AUTOMATIZAR BIBLIOTECAS

Por: DIEGO MEDINA HERNANDEZ

FUNDACIN UNIVERSITARIA INPAHU FACULTAD DE INGENIERIA Y TECNOLOGIA DE LA INFORMACIN ADMINISTRACIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN BOGOT, SEPTIEMBRE 2012

AUTOMATIZAR BIBLIOTECAS La automatizacin de bibliotecas se realiz en el mundo hace ya varias dcadas, es una expresin del atraso cultural en el que por diversas razones todava estamos sumidos en pases como los nuestros, donde las bibliotecas, en su aspiracin a la automatizacin, confrontaron varios problemas: la falta de presupuesto, la ignorancia de las posibilidades de la tecnologa, la escasez de asistencia y de personal capaz de formular y gerenciar proyectos, entre otros. Automatiza es segn la Real Academia de la Lengua Espaola, aplicar la automtica a un proceso, es decir, lograr que ese proceso se realice como un todo o en parte. Automatizar procesos es importante porque ganamos eficiencia y productividad en trabajos que, de alguna manera, son rutinarios o mecnicos. La automatizacin de bibliotecas permiti, desde hace varias dcadas, la generacin automtica de los ficheros usados para brindar a los usuarios la informacin que requeran acerca de las colecciones bibliogrficas y hemerogrficas que integraban la biblioteca. En la ltima dcada, la humanidad comienza a vivir un salto cualitativo con el desarrollo de las nuevas tecnologas de la informacin y las comunicaciones, en particular con la aparicin de la World Wide Web y su impacto en Internet. Al incorporar estas tecnologas en nuestras instituciones no slo podemos hacer mejor las cosas, sino que podemos hacer nuevas cosas. Qu es introduccin de tecnologas? Introducir tecnologas en una organizacin es algo que dista mucho de la mera adquisicin de equipos y programas. Introducir tecnologas es atender todo lo que se requiere para que esas tecnologas sean usadas por el personal en funcin de los objetivos de la institucin. La compresin del concepto, que parece sencillo en su formulacin, diera la impresin de no ser tan fcil cuando se revisan las experiencias prcticas de las organizacione. La primera idea y acaso la ms importante aqu, es que el xito no debe estar referido a la instalacin de los sistemas sino al factor humano. Los computadores no trabajan solos y s no se eleva el nivel de (cultura digital). En un proceso de introduccin de tecnologas debemos escoger bien los productos, los sistemas, los equipos y los asesores, pero la atencin principal debe estar en la gente, los procesos de induccin, la educacin, la cultura digital de la organizacin, la gestin de proyectos, la transferencia tecnolgica. Si se planifica y se cuidan los procesos humanos ligados a la introduccin de tecnologas, el segundo aspecto de alta relevancia es el soporte tcnico. En un proceso de introduccin de tecnologas bien llevado, la organizacin, independientemente de su punto de partida, debe apropiarse de la tecnologa. Esta apropiacin es clave para el xito. Lo que viene despus Cmo fue sealado, la (introduccin de tecnologas) no persigue, como la (automatizacin), mejorar cuantitativamente los procesos que se venan realizando y los servicios que se venan prestando. Las nuevas tecnologas permiten hacer cosas distintas. Un director de bibliotecas y en general, un profesional de ciencias de la informacin, debe entender las nuevas tecnologas no slo para mejorar sus servicios sino para desarrollar nuevos servicios. Las facilidades de comunicacin de las nuevas tecnologas permiten no slo desarrollar servicios de informacin, sino redes de servicios. Ahora bien, el desarrollo de redes de servicio tiene implicaciones organizacionales que no deben dejar de pasar desapercibidas, sobre todo en los sitios donde hay escasa tradicin de coordinacin de proyectos interinstitucionales. Este tipo de proyectos es lo que, para los que cumplimentaron la etapa de la automatizacin, debe venir despus de ella. Los que no la desarrollaron deben plantearse nuevos horizontes de servicios que justifiquen los costos de adquisicin de la tecnologa y les permitan realmente desarrollar su

