INFORMES DE AUDITORIAS DE SISTEMAS COMPUTACIONALES

El auditor muestra su forma de ser y exhibe sus conocimientos, habilidades y experiencias en el rea de auditoria de sistemas. Tambin manifiesta un esbozo general de su cultura. A eso le llamamos estilo personal del redactor del informe. El informe es el documento ms importante de la auditora de sistemas computacionales. Tambin llamado dictamen.

Procedimiento para elaborar el informe de auditora de sistemas computacionales: Se reportan las situaciones encontradas durante la evaluacin. Esta claro que el producto final y el ms importante de una auditora de sistemas es la elaboracin correcta del informe, ya que en ste se presentan los resultados obtenidos durante la evaluacin de la gestin administrativa del centro de cmputo, o de cualquier otro aspecto relacionado con los sistemas.

PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR EL INFORME DE AUDITORIA:

Aplicar instrumentos de recopilacin: Instrumentos, tcnicas, procedimientos y herramientas que dise en la etapa de planeacin, el auditor detecta las posibles desviaciones a la actividad que esta evaluando y, de acuerdo con sus conocimientos y experiencia, las analiza y las registra.

Registrar en el formato de situaciones encontradas las desviaciones halladas durante la revisin: Son las situaciones que considera como desviaciones y las reporta como situaciones encontradas en su evaluacin, las desviaciones que reporta el auditor tienen caractersticas especiales, las cuales debe plasmar por escrito un documento de carcter formal, al que llamamos formato de situaciones encontradas.

Comentar las situaciones encontradas con los auditores: El propsito de informarles es que ratifiquen o rectifiquen el origen de tales desviaciones; adems, tambin le sirve al auditor para complementar la redaccin de las situaciones que reporta; con ello se busca que stas sean lo ms claras posibles y ms entendibles.

Encontrar, conjuntamente con los auditados, las causas de las desviaciones y sus posibles soluciones: Es encontrar de manera ms fidedigna y confiable, las causas que generan cada una de las desviaciones, a fin de reportarlas en el informe de auditora lo ms apegado posible a la realidad. De una manera directa y en voz de los involucrados, las posibles soluciones a estas desviaciones, incluso hasta el responsable de llevarlas a cabo. El verdadero trabajo del auditor es reportar las desviaciones que encontro durante su evaluacin, que las originaron y las posibles soluciones del caso.

Analizar, depurar y corregir las desviaciones encontradas: Ya que fueron comentadas y corroboradas entonces entrega el informe a responsable de la auditora, quien ser el encargado de analizar cada una de estas desviaciones, a fin de redactarlas mejor, concentrarlas y darles una estructura jerrquica de presentacin en un informe global de situaciones relevantes encontradas durante la evaluacin de los sistemas.

Jerarquizar las desviaciones encontradas y concentrar las ms importantes en el formato de situaciones relevantes: Las situaciones que se reportan como las ms relevantes se deben redactar tal y como fueron reportadas en el formato de situaciones encontradas sin modificarlas. Adems, as se corrobora que las desviaciones fueron comentadas con el personal auditado.

Comentar las situaciones relevantes con los directivos del rea de sistemas y confirmar las causas y soluciones: Las situaciones relevantes se deben comentar con los directivos, del rea de sistemas, a fin de que stos las conozcan. El responsable de la auditoria debe encabezar la presentacin de este informe al directivo de mayor jerarqua del rea de sistemas. En esta reunin se presentan los resultados obtenidos en la auditora de sistemas computacionales, y el informe a los directivos del rea auditada en forma abierta y preferentemente en presencia de todos. En estas reuniones muchos de los auditados negaran y justificaran sus errores.

Concentrar, depurar y elaborar el informe final de auditora y el dictamen del auditor: Este paso el auditor depura cada una de las situaciones relevantes reportadas, con el fin de concentrarlas en el llamado informe final de auditora. Y no debe de ser mayor de 3 hojas, la elaboracin del informe es el verdadero trabajo del responsable de la auditora, debido a que este documento es donde realmente se muestra la importancia de su actividad. Y se debe emitir un opinin autorizada sobre el funcionamiento del centro de comput, sus sistemas de informacin. Procurando evitar, al mximo posible, el uso de trminos demasiado tcnicos y desconocidos para personas ajenas a la informtica.

Presentar el informe y dictamen final a los directivos de la empresa: Es la presencia oficial del dictamen, lo cual se puede hacer de dos formas: ya sea en forma directa, mediante una reunin ejecutiva con los directivos de la empresa, o por envo formal del dictamen final de la auditora al directivo mayor de la firma. Ya no cabe ninguna alteracin al mismo.

