Artculo de la Semana: Asset Management - Semana 14/08/2012

CMO OPTIMIZAR LOS COSTOS DEL MANTENIMIENTO DE LOS ACTIVOS FSICOS? La Estrategia debe ser a travs de la eficiente Gestin de los Proyectos de Paradas de Plantas, y La Gestin Optimizada de Mantenimiento de Activos Fsicos Alineado a la PAS 55

CMO LOGRAR QUE LA GESTIN DEL MANTENIMIENTO DE LOS ACTIVOS FSICOS SEA AL MENOR COSTO POSIBLE? Amendola, Luis., Ph.D Certificado Nivel B-IPMA Senior Project Manager
PMM Institute for Learning Universidad Politcnica de Valencia, Espaa Departamento de Proyectos de Ingeniera e Innovacin e-mail: luigi@pmmlearning.com

Cmo optimizar la gestin del mantenimiento de nuestros activos?

Presupuesto Mantenimiento: Conocemos cuntos nos estamos gastando realmente en el mantenimiento? Es adecuado?

Dnde estn las perdidas?

Cmo puede ayudar la PAS 55 a la optimizacin?

Estamos haciendo un seguimiento adecuado de los proyectos de paradas de plantas?

Cmo identificar las desviaciones a tiempo en las paradas?

Los Proyectos de paradas de plantas: Culminan a tiempo? Cumplen con el presupuesto? Generamos sobre costes? Se definen bien los alcances, o luego tenemos sorpresas?

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Semana de la Gestin de Activos en Lima-Per AGOSTO 2012 27 y 28 Buenas prcticas para la optimizacin de Paradas de Plantas. 29 y 30 Gestin integral de activos fsicos PAS 55 Certificacin en Gestin de Activos Fsicos IAM Course. 31 y 1 Septiembre Planificacin integral del mantenimiento de activos. EAM Enterprise Asset Management.
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Semana de la Gestin de Activos en Mxico OCTUBRE 2012 1 y 2 Buenas prcticas para la optimizacin de Paradas de Plantas. 3 y 4 Gestin integral de activos fsicos PAS 55 Certificacin en Gestin de Activos Fsicos IAM Course. 5 Anlisis de costo de ciclo de vida Life cicle cost Gestin Integral de Activos Fsicos.
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RESUMEN La Mantenimiento de Activos Fsicos, o en idioma ingls, Asset Management se corresponde con la planificacin y programacin sistemtica e integrada de los recursos fsicos a lo largo de su ciclo de vida til. Esto puede incluir la especificacin, diseo y construccin del activo, sus operaciones y su modificacin durante el uso, as como su retirada en el momento oportuno. Ello implica el desarrollo de proyectos de paradas de plantas, overhauls y la gestin de todas las estrategias relacionadas con lograr que los activos sean confiables (mantenimiento preventivos, predictivos, correctivos, estrategias proactivas RCM/ACR, ingeniera de confiabilidad, gestin de los materiales y repuestos, etc.). En este sentido las organizacin presentan problemas en cuanto a lograr de que la gestin del mantenimiento de los activos sea ptimo; es decir, al menor coste posible sin poner en riesgo la seguridad de las personas, el medio ambiente y la integridad de los equipos y las instalaciones. Para lograr esto las organizaciones, deben primero examinarse para identificar que es aquello que deben mejorar con respecto a sus proyectos de inversin (proyectos de paradas de plantas) y su actual gestin del mantenimiento de activos fsicos. Por fortuna contamos con la Norma PAS 55, la cual se muestra como una gua que plasma en 28 requerimientos las prcticas que deben llevarse a cabo para lograr la Gestin Optimizada de los Activos Fsicos. Con el mundo competitivo actual, ya no slo basta que los equipos sean confiables sino que adems esto sea realizado haciendo uso ptimo de los recursos de la empresa (capital y recursos humanos). En este marco, es que se aprecia que el mantenimiento no es un gasto, es un negocio y por ello no slo debe quedarse en aspectos tcnicos sino que adems debe velar por que su funcin apoye a la estrategia de negocio. En este mismo sentido, los proyectos de paradas de plantas son estratgicos y su tendencia debe ser la de lograr, que las mismas se extiendan en el tiempo y duren lo menos posible (cumpliendo con los alcances), para asegurar la continuidad del negocio y cumplimiento con los clientes con una tasa de servicio superior.

