga en peligro su

integridad. B. 04. FLUJO DE DOCUMENTACIN Y REPORTES MAGNTICOS: Toda documentacin, reporte o archivo magntico a ser enviado a instituciones y personas externas., sern emitidas con el cdigo y nmero general de la oficina operativa, puesta a conocimiento y aprobacin de los gerentes. En el caso de reportes e informes, estos tendrn la firma de responsabilidad de quien la elabor y de quien realiz el control y aprobacin de la informacin consignada. Cada departamento u oficina de trabajo tendr su cdigo y nmero de identificacin de memorandos, La identificacin de oficios estarn centralizados en la Secretaria de Gerencia, exceptuando los Consejos, Comisiones y Auditoria. Se prohbe el envi de informacin por cualquier medio escrito o magntico, sin que sea conocido, revisado y aprobado por el Jefe de rea o del Gerente. El Gerente o Jefe de rea, darn facilidades a: Representantes, Directivos, Auditoria Interna, Externa y control de la Superintendencia de Bancos, a la documentacin que respalda y justifica operaciones y transacciones de la Cooperativa. C. RECURSOS HUMANOS.C. 01. SELECCIN TCNICA DE PERSONAL.La jefatura de recursos humanos, ser responsable de la seleccin de personal, exigiendo conocimientos tcnicos, experiencia profesional, capacidad y honestidad, entre otros, segn conste en los requerimientos establecidos en el Manual de Funciones. Se prohbe contratar personal sin previa calificacin. Se considerar primeramente la carrera administrativa interna. La seleccin se lo realizar mediante un proceso de entrevistas, pruebas psicotcnicas, pruebas de conocimientos. El anlisis del perfil y requisitos que debe reunir la persona que ha de ocupar una creacin o vacante. Terminado el proceso de seleccin, recursos humanos presentar hasta tres elegibles al Gerente General, quien despus de una entrevista, elegir su subalterno. De producirse una vacante, se invitar a un concurso interno. De declararse desierto el mismo, se elegir las propuestas del banco de elegibles. Las ternas para Gerente General, sern presentadas al Consejo de Administracin. Las ternas para Auditor Interno y Externo sern presentadas por el Comit de Auditoria al Consejo de Administracin, quienes tomarn la decisin de proponer a la Asamblea General su eleccin. C. 02. BANCO DE ELEGIBLES.El archivo de recursos humanos, contendr un banco de datos, que contengan informacin general de personal aspirante preseleccionado y listo para ser incorporado al ser requerido. El banco de elegibles, simplificar procedimientos y costos de seleccin. Es necesario mantener un buen archivo de datos, debidamente actualizados.

C. 03. PERIODOS DE CONTRATACIN El personal incorporado a la planilla de la cooperativa, deber ser contratado segn disposiciones del captulo I, del ttulo I, del Cdigo de Trabajo. Esta norma es aplicable a todos los empleados de la Cooperativa, a excepcin de: el Gerente General que podr ser contrato bajo la figura jurdica de mandato y el Auditor Interno que ser contratado bajo honorarios profesionales. Quince das antes del vencimiento del perodo de prueba, el jefe inmediato informar a la gerencia de la terminacin o ampliacin del contrato a plazo fijo. De igual manera y con el mismo plazo antes de cumplir un ao, se comunicar a la jefatura de recursos humanos la terminacin o prrroga del contrato. C. 04. LIQUIDACIN DE HABERES Todo funcionario y empleado esta obligado a entregar los bienes en su custodia, informes de avance de labores, documentacin y archivo, antes de ser aceptada y tramitada su renuncia o separacin. Antes de elaborar la liquidacin de haberes a una persona cesante o renunciante, se exigirn como respaldo al egreso los siguientes requisitos: a) Acta de entrega y recepcin de valores, documentos y bienes bajo su responsabilidad, con el aval de auditoria interna; a) Formulario Informe econmico previa liquidacin de haberes a) Acta de finiquito elaborado por asesora jurdica a) Renuncia o trmite jurdico. La persona que autoriza el pago de la liquidacin y quien realiza el control concurrente, sern responsables solidarios de diferencias o bienes no entregados por el ex-servidor. C. 05. CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO Ser preocupacin permanente de los niveles ejecutivos y de decisin, la capacitacin y entrenamiento de del personal en todos los niveles, en procura de actualizar y especializar sus conocimientos, obtener mayores rendimientos y elevar la calidad de trabajo. La capacitacin ser orientada especialmente por instructores especializados y dependiendo del rea de actividad del personal, como un soporte al desarrollo personal y profesional. La capacitacin por lo general debe ser evaluada al final del curso o seminario. Los resultados de la evaluacin tcnica a los participantes servirn para tomar correctivos en la calidad o especialidad del tema. El entrenamiento o mejoramiento de conocimientos y habilidades, se lo har por medio de prcticas de grupo, cursillos, conferencias, seminarios o dinmicas de grupo. C. 06. EVALUACIONES DE DESEMPEO El desarrollo personal en su rea de trabajo, ser permanentemente evaluado. El resultado o rendimiento ser exigido en forma ascendente, deber ser superior a

los niveles mnimos razonables para cada funcin, tarea o actividad. La permanencia y asistencia fsica del personal durante la jornada de labores, no justifica el cumplimiento de su desempeo. Es necesario trabajar por objetivos y con tendencia a la calidad total. Tambin son sujetas a evaluacin el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y polticas internas, que nos permita calificar las actitudes del personal. La evaluacin ser peridica, por lo menos dos veces en el ao. Sus resultados sern parte de la administracin por cultura, de la Gerencia y Jefe de Recursos Humanos. C. 07. OPORTUNIDAD EN LAS VACANTES La administracin necesita de continuidad en las tareas y actividades asignadas a sus servidores, al momento de producirse una vacante, se seleccionar en forma inmediata al reemplazo o se cubrir con la subrogacin o encargo. Cada funcionario o empleado, pertenece a un engranaje en la estructura y organizacin de la Cooperativa, si falta una pieza o pierde continuidad, el CONTROL INTERO empieza a debilitarse, despus su recuperacin se torna difcil en perjuicio del costo beneficio o del valor agregado. El fenmeno es ms acentuado en puestos de jefatura. C. 08. CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA DEL PERSONAL Recursos Humanos establecer polticas y procedimientos que permitan el control de la asistencia y permanencia en el lugar de trabajo. Realizar evaluaciones peridicas y sorpresivas de su cumplimiento. Las planillas de registro de asistencia personal servirn de instrumento de evaluacin y control al rendimiento de los empleados. C. 09. SUELDOS, GRATIFICACIONES Y BONIFICACIONES Se retribuir a los funcionarios y empleados con sueldos, gratificaciones y bonificaciones, buscando ser equitativos con las labores alcanzadas en sus puestos de trabajo. Este ingreso remunerativo acorde a la responsabilidad del puesto permitir que el servidor mantenga rectitud y honestidad, sin tentaciones o privaciones econmicas; adems de mayor entrega y rendimiento. De lo contrario no habr razn para retribuir. C. 10. PROHIBICIN DE RECIBIR BENEFICIOS Todo Directivo, Funcionario y Empleado est obligado a cumplir sus obligaciones y deberes con honestidad y rectitud y no recibir ningn beneficio como recompensa por el desempeo de sus funciones. Por lo tanto queda totalmente prohibido que persona alguna reciba: regalos, recompensas, propinas u otros valores o bienes, a cambio de realizar un trmite o favorecer con gestiones a determinadas personas o instituciones como son: proveedores, socios o cualquier ente natural o jurdico que tenga vinculacin directa o indirecta con la Cooperativa. Cuando un servidor de la cooperativa reciba un beneficio involuntariamente, debe devolverlo de inmediato e informar a su jefe del hecho para constancia. Se exigir el estricto cumplimiento de esta norma, su inobservancia ser considerada atentatoria contra el prestigio institucional. C.11. PERSONAL CAUCIONADO

El personal que maneja valores y bienes, es autorizador del gasto, deber tener obligatoriamente pliza de fidelidad o garantas como caucin. Los funcionarios que debern tener el amparo de una caucin o pliza son: Gerente, Jefes de Agencias, Jefe de Cajas, Cajeros, Contador, Oficiales de Crdito, Recaudadores. Es permisible que la Cooperativa proceda a proteger sus activos, contratando seguros contra siniestro, prdida, robo o hurto. D. SISTEMA AUTOMTICO DE DATOS.D. 01. ACCESO A MDULOS DE OPERACIN Cada usuario tendr acceso a los mdulos de trabajo, dependiendo de la funcin que desarrolle. El control deber ser permanente. Los mdulos de operacin en CONEXUS estn divididos en: Contabilidad, Clientes, Depsitos, Inversiones, Cartera de Crditos, Activos Fijos, ndices Financieros, Reportes Gerenciales y Utilitarios. Auditoria Interna o Jefe de Sistemas, en forma peridica realizar un control sobre los accesos y mdulos en operacin. D. 02. VIGENCIA DE LICENCIAS DE USO DEL SOFTWARE La jefatura de sistemas, mantendr un inventario de licencias de uso del software que incluya su vigencia. Las licencias de uso del software instalados en las oficinas de la Cooperativa, deben ser autorizados y protegidos por sus proveedores. No debe existir la posibilidad de descuido en la vigencia D. 03. MANTENIMIENTO DEL HARDWARE Los equipos de computacin, estarn sujetos a mantenimiento preventivo al menos dos veces al ao. El mantenimiento por equipo se lo hace de acuerdo a una planificacin anual y por el tcnico de la Cooperativa. El hardware de la institucin, debe ser cuidado y preservado de los factores climticos y ambientales, su limpieza y reparaciones correctivas, deben ser parte de un plan anual que nos permita conservarlos tiles y funcionando. El especialista de la cooperativa, anualmente elaborar un plan de mantenimiento correctivo y preventivo que abarque todos los equipos de computacin a nivel institucional. D.04. SUPERVISIN CONTINUA A LOS OPERADORES Y USUARIOS DE EQUIPOS Peridicamente y en forma sorpresiva, la jefatura de sistemas realizar una supervisin del software en los equipos de cmputo, cuidar que los operadores o usuarios no tengan acceso a la base de datos o herramientas que permitan la modificacin o alteracin de archivos principalmente de cartera y depsitos a la vista. Es responsabilidad de la jefatura de sistemas, mantener control de los usuarios del sistema financiero evitando posibles hechos dolosos con la utilizacin de sus conocimientos en computacin. De encontrar situaciones agravantes, deber informar a los niveles de decisin y control para

