1-Generalidades y Conceptos Basicos Sobre Organizaciones

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN
GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES
GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS SOBRE ORGANIZACIONES
El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interaccin con sus semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar unos con otros, por sus restricciones personales, y deben constituir organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzara realizar.
INTRODUCCIN
Por vivir en un pas que avanza en lo econmico, en este captulo se estudiaran, analizaran y se aprender sobre la organizacin, su clasificacin, diseo, estructura y los distintos tipos de empresas y sus aspectos, con el fin de que posteriormente podamos conocer y ubicar a cada una de estas.
RESULTADOS DE APRENDIZAJE
29120102801 Identificar los procesos industriales: Metalrgicos, metalmecnicos, qumicos, plsticos, vidrio, alimentos y bebidas, ensamble de vehculos y electrodomsticos, confecciones textiles y en cuero, calzado, muebles metlicos y en madera teniendo en cuenta las caractersticas tcnicas, operativas y tecnolgicas 29120102802 Interpretar el entorno legal, organizacional, tecnolgico, econmico, ambiental y competitivo del sistema productivo de acuerdo con la clase de industria y el tipo de empresa.
CONTENIDOS
1. Que es una organizacin 2. Porque tenemos organizaciones 3. Organizaciones y comportamiento organizacional 4. Estructura organizacional 5. Elementos clave para el diseo de organizaciones 6. Factores situacionales a tener en cuenta para el diseo de organizaciones
Documento preparado por la maestrante en automatizacin y control Mara Ruth Bonilla Gallego egresada de la U de A. Esp. En Gerencia Integral maruboga000@gmail.com 3104678335
7. Clasificacin de las empresas 8. Entorno legal
TEMTICA 1
1.1 QUE ES UNA ORGANIZACIN
Una organizacin es un conjunto de variables o componentes de divers a naturaleza que actan entre s, interdependientemente, con la finalidad de obtener un objetivo predeterminado y especfico que puede ser de diferente ndole: econmico, social, asistencial, acadmico, cultural, entre otros. Durante el siglo XX, el pensamiento administrativo experiment una evolucin que puede caracterizarse de acuerdo con el mayor o menor nfasis que algunas escuelas, teoras, modelos o enfoques pusieron en determinados elementos o variables de la organizacin. En este sentido, es conveniente recordar que una organizacin cuenta tanto con variables duras (estructura, estrategia, sistemas) como con variables blandas (gente, cultura, estilo, habilidades), y que en determinados perodos del siglo pasado, algunos autores han privilegiado, resaltado, una de ellas duras o blandas, segn el caso - para subrayar su importancia y convertirla en el elemento clave, en la variable fundamental, en el componente esencial que explica y ayuda a comprender una organizacin. As, se ha enfatizado, en su momento, la estrategia o los sistemas, la cultura o la gente. Ms recientemente, se registra el surgimiento de nuevos enfoques que destacan el carcter integrado, holstico, de las organizaciones, subrayando la interdependencia de todas las variables que integran una organizacin. Estos enfoques dejan de lado el reduccionismo que priv durante buena parte del siglo XX, para, en sus postrimeras, poner el acento en el carcter multivariable e interdependiente de las organizaciones. Entonces, una organizacin se define como: un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o ms personas. La cooperacin entre ellas es esencial para la existencia de la organizacin, y sta existe cuando: Hay personas capaces de comunicarse Que estn dispuestas a actuar conjuntamente Para obtener un objetivo comn.
En resumen, las organizaciones se conforman para que las personas que trabajan all, alcancen objetivos que no podran lograr de manera aislada, debido a las limitaciones individuales.
1.2
PORQUE TENEMOS ORGANIZACIONES
Puede decirse que el individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interaccin con sus semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar unos con otros, por sus restricciones personales, y deben constituir organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzara realizar. Las organizaciones son sistemas, cada sistema recibe recursos o entradas de su entorno, procesan estas entradas y exportan productos o salidas a su entorno. La salida del sistema nunca es la misma de su entrada. La organizacin hace entradas con el fin de efectuar salidas que ayudaran a cumplir sus metas (modelo de transformacin) por ejemplo: clientes, dinero, tecnologas, materiales, alimentos, personal y exporta productos: bienes, entretenimiento, informacin procesada. Debe tenerse en cuenta que las organizaciones son entidades sociales compuestas por dos o ms individuos con la finalidad de cumplir metas y objetivos. Existe una diversidad de tipos de organizaciones, por ejemplo: universidades, empresas de servicios, colegios, institutos armados, clubs sociales, la familia, etc. Cada uno con sus caractersticas especficas que apuntan a una meta a cumplir. Segn Goldhaber se define a las organizaciones como sistemas abiertos cuyas partes estn relacionadas entre s y con su medio ambiente. La naturaleza de esta relacin es de interdependencia debido a que todas las partes del sistema afectan y son afectados mutuamente. Es decir, un cambio en una parte del sistema (subsistema) afectar a otras partes del sistema. Segn Bartoli se define a las organizaciones como un conjunto estructurado de componentes e interacciones del que se obtiene caractersticas que no se encuentran en los el ementos que la compone. Es decir, que las relaciones que se generan en una organizacin X son caractersticas propias y que estas no se encuentran en los entes que la componen. Por ejemplo, la organizacin familia est compuesta por padres e hijos, existe una relacin o vnculo entre ellos, est relacin tiene particularidades propias que no estn presentes en las caractersticas individuales de cada miembro.
1.3
ORGANIZACIONES Y COMPORTAMIENTOS ORGANIZACIONAL
Existe una gran variedad de organizaciones:
ORGANIZACIN FORMAL
SE DIFERENCIA
Mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma eficiente
Cada miembro puede contribuir en forma ms eficiente con su trabajo, para la conservacin del objetivo primordial
PROPSITOS
Permitir al administrador o ejecutivo profesional la consecucin de los objetivos primordiales de una empresa
Asignar a cada miembro de la organizacin una responsabilidad y autoridad para la ejecucin eficiente de sus tareas
Una excelente organizacin permite el establecimiento de canales de comunicacin adecuados
Eliminar duplicidad de trabajo
OBJETO
La organizacin formal es un elemento de la administracin que tiene por objeto agrupar o identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa
ORGANIZACIN INFORMAL
Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organizacin formal Constituida en grupos mayores de opinin o de presin sobre algn aspecto particular de la poltica de la empresa
Organizacin Informal Total
Niveles
Grupos informales
Grupos pequeos de tres y cuatro personas relacionados ntimamente
Fundados en la similitud de labores y relacionados ms o menos ntimamente
Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales
ORGANIZACIN SOCIAL
Grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con mayor eficiencia determinados objetivos en comn que individualmente no es posible lograr
Etapas
La estructuracin o construccin del mismo La operacin o funcionamiento normal del mismo para lograr los fines propuestos
Herbert Spencer afirma que un organismo social se parece a un organismo individual porqu?
LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA
Las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas y reconstruidas para lograr objetivos especficos.
Existen dos tipos de sistemas:
causa
Conjunto de elementos dinmicamente relacionados, en interaccin que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propsito, operando con datos, energa, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar informacin, energa, materia.
efecto
Entradas: Mediante ellas el sistema consigue los recursos e insumos necesarios para su alimentacin y nutricin.
Procesamiento: Transforma las entradas en salidas o resultados
Salidas: Resultado de la operacin del sistema. Por medio de ella el sistema enva el producto resultante al ambiente externo.
Retroalimentacin: Constituye una accin de retorno; es positiva cuando la salida por ser mayor estimula y ampla las entradas para incrementar el funcionamiento del sistema, es negativa cuando la salida por ser menor restringe y reduce la entrada para disminuir la marcha del sistema.
Figura 2. Sistema Abierto
causa
Figura 3. Sistema Cerrado
Tienen pocas entradas y salidas en relacin con el ambiente externo, que son bien conocidas y guardan entre s una razn de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto). Denominado tambin mecnico o determinista
efecto
1.4
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organizacin en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. Los departamentos de una organizacin se pueden estructurar, formalmente, en tres formas bsicas: por funcin, por producto/mercado o en forma de matriz. 1.4.1 ORGANIZACIN FUNCIONAL1 La organizacin por funciones rene, en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se llaman funciones. Por ejemplo, una organizacin dividida por funciones puede tener departamentos para produccin, mercadotecnia y ventas. El gerente de ventas de dicha organizacin sera el responsable de la venta de todos los productos manufacturados por la empresa. Es probable que la organizacin funcional sea la forma ms lgica y bsica de departamentalizacin, como en la siguiente figura:
