Formation MS Project

Objectifs de la formation

Grer un projet sous MS Project Contrler les dlais et les cots Anticiper certains problmes lis la gestion de projet

Droulement de la formation Le contenu de la formation, et par consquent sa dure, dpend des attentes et des demandes des clients mais galement du niveau informatique et de la connaissance en management projet des stagiaires. Pour dispenser rgulirement cette formation l'IUT de Cherbourg et l'cole d'ingnieur de Caen, 2 jours pour des personnes qui ne connaissent pas MS Project est une bonne dure. Aprs, cette dure est modulable car certaines entreprises vont vouloir que ma prestation se poursuive par du conseil, par exemple dans leur structuration de leur projet pour les grer sous MS Project.

Contenu standard
Voici les fonctions incontournables connatre sous MS Project 1- Proprits dun projet 1-1 Informations gnrales 1-2 Dfinir les dates d'un projet 1-3 Personnaliser le calendrier du projet 2- Les tches 2-1 Dfinition des tches
2-1-1 Saisir les noms des tches dun projet 2-1-2 Saisir les jalons 2-1-3 Dure des tches 2-1-4 Faire valuer la dure dune tche par Microsoft Project 2-1-5 Etablir les liaisons 2-1-6 Dfinir les dlais sur les liens 2-1-7 Saisir une remarque sur une tche 2-1-8 Saisir les charges de travail ralises sur les tches

2-2 Gestion des tches

2-2-1 Modifier la liste des tches 2-2-2 Intgrer les tches dans un mode Plan 2-2-3 Poser une date contrainte 2-2-4 Fractionner une tche 2-2-5 Crer des tches rptitives 2-2-6 Dfinir un rappel Outlook

2-3 Optimisation du rseau des tches

2-3-1 Ajuster le chemin critique 2-3-2 Vrifier les marges

3- Les ressources
3-1 Dfinition des ressources
3-1-1 Crer la liste des ressources 3-1-2 Adapter le calendrier d'une ressource de travail 3-1-3 Saisir une remarque sur une ressource

3-2 Affectation des ressources

3-2-1 Activer le pilotage par leffort 3-2-2 Affecter des ressources une ou plusieurs tches 3-2-3 Dfinir un profil de travail

3-3 Optimiser les ressources

3-3-1 Permettre des heures supplmentaires 3-3-2 Afficher le rsum des ressources 3-3-3 Examiner les ressources surutilises

4- Les cots
4-1 Renseigner les cots lis aux tches 4-2 Saisir les cots lis aux ressources Travail 4-3 Audit des cots 4-4 Modifier le format montaire

5- Les diffrentes reprsentations dun projet

5-1 Calendrier 5-2 Rseau PERT 5-3 Diagramme de GANTT

6- Impression
6-1 Imprimer un projet 6-2 Utiliser les rapports

7- Suivi de projet
7-1 Faire apparatre les courbes davancement 7-2 Enregistrer la planification initiale

1. Notions de planification
1.1. Caractristiques d'une planification
La planification, ralise le plus souvent avant le lancement dun projet, prsente la manire dont le chef de projet souhaite atteindre lobjectif. La planification permet aussi chaque acteur de se situer dans le projet et de prendre conscience de son rle. Elle na dintrt que si elle est mise rgulirement jour Une planification se droule suivant 4 tapes: 1re tape : Lister les tches, estimer la dure des tches et les ressources employer 2me tape : Ordonnancer les tches et tablir les relations 3me tape : Construire la planification 4me tape : Optimiser si possible la planification 5me tape: Contrler les cots et les dlais

1.2.

Etapes d'une planification

1re tape : lister les tches, estimer la dure des tches et les ressources employer

1. Lister les tches

Cette tape doit tre ralise par le chef de projet en accord avec les diffrents responsables de services et responsables techniques. Un dcoupage trop grossier ne permet pas une vritable matrise du droulement du projet. Un dcoupage trop fin "noie" le chef de projet dans des dtails qui l'encombrent. Ainsi, cest durant cette tape, quon pose les jalons. On appelle jalon, tout vnement cl dun projet, par exemple la date de dbut dun projet doit tre un jalon ou encore la validation dun cahier des charges. Attention, le jalon est une tche dont la valeur est nulle.

2. Estimer la dure des tches

La dure dune tche est le rapport entre la quantit de travail demande et la capacit mobiliser les diffrentes ressources pour sa ralisation.
Attention : il ne faut pas confondre le temps de travail (appel travail sur Microsoft Project) pour raliser la tche et la dure dune tche. (Voir page Astuce et Conseils) Pour estimer une dure, lexprience personnelle est la meilleure arme. Il existe dautres solutions comme linterrogation dexperts, lapplication de la loi Beta. Explication de la loi Beta La loi Bta est une formule mathmatique qui permet de calculer la dure moyenne d'une tche en fonction de la pondration de 3 dures.