la toma de acciones correctivas. Su inobservancia lo convertir en responsable solidario o cmplice y encubridor de acuerdo a la gravedad del hecho. D. 05. CONTROL DE CLAVES DE ACCESO Peridicamente, Auditoria Interna y operadores de equipo realizarn el cambio de claves de acceso a los equipos y sistema financiero de los usuarios. Las claves sern secretas e individuales. Cada usuario es responsable del uso de sus cdigos de acceso. El uso indebido de la clave en perjuicio de la cooperativa, ser motivo de sanciones para el usuario dueo de la misma. La prolongada permanencia y uso de una misma clave de acceso al equipo y al sistema, permite la difusin y conocimiento de otros usuarios debilitando el Control Interno en la identificacin de un cdigo y relacionndolos con un empleado. D. 06. ACTAS DE RECEPCIN DE HARDWARE Y SOFTWARE.Como respaldo del egreso por adquisicin de equipos de computacin, servicios de mantenimiento, adiciones, cambios, mejoras o adquisiciones del software, entre otros. La jefatura de sistemas, realizar la verificacin de las especificaciones tcnicas propuestas, autenticidad del objeto del gasto, pruebas de cumplimiento o funcionamiento y suscribir la acta entrega y recepcin respectiva. Los niveles de control concurrente, no realizarn trmite alguno para la cancelacin, sin la presentacin de este requisito. La institucin proteger la inversin en hardware y software, con una inspeccin de la cantidad, calidad y aprobacin de la autenticidad de las especificaciones tcnicas descritas en las bases, proformas, contrato o factura de adquisicin de servicios o equipos. D. 07. CONTROL DE PROGRAMAS DE SOPORTE FINANCIERO De realizarse programas de desarrollo interno, estos debern ser almacenados en un solo mdulo de control, este ltimo ser sujeto a control permanente en la aplicabilidad y actualizacin de su objetivo. Los programas de desarrollo interno, sern bienes patrimoniales de la cooperativa, su custodia, supervisin y control, correspondern al rea de desarrollo y programacin del departamento de sistemas. Peridicamente se revisarn estos programas, verificando su vigencia y servicio al sistema financiero. E. DISPONIBLE E. O1. CONTROL DE LIQUIDEZ ESTRUCTURAL Y RIESGO DE LIQUIDEZ Es obligacin del Administrador de Riesgos elaborar el Control de Liquidez Estructural, que ser puesto en conocimiento del Gerente General para el control diario del exceso o disminucin de la liquidez y la toma de acciones correctivas o preventivas. La Gerencia est obligada a llevar una liquidez razonable y de acuerdo a los ndices del sector, cualquier debilidad en su administracin y control, sern responsabilidad del Administrador de Riesgo y de la Gerencia. E. 02. FONDO PARA CAMBIOS

El fondo de cambio en custodia de la recibidora - pagadora o jefe de caja, ser destinado nica y exclusivamente para atender en ventanilla los requerimientos de los socios, queda prohibido el uso en desembolsos propios de caja chica o desembolsos con cheque. La supervisora de caja, responsable del fondo, durante la jornada de trabajo realizar monitoreos del disponible, manteniendo valores en efectivo en montos sin riesgo. E. 03. FONDO FIJO DE CAJA CHICA Con el fondo fijo de caja chica, se efectuarn desembolsos en efectivo considerados urgentes, de valor reducido que no sea factible realizarlo va cheques; Su manejo y custodia se lo har en estricto cumplimiento del Reglamento respectivo. Los anticipos de valores de caja chica con el respaldo de Vales, sern liquidados por el solicitante en un plazo no mayor a las 48 horas de haberlas recibido, adjuntando los respectivos documentos de justificacin y soporte. Los procedimientos de operacin del fondo fijo de caja chica ahorrar tiempo y permitir que las transacciones de valor reducido sean reconocidas y registradas oportunamente. Este fondo se utilizar nicamente para pagos urgentes de menor cuanta y no para desembolsos de operaciones regulares. E. 04. RESPONSABLE DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA La Secretaria de Gerencia ser la responsable del manejo del fondo fijo de caja chica, ser independiente de quienes manejen fondos en efectivo, realicen el registro contable y autoricen gastos. El custodio de caja chica debe mantener independencia con otras funciones financieras. En ningn caso habr ms de un custodio encargado de su manejo en una misma oficina operativa. E. 05. FONDOS PARA GASTOS EN EFECTIVO En circunstancias especiales, previa autorizacin de la gerencia general, se abrir fondos para gastos en efectivo. Su custodia y control necesariamente se lo har por parte de un funcionario o empleado que se encuentre amparado con una pliza de fidelidad; por ningn motivo su manejo ser entregado a persona no caucionada. El fondo ser a nombre del custodio, quien en un plazo no mayor a las 48 horas siguientes de haber cumplido el objetivo del requerimiento, ser liquidado incluyendo documentos de justificacin y respaldo de los gastos. Un fondo para gastos en efectivo, es una cantidad fija asignada para un propsito especfico, su monto depender de la necesidad y plan de egresos. El nmero de fondos para gastos en efectivo, ser restringido al mnimo posible. El mecanismo de manejo, custodia, reposicin y liquidacin ser igual al de caja chica. E. 06. ARQUEOS SORPRESIVOS Todos los fondos en efectivo, sern sujetos de comprobaciones peridicas por medio de arqueos sorpresivos, incluyendo aquellos valores entregados a cobradores. Los arqueos peridicos y sorpresivos, sern responsabilidad de: Auditoria Interna quien dejar constancia escrita con responsabilidad de quienes intervinieron en el arqueo.

Se realizarn por lo menos una vez al mes, en fechas diferentes, se evitar crear rutina. E. 07. CIERRE Y CUADRE INMEDIATO DE CAJA La recibidora - pagadora, al trmino de su jornada de trabajo realizar el cierre y cuadre de la caja. Ser su obligacin que en forma diaria reporte su fin de da, efectivo y papeletas de retiro y depsitos, debidamente cuadrados y sin diferencia. La Jefe de caja es solidariamente responsable de la inobservancia de esta norma. Reportar y tomar medidas disciplinarias a su incumplimiento. E. 08. DEPSITOS INMEDIATOS E INTACTOS El dinero en efectivo, producto de las operaciones de caja y otros ingresos, sern debidamente revisadas, registradas y depositadas en forma intacta, hasta dentro de las veinticuatro horas siguientes a su recepcin. Queda prohibido el uso de dinero en efectivo antes de su depsito, para cambio de cheques personales o de terceros, anticipos u otros desembolsos. E. 09. APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS Las cuentas corrientes o de ahorro abiertas en los diferentes Bancos, sern a nombre de la Cooperativa de Ahorro y Crdito JESS DEL GRAN PODER, contendr mnim o tres firmas de responsabilidad, dos principales y una alterna. Las cuentas siempre tendrn dos firmas de autorizacin. Se limitarn las cuentas a lo estrictamente necesario, se evitar tener cuentas sin movimiento y sin objetivo institucional. El control de los egresos de las cuentas de ahorro o corriente debe ser cruzado, es necesario dos firmas de autorizacin. Mientras ms reducido sea el nmero de cuentas bancarias, el control de sus movimientos ser ms confiable y oportuno. E.10. DESEMBOLSO CON CHEQUES. Los desembolsos sern realizados por medio de cheque a excepcin de aquellos que pertenecen a fondos fijos. La propiedad, legalidad, veracidad y conformidad de un desembolso debe ser respaldado en forma efectiva por un cheque, permitiendo el control posterior. E.11. CHEQUES EN BLANCO O AL PORTADOR Bajo ninguna justificacin se firmarn cheques en blanco o al portador. El control de la emisin de cheques debidamente llenados y a nombre del beneficiario, observa las disposiciones de la Ley de Cheques y disminuye el uso indebido de los fondos de la entidad, evita malversaciones del efectivo. E. 12. CORTE DE DOCUMENTOS Y CONFIRMACIN DE SALDOS. En el transcurso del mes y de manera peridica, Tesorera solicitar el corte de cuentas bancarias confirmando en forma independiente la razonabilidad y veracidad de sus saldos frente a los registros contables. Las cuentas de ahorro utilizadas para las operaciones con socios, sern sujetas a conciliaciones semanales, siempre realizada por el personal operativo de la Tesorera.

El propsito de esta prctica sana consiste en mantener la confiabilidad de los saldos en bancos, es necesario comprobar y confirmar con los bancos sus saldos y movimientos en nuestras cuentas de ahorro y corrientes. E. 13. CONCILIACIONES BANCARIAS Las conciliaciones bancarias deben ser oportunas y se elaborarn hasta ocho das despus del fin de mes en forma clara y lgica, sus datos permitirn realizar revisiones y seguimientos de hechos relevantes, que nos permitan tomar medidas correctivas inmediatas. Las conciliaciones bancarias sern elaboradas por una persona independiente a la preparacin, registro y firma de cheques. Una conciliacin bancaria es parte del control contable sobre las cuentas de bancos y otras entidades financieras, se deben confrontar los saldos que arrojan los estados bancarios con nuestros registros contables. La preparacin por una persona independiente, otorgar mayor confiabilidad a sus resultados. F. NORMAS TCNICAS DE TESORERA F. 01 RESPALDO DE LAS INVERSIONES Las negociaciones en certificados de inversin que realice la Tesorera, sern respaldados en un plazo no mayor a las veinticuatro horas de realizada la operacin. Los documentos de respaldo sern archivados en la Tesorera, fotocopias sern remitidas a las oficinas operativas para justificacin de las transacciones contables. Los certificados, plizas, pagars y otros documentos que justifican una inversin realizada, sern en originales y legalizadas por las financieras captadoras. Un documento en FAX, no es respaldo suficiente y competente. F. 02. COMISIN DE CALIFICACIN DE INVERSIONES Esta comisin estar conformada por representantes de los niveles directivos, de control, supervisin y sern responsables de una buena calificacin de las entidades financieras nacionales y extranjeras en donde se depositar el disponible y los excedentes de liquidez de la Cooperativa. Sobre la base de informes tcnicos y especializados del Tesorero, la Comisin de Inversiones en forma peridica y de acuerdo a lo que seala el reglamento de inversiones, se rene y califica a las Instituciones Financieras; Si un miembro de la comisin tiene un parentesco de consanguinidad o afinidad con el administrador de una Institucin Financiera, su posicin ms prudente ser de excusarse de intervenir en la toma de decisiones. Las decisiones del Comit de Inversiones, ser parte de una investigacin exhaustiva de la posicin en el mercado, patrimonio tcnico, liquidez, etc., que permita al tesorero realizar negociaciones con la mxima seguridad y minimizando el riesgo. F. 03. CONSTATACIONES Y ARQUEOS PERIDICOS Se efectuarn constataciones peridicas y sorpresivas de documentos y certificados de inversiones, por personas independientes al control, registro y custodia de inversiones y

pagars por crditos. La verificacin de las inversiones se lo har peridicamente, en cambio la constatacin fsica de los pagars se lo har al menos una vez al ao. Se comprobar la legalidad de los documentos de respaldo, la razonabilidad y cuadre con los registros contables, existencia de las salvaguardas fsicas como bvedas, caja fuerte, de pagars y certificados F. 04. ENTREGA Y RECEPCIN DE VALORES EN TESORERA.A la salida temporal o permanente de un empleado del rea de tesorera especialmente de quienes custodian valores y documentos pagaderos a la vista, ser necesariamente respaldados en una acta de entrega y recepcin, abalizado por auditoria interna o personas independientes de su control, registro y custodia. La continuidad del control y custodia de documentos por inversiones y de pagars, depende de la oportunidad de la constatacin y verificacin de valores y la entrega al subrogante o reemplazante. Por ningn motivo la transicin de la custodia puede ser mayor a las cuarenta y ocho horas. F. 05. ADMINISTRACIN CENTRALIZADA DE INVERSIONES Para una mejor planificacin y control de las negociaciones de inversiones, la administracin ser centralizada en la Tesorera. La coordinacin y ejecucin ser responsabilidad de la jefatura de oficinas y supervisora de caja. La Planificacin se har sobre la base del flujo de caja, preparado y controlado por el Tesorero. Los excedentes del disponible, sern inmediatamente comunicado al Tesorero para los trmites y negociaciones respectivas. La tenencia de dinero ocioso en las cuentas bancarias ser de responsabilidad del Gerente General y solidariamente por el Tesorero. F. 06. CONTROL PERMANENTE DE LAS INSTITUCIONES FINANCIERAS Con el uso de informacin especializada y dirigida por medio de sistemas informticos, el Tesorero realizar continuas investigaciones y anlisis del posicionamiento de las entidades del sector en el mercado financiero. Ser responsable de los informes que remita a la comisin de inversiones y gerente as como de las negociaciones que resultaren de un mal anlisis e investigacin. El Comit de Auditoria, Auditoria Interna y Gerente, son los encargados de mantener una supervisin y control continua sobre las inversiones, determinando la oportunidad, tasas y rentabilidad de la negociacin. La tesorera estar dotada de infraestructura y equipos necesarios para la consulta, anlisis y estudio del mercado de inversiones. El Tesorero se convierte en asesor de negocios de los niveles ejecutivos. F. 07. PLAN Y FLUJO DE CAJA

