CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AREA DE

P R E G U N T A S RESPUESTA SI NO N/A OBSERVACIONES

Cuenta el Area de Abastecimientos con: a) Organigrama Funcional b) Manual de Organizacin y Funciones c) Manual de Procedimientos d) Plan Operativo e) Catlogo de Bienes f) Otros (Especificar) Se encuentra implementada con personal idneo y suficiente? Direccin Jefe de Adquisiciones Secretaria Cotizadores Girador Ordenes Compra Girador Ordenes de Servicios Registro en el SIAF Otros apoyos de X

X X X X X

X X X X X X X X RD.N 1102011DRTC

La entidad cuenta con el Plan Anual Adquisiciones debidamente aprobado? Indique el N de Resolucin que lo aprueba.

Las adquisiciones de bienes y servicios se realizan X con observancia de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado? Indique qu tipos de procesos de seleccin realiza la entidad. LICITACION PUBLICA, CONCURSO PUBLICO, ADS, ADP, MC RD N 1162011 A PARTIR DE S/. 3600

Se ha conformado Adquisiciones?

el

Comit

Especial

de X

Indique el N de Resolucin que lo conform 6 Se efectan cotizaciones para las adquisiciones no X sujetas a procesos de seleccin? Indique a partir de qu monto y el documento que lo establece en la entidad 7 Indique los criterios adoptados para otorgar la Buena Pro en las adquisiciones de los bienes y servicios no sujetos a procesos de seleccin.

CALIDAD, OPORTUNIDAD, LUGAR DE ENTREGA Y PRECIO.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 1 de 18 Auditora a los Estados Financieros Ejercicio 2011

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Las Ordenes de Compra y de Servicio que obran en el Area de Abastecimientos / Logstica, cuentan con toda la documentacin sustentatoria? Indique la documentacin sustentatoria: Requerimiento Autorizacin del gasto Cotizaciones Cuadro Comparativo de Cotizaciones Actas de Buena Pro o de Adjudicacin Informe de Conformidad Otros X X X X X X X

El consumo de telefona mvil (celulares) se ha ceido a las normatividad de austeridad y X racionalidad del gasto (tope mximo de consumo S/. 200.00)? De haberse registrado excesos se ha procedido a la devolucin o descuento del servidor responsable? X

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Se tiene implementado un registro o documento similar de todos los celulares asignados a los funcionarios y servidores? Al cesar en el cargo el funcionario o servidor se X efecta el control de la entrega del equipo celular asignado? Existen Bienes en Trnsito (pendientes de entrega X por el proveedores o ingreso al almacn? De ser as indique las causas Se informa a la superioridad sobre los bienes en trnsito para las acciones correctivas del caso? Al Jefe de Adquisiciones Al Director de Logstica Al Director de Administracin

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Se lleva un registro o control (Inventario) de los bienes en trnsito? Las Ordenes de Compra, Ordenes de Servicio, X Notas de Entrada a Almacn, Pecosas y otros documentos son suministrados a las Areas de Contabilidad, Presupuesto, Patrimonio y otras

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unidades orgnicas en forma oportuna? 16 La entidad cuenta con un registro de los procesos X de seleccin? X Este se encuentra debidamente legalizado y actualizado? 17 Los expedientes de los procesos de seleccin X cuentan con toda la documentacin sustentatoria y sta se encuentra debidamente archivada y custodiada? Respecto a los procesos de seleccin, estos son X comunicados a los entes pertinentes como: X OSCE PROMPYME Se ha conformado la Comisin de Toma de X Inventarios de Bienes de Almacn? Indique el N de Resolucin que conform la Comisin 20 En la Comisin de toma de inventarios se ha tenido X en cuenta que el Jefe de Almacn u otro personal de dicha unidad orgnica no se encuentre integrando dicha Comisin, debiendo desarrollar solo la funcin de facilitador? Se cumpli con efectuar el Inventario Fsico de X Bienes de Almacn al 31.Dic.2011? De existir diferencias en la conciliacin, indique las X acciones efectivas realizadas para su superacin. Existen bienes propuestos para la baja? Indique las acciones adoptadas respecto a la situacin de tales bienes 24 Se exige las garantas segn normativa X establecida, para el cumplimiento del proveedor respecto a la entrega de los bienes y servicios adquiridos? X NO SE RECIBIO DIFERENIAS REPORTADAS POR CONTABILIDAD RD N 1264-2011- DRTC

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Indique el N de personal con que cuenta el Almacn: Jefe del Almacn Secretaria Personal que emite PECOSAS Personal que emite NEAS Informacin (ingresos y salidas de bienes) Otros apoyos (especifique)

El personal que labora en el rea de Almacn x cuenta son un Manual de Organizacin y Funciones u otro documento similar. Especifique?

