Universitatea din Bucureti Facultatea de Administraie i Afaceri, specializarea Administrarea Afacerilor

Impactul externalizrii asupra activitii ntreprinderilor

Bucureti, 2012

Introducere
n literatura de specialitate de limba engleza exist mai multe definiii ale outsourcingului, care este un termen relativ nou. Dar aproape n toate izvoarele consultate, acest termen se refer la delegarea unor sarcini sau obiective unor segmente organizaionale aparinnd unor entiti externe, cel mai des printr-o nelegere formal (de aceea poate fi numit i subcontractare). Din aceste considerente voi utiliza n continuare noiunea de externalizare, care este traducerea cea mai adecvat n limba romn. Externalizarea poate include o varietate mare de activiti: utilizarea serviciilor unor ntreprinderi din afar pentru ndeplinirea sarcinilor proprii, transferul procesului de producie n zone cu for de munc mai ieftina, atragerea resurselor externe pentru soluionarea problemelor proprii, reducerea propriei activiti n favoarea procurrii unor servicii de la alte companii, cooperarea cu alte firme .a. De fapt, externalizarea constituie i o strategie prin care o organizaie ncredineaz funcionaliti majore unor furnizori externi, specializai n anumite servicii, care devin astfel parteneri-furnizori de servicii cu valoare adaugat. Externalizarea unor activiti s-a dovedit, de-a lungul timpului, a fi important pentru activitatea unei firme. Aceasta poate contribui la reducerea costurilor, la creterea calitii serviciilor externalizate, la avantaje competitive .a. Dei, la prima vedere, pare un proces simplu, acesta implic numeroase riscuri, ceea ce-i determin pe manageri s-i pun numeroase ntrebri cu privire la activitile care necesit a fi externalizate sau la ce firm s apeleze pentru acest lucru. n continuare, prin intermediul unor studii i statistici, voi ncerca s subliniez att beneficiile ct i riscurile externalizrii, precum i impactul pe care-l are acest proces asupra activitii unei firme.

Externalizarea, implicaii i riscuri

Dac pn acum civa ani de zile companiile nu doreau s-i externalizeze anumite servicii din motive de politic intern sau de grup sau din motive de pstrare a confidenialitii, iat c n aceast perioad dificil pe care o traversm, externalizarea reprezint o soluie viabil, n demersul de a reduce costurile. Printre serviciile care se externalizeaz frecvent sunt cele financiarcontabile, IT, Resurse Umane (administrare personal i chiar programe de calcul al salariilor), logistice etc. Marilena Petrec, director executiv al companiei APT Resource & Service1, crede c n aceast perioad va crete numrul companiilor care renun la departamente precum resursele umane, relaiile publice, marketingul sau contabilitatea i vor sa le externalizeze. Afirmaia este confirmat de Marius Stncescu, director al International Liaison, pentru Moore Stephens Riff, firm local specializat n oferirea de servicii de contabilitate i resurse umane, care spune c nc din prima lun a anului a crescut cererea de externalizare a serviciilor de contabilitate i resurse umane, n condiiile n care aceast decizie poate aduce companiilor o reducere de 25-30% a costurilor pentru aceste servicii. Motivele din spatele externalizrii pot fi variate i pot fi n legtur cu necesitatea de a beneficia de aptitudinile, experiena i resursele care nu pot fi asigurate intern. Este de asemenea posibil ca economiile de scar s fie disponibile pentru compania care furnizeaz serviciul, ceea ce ar putea nsemna c servicii de aceeai calitate pot fi furnizate la un cost mai redus. Totui, poate fi pur i simplu cazul unei companii care dorete s reduc costurile utiliznd o firm de externalizare care are costuri cu fora de munc mai mici. Problema cheie este ca partenerii sociali s aib ocazia de a discuta aceste ntrebri, aa nct angajatorii s i poat stabili strategia de externalizare. Un sondaj EPSU desfurat n 2005, a constatat c n 24 din 25 de cazuri de externalizare n sectorul utilitilor a existat un proces de informare i consultare asupra schimbrii. Chiar i consultanii internaionali angajai pentru a administra externalizarea sunt de acord c procesul nu se desfoar ntotdeauna lin. Un raport din anul 2005 al Deloitte2 precizeaz: Externalizarea este un proces extraordinar de complex, iar avantajele anticipate adesea nu se materializeaz. Organizaiile ar trebui s evite externalizarea atunci cnd aceasta se bazeaz doar pe economiile de costuri. Ernst & Young, una dintre cele mai importante firme de contabilitate i consultan n management, subliniaz unele dintre elementele cheie ale unui proiect de externalizare

