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MINISTERIO DE SALUD

RESOLUCION NUMERO 1995 DE 1999 (JULIO 8)

por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clnica

EL MINISTRO DE SALUD

En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por los artculos 1, 3, 4 y los numerales 1 y 3 del artculo 7 del Decreto 1292 de 1994 y

CONSIDERANDO

Que conforme al artculo 8 de la Ley 10 de 1990, al Ministerio de Salud le corresponde formular las polticas y dictar todas las normas cientficoadministrativas, de obligatorio cumplimiento por las entidades que integran el sistema de salud. Que la Ley 100 de 1993, en su Artculo 173 numeral 2, faculta al Ministerio de Salud para dictar las normas cientficas que regulan la calidad de los servicios, de obligatorio cumplimiento por parte de todas las Entidades Promotoras de Salud, los Prestadores de Servicios de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud y las direcciones Seccinales, Distritales y Locales de Salud. Que el Decreto 2174 de 1996, mediante el cual se organiz el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad del Sistema General de Seguridad Social en Salud, en el numeral 4 del Artculo 5, estableci como uno de los objetivos del mismo, estimular el desarrollo de un sistema de informacin sobre la calidad, que facilitara la realizacin de las labores de auditoria, vigilancia y control y contribuyera a una mayor informacin de los usuarios. Que la Historia Clnica es un documento de vital importancia para la prestacin de los servicios de atencin en salud y para el desarrollo cientfico y cultural del sector.
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Que de conformidad con el Artculo 35 de la Ley 23 de 1981, corresponde al Ministerio de Salud implantar modelos relacionados con el diligenciamiento de la Historia Clnica en el Sistema Nacional de Salud. Que se hace necesario expedir las normas correspondientes al diligenciamiento, administracin, conservacin, custodia y confidencialidad de las historias clnicas, conforme a los parmetros del Ministerio de Salud y del Archivo General de la Nacin en lo concerniente a los aspectos archivsticos contemplados en la Ley 80 de 1989.

RESUELVE:

CAPITULO I

ARTICULO 1. DEFINICIONES. a) La Historia Clnica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronolgicamente las condiciones de salud del paciente, los actos mdicos y los dems procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atencin. Dicho documento nicamente puede ser conocido por terceros previa autorizacin del paciente o en los casos previstos por la ley. Estado de salud: El estado de salud del paciente se registra en los datos e informes acerca de la condicin somtica, psquica, social, cultural, econmica y medioambiental que pueden incidir en la salud del usuario. Equipo de Salud. Son los Profesionales, Tcnicos y Auxiliares del rea de la salud que realizan la atencin clnico asistencial directa del Usuario y los Auditores Mdicos de Aseguradoras y Prestadores responsables de la evaluacin de la calidad del servicio brindado. Historia Clnica para efectos archivsticos: Se entiende como el expediente conformado por el conjunto de documentos en los que se efecta el registro obligatorio del estado de salud, los actos mdicos y dems procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en la atencin de un paciente, el cual tambin tiene el carcter de reservado. Archivo de Gestin: Es aquel donde reposan las Historias Clnicas de los Usuarios activos y de los que no han utilizado el servicio durante los cinco aos siguientes a la ltima atencin.
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b)

c)

d)

e)

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f)

Archivo Central: Es aquel donde reposan las Historias Clnicas de los Usuarios que no volvieron a usar los servicios de atencin en salud del prestador, transcurridos 5 aos desde la ltima atencin. Archivo Histrico. Es aquel al cual se transfieren las Historias Clnicas que por su valor cientfico, histrico o cultural, deben ser conservadas permanentemente.

g)

ARTICULO 2. AMBITO DE APLICACIN. Las disposiciones de la presente resolucin sern de obligatorio cumplimiento para todos los prestadores de servicios de salud y dems personas naturales o jurdicas que se relacionen con la atencin en salud.

ARTICULO 3. CARACTERSTICAS DE LA HISTORIA CLNICA. Las caractersticas bsicas son: Integralidad: La historia clnica de un usuario debe reunir la informacin de los aspectos cientficos, tcnicos y administrativos relativos a la atencin en salud en las fases de fomento, promocin de la salud, prevencin especfica, diagnstico, tratamiento y rehabilitacin de la enfermedad, abordndolo como un todo en sus aspectos biolgico, psicolgico y social, e interrelacionado con sus dimensiones personal, familiar y comunitaria. Secuencialidad: Los registros de la prestacin de los servicios en salud deben consignarse en la secuencia cronolgica en que ocurri la atencin. Desde el punto de vista archivstico la historia clnica es un expediente que de manera cronolgica debe acumular documentos relativos a la prestacin de servicios de salud brindados al usuario. Racionalidad cientfica: Para los efectos de la presente resolucin, es la aplicacin de criterios cientficos en el diligenciamiento y registro de las acciones en salud brindadas a un usuario, de modo que evidencie en forma lgica, clara y completa, el procedimiento que se realiz en la investigacin de las condiciones de salud del paciente, diagnstico y plan de manejo. Disponibilidad: Es la posibilidad de utilizar la historia clnica en el momento en que se necesita, con las limitaciones que impone la Ley. Oportunidad: Es el diligenciamiento de los registros de atencin de la historia clnica, simultnea o inmediatamente despus de que ocurre la prestacin del servicio.
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ARTICULO 4. OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO. Los profesionales, tcnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atencin a un usuario, tienen la obligacin de registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y resultados de las acciones en salud desarrolladas, conforme a las caractersticas sealadas en la presente resolucin.

CAPITULO II

ARTICULO 5. GENERALIDADES. La Historia Clnica debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotacin debe llevar la fecha y hora en la que se realiza, con el nombre completo y firma del autor de la misma.

ARTICULO 6. APERTURA E IDENTIFICACIN DE LA HISTORIA CLNICA. Todo prestador de servicios de salud que atiende por primera vez a un usuario debe realizar el proceso de apertura de historia clnica. A partir del primero de enero del ao 2000, la identificacin de la historia clnica se har con el nmero de la cdula de ciudadana para los mayores de edad; el nmero de la tarjeta de identidad para los menores de edad mayores de siete aos, y el nmero del registro civil para los menores de siete aos. Para los extranjeros con el nmero de pasaporte o cdula de extranjera. En el caso en que no exista documento de identidad de los menores de edad, se utilizar el nmero de la cdula de ciudadana de la madre, o el del padre en ausencia de sta, seguido de un nmero consecutivo de acuerdo al nmero de orden del menor en el grupo familiar. PARAGRAFO 1. Mientras se cumple el plazo en mencin, los prestadores de servicios de salud deben iniciar el proceso de adecuacin correspondiente a lo ordenado en el presente artculo. PARAGRAFO 2. Todo prestador de servicios de salud debe utilizar una historia nica institucional, la cual debe estar ubicada en el archivo respectivo de acuerdo a los tiempos de retencin, y organizar un sistema que le permita saber en todo momento, en qu lugar de la institucin se encuentra la historia clnica, y a quien y en qu fecha ha sido entregada.

