Instalacin

Conecte una llave Sentinel en el puerto paralelo del computador en donde vaya a operar el programa. Si el puerto ya tiene conectada una impresora, conctela ahora a la llave Sentinel. El siguiente procedimiento de instalacin debe ejecutarse en cada computador de la red, que debe tener, adems, su propia llave Sentinel.

Inserte el CD-ROM o el disco 1 de Construplan en la unidad de diskette. Haga clic en el botn Inicio de Windows 95 - 98 o Windows NT. Elija configuracin y despus haga clic en el Panel de Control. Haga doble clic en Agregar o Quitar Programas. Haga clic en el botn Instalar y siga las instrucciones en pantalla. Al terminar la instalacin su pantalla debe mostrar un aviso que indica que la instalacin termin correctamente

Ejecute el programa con INICIO-PROGRAMAS-CONSTRUPLAN 2000CONSTRUPLAN. Cuando se abra la pantalla principal le solicitar una clave. Digite "ADMIN" y luego una clave nueva, que slo Usted conoce. Si ms adelante olvida esta clave, deber reinstalar el programa. Como Usted es el primer usuario que ejecuta el programa, se convierte en el administrador y debe encargarse de autorizar el acceso de otros usuarios y establecerles sus permisos de operacin utilizando la opcin ARCHIVO-ADMINISTRACION DE USUARIOS. Despus de lo anterior Usted est listo para instalar la Base de Datos que viene con el programa.

Para instalar la Base de Datos recibida de Construdata en disquette proceda as:

Seleccione en el Men la opcin BASE DE DATOS - ADMINISTRACION BASE DE DATOS y cuando se abra la ventana oprima el cono INSTALAR. En el primer recuadro de la ventana INSTALAR especifique la unidad en la que se encuentra el disquette con la Base de Datos por instalar. El programa selecciona por defecto la unidad A, pero esto puede modificarse, si es necesario. En el segundo recuadro asigne un nombre para la nueva Base de Datos que se crear en su computador En la parte inferior de la ventana aparece la pregunta "Qu desea hacer?" y el usuario puede escoger una de las siguientes respuestas:

a. USAR LA BASE DE DATOS COMO PREDETERMINADA, lo cual significa que Construplan crear un directorio llamado BDATOS dentro del directorio del programa y all instalar la Base de Datos. (SI Construplan est instalado en un directorio llamado C:\CPLAN, por ejemplo, la Base de Datos quedar instalada en C:\CPLAN\BDATOS). Esta opcin debe seleccionarse siempre que se instala el programa por primera vez o cuando se desea reinstalar totalmente la Base de Datos. b. ACTUALIZAR MIS PRECIOS CON ESTA BASE DE DATOS. Al escoger esta opcin se activa el ltimo recuadro de la ventana, para sealar el directorio y el nombre de la Base de Datos por actualizar. c. Cuando termine sus definiciones, oprima el botn APLICAR para que el programa efectu las operaciones escogidas.

Operacin en Red
CONSTRUPLAN se entrega a cada usuario con una llave Sentinel que permite operar la totalidad del programa. Cada usuario puede crear bases de datos propias o acceder a los archivos de otros usuarios a travs de la red. Es posible que varios usuarios trabajen simultneamente en un mismo presupuesto desde su propia estacin, as como tambin que tengan Bases de Datos centralizadas que sirvan como matriz para realizar nuevos presupuestos. Para la operacin en red, el directorio o carpeta en donde se encuentran las Bases de Datos debe definirse como "Compartido", para que las diferentes estaciones puedan tener acceso a los datos. Determine las autorizaciones que tendr cada estacin y cree en el servidor los usuarios respectivos, suministrando luego a cada interesado su seudnimo y su clave de acceso

Creacin de una Base de Datos

Existen tres procedimientos bsicos para crear una Base de Datos:

Crear la totalidad de la informacin necesaria porque no existe base previa Utilizar la informacin de insumos, proveedores y grupos recibida de Construdata como fundamento para crear su propia Base de Datos. Importar una base de datos creada en Excel.

