Trucos y consejos para el uso de Microsoft Word

Resolver conflictos frecuentes en el uso de Word, tips, ayuda y recomendaciones, como configurarlo y personalizarlo al gusto del usuario. Recuperar y reparar documentos sin guardar, eliminados y daados. Comandos y mtodos del teclado para facilitar su uso. Lograr que los documentos creados se vean correctamente en otros equipos y sean compatibles con versiones diferentes del programa.

Microsoft Word es el editor de textos ms popular y usado en la PC para crear y editar documentos que pueden ser guardados en varios formatos, ya sea TXT (texto), DOC o DOCX (las ms recientes versiones), RFT y otros. Es parte del paquete de programas Office de Microsoft, que tambin incluye Excel, PowerPoint, Access y otras aplicaciones. Con Word es posible agregarle al texto de los documentos creados imgenes, tablas, diagramas, etc. para hacerlos ms funcionales. Usar Word es bastante sencillo, aun si no se poseen conocimientos previos, no obstante existen varios trucos, tips y ajustes que pueden facilitar su empleo por los que no estn familiarizados en su uso, ese es el objetivo de este artculo.

Como recuperar documentos que no se guardaron en Word Uno de los conflictos ms frecuentes en Word es el de perder accidentalmente documentos que no han sido guardados. Para prevenir esto Word incluye la funcin Autorrecuperacin, la cual no es conocida lo suficiente. Cmo funciona Autorrecuperacin en Word? Word crea automticamente una copia del documento que se est editando cada 10 minutos, aun si no ha sido guardado, esto permite en caso de ocurrir un percance, ya sea si nos olvidamos de guardarlo o si hay un corte de energa, poder recuperar fcilmente dicho archivo. Cmo recuperar un documento de Word de Autorrecuperacin? Puede hacerse de dos formas: Ir a Archivo -> Informacin, en el extremo inferior de Administrar versiones, escoger en el men: "Recuperar documentos sin guardar". Manualmente. Acceder a la carpeta donde guarda Autorrecuperacin los archivos, en una de las siguientes rutas: En Windows XP: C:\Documents and Settings\NombreDeUsuario\Application Data\Microsoft\Word En Windows Vista y 7: C:\Users\NombreDeUsuario\AppData\Roaming\Microsoft \Word Los archivos all guardados poseen la extensin .ASD, solo es necesario abrirlos con Word. Esta funcin tambin est presente en Excel y PowerPoint.

Lo ideal para aprovechar al mximo la funcin Autorrecuperacin, es reducir el tiempo predeterminado de 10 minutos a uno ms corto como 3 o 5 minutos. Esto puede hacerse accediendo a: Opciones -> Guardar, all aumentar el valor en minutos que aparece en: Guardar informacin de Autorrecuperacin. En una versin de Word del 2003 o anterior, abre en el men Herramientas -> Opciones, en la pestaa Guardar marca la casilla Guardar info. de Autorrecuperacin cada: escoge el valor. Para guardar un documento regularmente a medida que se vaya editando, puede utilizarse el icono en la barra de herramientas o usar las teclas Control+G. Realizar tareas en Word con el teclado Word posee una serie de comandos o mtodos abreviados del teclado, que facilitan realizar rpidamente muchas de las tareas, que de otra forma seria necesaria acudir a los mens. Aunque son varios, algunos de los comandos ms usados son los siguientes. Lee ms abajo como conocerlos todos y crear los tuyos propios. Crear un documento en blanco = CONTROL + U Guardar los cambios en un documento = GONTROL + G Guardar como = F12 Imprimir = CONTROL + P Seleccionar solo una palabra = Dos clics con el mouse. Seleccionar una oracin = Presionar la tecla CONTROL y dar un clic con el mouse en la oracin. Seleccionar un prrafo = Tres clics seguidos con el mouse. Seleccionar el documento completo = CONTROL + E Seleccionar hasta el punto de insercin = Dos clics seguidos con la tecla F8 y marcar con el mouse el punto hasta el que se desea seleccionar. Poner el texto seleccionado en negrita = CONTROL + N Poner el texto seleccionado en cursiva = CONTROL + K Subrayar el texto seleccionado = CONTROL + S Quitar todos los atributos del texto seleccionado = CONTROL + ESPACIO (barra espaciadora) Centrar prrafo = CONTROL + T Alinear prrafo a la derecha = CONTROL + D Alinear prrafo a la izquierda = CONTROL + Q Alinear prrafo justificado = CONTROL + J Cambiar el estilo de un prrafo. Selecciona el texto del prrafo y usa las siguientes teclas: Aplicar el estilo de Ttulo 1 = CONTROL + SHIFT + 1 Aplicar el estilo de Ttulo 3 = CONTROL + SHIFT + 3 Aplicar el estilo Normal = CONTROL + SHIFT + A Copiar el estilo de un prrafo. Para copiar solo el estilo que posee un prrafo (color, fuente, etc.) selecciona el texto y usa las teclas CONTROL + SHIFT + C, a continuacin selecciona el prrafo en el cual se desea emplear el estilo y usa las teclas CONTROL + SHIFT + V. Cambiar el espaciado o interlineado de un prrafo. El espaciado o interlineado es el espacio que separa las lneas de texto. Para cambiarlo selecciona el prrafo y usa los siguientes mtodos. CONTROL + 1 = Espaciado normal CONTROL + 2 = Espaciado de dos lneas CONTROL + 5 = Espaciado de 1.5 lneas CONTROL + 0 = Agregar o quitar espacio de una lnea antes del parrafo. Cambiar un prrafo de posicin en un documento. Se puede cambiar la posicin de un prrafo en un documento sin tener que cortar y pegar. Para hacerlo solo selecciona el texto, presiona al mismo tiempo las teclas SHIFT y ALT y utiliza las teclas de las flechas de arriba y abajo para mover el prrafo dentro del documento. Seleccionar el estilo de la fuente = CONTROL + SHIFT + M Convertir texto en Maysculas o en minsculas = SHIFT + F3 Este mtodo permite alternar entre tres opciones diferentes: Maysculas, minsculas y capitalizar, o sea que la primera letra de cada palabra sea en maysculas, por ejemplo: UN EJEMPLO -> un ejemplo -> Un Ejemplo Introducir comentarios en el texto. Marcar con el cursor el lugar donde se desea insertarlo y utilizar las teclas = CONTROL +ALT + A Introducir una nota en el documento. CONTROL + ALT + O = Crea una nota al final de la hoja CONTROL + ALT + L = Crea una nota al final del documento