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ARTICULO 7. NUMERACION CONSECUTIVA DE LA HISTORIA CLINICA Todos los folios que componen la historia clnica deben numerarse en forma consecutiva, por tipos de registro, por el responsable del diligenciamiento de la misma.

ARTICULO 8. COMPONENTES. Son componentes de la historia clnica, la identificacin del usuario, los registros especficos y los anexos.

ARTICULO 9. IDENTIFICACIN DEL USUARIO. Los contenidos mnimos de este componente son: datos personales de identificacin del usuario, apellidos y nombres completos, estado civil, documento de identidad, fecha de nacimiento, edad, sexo, ocupacin, direccin y telfono del domicilio y lugar de residencia, nombre y telfono del acompaante; nombre, telfono y parentesco de la persona responsable del usuario, segn el caso; aseguradora y tipo de vinculacin.

ARTICULO 10. REGISTROS ESPECFICOS. Registro especfico es el documento en el que se consignan los datos e informes de un tipo determinado de atencin. El prestador de servicios de salud debe seleccionar para consignar la informacin de la atencin en salud brindada al usuario, los registros especficos que correspondan a la naturaleza del servicio que presta. Los contenidos mnimos de informacin de la atencin prestada al usuario, que debe contener el registro especfico son los mismos contemplados en la Resolucin 2546 de julio 2 de 1998 y las normas que la modifiquen o adicionen y los generalmente aceptados en la practica de las disciplinas del rea de la salud. PARAGRAFO 1. Cada institucin podr definir los datos adicionales en la historia clnica, que resulten necesarios para la adecuada atencin del paciente. PARAGRAFO 2. Todo prestador de servicios de salud debe adoptar mediante el acto respectivo, los registros especficos, de conformidad con los servicios prestados en su Institucin, as como el contenido de los mismos en los que se incluyan adems de los contenidos mnimos los que resulten necesarios para la adecuada atencin del paciente. El prestador de servicios puede adoptar los
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formatos y medios de registro que respondan a sus necesidades, sin perjuicio del cumplimiento de las instrucciones impartidas por las autoridades competentes.

ARTICULO 11. ANEXOS. Son todos aquellos documentos que sirven como sustento legal, tcnico, cientfico y/o administrativo de las acciones realizadas al usuario en los procesos de atencin, tales como: autorizaciones para intervenciones quirrgicas (consentimiento informado), procedimientos, autorizacin para necropsia, declaracin de retiro voluntario y dems documentos que las instituciones prestadoras consideren pertinentes. PARAGRAFO 1. Los reportes de exmenes paraclinicos podrn ser entregados al paciente luego que el resultado sea registrado en la historia clnica, en el registro especifico de exmenes paraclinicos que el prestador de servicios deber establecer en forma obligatoria para tal fin. PARAGRAFO 2. A partir de la fecha de expedicin de la presente resolucin, en los casos de imgenes diagnosticas, los reportes de interpretacin de las mismas tambin debern registrarse en el registro especifico de exmenes paraclinicos y las imgenes diagnosticas podrn ser entregadas al paciente, explicndole la importancia de ser conservadas para futuros anlisis, acto del cual deber dejarse constancia en la historia clnica con la firma del paciente. PARAGRAFO 3. Los archivos de imgenes diagnosticas que hasta la fecha existen en las Instituciones Prestadoras de servicios debern conservarse de acuerdo a los tiempos fijados en l articulo 15 de la presente resolucin. Los prestadores de servicios podrn efectuar la entrega de las imgenes que reposan en estos archivos, al usuario, dejando constancia de ello en la historia clnica. PARAGRAFO 4. En todo caso el prestador de servicios ser responsable de estas imgenes, si no ha dejado constancia en la historia clnica de su entrega. Cuando existiere esta constancia firmada por el usuario, ser este ultimo el responsable de la conservacin de las mismas.

CAPITULO III

ARTICULO 12. OBLIGATORIEDAD DEL ARCHIVO. Todos los prestadores de servicios de salud, deben tener un archivo nico de historias clnicas en las etapas de archivo de gestin, central e histrico, el cual
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ser organizado y prestar los servicios pertinentes guardando los principios generales establecidos en el Acuerdo 07 de 1994, referente al Reglamento General de Archivos, expedido por el Archivo General de la Nacin y dems normas que lo modifiquen o adicionen.

ARTICULO 13. CUSTODIA DE LA HISTORIA CLNICA. La custodia de la historia clnica estar a cargo del prestador de servicios de salud que la gener en el curso de la atencin, cumpliendo los procedimientos de archivo sealados en la presente resolucin, sin perjuicio de los sealados en otras normas legales vigentes. El prestador podr entregar copia de la historia clnica al usuario o a su representante legal cuando este lo solicite, para los efectos previstos en las disposiciones legales vigentes. PARAGRAFO 1. Del traslado entre prestadores de servicios de salud de la historia clnica de un usuario, debe dejarse constancia en las actas de entrega o de devolucin, suscritas por los funcionarios responsables de las entidades encargadas de su custodia. PARAGRAFO 2. En los eventos en que existan mltiples historias clnicas, el prestador que requiera informacin contenida en ellas, podr solicitar copia al prestador a cargo de las mismas, previa autorizacin del usuario o su representante legal. PARAGRAFO 3. En caso de liquidacin de una Institucin Prestadora de Servicios de Salud, la historia clnica se deber entregar al usuario o a su representante legal. Ante la imposibilidad de su entrega al usuario o a su representante legal, el liquidador de la empresa designar a cargo de quien estar la custodia de la historia clnica, hasta por el trmino de conservacin previsto legalmente. Este hecho se comunicar por escrito a la Direccin Seccional, Distrital o Local de Salud competente, la cual deber guardar archivo de estas comunicaciones a fin de informar al usuario o a la autoridad competente, bajo la custodia de quien se encuentra la historia clnica.

ARTICULO 14. ACCESO A LA HISTORIA CLNICA. Podrn acceder a la informacin contenida en la historia clnica, en los trminos previstos en la Ley: 1. 2. El usuario. El Equipo de Salud.
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3. 4.

Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley. Las dems personas determinadas en la ley.

PARAGRAFO. El acceso a la historia clnica, se entiende en todos los casos, nica y exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo caso, mantenerse la reserva legal.