Para el control implementado:

de

los

bienes

se

tiene X X X x x

Las tarjetas Bincard El Kardex Valorado Otro documento similar (especificar)

Dichos documentos estn actualizados? 4

Todos los ingresos de bienes adquiridos por la entidad son recepcionados por el responsable de X almacn o personal autorizado? De no ser as, Indique las excepciones

Respecto al ingreso de los bienes almacn estos son verificados o contrastados con las cantidades y X especificaciones contenidas en las Ordenes de Compra, incluyendo aquellos bienes que por su naturaleza no son recepcionados en Almacn? Son adecuadas las instalaciones para la conservacin y mantenimiento los materiales X adquiridos? Los ingresos de bienes a almacn se originan por: Compras realizadas Donaciones Transferencias Ingreso de saldos de materiales no utilizados X X X

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Altas Otros (especificar) 8 La salida de los bienes de almacn se realiza mediante: a) b) c) d) 9

Pecosa X Nota de Salida Otros documentos Dichos documentos, renen los requisitos establecidos (informacin y autorizaciones)?

El almacn cuenta con toda la documentacin sustentatoria de ingresos y salidas de bienes, X debidamente archivada y custodiada, con observancia del tiempo establecido? La entidad mantiene bienes de su propiedad en el almacn de terceros? Qu medidas de control se ha previsto para su control o seguridad? x

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x No contesto nada

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En cuanto a la adquisicin de los repuestos de vehculos y maquinarias, stos son recepcionados y/o controlados por personal de almacn? Est prohibido el ingreso al almacn de personas ajenas al mismo? X

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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 5 de 18 Auditora a los Estados Financieros Ejercicio 2011

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El personal que labora en el Area de Control Patrimonial cuenta con su Manual de Organizacin X y Funciones u otro documento similar? Indique el nmero de personal que labora en el rea: Jefatura Secretaria Tcnico administrativo Personal de apoyo (especificar) 1 1 -

El personal que labora cuenta con los conocimientos y experiencia necesaria para el X cumplimiento de sus funciones asignadas? Se cuenta con un software para el control de los bienes patrimoniales y ste permite obtener toda la X informacin requerida por los entes competentes? Se efectan patrimoniales? inventarios de los bienes SIMI SISTEMA INTEGRADO DE MOBILIARIO INSTITUCIONAL

Con qu periodicidad? 6 Trimestral Semestral Anual

X RD N 363-2011-RDTC

Se ha conformado la Comisin de Toma de X Inventarios de Bienes Patrimoniales y Activo Fijo al 31.Dic.2010. Indique el N de Resolucin

Se ha realizado el Inventario Fsico de Bienes Patrimoniales al 31.Dic.2011 y ste ha sido remitido X a la S.B.N. Indique el nmero de Oficio

OFICIO N 1215-2011 DRCT

8 9

Se ha conciliado la informacin contenida en los Inventarios con la Informacin Financiera? De existir diferencias, indique las acciones efectivas realizadas para su regularizacin

X X

SE ALCANZO LOS INVENTARIO A CONTABILIDAD

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Todos los inmuebles de la entidad como terrenos y edificios se encuentran debidamente saneados? El rea de Control Patrimonial, cuenta con informacin actualizada sobre la situacin legal de X los inmuebles de la entidad? Los inmuebles de la entidad se encuentran con la X inscripcin en los registros pblicos y dems entes competentes? Se ha cumplido con la presentacin de la declaracin de autoavalo o impuesto predial de todos los inmuebles de la entidad. De no ser as indique sus causas

NO SE CUENTA CON PRESUPUESTO AUTOVALUO FICHA REGISTRALES A ECEPCION DE LOS QUE NO ESTAN SANEADOS

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NO SE CUENTA CON PRESUPUESTO PARA EL PAGO DE PREUSPUESTO PUBLICO

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Existen bienes propuestos para la baja? Cules son las acciones adoptadas para proceder a la baja de los referidos bienes?