Cmo lograr que la gestin del mantenimiento de los activos fsicos sea al menor costo posible?

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1. Cules son los problemas ms comunes en la Gestin de Activos Fsicos y los Proyectos de Paradas de Plantas?
1.1 Proyectos de Paradas de Plantas En las organizaciones o empresas suele ocurrir que generalmente tienen dificultades en la ejecucin de sus proyectos de paradas y al cumplimiento de los objetivos relativos a costo, plazo, resultados y gestin de los riesgos. Ello puede ser atribuido a que por ejemplo: Durante la fase de ejecucin suelen surgir sorpresas, es decir trabajos adicionales que no se haban considerado antes. Por ejemplo, al abrir uno de los equipos, los daos son ms profundos que lo que se haba estimado, lo cual llevar ms tiempo o emplear ms recursos. Durante la fase de ejecucin no se puede determinar a tiempo con facilidad cunto es la deviacin en costos y plazos. Determinar cules son aquellos recursos humanos que no estn siendo empleados a su mximo rendimiento. Surgimiento de problemas o imprevistos debido a que no ha sido posible la gestin efectiva de los riesgos impactando bien sea en los resultados definidos del proyecto de parada, la calidad, el alcance, los plazos y los costos. No se emplea apropiadamente una herramienta para la gestin de proyectos. Por ejemplo suele emplearse MS Project, pero slo se realiza un Gantt, en el que se realiza el secuenciamiento de las tareas, pero no se imputan recursos humanos y materiales, y los costos asociados, lo cual no es planificar. Conflictos de asignacin del personal, es decir el personal es sobreasignado a actividades en la parada, lo que ocasiona que los trabajos no puedan ser realizados a tiempo o se realicen en condiciones riesgosas.

Todo lo anterior tiene como causa raz una pobre planificacin en las etapas tempranas del proyecto. En este sentido, la planificacin abarca la identificacin de los riesgos asociados al proyecto y la definicin de acciones de mitigacin y acciones correctivas en caso de que el evento ocurra, aclarando que los riesgos no slo van asociados a riesgos relativos a la seguridad, si no a eventos que pueden tener efectos negativos en los objetivos de costo, plazo y resultados del proyecto de parada (por ejemplo: que un equipo sea retenido en la aduana por falta de seguimiento, que surjan trabajos extraordinarios o no identificados debido a que no se ha realizado la definicin exhaustiva y completa del alcance de la parada y su pertinente planificacin a detalle, que los costos suban debido a que se estima con una moneda dbil o por que no se ha considerado el factor de inflacin en las estimaciones). Aunado a lo anterior, las organizaciones presentan dificultades a nivel de la confiabilidad de sus datos generados en el proceso de gestin de activos fsicos. Ello hace referencia a los histricos de los equipos, la gestin de los indicadores de mantenimiento, informes tcnicos del estado de los equipos, poca robustez en
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cuanto al uso de estrategias predictivas para el anlisis ms acertado de la condicin de los equipos. Otro aspecto a resaltar, es que por lo general las organizaciones no cuentan con un modelo o proceso formal para la gestin de proyectos de paradas de plantas o bien si existe uno ste no es empleado a cabalidad o es slo terico. Otras empresas no cuentan con un equipo u organizacin de proyectos de paradas con el fin de que dediquen tiempo a la planificacin y coordinacin de la misma.

