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Optimizando la productividad, la calidad y la seguridad

Sistema integrado para la gestin preventiva en las empresas

Ing. Ignacio Len Espinosa, Director de la Fundacin del Instituto de Seguridad del Trabajo de Chile. (Condensado del artculo publicado en la revista Seguridad & Gestin N 8)

El Instituto de Seguridad del Trabajo de Chile ha desarrollado una herramienta de gestin preventiva denominada el Sistema IST, dirigida a asegurar, en forma integral, el mejoramiento continuo de la productividad, la calidad y la seguridad, sin afectar el Medio Ambiente. De esa forma las empresas pueden evitar las perdidas por derroches, defectos y daos, al mismo tiempo que mejoran el clima organizacional y cumplen con la normatividad vigente.
Bases Conceptuales del Sistema Enfoque Sistmico. Uno de los aspectos claves en que se basa el Sistema IST, es la interdependencia existente entre la Productividad, la Calidad y la Seguridad; factores que se potencian entre s y son fuente de ventaja competitiva para la empresa; adems, porque son responsabilidad de la administracin y se asocian al buen desempeo de la lnea de mando, por lo tanto, deben ser componentes de una sola prioridad y una sola estrategia. El Desarrollo de acciones aisladas en cada uno de los tras factores mencionados, termina confundiendo a la gente debido a que les cambia peridicamente el foco de atencin y las prioridades, cuando en realidad debera haber un solo gran foco de atencin: hacer bien lo que se debe hacer. Prevencin. Definida como accin precedida de reflexin, es el concepto ms relevante asociado al Sistema IST. Para prevenir es necesario prever (ver anticipadamente), predecir (pronosticar lo que va a ocurrir) y preactuar (actuar anticipadamente); una manera racional y sistemtica de ser y de emprender cada actividad humana, dentro y fuera de la empresa, necesaria tanto para la productividad, como la calidad y la seguridad. Estandarizacin. Manejar estndares separados dificulta y encarece los esfuerzos de capacitacin, difusin y de control, entre otros. El Sistema IST considera que se deben establecer estndares nicos que integren los factores asociados a la productividad, calidad y seguridad. Estructura bsica del Sistema IST Partiendo de una concepcin sistmica de la empresa, el Sistema IST identifica cinco subsistemas bsicos en ella: Personas, Recursos, Ambiente, Procedimientos y Normativas, adems del subsistema Gestin, que integra sinrgicamente los otros subsistemas, a travs del conjunto de acciones estratgicas y funcionales que desarrolla la direccin de la empresa, o unidad de negocios, para guiar el desempeo de la organizacin hacia el logro de sus objetivos. El Sistema IST promueve la definicin de las caractersticas que idealmente debe cumplir cada subsistema para contribuir de manera ms efectiva al mejoramiento de la productividad, la calidad y la seguridad en la empresa. Con tal propsito, identifica un total de 37 reas de Mejoramiento y 330 Clusulas para los subsistemas mencionados (ver Esquema 1 en la pgina 3). Para entender mejor, define las reas de Mejoramiento como los aspectos relevantes de cada subsistema que al ser mejorados contribuirn significativamente en la optimizacin del subsistema. Por su parte las Clusulas se definen como breves descripciones de las condiciones necesarias de satisfacer (se hacen, se tienen o se cumplen, segn sea el caso. Ver el mismo esquema), para lograr el mejoramiento de las reas del subsistema, de modo que ste vaya tendiendo a ser como el caracterizado idealmente. Es importante entender que a travs de las Clusulas establecidas para los distintos subsistemas se pretende entregar una orientacin referencial para el vital establecimiento de estndares por parte de la empresa.

El Sistema IST fue desarrollado por un equipo multidisciplinario de ingenieros expertos en prevencin de riesgos, en calidad, en medio ambiente y en administracin de empresas; as como por mdicos de salud ocupacional, psiclogos laborales, especialistas en ergonoma, higiene industrial, en educacin de adultos. Cont adems con la revisin de un importante nmero de empresarios.

Requerimientos para la aplicacin del Sistema La experiencia ha demostrado que el xito en la aplicacin de cualquier sistema de gestin depender del grado de compromiso organizacional que se tenga con l, lo que ha de reflejarse en los siguientes requerimientos: a) Claridad de propsitos y unidad de accin en la organizacin; b) Liderazgo real y potente en torno a los propsitos; c) Integracin y concordancia con las estrategias generales; d) Motivacin hacia el mejoramiento continuo; e) Adaptacin inicial a los estilos y culturas organizacionales; f) Aseguramiento previo de un buen nivel del Orden y Limpieza; g) Direccin focalizada a los pocos crticos; h) Herramientas de gestin usadas con competencia; i) Operatividad en la aplicacin del control; j) Continuidad en la accin y persistencia en los propsitos. Cmo aplicar el Sistema Para la aplicacin del Sistema IST se recomienda que la empresa proceda en primer trmino, a fijar los objetivos de mejoramiento de resultados que estime necesarios, luego, que siga los siguientes pasos: Primer Paso. Hacer una evaluacin inicial de la situacin de la empresa respecto de cada una de las Clusulas. El propsito de esta evaluacin es determinar las fortalezas y debilidades de los esfuerzos que la empresa realiza por el control de Daos, Defectos y Derroches y la potencialidad de mejoramiento de sus sistemas de gestin preventiva. Segundo Paso. Tomar la decisin pertinente respecto de cada una de las Clusulas (Mantener, Desarrollar, Incorporar o Suspender), en funcin de los objetivos. Lo anterior implica la elaboracin de un Plan de Mejoramiento PCS, que se integre al normal desenvolvimiento de la Empresa. Tercer Paso. Asignar responsabilidad para el cumplimiento de cada una de las decisiones tomadas. Esta asignacin de responsabilidades puede hacerse a nivel de Clusulas o de reas de Mejoramiento, segn convenga. Para su cumplimiento, pueden aplicarse los modelos de mejoramiento continuo como el Ciclo de Shewhart (PVHA), ISMEC, el Modelo IST u otros que la empresa conozca o maneje y que sean aptos para el contenido de las Clusulas. Cuarto Paso. Vuelva a establecer la situacin de la empresa respecto de cada una de las Clusulas y contine con la secuencia anterior. Luego, las personas asignadas como responsables, en su calidad de jefe de proyecto, debieran: a) Estudiar ms en