Insertar la fecha y hora en un documento. ALT + SHIFT + F = Inserta la fecha en el documento. ALT + SHIFT + H = Inserta la hora en el documento. Cmo conocer todos los comandos o mtodos abreviados del teclado de Word? Da un clic en la pestaa Archivo -> Opciones En Personalizar cinta de opciones presiona el botn Personalizar. En Categoras escoge: "Todos los comandos" En Comandos ve seleccionando y mirando las Teclas activas que corresponde a cada uno de ellos. Tambin en la misma ventana puedes crear tus propios comandos y al guardar la plantilla Normal, los tendrs disponibles en otro equipo y despus de reinstalar el programa.

Como realizar otras tareas en Word Como traducir palabras con Word Word instala un diccionario bsico en varios idiomas que permite traducir no prrafos, pero si palabras aislada y frases efectivamente, sin salir del programa y sin tener que conectarse a internet. Para hacerlo escoge una de las opciones en: Men: Revisar -> Traducir Traducir documento = Traduce todo el documento en internet Traducir texto seleccionado = Traduce rpidamente una palabra que se haya seleccionado previamente. Como insertar una marca de agua en un documento. Una marca de agua es un mensaje semitransparente que se ve detrs del texto, que permite mostrar un mensaje de su creador, que aunque no forma parte del contenido, se usa para transmitir de forma imperiosa una advertencia. Word incluye marcas de agua predeterminadas que se pueden utilizar como: CONFIDENCIAL, NO COPIAR, BORRADOR, etc. Tambin se puede usar el texto que se desee. Para insertar una marca de agua utiliza: En Word 2007/2010 = Diseo de pgina -> Marca de agua En Word 2003 y anteriores = Formato -> Fondo -> Marca de agua impresa Como recuperar y reparar un archivo daado de Word Los archivos de Word pueden daarse y deteriorarse debido a varias razones, entre ellas un corte de energa en el equipo, un error durante la copia el archivo, un virus, etc. Puedes usar uno de los siguientes mtodos, dependiendo de la causa. Recuperar la copia guardada mediante la funcin Autorrecuperacin como se explica al comienzo de este artculo. Recuperar el archivo temporal creado en el mismo directorio donde se abri, en caso de un corte de energa, para ver dicho archivo es necesario en Opciones de carpeta activar la opcin de ver los archivos ocultos y de sistema. Abrir el archivo en modo de reparacin, para eso escoge en el men Archivo de Word Abrir, busca la ubicacin del archivo y en la flecha a la derecha del botn Abrir escoge en el submen: Abrir y reparar. Como cambiar la plantilla predeterminada de Word Al crear un nuevo documento en blanco, Word utiliza la configuracin que posee la plantilla predeterminada del programa, valores como el tamao de la pgina en A4, la orientacin, la fuente, el tamao de la fuente, etc. estn guardados en un archivo llamado Normal.dot o Normal.dotx y Normal.dotm (con macros) en las versiones ms recientes. Si necesitas que cada vez que hagas un nuevo documento, tenga un formato especifico personalizado a tus necesidades, es fcil, hazlo de la siguiente forma: Crea un nuevo documento (CONTROL + U), sin escribir nada cambia el tamao, la orientacin o cualquier otro valor. Escoge Guardar como