1.2 Gestin Optimizada del Mantenimiento de Activos Fsicos Actualmente existen muchas herramientas, enfoques, modelos y teoras en lo que se refiere a la Gestin Integral de Activos Fsicos. Sin embargo a nivel mundial y local no se han alcanzado los niveles de rentabilidad apropiados y todava se sigue enfocando el mantenimiento como un gasto y no como una inversin, o bien se enfoca a la Gestin Integral de Activos Fsicos como la implementacin de un programa de software (un EAM Enterprise Asset Management como por ejemplo MAXIMO, SAP, IFS entre otros) o el desarrollo de estrategias proactivas como RCM (Reliability Centered Maintenance) o como la implementacin de estrategias Lean o TPM entre otras o como grandes inversiones en software especializado en confiabilidad. En este sentido es un acierto pensar que todas las herramientas y estrategias anteriormente planteadas son correctas; sin embargo son necesarias pero no suficientes, ellas por si solas no lograran que la organizacin alcance el rendimiento ptimo de sus activos o que logre una Gestin Optimizada de Activos Fsicos (Asset Management). Desde hace mucho tiempo la industria ha invertido esfuerzo y dinero en softwars especializados de gestin y confiabilidad, y consultora asociada a RCM (Reliability, Centered, Maintenance) o ACR (Anlisis Causa Raz) o TPM (Total Productive Maintenance), la industria ha invertido en la ejecucin de proyectos enfocados a mejorar su actual gestin bien sea sometindose a un diagnstico o desarrollando acciones relativas a la planificacin y organizacin del mantenimiento. Sin embargo, las acciones no han logrado en ocasiones la sostenibilidad de esas iniciativas (por ejemplo se implementa un software de gestin del mantenimiento de activos y sin embargo no se usa en todo su potencial, no se cuenta con datos suficientes o confiables para el desarrollo de estrategias).

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2. Cmo mejorar esta situacin? Cul debe ser la estrategia?

La organizacin debe iniciar un proceso para identificar aqullas reas en la que se estn enfocando las prdidas ocultas e identificando la planta oculta, denominando prdidas ocultas como aqullas perdidas que no son cuantificadas pero que representan gran parte de los gastos de la organizacin de mantenimiento lo que supone la prdida del margen de ganancia de la empresa o bien la perdida de oportunidades para invertir en mejoras de la organizacin. En este sentido, la gestin integral de activos se visualiza como un sistema de control en que todo debe controlarse y optimizarse cuidadosamente (no slo tiene como alcance la implementacin de una herramienta o la aplicacin de una estrategia). La gestin integral de activos tiene un enfoque hacia un planteamiento integrado para operar, mantener, mejorar y adaptar las plantas e infraestructuras de una organizacin con el fin de crear un entorno que soporte firmemente los objetivos primarios de la empresa. As la correcta aplicacin de las tcnicas de gerencia de activos permitir a las empresas proporcionar el adecuado entorno para dirigir su ncleo de negocio sobre la base de una eficacia de costes y una buena relacin calidad-precio. La gestin del mantenimiento de activos tiene un impacto directo en la ejecucin de las estrategias tcnicas y financieras. Los objetivos de la gestin integral de activos en una organizacin, es equivalente a un faro que gua la navegacin en el mar, pues obligan a la direccin a mantener siempre una actitud de alerta. Es por ello que en la gestin integral de activos los objetivos deben plantearse como algo medible y cuantificable, tal que exprese claramente la intencin de la declaracin. En cuanto a los proyectos de paradas de plantas, para mejorar los resultados obtenidos hasta ahora la organizacin debe identificar el GAP (brechas) entre la actual gestin y resultados de sus proyectos de paradas de plantas y definir acciones asociadas para el cierre de este GAP. Todo lo anterior puede desarrollarse de forma real si es posible evaluar cules son los aspectos ms dbiles con lo que cuenta actualmente la organizacin con respecto al desempeo de sus paradas de plantas. Sera muy til realizar un diagnstico y valorar las fortalezas y las debilidades basadas en datos del desempeo de proyectos de paradas anteriores. De esta forma se podran cerrar las brechas o el GAP detallando los procedimientos y aspectos necesarios en el manual.