CARACTERISTICAS DEL COMPUTACIONALES:

INFORME

DE

AUDITORIA

DE

SISTEMAS

El auditor seala los resultados de su investigacin, sus evaluaciones, hallazgos, aportaciones y conclusiones sobre el trabajo realizado; tambin seala las tcnicas, herramientas, mtodos y procedimientos que utiliz en la obtencin de datos, las observaciones, interpretaciones de los fenmenos y hechos evaluados que le sirvieron de sustento en la elaboracin del documento de situaciones encontradas o relevantes que informa. Este documento tambin sirve para que el auditor exhiba los conocimientos, tcnicas y procedimientos que utiliz para evaluar el rea de sistemas; asimismo, en su redaccin muestra su forma de ser y de actuar profesionalmente, as como su cultura. Este se divide en: caractersticas fundamentales, que esta se divide en dos: Caractersticas a fondo: que se refiere al cuidado que debe tener el auditor de sistemas al revisar el contenido total del dictamen de auditoria sea acorde con lo que realmente tienen que sealar acerca de la revisin afectada y Caractersticas de forma: esta caractersticas se refiere a la manera en que el auditor debe presentar el informe, en cuanto al estilo de redaccin, el contenido en partes, apartados, apndices, tipo y tamao de las hojas y de letra.

Caractersticas de la presentacin del informe: 1. Claridad: Que este redactado con conceptos claros y de fcil lectura, evitar el uso de trminos ambiguos. 2. Confiabilidad: Es el buen juicio que emite el auditor a la hora de presentar su opinin sabiendo que las observaciones estn bien analizadas y cimentadas en pruebas que es confiable. 3. Propiedad: Es el uso correcto de las palabras, utilizando solo los vocablos adecuados de acuerdo al significado exacto de las palabras. 4. Concisin: Es expresar todo lo que queremos en el menor nmero de palabras, sin a que reste claridad ni precisin al informe. 5. Sencillez: Se debe de tomar como si el auditor estuviera platicando lo que reporta en un lenguaje sencillo y simple. 6. Acertividad: Se debe saber cuando dar un informe en el momento que se requiere ni antes ni despus. 7. Ilacin: Forma en que se relaciona las pruebas y procedimientos de auditora que utiliza en su evaluacin. 8. Tono y Fuerza: Fuerza que se le da a lo que se reporta a fin de ser entendido y justo en el tono que les quiere dar a los trminos utilizados y con la fortaleza que quiere destacar. Estos son de acuerdo a la personalidad del redactor.

9. Oportunidad: Presentar a tiempo las desviaciones que fueron observadas a fin de llegar a una pronta solucin, y tambin entregar y comentar a tiempo los resultados de la evaluacin practicada. 10. Precisin: Consiste en redactar el informe utilizando conceptos claros, sin agregar datos innecesarios. Debe contener solo informacin precisa, sin exceso de datos ni falta de informacin. 11. Exactitud: Dar el sentido exacto a las palabras a fin de hacer el texto entendible y enfocarlo en lo que se quiere dar a conocer. 12. Imparcialidad: Se debe de anotar las observaciones tal y como las encontr durante su evaluacin, la credibilidad del informe se debe en la imparcialidad con que se elabora. 13. Objetividad: Entendimiento de las cosas, ideas y valores por s mismos y no por lo que se piensa, razona e interpreta. Ayuda al auditor a redactar las observaciones tal y como se presentan en el sistema. 14. Congruencia: Es lo que en realidad esta sucediendo y solo se debe de comentar de lo que se conoce. Y utilizar mtodos, herramientas, procedimientos expecificos. 15. Familiaridad: Se debe utilizar un lenguaje que sea familiar para los auditados y no el que el auditor supone debera de ser. No utilizar palabras que no se tenga conocimiento. 16. Veracidad: Sus observaciones deben ser siempre con la verdad, y que se puedan comprobar. 17. Efectividad: Saber expresar las observaciones en forma eficiente ( operativo) y eficaz ( competente capaz). 18. Positividad: El reporte debe de ir con un lenguaje en forma afirmativa ya que de lo contrario habr muchos enfrentamientos entre auditor y auditado. 19. Sintaxis: Constitucin correcta, de las frases, oraciones y partes especficas del texto. CARACTERISTICAS IMPORTANTES PARA EL LECTOR DEL INFORME DE AUDITORIA:

Familiaridad: Lenguaje que entienda y utilicen los auditados, uso de vocablos del rea de sistemas. Contenido Coloquial: Utilizar un estilo de redaccin cotidiano, con frases comunes Variedad: Utilizar frases diferentes y sinnimos para hacer ms variado el contenido. Comentarios y entrega oportunos: Entregar el informe en el momento idneo. Lectura Sencilla: Debe ser la lectura sencilla y gil y evitar nos rechacen el informe. Contenido fundamental: El informe debe de tener pruebas para probar la validez del mismo. Redaccin clara: Para evitar volver a explicar lo que no se entendio en el informe. Informacin contundente: No dejar dudas sobre lo reportado en el informe, a fin de ser comprendidos. Redaccin impersonal: En el informe se debe tratar en forma en tercera persona.