Base de Datos Nueva

Para crear una Base de Datos completamente nueva proceda as:

Desde el men de acceso active la opcin ARCHIVOS-ADMINISTRADOR-BASE DE DATOS. Al abrirse la ventana de Administracin oprima el botn NUEVA, escriba el nombre de la nueva base de datos y su localizacin en el disco duro, y finalice oprimiendo el botn GUARDAR. Active ahora las opciones BASE DE DATOS-GRUPOS y BASE DE DATOSPROVEEDORES para crear los grupos y proveedores que ordenarn posteriormente los insumos. Cree los insumos que pueden adquirirse en el comercio local con las opciones BASE DE DATOS-INSUMOS (materiales, mano de obra, transportes, equipos). Cree ahora los captulos presupuestales utilizando la opcin BASE DE DATOSCAPITULACIONES?CAPITULACION PRINCIPAL. Active finalmente la opcin del men BASE DE DATOS-ANALISISDETALLADOS para crear los Anlisis Unitarios.

Base de Datos Construdata Modificada

Para utilizar parcialmente la Base de Datos recibida de Construdata utilice el siguiente procedimiento:

Desde el men principal active la opcin ARCHIVOS-ADMINISTRADOR BASE DE DATOS. Al abrirse la ventana de Administracin oprima el botn DUPLICAR , escriba el nombre de la nueva base de datos y su localizacin en el disco duro y finalmente oprima el botn GUARDAR para grabar la nueva Base de Datos en el disco duro y para dejarla activa en Construplan (observe su nombre en la esquina inferior izquierda de la pantalla). Borre ahora los anlisis que no necesite utilizando la opcin BASE DE DATOSANLISIS-MANEJO MASIVO-BORRAR. Al abrirse la ventana de trabajo seleccione un rango de captulos cuyos anlisis desee borrar, oprima el botn "Procesar" y espere unos segundos, al cabo de los cuales habrn desaparecido los anlisis escogidos. Si desea cambiar los captulos utilice la opcin BASE DE DATOSCAPITULACIONES-CAPITULACION PRINCIPAL para editar los nombres de los captulos existentes. Cree finalmente los nuevos anlisis con las opciones BASE DE DATOSANALISIS-DETALLADOS y BASE DE DATOS-ANLISIS-ESPECIALES.

Importar Base de Datos en Excel

Si Usted tiene una base de datos en formato Excel puede importarla total o parcialmente a Construplan utilizando la opcin BASE DE DATOS-ADMINISTRACION BASE DE DATOS-IMPORTAR EXCEL. La preparacin de los datos en la Hoja de Clculo debe seguir unas pautas precisas, por lo cual le sugerimos consultar la metodologa que se describe en otro lugar de esta ayuda.

Grupos y Proveedores
Son grandes ttulos que se utilizan para agrupar los Insumos de la Base de Datos, para organizarlos de una manera lgica y para elaborar reportes especializados y analticos. Se crean y editan con las opciones BASE DE DATOS-GRUPOS y BASE DE DATOSPROVEEDORES.

Captulos
Son grandes ttulos que describen segmentos de la obra o de las compras (Mampostera, Estructuras, Pintura, Honorarios), y se utilizan para agrupar los anlisis unitarios de la Base de Datos. Se crean y editan con la opcin BASE DE DATOS-CAPITULACIONES

Insumos
Se denominan Insumos los materiales, mano de obra, transportes y equipos cuyos nombres, especificaciones y precios se almacenan en la Base de Datos para ser utilizados como componentes de los Anlisis Unitarios. La creacin y edicin de los Insumos se hace en las opciones que dependen de BASE DE DATOS-INSUMOS, en pantallas especializadas para cada tipologa de insumos. Existe otra tipologa de insumos que el programa llama ESPECIALES porque carecen de unidad de medida y se calculan como un porcentaje de los dems insumos en un anlisis unitario. Su creacin y edicin tambin dependen de una pantalla especializada dentro de BASE DE DATOS-INSUMOS

Anlisis Unitarios
Los Anlisis Unitarios son descripciones valorizadas de actividades de construccin que se expresan en funcin de las cantidades y precios de los componentes que intervienen en ella (materiales, mano de obra, transportes y equipos) y se crean dentro de Construplan con la opcin BASE DE DATOS-ANLISIS-DETALLADOS y se utilizan dentro de un presupuesto con la opcin PRESUPUESTOS-CANTIDADES DE OBRAVALORIZADOS. Para consulta rpida de los anlisis se utiliza la opcin BASE DE DATOS-ANALISISRESUMIDOS. Para la manipulacin masiva de los Anlisis unitarios se utiliza la opcin BASE DE DATOS-ANLISIS-MANEJO MASIVO que permite copiar los grupos de anlisis entre bases de datos diferentes, modificar masivamente las caractersticas o los componentes de un grupo de anlisis, borrar grupos de anlisis y localizar insumos dentro de los anlisis.