El Plan y flujo de caja comprende el estudio de factibilidad del rendimiento de los ingresos, las proyecciones de ejecucin de gastos, la rentabilidad del disponible y los resultados mediante el flujo de dinero en caja. El flujo de caja es un instrumento a ser utilizado por el Tesorero y bajo la supervisin de la subgerencia administrativa y financiera. F. 08. ORDEN DE TRANSFERENCIAS Es el procedimiento mediante el cual el Tesorero administra el disponible de las oficinas operativas. Mediante orden escrita y autorizado por la gerencia general, se realizarn transferencias de fondos de un banco a una financiera o viceversa. Ninguna transferencia de fondos, ser efectivizada sin la firma de revisin y aprobacin de la gerencia general o su delegado. La inobservancia de esta norma ser imputable a lo que seala el numeral 2. del Art. 172 del Cdigo de Trabajo. F. 09. CIERRE Y CUADRE DIARIO DE LAS CUENTAS DE TESORERA Al trmino de la jornada de trabajo, tesorera realizar el cierre y cuadre de las operaciones realizadas en su rea. Ser su obligacin que en forma diaria reporte: da, inversiones, desembolsos y dems movimiento contable, debidamente cuadrados y sin diferencia. Las operaciones de tesorera deben ser cerradas y cuadradas diariamente, el Gerente es solidariamente responsable de la inobservancia de esta norma. Reportar y tomar medidas disciplinarias a su incumplimiento. F. 10. CONTROL DE LAVADO DE DINERO La Tesorera y sus reas de supervisin de recibidores pagadores en las oficinas operativas, estn obligadas a adoptar medidas de control permanentes en depsitos de ahorro o captaciones de inversiones, orientadas a evitar el ocultamiento, manejo, inversin o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades relacionadas con el narcotrfico. Para un adecuado control interno, las personas responsables de la captacin de dinero que reciban valores superiores a los USD 2.000; de un solo socio o cliente, mediante el uso de formularios evaluarn la siguiente informacin: a) Datos personales (nombres, direccin, identificacin, firma, No. De la cuenta de ahorros o inversin) que incluya la actividad econmica del socio, caractersticas de sus operaciones y tipo de transaccin comercial o particular y su periodicidad; b) Establecer el origen, la frecuencia, volumen, caractersticas y el destino de las transacciones financieras de sus clientes; c) Evaluar que el monto consignado y movimiento de las captaciones, guarden relacin con la actividad econmica; d) Comunicar en forma inmediata a sus superiores de sospechas o presunciones de transacciones o de socios y clientes que pudieren estar vinculados con el lavado de dinero; De existir informacin relevante y debidamente justificada de presuncin en el lavado de dinero, las gerencias de las oficinas operativas, debern reportar obligatoriamente al Consejo Nacional de Substancias Estupefacientes sobre los motivos de la presuncin, que incluya a mas de los datos personales la fecha, lugar, hora y monto de la transaccin. Los gerentes de oficinas operativas, enviarn esta informacin previo conocimiento de gerencia general.

Auditoria Interna y Comit de Auditoria, entre sus pruebas peridicas esta en la obligacin de incluir la verificacin del cumplimiento de esta norma e informar oportunamente a los niveles correspondientes. G. CARTERA DE CRDITO G. 01. COMITE DE CRDITO Este Comit tendr al menos un miembro titular con independencia a los procedimientos de recepcin y calificacin de una solicitud de prstamo, sern responsables solidarios de una autorizacin de crditos con riesgos y que en lo posterior resulte motivos de castigo, especialmente por la falta de respaldo de garantas u omisiones permitidas por accin directa en la toma de sus resoluciones. Sobre la base de informes tcnicos y especializados del Asesor Integral de Oficina, el Comit se reunir en forma peridica y de acuerdo a lo que seala el reglamento de Crdito, calificar las solicitudes; s un miembro de la comisin tiene un parentesco de consanguinidad o afinidad con el solicitante, su posicin ms prudente ser de excusarse de intervenir en la toma de decisiones. Las actuaciones y resoluciones del Comit de Crdito sern registradas en Actas, debidamente foliadas y legalizadas con la firma de quienes participaron en la reunin de calificacin. Las decisiones del Comit de Crdito, sern parte de una investigacin exhaustiva de la informacin econmica, social, garantas efectivas y otros parmetros del socio, que permitan realizar adjudicaciones de prstamos con el menos riesgo posible de incobrabilidad. G.02. RESPONSABILIDADES DEL COMIT DE CRDITO Y AUTORIZADORES Son responsabilidades del Comit de Crdito y los niveles de autorizacin por el monto: mantener una conducta tica, cumplir y hacer que se cumplan todos los requisitos legales y reglamentarias; seguir las polticas y procedimientos establecidos y respetar y mantener el carcter confidencial de la informacin. Las decisiones del Comit de Crdito, deben ser adoptadas dentro de un marco de legalidad, sin presiones y siempre con la aceptacin unnime de sus miembros. La decisin en contra de uno de sus miembros ser motivo de revisin de las causas y justificada, para ser analizada en reuniones posteriores. G. 03. CRDITOS VINCULADOS Se establece un cupo de crdito de grupo, al cual podrn acceder los miembros de los Consejos de Administracin y Vigilancia, los administradores, empleados y personas naturales y jurdicas vinculadas a stos, as como se establece un lmite individual de crdito para aquellas personas vinculadas a stos, as como se establece un lmite individual de crdito para aquellas personas vinculadas por propiedad o administracin. El cupo de crdito para el grupo no podr ser superior al diez por ciento (10%), ni el lmite individual superior al dos por ciento (2%) del patrimonio tcnico calculado al cierre del ejercicio inmediato anterior al de la aprobacin de los crditos( Art. 73 de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero).

Se consideran vinculados por propiedad: las personas naturales o jurdicas que posean, directa o indirectamente el uno por ciento ( 1%) o ms del capital pagado de la Cooperativa; tambin se consideran vinculados por administracin: los miembros del Consejo de Administracin, Gerente General, Jefe de Negocios y quienes perteneciendo al rea de crdito toman decisiones en la concesin de prstamos. Se consideran vinculados por presuncin, aquellos socios que con arreglo a las normas legales y reglamentarias internas se favorezca con tasas de inters, plazos, falta de garantas y otros tratamientos preferenciales. G.04. EMISIN DE POLTICAS DE CRDITO El Consejo de Administracin conjuntamente con el Jefe de Negocios, peridicamente evaluarn la eficacia y eficiencia de las polticas de crdito. Emitirn disposiciones que permitan un control de calidad y la excelencia total de los procedimientos para cartera. Las polticas internas deben ser actualizadas, mejoradas o cambiadas por cansancio del producto. De acuerdo a las disposiciones legales le corresponde al Consejo de Administracin la supervisin de las polticas crediticias. G. 05. CONTROL DE GARANTAS Y PAGARS Se establecern registros auxiliares de control del inventario de garantas reales y pagars, estos registros sern continuamente actualizados y servir para confrontar con las existencias fsicas, entrega a los abogados y devolucin de crditos cancelados. El rea de crdito mantendr registros de pagars emitidos y entregados a Cartera para su custodia, tambin hipotecas y contratos prendarios; su clasificacin permitir identificar incluso aquellas garantas o pagars consignados en juzgados y abogados. Contabilidad debe llevar el control contable de las garantas registradas en las cuentas de orden y mantenerlos cuadrados con los inventarios. G. 06. CONSTATACIN PERIDICA DE LAS GARANTAS EN CRDITOS Al menos dos veces por ao se efectuarn constataciones peridicas y sorpresivas de las garantas reales y pagars, verificando la vigencia y existencia fsica, respectivamente y por servidores independientes de su control, registro o custodia. Las oficinas operativas cumplirn lo dispuesto en esta norma, sin que tal accin reemplace a verificaciones de organismos de control y niveles directivos. Esta norma tiene como finalidad comprobar la razonabilidad de los saldos por pagars y la legalidad y vigencia de las garantas por crdito u otras operaciones por cobrar. G. 07. CONTROL PLAZOS DE VENCIMIENTO Se realizarn permanentemente anlisis y evaluaciones de la cartera morosa, estableciendo antigedad de saldos, clasificacin por estado. Se tomarn decisiones de recuperacin de

crditos en mora. El anlisis de la cartera vencida ser realizada por una persona independiente a la aprobacin de los prstamos. Se lo har mensualmente a fin de verificar la efectividad de las recaudaciones y eficiencia de las calificaciones de solicitudes. G.08. CONCILIACIONES DE CARTERA En forma peridica se realizarn conciliaciones de cartera activa, vencida y morosa con las cuentas de control de mayor general. Tambin se confrontar con los inventarios de pagars y las garantas reales. Las conciliaciones lo har una persona independiente al registro, debiendo dejar constancia escrita de los resultados y medidas tomadas. G. 09. CONFIRMACIN PERIDICA DE SALDOS Al menos una vez al ao, se realizarn pruebas de confirmacin de saldos de cuentas a cobrar por prstamos a socios y clientes. Auditoria Interna o el Jefe de Negocios, realizarn la confirmacin de saldos a los socios deudores, controlando que los resultados sean confiables para una efectiva toma de decisiones. De acuerdo al volumen de operaciones de crdito, la confirmacin se lo har en base de muestreos. G. 10. OPORTUNIDAD EN LAS DEMANDAS DE COACTIVA La cartera con vencimientos en estado judicial, deben tener oportunidad en las gestiones extrajudiciales y la emisin de las demandas respectivas. Un crdito moroso judicial no debe permanecer sin los trmites legales respectivos. Los jefes de las oficinas operativas tendrn la responsabilidad de ejercer control sobre el inicio de las demandas en contra de socios y clientes morosos, con cartera en estado judicial. G.11. SUPERVISIN CONTINUA DE LA CARTERA JUDICIAL La cartera judicial ser supervisada en forma continua y permanente, evaluando su avance, resultados, estado y condiciones judiciales, instancias y cambios de procedimientos, para la eficiente y oportuna recuperacin del crdito. La supervisin continua al estado del proceso judicial para recuperacin de cartera, consigue efectividad en retornar capitales para prstamos, disminuir la cartera morosa y fortalecer los activos institucionales. La recuperacin va judicial se lo har sobre la base de cobro en efectivo, dacin de pago, embargo o secuestro de bienes. La dacin de pago ser efectiva si los bienes son vendidos o transferidos antes del ao a partir de la fecha de recepcin. G.12. CASTIGO DE CARTERA Los crditos a ser castigados antes de conocimiento de las