X NO SE CUENTA CON ABOGADO

X Se solicit conformacin del Comit Se cuenta con la informacin y sustento X correspondiente de los bienes materia de baja? Se cuenta con el informe tcnico del estado situacional de dichos bienes? 16 17 Todos los vehculos de la entidad llevan pintado el logotipo de la entidad. Existen vehculos alquilados para la entidad? Qu controles se han implementado para su identificacin? 18 19 20 De existir vehculos que no llevan el logotipo, indique las causas Existen bienes cedidos en uso a otras entidades? X X

DISPOSICIN DE LA ALTA DIRECCION

Respecto a los bienes cedidos en uso, se ha X implementado los controles que permitan garantizar la correcta utilizacin de los mismos para los fines que fueron entregados? Respecto a la verificacin de la existencia y utilizacin adecuada de los bienes cedidos en uso, X se ha levantado las actas correspondientes?

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Las referidas verificaciones con qu periodicidad se efectan? 20 Los saldos de materiales de obras son controlados X por el Area de Control Patrimonial, e informados al Almacn para su internamiento? Todo movimiento de los bienes patrimoniales son realizados con conocimiento del Area de Control Patrimonial. Se tiene implementado la utilizacin de los kardex valorados de los bienes patrimoniales? De no ser as indique sus causas 23 Se tiene actualizadas las tarjetas de asignacin de X bienes en uso de los servidores? De no contar con dicha informacin mediante qu documento se realiza el indicado control. 24 En los inventarios de los bienes patrimoniales de la, se encuentran contenidos todos los bienes de las entidades que la conforman. De existir bienes que no estn incorporados a la entidad y por ende en los registros contables, seale sus causas y acciones realizadas X X

UNA VEZ AL AO(SON 2 AOS)

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EXECIVO NUMERO DE BIENES, INFORNACION CONTENIDA EN INVENTARIOS INICIO

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DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS NO ALCANZADOS.

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El personal que labora en la Unidad de Tesorera X cuenta con un Manual de Funciones u otro documento similar?. Especifique Indique el N de personal con que cuenta la Unidad de Tesorera: Tesorero Cajero Pagador Responsable de Ingresos Giradores Informacin de Ingresos y Egresos Otros (especificar) 1 1 1 1 1 2

El personal asignado cuenta con los conocimientos X y experiencia necesaria para el cabal cumplimiento de sus funciones? El SIAF le permite obtener toda la informacin necesaria sobre los movimientos de fondos registrados? Tales como: a) b) c) d) e) f) g) h) i) Comprobantes de Pago Recibos de Ingresos Libro Bancos de cada cuenta corriente Libro Caja Conciliacin Bancaria Cheques en cartera Cheques en trnsito Ejecucin de Ingresos Captacin Ejecucin de Gastos Pagos X X X X X X X X X X ATRAVEZ DEL SIAF

Se mantiene actualizado el saldo de cada una de X las cuentas corrientes de la entidad? Indique si el Auxiliar de Bancos es llevado en forma manual o a travs del SIAF

Las conciliaciones bancarias son realizadas X mensual y oportunamente y suscritas por el personal competente? La informacin contenida en las conciliaciones X bancarias, guardan concordancia con los saldos de bancos reportados a travs del SIAF? De existir diferencias o inconsistencias, se ha X

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 9 de 18 Auditora a los Estados Financieros Ejercicio 2011

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identificado las causas y puesto de conocimiento a la superioridad. Indique las acciones efectivas realizadas para su superacin. 9 Se ha requerido la asistencia del personal tcnico del SIAF a efectos de corregir las diferencias o inconsistencias registradas, stas son atendidas? Los fondos y valores de la entidad se encuentran X debidamente custodiados y/o protegidos? La documentacin sustentatoria de los ingresos y X gastos se encuentra debidamente archivada y custodiada de manera que permita su fcil acceso por los entes competentes? Respecto a la custodia de la documentacin X sustentatoria de los ingresos y gastos se ha observado los plazos establecidos por la normativa pertinentes (como mnimo 10 aos) En relacin a los ingresos recepcionados, stos son X depositados en forma ntegra y dentro de las 24 horas de su recepcin? Respecto a la ejecucin de los Recursos X Directamente Recaudados se cumple con lo establecido en la normativa presupuestaria establecida y Directiva Interna Aprobada por la entidad (reposicin, mantenimiento de activos, capacitacin, incentivos, entre otros)? Se tiene implementado el uso del sello restrictivo X (PAGADO) para los documentos cancelados a fin de no generar duplicidad en el pago y otros inconvenientes? La entidad cuenta con fondos para pagos en X efectivo y caja chica. Indique los montos autorizados? 17 Se cuenta con la Resolucin y Directiva para la X administracin de los referidos fondos. Indique el N de Resolucin 18 Indique los montos mximos establecidos para la RA N 0005-2011-DEA-RDTC 150 SOLES 5000 X