Pour chaque tche, il faut prendre 3 dures :

Dure Optimiste (Do) Dure Pessimiste (Dp) Dure Attendue (Da)

La Dure Optimiste (Do) correspond la dure d'une tche qui se droule mieux que prvue (gains de productivit plus importants que prvus, ...) La Dure Pessimiste (Dp) correspond la dure d'une tche qui se droule pas comme prvu (retards de livraison, imprvus techniques non pris en considration, problmes d'arrts machines, ...) La Dure Attendue (Da) correspond la dure d'une tche qui se droule raisonnablement comme prvu La formule est la suivante : Dure = (Do+Dp+4Da) 6 Cette loi Bta, on la retrouve sous MS Project Estimer les ressources employer On appelle ressource , tous les lments qui vont contribuer la ralisation des tches. On recense le plus souvent dans les projets, 3 types de ressources : Main duvre : pour la grer, une bonne capacit relationnelle, un bon management(planning des interventions des diffrentes personnes affectes au projet) Moyens financiers : avoir les notions de budget, de dpens et de reste faire. Pour les grer, un certain nombre doutils (Ecarts, contrle de gestion, comptabilit analytique, ) Moyens matriels : - matires 1res, ces moyens sont souvent grs par un service support (service Approvisionnement ou Achats) quipements, machines pour les grer cela sapparente de la logistique (quelles machines vont tre utilises, quand, quel moment, seront-elles disponibles) . 2me tape : Ordonnancer les tches et tablir les relations

3. Ordonnancer les tches

Ordonnancer les tches cest tablir chronologiquement le droulement du projet. Ainsi, on dfinit les relations entre les tches. Pour dfinir ces relations, il faut se poser la question suivante : Pour dmarrer cette tche, de quelle(s) autre(s) tche(s) a t-on besoin ? Il est dusage dutiliser la mthode PERT pour ordonnancer toutes les tches. PERT : Program Evaluation and Review Tasks qui donne en traduction littrale Technique de contrle et dvaluation dune planification. Mais, on le traduit toujours par Planning pour viter les Retards Traditionnels

Le PERT permet de reprsenter schmatiquement le droulement du projet et de calculer la dure totale du projet. . 3me tape : Construire la planification Le diagramme de GANTT est la visualisation globale de la planification. Il permet aussi de visualiser les dates de dbut et de fin, la dure des tches, les marges et les relations entre les tches. Il est possible dintgrer lintrieur de ce planning, laffectation des ressources. . 4me tape : Optimiser si possible la planification Cette tape reprend le PERT et dtecte : la marge totale : intervalle de temps pendant lequel une tche peut tre retarde sans pour autant retarder la date de fin du projet. Marge totale = date de dbut au + tard date de dbut au + tt Marge libre = intervalle de temps pendant lequel on peut reculer une tche sans retarder dautres tches.

Marge libre = date de dbut au + tt du successeur le + prcoce date de fin au + tt de la tche. Loptimisation du planning permet de mieux grer le paramtre temps dans un projet et de dterminer le chemin critique. . 5me tape : Contrler les cots et les dlais

2. Guide d'utilisation MS Project (1re partie)

3. Guide d'utilisation MS Project (2me partie)

4. Guide d'utilisation MS Project (3me partie)

Guide d'utilisation MS Project (4me partie)

CONSEILS Astuces et conseils MS Project

Chaque semaine, je publierai une astuce ou un conseil sur l'utilisation de MS Project, n'hsitez pas revenir rgulirement. Toutefois, si vous aviez des questions, voici mon mail a.ferey@caramail.com Conseil N1 : Il est trs important avant de planifier sous MS Project, de commencer par modifier les paramtres sur les horaires de travail, de renseigner les jours fris, les jours de fermeture de l'entreprise et le nombre d'heures effectues par jour. Si vous ne modifiez pas au pralable ces paramtres mais lorsque vous avez ralis votre planification sous MS Project, votre planning sera compltement corrig par MS Project. Et, toutes les contraintes (jalons, contraintes techniques, contraintes de livraison, ...) ne seront plus en phase avec notre nouveau planning. En effet, MS Project recalera les dates avec les paramtres que vous aurez saisis. Il n'est pas ais surtout lorsque vous tes dbutant de reprendre un planning et de le remodifier. MS Project aura chang les dates, modifier le travail des ressources etc. C'est pour cette raison, que je conseille fortement de modifier les paramtres ds que vous rentrez sur MS Project. Par dfaut sur MS Project, il n'y a aucun jour fri de renseigner Pour modifier ces paramtres, Outils - Modifier le temps de travail