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3. Buenas prcticas Investigaciones realizadas por organizaciones internacionales y experiencia propia en la direccin y gestin de proyectos de paradas de plantas han demostrado que hay una gran brecha relacionada con la planificacin, programacin y ejecucin de los proyectos de parada de planta. As propongo el desarrollo e implantacin de una metodologa de direccin y gestin de proyectos de paradas de planta tomando previamente un mnimo de actividades y estndares que son las reconocidas como las reas claves: Buenas prcticas reconocidas a nivel mundial que han demostrado ser excelentes. Lo ms importante es que el equipo de direccin y los integrantes de la organizacin intenten planificar y gestionar la parada de planta estableciendo metas y objetivos alcanzables. Ello debe ser plasmado a travs de una metodologa o modelo que conozca la organizacin y que guie los pasos (ver figura 1). Documentar los pasos ayudar a que los pasos sean controlables y entendidos por todos (sin dejar grado a la interpretacin).

Figura 1. Metodologa de gestin de paradas de planta

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Las metas y objetivos deben ser consistentes con las metas del negocio de la compaa y deben ser realistas, alcanzables y medibles. El equipo de trabajo de la ejecucin de la parada de planta tambin debe especificar los objetivos de actuacin; es importante lo referido al coste, seguridad, calidad, plazo, trabajo extraordinario e impacto ambiental. En cuanto a la gestin integral de los activos fsicos, la misma debe ser guiada a generar valor en la organizacin, ya no slo basta con lograr una buena confiabilidad en los activos para poder operar, sino que adems lograr esa confiabilidad debe ser con estrategias ptimas y al menor coste posible sin poner en riesgo la seguridad de las personas, del medio ambiente y la integridad de los activos fsicos. Muchas veces miramos la gestin integral de activos fsicos como una operacin que tiene por finalidad orientar los esfuerzos a evitar fallos en los equipos de operaciones, sin embargo no vemos que esta actividad es realmente estratgica. En la actualidad la industria en general han ido migrando de lo manual a lo automatizado buscando la optimizacin y la eficiencia, en donde la capacidad productiva debe maximizarse. El mantenimiento de activos fsicos debe ser funcin directa de la confiabilidad de operacin de las lneas de produccin, y debe buscar que stas operen no slo con una elevada confiabilidad sino tambin dentro de sus parmetros de diseo, con el fin de disponer de procesos productivos ptimos. La pregunta que se recomienda responder es:

Cmo hacer para que el diseo de una estrategia integral de activos fsicos sea visto como un proceso clave y como parte determinante de la cadena de valor de una empresa?.
La metodologa que se describe en la Figura 2., es una propuesta que muestra un enfoque estructurado que permite mirar la gestin de integral de activos desde una ptica organizada y centrada en la creacin de valor. www.pmmlearning.com Pgina 7 de 9
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En esta nueva forma de ver la gestin del mantenimiento de activos fsicos, es importante observar de cerca y comentar varios procesos que, en conjunto, hacen de la actividad de mantenimiento, un proceso estratgico, tctico y operativo e influyente en la rentabilidad de los negocios; visto de otra manera, este enfoque ayudar a estructurar un sistema de mantenimiento que est alineado con la estrategia de la compaa y del negocio.

La figura 2. Metodologa de Implementacin del Asset Management Metodologa (Amendola. L, 1996 actualizado 2007, Copyright PMM)

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Autor:

Luis Amendola, Ph.D es socio fundador CEO and Director of PMM. Cuenta con una dilatada experiencia de ms de 32 aos en la industria del petrleo, gas, petroqumica, minera, automocin, planificacin energtica, energa renovable (Elica) y empresas de manufacturas. Investigador de la Universidad Politcnica de Valencia, Espaa en proyectos de ingeniera e innovacin, colaborador de revistas tcnicas, publicacin de libros en Project Management y Mantenimiento. Participacin en congresos como conferencista invitado y expositor de trabajos tcnicos en eventos locales e internacionales en empresas y universidades. Miembro de equipo de editorial de publicaciones en Europa y asociaciones profesionales, Asesor de empresas en Europa, Iberoamrica, U.S.A, Australia, Asia y frica. Ph.D en Ingeniera e Innovacin por Universidad Europea, Engineering Management, Ph.D. por Estados Unidos.

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