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ejecucin de gastos a travs de dicho fondo, as como el personal que autoriza el pago 19 Se efectan arqueos de los fondos y valores? Seale con qu periodicidad y qu personal lo realiza 20 La persona designada para la administracin del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo de Caja Chica, cuenta con: La Directiva Interna aprobada por la entidad? Medidas de seguridad para la custodia del fondo (caja fuerte u otro mueble de seguridad, detector de billetes y monedas falsas)? Conocimientos y experiencia requerida? Para designar al servidor responsable, se ha considerado la unidad orgnica y funciones que realiza segn su Manual de Funciones o Contrato? 21 Se efecta el control previo de la documentacin sustentatoria del gasto, para proceder a su pago correspondiente? Tales como: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) 22 Requerimiento Autorizacin del personal competente Disponibilidad presupuestal Orden de compra firmada por el almacenero, en seal de recepcin del bien adquirido Orden de Servicios firmada en seal de conformidad del servicio Informe de Conformidad del bien o servicio segn su naturaleza Legalidad del Comprobante que sustenta el desembolso (Factura, boleta de venta, recibo de honorarios, entre otros) Importes correctos de la documentacin Afectacin presupuestal correcta Cuentas Contables apropiadas X X X X X X X X X X X X X X X

NO PASAR DEL 10% REGION

MENSUAL

Se ha implementado controles que permitan determinar si los pagos realizados, corresponden a gastos realmente efectuados? NO CORRESPONDE Indique algunos de ellos

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El personal que labora en el Area de Contabilidad cuenta con su Manual de Organizacin y Funciones X u otro documento similar? Especifique

Indique el N de personal con que cuenta la Unidad: Jefatura Secretaria Integracin Contable Analista de Cuentas Afectacin Presupuestal Otros (especificar)APOYO 1 1 1 1 1 2

El personal que labora en el Area de Contabilidad, cuenta con los conocimientos y experiencia X adecuada para el desarrollo de sus funciones? El software con que cuenta la entidad le permite X obtener los reportes e informacin necesaria para atender los requerimientos de los entes competentes, as como para su anlisis y evaluacin? Todas las operaciones son registradas X oportunamente de manera que sea relevante y til para la administracin para la toma de decisiones? La entidad ha cumplido oportunamente con la X remisin de la informacin financiera a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica y dems entes competentes? Los saldos reflejados se encuentran debidamente sustentados con: Notas a los Estados Financieros Anexos a la Informacin Financiera Anlisis de Cuentas al detalle Inventarios Fsicos Otros (Especificar) X X X X

El personal que suscribe la informacin financiera, como responsable de la Unidad de Contabilidad es:

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Tcnico Contable Contador Pblico Colegiado Habilitado Licenciado en Administracin de Empresas Otro profesional (especificar)

Para la elaboracin de la informacin financiera, el Area de Contabilidad, ha efectuado las conciliaciones de los saldos contables con las reas pertinentes?. Tales como: a) Caja y Bancos con Tesorera (Libro o Auxiliar de Bancos y conciliaciones bancarias) b) Existencias con Almacn (Inventario Valorizado) c) Inmuebles Maquinaria y Equipo con Control Patrimonial (Inventario Valorizado) d) Cuentas por Cobrar con Tesorera (Registro auxiliar o similar) e) Cuentas por Pagar con Tesorera (Registro auxiliar o similar) f) Intangibles con Estudios (Reportes) g) Obras Liquidadas con Infraestructura (Reportes) X X X X X X X X

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De existir diferencias producto de la conciliacin, seale las acciones adoptadas para su regularizacin? Los saldos de los rubros reflejados en los Estados Financieros cuentan con su respectivo anlisis al detalle, que permita identificar su procedencia y situacin, tales como fechas, conceptos, importe, etc. Las reas involucradas en el proceso contable, suministran informacin en forma correcta y oportuna: a) b) c) d) e) Abastecimiento / Logstica Tesorera Control Patrimonial Personal Otros. Especifique X X X X X

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CON RETRASOS

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En caso de ser inoportuna, precise las acciones adoptadas? Se ha implementado procedimientos de control X respecto a los saldos pendientes de rendicin de cuenta y/o devolucin, y se ha informado a la administracin para la adopcin de los correctivos necesarios?

