1.

Gua para la conformacin de un Comit de Ayuda Mutua

Un Comit de Ayuda Mutua es una organizacin formada por las empresas y entidades cercanas en un rea geogrfica cuya finalidad es prestarse ayuda en casos de una emergencia mayor para limitar el dao, salvaguardar recursos humanos materiales y proteger el medio ambiente, as como a la comunidad. Para organizar un Comit de ayuda mutua, se generan planes de ayuda mutua, como convenios privados, voluntarios, condicionados, recprocos (Bilaterales o multilaterales) y sin fines de lucro, suscritos entre diferentes empresas y organizaciones privadas y del estado con actividades o amenazas similares o compatibles.

1.1 Objetivos Generales

Optimizar los sistemas de seguridad para prevenir emergencias mayores. Formar una organizacin preparada para disminuir el riesgo de lesiones en el personal, en el medio ambiente o daos a la propiedad de las empresas que integran Comit. En caso de presentarse una emergencia mayor que no pueda ser controlada con los recursos propios de la empresa se solicita la ayuda externa comprometida del grupo de forma rpida y efectiva.

1.2 Objetivos especficos

Apoyar y motivar la elaboracin de manuales y procedimientos en cada empresa de acuerdo a sus necesidades. Realizar auditoras de seguridad y control ambiental por parte de los mismos miembros del grupo con la finalidad de identificar reas de oportunidad Establecer y mantener una comunicacin directa y continua con las autoridades oficiales involucradas as como en caso de un siniestro Realizar eventos de capacitacin y adiestramiento para los miembros de la brigada de forma que se mantengan actualizados los conocimientos tcnicos del grupo. Organizar eventos que motiven la participacin activa e integracin de los miembros de las brigadas de las diferentes empresas Organizar los recursos y acciones coordinadas para responder oportunamente ante la ocurrencia de una emergencia mayor en el Campo y que permita proteger, controlar o mitigar los efectos. Contar con responsabilidades definidas, mediante el establecimiento de una organizacin Dinmica y funcional.

1.3 Responsabilidades
Elaboracin de un plan de ayuda Mutua Cada organizacin involucrada deber difundir el plan Se organizar un comit operativo, que har evaluacin de riesgos y actualizacin del plan cada dos aos Se establecern canales de comunicacin entre las empresas Nota: Las siguientes son las directrices indicadas en el Plan para el Manejo de Crisis y Continuidad del Negocio para la conformacin de planes de ayuda mutua Los planes de ayuda mutua para los campos tendran el siguiente alcance y limitaciones: Deben ser convenios formalmente soportados, en los que se exprese claramente el compromiso que se adquiere por cada una de las partes que intervienen, el cual debe quedar plasmado de manera expresa en el documento que se formule. Son complementarios a los planes de contingencia individuales ya establecidos en cada Campo y no reemplazan de ninguna forma a stos. La ayuda mutua se activar nicamente a solicitud de alguna de las partes, como herramienta complementaria, cuando su capacidad de respuesta individual se vea superada por la caracterstica o tamao de la emergencia. Tienen la caracterstica de ser acuerdos voluntarios y exclusivamente privados entre las partes. En este sentido, se aparta de la idea de prestar el servicio de atencin de emergencias a quien lo solicite, cobijando nicamente las necesidades especficas de las empresas o entidades comprometidas dentro del convenio. Para estos efectos, el documento que se firme presta calidad de contrato entre las partes. Por esta razn, se excluye de este tipo de acuerdos a entidades de socorro, tales como Cruz Roja, Defensa Civil, Bomberos, etc., con quienes pueden hacerse otro tipo de acuerdos de cooperacin diferentes a los Planes de Ayuda Mutua. Son convenios recprocos y condicionados a que las empresas participantes que aspiran a recibir la ayuda del Campo y que, tengan capacidad REAL de prestar tambin una ayuda en contraprestacin del sistema, por lo menos equivalente a la que recibiran. Deben tener objetivos definidos, referidos a la prestacin de cierto tipo de ayuda que debe estar claramente delimitada, tanto en lo referente a la clase como al monto de la misma y a las condiciones y limitantes para su prestacin. Deben establecer si la ayuda ofrecida se refiere a la actuacin de grupos o personas.

1.4 Estructura Mnima de Un Plan de Ayuda Mutua

Para asegurar que un Plan de Ayuda Mutua tenga coherencia y sea funcional, debe contener tres elementos bsicos: 1.4.1 Componente Administrativo Define los elementos generales del acuerdo que se firma. Determina las personas responsables de firmar el convenio, los procesos de negociacin, seguimiento y administracin. Se incluyen aqu la relacin de los equipos ofrecidos y disponibles, los mecanismos de revisin, mantenimiento y recuperacin de los equipos utilizados, los procedimientos y plazos para el recobro de gastos y restitucin de fungibles y consumibles. En este componente tambin se dejan aspectos relacionados con mecanismos y actividades de capacitacin y entrenamiento conjuntos entre las partes y procedimientos para la auditora, seguimiento y mejoramiento del Plan de Ayuda Mutua. 1.4.2 Componente Jurdico En este componente se establecen los compromisos generales y especficos de cada parte, los procedimientos para delimitacin de responsabilidades, mecanismos para la solucin de conflictos en caso de presentarse, y los lineamientos de coberturas de seguros para las operaciones, equipos y las personas que intervengan en la atencin de la emergencia. Tambin debe incluirse una declaracin de cada parte sobre su voluntad de firmar el convenio y su disponibilidad para concurrir a socorrer a la parte solicitante, conforme a la disponibilidad de equipos y recursos que se declaran. Es importante que el rea jurdica de las empresas que intervienen en el Plan de Ayuda Mutua realice una revisin del acuerdo con el fin de estudiar las implicaciones jurdicas de su firma, con relacin a las responsabilidades de cada parte. Igualmente, el rea de administracin de riesgos de cada contraparte debe revisar la compatibilidad del convenio frente a los esquemas de aseguramiento existentes en cada empresa signataria. 1.4.3 Componente Operativo Este componente define los procedimientos operativos de activacin del Plan de Ayuda Mutua, los canales de comunicacin, los procedimientos de solicitud y entrega de equipos y los mecanismos de coordinacin, incluyendo la incorporacin de los recursos segn los esquemas de organizacin de respuesta que el solicitante tenga establecidos. Es importante que se realice una revisin detallada de la disponibilidad de equipos y otros recursos en cada contraparte para asegurarse que los recursos que se inscriben como disponibles para el Plan de Ayuda Mutua no impliquen dejar desatendida la proteccin y/o atencin de las emergencias propias de la parte que fue activada, en caso de que puedan presentarse durante la atencin conjunta de la emergencia para la cual el Plan fue activado.

