UNIVERSIDAD GALILEO IDEA AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS, CASOS EMPRESARIALES

COMPLEMENTO

COMITE DEL REA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DEFINICION DE DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS Un Diagrama Flujo de Datos es una representacin estructurada y grfica que describe cmo circula la informacin a travs de un sistema y los diferentes procesos de transformacin a los que se ve sometida. Permite visualizar un sistema como una red de procesos funcionales, conectados entre si mediante flujos de datos. Es una de las herramientas ms usadas en sistemas computacionales en los que las funciones del sistema son de gran importancia y son ms complejas que los datos que ste maneja.
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Es un modelo lgico (no fsico) que representa qu hace el sistema y no cmo, es comprensible por el usuario. Muestra cualquier nivel de detalle y, el flujo de la informacin asociada. Sirve para identificar y dar nombre a las fuentes de datos, destinos de los datos, flujos de datos, almacenes de datos y, procesos. El DFD se desarrolla con un enfoque descendente y est sujeto a una notacin y a unas reglas predefinidas que buscan producir un documento conciso y autoorganizado. El DFD se compone de Entidades Externas, flujos de datos, funciones o procesos y almacenes de datos. Estos diagramas son compatibles con cualquier idioma debido a que la simbologa no varia.
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Simbologa utilizada en los DFDs

Los smbolos utilizados varan por autor. Los mas utilizados y populares son la simbologa adoptada por YOURDON y GANE & SARSON. Utilizaremos para esta presentacin la notacin de GANE & SARSON, que incluye la notacin siguiente:
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En sntesis, el Diagrama de Flujo de Datos describe:

los lugares de origen y destino de los datos (los lmites del sistema, conocidos como frontera) entidad las transformaciones a las que son sometidos los datos (los procesos internos), los lugares en donde se resguardan los que se los datos dentro del sistema, (almacenes) y los canales por donde circulan los datos, llamados flujos de datos.
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Proceso

Almacn

Almacn Repetido

Entidad
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Flujo de Datos

Flujo de Datos para Consultas

Flujo de Datos para Lectura

Flujo de Datos para Registro

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AGENTE EXTERNO, FUENTE O DESTINO EXTERNO

Se representa grficamente por un rectngulo y representa las entidades externas con las que el sistema se comunica. Existen cosas importantes acerca de los agentes externos: Son externos al sistema que se est modelando; los flujos que los conectan a los distintos procesos representan la interfaz entre l y el mundo exterior. No es posible cambiar el contenido del agente externo, ya que esta fuera del dominio del cambio. Las relaciones existentes entre los agentes externos, no se muestran en el DFD. No es relevante ni como obtiene la informacin ni que hace con ella.

SIMBOLO
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FUENTE O DESTINO EXTERNO

Este smbolo representa una fuente o destino EXTERNO que puede enviar o recibir datos/informacin al sistema. Se considera fuera de los limites del sistema que se diagrama aunque interacta con este, puede ser utilizada mas de una vez en el DFDs identificndose con un triangulo en la parte inferior izquierda para indicar que esta duplicada, asimismo debe ser identificada por su nombre.
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CON QUIEN SE RELACIONAN

Entidades Externas: Se relacionarn solamente con Procesos.

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PROCESOS
Muestra una parte del sistema que transforma entradas en salidas, es decir, muestra cmo es que una o ms entradas se transforman en salidas, asimismo es una actividad que definida y predecible transforma flujos de datos con el fin de conseguir un cierto objetivo. El proceso se nombra o describe con una sola palabra, frase u oracin sencilla, que describir lo que hace el proceso, los transforma por medio de un verbo activo seguido de un sustantivo.
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QUE REPRESENTA EL SIMBOLO

P1 NOMBRE DE PROCESO

Este smbolo representa un proceso de transformacin, es decir trabajo desarrollado en el sistema para transformar la informacin. En la parte superior se asigna un numero para identificarlo dentro del sistema; y debe asignrsele un nombre al proceso, por medio del verbo activo adems se COMITE DEL REA DE AUTOMATIZACION 12 DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

USO DE LA SIMBOLOGIA

Al menos debe tener un flujo de datos que entre y uno que salga del proceso.