misin. Las organizaciones que no comprendan la necesidad de este tipo de proyectos, aunque usen computadores y redes, seguirn viviendo en la dcada pasada. Redes de servicios Una de las caractersticas de los nuevos sistemas de teleinformacin es la posibilidad de integracin de servicios que residen en lugares diferentes en un nico servicio virtual, sencillo de usar y transparente para el usuario final. El usuario quiere poder consultar varias bibliotecas, centros de documentacin y centros de informacin con una nica consulta. Quiere poder seleccionar cules sitios consultar simultneamente y distinguir rpidamente el aporte de cada servidor o base de datos en la salida final. No debe confundirse la consulta en un catlogo colectivo integrado con la bsqueda simultnea en varios servidores. La primera tiende a estar desactualizada. La segunda es por definicin una consulta actualizada porque la salida que recibe al usuario se recibe, en lnea, con la informacin generada por cada servidor. Las redes de servicios son parte de las iniciativas digitales desarrolladas en distintas partes del mundo. Sin embargo, no debe pasarse desapercibido que no son nicamente las capacidades de los sistemas de computacin y las nuevas tecnologas las que permiten que estas iniciativas digitales se desarrollen. Antes bien, su desarrollo es la expresin de una tradicin de cooperacin interorganizacional. Diseminacin selectiva de informacin En los prximos aos sern cada vez ms raros los usuarios que no tengan una direccin de correo electrnico. Los servicios pblicos gratuitos de correo electrnico popularizan cada vez ms el correo electrnico como herramienta. Esto, a su vez, repercute en los modernos sistemas de informacin a travs del Web estimulando la diseminacin selectiva de informacin en forma automtica. La diseminacin selectiva de informacin es un viejo concepto manejado por biblioteclogos, archivlogos y documentalistas desde hace muchas dcadas. Lo realmente interesante en la poca actual es la posibilidad de hacer diseminacin selectiva de informacin en forma completamente automtica La diseminacin selectiva de informacin (DSI) ha sido tradicionalmente un problema no resuelto de Centros de Documentacin, Centros de Informacin y Bibliotecas. Los perfiles de usuarios estn, la informacin est, pero mantener un servicio de diseminacin selectiva funcionando en forma eficiente consume significativos recursos organizacionales y es casi inevitable que en un procesamiento manual o semiautomtico. Hay centros en los que el servicio de DSI consume en forma total el tiempo de varias personas. En esas condiciones, es difcil para una institucin innovar con nuevos productos de informacin que se adaptan a nuevos tipos de usuarios o a perfiles de usuarios ms sofisticados. Ms all de su conceptualizacin o definicin, el desarrollo de nuevos servicios para los usuarios involucra demasiado tiempo, trabajo y energas. No se puede pensar en atender requerimientos demasiado especficos con herramientas manuales o semiautomticas. Las nuevas tecnologas brindan una salida de altsima eficiencia para todos los problemas de Diseminacin Selectiva de Informacin mediante productos que integran en un nico concepto el servicio de base de datos, la agenda del sistema operativo y el correo electrnico. Personajes virtuales Una de las caractersticas interesantes en los sistemas modernos, es el empleo de personajes virtuales que prestan asistencia a directores y personal de procesos tcnicos en el manejo de servicios de informacin. Estos personajes humanizan los sistemas y se convierten en asistentes efectivos y trabajadores eficientes.