instancias de autorizacin, debern ser revisados y analizados por personas independientes a su autorizacin y registro. El castigo sin observancia de las disposiciones legales y favoreciendo a ciertos socios, clientes o garantes, ser de responsabilidad de quienes participan en el proceso. El castigo de la cartera morosa, debe hacrselo despus de ser agotado todas las instancias de recuperacin del crdito y siempre sobre la base de informes de cartera y departamento jurdico debidamente certificado. G. 13. CONTROL DE CRDITOS CASTIGADOS La cartera castigada ser sujeta a control de recuperacin, por ningn motivo estos crditos dejarn de ser susceptibles a los trmites de cobro por parte de las instancias respectivas. Se mantendrn registros auxiliares de control de aquellos crditos castigados y que segn registros corresponden a un dlar. Un crdito es sujeto a castigo despus de realizados los trmites en un plazo establecido por las disposiciones legales y reglamentarias. El control incluir un seguimiento a los trmites judiciales y de cobro, la oportunidad en sus procedimientos. G.14. ACTUALIZACIN PERIDICA DE DATOS En forma peridica y por personas independientes a su custodia, se realizarn constataciones de los certificados, datos generales de socios y garantes y garantas reales y sobre firmas. verificando su vigencia y actualizacin. Las garantas reales y sobre firmas y datos consignados en los FILE de crdito, debern ser verificados al menos una vez al ao, controlando su vigencia y datos domiciliarios actualizados. Se elaborarn actas de los actuado e informes de sus resultados. G.15. PROHIBICIN EN LA CONCESIN DE PRESTAMOS Una solicitud que contenga informe negativo de concesin en cualquiera de las fases de calificacin, avalo y aprobacin, ser sujeta a recalificacin o de acuerdo a las razones de la negativa, sern rechazados por las instancias de autorizacin. Una solicitud que contenga informe negativo y fuere autorizado por las respectivas instancias, ser de responsabilidad de quien las autoriza y liquida. Se prohbe favorecer a un socio o cliente con la adjudicacin del prstamo que contenga razones de fondo y que lo califique a no ser sujeto de crdito. G.16. RESPONSABILIDAD EN LA CALIFICACIN DE CRDITOS Los funcionarios y empleados que califican y autorizan una solicitud de prstamo, sern solidaria y pecuniariamente co-responsables de un crdito moroso y castigado por mala calificacin o comprobacin de datos de solicitante y garante. Las responsabilidades de quienes participan en el proceso de calificacin, avalo, verificacin, supervisin y autorizacin, sern solidarias con el socio o cliente que dejare de pagar y se determine negligencia en los procedimientos de otorgamiento del crdito. G. 17. AVALO TCNICO DE LAS GARANTAS REALES

Las hipotecas, prendas y plan de inversin, sern sujetos a avalos y anlisis de personas con conocimientos tcnicos o especializados. El avalo ser realizado por especialistas o tcnicos internos o externos. Las oficinas operativas tendrn un staff de profesionales a obra cierta que nos permita obtener un eficiente y efectivo avalo. La entrega del avalo depender del monto de la solicitud de prstamo. El resultado ser acompaado de un INFORME TCNICO. G.18. CONTROL DE LA MOROSIDAD Quienes hacen funciones de control y supervisin de las operaciones de cartera, en forma permanente realizarn evaluaciones a los reportes de morosidad. Los resultados servirn para establecer polticas internas de recuperacin efectiva. Un control permanente de la morosidad, permitir establecer procedimientos efectivos para la recuperacin de esta cartera, quienes efectan la supervisin a cobradores externos, tambin deber realizar evaluaciones continuas de la efectividad del cobro y emitir medidas correctivas o preventivas, segn sea el caso. G.19. CIERRE Y CUADRE DIARIO DE LAS CUENTAS DE CARTERA Al trmino de la jornada de trabajo, cartera realizar el cierre y cuadre de las operaciones realizadas en su rea. Ser su obligacin que en forma diaria reporte su fin de da, crditos por destinos, y dems movimiento contable, debidamente cuadrados y sin diferencia. Las operaciones de Cartera deben ser cerradas y cuadradas diariamente, la jefatura general de crdito es solidariamente responsable de la inobservancia de esta norma. Reportar y tomar medidas disciplinarias a su incumplimiento. H. CUENTAS POR COBRAR H. 01. CONCILIACIONES PERIDICAS DE CUENTAS POR COBRAR Se efectuarn en forma peridica conciliaciones de: Otras Cuentas por Cobrar, con las cuentas de control del mayor general, por personas independientes a su registro y manejo. La conciliacin tendr como objetivo verificar que los valores del mayor auxiliar se encuentren debidamente respaldado y justificado y sus saldos se presenten en forma razonable. H. 02. CONFIRMACIN DE SALDOS Al menos una vez al ao y siempre antes del cierre del ejercicio econmico, se confirmarn los valores registrados como cuentas por cobrar. Auditoria Interna o personas independientes al manejo de estas cuentas, realizarn la confirmacin de saldos verificando la autenticidad y veracidad de sus registros. H. 03. ANTICIPOS AL PERSONAL

Previa la otorgacin de un anticipo de sueldos o beneficios adicionales, los funcionarios y empleados sern sujetos a una verificacin de la capacidad de pago. La verificacin de la capacidad permitir a los niveles de autorizacin, establecer los montos residuales del sueldo despus de descontados: dividendos, aportes legales y voluntarios, descuentos por compras en comercios con los que la entidad tenga convenios y otros descuentos con el carcter de permanentes. Su autorizacin depender de la capacidad de pago y el residuo del sueldo que le permita mantenerse en el mes que transcurre. H. 04. PRESTAMOS A DIRECTIVOS Y EMPLEADOS Toda solicitud de prstamo de directivos, funcionarios y empleados ser sujeta a las disposiciones legales y reglamentarias, especialmente evitando vinculaciones por propiedad, administracin y presuncin. Se prohbe realizar excepciones en: tiempo, plazos, tasas y requisitos, cuando se trate de personas relacionadas con la cooperativa. La inobservancia a la presente norma anular la operacin y ser sujeto a la devolucin inmediata de los valores, Quien autoriza el prstamo ser responsable solidario de la recuperacin. H.05. CONTROL DE CHEQUES RECHAZADOS Se mantendr un control diario de los cheques protestados por el Banco depositario, los trmites de comunicacin y recuperacin de los valores ser en forma inmediata. Se llevar un registro auxiliar de control por cheques rechazados que servir de base para la toma de decisiones y acciones correctivas. Ser de responsabilidad del rea de Caja, mantener actualizado el registro auxiliar de control de cheques protestados. De acuerdo al concepto del depsito con cheque el rea respectiva ejercer responsabilidad de la recuperacin del valor ms los gastos bancarios. Para el respectivo control de cheques recibidos, se tomar muy en cuenta lo dispuesto en La Ley de Cheques. H.06. CONTROL DE ANTICIPOS JUDICIALES Ser responsabilidad del rea jurdica y contabilidad, el control de los anticipos judiciales. Peridicamente los cobradores y abogados, entregarn una liquidacin de egresos realizados con cargo a esta cuenta, adjuntando la respectiva documentacin que la justifique y respalde su gestin.. El autorizador del egreso, no dar trmite a otro anticipo sin que previamente se haya realizado la liquidacin del dinero entregado anteriormente a la presente solicitud. Ser responsable solidario si ejecuta un anticipo sin observar la norma. H.07. BIENES EN DACION DE PAGO Se llevarn registros auxiliares de control de bienes en dacin de pago, estos bienes debern ser motivo de venta antes de cumplir un ao de recepcin. Los bienes en dacin de pago sern custodiados por una persona nica responsable y su almacenamiento debe ser en un lugar seguro y con proteccin contra el deterioro.

Los bienes recibidos en dacin de pago tendrn que convertirse en dinero en el menor tiempo posible. Mantenerlos guardados genera capital ocioso y susceptible a provisionar luego del ao de custodia. Su almacenamiento debe evitar el dao o descuido fsico, esto restara valor a los bienes y no compensara con el valor que respalda el crdito. I. ACTIVOS FIJOS I. 01. SISTEMA DE REGISTRO Se mantendrn registros adecuados de activos fijos, que permitan mantener control en la clasificacin, cdigo de identificacin, ubicacin, custodio y oficina operativa asignada. Los registros mantendrn informacin bsica, entre otros: descripcin del activo, nmero o cdigo de identificacin, fecha de compra, costo histrico, valor reexpresado, depreciacin acumulada, valor residual, ubicacin, custodios. Los registros detallados permiten controlar los egresos, ingresos y traspasos I. 02. ADQUISICIONES Todas las adquisiciones de activos fijos, debern cumplir con las disposiciones del Reglamento de adquisiciones, adems previo el pago se realizar el control del cumplimiento de las especificaciones tcnicas, clusulas contractuales, cantidades y calidades de facturas. Cualquier diferencia ser causa de la suspensin de la compra. En las adquisiciones de activos fijos, quienes realizan funciones de control interno concurrente, son los responsables del cumplimiento de las disposiciones reglamentarias, revisin y autorizacin de la compra, normas de control interno. Una vez cumplido los procesos de adquisicin, en forma inmediata se entregar al custodio con el respaldo del formulario: Comprobante de Bienes Devolutivos. I. 03. CONSTATACIN FSICA Se realizarn constataciones fsicas de los activos fijos por lo menos una vez al ao, verificando la razonabilidad y veracidad de los saldos contables. La toma fsica peridica ser responsabilidad de una persona independiente a la custodia y registro contable. En la constatacin se verificar: la existencia fsica, bienes constatados y no registrados, bienes registrados y no constatados, bienes para enajenacin, estado del bien, registro con valores, clculos de la depreciacin y correccin monetaria, entre otros. Con los resultados, se ajustarn los registros contables. I. 04. IDENTIFICACIN DE ACTIVOS FIJOS Los activos fijos institucionales deben ser identificados con un cdigo individual que permita reconocerlos fcilmente. Los cdigos deben ser numricos y registrados en un lugar visible del componente fsico. Estos deben ser iguales a los cdigos contables. Al momento de realizar una adquisicin o ingresar, contabilidad designar el cdigo del activo fijo e inmediatamente se lo registrara en el bien y los comprobantes de custodia de bienes.