http://148.202.148.5/Cursos/Id204/Unidad_4/44.htm
La usan primordialmente las pequeas empresas que ofrecen una lnea limitada de productos, porque aprovecha con eficiencia los recurs os especializados. Otra ventaja importante de la estructura por funciones es que facilita mucho la supervisin, pues cada gerente slo debe ser experto en una gama limitada de habilidades. Adems, la estructura funcional facilita el movimiento de las habilidades especializadas, para poder usarlas en los puntos donde ms se necesitan. Conforme crece la organizacin, sea expandindose en trminos geogrficos o ampliando su lnea de productos, empiezan a surgir algunas de las desventajas de la estructura por funciones. Como los gerentes de funciones depende de la oficina central, resulta difcil tomar decisiones rpidas.
1.4.2 ORGANIZACIN POR PRODUCTO/MERCADO La organizacin producto/mercado, con frecuencia llamada organizacin por divisin, rene en una unidad de trabajo a todos los que participan en la produccin y comercializacin de un producto o un grupo relacionado de productos a todos los que estn en cierta zona geogrfica o todos los que tratan con cierto tipo de cliente. La mayor parte de las empresas grandes, con productos mltiples, como General Motors, tienen una estructura de organizacin por producto o mercado. En algn punto de la existencia de una organizacin el puro tamao y la diversidad de productos hacen que los departamentos por funciones no sean viables. Cuando la departamentalizacin de una empresa se torna demasiado compleja para coordinar la estructura funcional, la alta direccin, por regla general, crear divisiones semiautnomas. En cada divisin, los gerentes y los empleados disean, producen y comercializan sus propios productos.
A diferencia de un departamento funcional, la divisin parece un negocio independiente. El director de la divisin se con centra primordialmente en las operaciones de su divisin, es responsable de las prdidas o las utilidades e incluso puede llegar a competir con otras unidades de la misma empresa. Sin embargo, una divisin es diferente de un negocio independiente en un sentido crucial: el director de la divisin depende de la oficina central. La organizacin por producto/mercado puede seguir uno de tres patrones. El ms evidente es la divisin por producto, que aparece en la siguiente figura. La estructura organizacional de HP, a lo largo de los aos ochenta y principios de los noventa, fue de este tipo. Organigrama por producto/mercado de una empresa manufacturera: Divisin por productos
Por regla general, la divisin geogrfica es usada por empresas de servicios financieras y otras no fabriles, as como por compaas mineras y productoras de petrleo, como en la sig. figura:
La organizacin geogrfica resulta lgica cuando la planta se debe ubicar lo ms cerca posible de las fuentes de materias primas, mercados principales o personal especializado. En el caso de la divisin por clientes, la organizacin se divide de acuerdo con los diferentes usos que los clientes dan a los productos 2 como en la siguiente figura.
La organizacin por divisiones ofrece varias ventajas. Dado que todas las actividades, habilidades y experiencia requeridas para producir y comercializar productos especficos se agrupan en un lugar, bajo un solo mando, la tarea entera se puede coordinar con mayor facilidad, as como mantener un elevado desempeo en el trabajo. Adems, tanto la calidad como la velocidad de la toma de decisiones se ven reforzadas, por que las decisiones tomadas a nivel de
2
En el caso de Hewlett_Packard, algunos proponen que ste podra ser el enfoque del producto/mercado del futuro en los mercados de las telecomunicaciones digitales Documento preparado por la maestrante en automatizacin y control Mara Ruth Bonilla Gallego egresada de la U de A. Esp. En Gerencia Integral maruboga000@gmail.com 3104678335
10
divisin estn ms cerca del campo de accin. Al mismo tiempo, el peso que cargara la administracin central es menor, porque los gerentes de las divisiones tienen mayor oportunidad para actuar. Sin embargo, lo ms importante es que la responsabilidad est clara. El desempeo de la administracin divisional se puede medir en trminos de sus prdidas o utilidades. No obstante, la estructura de las divisiones tambin tiene ciertas desventajas. Los intereses de la divisin quiz se coloquen por encima de las metas de la organizacin entera. Por ejemplo, los directores de la divisin como son vulnerables a las revisiones del desempeo en trminos de prdidas y utilidades, podran optar por las ganancias a corto plazo a expensas de la rentabilidad a largo plazo. Adems, los gastos administrativos aumentan porque cada divisin cuenta con su propio staff y especialistas, lo cual conduce a una costosa duplicac in de habilidades.
1.4.3 ORGANIZACIN MATRICIAL La estructura matricial, en ocasiones llamada "sistema de mando mltiple", es un producto hbrido que trata de combinar los beneficios de los dos tipos de diseo, al mismo tiempo que pretende evitar sus inconvenientes. Una organizacin con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de manso es la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en forma vertical en las grficas que anteceden. El segundo es una disposicin horizontal que combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto o grupo, que es experto en el campo de especializacin asignado al equipo como en la siguiente figura:, que describe la estructura matricial pluridivisional de Dow-Corning en los aos setenta. Conforme las organizaciones se han ido haciendo mundiales, muchas usan un tipo de matriz para sus operaciones internacionales. Quiz cuenten con gerentes de productos o divisiones, como en el caso de la empresa con divisiones,. Por tanto, de divisin dependera del gerente de la divisin, en cuanto a asuntos relacionados con los productos, y el gerente nacional, en cuanto a asuntos de polticas o aquellos que impliquen relaciones internacionales. Aunque las estructuras matriciales para las organizaciones son complejas por necesidad, tienen ciertas ventajas. La estructura matricial es un medio eficiente para reunir las diversas habilidades especializadas que se requieren para resolver un problema complejo. Los problemas de coordinacin en este caso, porque el personal ms importante para un proyecto e trabajo es reunido en forma de grupo. En s esto produce un beneficio secundario: las personas, como trabajan juntas,
11
llegan a entender las demandas que enfrentan las personas que tienen responsabilidad de diferentes campos. Una desventaja es que no todo el mundo se adapta bien al sistema matricial. Los miembros del equipo, para ser efectivos, deben contar con buenas habilidades interpersonales y ser flexibles y cooperativos. Adems, la moral se puede ver afectada de manera negativa cuando el personal se reordena, una vez terminado un proyecto, y se inician otros nuevos. Por ltimo si las jerarquas no estn establecidas con solidez y comunicadas con eficiencia, existe el peligro, en opinin de algunos analistas, de que las directrices contradictorias y las responsabilidades mal definidas aten las manos a los gerentes. Para superas estos obstculos, quiz se requiera una capacitacin especial para habilidades de trabajo o relaciones interpersonales nuevas, cuando la distribucin de la matriz se introduce por vez primera o cuando una disposicin funcional bien en las estructuras tradicionales, pero que probablemente tendrn problemas para ajustarse a una estructura matricial, muchas empresas hacen esfuerzos especiales para recapacitar a su personal, antes de asignarlo a los equipos de proyecto o seleccionan exclusivamente a voluntarios para los equipos.
ESTRUCTURA FORMAL O INFORMAL DE LA ORGANIZACIN. Los organigramas son tiles porque exhiben la estructura formal de la organizacin y quin es responsable de ciertas tareas. Sin embargo, en la realidad, el organigrama no puede captar, ni con mucho, las relaciones interpersonales que constituyen la estructura informal de la organizacin. Herbert Simon ha descrito el caso de "las relaciones interpersonales de la organizacin que afectan sus decisiones internas, pero no aparecen en el plan formal no son congruentes con l. Por ejemplo, en una etapa de gran actividad, un empleado puede acudir a otro en busca de ayuda, en lugar de pasar por un gerente. As mismo, de empleado de ventas puede establecer una relacin laboral con un empleado de produccin, el cual le puede proporcionar informacin sobre la existencia de productos, mucho antes que un sistema formal de informacin. Adems, quienquiera que haya trabajado en un organizacin conoce la importancia que tienen las secretarias y los asistentes ejecutivos, que jams aparecen en un organigrama. Uno de los primeros estudios que reconoci la importancia de las estructuras informales fue Chester Barnard. Quien seal que las relaciones informales ayudan a los miembros de la organizacin a satisfacer sus necesidades sociales y a hacer las cosas.
12