ARTICULO 15. RETENCIN Y TIEMPO DE CONSERVACIN. La historia clnica debe conservarse por un periodo mnimo de 20 aos contados a partir de la fecha de la ltima atencin. Mnimo cinco (5) aos en el archivo de gestin del prestador de servicios de salud, y mnimo quince (15) aos en el archivo central. Una vez transcurrido el trmino de conservacin, la historia clnica podr destruirse.

ARTICULO 16. SEGURIDAD DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLNICAS. El prestador de servicios de salud, debe archivar la historia clnica en un rea restringida, con acceso limitado al personal de salud autorizado, conservando las historias clnicas en condiciones que garanticen la integridad fsica y tcnica, sin adulteracin o alteracin de la informacin. Las instituciones prestadoras de servicios de salud y en general los prestadores encargados de la custodia de la historia clnica, deben velar por la conservacin de la misma y responder por su adecuado cuidado.

ARTICULO 17. CONDICIONES FSICAS DE CONSERVACIN DE LA HISTORIA CLNICA. Los archivos de historias clnicas deben conservarse en condiciones locativas, procedimentales, medioambientales y materiales, propias para tal fin, de acuerdo con los parmetros establecidos por el Archivo General de la Nacin en los acuerdos 07 de 1994, 11 de 1996 y 05 de 1997, o las normas que los deroguen, modifiquen o adicionen.

ARTICULO 18. DE LOS MEDIOS TCNICOS CONSERVACIN DE LA HISTORIA CLNICA.

DE

REGISTRO

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Los Prestadores de Servicios de Salud pueden utilizar medios fsicos o tcnicos como computadoras y medios magneto-pticos, cuando as lo consideren conveniente, atendiendo lo establecido en la circular 2 de 1997 expedida por el Archivo General de la Nacin, o las normas que la modifiquen o adicionen. Los programas automatizados que se diseen y utilicen para el manejo de las Historias Clnicas, as como sus equipos y soportes documentales, deben estar provistos de mecanismos de seguridad, que imposibiliten la incorporacin de modificaciones a la Historia Clnica una vez se registren y guarden los datos. En todo caso debe protegerse la reserva de la historia clnica mediante mecanismos que impidan el acceso de personal no autorizado para conocerla y adoptar las medidas tendientes a evitar la destruccin de los registros en forma accidental o provocada. Los prestadores de servicios de salud deben permitir la identificacin del personal responsable de los datos consignados, mediante cdigos, indicadores u otros medios que reemplacen la firma y sello de las historias en medios fsicos, de forma que se establezca con exactitud quien realiz los registros, la hora y fecha del registro.

CAPITULO IV

ARTICULO 19. DEFINICION. Defnase el comit de historias clnicas como el conjunto de personas que al interior de una Institucin Prestadora de Servicios de Salud, se encarga de velar por el cumplimiento de las normas establecidas para el correcto diligenciamiento y adecuado manejo de la historia clnica. Dicho comit debe establecerse formalmente como cuerpo colegiado o mediante asignacin de funciones a uno de los comits existentes en la Institucin. PARAGRAFO. El comit debe estar integrado por personal del equipo de salud. De las reuniones, se levantarn actas con copia a la direccin de la Institucin.

ARTICULO 20. FUNCIONES DEL COMIT DE HISTORIAS CLINICAS. a. Promover en la Institucin la adopcin de las normas nacionales sobre historia clnica y velar porque estas se cumplan.

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b.

Elaborar, sugerir y vigilar el cumplimiento del manual de normas y procedimientos de los registros clnicos del Prestador, incluida la historia clnica. Elevar a la Direccin y al Comit Tcnico-Cientfico, recomendaciones sobre los formatos de los registros especficos y anexos que debe contener la historia clnica, as como los mecanismos para mejorar los registros en ella consignados. Vigilar que se provean los recursos necesarios para la administracin y funcionamiento del archivo de Historias Clnicas.

c.

d.

ARTICULO 21. SANCIONES. Los Prestadores de Servicios de Salud que incumplan lo establecido en la presente resolucin, incurrirn en las sanciones aplicables de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

ARTICULO 22. VIGENCIA. La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLQUESE Y CUMPLASE Dado en Santa Fe de Bogot, a los 8 das del mes de Julio de 1999

VIRGILIO GALVIS RAMREZ Ministro de Salud

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SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIN DEL SGSSS - SIIS -

INFORMACION DE PRESTACIONES DE SALUD

- Resoluciones 2546 de 1998, 1832 de 1999 y 1958 de 1999

GUA PARA LA IMPLEMENTACIN EN IPS

Segunda edicin

SANTA FE DE BOGOT, D.C. 1999

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PRESENTACION

La reforma de la Seguridad Social en Colombia produjo inmensos cambios estructurales y de funcionamiento en el sector salud, cambios que se traducen en procesos y actividades relacionados con el aseguramiento en salud que deben desarrollar los distintos actores del Sistema. A la par con los nuevos procesos, han surgido nuevos requerimientos de informacin para garantizar que la gestin del sistema permita lograr los objetivos ltimos de la reforma: ampliar la cobertura, garantizar el acceso a los servicios y mejorar la equidad en la asignacin de los recursos y el contenido de los planes de beneficios. En razn de la necesidad de disponer de un Sistema de Informacin que en primera instancia sustente y apoye las operaciones propias del sistema en cuanto a los procesos esenciales de afiliar, financiar, prestar servicios y garantizar la participacin informada de los afiliados, y en segunda instancia que provea la informacin vlida, confiable y oportuna, que permita a los organismos de direccin, vigilancia y control conocer el funcionamiento del Sistema y formular polticas que lo reorienten si se considera necesario, el Ministerio de Salud viene desarrollando un Sistema Integral de Informacin que d respuesta a estas necesidades. Uno de los componentes de este Sistema Integral de Informacin es el de Informacin sobre Prestaciones de Salud, el cual est diseado para registrar todas las atenciones que cualquier prestador de servicios brinde a cualquier persona dentro del SGSSS, con los recursos del sistema, y que por tanto deba cobrar a la respectiva entidad administradora, o el ente que haga sus veces, responsable del pago. A partir del primero (1) de julio de 1999, se empieza una nueva era de informacin en el sector salud. Se inicia la implementacin nacional del nuevo Sistema Integral de Informacin en Salud en cuanto al estndar de datos relacionados con las prestaciones de salud, el cual conformar en un futuro la Franja Comn de Informacin que apoyar a todos los actores del SGSSS. La Resolucin 2546 de 1998, por la cual se determinan los datos mnimos, las responsabilidades y flujos de informacin de prestaciones de salud en el SGSSS, fueron modificados parcialmente con las Resoluciones 1832 y 1958 de 1999, con el objeto de flexibilizar la implementacin de la resolucin 2546 de 1998. Los principales aspectos de dicha resolucin son los siguientes: Se ajustan y modifican algunas variables de la Resolucin 2546 de 1998, que fueron concertadas nacionalmente, con el objeto de mejorar dicho estndar.
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La codificacin de procedimientos (CUPS) slo entrar en vigencia el primero de enero del ao 2000, durante este semestre se codificarn los procedimientos individuales de atencin con la codificacin establecida por los manuales tarifarios vigentes. Se suspende el envo de los formularios del antiguo sistema de informacin (SIS). Se dan especificaciones tcnicas para la presentacin de archivos y transferencia de datos. El Ministerio de Salud estar dispuesto a dar la asesora requerida por las instituciones de salud, la cual se ha canalizado a travs de las direcciones departamentales y locales de salud con quienes en un primer momento se debe establecer la coordinacin necesaria. Las disposiciones legales y los formatos pueden ser consultados a travs de Internet en la pgina Web: www.minsalud.gov.co El Ministerio de Salud es consciente del gran esfuerzo que exige implementar un sistema de informacin por parte de todos los integrantes del Sistema, no obstante los resultados se expresarn en los beneficios que trae para un pas implementar un estndar nacional de informacin.