I. 05. ENAJENACIN DE BIENES Peridicamente, se establecern los activos fijos que se encuentren en desuso o inservibles, que ser puesto a conocimiento de la comisin de enajenacin de activos fijos, para su control e informe respectivo en el tratamiento de enajenacin de los bienes muebles e inventarios. Ninguna persona est autorizada a enajenar bienes sin el respectivo informe de la comisin. Al menos una vez al ao, se revisarn y depurarn las cuentas de activos fijos, con aquellos bienes que por su estado deben ser: vendidos, donados, dados de baja o rematados. I. 06. CUSTODIA Ser responsabilidad del rea de control interno de los activos fijos, entregar por escrito los bienes a cada uno de los custodios por rea administrativa. Cada custodio ser responsable de la conservacin y mantenimiento de los activos fijos recibidos, los daos o prdidas calificados como intencionales, sern considerados de su responsabilidad, por ende los costos que demanden su reposicin o reparacin sern cargados a los culpables. Para los activos fijos que son transferidos a otras unidades, sern respaldadas mediante el uso del formulario: Comprobante para el traspaso de bienes en custodia. Un ejemplar ser para contabilidad, uno para el remitente y otro para el designatario. Las entradas, salidas, cambios o uso de vacaciones, sern motivo de la entrega y recepcin de los activos fijos a su custodia. A la salida de la institucin de un directivo o servidor, es necesario la firma a conformidad del acta de entrega recepcin, requisito a ser adjuntado al comprobante contable. I. 08. CONTROL DE ACTIVOS IMPRODUCTIVOS Se mantendr control sobre el crecimiento de los activos improductivos de la institucin, evitando la adquisicin de bienes suntuarios e innecesarios, reemplazo de bienes existentes, cambios y mejoras en inmuebles, etc. Se deber poner especial atencin en el crecimiento de los activos fijos y bienes en dacin de pagos Es de responsabilidad de la gerencia general, mantener la tasa promedio del sector y no permitir un incremento considerable de los activos improductivos. J. OTROS ACTIVOS J. 01. SISTEMA DE REGISTRO DE LOS INVENTARIOS Se establecer un sistema adecuado para el control contable de las existencias de inventarios en almacenes y proveedura, con registros por unidades de iguales caractersticas, siempre cuadrados con los saldos contables. Los inventarios son los suministros y materiales para el consumo interno, perecibles o

fungibles. Su registro deber permitir un control de las entradas, salidas y saldos. Este ltimo es importante para la orden de adquisicin antes de su completo consumo. J. 02 CONTROL DE ABASTECIMIENTOS Todo pago por abastecimiento de bienes en almacenes y proveedura, deber ser respaldado por la respectiva firma de responsabilidad en la entrega y recepcin de lo adquirido. Quien recibe vigilar la calidad y cantidad de lo entregado. La diferencia en cantidades o disminucin de la calidad, suspender los procedimientos de adquisicin. Todas las adquisiciones debern ser consignadas a la custodia de la persona designada para el efecto. Ninguna adquisicin ser custodiada o distribuida por persona diferente a la responsable. Cualquier diferencia en calidad o cantidad ser de responsabilidad de quien las recibi y registro. J. 03. ADQUISICIONES DE SUMINISTROS Y MATERIALES El custodio reportar peridicamente al jefe de oficina, un informe de existencias y las necesidades de nuevas adquisiciones. El abastecimiento deber ser controlado, sobre un anlisis de las existencias, necesidades prioritarias, cantidad y calidad. Se deber evitar almacenar bienes innecesarios y en cantidades que excedan a las requeridas. De acuerdo a la naturaleza del inventario para el consumo interno, su reposicin o adquisicin debe ser oportuna, evitando suspender determinada actividad por la falta de materiales o suministros. J. 04. CONSTATACIONES FSICAS Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias en proveedura, al menos una vez al ao, verificando la razonabilidad y veracidad de los saldos en las cuentas contables. Las constataciones fsicas sern realizadas por personas independientes a su custodia y registro. J. 05. ENAJENACIN DE INVENTARIOS Peridicamente, se establecern los inventarios para el consumo interno en proveedura que se encuentren en desuso o inservibles, que ser puesto a conocimiento de la comisin de enajenacin de activos fijos, para su control e informe respectivo en el tratamiento de enajenacin de los bienes muebles e inventarios. Ninguna persona est autorizada a enajenar suministros o materiales sin el respectivo informe de la comisin. Al menos una vez al ao, se revisarn y depurarn las cuentas de proveedura, con aquellos bienes que por su estado deben ser: vendidos, donados, dados de baja o rematados. J. 06. CONTROL DE PAGOS ANTICIPADOS Los registros contables y extracontables permitirn un control mensual sobre los pagos

anticipados. Los registros sern detallados y su clasificacin deber permitir identificar la cuenta a amortizarse. En forma mensual deber amortizarse los pagos anticipados en montos previstos en las polticas internas y disposiciones legales. J. 07. CONTROL DEL DEVENGADO En forma permanente, se realizar el control de las cuentas del devengado, manteniendo el cuadre entre sistemas y verificando que los saldos de los reportes sean razonables y veraces. En el control se vern involucrados las reas de sistemas, contabilidad y cartera. J. 08. ACTUALIZACIN DE DIVIDENDOS GANADOS Anualmente se registrarn los valores ganados por inversiones de la cooperativa en otras instituciones financieras y organismos de integracin. Una vez recibidas las comunicaciones de dividendos ganados se har el respectivo registro. Es obligacin de contabilidad solicitar a las instituciones en donde tenemos acciones y participaciones, la actualizacin de los ingresos obtenidos por este concepto. J. 09. TRANSFERENCIAS INTERNAS Las cuentas por transferencias internas, al cierre del ejercicio econmico no debern registrar saldo alguno. En el transcurso del perodo mensual, las diferentes oficinas operativas liquidarn los valores pagados con cargo a sus resultados. nicamente se mantendrn los valores por prstamos a corto plazo. Las cuentas de activos y pasivos por transferencias internas mantendrn sus saldos con valores a corto plazo y al final del ejercicio econmico sus saldos sern de cero. J.10. CIERRE DE LAS DIFERENCIAS POR REGULARIZAR El uso financiero de esta cuenta ser utilizada nicamente en casos excepcionales y previa autorizacin. Por su carcter de transitoria en un plazo no mayor a los sesenta das, las diferencias debern ser identificadas y regularizadas. Una cuenta transitoria y de control no debe permanecer abierta por perodos largos, su control se tornara dbil mientras pasa el tiempo. K. DEPSITOS A LA VISTA K. 01. PROMOCIN CONTINUA DE CAPTACIONES Establecido el giro financiero, las captaciones son el objetivo fundamental de directivos, funcionarios y empleados; por tal motivo, la promocin de los productos de ahorro y de captacin debe ser continua y permanente. Las tareas de marketing y planes estratgicos de negocios, son bsicas dentro de los objetivos institucionales y de inters principalmente de los gerentes. K. 02. CONTROL DE CIERRES DE CUENTA

Las operaciones de cierres de cuentas de ahorro, debern mantener control en la autorizacin sin perjuicio de mantener dilogos con los socios en procura de mantener su cuenta. Previa autorizacin de cierre, se calificar la calidad del socio, verificando su movimiento, antigedad, saldo promedio, entre otros. De resultar un socio calificado, se har gestin para retener su cuenta. El cierre de las cuentas se realizar tambin de acuerdo a lo establecido por el organismo de control. K. 03. PRESENTACIN DEL DOCUMENTO DE IDENTIFICACIN Toda operacin de retiro de valores, ser nicamente con el respaldo de la cdula de identidad o de ciudadana. No se aceptar fotocopias u otros documentos de identificacin. Selectivamente la recibidora pagadora, realizar pruebas y verificaciones de la autenticidad del documento de identificacin, cruzando con los datos consignados en la ficha de ingreso. Toda operacin de egreso de valores, deber respaldarse en la presentacin del documento de identificacin, la responsabilidad por prdidas o errores en la entrega de dinero a personas que no justifican sus datos y firmas de afiliacin, ser de las personas que autorizaron o entregaron el efectivo. Para tomar una muestra selectiva, se considerar: el monto del retiro, firmas diferentes en papeletas y cdula, autorizaciones de retiro a terceras personas o cualquier duda que obligue a realizar el cruce de datos. K.04. CONTROL Y ARCHIVO DE TARJETAS DE INGRESO Las fichas de ingreso de socios y clientes deben ser llenado en su totalidad, registrando incluso las firmas del solicitante. El archivo ser cronolgico y a cada ficha se adjuntar la respectiva fotocopia de la cdula de ciudadana o identidad. Se instruir al socio para que peridicamente actualice sus datos. Incluyendo un telfono de referencia para cualquier comunicacin de parte de la institucin. El archivo de las fichas de ingreso ser una herramienta bsica para la identificacin y ubicacin de un socio en caso de necesidades institucionales. K. 05. CONTROL DE CUENTAS INMOVILIZADAS Se mantendr un control sobre cuentas inmovilizadas, con aplicacin de polticas internas y disposiciones legales emitidas para el efecto. Peridicamente se realizarn pruebas de control a las cuenta inmovilizadas. K. 06. SUPERVISIN CONTINUA Se realizarn pruebas de razonabilidad y autenticidad de los depsitos a la vista y depsitos a plazo. Se circularizarn a socios y clientes que mantengan cuentas de ahorro, ahorro preferencial y depsitos a plazo, verificando que los saldos en nuestros registros se confronten con los certificados por los ahorristas e inversionistas. K. 07. CONTROL DE INTERESES CAUSADOS Y PAGADOS

En forma permanente, se realizarn pruebas de exactitud de los valores pagados por concepto de intereses en ahorros, encaje y depsitos a plazos. Las pruebas se realizarn por personas independientes a su registro y programacin. K. 08. NEGOCIACIN DE LOS DEPSITOS A PLAZO Las negociaciones en captaciones por depsitos a plazo, utilizarn parmetros de rendimiento entre la tasa pactada y la rentabilidad en inversiones y con un margen que cubra los costos administrativos. En ningn caso las tasas sern iguales o superiores a los intereses ganados por cartera o inversiones. Tesorera elaborar en forma semanal una relacin de la captacin de ahorros, por depsitos a plazo, dineros propios y sobre este anlisis se planificar la asignacin de montos para cartera e inversiones. Todo plan de inversin y crdito, tendr estrecha relacin con las captaciones de ahorro y depsitos a plazo. L. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR L. 01. AUTORIZACIN La responsabilidad de la autorizacin de las operaciones y transacciones que originen compromisos y obligaciones en montos, naturaleza y disponibilidad presupuestaria, estar dada por las polticas internas y reglamento de adquisiciones. La generacin de compromisos u obligaciones, estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y se ceirn a los planes y programas propuestos. Es necesario prevenir los conflictos de intereses que puedan surgir en esta norma, es recomendable que los autorizadores de la obligacin, sean independientes del registro y control de las obligaciones. L. 02. CONCILIACIONES PERIDICAS Se efectuarn conciliaciones peridicas y permanentes de los registros auxiliares de obligaciones con el mayor general. Las conciliaciones permitirn poner en alerta a los responsables sobre el cumplimiento de las obligaciones, saldos y vencimientos, en forma oportuna. Es recomendable efectuar las conciliaciones de obligaciones, en forma mensual. L. 03. INDICE DE VENCIMIENTOS Se mantendr un sistema de clasificacin de obligaciones por fechas de vencimiento. El ndice de vencimientos permite un adecuado control actualizado de las obligaciones que tiene la institucin, a ser cubiertos oportunamente. L. 04. CONTROL DE PASIVOS INMOVILIZADOS Todos los pasivos en moneda nacional o extranjera que hubieren permanecido como inmovilizados por ms de cinco aos, con un saldo de hasta el equivalente a tres UVC, o por ms de diez aos con un saldo mayor, sern susceptibles de pasar a propiedad del INFA.