Para Terri. Un organigrama es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva. Para Melinkoff. Seala que la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condicin de reflejar hasta donde sea posible la organizacin con sus verdaderas implicaciones y relaciones, adems de sus estratos jerrquicos. Cuando las lneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los niveles jerrquicos superiores a los inferiores. Cuando se desplazan en sentido horizontal sealan que existe especializacin y correlacin. Cuando las lneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro, indican "mando sobre" Cuando la lnea horizontal est colocada lateralmente indica una relacin de apoyo (la cual est colocada al lado de la unidad principal) Las lneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinacin entre las diversas unidades administrativas de la organizacin. Las lneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha, indican continuidad de la organizacin, esto quiere decir que existen ms unidades semejantes que no estn expresadas dentro de la estructura. Para representar alguna relacin muy especial o especfica se utiliza la lnea quebrada o con zigzagueos.
13
1.5
ELEMENTOS CLAVE PARA EL DISEO DE ORGANIZACIONES
Altas Complejidad Bajas
Tamao
Depende del nmero de participantes y dependencias. El desarrollo del trabajo es importante no importando quien lo desarrollo Las grandes organizaciones tienden a formar subcolectividades o grupos informales, manteniendo una accin personalizada dentro de ellas Configuran una organizacin informal cuyo poder, en algunos casos, son ms eficaz que las estructuras formales Pretende distanciar la autoridad formal de las de idoneidad profesional o tcnicas, las cuales necesitan un modelo extraformal de interdependencia Autoridad-Capacidad para mantener el orden
Anonimato
Rutina estandarizada
Estructura especializada no oficiales
Tendencia a la especializacin y a la proliferacin de funciones
14
1.6 FACTORES SITUACIONALES A TENER EN CUENTA PARA EL DISEO DE ORGANIZACIONES
Indudablemente las polticas y las prcticas de diseo de organizaciones deben considerar, en su diseo, diversos factores situacionales:
1.6.1. CARACTERSTICAS DE LA FUERZA DE TRABAJO (VALOR SUBJETIVO DEL TRABAJO). Significa entender las diferencias y semejanzas entre los diversos grupos de empleados (obreros, administrativos, profesionales, gerentes) a los efectos de disear diferentes polticas para cada grupo; bsicamente entender diferencias de fondo, de necesidades, de expectativas y de capacidad educativa. Significa comprender por donde transita la motivacin de la fuerza de trabajo y cmo brindar una mayor personalizacin al trabajo. Por ejemplo: prcticas de equidad, participacin, seguridad, autonoma, sentido de autorrealizacin, identificacin con algo, contenido o significacin de la posicin, deseo de progreso, entre otros.
1.6.2 ESTRATEGIA Y CONDICIONES COMERCIALES (ESTRATEGIA). Indudablemente las polticas y prcticas de diseo organizacional deben alinearse con la estrategia de la organizacin. Por ejemplo, si la organizacin opera en un entorno competitivo donde la estrategia apunta a control de costos (que implica control de procesos y calidad), las polticas y prcticas debern fomentar este foco en su personal y lograr que todos los empleados incorporen esta estrategia de control de costos en su gestin diaria. Asimismo, la estrategia de la organizacin deber considerar cules son los RH disponibles al momento de disear la estrategia y si estos no son los adecuados en cantidad y/o calidad, la organizacin deber disear polticas y prcticas que posibiliten los comportamientos ms adecuados para el logro de la alineacin.
1.6.3 FILOSOFA DE LA ADMINISTRACIN (VALOR COMPARTIDO). La filosofa de la administracin o cultura organizacional es el conjunto de convicciones implcitas o explcitas de los gerentes clave respecto a: La naturaleza del negocio La participacin en la sociedad La forma en que debe administrarse (sobre todo a las personas)
15
En la medida que esta filosofa de la administracin se vea reflejada en las polticas y prcticas de diseo organizacional estas polticas sern mucho ms consistentes y congruentes pues tendrn en comn una misma ideologa; si esto se logra, las personas se socializan en una opinin comn y esta filosofa o cultura acta como orientadora de las acciones futuras. La falta de congruencia entre la cultura organizacional y las polticas de diseo organizacional minan la confianza y el compromiso con la organizacin. La filosofa de la administracin tambin est conformada por el estilo de administrar de los gerentes, cmo se comportan, cmo comunican, cunta participacin dan a las personas, cmo interactan.
1.6.4 CONDICIONES DEL MERCADO LABORAL (CONOCIMIENTOS, HABILIDADES, APTITUDES). El tipo de mercado laboral y la tendencia del mismo nos indicarn qu polticas de diseo organizacional son las ms adecuadas para atraer, retener y desarrollar gente que contribuya a la efectividad organizacional. Es la contracara de las caractersticas de la fuerza de trabajo: en ella analizaba qu supona que la gente necesitaba -para disear polticas atractivas a sus necesidades-, aqu en cambio analizo qu es lo que el mercado me ofrece para disear polticas que me permitan recorrer el gap entre el tipo de personas disponibles en el mercado y el tipo de persona que requiero.
1.6.5 SINDICATOS. La influencia del sindicato existe est o no est sindicalizado el personal, ya sea como factor de presin al momento de la definicin de polticas de diseo organizacional o de manera indirecta, mediante el impulso de legislacin.
1.6.6 TECNOLOGA DE LA TAREA (ESTRUCTURA TECNOLGICA Y ORGANIZATIVA). El tipo de hardware y software utilizado en la operacin impacta fuertemente en el diseo de las polticas y prcticas de la organizacin. Difcilmente podamos introducir una nueva tecnologa o una nueva forma de organizar el trabajo sin disear polticas y prcticas que acompaen la implantacin (tema de MNFOT). Pinsese sin ir ms lejos en los cambios en cuanto a prcticas y polticas que llevaron a cabo aquellas organizaciones que migraron del sistema taylorista al JIT o a los crculos de calidad.
16
1.6.7 LEYES Y VALORES SOCIALES (CONDICIN DE LEGITIMIDAD) Son los valores o suposiciones bsicas que la gente en una sociedad o en una organizacin parece tener respecto a cmo debe pensar y comportarse. Es lo que se denomina legitimidad en sus dos aspectos: normativo y tico. Indudablemente, las polticas y prcticas de diseo organizacional deben reunir esta condicin de legitimidad en el sentido de que si no son validadas por sus destinatarios, difcilmente podrn implantarse; para ser aceptadas ser necesario que reflejen el contexto del gobierno y de la sociedad en la cual intentan intercalarse. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN 3 Para Melinkoff El principio del objetivo. Toda organizacin y cada parte de la misma debe constituir una expresin de objetivo de la empresa, o carecer de significado, siendo por lo tanto redundante. El principio de especializacin. Las actividades de cada uno de los miembros de un grupo organizado debern confinarse, en todo lo que sea posible, a la ejecucin de una sola funcin. El principio de coordinacin. El objetivo de la organizacin de por s, a diferencia del objetivo de la empresa es facilitar la coordinacin; unidad del esfuerzo. El principio de autoridad. En todo grupo organizado, la autoridad suprema debe descansar en alguna parte. Deber existir una clara lnea de autoridad que emana de la autoridad suprema a cada uno de los individuos del grupo. El principio de responsabilidad. La responsabilidad de un superior por los actos de sus subordinados es absoluta. El principio de definicin. El contenido de cada puesto, tanto en lo que se refiere a los deberes que implica como a la responsabilidad y autoridad que en el mismo radican y a sus relaciones con otros puestos, deber ser claramente definido por escrito y dado a conocer a todos aquellos a quienes concierna. El principio de reciprocidad. En todo puesto, la responsabilidad y autoridad deben ser equivalentes.
Barnard, Chester I. As funcoes do executivo. Sao Paulo. Atlas. 1971
17
El mbito de control. Ninguna persona deber supervisar a ms de cinco, o como mximo seis subordinados directos, cuyos trabajos se relacionan entre s. El principio de equilibrio. Es esencial que las diversas unidades de organizacin se mantengan en equilibrio. El principio de continuidad. La reorganizacin es un proceso continuo; en toda empresa debern efectuarse previsiones especficas a este respecto.
Segn Terry: Principios de organizacin dinmica. La organizacin debe ser dinmica; debe tomar en cuenta los cambios de la empresa. Principio de funciones. Las funciones son las principales entidades en cuyo derredor forma el gerente una eficaz estructura orgnica Principio del aumento de las relaciones orgnicas . Cuando se agregan personas a una estructura de organizacin el nmero de relaciones orgnicas aumenta en una proporcin mucho mayor que el nmero de personas agregadas. Principio de sencillez . Al organizar, slo hay que incluir las actividades y manejarlas con la mayor sencillez prctica. Principio que rige los canales definidos de supervisin . Para cualquier empresa, las diversas unidades de organizacin deben estar conectadas por canales de supervisin claramente definidos. Principio de autoridad y responsabilidad. Para lograr relaciones de organizacin, la autoridad de un funcionario debe ser proporcionada a su responsabilidad, y viceversa, su responsabilidad debe ser proporcionada a su autoridad. Principio de responsabilidad definida. En un tiempo dado una persona har ms cuando se le asigne la responsabilidad de realizar una tarea definida
1.7
CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS
Las empresas se pueden clasificar de la siguiente manera:

18
Sectores econmicos Su tamao El origen de su capital. Explotacin y conformacin de su capital El nmero de propietarios La funcin social Constitucin legal Grado de responsabilidad de los socios Cantidad en el monto de las ventas
1.7.1 POR SECTORES ECONMICOS PRIMARIAS Dice de todas aquellas que explotan los recursos naturales renovables como no renovables, en este tipo tenemos: DESCRIPCIN EXTRACTIVAS: dedicadas a explotar recursos naturales Mineras: Se definen como ligada a la extraccin, produccin y comercializacin de los recursos minerales no renovables con el fin de obtener beneficios econmicos. Este sector tiene fuertemente orientadas sus ventas al extranjero. Pesqueras: Se defines como ligada a la extraccin y explotacin de las riquezas del mar y comprenden todas las actividades destinadas a capturar, cazar, segar, poseer, recolectar, conservar y utilizar todas las especies hidrobiologcas que tienen el mar como fuente de vida. Las Agropecuarias: Este sector est constituido por dos actividades la Agrcola y la Ganadera o Pecuaria, las cuales estn constituidas por una actividad primaria productora la cual puede llevarse a cabo en la tierra o no y una actividad secundaria de elaboracin o transformacin que puede llevarse a cabo en cualquier otro lugar, en este sector tiene espacio la produccin de hortalizas, cereales, frutas, vias y ganadera. La ganadera se refiere netamente a la actividad EJEMPLO Cerrejn, ECOPETROL, minas de oro del choc Chile el mayor productor y exportador de Cobre, Nitrato y Litio, adems de ser el mayor productor mundial de Yodo
Nota: Hay que tener presente que no se considera como actividad extractiva la Acuicultura.
Agroindustria, azcar Manuelita, Rio paila
19
de criar animales para su posterior venta o faenacion para su venta.. Las Silvcolas: Estas tienen como fin explotar y cosechar los bosques nativos como plantaciones, regenerar y proteger los bosques, tanto como para recolectar sus productos como tambin realizar actividades de forestacin, plantacin, replante, conservacin de bosques y zonas forestadas. SECUNDARIAS Las Manufactureras : Dice de todas aquellas que tienen como fin elaborar o convertir materias primas, productos semi-elaborados y productos terminados, con la finalidad de tranzarlos en el mercado nacional o internacional y dentro de estas tenemos: Empresas que producen bienes de produccin, estas tienen como fin satisfacer la demanda de empresas de consumo final, y Empresas que producen bienes de consumo final, las que se alimentan de las empresas que producen bienes de produccin. De Construccin: Son todas aquellas que realizan obras pblicas y privadas, como la construccin de calles, carreteras, casas, edificios, Etc.
TERCIARIAS Comerciales. Dice de todas aquellas que se dedican o realizan el acto propio de comercio, y su funcin principal es la compra-venta de productos terminados en la cual interfieren dos intermediarios que son el productor y el consumidor, dentro de las que podemos sealar: La compra y permuta de cosas muebles, hechas con nimo de venderlas, permutarlas o arrendarlas. La compra de un establecimiento comercial. Las empresas de fabricas, distribuidoras, almacenes tiendas, bazares. Las empresas de transporte por tierra, mar, ros o vas navegables. Las empresas de depsitos de mercadera, provisiones o suministros, las agencias de negocios. Las empresas de espectculos pblicos. DE SERVICIO. Son todas aquellas que realizan una actividad comercial, productiva y prestadora de servicios con fines de lucro. As tenemos empresas que prestan servicios a la comunidad con el fin de recuperar dineros, como Agua, Luz, Gas. De servicios financieros. Son todas aquellas que realizan una actividad comercial, prestadora de servicios de intermediacin relacionados al mbito
20
de generacin de valor a travs del dinero. As tenemos: Bancos e Instituciones Financieras: Bancos Nacionales, Internacionales. Oferta y Contratacin de Seguros: Compaas de seguros generales, de vida, Etc. Administradoras de Fondos : Generales, de Pensiones Mutuos, para la Vivienda, de Inversin. Mercado de Valores: Bolsa de Comercio, de Valores, Corredores. Otros Servicios Financieros: Factoring, Leasing, Casas de Cambio. Dentro estas tambin tenemos las empresas de servicios de apoyo como: Administradoras de tarjetas de crdito, clasificadoras de riesgo, empresas de cobranza, asesoras y consultoras financieras.
1.7.2 POR SU TAMAO GRANDE : su constitucin se soporta en grandes cantidades de capital, un gran nmero de trabajadores y el volumen de ingresos al ao, su nmero de trabajadores excede a 100 personas. ejemplo: Comestibles la Rosa, Postobn, Gino Pascalli, Zenu, Productos Noel entre otras.). MEDIANA: su capital, el nmero de trabajadores y el volumen de ingresos son limitados y muy regulares, nmero de trabajadores superior a 20 personas e inferior a 100. PEQUEAS: se dividen a su vez en. Pequea: su capital, nmero de trabajadores y sus ingresos son muy reducidos, el nmero de trabajadores no excede de 20 personas. Micro: su capital, nmero de trabajadores y sus ingresos solo se establecen en cuantas muy personales, el nmero de trabajadores no excede de 10 (trabajadores y empleados) Famiempresa: es un nuevo tipo de explotacin en donde la familia es el motor del negocio convirtindose en una unidad productiva.
1.7.3 POR EL ORIGEN DEL CAPITAL ENTIDADES FISCALES: Dice de aquellas instituciones que componen el Estado y que en general son creadas por ley y reguladas por la Contralora General de la Repblica, exceptuando al Poder Judicial al cual lo fiscaliza la corte Suprema y comprenden los siguientes grupos: Ministerios y Servicios de Gobierno (Poder Ejecutivo), Comprende todos los Ministerios, Organismos y Servicios del Estado. Ej. Ministerio de Vivienda y Urbanismo, Onemi, Inspeccin del Trabajo.
21
PODER JUDICIAL . Comprende todos los organismos de Justicia del Estado. Ej. Tribunales de Justicia, Corte Suprema de Justicia, Corte de Apelaciones, Juzgados del Crimen, Juzgados Civiles, Juzgados de Menores y del Trabajo. PODER LEGISLATIVO. Comprende a todos los organismos del Estado que crean, aprueban y modifican leyes, junto al Presidente de la Repblica y fiscalizan los actos del Gobierno. Ej. Cmara de diputados y el Senado. MUNICIPALIDADES. Se entiende que son todas las Municipalidades del pas. Ej. Municipalidad de Santiago HOSPITALES PBLICOS . Comprende a todos los hospitales del pas dependientes del Ministerio de Salud. Ej. Hospital San Juan de Dios INSTITUCIONES DE EDUCACIN SUPERIOR DEL ESTADO. Dice que son aquellas Universidades creadas por ley en las cuales tiene participacin el Estado. Ej. Universidad Nacional, SENA. LICEOS Y COLEGIOS FISCALES. Comprende todos los Colegios, Liceos y Jardines infantiles Pblicos. Ej. Colegio Rebeca Matte Bello. EMPRESAS DEL ESTADO. Comprende todas las empresas donde el capital es del Estado. Ej. Codelco, Enap, DIAN. PRIVADO: son aquellas en que el capital proviene de particulares, estas pueden ser nacionales o transnacionales y su fin es el lucro. ejemplo: sociedades comerciales. ECONOMA MIXTA: el capital proviene una parte del estado y la otra de particulares. ejemplo: Bancaf, la Previsora s.a.
1.7.4 POR LA EXPLOTACIN Y CONFORMACIN DE SU CAPITAL. Multinacionales: en su gran mayora el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes pases del mundo (globalizacin). ejemplo: nicole Grupos econmicos : estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al mismo grupo de personas o dueos. ejemplo: Alejandro Echavarria, Manuel Mejia Jaramillo, Carlos Ardilla Lulle, Manuel Carvajal Sinisterra, Jimmy Mayer, Eduardo Santos, Hernando Caicedo Caicedo, Fernando Mazuera, Julio Mario Santo Domingo Y Luis Carlos Sarmiento Angulo.
22
Nacionales: el radio de atencin es dentro del pas normalmente tienen su principal en una ciudad y sucursales en otras. Locales: son aquellas en que su radio de atencin es dentro de la misma localidad. por el pago de impuestos Personas Naturales : el empresario como persona natural es aquel individuo que profesionalmente se ocupa de algunas de las actividades mercantiles, la persona natural se inscribe en la cmara de comercio, igualmente se debe hacer con la matrcula del establecimiento comercial. Estn obligados a pagar impuestos, su declaracin de renta aqu le corresponde a trabajadores profesionales independientes y algunos que ejercen el comercio. Los libros que se deben inscribir ante cmara y comercio son: libro de registro de operaciones diarias, libro de inventario y de balances y libro mayor y de balances.