I. QUE ES EL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION DEL SGSSS? Un insumo bsico para la gestin. Un instrumento que avala o respalda sus decisiones. El conjunto de datos sobre la operacin del SGSSS, generados por los diferentes actores. La informacin que muestra si hemos mejorado o no el estado de salud de la poblacin, el manejo de los recursos financieros del sistema, la productividad de las instituciones, las caractersticas de la oferta de servicios, etc. Los dispositivos tecnolgicos que hacen posible recoger los datos, transformarlos en informacin y darlos a conocer. Todas las personas e instituciones que hacen posible que se generen, transfieran, procesen y distribuyan los datos y la informacin como insumo para la toma de decisiones.

El Sistema Integral de Informacin en Salud - SIIS, es el conjunto de usuarios, normas, procedimientos, recursos fsicos, lgicos y financieros, que interrelacionados registran procesan, almacenan, recuperan y distribuyen informacin para soportar la operacin, la toma de decisiones y el control del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
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Por lo tanto, el Sistema Integral de Informacin en Salud - SIIS, debe garantizar la informacin que permita el seguimiento y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud, apoyando los procesos esenciales del Sistema, los de direccin y los de gerencia y administracin institucional, facilitando la adecuada y eficiente toma de decisiones con el fin de responder a los fundamentos del Servicio Pblico de Salud. Para el efecto debe: a) Apoyar la operacin y gestin de cada uno de los actores y generar la informacin que soporte el proceso de direccin del SGSSS. Articular los procesos de los diferentes actores mediante la interaccin oportuna de informacin homognea y confiable, que permita una mayor coordinacin e integracin. Permitir el desarrollo, funcionamiento, seguimiento y evaluacin del SGSSS, a travs de la integracin de la informacin del Sistema y la unificacin de conceptos, definiciones, nomenclaturas, contenidos y ordenamiento de los datos en forma independiente. Facilitar el acceso y uso de la informacin utilizando la tecnologa disponible a travs de la Franja Comn de Informacin. Generar la informacin histrica, a travs del almacenamiento ordenado de los datos y permitiendo su disposicin para su uso futuro.

b)

c)

d)

e)

1. LA FRANJA COMUN DE INFORMACION El Sistema Integral de Informacin del SGSSS, funcionar bajo el esquema de OFERTA, donde cada uno de los actores dejarn a disposicin de los dems actores, la informacin que generen, teniendo en cuenta los niveles de uso, restriccin y la informacin de direccin definida para el SGSSS. Se establece para el efecto, la generacin de una franja comn de informacin, que le permita a todos los actores estandarizar la informacin en cuanto a conceptos, trminos y contenidos de las diferentes variables que se manejarn dentro de la estructura del Sistema. 2. QUE INFORMACION BASICA MANEJA EL SIIS Manejar informacin quiere decir que el sistema identifica todas las fuentes disponibles de datos, los acopia en medios informticos, los organiza y transforma en informacin que pone a disposicin de los diferentes usuarios.
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En este sentido los datos provienen de la operacin y el funcionamiento del propio Sistema General de Seguridad Social en Salud y de otros sistemas, en otros sectores o instituciones, tales como: DANE, DNP, Ministerio del Medio Ambiente, Ministerio de Desarrollo, Ministerio de Trabajo, ICBF. La informacin que maneja el SIIS se refiere a: LA POBLACION Poblacin general: nmero, distribucin geogrfica, estructura de edad y sexo y estrato, poblacin ocupada, fecundidad, natalidad y mortalidad. Caractersticas: calidad de vida, dinmica de empleo, actividad productiva. EL ASEGURAMIENTO Los afiliados: las coberturas en contributivo, las coberturas en subsidiado. Los Planes: POS, POS-S, planes complementarios, seguro de accidentes de trnsito y eventos catastrficos (ECAT), accidentes de trabajo y PAB. Las cotizaciones o aportes de empleadores, trabajadores e independientes. Las unidades estndar de pago (UPC y otras). LAS ATENCIONES Cobertura de atenciones de promocin y prevencin. Utilizacin de servicios de diagnstico y tratamiento. Concentracin de atenciones por afiliado: cotizante, beneficiario. LAS INSTITUCIONES Y LOS SERVICIOS Capacidad fsica instalada. Oferta de servicios. Utilizacin de recursos: instalaciones, tecnologa, recurso humano. Utilizacin de instituciones. Estructura y relaciones de mercado.
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FINANCIAMIENTO Monto de los recursos disponibles por fuentes, por rgimen y plan. Distribucin de recursos de demanda y oferta por planes o actividades. Utilizacin (gasto) por: fuente, plan, tipo de atenciones, grupo de poblacin, etc. VIGILANCIA DE LA SALUD PUBLICA Morbilidad. Principales causas de enfermedad en la poblacin. Mortalidad. Principales causas de muerte de la poblacin. Factores de riesgo: zonas de riesgo de catstrofes, riesgos del ambiente, riesgos sico-sociales, poblacin afectada por catstrofes, magnitud del efecto o el dao en las personas. Grupos de riesgo. Poblaciones con requerimientos especiales de atencin. Discapacidad. Efecto de las atenciones en la poblacin discapacitada. Estado de nutricin. estado nutricional. Identificacin de riesgos de la poblacin asociados al

PARTICIPACION SOCIAL Formas de organizacin, espacios y actividades de participacin social. REGULACION Informacin textual sobre: polticas, normas tcnicas, normas administrativas respaldadas por un acto administrativo.

3. USUARIOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION. 1. INSTITUCIONES CENTRALES DE DIRECCION, VIGILANCIA Y CONTROL. CNSS Ministerio de Salud Superintendencia Nacional de Salud Uso:
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Conocer el estado de desarrollo y consolidacin del SGSSS y fijar polticas sobre: Recursos, planes de beneficios, valor de la unidad percapita, regulacin de tarifas, reaseguros, instituciones y entidades, intervenciones de salud pblica, regulacin de mercados. Asignacin y reorientacion de recursos de oferta. Ofrecer un panorama integrado del avance en la consolidacin y funcionamiento del SGSSS por: departamento, municipio, entidad aseguradora y por plan, que facilite la gestin de las diferentes instituciones. Hacer la vigilancia de la salud pblica y orientar las polticas de promocin y prevencin. 2. INSTITUCIONES TERRITORIALES DE DIRECCION Y CONTROL Direccin Departamental de salud Direccin Distrital de Salud Direccin Local de salud Uso: Formulacin de planes departamentales y municipales de salud. Vigilancia de la cobertura de seguridad social y de servicios. Vigilancia y control de creacin de instituciones prestadoras y de operacin de las aseguradoras. Vigilancia de la salud publica. Vigilancia del recaudo y el uso de los recursos. Distribucin de recursos de oferta. Evaluacin del avance en la consolidacin y funcionamiento del SGSSS a nivel departamental. 3. ENTIDADES ASEGURADORAS E INSTITUCIONES PRESTADORAS Entidades Promotoras de Salud Administradoras del Rgimen Subsidiado Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud: Hospitales, Clnicas, Centros ambulatorios, etc. Compaas de seguros de accidentes de trnsito

Uso: Mejoramiento de su gestin.

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Planeacin de servicios y recursos. 4. USUARIOS EXTERNOS. Otros ministerios Universidades e instituciones de educacin ONGs nacionales e internacionales Personas naturales: investigadores, consultores, estudiantes Departamento Nacional de Planeacin - DNP Departamento Administrativo Nacional de Estadstica- DANE Otras instituciones II. MODELO DE SALUD Y SISTEMA DE ATENCIONES El modelo de salud del SGSSS no abandona el modelo de los factores condicionantes del estado de salud de la poblacin y desarrolla el esquema de prestacin de servicios de salud acorde con las necesidades de la poblacin. El sistema de informacin de prestaciones de salud busca o esta orientado a responder con los datos a los componentes del modelo de salud, permitiendo conocer los factores condicionantes de la salud del pueblo Colombiano, mediante la identificacin de las patologas y sus causas directamente en el sistema de prestacin de servicios. De igual forma, permite apoyar los procesos de calidad en la prestacin de servicios, el proceso de auditora de la salud, la validacin del pago de prestaciones de servicios, controlar el gasto en salud y establecer perfiles de morbilidad en la poblacin atendida. III. SISTEMA DE PRESTACIONES DE SALUD El propsito ltimo del sistema de salud en el SGSSS, es el de lograr una mejora efectiva en el estado de salud de la poblacin enfatizando en las acciones de promocin, prevencin y control de los factores de riesgo a nivel de los individuos, los grupos y el ambiente. Este nfasis se hace porque solo a travs de erradicar las enfermedades y reducir las patologas, que son posibles de prevenir y controlar, se logra ese objetivo de mejorar el estado de salud y optimizar el uso de los escasos recursos disponibles para la cobertura universal del SGSSS. Igual nfasis hace a la calidad de la oferta de servicios para atender las patologas prevalentes las nuevas a fin de que la atencin se realice en forma oportuna y que adems logre los efectos de curacin estabilizacin que se requieran. Los servicios a que se refieren sobre diagnstico, tratamiento y rehabilitacin cubre cuatro tipos de atenciones, que generan de datos sobre: la atencin de
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consulta, la atencin de procedimientos, la atencin de hospitalizacin y la atencin de urgencias.

IV. LA INFORMACIN DE PRESTACIONES DE SALUD Las prestaciones de salud son todos los beneficios que un plan de salud en un rgimen de seguridad social incluye para la atencin de la salud y la enfermedad a su poblacin afiliada, entre otras: la educacin en salud, la aplicacin de flor, las consultas, las cirugas, la atencin de los partos.

1. LA INFORMACIN SOBRE PRESTACIONES DE SALUD COMPRENDE: Los datos que se generan en el momento de prestar una atencin, integrados a los que ya existen en la EPS ARS y relacionados con la identificacin del afiliado en su condicin de cotizante, beneficiario u adicional. Los medios necesarios para permitir el flujo o transferencia de los datos generados en la atencin, hasta los niveles donde cumplirn una funcin de direccin y control. Los mecanismos mediante los cuales los datos se transforman en informacin para ser consultada y utilizada en la gestin institucional.

2. CONTENIDOS MINIMOS DE INFORMACION SOBRE PRESTACIONES DE SALUD. Para que el sistema de informacin pueda cumplir con los fines esenciales definidos, se hace necesario recoger un conjunto bsico de datos que se consideran indispensables para producir dicha informacin, a este conjunto de datos se les ha denominado "contenidos mnimos de informacin". El registro y disposicin de estos datos, por parte de los responsables, es obligatorio y debe cumplir con las caractersticas y especificaciones definidas en el SGSSS. En el componente de informacin de prestaciones de salud, los contenidos mnimos se estructuran en grupos de datos segn las caractersticas de las atenciones, los cuales se denominan "Registros Individuales de Atencin". Los registros individuales de atencin estn integrados por:

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a)

Datos de la identificacin: identificacin de la entidad administradora del plan de beneficios, de la institucin prestadora del servicio de salud y del usuario del servicio de salud. Datos de la atencin en salud: fechas, tipo, nombre y cdigos de las consultas, procedimientos, atencin de urgencias u hospitalizacin. Datos del motivo que gener la atencin: Nombre y cdigo del diagnstico y la causa externa.

b)

c)

Estos datos adems de ser los mnimos necesarios para los entes de direccin, vigilancia y control, tambin se convierten en los requerimientos bsicos para soportar el cobro de los servicios prestados a los afiliados de las distintas administradoras de planes de beneficios. 3. PRESTACION DE LA ATENCION Y GENERACION DE DATOS En la prestacin de servicios de salud hay tres momentos fundamentales para el usuario en cada uno de los cuales se generan datos requeridos por: las IPS, las EPS, ARS, las dems entidades de salud y el propio SGSSS. Estos momentos son: En estos momentos de la atencin se realizan los procesos que generar los siguientes datos: PROCESOS DATOS

