Balance general El balance general es el estado financiero de una empresa en un momento determinado.

Es el estado financiero ms importante para revisar la situacin financiera de una empresa. Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos (lo que organizacin posee), los pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto). El balance es un estado de situacin financiera y comprende informacin clasificada y agrupada en tres grupos principales: activos, pasivos y capital. A su vez cada uno de estos grupos, muestran en detalle distintas cuentas. A su vez la informacin es ordenada de cuentas o tems de mayor liquidez a menor liquidez

En cuanto a su elaboracin el balance general se realiza cada ao al finalizar el ejercicio econmico de la empresa (balance final), aunque tambin se suelen elaborar balances al inicio del ejercicio (balances de apertura), y balances con una periodicidad mensual, trimestral o semestral (balances parciales)

Toda empresa necesita conocer sus resultados y plasmarlos en un documento contable que determine este proceso. El balance general es en pocas palabras un resumen que refleja el panorama actual de su compaa. El balance general es un documento gua para la toma de decisiones financieras.

Importancia del balance general

Dentro del mundo de la contabilidad, el concepto de balance general es de suma importancia. Entendemos por balance general a la situacin patrimonial que una entidad (por lo general, una empresa o negocio de algn tipo) tiene, en relacin a sus bienes, propiedades, deudas y recursos humanos. El balance general es una ecuacin que permite a los que dirigen la entidad conocer cul es el estado patrimonial de la misma a partir de datos como lo que se tiene menos lo que se debe. En contabilidad, la idea de lo que se tiene se conoce como Activo mientras lo que se debe es llamado Pasivo. El balance general supone entonces la resta del Pasivo al Activo para conocer finalmente el monto de todo aquello que se posee. Cuando hablamos de balance general, hablamos de una ecuacin que toda entidad debe realizar al menos una vez por ao para conocer el estado de sus cuentas y para controlar, entre otras cosas, que la suma de sus pasivos (o todo lo que se debe) no sea mayor a la suma de sus activos (o todo lo que se tiene)

porque en ese caso estaramos hablando de un dficit financiero. La importancia del balance general radica entonces en la posibilidad de conocer la situacin actual de esa entidad a nivel financiero y monetario, evitando problemas de tal tipo. El balance general es, como tal, una ecuacin bastante simple en trminos generales. Sin embargo, para llevarse a cabo requiere un arduo trabajo y esto es as si se tiene en cuenta que todo debe ser contabilizado para obtener un resultado lo ms perfecto posible. En este sentido, podemos dividir al balance general en dos pares centrales que ya mencionamos: el pasivo y el activo. Dentro del activo, debemos volver a dividir entre activo fijo y activo circulante: mientras que en el primero encontramos todo aquello que no est destinado a la venta o a ser gastado (como por ejemplo los bienes muebles, inmuebles, bienes intangibles, inversiones a largo plazo como la compra de acciones), en el segundo encontramos todo aquello que circula, principalmente dinero lquido, productos terminados, materias primas, etc. En el caso de los pasivos, encontramos tambin la misma subdivisin: pasivos fijos (deudas a mediano y largo plazo, recursos propios, reservas) y pasivos circulantes (deudas a corto plazo).

Clasificacin ACTIVO Circulante a) Disponible Caja Bancos b) Realizable Valores Exigible - Efectos a Cobrar - Cuentas a Cobrar Inventarios Mercancas en Transito c) Prepagado Seguros pagados por Anticipado

Intereses Pagados por Anticipado Gastos Pagados por Anticipado Inversiones a Largo Plazo Cartera de Valores Edificios (No usados por la Empresa) Terrenos (No usados por la Empresa) Fijo o Inmovilizado Sujetos a depreciacin (Edificios - Maquinarias - Equipos - Instalaciones) No Sujetos a depreciacin (Terrenos)

Intangible Patentes Marcas de fbrica Cargos Diferidos Gastos de Constitucin Gastos de Publicacin Gastos de Explotacin Otros Activos Fondo de Pensiones Fondos Para Garantas

Cuentas de Orden Mercancas en Consignacin Banco Cuenta Giros al Cobro PASIVO Circulante Pagares

Efectos a Pagar Cuentas a pagar Impuestos a pagar Gastos a Pagar

A Largo Plazo Hipotecas Efectos a Pagar Cuentas a Pagar Apartados Apartado Para Prestaciones Sociales Apartado para Indemnizaciones Crditos Diferidos Intereses Cobrados por Anticipado Otros Pasivos Depsitos Recibidos en Garanta

Cuentas de Patrimonio Capital Supervit Reservas

Cuentas de Orden Per contra Depositantes de Mercancas en Consignacin Giros al Cobro

Estado de situacin patrimonial El estado de situacin patrimonial, tambin llamado balance general o balance de situacin, es un informe financiero contable que refleja la situacin de una empresa en un momento determinado.