detalle la situacin de la empresa respecto del contenido de cada una de las clusulas asignadas y el mejoramiento probable. b) Escoger o seleccionar el o los modelos de mejoramiento continuo que ms se adecuen al contenido de las clusulas. c) Definir o proponer, segn corresponda, los estndares para ir avanzando en la satisfaccin de las Clusulas. d) Realizar y/o liderar el trabajo para el cumplimiento de los estndares que se hayan establecido. e) Verificar el cumplimiento de los estndares y de los resultados que de l se esperan. Para facilitar la accin de las personas asignadas como responsables, el Sistema IST ha contemplado 53 herramientas que ayudarn a su implementacin y desarrollo evolutivo, como son: Principios de Administracin (como el de la Relacin Siembra-Cosecha), de Control (como el de los Estndares), de Comunicacin (como el de la Retroalimentacin) y de Motivacin (como el de Participacin). Los Modelos (como el de Mejoramiento Continuo, Causalidad de Prdidas por Derroches, Defectos y Daos). Los Mtodos (como las 5S, Resolucin de Problemas, Mapeo de Procesos), Las Tcnicas Preventivas (como la Inspeccin Planeada, Proceso de Investigacin); y otras Herramientas Miscelneas (como el Sistema Lgico de Resultados, Listas de Verificacin en Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente). Las Guas que permiten una mejor comprensin de las Clusulas y las Auditoras para facilitar la implementacin del Sistema se proveen como parte del proceso de entrenamiento y asesora a las empresas que formalmente acuerden la aplicacin del Sistema IST. Finalmente, el Sistema IST considera necesario que cada empresa lo operativice adaptndolo a su realidad, necesidades y expectativas, a travs de un Plan o Programa especfico que se adecue a los estilos y formas de gestin de la empresa. Asimismo, la cobertura y ritmo de avance son decididos por la propia empresa, a la luz de su visin del negocio y expectativas. Lo que se aplica en realidad es el plan de la empresa basado en el Sistema IST, el grado de integracin real del sistema se aprecia, precisamente, cuando es la propia organizacin con sus estructuras normales la que lo sostiene y desarrolla. Inclusive, el Sistema recibe un nombre que permite considerarlo como propio.

(Esquema 1)

AREAS DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA IST (Para el Control de Derroches, Defectos y Daos)
AREAS DE MEJORAMIENTO 1.1 Liderazgo y Compromiso gerencial 1.2 Planificacin para la Accin Preventiva 1.3 Medicin del desempeo y resultados 1.4 Sistema de Informacin para la Gestin Preventiva 2.1 Captacin de Talentos y Capacidades 2.2 Induccin a los Trabajadores 2.3 Clima Laboral 2.4 Desempeo de las Personas en la Organizacin 2.5 Capacitacin y Desarrollo 2.6 Liderazgo y Comunicacin 2.7 Compromiso de los Trabajadores 2.8 Contribucin y Desempeo del Personal Externo 3.1 Diseo de Instalaciones, Equipos y Otros 3.2 Adquisicin de Itemes Crticos 3.3 Instalacin de Mquinas, Equipos y Otros 3.4 Operacin de Mquinas, Equipos y Otros 3.5 Mantenimiento de Instalaciones, Equipos y Maquinarias 4.1 Orden y Limpieza 4.2 Distribucin de Espacios 4.3 Sealizacin y Demarcacin 4.4 Condiciones de Higiene y Salud Ocupacional 4.5 Confort de los Trabajadores y Saneamiento Bsico 4.6 Manejo de Sustancias Peligrosas 4.7 Medio Ambiente 5.1 Inventarios Crticos 5.2 Procedimientos de Operaciones 5.3 Procedimientos de Apoyo a las Operaciones 5.4 Procedimientos para Emergencias 6.1 Cumplimiento de Normas Legales de Seguridad y S.O. 6.2 Cumplimiento de Normas Tcnicas de Seguridad y S.O. 6.3 Aplicacin de Normas de Certificacin de Seguridad y S.O. 6.4 Cumplimiento de Normas Legales de Medio Ambiente 6.5 Cumplimiento de Normas Tcnicas de Medio Ambiente 6.6 Aplicacin de Normas de Certificacin de Medio Ambiente 6.7 Cumplimiento de Normas Legales de Calidad 6.8 Cumplimiento de Normas Tcnicas de Calidad 6.9 Aplicacin de Normas de Certificacin de Calidad CLUSULAS 11 7 8 7 (33) 6 7 10 8 15 9 8 7 (70) 13 16 6 13 11 (59) 9 8 11 16 7 10 12 (73) 9 13 12 14 (48) 7 5 4 7 5 4 6 5 4 (47)

SUBSISTEMAS

Gestin

Personas

Recursos

Ambiente

Procedimientos

Normativas

TOTALES

37

330