1. Recepcin de usuarios Verificar a que plan pertenece el solicitante Datos relacionados con el contratante o con el pagador de los servicios de salud Al rgimen contributivoNombre y cdigo de la EPS Al rgimen subsidiado Nombre y cdigo de la ARS Si es Vinculado Nombre y cdigo del municipio de residencia habitual del vinculado Si es particular Nombre y cdigo del municipio de residencia habitual del particular Otro Nombre y cdigo de otro responsable del pago de los servicios de salud

2. Identificacin del usuario y verificacin de derechos

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Quin es? y qu condicin de pertenencia tiene en el Sistema Si es de contributivo o subsidiado Nombre y apellidos Tipo de identificacin Nmero de identificacin Nmero de autorizacin en el caso de ser un procedimiento que la requiere Si es vinculado, particular u otro Nombre y apellidos Tipo de identificacin Nmero de identificacin Ocupacin Grupo de atencin especial Unidad de medida de la edad Valor de la edad Sexo Residencia habitual Zona de residencia

3. Prestar la atencin La IPS generar los datos que tienen que ver con cada una de las atenciones que presta. Consulta Fecha de la consulta Tipo de consulta Cdigo de la especialidad de quin presta la atencin Tipo y grado de discapacidad Das de incapacidad Condicin de la usuaria Conducta Causa externa Cdigo del diagnstico Tipo de diagnstico

Procedimientos Fecha del procedimiento Condicin de la usuaria Clase de procedimiento Tipo de procedimiento Procedimiento Nmero de procedimientos Personal que atiende Diagnstico previo Diagnstico posterior Complicacin Condicin del paciente
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Hospitalizacin Va de ingreso a la institucin Fecha de ingreso Hora de ingreso Fecha de egreso Hora de egreso Condicin de la usuaria Das de estancia Estado a la salida Das de incapacidad Tipo y grado de discapacidad Causa externa Diagnstico de ingreso Diagnstico de egreso Complicacin Causa bsica de muerte en hospitalizacin Enfermedad sobre agregada Adems de los datos anteriores se deben registrar los relacionados con los procedimientos e interconsultas que se hayan realizado durante la hospitalizacin. Cuando la hospitalizacin es obsttrica, adicionalmente se deben registrar los siguientes datos: Relacionados con la condicin de la madre: Edad gestacional Control prenatal Causa bsica de muerte de la madre Fecha de muerte de la madre Relacionados con la condicin del recin nacido: Fecha de nacimiento Sexo Peso Talla Diagnstico del recin nacido Apgar a los cinco minutos Causa bsica de muerte del nio Fecha de muerte del nio

Urgencias Fecha de ingreso Hora de ingreso Fecha de salida Hora de salida

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Horas de observacin Estado a la salida Condicin de la usuaria Das de incapacidad Tipo y grado de discapacidad Conducta Causa externa Diagnstico de ingreso Diagnstico a la salida Causa bsica de muerte en urgencias

Adems de los datos anteriores se deben registrar los datos relacionados con cada uno de los procedimientos e interconsultas que se hayan realizado durante la urgencia. 4. QUE DATOS SE REGISTRAN DE LAS PRESTACIONES DE SALUD El objeto fundamental de registrar los datos de prestaciones de salud y presentarlo en un medio magntico de lectura comn para todos los responsables del pago de los servicios de salud, es poder acompaar la factura de cobro con informacin completa y confiable que facilite su verificacin y la aprobacin del pago. Las siguientes aclaraciones y precisiones son importantes tenerlas en cuenta al momento de usted registrar los datos:  La resolucin establece unos datos mnimos que deben ser generados en la atencin, no obstante, las IPS, como fuente primaria, pueden generar otros datos para su propia gestin.  Ningn administrador de plan de beneficio u organismo de direccin puede solicitar datos adicionales, a las instituciones que cumplan con el estndar, sobre la atencin a los establecidos en la resolucin 1832 de 1999. De ahora en adelante todos los actores debemos trabajar bajo un mismo estndar de informacin.  Los valores por defecto que asumen las variables deben ser establecidos por la institucin de salud. No obstante, cuando se envan los archivos planos solamente se recibirn los registros con los valores permitidos, valores diferentes a los parmetros estndar deben considerarse por defecto siempre y cuando no sean estrictamente obligatorios. Normalmente los valores por defecto para campos numricos es cero (0) y para campos alfabticos es blanco ( ).  Lea cuidadosamente las Resoluciones 2546 de 1998, 1832 de 1999 y 1958 de 1999. En la descripcin de los datos se especifica en la columna de
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observaciones para describir los datos, le indica claramente en que casos es aplicable o no la variable.

4.1. IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD ADMINISTRADORA Los cdigos de Entidades promotoras y administradoras del rgimen subsidiado corresponden a la tabla de cdigos generada por la Superintendencia Nacional de Salud. El cdigo asignado a las direcciones departamentales cuando se comportan como administradores de planes de beneficios es: Cdigo del departamento ms cuatro ceros (0). El cdigo asignado a las direcciones locales de salud cuando se comportan como administradoras de planes de beneficios es: Cdigo del departamento ms cdigo del municipio. Los cdigos para otras entidades de salud y seguridad social son: RES001 RES002 RES003 RES004 RES005 MIN001 Polica Nacional Ecopetrol Fuerzas Militares Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio Fondo de Prestaciones Sociales del Congreso de la Repblica Fondo de Solidaridad y Garanta - Ministerio de Salud