Esquema que explica las partes de un balance contable.

El estado de situacin financiera se estructura a travs de tres conceptos patrimoniales, el activo, el pasivo y el patrimonio, desarrollados cada uno de ellos en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos patrimoniales. El activo incluye todas aquellas cuentas que reflejan los valores de los que dispone la entidad. Todos los elementos del activo son susceptibles de traer dinero a la empresa en el futuro, bien sea mediante su uso, su venta o su cambio. Por el contrario, el pasivo muestra todas las obligaciones ciertas del ente y las contingencias que deben registrarse. Estas obligaciones son, naturalmente, econmicas: prstamos, compras con pago diferido, etc. El patrimonio neto es el activo menos el pasivo y representa los aportes de los propietarios o accionistas ms los resultados no distribuidos. El patrimonio neto o capital contable muestra tambin la capacidad que tiene la empresa de autofinanciarse. La ecuacin bsica de la contabilidad relaciona estos tres conceptos: Patrimonio neto = Activo - Pasivo Que dicho de manera sencilla es: Lo que se posee = Lo que se tiene - Lo que se debe

Caja chica

Caja chica es una suma de dinero que se asigna a una oficina o empresa y que proviene de la superioridad, con ello debers solventar todos los gastos que se susciten en tu oficina o en donde te indiquen el lugar a cubrir con faltante de dinero, antes debers ponerte de acuerdo con quien te asigna esa responsabilidad, o sea deli-limitar a quien y cuando darlo, para entregar una mnima suma por ms insignificante que sea pedirs que te den un recibo a cambio o le hars firmar un recibo de recepcin de conformidad de la misma, ante el pedido de compras tiene en cuenta que en el lugar de la compra te den factura y a nombre de la empresa que emite el gasto y la rendicin es la suma total de esos recibos que debes detallar y encolumnar por fecha y poner al final el gasto mensual.

Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar registra los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancas o prestacin de servicios, nica y exclusivamente a crdito documentado (ttulos de crdito, letras de cambio y pagars) a favor de la empresa y para esto existe programas para llevar a cabo las operaciones. Por lo tanto se dice que esta cuenta presenta el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a los suscriptores de los ttulos de crdito el pago de su adeudo (documentado)derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancas o la prestacin de servicios a crdito; es decir, presenta un beneficio futuro fundadamente esperado.

Clasificacin de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar pueden clasificarse como de exigencia inmediata: CORTO PLAZO y A LARGO PLAZO. Corto plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un ao. Largo plazo: Su disponibilidad es a ms de un ao. Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situacin Financiera como activo corriente y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo corriente. Pueden subclasificarse de acuerdo a su origen en dos grupos que son: a) A cargo de clientes y, b) A cargo de otros deudores El proceso de cuentas por cobrar Facturacin Pagos Nota de Crdito Cuentas Incobrables Facturacin

Se inicia cuando se enva un pedido o cuando se completa la prestacin de un servicio; y es responsable de la asignacin del precio y de la emisin de una factura al cliente. Pagos Es una actividad constante e importante del proceso de las cuentas por cobrar. Al final de las actividades de cobranza de cada da, el departamento de crdito y cobranza determinara si ha llegado o no al objetivo diario, planteado por la gerencia.

Auditora de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y tambin no provenientes de ventas de bienes o servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estas cuentas, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que stos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De ah la importancia de controlar y de auditar las Cuentas por Cobrar el auditor establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la planeacin de la auditoria a estas cuentas. Las Cuentas por Cobrar constituyen una funcin dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas al departamento que corresponda.

Objetivos de la auditora de cuentas por cobrar

Comprobar si las cuentas por cobrar son autnticas y si tienen origen en operaciones de ventas. Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos). Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse. Comprobar si hay una valuacin permanente respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.

Verificar la existencia de deudores incobrables y su mtodo de clculo contable.

Procedimientos de la auditora de cuentas por cobrar

Respecto al Control Interno El anlisis de crdito se dedica a la recopilacin y evaluacin de informacin de crdito de los solicitantes para determinar si estos estn a la altura de los estndares de crdito de la empresa. 1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las cuentas por cobrar. 2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por cobrar. 3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. 4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.

Procedimientos 1. Verificar fsicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar. 2. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad. 3. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas. 4. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio particular y laboral, etc.

5. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estn legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario.. 6. Examinar las facturas de clientes, as como otros documentos justificativos de las cuentas por cobrar. 7. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas.

Respecto a los Deudores Incobrables 1. Verificar la ubicacin fsica de documentos incobrables. 2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de stos. 3. Verificar que se ha usado el mtodo adecuado en el clculo de la estimacin de deudores incobrables. 4. Comprobar si la base para la estimacin se ajusta a las disposiciones legales.