Se excepta de esta norma los depsitos en general y los que obedecen a mandato legal o de autoridad competente y providencias judiciales legalmente notificadas. L. 05. OPORTUNIDAD EN EL PAGO Las obligaciones contradas por la institucin, debern ser abonadas o canceladas con la debida oportunidad, sin permitir el recargo de intereses o tasas adicionales por falta de pago. Las multas, intereses, sanciones y otras tasas, que resultaren de la falta de oportunidad en el pago, sern de responsabilidad de las personas que permitieron el vencimiento. L.06. RETENCIN Y PAGO DE IMPUESTOS Las unidades de control y pago de egresos, sern responsables de la ejecucin y aplicacin de las disposiciones tributarias y arancelarias, observando con oportunidad la retencin y pago a los organismos rectores. Las personas encargadas de realizar retenciones de impuestos, debern ser permanentemente capacitados en la aplicacin de leyes y disposiciones tributarias. Las obligaciones tributarias e impuestos deben ser pagadas con la debida oportunidad y sobre la base de retenciones efectivas. M. PATRIMONIO M. 01. EMISIN DE LOS CERTIFICADOS DE APORTACIN La emisin de los certificados deber ser a nombre del socio e incluir los valores nominales en nmeros y letras. No se emitirn certificados en blanco, sin beneficiario o sin valores. Peridicamente se revisarn los montos acumulados de los socios y se emitirn los respectivos certificados. Los certificados de aportacin forman parte del capital social y su tenedor es socio de la cooperativa. La circulacin de un ttulo con datos parciales, sin datos o nombres diferentes, anula el documento. M. 02. ARCHIVO Y CUSTODIA DE LOS CERTIFICADOS DE APORTACIN Los certificados de aportacin debern ser entregados a los socios en forma oportuna, la cooperativa deber evitar mantener estos ttulos a no ser de que voluntariamente el tenedor suscriba la acta de entrega y recepcin y manifieste su voluntad de que la institucin sea el custodio. Se mantendr un archivo de los certificados en custodia, separados por los emitidos y no entregados, con el respectivo registro contable. Ser responsabilidad de quienes manejan documentos y valores, la custodia de los certificados en custodia, manteniendo un control de su inventario M. 03. RESERVAS Las polticas internas debern tener la tendencia a que las reservas institucionales respalden los depsitos a la vista y depsitos a plazo. La volatilidad de los depsitos a la vista debe ser protegido por las reservas

facultativas. El monto en libros deber ser mayor a los saldos de nuestras obligaciones. Adicionalmente, la provisin de reservas debe ajustarse a los requerimientos establecidos por los organismos de control. N. CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS N. 01. DOCUMENTOS DE RESPALDO Todo desembolso por gastos ser respaldado con la documentacin suficiente y competente, los que debern reunir la informacin necesaria, que permita verificar y analizar su autenticidad y legalidad. Los documentos de soporte debern ser archivados en orden cronolgico para facilitar su comprobacin y respaldo a la transaccin, siempre observando las disposiciones reglamentarias y polticas internas. N. 02. NIVELES DE AUTORIZACIN DEL GASTO Todo gasto estar sujeto a la verificacin de su propiedad, legalidad, veracidad y conformidad con el presupuesto, por parte de la persona encargada de autorizar el gasto. Cada una de las personas que intervienen en los procesos de adquisicin o cancelacin de obligaciones sern las encargadas de establecer y verificar la propiedad, legalidad, veracidad y conformidad con el presupuesto, permitiendo el normal desenvolvimiento de las funciones de cada entidad para comprobar el grado de eficiencia, efectividad y economa con las que se efectuaron las mismas. N. 03. CONTROL PRESUPUESTARIO DEL GASTO La autorizacin de un egreso, ser efectuada siempre que se tenga disponibilidad presupuestaria, la verificacin del disponible es necesario para mantener gastos debidamente planificados. Ningn valor ser entregado, sin que previamente se haya determinado la disponibilidad presupuestaria. N. 04. PROHIBICIN DE GASTOS EXTRAPRESUPUESTARIOS Ninguna jefatura contraer compromisos, celebrar contratos, autorizar o contraer obligaciones, respecto a recursos financieros, sin que conste la respectiva aprobacin, autorizacin y asignacin presupuestaria. Cualquier fondo o cuenta especial, ingresos destinados por la Ley u otros anlogos, sern incluidos dentro del proyecto presupuestario, sin excepcin alguna. N. 05. COMPROMISOS DEL GASTO La asignacin presupuestaria se comprometer en el momento en que la autoridad competente, mediante acto administrativo vlido, decida adquirir de terceros bienes, servicios o realizacin de obras: El compromiso subsistir hasta que las obras se realicen, los bienes se entreguen o los servicios se presten. Sin embargo, por conveniencia institucional y con respaldo de las clusulas contractuales el compromiso puede ser anulado. Mientras el servicio no se convierta en obligacin, la autoridad competente podr anularlo total o parcialmente. Esta anulacin podr hacrselo cuando el compromiso se considere inconveniente, innecesario o cuando se tenga la certeza de que

no podr ser cumplido, en todo o en parte. N. 06. OBLIGACIONES DEL GASTO La obligacin se genera y produce la afectacin presupuestaria definitiva en los siguientes casos: a) Cuando se reciban de terceros: obras, bienes o servicios adquiridos, mediante acto administrativo vlido; a) Cuando ineludiblemente deban realizase pagos sin contraprestacin. N. 07. TRABAJOS EVENTUALES La contratacin de personas naturales o jurdicas, para trabajos eventuales, se lo har sobre la base de informes debidamente autorizados, que justifiquen la necesidad de la contratacin por servicios. Se prohbe contratar personal eventual, sin que se justifique la necesidad de su incorporacin, las personas que inobserven estas normas sern responsables solidarias de los gastos realizados. Se observar adems que ninguna persona puede trabajar sin el derecho de pago de una remuneracin, se excepta las pasantas y prcticas. N. 08. EGRESOS PARA DIRECTIVOS Los valores entregados a directivos a excepcin de dietas y gastos de representacin, sern debidamente justificados y respaldados. Estos fondos en montos mayores, sern autorizados por el presidente del consejo de administracin y su liquidacin tambin debe ser conocido por este organismo. Los gastos de transporte y alimentacin para directivos deber justificarse y respaldarse, se incluir el objetivo de la asignacin y destino. Otras asignaciones en dinero tambin son sujetas a liquidacin. N. 09. GASTOS EN CAPACITACIN Los directivos, funcionarios y empleados que reciban capacitacin externa, debern retribuir la inversin, presentando un proyecto, estudio o plan de induccin, que incluya a los dems servidores de institucin. La institucin considera los gastos de capacitacin como una inversin, quienes reciban este beneficio sern responsables de impartir y compartir sus conocimientos en un plazo no mayor al siguiente mes de haber recibido la instruccin. En caso de retiro del directivo o empleado capacitado, antes de su induccin, se observarn las polticas de capacitacin interna. N. 10. GASTOS SUNTUARIOS E INNECESARIOS El autorizador del gasto evitar la adquisicin, contratacin de servicios o egresos considerados innecesarios o suntuarios. Su plan de gastos no incluir este tipo de egresos. Los gastos de bienes sern los absolutamente indispensables y que justifiquen su compra, previa autorizacin se determinar la existencia de bienes similares o de reemplazo en buen estado y en condiciones de desuso. N. 11. CONTROL GASTOS DE PUBLICIDAD Y PROPAGANDA

Peridicamente se evaluar la efectividad de los anuncios y espacios publicitarios contratados, permitiendo el cambio de estrategias o de representantes. Se evitarn la contratacin y pago de publicidad y propaganda que no tenga influencia en nuestros socios o clientes. La efectividad de la publicidad y propaganda, permite el crecimiento de la institucin. Nuestros programas deben mantenerse efectivos, eficientes y econmicos. La oportunidad de cambios en espacios no efectivos, es obligacin de la Gerencia General y Consejo de Administracin. N.12. DONACIONES EN GENERAL Se prohbe realizar donaciones de dinero en efectivo o en bienes a aquellas personas naturales o jurdicas en actividades con fines de lucro. La entrega de donaciones a personas naturales o jurdicas de servicio o asistencia social, deber ser considerada como una inversin, es decir buscar a cambio aportaciones o entrega de publicidad y propaganda, entre otros. El criterio que respalda donaciones en efectivo o bienes, debe hacrselo bajo la primicia de Inversin, es decir recibir algo a cambio. N. 13. ADQUISICIONES MEDIANTE CONCURSO Las adquisiciones o servicios debern ser planificados oportunamente que permitan identificar el procedimiento a seguir de conformidad a las disposiciones legales y reglamentarias, especialmente aquellos egresos que por su monto necesita del Comit de calificacin de propuestas en adquisiciones y llamadas a concurso pblico o interno de precios. Las excepciones a las normas y disposiciones reglamentarias, debern ser informadas y calificadas por la gerencia general o auditor interno, declarando el carcter de Prioritario. El consejo de administracin conocer y resolver sobre la calidad de prioritario. Previo a la convocatoria a concurso publico o privado, se tendrn las bases que contengan las especificaciones tcnicas de los requerimientos. N.14. OBLIGACIN DE SUSCRIBIR CONTRATOS ESCRITOS Todo egreso por adquisiciones o servicios, que pasen de los montos dispuestos por los reglamentos para aceptacin de factura, obligatoriamente necesitarn de contratos escritos que consten las clusulas contractuales bsicas, especialmente se incluir la garanta con estipulaciones que cubran los riesgos y en ventaja a los intereses institucionales. Un contrato escrito, es un instrumento de soporte ejecutivo, que disminuye los riesgos en caso de incumplimientos de los contratados. La cooperativa deber proteger sus inversiones y entrega de anticipos. N.15. PROMOCIONES Los gastos por promocin de productos financieros o servicios de la cooperativa, sern presupuestados en el proyecto, plan de inversin o flujo de caja. Estos egresos no deben ser mayores a la rentabilidad proyectada evitando prdidas en el lanzamiento y mantenimiento del negocio. Un plan de inversiones efectivo y sobre bases reales de rentabilidad, permitir que los gastos por promocin sean recuperados por el mismo servicio o producto financiero puesta al mercado. Los valores que excedan sobre lo presupuestado son considerados como prdidas. N. 16. DISPOSICIONES TRIBUTARIAS