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Ejemplos incorrectos (no son posibles en un DFD):

Generacin espontnea no tiene input simultneos

No tiene output simultneos

el input no es suficiente para generar el output

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CON QUIEN SE RELACIONAN LOS PROCESOS

Procesos: Se relacionarn con: Almacenes Otros procesos Entidades externas Debern tener al menos una Entrada y una Salida.
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ALMACEN DE DATOS
Conjunto de datos siempre disponible donde los datos quedan retenidos. Se utiliza para modelar una coleccin de paquetes de datos en reposo. Se denota por dos lneas paralelas. El nombre que se utiliza para denotar al almacn es el plural del que se utiliza para los datos que almacena. La informacin almacenada est en reposo. Es independiente de la implementacin fsica. Los flujos que van hacia el almacn se interpretan como una escritura, una actualizacin o una eliminacin de informacin del almacn. Los flujos que salen del almacn se interpretan como una lectura o un acceso a la informacin del almacn.
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SIMBOLO

Tambin conocido como data repository; representa cuando el sistema tiene que retener datos porque sern usados ms tarde por uno o ms procesos.

Almacenes: Se relacionarn solamente con Procesos.

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FLUJO DE DATOS
Muestra el movimiento de datos de un punto a otro dentro del sistema. debe asignrsele un nombre, ya que representa datos acerca de personas, lugares o cosas. Si los flujos suceden simultneamente, deben representarse con flechas paralelas, o su puntero en los dos extremos
Simbologa
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RECOMENDACIONES PARA DIAGRAMAR Identificar las entidades externas al sistema y, sus flujos de entrada y salida. Es decir, establecer el contexto del sistema. Elegir nombres adecuados para todos los objetos del diagrama, evitando trminos demasiado generales o ambiguos. Ignorar la inicializacin y terminacin del sistema. Un DFD no representa el flujo de ejecucin de un sistema, sino los datos que maneja, por lo que se puede suponer que el sistema ya est en funcionamiento y que nunca termina. Ignorar el flujo de control. Los flujos de datos vlidos son aquellos que son recibidos por una funcin que los modifica y los vuelve a generar como flujo de salida o como parte de un flujo de salida.

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RECOMENDACIONES PARA DIAGRAMAR Evitar los DFD demasiado complejos, con demasiados flujos, procesos, almacenes y agentes externos. Omitir tratamiento de errores (3 procesos como mnimo y 9 como mximo) Refinar los DFD constantemente. El diseo de un DFD es un proceso iterativo, por lo que habr que hacer revisiones y modificaciones peridicas hasta obtener la versin definitiva. Es importante dedicar tiempo a esta labor ya que los posibles errores introducidos en un DFD ser errores de anlisis que se arrastrarn a lo largo de las siguientes fases del ciclo de vida del sistema. Asegurase de que el DFD sea lgicamente consistente, evitando sumideros infinitos (procesos que solo tienen entradas pero no salidas), burbujas de generacin espontnea (tienen salida sin tener entradas), flujos no etiquetados, almacenes de solo lectura o solo escritura. COMITE DEL REA DE AUTOMATIZACION 20
DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Se desea analizar el caso de Juan Prez que lleva su vehiculo al taller de reparacin; su flujo de comunicacin con el usuario y el sistema es el siguiente: en la oficina de recepcin de vehculos se registran los datos del ingreso del vehiculo al taller, para hacerle un tune up, llena la ficha pertinente de traslado al taller de mecnica; consulta en el listado de precios por servicio de tune up y le entrega la informacin al seor Prez.
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Juan Prez

f1

1
Registro de Datos del Vehculo

f3

2
Verificar Precios deTune-Up

f5

3
Entrega de ficha Al taller

f7

f9

Emisin de Reporte

Juan Prez

f2
Ficha de

f4
A . 1

f6
Fichero de Datos del vehculos

f8

A Datos del
vehculo

B Listado de precios

Reporte del precios c Del trabajo Para facturacin

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Lenguaje Estructurado
ENTIDAD
Fuente = Juan Prez Destino = Juan Prez

1. 2. 3. 4.

PROCESOS Registro de Datos del Vehiculo Verificar precios del Tunep Up Traslado de informacin al taller Emisin de Reporte Almacenamiento

A. Ficha de datos de ingreso del vehculo del cliente B. Listado de precios, por marca, tipo, modelo C. Copia de reporte de precios del trabajo para su facturacin
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Lenguaje Estructurado
FLUJOS DE DATOS f1= datos del vehiculo + datos de Juan Prez f2= ingreso de datos del vehculo f3= traslado f2 f4= verificacin de preciso por servicios prestados f5= traslado del f 2 f6= el taller copia f 2 f7= traslada f2 + f 4 + datos de Juan Prez f8= ingresa f 7 f9= entrega del informe (f 8)
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