Sucesiones ilquidas: en este grupo corresponde a las herencias o legados que se encuentran en proceso de liquidacin. Rgimen simplificado: pertenecen los comerciantes que no llenan requisitos que exige la DIAN. ejemplo: las pequeas tiendas, no estn obligados a llevar contabilidad. Rgimen comn: empresas legalmente constituidas y sobrepasan las limitaciones del rgimen simplificado, deben llevar organizadamente su contabilidad. Gran contribuyente: agrupa el mayor nmero de empresas con capitales e ingresos compuestos en cuantas superiores a los miles de millones de pesos. son las ms grandes del pas.
1.7.5 POR EL NMERO DE PROPIETARIOS Individuales: su dueo es la empresa, por lo general es l solo quien tiene el peso del negocio. Unipersonales: se conforma con la presencia de una sola persona natural o jurdica, que destina parte de sus activos para la realizacin de una o varias actividades mercantiles.
23
Su nombre debe ser una denominacin o razn social, seguida de la expresin "Empresa Unipersonal" o de la sigla "E.U", si no se usa la expresin o su sigla, el contribuyente responde con todos sus bienes aunque no estn vinculados a la citada empresa. Sociedades: todas para su constitucin exigen la participacin como dueo de ms de una persona lo que indica que mnimo son dos (2) por lo general corresponden al rgimen comn.
1.7.6 POR LA FUNCIN SOCIAL Con nimo de lucro: se constituye la empresa con el propsito de explotar y ganar ms dinero. Trabajo asociado: grupo organizado como empresa para beneficio de los integrantes e.a.t. Sin nimo de lucro: aparentemente son empresas que lo ms importante para ellas es el factor social de ayuda y apoyo a la comunidad. Economa solidaria: en este grupo pertenecen todas las cooperativas sin importar a que actividad se dedican lo ms importante es el bienestar de los asociados y su familia.
1.7.7 POR LA CONSTITUCIN LEGAL . Se puede decir que se clasifican en: SOCIEDAD ANONIMA: Es aquella que est constituida de un capital social en un fondo comn dividido en acciones y la administracin est a cargo de un directorio compuesto por miembros elegidos y renovados en las juntas generales ordinarias de accionistas. La ley introduce dos formas especiales de sociedades annimas: SOCIEDAD ANONIMA ABIERTA: Es aquella que hace oferta pblica de sus acciones segn la Ley de Mercado de Valores, que tienen 500 o ms accionistas o al menos el 10% de su capital suscrito a un mnimo de 100 personas. Estas son fiscalizadas por la Superintendencia de Valores y Seguros y distribuyen dividendos en efectivo equivalentes al menos al 30% de sus utilidades netas en cada periodo, a menos que se acuerde lo contrario en la junta ordinaria de accionistas. SOCIEDAD ANONIMA CERRADA: Son aquellas que no cumplen con ninguno de los requisitos anteriores. Las sociedades annimas cerradas
24
tienen la libertad para definir en sus estatutos la forma que estimen conveniente la distribucin de sus utilidades. SOCIEDAD COLECTIVA: Tambin se conoce como sociedad limitada, ya que su principal caracterstica radica en que en un caso de dificultad comercial los socios que la conforman deben responder no tan solo con su aporte capital, sino que tambin con sus bienes personales. Dentro de este tipo de sociedades tambin tenemos dos tipos: Comerciales: su principal caracterstica es que los socios son responsables ilimitados y solidarios de todas las obligaciones sociales legalmente contradas. Civiles: Es cuando los socios son responsables ilimitados, pero a prorrata de los aportes.
1.7.8 POR EL GRADO DE RESPONSABILIDAD DE LOS SOCIOS , son muy pocas las sociedades de este tipo. EN COMANDITA: Es aquella en que existen por una parte los socios capitalistas llamados tambin comanditarios y por otra parte estn los socios gestores que son los que se obligan a administrar el aporte hecho por los socios capitalistas a la caja social. Y sus socios capitalistas desean tener injerencia en su administracin. LIMITADA: Es aquella en todos los socios administran por derecho propio por todos los socios, aunque generalmente se opta por delegar la administracin a uno de los socios o a terceros. Los socios son responsables solo hasta el monto de sus aportes o la suma mayor que se indique en los estatutos sociales, esto es que en caso que est presente problemas econmicos los socios no corren el riesgo de perder todos sus bienes, sino que respondern solo con el monto que hayan aportado al capital de la empresa.
1.7.9 POR LA CANTIDAD EN EL MONTO DE LAS VENTAS Empresas Mayoristas: Que son aquellas que venden a empresas minoristas y tambin a otras mayoristas a gran escala. Empresas Minoristas: Son aquellas que venden sus productos al consumidor al detalle.
NOTA: TODAS LAS EMPRESAS PRIVADAS SON FISCALIZADAS POR EL SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS.
25
1.8
ENTORNO LEGAL DE LAS EMPRESAS COLOMBIANAS
PASOS PARA CREAR UNA EMPRESA:
VERIFIQUE EL NOMBRE O RAZN SOCIAL. En el puesto de informacin de cualquiera de las Sedes de la Cmara de Comercio, puede solicitar un volante para la consulta de nombres. Diligencie el formulario con los nombres que desea consultar y la actividad a la que se va a dedicar. Cancele el valor de la consulta la cual cuesta $1.500. Presente el formulario diligenciado en las ventanillas de Cmara de Comercio y el empleado le indicar cuando reclamarlo, con el fin de saber si puede usar dicho nombre o no debido a que ya existe o hay alguno similar.
Una vez aprobado el nombre pase a hacer lo siguiente: ELABORE LA MINUTA CON EL SIGUIENTE CONTENIDO BSICO: Los datos de los socios constituyentes: nombres completos, cdulas, nacionalidad, estado civil y domicilio. La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma. El domicilio de la sociedad y de las sucursales que se establezcan. El negocio de la sociedad (objeto social), enunciando en forma clara y completa las actividades principales. El capital social pagado por cada socio. Si es una sociedad por acciones se deber expresar el capital suscrito y pagado, la forma como se cancelarn las cuotas y el valor nominal de las acciones representativas del capital. (ver paso uno). Se debe expresar como se administrar la sociedad, las facultades de los administradores, las asambleas y juntas de los socios, segn lo establecido legalmente para cada tipo de sociedad (para mayor informacin vea el cdigo de comercio). Los das y la forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios ya sea de manera ordinaria o extraordinaria, y la forma como se decidir en un determinado asunto. Las fechas en que se deben hacer los balances generales y como se distribuirn las utilidades, as como tambin la reserva legal.
26
La duracin de la empresa y sus causales para disolverla, y la forma de liquidarla. Establecer el representante legal de la sociedad con su domicilio, sus facultades y obligaciones.
Modelo de minuta de una sociedad limitada: En la ciudad de Medelln, departamento de Antioquia, Repblica de Colombia, a _________ de ________ de _________________, el seor __________________________________ y _____________________________, mayores de edad, con domicilio en Medelln, identificados con las cdulas de ciudadana nmeros _____________________________ respectivamente, obrando en nombre propio, manifestaron que constituirn una sociedad de responsabilidad limitada la cual se regir por las normas establecidas en el cdigo de comercio y en especial por los siguientes estatutos: Artculo 1: Nombre _______________. o razn social: la sociedad se denominar
Artculo 2: Domicilio: el domicilio principal ser en la ciudad de ______________, Departamento de ____________, Repblica de Colombia, sin embargo la sociedad puede establecer sucursales, en otras ciudades del pas como en el exterior. Artculo 3: Objeto social: la compaa tiene por objeto social: diseo, produccin y comercializacin de productos y servicios de publicidad grfica y compra y venta de materias primas . En el desarrollo y cumplimiento de tal objeto puede hacer en su propio nombre o por cuenta de terceros o con participacin de ellos, toda clase de operaciones comercial, sobre bienes muebles o inmuebles y construir cualquier clase de gravamen, celebrar contratos con personas naturales o jurdicas, efectuar operaciones de prstamos, cambio, descuento, cuentas corrientes, dar o recibir garantas y endosar, adquirir y negociar ttulos valores. Artculo 4: Duracin de la sociedad: se fija en 10 aos, contados desde la fecha de otorgamiento de la escritura. La junta de socios podr mediante reforma, prolongar dicho trmino o disolver extraordinariamente la sociedad, antes de que dicho trmino expire. Artculo 5: el capital de la sociedad es la suma de $10.000.000.