 En Nombre escribe: "Normal" En Tipo selecciona uno de los siguientes de acuerdo a tu necesidad y a la versin de Word instalada: Plantilla de Word (*.dotx) Plantilla habilitada con macros (*.dotm) Plantilla de Word 97-2003(*.dot) Guarda el archivo en el escritorio y cierra el programa. Mueve el archivo creado a su ubicacin predeterminada, que es: En Windows XP: C:\Documents and Settings\NombreDeUsuario\Application Data\Microsoft\Templates En Windows Vista y 7: C:\Users\NombreDeUsuario\AppData\Roaming\Microsoft \Templates No es necesario sobre escribir ni eliminar el archivo original del programa, solo cmbiale el nombre para tenerlo como respaldo. Una copia de la plantilla creada podrs guardarla en otra ubicacin, para en caso de reinstalar el sistema operativo en otra ocasin, poder utilizarla.

Consejos para Word Insertar imgenes en la posicin correcta en Word Al insertar una imagen en Word, si no se alinea en la posicin que se necesita, mantn presionada la tecla ALT y mueve simultneamente la imagen. Conocer los datos del formato de un prrafo de texto en Word Para conocer rpidamente qu formato de fuente y prrafo tiene un bloque de texto seleccionado, usa las teclas AHIFT + F1. Repetir automticamente un bloque de texto en varios documentos En los casos que se necesita regularmente insertar un bloque de texto, puede hacerse utilizando la funcin Autotexto. Para usarlo selecciona el bloque de texto y usa las teclas ALT + F3, se guardar la seleccin en la plantilla Normal y en lo adelante solo se necesita escribir el encabezado y oprimir la tecla Enter para insertar el bloque guardado. Mantener varias palabras agrupadas En ocasiones se desea que varias palabras en un documento se mantengan siempre en la misma lnea, o sea que no se separen aunque haya un salto de lnea, es necesario en fechas, un lema, insignia, etc. Para lograrlo en el espacio que existe entre cada palabra, inserta un espacio especial que se logra con las teclas: CONTROL + SHIFT + BARRA ESPACIADORA. Lograr que los documentos se vean correctamente en otros equipos Guardar los documentos en compatibilidad con versiones anteriores Las versiones posteriores al paquete de Office del 2007 usan la nueva extensin de archivo DOCX en vez de la tradicional DOC. Los documentos guardados de la forma predeterminada no funcionarn en equipos que tengan instaladas versiones de Office anteriores. Para evitarlo usa Guardar cmo y en Tipo escoge: "Documento de Word 97/2003 (*.doc)" Lograr que las fuentes empleadas en un documento se vean en otro equipo En ocasiones es necesario usar en un documento fuentes que no se tiene la seguridad que se mostrarn correctamente al abrir dicho documento en otro equipo. Podemos solucionarlo incrustando las fuentes en el documento. Para eso al guardarlo escoge la opcin Guardar como, en el men Herramientas, Opciones al guardar marca la casilla: "Incrustar fuentes en el archivo". Para reducir su tamao podrs usar las otras dos opciones: Incrustar solo los caracteres utilizados y No

incrustar fuentes del sistema. Imprimir documentos en Word. Como imprimir varias pginas en un hoja. Un documento que consta de varias pginas, es posible imprimirlo en solo una en caso que se desee solo una muestra del estilo, para eso usa CONTROL + P y escoge en Paginas por hoja la cantidad (hasta 16), se imprimir una especie de miniaturas. Imprimir varios documentos sin abrirlos. En el men escoge Abrir, navega hasta la ubicacin de los documentos y si son varios seleccinalos manteniendo presionada la tecla CONTROL, da un clic derecho en ellos y escoge: Imprimir. Imgenes prediseadas de Office La Imgenes prediseadas, pequeos diagramas usados para insertar en los documentos de Word y otros programas de Office, se guardan en la siguiente ruta, se pueden incluir en dicha carpeta otras imgenes para posteriormente cargarse desde la interface del programa. C:\Archivos de programa\Microsoft Office\MEDIA\