1.5 Coordinacin de Actividades en el Plan de Ayuda Mutua

Dado que la activacin de los Planes de Ayuda Mutua implica la llegada de equipos y recursos humanos para incorporarse en la atencin de la emergencia, se requiere un alto nivel de coordinacin para distribuir estos recursos y garantizar su aprovechamiento. En este sentido, la recomendacin es que tanto recursos fsicos como humanos se supediten al Comandante de Incidente que est a cargo de la emergencia, ya sea ste el propio de la entidad que solicit la activacin de la ayuda mutua o el Comandante del Puesto de Mando Unificado, si est activa la respuesta con intervencin de algn CLOPAD o CREPAD. La incorporacin de los recursos que llegan ser ms efectiva y fcil de realizar a travs del Modelo de Comando de Incidentes, como esquema de organizacin de respuesta en emergencias. 1.5.1 Seguimiento del Plan de Ayuda Mutua Tal como sucede como el propio Plan de Contingencia, el Plan de Ayuda Mutua debe ser peridicamente revisado. Para ello se recomienda: Verificar en campo la existencia y disponibilidad de los equipos y recursos que se han inscritos como disponibles para el Plan. Realizar simulacros de activacin del Plan de Ayuda Mutua para evaluar su capacidad y oportunidad de respuesta, para cada uno de los eventos que se estiman pueden suceder. Revisar peridicamente los listados de contacto y comunicaciones. Realizar ensayos de activacin simulados, sin movilizacin fsica.

1.6 Pasos para la conformacin de un Comit de ayuda mutua

Los siguientes pasos, son una gua bsica que permitir a la empresa conformar en campo; en las zonas de influencia de los Bloques; Comits de ayuda Mutua que una vez estructurados y a futuro debern ser parte del presente Plan de Contingencia: 1. Evaluacin de la zona: Verifique que empresas se encuentran en un radio de mximo una hora de respuesta al campo, determine su actividad econmica y la relacin de esta con la compaa. 2. Acercamiento: Desarrolle un acercamiento con las empresas identificadas, plantee el problema y la situacin que traera beneficio a todos

3. Reuniones de pre planeacin: Desarrolle reuniones previas con los representantes de las empresas que aceptaron su compromiso dentro del Comit de ayuda mutua, inicie con los primeros borradores del documento convenio con acuerdo de todos 4. Revisin jurdica: El borrador del documento convenio o acuerdo desarrollado entre las empresas deber ser revisado y validado por el rea jurdica de cada una para evitar inconvenientes. 5. Firma del documento: Este ya se convierte en un acuerdo legal entre las partes que permitir iniciar con su ejecucin 6. Establezca una estructura organizacional que permita el desarrollo de todo el proyecto, esta puede estar basada en el SCI. 7. Elaboracin del Plan de Ayuda Mutua: Se busca que las empresas que conforman el comit tengan la misma actividad econmica debido a lo similar de las amenazas que los pudieran afectar. En este orden de ideas, un plan de respuesta aplicara a todas en forma similar. 8. Para elaborar este plan de ayuda mutua se debe: 1 Hacer un inventario de recursos entre todas las empresas que forman el CAM y establecer necesidades, 2. Generar protocolos de actuacin entre empresas 3. Generar procedimientos operativos, 4. Establecer cronogramas anuales de reuniones y entrenamientos y 5. Desarrollar todo el soporte administrativo requerido. 9. Inventario y compra de recursos: Establezca un inventario y localizacin de los recursos existentes entre todas las empresas para la atencin de emergencias, determine las necesidades y debilidades y establezca un plan de compras o adquisicin de elementos entre todos. Todas estas acciones deben ir soportadas tambin en el Plan. 10. Entrenamiento: Una vez elaborado el plan se dar cumplimiento al mismo, entre lo cual deben estar contemplados los procesos de entrenamiento del los miembros del CAM de cada empresa, estos procesos de capacitacin deben hacerse en conjunto para facilitar el conocimiento entre las partes y generar trabajo en equipo importante para una emergencia. 11. Simulaciones y Simulacros: pruebe los protocolos, procedimientos, mecanismos de activacin establecidos y operaciones mediante simulacros y simulaciones 12. 11 Actualice el plan elaborado y haga los ajustes necesarios. En la figura No 1 se observan los pasos generales para la conformacin de un Comit de Ayuda Mutua.

Evaluacin de la zona

Acercamiento

Reuniones de preplaneacin

Elaboracin del documento Jurdico y revisin

No

Todas las partes estn de acuerdo con el documento?

Si

Firma del documento

Elaboracin del plan de ayuda mutua

Inventario y compra de recursos

Entrenamiento, simulacros y simulaciones

Actualizacin del Programa de Ayuda Mutua

Figura 1. Diagrama de flujo conformacin del Comit de ayuda Mutua