27
Artculo 6: cuotas: El capital social se divide en diez cuotas o acciones de un valor nominal de un milln de pesos, capital y cuotas que se encuentran pagadas en su totalidad de la siguiente forma: El socio Juan Martnez Robledo, suscribe el ochenta por ciento en ocho cuotas de valor nominal y paga en efectivo el valor de $8.000.000. El socio Oscar Rueda Osorio suscribe el veinte por ciento y paga en efectivo el valor de $2.000.000. as los aportes han sido pagados ntegramente a la sociedad. Artculo 7: Responsabilidades: la responsabilidad de cada uno de los socios se limita al monto de sus aportes. Artculo 8: Aumento del capital: el capital de los socios puede ser aumentando por nuevos aportes de los socios, por la admisin de nuevos socios o por la acumulacin que se hicieron de utilidades por determinacin de comn acuerdo de los socios. Artculo 9: Cesin de cuotas: las cuotas correspondientes al inters social de cada uno de los socios no estn representadas por ttulos, ni son negociables en el mercado, pero s pueden cederse. La cesin implicar una reforma estatutaria y la correspondiente escritura ser otorgada por el representante legal, el cedente y el cesionario. Artculo 10: Administracin: la administracin de la sociedad corresponde por derecho a los socios, pero estos convienen en delegarla en un gerente, con facultades para representar la sociedad. Esta delegacin no impide que la administracin y representacin de la sociedad, as como el uso de la razn social se someta al gerente, cuando los estatutos as lo exijan, segn la voluntad de los socios. Requiere para su validez el consentimiento de todos los socios, la ejecucin o ejercicio de los siguientes actos o funciones: 1. Disponer de una parte de las utilidades lquidas con destino a ensanchamiento de la empresa o de cualquier otro objeto distinto de la distribucin de utilidades. Artculo 11: Reuniones: la junta de socios se reunir ordinariamente una vez por ao, el primer da de Marzo a las 10:00 de la maana en las oficinas del domicilio de la compaa. Artculo 12: Votos: en todas las reuniones de la junta de socios, cada socio tendr tantos votos como cuotas tenga en la compaa. Las decisiones se tomaran por nmero plural de socios que represente la mayora absoluta de las cuotas en que se halla dividido el capital de la sociedad, salvo que de acuerdo con estos estatutos se requiera unanimidad.
28
Artculo 13: La sociedad tendr un gerente y un subgerente que lo reemplazar en sus faltas absolutas o temporales. Ambos elegidos por la junta de socios para perodos de un ao, pero podrn ser reelegidos indefinidamente y removidos a voluntad de los socios en cualquier tiempo. Le corresponde al gerente en forma especial la administracin y representacin de la sociedad, as como el uso de la razn social con las limitaciones contempladas en estos estatutos. En particular tendr las siguientes funciones (enumere todas aquellas que considere pertinente).............. Artculo 14: Inventarios y Balances: mensualmente se har un Balance de prueba de la sociedad. Cada ao a 31 de Diciembre se cortarn las cuentas, se har un inventario y se formar el Balance de la junta de socios. Artculo 15: Reserva Legal: aprobado el Balance y dems documentos, de las utilidades lquidas que resulten, se destinar un 10% de reserva legal........... Articulo 16: La sociedad se disolver por: 1. La expedicin del plazo sealado para su duracin. 2. La prdida de un 50% del capital aportado. 3. Por acuerdo unnime de los socios. 4. Cuando el nmero de socios exceda de veinticinco. 5. Por dems causales sealadas en la ley. Artculo 17: Liquidacin: disuelta la sociedad se proceder a su liquidacin por el gerente salvo que la junta de socios resuelva designar uno o ms liquidadores con sus respectivos suplentes, cuyos nombramientos debern registrarse en la Cmara de Comercio del domicilio de la ciudad. De esta manera se debe detallar toda la informacin referente a la sociedad con da uno de los aspectos mencionados en el contenido bsico.
Nota: Los artculos de los estatutos, deben ser normas de carcter permanente y general, deben constituir reglas estables que No requieran de ajustes. En cuanto al diseo de los estatutos puede redactarse todos los artculos que le convengan a la organizacin, pero teniendo presente no establecer artculos para los estatutos que se conviertan en un limitante para el desarrollo de la empresa en lo relativo a operaciones comerciales o administrativas. IR A LA NOTARA:
29
Para nuestro ejemplo el valor que se debe pagar en la Notara para un capital de $10.000.000, es de $115.000, all procedern a hacerle lo siguiente: Le transcribirn su minuta conformando as la Escritura Pblica, firmada por el notario con los sellos respectivos y adicionalmente por los socios con la cdula y sus huellas.
REALIZAR EL PAGO DEL IMPUESTO DE REGISTRO SOBRE LA ESCRITURA: Realizar el pago del impuesto de registro sobre la escritura de constitucin en la oficina de Rentas Departamentales, edificio Antioquia en la avenida Primero de Mayo con Palac en Medelln o en los estancos oficiales. ADQUIRIR EL FORMULARIO DE MATRCULA MERCANTIL: Adquirir en la Cmara de Comercio el formulario de Matrcula Mercantil Sociedades Comerciales, el cual tiene un costo de $2.000, posteriormente debe presentar en la ventanilla de la Cmara de Comercio lo siguiente: El formulario de matrcula mercantil diligenciando, junto con el volante de consulta de nombres aprobado. Dos copias autenticadas de la escritura pblica de constitucin de la sociedad, en la que debe aparecer el nombramiento del representante legal. En el caso de ser empresa unipersonal, el documento privado sino se constituy por escritura pblica. Recibo de pago del impuesto de Registro expedido por Rentas Departamentales. Carta de cada una de las personas nombradas, como: representantes legales, junta directiva y revisor fiscal cuando sea el caso. Documento de identificacin del representante legal. Permiso de funcionamiento de la sociedad, en caso de hallarse sujeta a vigilancia estatal. En caso de aporte de inmuebles al capital social, acreditar el pago del impuesto de anotacin y registro (boleta de rentas). Solicitar en la taquilla de la Cmara de Comercio el valor de la liquidacin de los derechos de matrcula. Cancelar los derechos de matrcula. Al momento del pago le entregarn un recibo con el cual podr reclamar el certificado de su matrcula, as como las copias de los formularios, las escrituras y las cartas de aceptacin. Segn nuestro ejemplo para un capital de $10.000.000 se debe cancelar $176.000. Obtener copia del certificado de existencia y representacin legal de la sociedad.
30
Luego de haber realizado la inscripcin, usted podr solicitar a la Cmara de Comercio, el certificado de existencia y representacin, es un documento que le permite al comerciante o sociedad realizar algunos trmites (inscripcin ante la administracin de impuestos, industria y comercio, etc.) o simplemente acreditar su matrcula en el registro mercantil.
REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO: Estn compuestos por los libros de contabilidad, libros de actas, libros de registro de aportes, comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Una vez matriculada la sociedad o empresa, el propietario de esta o el representante legal debe presentar y solicitar el registro de los libros de comercio, con carta dirigida a la Cmara de Comercio y diligenciar el formulario de solicitud respectivo. Los libros son los siguientes: Libro auxiliar: se lleva para registrar detalladamente en orden cronolgico las cuentas principales, totalizando dbitos, crditos y saldo que pasa al final de cada perodo al libro diario y al libro mayor, este libro no requiere ser registrado en la Cmara de Comercio. Libro caja diario: en este libro se pasan las operaciones contables en orden cronolgico, en forma individual o por resmenes que no excedan de un mes. Libro mayor: en este libro se pasan las operaciones por cuentas utilizando el sistema de partida doble; permitiendo establecer el resumen mensual de todas las operaciones para cada cuenta. Libro inventario y balance: se debe hacer un inventario y un balance general al iniciar sus actividades y por lo menos una vez cada ao para conocer en forma clara y completa la situacin del patrimonio. Libro de accionistas: en el se escriben las acciones, anotando el ttulo, el nmero y la fecha de inscripcin, al igual que los cambios de propietario. Libro de actas: los libros de actas pueden ser de dos clases: libros de actas de asamblea de socios y libro de acta de junta directiva. El primero lo deben llevar todas las sociedades, el segundo solo en las que posean junta directiva.
En los libros de actas, deben anotarse en orden cronolgico las actas de las reuniones, las cuales debern ser firmadas por el secretario y presidente de la reunin.
31
La primera hoja de cada libro debe presentarse rotulados (marcados) a lpiz en la parte superior con el nombre de la sociedad y la destinacin que se dar a cada libro, as como numerarse consecutivamente y no tener ningn registro contable. Los pasos a seguir en la Cmara de Comercio: Llevar el formato, la carta y los libros en cualquier taquilla de la Cmara de Comercio. Pagar los derechos de inscripcin de los libros. Al momento de cancelar le entregarn el recibo de pago con el cual podr reclamar los libros registrados, en la fecha que all se indica. Actualmente cada libro tiene un costo de $15.000. Cuando le entreguen los libros, verifique que la primera pgina de cada libro registrado este sellado por la Cmara de Comercio y rubricadas todas las dems.
IR A LA DIAN: Ir a la Administracin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para que obtenga el nmero de identificacin tributaria (NIT), el cual es necesario para identificarse en el desarrollo de las actividades comerciales. Para este nmero de identificacin, el cual es expedido en una tarjeta, se debe realizar el trmite correspondiente en la DIAN, que se encuentre en el municipio donde se est domiciliado. Pasos a seguir: Con el certificado de existencia y representacin que solicite en la Cmara de Comercio, dirjase a la DIAN y solicite el formulario de RUT (registro nico tributario), por medio del cual se puede realizar los siguientes trmites, entre otros:
o o
Asignacin de NIT Inscripcin en el registro de vendedores si es responsable de IVA.
Una vez adquirido y diligenciado el formulario, presntese ante la DIAN, con los siguientes documentos:
o o o o
Formulario de RUT diligenciado en original y dos copias. Copia de la escritura pblica de constitucin. Certificado de existencia y representacin, expedido por la Cmara de Comercio, con fecha no mayor a tres meses antes de su presentacin. Fotocopia de la cdula del representante legal.
32
El registro de Impuestos sobre las ventas (IVA), se puede hacer en el momento de realizar la solicitud del NIT. Los responsables del rgimen simplificado no tienen obligacin de declarar el IVA, los responsables del rgimen comn deben hacerlo bimestralmente en las fechas que indique el calendario tributario, el cual puede adquirir directamente en la DIAN. Simultneamente con la solicitud del formulario RUT, usted puede solicitar el formulario para que la DIAN le autorice la numeracin para las facturas que usar en su negocio. AFILIACIN A LA ASEGURADORA DE RIESGOS PROFESIONALES (ARP): Algunas de ellas son: el ISS, Colmena, Suratep, entre otros. Los pasos a seguir son: Una vez elegida la ARP, el empleador debe llenar una solicitud de vinculacin de la empresa al sistema general de riesgos pr5ofesionales, la cual es suministrada sin ningn costo por la ARP, dependiendo el grado y la clase de riesgo de las actividades de la empresa, ellos establecen la tarifa de riesgo la cual es un porcentaje total de la nmina y debe ser asumida por el empleador, dicho valor se debe pagar cada mes. Adicionalmente debe vincular a cada trabajador, llenando la solicitud de vinculacin del trabajador al sistema general de riesgos profesionales. RGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL: Usted deber inscribir a alguna entidad promotora de salud (EPS) a todos sus trabajadores, los empleados podrn elegir libremente a que entidad desean vincularse (Coomeva, Susalud, Cafesalud, Cruz Blanca, entre otras). Una vez elegida el empleador deber adelantar el proceso de afiliacin tanto de la empresa como para el trabajador, mediante la diligenciacin de los formularios, los cuales son suministrados en la EPS elegida. El formulario de afiliacin del trabajador deber diligenciarse en original y dos copias, el original es para la EPS, una copia para el empleador y la otra para el trabajador. El porcentaje total de aportes a salud es de un 12% del salario devengado por el trabajador. El valor resultante se divide en tres partes iguales, de las cuales el trabajador debe pagar una y el empleador las dos restantes.
33
FONDO DE PENSIONES Y CESANTAS: El empleador debe afiliar a todos los miembros de la empresa al fondo de pensiones, el cual el trabajador podr elegir. Una vez elegido se llena la solicitud de vinculacin, la cual se la suministra el fondo. Ya vinculado se debe pagar mensualmente el 13.5% del salario devengado por el trabajador, dicho valor se divide en cuatro y de estas el empleador paga tres y una el trabajador. APORTES PARAFISCALES Son pagos a que est obligado todo empleador a cancelar sobre el valor de la nmina mensual a travs de las cajas de compensacin familiar para: Subsidio familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y SENA. Para realizar la respectiva inscripcin, se debe adquirir un formulario en la Caja donde desea afiliarse (Comfama o Confenalco), donde le entregarn adjunto el formulario de afiliacin al ICBF y al SENA. Los pasos para la afiliacin de la empresa son: Presentar solicitud escrita, suministrada por la Caja de Compensacin Familiar, donde conste: domicilio, NIT, informacin sobre si estaba afiliado o no a alguna caja de compensacin familiar. A la solicitud se le debe anexar lo siguiente:
o o o o o
Fotocopia de la cdula si es persona natural Certificado de existencia y representacin legal vigente si es persona jurdica. Relacin de trabajadores indicando para cada uno: nmero de cdula, nombre completo y salario actual. Formulario diligenciado de afiliacin a la empresa. Formulario de afiliacin del trabajador y de las personas a cargo.
Para afiliar al trabajador debe: o Presentar el formulario de inscripcin del trabajador debidamente diligenciado. o Adjuntar los documentos necesarios para inscribir las personas que tengan a cargo trabajadores. Una vez est en la Caja de Compensacin Familiar elegida, debe pagar durante los primeros diez das del mes, el valor correspondiente al 9% del
34
total devengado en la nmina mensual, los cuales debern ser asumidos por el empleador. La distribucin del 9% es la siguiente:
o o o
2% para el SENA. 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. 4% para la Caja de Compensacin Familiar.
BIBLIOGRAFIA
BASICA D`ALESSIO PINZA Fernando. Administracin y direccin de la produccin y las operaciones. MEXICO: Pearson GAITHER NORMAN Frazier Grez Administracin de produccin y operaciones. ESPAA : Thomsom NAHMIAS Steven. Anlisis de la produccin y las operaciones. Mxico : Cia Editorial Continental, S.A. de C.V. 1999, 817p. ISBN. 968-26-1156-3 RIGGS James L.. Sistemas de produccin: planeacin, anlisis y control. 3ra edicin. ESPAA : limusa, 1999. 709p. ISBN 968-18-4878-0 VELAZQUEZ MASTRETTA. Administracin de los sistemas de produccin. ESPAA : limusa, 1999. 289p. ISBN 968-18-0165-7
COMPLEMETARIA Chase Richard B. Aquilano Nicholas. Jacobs F. Roberts. Administracin de la produccin y las operaciones. MEXICO : Mc Graw Hill VOLLMANN Thomas E.. BERRY. D William L.. WHYBARK Clay Planeacin y control de la fabricacin. MEXICO : Editorial Mc Graw Hill VILLAMIL R Elas. Anlisis de la produccin y las operaciones Martn. Colombia : UNAD BANGS Alfred Manual de la produccin. Bogot : Noriega JAY HEIZER. Barry Render Direccin de la produccin.. Prentice Hall Konz Diseo de instalaciones industriales.: Noriega editores Lee J. Krajeswki. Larry P. Ritzman Administracin de operaciones. Prentice Hall
35