Con respecto a los cdigos de los prestadores de servicios de salud estos se obtienen de la siguiente forma: Cada prestador debe tener el cdigo que fue asignado en el momento del registro de la institucin ante la direccin local o departamental de salud. Las direcciones locales y departamentales tienen las bases de datos de las instituciones que operan en el nivel territorial respectivo. El identificador del usuario, es el nmero asignado al afiliado por las EPS o ARS en el momento de la afiliacin. Para los usuarios vinculados o particulares, la IPS los deben identificar con el nmero de identificacin del usuario o en su defecto con el nmero de historia clnica asignado, segn se acuerde con la direccin local de salud. 4.2. IDENTIFICACION DEL USUARIO La identificacin del usuario en el sistema, es asignada por la EPS o ARS en el momento de la afiliacin, para la poblacin contributiva y subsidiada respectivamente. Cuando al usuario le asignan el carnet de afiliacin, la
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identificacin en el sistema debe corresponder al nmero del carnet (ver resolucin 2390 de 1998). El nmero de identificacin en el sistema para la poblacin vinculada, particular y otros, debe asignarse de acuerdo con la identificacin del usuario. Cuando la poblacin no tenga identificacin se le debe asignar un nmero que lo identifique plenamente en el evento de salud. El tipo de usuario particular es aquel que paga directamente la atencin con sus propios recursos, en este caso la informacin de estas atenciones debe ser enviada directamente a la direccin local de salud. El tipo de usuario "Otro", son aquellos usuarios que pertenecen al rgimen especial de salud: afiliados de Ecopetrol, miembros de las fuerzas armadas y militares, afiliados al fondo de prestaciones del magisterio y afiliados al fondo de prestaciones del Congreso de la Repblica. El sexo solamente puede ser indeterminado cuando el recin nacido es un hermafrodita y el mdico no puede asumir la determinacin del sexo. 4.3. CONSULTA Las consultas pueden ser realizadas por distintos profesionales: mdicos, odontlogos, enfermeras, nutricionistas, siclogos, optmetras, terapistas y otros. Sin embargo no todos los datos relacionados con este evento o actividad aplican a todas las disciplinas. Los datos sobre consulta deben ser registrados en su totalidad por los profesionales mdicos y odontlogos y solo en lo pertinente por los dems profesionales, es decir, conducta, causa externa, cdigo del diagnstico y tipo de diagnstico. La codificacin del tipo de consulta ser de seis (6) dgitos y se utilizar el cdigo de la clasificacin nica de procedimientos a partir del 1 de enero del 2.000, correspondiente a consulta descrita como global o de primera vez (cdigos 89.0.2.01 al 89.0.2.15), interconsulta (cdigos 89.0.4.01 a 89.04.02) y consulta de urgencias (89.0.7.01 a 89.0.7.04). Durante este perodo de transicin se debe utilizar el cdigo establecido en los manuales tarifarios vigentes. El tipo y grado de discapacidad solamente se debe diligenciar cuando el personal de salud detecte en el momento de la atencin una de las posibles discapacidades en el usuario. Esta variable debe ser la percepcin del mdico sobre el tipo y grado de discapacidad del individuo al momento de la consulta. Si no se detecta discapacidad las variables deben dejarse en blanco.
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El dato "Conducta", los valores no son excluyentes por lo tanto el mdico puede adoptar ms de una conducta. 4.4. PROCEDIMIENTOS Los datos relativos a los procedimientos deben ser registrados para todas las atenciones distintas a las consultas y que han sido denominados como tal en la Clasificacin Unica de Procedimientos en Salud, por ejemplo: la aplicacin de vacunas, procedimientos odontolgicos, los de laboratorio clnico, los quirrgicos, y en general cualesquier procedimiento ambulatorio, de atencin hospitalaria o de urgencias. Estos procedimientos deben ser registrados por todo el personal de salud que los realice. En el dato "Clase de procedimiento", se identifica el mbito institucional donde se realiza el procedimiento, en consecuencia slo hay tres posibles valores de la variable: 1 = En atencin ambulatoria 2 = En atencin hospitalaria 3 = En atencin de urgencias En el dato "tipo de procedimientos", se identifica la finalidad con que el procedimiento fue realizado, en consecuencia slo hay tres posibles valores de la variable: 1 = Con fines diagnsticos 2 = Con fines teraputicos 3 = Con fines de proteccin especfica 4 = Con fines de deteccin temprana El dato "Nmero de procedimientos" se refiere a la realizacin de un mismo procedimiento, en una misma sesin, en un mismo da. Por ejemplo, la realizacin de pruebas seriadas a un usuario durante unas horas especficas. El diagnstico previo no aplica para procedimientos de laboratorio clnico, radiologa, proteccin especfica y deteccin temprana. Porque la realizacin de estos procedimientos generan un resultado con el cual el personal de salud puede asumir, a partir de ellos, un diagnstico. Siempre se debe colocar el diagnstico previo cuando se realizan procedimientos teraputicos de tipo quirrgico, procedimientos invasivos diagnsticos, procedimientos de imagenologa y procedimientos odontolgicos cuando se presentan diagnsticos distinto al de la consulta que origin el plan de tratamiento odontolgico.
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El diagnstico posterior tiene las mismas condiciones establecidas para el diagnstico previo, adicionalmente, no es aplicable para procedimientos de imagenologa. El diagnstico de la complicacin del paciente solo es aplicable cuando se realizan procedimientos quirrgicos y procedimientos invasivos diagnsticos. El dato "Condicin del paciente", es una descripcin resumida de la condicin del paciente que justifica la realizacin del procedimiento no autorizado, durante la atencin de urgencias. Si despus de realizar la atencin inicial de urgencias, el paciente requiere otros procedimientos complejos que normalmente deberan ser autorizados por la entidad administradora del plan de beneficios, pero que debido a la urgencia del paciente no fue posible solicitar autorizacin. * Recuerde que: Durante los meses comprendidos entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 1999, la codificacin de los procedimientos individuales de salud se realizar con la clasificacin establecida por los manuales tarifarios vigentes. A partir del 1 de enero de 2000 nos unificaremos en la codificacin de procedimientos para que las IPS no tengan este tipo de problemas. 4.5. HOSPITALIZACION El registro de la atencin de un paciente que estuvo hospitalizado, se conforma con los datos propios que se generan en la Unidad de Hospitalizacin, tales como la fecha y hora del ingreso, el diagnstico al ingreso, la fecha y hora del egreso, el nmero de das de permanencia, etc., con los datos de cada una de las interconsultas y los procedimientos que le hubieran realizado durante este perodo, relacionados mediante un identificador nico, que es el nmero de identificacin del afiliado en el SGSSS. Cuando la hospitalizacin se hace para la atencin de un parto el registro incluye tambin los datos de la condicin particular de la mujer en su embarazo y del recin nacido, del cual se reportarn los datos que se incluyen en el reporte de nacido vivo de las Estadsticas Vitales del DANE. Si el usuario de la Unidad de Hospitalizacin presenta una enfermedad sobreagregada que genera atenciones diferentes a la causa bsica de la hospitalizacin, esta debe registrarse con el cdigo de dicha enfermedad, con el objeto de justificar las atenciones realizadas durante la hospitalizacin. Si el usuario muere durante la hospitalizacin se debe registrar la causa bsica de muerte con la clasificacin Internacional de Enfermedades ajustada y
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complementada para Colombia, resolucin 945 de 1999. Recuerde que esta debe ser exactamente igual a como se registra en el certificado de defuncin. 4.6. URGENCIAS De igual manera el registro de la atencin de urgencias se conforma con los datos propios del servicio de urgencias, tales como: fecha y hora de ingreso, fecha y hora de salida, diagnstico de ingreso al servicio, horas de permanencia en observacin (si la hubo) y los datos de las consultas, interconsultas y procedimientos realizados en esta atencin. Si el usuario muere durante la hospitalizacin se debe registrar la causa bsica de muerte con la clasificacin Internacional de Enfermedades ajustada y complementada para Colombia, resolucin 945 de 1999. Recuerde que esta debe ser exactamente igual a como se registra en el certificado de defuncin.