Contenido Sinttico: Debe tener un contenido que haga gil y sencilla su lectura. Contenido ameno y entendible: No debe ser aburrido, espeso ni solemne aunque tampoco festivo. Enftico en situaciones reportadas: Resaltar lo realmente importante de las observaciones encontradas durante la auditora practicada.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS COMPUTACIONALES:

Es un documento formal que utiliza el auditor de sistemas para informar por escrito y de manera oportuna, precisa, completa, sencilla y clara, sobre los resultados que obtuvo en un dictamen correcto sobre el comportamiento del sistema, sobre los empleados del rea de sistemas y la operacin normal. El informe de auditoria de sistemas debe de contener como mnimo:

Oficio de presentacin: Es un documento, que sirve como presentacin del informe, el resultado de la auditoria practicada al rea de sistemas. Lleva: logotipo de identificacin, nombre de la empresa, fecha de emisin del informe, identificacin de la empresa, ejecutivo receptor del informe, perodo de la evaluacin, contenido, responsable de emitir el dictamen ,firma del responsable.

Introduccin del informe de auditora de sistemas computacionales: es la presentacin formal e impecable sobre el objetivo de la auditora y las razones. Presentacin del dictamen: Documento de carcter formal que debe cumplir con los requisitos oficiales. Debe contener: logotipo de identificacin, nombre de la empresa, fecha de emisin del dictamen, ejecutivo receptor del dictamen, breve introduccin al dictamen, contenido del informe de auditora, dictamen y recomendaciones del auditor, nombre del responsable de emitir el dictamen.

Situaciones relevantes: Documentos oficiales donde el responsable de la auditora reporta las desviaciones, que segn su criterio, son las ms importantes encontradas durante el desarrollo de la auditoria. Situaciones encontradas: Es donde se encuentran todas las desviaciones encontradas durante la evaluacin. Anexos: Ultima parte que debe contener los documentos en forma de grficas, cuadros, declaraciones, sobre el informe.

Confirmaciones en papeles de trabajo: Es a la hora de entregar el informe tienen que tener legajo de papeles de trabajo que sirve para hacer aclaraciones importantes sobre lo reportado. EL INFORME DE AUDITORIA DE SISTEMAS

FORMATOS PARA COMPUTACIONALES:

Muchas empresas tienen ya su formato de entrega, de acuerdo a las preferencias, experiencias, conocimientos y necesidades del responsable de hacer la auditora. Existen dos formatos: de situaciones encontradas y de situaciones relevantes. 1. Formato de situaciones encontradas: Es uno de los mas importantes para el desarrollo de la auditora esta formado por una seria de hojas, en las cuales el auditor anota todas las desviaciones que encuentra durante su evaluacin. Este formato tiene 6 columnas bsicas:

La referencia: nmero consecutivo que identifica situacin a tratar. Las situaciones detectadas: Descripcin de lo que se encontro en la evaluacin. Las Causas: Presentacin de los motivos que originaron la desviacion, y las causas. Las posibles soluciones: Sugerencias del auditor o auditado sobre las desviaciones encontradas. Fecha de compromiso: Periodo para implementar la solucin. Responsables de las soluciones: Son funcionarios, empleados responsable de implementar soluciones. Formato de presentacin:

Identificacin rea auditada Fecha de evaluacin Nmero de referencia Situaciones encontradas Causas de la situacin Soluciones propuestas Fecha de compromiso para la solucin Responsable de la solucin Quien elaboro la hoja de situaciones, nombre, firma Quien aprob la hoja de situaciones nombre, firma

2. FORMATO DE SITUACIONES RELEVANTES: Es una replica simplificada del formato de situaciones encontradas, solo que solo se anotan las situaciones consideradas ms importantes segn el juicio del auditor. Formato de presentacin:

Situaciones relevantes Las Causas Las posibles soluciones Identificacin Area auditada Fecha de evaluacin Numero de referencia Situaciones relevantes Causas de la desviacin Soluciones propuestas.