1-Generalidades y Conceptos Basicos Sobre Organizaciones

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

1-Generalidades y Conceptos Basicos Sobre Organizaciones

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS SOBRE ORGANIZACIONES

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

7. Clasificacin de las empresas 8. Entorno legal

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

PORQUE TENEMOS ORGANIZACIONES

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

ORGANIZACIONES Y COMPORTAMIENTOS ORGANIZACIONAL

Existe una gran variedad de organizaciones:

Una excelente organizacin permite el establecimiento de canales de comunicacin adecuados

Eliminar duplicidad de trabajo

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

Organizacin Informal Total

Grupos pequeos de tres y cuatro personas relacionados ntimamente

Fundados en la similitud de labores y relacionados ms o menos ntimamente

Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales

LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

Existen dos tipos de sistemas:

Procesamiento: Transforma las entradas en salidas o resultados

Figura 2. Sistema Abierto

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

Figura 3. Sistema Cerrado

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

ELEMENTOS CLAVE PARA EL DISEO DE ORGANIZACIONES

Altas Complejidad Bajas

Estructura especializada no oficiales

Tendencia a la especializacin y a la proliferacin de funciones

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

1.6 FACTORES SITUACIONALES A TENER EN CUENTA PARA EL DISEO DE ORGANIZACIONES

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

Barnard, Chester I. As funcoes do executivo. Sao Paulo. Atlas. 1971

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS

Las empresas se pueden clasificar de la siguiente manera:

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN

GENERALIDADES Y CONCEPTOS BASICOS DOCUMENTO DE APOYO SOBRE ORGANIZACIONES

Agroindustria, azcar Manuelita, Rio paila

BSICO DE GESTIN DE LA PRODUCCIN