INFORMES AL ADMINISTRADOR INFORMES AL ADMINISTRADOR

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 13 de 18 Auditora a los Estados Financieros Ejercicio 2011

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El rea de Contabilidad efecta arqueo de fondos y valores. X Precise el personal que lo realiza JEFE DE CONTABILIDAD INTEGRACION

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Respecto a los Libros y registros contables: a) b) c) Se encuentran debidamente cerrados al X 31.Dic.2011? Se encuentra legalizados X Se encuentran suscritos por los funcionarios X competentes?

De no contar con los libros contables, indique sus causas y las acciones adoptadas 17 La documentacin contable est adecuadamente X archivada y custodiada, observando los plazos establecidos en la normativa pertinente? (10 aos)

FIRMA

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Indique el N de personal con que cuenta el rea de Recursos Humanos: Jefe Secretaria Control de Asistencia Escalafn Personal que elabora contratos Personal que elabora planilla de remuneraciones Personal que elabora planilla de cesantes Personal que elabora planilla C. A. S. Personal que efecta el PDT Personal Bienestar Social Otros apoyos (especifique) 1 1 1 1

El personal que labora en el rea de Recursos Humanos cuenta con un Manual de Organizacin y X Funciones u otro documento similar. Especifique el tipo de documento

Para la contratacin de personal se tiene en cuenta: Plaza presupuestada Disponibilidad o crdito presupuestario Concurso Pblico En caso de profesionales (ingenieros, abogados, contadores, entre otros) se solicita la Constancia de Habilidad Medidas de Austeridad, Racionalidad y Disciplina en el gasto pblico X X X X X

Como medidas implementado:

de

control

interno

se

tiene

X Declaracin Jurada de Nepotismo Declaracin Jurada de no estar impedido para X contratar con el Estado Declaracin Jurada de no tener procesos X administrativos y judiciales DE NO PERICBIR OTOR SUELDO DE ESTADO

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Se verifica en forma selectiva la veracidad de la informacin contenida en las declaraciones juradas X indicadas anteriormente, as como de la informacin que conforma su file personal (Ttulo profesional, capacitacin, experiencia? De detectarse incongruencias o falsedad de informacin, qu acciones correctivas se adoptan?

La elaboracin de las planillas de remuneraciones, pensiones y contratos CAS, est sustentada por: Resolucin de Designacin Contrato de Trabajo Certificacin Presupuestal Tarjetas de Control Asistencia Reporte de Faltas y Tardanzas X X X X X X

En cuanto al personal contratado por Inversiones, se cuenta con una escala aprobada? Indique el N de Resolucin que lo aprueba?

Respecto a la Resolucin antes indicada, la Direccin u Oficina de Recursos Humanos: Verifica que los montos consignados en el contrato de trabajo est acorde a la escala establecida? En caso de haberse considerado un monto mayor, realiza los informes pertinentes para su correccin? En caso de haberse producido pagos mayores a lo establecido en la Escala Aprobada, que acciones correctivas se adoptan? X

Se mantiene un archivo adecuado y actualizado de: File de Personal Planillas de personal Activo Planillas de personal Cesante Planillas del C. A. S. Contratos de Trabajo X X X X X

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Las Declaraciones por Retenciones y aportaciones (Essalud, AFP, Impuesto a la Renta 5ta. Categora X y otros) son presentadas oportunamente para el pago respectivo?

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 16 de 18 Auditora a los Estados Financieros Ejercicio 2011

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Existen acotaciones o deudas por pagar por incumplimiento de obligaciones tributarias? De ser el caso especifique los motivos y las acciones correctivas adoptadas

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La entidad cuenta con una Directiva sobre entrega y X recepcin de cargo u otro documento similar? Indique el N de Resolucin que lo aprueba

RD N 208-2009 VIGENTE

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La Direccin u Oficina de Recursos Humanos efecta controles sobre el cumplimiento de la Directiva u otra normatividad que regula la entrega de cargo? Por cese de funciones Por renuncia Por descanso fsico vacacional Licencias Otros (especificar) X X X X X

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En cuanto al control de asistencia: Se tiene designado a un personal a fin de que X observe el marcado personal de la tarjeta de asistencia? El personal que presenta la Papeleta de Salida X y/o Permiso, cuenta con la autorizacin de su jefe inmediato y la Oficina de Recursos Humanos? Se efecta el particulares? cmputo de los permisos X X

Se efecta el cmputo de las tardanzas?

Los reportes de Inasistencias y Tardanzas son X alcanzados oportunamente para el procesamiento de las planillas de remuneraciones, cesantes, CAS y otros?. Se verifica que la justificacin documentada por inasistencias presentada por el personal se efecte oportunamente? X

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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 18 de 18 Auditora a los Estados Financieros Ejercicio 2011