Los personajes virtuales hacen seguimiento, supervisan, avisan, preguntan, felicitan. Esta capacidad es sumamente til en nuestros pases donde los problemas de escasez de personal estn siempre presentes. El desarrollo de redes de servicios en los trminos descritos arriba requiere de una capacidad de seguimiento del estado de la red, de los servidores eventualmente cados, del cumplimento de metas de carga de datos y elaboracin y consolidacin de estadsticas y grficos tareas todas que consumen valiosos recursos y estn sujetas a demasiadas fallas si se intentan realizar con trabajadores humanos. Alternativamente un director de bibliotecas, encargado de una red, Publicaciones electrnicas Las nuevas tecnologas redimensionaron las posibilidades de las publicaciones electrnicas. Desde hace un poco ms de veinte aos la publicacin electrnica viene desarrollndose, pero es realmente con la aparicin del Web y su impacto en Internet cuando se convierte en una autntica alternativa para muchas instituciones. La publicacin electrnica, si bien surge en muchos casos como una extensin natural de los servicios de las bibliotecas y centros de documentacin, bajo la idea de que se trata simplemente de ofrecer a travs de la red el mismo texto completo que se ofreca en las salas de lectura o en el servicio de prstamo circulante, es inevitable la necesidad de considerar las implicaciones de organizacin que tiene el desarrollo de servicio de editorial electrnica. Los ordenadores De esa poca eran mquinas caras y ms pobres que las actuales en la realizacin de las funciones, de forma que slo podan realizar operaciones en batch (Off line). Generalmente estos ordenadores usados por muchos usuarios que no podan trabajar al mismo tiempo, sino que lo hacan sucesivamente; no trabajando en modo interactivo. Otra de las caractersticas de estas experiencias de informacin, era que los ordenadores no dependan directamente de la biblioteca, y eran manejados por personal que no era bibliotecario, ni tena relacin con la biblioteca. Adems los programas no estaban adaptados Estas mquinas funcionaban con cintas o sistemas rudimentarios de disco y que haca imposible el acceso directo a los datos, pues slo trabajaban de forma secuencial. Las tareas bibliotecarias en estos ordenadores eran de tipo secundario, utilizndose la informacin proporcionada como subproductos en forma de listados. LA LIBRARY OF CONGRESS Ofreca y ofrece unos servicios al resto de las bibliotecas de su pas. Entre estos provea a las bibliotecas que lo solicitasen de las fichas catalogrficas de sus fondos y as las otras bibliotecas simplificaban su trabajo de catalogacin. Pronto se planteo la mecanizacin del catlogo de la Library of Congress, y de esa forma se poda distribuir el catlogo de la Library of Congress en soporte informtico. Para realizar este proyecto se precisaba un formato de estructura normalizada que permitiese que todas las bibliotecas pudiesen leer sus registros e incorporarlos a sus catlogos informatizados. DIGITALIZACION DE IMAGENES La digitalizacin consiste en traducir y obtener la imagen de un documento en un conjunto de seales elctricas, que pueden ser comprendidas y manejadas mediante ordenadores. Es posible trasmitir de forma rpida esos documentos. Pues se puede trasmitir en seales elctricas la imagen digitalizada de un documento. De esa manera tambin se puede obtener la recuperacin de esas imgenes de forma automtica. Con lo cual se consigue que en un centro de documentacin no se consulten las imgenes directamente, aspecto que favorece la conservacin de los originales. DISCOS OPTICOS - Su utilizacin en los centros de documentacin - CD-ROM, ediciones en CD-ROM Los documentalistas suelen distinguir dos tipos de discos pticos:

- Discos pticos analgicos, destinados a almacenar imgenes y no tienen que ver nada con la informtica; son los video discos. - Discos ptico-numricos; Son discos de tipo informtico que se destinan a almacenar Informacin codificada en 0 y 1. En general cuando en informtica se habla de discos pticos se refiere a los del tipo primeramente reseado. Estos discos se llaman pticos porque funcionan basados en la tecnologa del rayo lser, de ah el nombre de pticos y no porque se destinen a la grabacin de imgenes, lo que en principio tambin es posible. El funcionamiento del disco ptico tiene su base en el funcionamiento del lser, que es una luz coherente de alta energa, que hace que tenga usos como la soldadura y el corte de materiales, etc. Las dimensiones del rayo de luz lser pueden controlarse con gran precisin, a tamaos realmente microscpicos, lo que da gran precisin a los trabajos realizados con esta luz. LOS CD-ROM Hay una clase especial de discos pticos, que no entran en las categoras anteriores, son los CDROM o compact-disc, se trata de discos pticos absolutamente normalizados, con una dimensin estndar de 12 cm.de dimetro, as como respecto a sus caractersticas de tipo lgico, con unas extensiones para su manejo normalizadas. Con la extensin estndar podemos leer cualquier CDROM. Los CD-ROM se diferencian de los otros discos por estar pensados para leer o recuperar datos de ellos, nunca para grabar datos, o sea que slo se emplean equipos lectores. Dada esta caracterstica hay industrias editoras en este formato que sacan al mercado discos con determinada informacin grabada. Estas caractersticas han hecho que el modo de trabajo de los centros de documentacin haya cambiado en los ltimos tiempos. La economa de los aparatos lectores, y los propios compact producidos en gran nmero y con variadas informaciones favorecen la gran difusin de este material, que ha llegado prcticamente a todos los centros de documentacin. GESTOR DE DOCUMENTOS Su finalidad es la gestin de documentos electrnicos que se usan en una organizacin. Suelen usar una interficie web (Intranet). La funcionalidades requeridas para este tipo de herramienta son: Depsito de documentos electrnicos en formato original. Workflow para la edicin los documentos. Clasificacin de documentos. Buscador de documentos y de su contenido. Control y gestin de los flujos de trabajo. Diferentes niveles de acceso. Control e histrico de versiones. ALGUNAS HERRAMIENTAS Alfresco Es un gestor de documentos electrnicos que permite controlar la creacin, recepcin, preservacin y acceso de los documentos de una organizacin. Nuxeo Es un gestor de documentos que se puede integrar al resto de aplicaciones empresariales facilitando as los procesos de negocios y la toma de decisiones. Archon Es un sistema de gestin de archivos escrito en PHP de fcil instalacin y configuracin. Dspace Es un programa de gestin de depsitos digitales institucionales, desarrollado por el MIT y HP. Su finalidad es recopilar, organizar y preservar la produccin cientfica de una institucin.

E-Prints Es un sistema desarrollado por la Universidad de Southampton. Es un sistema de gestin de depsitos digitales institucionales de fcil funcionamiento. Permite almacenar gran nmero de publicaciones electrnicas. Fedora Es un sistema de gestin de depsitos ms avanzado, permite la gestin de objetos digitales. Cada documento es un objeto dinmico al cual se asocian una serie de elementos (anotaciones, grficos, etc.), de forma que su mantenimiento, gestin, acceso, difusin y reutilizacin es mucho ms flexible. Greenstone Es un software para la creacin de bibliotecas digitales. Permite organizar y publicar documentos electrnicos en cualquier formato. Potnia Es un programa para directorios temticos, desarrollado para colecciones de recursos cientficos, revistas electrnicas, publicaciones, bases de datos, etc. La estructura de la base de datos sigue el estndar definido por el conjunto de metadatos Dublin Core. PMB Es un sistema de gestin de bibliotecas o de una red de bibliotecas integrada en un catlogo colectivo. Funciona con formato UNIMARC, pero incorpora un sistema de conversin y exportacin a formatos USMARC, MARC21 y XML. Openbiblio Es un sistema integrado de gestin de bibliotecas va web. Contiene los mdulos bsicos de administracin, catalogacin, prstamo y generacin de informes. El sistema ofrece permanentemente ayuda contextualizada para cada mdulo, adems de una ayuda general disponible a pie de pgina. Tematres Es una aplicacin web para la gestin de lenguajes documentales. Est orientada al desarrollo de tesaurus jerrquicos, pero tambin se puede usar para estructuras de navegacin web o como complemento de navegacin de un gestor de contenidos, biblioteca digital o catlogos de bibliotecas.