Compania Apt Resources & Services SRL a fost infiintata in anul 1994. In anul 2009, Apt Resources & Services SRL a avut ca obiect de activitate: "Activitati ale agentiilor de plasare a fortei de munca" 2 Deloitte" este brand-ul sub care zeci de mii de specialisti din firme independente din intrega lume colaboreaza pentru a oferi servicii clientilor in urmatoarele domenii - audit, consultanta, consultanta financiara, managementul riscului si taxe.

ncununat de succes, inclusiv nevoia de a stabili obiective i inte msurabile i de a urmri i msura continuu performana i a asigura feedback. Mercer Management Consulting a ntocmit o list de verificare pentru manageri, care subliniaz punctele cheie de care ar trebui s in cont organizaiile atunci cnd planific externalizarea. Lista include unele puncte eseniale, care sunt importante i pentru sindicate, de exemplu despre nevoia de a lua o decizie n privina externalizrii pe baza intelor strategice, nu doar sub forma unei aciuni tactice de urgen. Aceasta recunoate de asemenea c, deoarece lucrurile pot merge prost, managerii trebuie s: proiecteze o strategie de ieire, s se pregteasc s supravieuiasc n cazul unei terminri a contractului, cnd ar putea fi necesar ca operaiunile s fie transferate unui alt furnizor sau readuse pentru realizare intern. ntruct presupune asumarea unei decizii importante, procesul de externalizare a serviciilor oblig factorii de decizie din cadrul companiilor la punerea n balan a avantajelor i dezavantajelor care pot rezulta n urma apelrii la aceast variant. Principalul risc n ceea ce privete externalizarea unor activiti este acela de a nu alege cel mai bun prestator de servicii la ncheierea contractului. Pentru evitarea acestui risc, este necesar s fie selecionat firma prestatoare nu doar dup costul serviciilor oferite, ci dup calitatea lor. n cazul n care nu se dispune de personal suficient de calificat pentru a evalua un prestator de servicii, alegerea acestuia se va face dintr-un numr suficient de mare de oferte. Se va proceda, de asemenea, la culegerea de informaii referitoare la firmele ofertante prin mai multe surse legale (internet, Registrul comerului, ali beneficiari care au ncheiate deja contracte cu aceste firme prestatoare, dac fac sau nu parte din organizaii profesionale de prestigiu, dac sunt acceptai sau nu de anumite instituii, etc.). Un alt risc extrem de important i deosebit de greu de detectat, este acela al deconspirrii, denaturrii, distrugerii sau utilizrii n scopuri neautorizate a datelor companiei i clienilor societii. n scopul evitarii acestui risc, contractele de prestri de servicii ncheiate, vor cuprinde clauze speciale privind sigurana datelor, sistemele folosite de prestatori i specificarea clar a responsabilitii prestatorului privind cele de mai sus. Conform autorilor Power, Bonifazi i Desouza, exist zece capcane, ntlnite frecvent n procesul de externalizare: lipsa angajamentului din partea managementului, cunotiine minime vizavi de metodologiile de externalizare, lipsa unui plan de comunicare a externalizrii, eecul de a recunoate riscurile externalizrii, eecul n accesarea surselor externe de cunoatere, nealocarea celor mai bune resurse interne, graba n iniiativa de a externaliza, neaprecierea diferenelor culturale, minimalizarea anumitor aspecte care-l pot face pe furnizor mai productive, programe slabe de gestionare a relaiilor de management.

n concluzie, externalizarea nu este o soluie pentru orice companie i trebuie tratat cu maxim seriozitate. Acest proces implic numeroase riscuri legate de abordarea strategic, controlul exploatrii sau de gestiunea personalului. Evoluia actual pledeaz pentru adoptarea unui demers fondat pe crearea de valori ca i criterii de alegere ntre externalizare i integrare.