5. USO DE LOS DATOS GENERADOS EN LA PRESTACION DE LAS ATENCIONES DE SALUD a) Los datos que se generan en la prestacin de atenciones a la poblacin cumplen para la institucin prestadora los siguientes fines esenciales: Disponer de informacin sobre sus pacientes atendidos. Para apoyar su gestin institucional: adecuacin del portafolio de servicios a la demanda del mercado, presupuestar y programar servicios y otros. Cobrar los servicios prestados a la entidad responsable del pago, dependiendo del plan de beneficios al cual pertenezca, tales como: EPS, ARS, Compaa de Seguros de accidentes de transito, DDS y DLS para las atenciones por fuera del POS-S o de poblacin vinculada, etc.

b) c)

d)

Para cobrar los servicios la institucin debe facturar a la entidad pagadora las atenciones prestadas a cada usuario, por cada evento de salud, en forma individual. Actualmente las empresas e instituciones que contratan servicios de salud, independientemente de la modalidad de contratacin, requieren de una factura para poder pagar las atenciones prestadas. Segn las disposiciones de la DIAN, la factura nica debe contener los siguientes datos: producto, nmero, valor unitario y valor total. La informacin de prestaciones se convierte en un soporte estandarizado de informacin obligatorio para los prestadores de servicios de salud y para las entidades contratantes, con el fin de racionalizar el esfuerzo administrativo de
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los prestadores para dar respuesta a todas las entidades con las que contrata, y que a la vez garantice la disponibilidad de informacin para el Sistema. Para el pago de los servicios prestados, la entidad contratante exigir al prestador una factura ceida a las normas y requisitos establecidos por la DIAN, acompaada de los registros individuales de atencin, como nico requisito para el pago. Sin embargo, todo prestador de servicios de salud tiene la obligacin de conservar sus registros clnicos y dems documentos que puedan soportar legalmente los cobros efectuados. Para el visado de las cuentas y el control sobre la pertinencia de las atenciones prestadas, las entidades contratantes implementarn sistemas de control estadstico y auditoras especficas, haciendo verificaciones en la fuente. Ejemplo: El da 16 de marzo de 1998 se atendi al afiliado Juan Rico, rgimen contributivo, EPS "Buenasalud", en consulta de medicina interna, que genero un electrocardiograma y un examen de laboratorio que le efectuaron inmediatamente. Por estas atenciones la IPS genero tres registros individuales de atencin, el de consulta, el del procedimiento electrocardiograma y el del procedimiento de laboratorio, y una factura a la EPS por las tres atenciones. Otra IPS atiende a Rosa Meja, rgimen subsidiado en la ARS "Salud Completa", el da mircoles 5 de agosto en la consulta de medicina general, donde le ordenan una ecografa y un cuadro hemtico. El cuadro hemtico se lo hacen el da jueves 6 y la ecografa el viernes 7. En este caso la IPS genera tres registros individuales de atencin, de distintas fechas y tres facturas, una por cada atencin, puesto que cada atencin fue prestada en un da distinto. La seora Esther Fuentes, usuaria del rgimen contributivo, afiliada a la EPS "MejorSalud", el da viernes 5 de febrero de 1999 ingres urgencias, tuvo una consulta de medicina general, una de medicina interna, le hicieron una ecografa abdominal, estuvo ocho (8) horas en observacin y la hospitalizaron. En la hospitalizacin adems de otras pruebas diagnsticas, le hicieron una gastrectoma subtotal radical. En el postoperatorio estuvo dos das en unidad de cuidado intensivo y al final fue dada de alta.

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En este caso la IPS genera un registro por cada una de las atenciones tanto en urgencias como en hospitalizacin. La factura la presenta segn las normas de la DIAN y segn se haya establecido en la contratacin con la EPS. 6. CODIFICACION Para facilitar el manejo de los datos en medios electrnicos se hace necesario identificarlos, adems del nombre con un cdigo. Es deseable y mucho ms seguro que el profesional que presta la atencin, registre el cdigo de los diagnsticos y de los procedimientos que realiza. Los diagnsticos se codifican de acuerdo con la Clasificacin Internacional de Enfermedades, novena revisin, ajustada por el ministerio de Salud en 1999, expedida por el Ministerio de Salud mediante resolucin No 945 de 1999. Los procedimientos se codifican de acuerdo con la Clasificacin Unica de Procedimientos, expedida por el Ministerio de Salud mediante resolucin No 365 de 1999. Las codificaciones de Especialidades en Salud y Ocupaciones se codifican de acuerdo con lo establecido en la Resolucin 1830 de 1999. Los cdigo de municipios y departamentos, son los establecidos por el Departamentos Nacional de Estadsticas DANE. La codificacin de EPS y ARS, es la establecida por la Superintendencia nacional de Salud. Es importante que las IPS capaciten a sus funcionarios en el uso de dichas codificaciones, de igual forma, es importante que apoyen los procesos operativos con listados resumidos, consultas directas en pantalla, entre otras.

7. COMO SE GENERAN LOS DATOS DE LAS PRESTACIONES DE SALUD Segn el desarrollo tecnolgico de las IPSs, se pueden dar las siguientes posibilidades para el registro primario de los datos y su presentacin en medio magntico: 1. Cuando las instituciones cuentan con sistemas de informacin integrales, totalmente automatizados, esto quiere decir, con terminales para la captura de los datos por el profesional que presta la atencin, los datos se empiezan a registrar en la admisin e ingresan inmediatamente al sistema automatizado, y desde ese momento todos los dems registros sobre la atencin -consulta,
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procedimientos, atencin de urgencias y hospitalizacin- van ingresando en tiempo real al sistema 2. Cuando las instituciones cuentan con sistemas de facturacin integrados o no con otros aplicativos - pero no bajo un sistema de red. La admisin del paciente se hace directamente al medio automatizado y se contina alimentando los datos de la atencin mediante un proceso posterior de grabacin de los datos que son registrados en formatos de manera manual por los profesionales de la atencin. En este caso las instituciones requieren disponer de formatos estndar para el registro manual, que pueden ser diseados segn las necesidades y gustos de cada una de ellas. 3. Cuando las instituciones no cuentan con sistemas automatizados -software aplicativo- debern registrar en forma manual los datos del usuario, del ingreso y cada una de las atenciones que se le presten. Si estas instituciones son puestos o centros de salud, y la contratacin la hace el hospital local, los registros en papel se envan al hospital para su grabacin e integracin a los datos del hospital y la generacin de unos registros individuales totales en medio magntico.

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