Toda operacin de egresos, deber considerar las disposiciones sealadas en la Ley de Rgimen Tributario Interno y Reglamento de facturacin. Los diferentes egresos de valores son sujetos a la retencin y declaracin del Impuesto al Valor Agregado; IVA; impuesto a los consumos especiales, ICE y Retencin en la fuente. O. INGRESOS A CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS O. 01. DOCUMENTACIN DE RESPALDO Todo ingreso de valores ser respaldado con la documentacin suficiente y competente, los que debern reunir la informacin necesaria, que permita verificar y analizar su autenticidad y legalidad. Los documentos de soporte debern ser archivados en orden cronolgico para facilitar su comprobacin y respaldo a la transaccin, siempre observando las disposiciones reglamentarias y polticas internas. O. 02. CONTROL PERIDICO DE INTERESES GANADOS En forma permanente, se realizarn pruebas de exactitud de los valores ganados por concepto de intereses en inversiones, depsitos y otros. Las pruebas se realizarn por personas independientes a su registro y colocaciones. O. 03. CONTROL PERIDICO DE INGRESOS POR SERVICIOS Peridicamente, se realizarn pruebas de exactitud de los valores ingresados por servicios. Las pruebas se realizarn por personas independientes a su registro y negociacin. O. 04. MANEJO DE COBRANZAS Los valores recaudados por cobranzas externas, sern respaldados por formularios que permitan en lo posterior verificar su exactitud y legalidad. Ningn valor ser cobrado sin la entrega de un recibo autorizado. Los valores recibidos sern entregados para su contabilizacin dentro de las 24 horas siguientes a su recepcin. La contabilizacin de los ingresos por cobranzas en forma oportuna, garantiza la confiabilidad de las informaciones que sobre el disponible se obtengan. Los valores en efectivo deben ser ingresados en forma inmediata e intacta. O. 05. PROHIBICIN DE INGRESOS NO AUTORIZADOS Se prohbe cualquier ingreso adicional a los autorizados y que forman parte de la rentabilidad de la cooperativa. Ningn directivo, funcionario o empleado utilizar las instalaciones de la cooperativa para recibir ingresos no presupuestados o personales, como son la venta de especies o servicios para realizar gestiones por las cuales se encuentra remunerando. NC. NORMAS DE CONTABILIDAD NC. 01. LAS OPERACIONES CONTABLES Las oficinas operativas y oficina matriz, mantendrn un sistema nico y completo de contabilidad que comprende el registro e informe de todas las actividades financieras, sin excepcin alguna, bajo la responsabilidad y autoridad de una sola unidad organizativa, la misma que se encargar de la

planificacin, direccin y supervisin del sistema nico y completo de contabilidad. Este sistema de contabilidad comprende los formularios, registros de entrada original, balances, estados financieros y dems documentos relacionados con las operaciones de las oficinas operativas y matriz, consolidando en forma permanente y emitiendo informes para la toma de decisiones y conocimiento de los organismos de control y supervisin. NC. 02. CONTROL PREVIO CONTABLE El control previo al compromiso y al desembolso de los recursos financieros es parte del sistema de contabilidad y se establecer como norma y funcin de las unidades de contabilidad, como tambin en las dems reas que realizan transacciones y registros contables. EL proceso de control previo, debe integrarse dentro del flujo normal de las operaciones y transacciones de la cooperativa, de tal manera que funcione sin demoras ni obstculos, debe efectuarse como parte de las funciones del personal y de su cumplimiento se dejar constancia en los documentos fuente. NC. 03. ACTUALIZACIN PERMANENTE El funcionamiento del sistema de contabilidad ser revisado y evaluado en forma permanente, mejorando y actualizando sus procedimientos y sobre la base de disposiciones de los organismos reguladores y de control. Es necesario mantener un proceso constante de renovacin de polticas y procedimientos contables para asegurar que el sistema no se vuelva obsoleto. Para ello es obligacin de las personas involucradas en los sistemas de autorizacin, registro y control, realizar las evaluaciones. NC. 04. OPORTUNIDAD EN LA CONTABILIZACION La contabilizacin de las transacciones de los registros o formularios de entrada original se ejecutar diariamente, de igual manera aquellas operaciones extracontables deben ser inmediatas de manera que la informacin sea veraz y oportuna para la toma de decisiones. Es necesario asentar diariamente en los registros de entrada original todas las transacciones efectuadas, a base de los documentos fuente, para evitar la acumulacin de las transacciones no registradas que pueden atrasar el sistema contable. Si esto ocurra resulta difcil ponerse al da. NC. 05. EXPERIENCIA PROFESIONAL Todo el personal que realiza registros contables, debe tener una adecuada preparacin tcnica y suficiente experiencia profesional. El Contador y en general el personal relacionado con el sistema financiero, deben poseer cualidades de carcter, educacin, experiencia y tica profesional, de acuerdo a los niveles de responsabilidad de cada cargo (de acuerdo al perfil establecido en el Manual de Funciones). El Contador debe adquirir madurez de juicio y habilidades tcnicas a base de su formacin en la prctica contable, una supervisin adecuada y un adiestramiento permanente para tomar decisiones y aplicar los procedimientos adecuados. NC. 06. CRITERIO PROFESIONAL El personal que realiza registros contables mantendr y demostrar un criterio objetivo y profesional en

todos los asuntos relacionados con los registros contables e informes financieros. Al realizar el registro de las transacciones, el Contador o Asistente Contable determinar objetiva y profesionalmente como registrarlas, es responsable del registro, de acuerdo a las Normas Ecuatorianas de contabilidad, Normas Internacionales de Contabilidad y Principios de Contabilidad de general Aceptacin. Al aplicar su juicio tcnico, debe considerar el impacto en la presentacin de los estados financieros. NC. 07. CUIDADO PROFESIONAL Quienes realizan transacciones contables ejercern sus funciones con el debido cuidado profesional y en la elaboracin y presentacin de informes y estados financieros. Los contadores deben ser prudentes en el cumplimiento de sus actividades. El esmero profesional consiste en la habilidad del contador para desempear sus funciones con minuciosidad, orden y responsabilidad. NC. 08. MANUAL DE CONTABILIDAD El manual de contabilidad de la Cooperativa de Ahorro y Crdito JESS DEL GRAN PODER, contendr una descripcin completa y documentada de los requisitos para aplicacin del sistema. Es necesario mantenerla actualizada con ltimas disposiciones y tcnicas contables. El sistema contable para uso de las oficinas operativas y matriz, ser nica. Los procedimientos, registros, formularios, reportes, polticas internas, plan de cuentas, principios de contabilidad de general aceptacin e informacin financiera debe ser descrita en el Manual de Contabilidad para uso del personal contable. NC. 09. ACTUALIZACIN DEL CATALOGO DE CUENTAS Se establecer un sistema de actualizacin del plan de cuentas que permita el cambio, adicin o mejora en concordancia de las disposiciones de los organismos de control y de regulacin financiera. En ningn caso, el Catlogo de cuentas permanecer desactualizado o sin las disposiciones legales que modifican su planteamiento original. Su falta de oportunidad sera perjudicial en la presentacin de los balances. NC. 10. APROBACIN DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Antes de iniciar la implantacin de nuevos procedimientos en el sistema financiero o de cualquier modificacin significativa, los niveles ejecutivos de supervisin y control, conocern y aprobarn los mismos. No se aplicar procedimiento nuevo alguno o modificacin sin que previamente tenga la aprobacin del administrativo y financiero o auditor interno. NC. 11. ACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Se establecer un sistema de actualizacin de procedimientos contables que permita el cambio, adicin o mejora en concordancia de las disposiciones de los organismos de control y de regulacin financiera. En ningn caso, el Sistema contable permanecer desactualizado o sin las disposiciones legales que modifican su planteamiento original. Su falta de oportunidad sera perjudicial en la presentacin de los

balances. NC. 12. ARCHIVO DE DOCUMENTACIN CONTABLE Las oficinas operativas y matriz, mantendrn sus archivos contables, incluyendo los respaldos respectivos, en estado pasivo, por un perodo no menor a los seis aos contados a partir del cierre del ejercicio. Los archivos sern a base de CDs, cintas magnticas, disquete, microfilmacin, magneto pticos u otro tipo de respaldo con sus respectivos Back up. NC 13. PROHIBICIN DE DOCUMENTOS FINANCIEROS EXTRACONTABLES Ningn registro, formulario o documento que demuestre transacciones o resultados financieros ser considerado extracontable. Todo registro, formulario, libro, resumen, mayor, auxiliares o cualquier otro documento que contenga cifras expresadas en unidades monetarias que respalden transacciones u operaciones financieras, sern consideradas parte del sistema de contabilidad. No se consideran documentos contables los presupuestos, planes operativos, anlisis financieros y dems programas que tengan relacin con el flujo de recursos financieros que no hayan sido comprometidos o ejecutados. Al momento de su compromiso y obligacin con fines de ejecucin ser parte del sistema contable. NC 14. DOCUMENTOS FUENTE Cada oficina operativa mantendr un archivo de todos los documentos fuente que respaldarn las operaciones y transacciones asentadas en el mdulo del sistema contable. Ningn asiento contable puede efectuarse sin el respaldo del documento fuente. Un documento fuente o comprobante contable respalda una transaccin financiera y permite o fundamenta un registro contable. Por su importancia sirve como medio de prueba de la veracidad, legalidad, exactitud, aprobacin y autorizacin de una operacin contable. El archivo de los comprobantes contables ser en orden cronolgico y segn la fecha de la transaccin. La anulacin de un documento fuente no impide su archivo manteniendo el orden secuencial. NC 15. CONTABILIZACION BIENES EN DACION DE PAGO Se registrar el bien recibido por dacin de pago, a su valor de adquisicin. En el caso de bienes inmuebles, se debe considerar el valor que figure en la escritura de dacin correspondiente. Para otros bienes, la contabilizacin se har por el valor del convenio de dacin de pago. Si la dacin de pago constar de un conjunto de bienes que fueren susceptibles de enajenarse por separado y sus valores individuales no se detallen en el documento ejecutivo, su valor individual se obtendr prorrateando el valor total sobre la base de una valuacin efectuada por un perito. NC. 16. CASTIGO Y PROVISIN PARA CUENTAS DE DUDOSO COBRO En forma peridica se establecern provisiones para cuentas de activo de difcil recaudacin sobre la base de disposiciones legales. Estas provisiones solamente podrn ser reversadas con autorizacin de la Gerencia General y con el debido respaldo y justificacin. Al menos una vez al ao, se castigarn aquellos valores por prstamos, cheques y cualquier otra

obligacin no cobrada y con una antigedad mayor a los tres aos. El castigo de valores menores a los tres aos de antigedad deber ser autorizado por el organismo de control, previa presentacin de la documentacin respectiva que la justifique. Peridicamente se establecern los activos de riesgo clasificados y parametrizados en tiempos de antigedad o de vencimiento: Las categoras sern: A) Riesgo Normal B) Riesgo potencial C) Deficiente D) Dudoso recaudo E) Prdida Los parmetros de tiempo y porcentajes, sern establecidos por los organismos de control. NC. 17. CORRECCIN DE ERRORES Se efectuar la correccin de errores en los registros, documentos y formularios contables detectados antes, inmediatamente o despus del cierre del perodo diario, con la debida autorizacin de los niveles inmediatos superiores y de acuerdo a la importancia relativa. Los errores que se produzcan durante el da y antes del cierre de balances diarios, sern corregidos mediante la anulacin del comprobante contable y la emisin de un ejemplar en forma correcta. Se archivarn los comprobantes anulados conservando la secuencia numrica. Los errores que se reconozcan, despus del cierre diario del perodo, sern corregidos mediante la formulacin de asientos de ajuste debidamente respaldados y con la revelacin suficiente. NC. 18. REVELACIN SUFICIENTE A TRAVS DE NOTAS Como parte de los estados financieros mensuales y anuales, las contadoras de las oficinas operativas tendrn la obligacin de revelar hechos de importancia que aseguren la interpretacin o comprensin del usuario mediante las notas aclaratorias. La presentacin de notas aclaratorias a los estados financieros obedece al principio de contabilidad de general aceptacin: Revelacin Suficiente. Las notas debern incluirse obligatoriamente y su presentacin ser en hojas adicionales, haciendo referencia a la cuenta de mayor sealada en los balances, mediante el uso de un cdigo numrico o alfabtico que identifique la nota y la cuenta. N.A. NORMAS DE AUDITORIA NA. 01. OBJETIVOS DE LA AUDITORA Se realizan exmenes objetivos, sistemticos y profesionales de las operaciones administrativas y financieras, con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y de sus resultados se elaborar un informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones, adems del dictamen u opinin a la presentacin de los estados financieros. En la compleja rea de los negocios de las entidades financieras, la auditoria interna se convierte en una herramienta de directivos y gerencias para una eficaz y eficiente toma de decisiones, sobre la base de identificar las causas y las soluciones de debilidades de organizacin y ejecucin. La auditoria interna es una actividad de evaluacin dentro de una organizacin como un servicio para la

administracin eficiente y efectiva. NA. 02. ALCANCE DE LA AUDITORIA La auditoria interna evaluar los procesos y resultados con el fin de buscar alternativas de operacin que debe adoptar la cooperativa en el futuro; esto supone adems una ayuda efectiva en la administracin. El alcance de las labores de auditoria interna tiene como objetivos: a) Dar confiabilidad al sistema de control interno a travs de recomendaciones; a) Asegurar que los sistemas produzcan informacin til y confiable; a) Asegurar que las operaciones sean oportunas y efectivas a) Asegurar que las polticas, procedimientos y disposiciones reglamentarias se apliquen en forma efectiva en las operaciones institucionales a) Asesorar a los niveles directivos y gerenciales en la conduccin eficiente de la institucin. NA. 03. PERSONAL PROFESIONAL E IDNEO El personal encargado de ejecutar un examen de auditoria debe tener, en su conjunto, el entrenamiento tcnico, capacidad y experiencia suficientes para obtener la evidencia necesaria y formular las opiniones, conclusiones y recomendaciones que sean pertinentes. El auditor interno, deber poseer las cualidades de carcter, educacin, experiencia y tica profesional establecidos en el Manual de Funciones, para efectuar eficientemente su trabajo. NA. 04. INDEPENDENCIA DEL AUDITOR El auditor de la cooperativa mantendr una actitud objetiva y mental de absoluta independencia de sus operaciones y con quienes conforman la oficina operativa que examina. La independencia objetiva y mental es una exigencia y cualidad ms importante. La independencia, adems de imparcialidad, implica una actitud alejada de todo prejuicio. NA. 05. RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR INTERNO El auditor ser responsable por las opiniones que emita en relacin con sus exmenes, por el cumplimiento de las ms elevadas ticas y morales, por su propio desarrollo profesional y por observar el debido cuidado profesional durante el examen y en la preparacin de informes. Los informes deben estar ampliamente documentados y respaldados por las pruebas y evidencia suficientes que aseguren la validez de las conclusiones. Adems debe cumplir con el Cdigo de tica del Auditor, normas y dems disposiciones legales. NA. 06. PLAN ANUAL DE TRABAJO Auditoria Interna formular anualmente un plan de auditoria a ser ejecutado durante el ao de gestin, que incluya planes de supervisin permanente y control de calidad durante la ejecucin de los programas de auditoria. Corresponde al auditor interno la planificacin de las actividades de control y asesora a ejecutarse durante el ao. El plan operativo ser puesto a conocimiento de los consejos de administracin y de vigilancia, gerencia general y organismo de control. Su ejecucin y cumplimiento deber ser parte del informe de actividades que el auditor debe presentar peridicamente a las instancias antes sealadas.

NA. 07. OBTENCIN DE EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE Todo examen e informe de auditoria, tendr la evidencia suficiente y competente que respalde los comentarios del auditor. La calidad y suficiencia sern las adecuadas que permitan el respaldo de la opinin. Para llegar a emitir una opinin sobre los aspectos examinados y formular los comentarios, conclusiones y recomendaciones, el auditor necesita de ciertos documentos, reportes, certificaciones, grabaciones, fotografas, etc.; que le permitan fortalecer y respaldar sus aseveraciones y opinin de los hechos comentados en sus informes. NA. 08. COMUNICACIN DE RESULTADOS OPORTUNOS De acuerdo al principio de Importancia Relativa, los resultados que se obtengan durante la ejecucin del examen de auditoria, con la debida oportunidad sern puestos a consideracin de las instancias respectivas para la toma de acciones correctivas o preventivas. Como resultado de una evaluacin por parte del auditor, se determinarn hechos que por su importancia ser necesario considerarlos en forma oportuna para realizar mejoras, modificaciones o cambios en los diferentes sistemas administrativos o financieros. Las medidas correctivas tomadas sern parte del informe de auditoria, bajo la consideracin de: Hechos Subsecuentes. NA. 09. INFORME DE AUDITORIA Como resultado de su examen o anlisis, el auditor presentar un informe por escrito, que contenga los comentarios, conclusiones y recomendaciones, su opinin y de ser necesario su opinin sobre los sujetos de responsabilidad. Un informe de auditoria debe ser claro y conciso, su contenido abarcar solamente los hallazgos de importancia, divididos principalmente en tres captulos: 1. Informacin Introductoria 1. Control interno 1. Rubros examinados o informe financiero Adems, segn el caso, se incluir, la carta de opinin de la presentacin de estados financieros, ndice del contenido, siglas y abreviaturas utilizadas, anexos y notas. Cuando se trate de emitir opinin sobre la presentacin de los estados financieros, tomados en su conjunto, por oficinas operativas o del consolidado, podr tomar las siguientes alternativas: a) Expresar su opinin sin salvedades o restricciones; a) Expresar su opinin con salvedades o restricciones; a) Expresar una opinin adversa totalmente; a) Abstenerse de emitir una opinin. NA. 10. USO DE TCNICAS DE AUDITORIA El auditor durante la ejecucin del examen aplicar las tcnicas profesionales para la obtencin de evidencia suficiente y competente. La aplicacin de las tcnicas de la indagacin, observacin, confirmacin de saldos y hechos, verificacin, comprobacin, entre otras; permitir al

auditor desarrollar en forma objetiva los programas de trabajo. NA. 11. PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN Una adecuada planificacin de determinada tarea a realizarse con el respaldo de los programas de auditoria, facilitarn la objetividad del plan operativo anual. Los programas sern objetivos y con procedimientos aplicables a la naturaleza del examen. La planificacin contendr los objetivos: general y especifico; resultados de la visita preliminar adems de incluir los recursos humanos, materiales y econmicos a utilizarse durante el perodo del examen propuesto. Los programas de auditoria contendrn los procedimientos generales y los procedimientos especficos, que describen los pasos que deben seguir los auditores para el cumplimiento del Plan especfico. NA. 12. SOPORTE TCNICO DE OTROS PROFESIONALES De requerir los objetivos de la auditoria, formarn parte del equipo de auditores, profesionales con conocimientos tcnicos en determinadas reas especializadas. Los resultados de la aplicacin de procedimientos sern parte del informe de auditoria. Durante la ejecucin de un examen, el auditor interno podr solicitar a la gerencia general, la participacin de profesionales de otras especialidades quienes nicamente se desempearan como soporte tcnico de los auditores actuantes. NA. 13. PROHIBICIN DE RECIBIR BENEFICIOS Esta prohibido al personal de auditoria aceptar prebendas, regalos u otros beneficios de cualquier ndole de las personas a quienes esta realizando un examen de auditoria o de personas relacionadas directa o indirectamente con las mismas. El personal de auditoria interna rechazar la recepcin de cualquier beneficio que afecte directa o indirectamente a su independencia profesional. NA. 14. CONFIDENCIALIDAD DE LOS RESULTADOS El personal de auditoria durante y despus de la ejecucin de un examen mantendr la ms absoluta reserva sobre los resultados y los diferentes hechos que son de su conocimiento. La confidencialidad del trabajo de auditoria incluye las tcnicas y procedimientos utilizados, planes, papeles de trabajo y especialmente el alcance de las pruebas selectivas aplicadas o por aplicarse. El auditor no esta autorizado para discutir las labores con personas no autorizadas. Igual confidencialidad mantendr con la distribucin de los informes de auditoria, que sern discutidos y conocidos solamente por personas autorizadas. NA. 15. DECLARACIONES PUBLICAS El personal de auditoria no har declaraciones pblicas a medios de difusin colectiva o a personas ajenas a la cooperativa, respecto de los resultados obtenidos en los exmenes practicados o en ejecucin. El nico medio de dar informacin de los resultados de un examen, son los informes de auditoria. NA. 16. ACTITUD CON EL PERSONAL AUDITADO

El auditor mantendr una actitud correcta, amable y educada propia de su nivel profesional, con el personal en donde se encuentra ejecutando sus labores. De igual manera requerir de colaboracin y actitud similar de los mismos. El auditor deber acogerse a las polticas administrativas internas, disponibilidad fsica y logstica, evitando dificultades bilaterales. NA. 17. CRITERIO CONSTRUCTIVO Y POSITIVO EN LOS TTULOS DE LOS COMENTARIOS Los ttulos de los comentarios en el informe de auditoria, deben ser constructivos y positivos. La redaccin deber provocar reacciones favorables a las conclusiones y recomendaciones. Se evitar mantener ttulos negativos que atenten contra la integridad personal o institucional, en lo posible no se utilizar el NO. NA. 18. PAPELES DE TRABAJO El respaldo a los comentarios de auditoria sern los papeles de trabajo, que contendrn la informacin suficiente y competente. Referenciados y con ndices que permitan su fcil identificacin y ubicacin. Los papeles de trabajo son documentos, reportes, formatos y otros en las que el auditor registra u obtiene datos de anlisis, clculos, revisiones y dems propios de la ejecucin de las labores. Estos papeles de trabajo tendrn: * Encabezamiento, incluye el ttulo del papel de trabajo * ndices * Referenciacin y cruce de informacin * Marcas de auditoria y la descripcin de las mismas * Comentarios, sobre el anlisis efectuado y su respectiva conclusin * Iniciales del auditor que elabor o analiz el papel de trabajo * fecha del anlisis * Responsabilidad de la supervisin y control de calidad Los papeles de trabajo son: * Planilla Sumaria * Planillas de Trabajo * Reportes * Fotocopias Los papeles de trabajo tendrn el carcter de confidenciales y debern guardarse con la debida seguridad y bajo normas de archivo que permitan su ubicacin con facilidad. NA. 19. RESPALDO AL INFORME DE AUDITORA Los comentarios resultantes de un examen y que se describen en el respectivo informe de auditoria, debern ser respaldados por la suficiente y competente evidencia, que permita comprobar o demostrar las aseveraciones realizadas. Las opiniones de auditoria debern ser claras y concisas y respaldadas por disposiciones legales, reglamentarias o por hechos objetivos de debilidades y deficiencias sustentadas y que ameritan tomar las

medidas correctivas. Para la opinin se tomar en cuenta dos principios: la importancia relativa y los hechos aislados, que permiten al auditor a calificar la importancia de la debilidad administrativa o financiera y realizar un comentario en el informe. NA. 20. RECOMENDACIONES El informe de auditoria contendr recomendaciones tendientes a mejorar el sistema administrativo y financiero. Estas deben ser aplicables en forma inmediata. Debe evitarse realizar recomendaciones subjetivas que impliquen: estudios y costos onerosos, participacin tcnica inexistente, y otros de difcil realizacin por la administracin. Los auditores formularn recomendaciones constructivas y siempre dirigidas a mejorar las debilidades o deficiencias encontradas. La facilidad de su aplicacin permitir la toma de medidas correctivas o preventivas inmediatas y sus resultados sern ms efectivos y eficientes. El presenteManual de Control Interno fue analizado y aprobado en Riobamba el 01 da del mes de Septiembre del 2005; en sesin Ordinaria del Consejo de Administracin, segn consta en el Acta No. 035 y reformado el 29 de noviembre del 2005 en sesin Extraordinaria del Consejo de Administracin segn consta en el Acta No. 46. Para certificar lo actuado suscriben el presente Manual el Seor Presidente y la Seora Secretaria.