Anlisis Especiales
Los Anlisis Especiales se utilizan para calcular dentro de un presupuesto algunos costos que no pueden valorizarse mediante compras o alquileres (insumos) porque dependen del valor de determinado captulo o actividad como un porcentaje del mismo, ya que estos siempre sern calculados en funcin de una formula matemtica. Estos anlisis se crean o editan con la opcin BASE DE DATOS-ANLISISESPECIALES y se utilizan dentro de un presupuesto con la opcin PRESUPUESTOSCANTIDADES DE OBRA-ESPECIALES.

Actualizacin de precios de insumos

Para actualizar los precios de los Insumos existen las siguientes alternativas:

Escribir manualmente cada precio en el archivo de insumos utilizando la opcin BASE DE DATOS-INSUMOS (Materiales y/o Mano de Obra y/o Transportes y/o Equipo). Modificar porcentualmente los precios de todos los insumos que pertenezcan a un grupo o proveedor determinados, mediante la opcin BASE DE DATOSINSUMOS-MANEJO MASIVO-PRECIOS. Actualizar automticamente el precio de todos los insumos con el servicio de actualizacin trimestral de LEGIS CONSTRUDATA (utilice la opcin ARCHIVOADMINISTRACION BASE DE DATOS-INSTALAR).

Es importante tener en cuenta que las alternativas anteriores modifican los precios en la Base de Datos y en todos los presupuestos que dependan de ella, pero las modificaciones tambin pueden hacerse individualmente para cada obra, sin afectar los precios que existan en la Base de Datos, utilizando la opcin PRESUPUESTOS-DEFINICIONESMODIFICADORES.

Captulos
Son grandes ttulos que describen segmentos de la obra o de las compras (Mampostera, Estructuras, Pintura, Honorarios), y se utilizan para agrupar los anlisis unitarios de la Base de Datos. Se crean y editan con la opcin BASE DE DATOS-CAPITULACIONES

Actualizacin de precios de insumos

Para actualizar los precios de los Insumos existen las siguientes alternativas:

Escribir manualmente cada precio en el archivo de insumos utilizando la opcin BASE DE DATOS-INSUMOS (Materiales y/o Mano de Obra y/o Transportes y/o Equipo). Modificar porcentualmente los precios de todos los insumos que pertenezcan a un grupo o proveedor determinados, mediante la opcin BASE DE DATOSINSUMOS-MANEJO MASIVO-PRECIOS. Actualizar automticamente el precio de todos los insumos con el servicio de actualizacin trimestral de LEGIS CONSTRUDATA (utilice la opcin ARCHIVOADMINISTRACION BASE DE DATOS-INSTALAR).

Es importante tener en cuenta que las alternativas anteriores modifican los precios en la Base de Datos y en todos los presupuestos que dependan de ella, pero las modificaciones tambin pueden hacerse individualmente para cada obra, sin afectar los precios que existan en la Base de Datos, utilizando la opcin PRESUPUESTOS-DEFINICIONESMODIFICADORES.

ORGANIZACIN DE UN PRESUPUESTO
Un presupuesto elaborado con Construplan tiene cuatro grandes bloques de costos denominados Costo Directos, Gastos Generales, Costos Generales, Costos Indirectos y Costos Comerciales.

Cada bloque est compuesto por Captulos, grandes ttulos que describen segmentos de la obra o de las compras (Mampostera, Estructuras, Pintura, Honorarios), y de cada uno de ellos dependen, a su vez, los anlisis unitarios que maneja el programa, tal como puede verse en el siguiente esquema.

Cmo se definen las Dependencias

Cuando se crea cada anlisis unitario y cada captulo, el usuario debe asignarlos, respectivamente, a un captulo y a un bloque de costos.

Cmo se calcula cada tipo de costos

Desde el punto de vista de su estructura, los Costos Directos y los Gastos Generales se establecen cuantificando y valorizando componentes en un anlisis unitario (o simplemente definindolos como una compra a todo costo) mientras que los Indirectos y los Comerciales, con algunas excepciones, se calculan con base en tarifas preestablecidas, que el usuario puede incorporar al programa por medio de frmulas.

Para qu sirve esta organizacin

Para agrupar los costos de acuerdo con su naturaleza y forma de clculo, por una parte, y para producir las siguientes restricciones y/o consecuencias prcticas:

Un presupuesto que tenga Gastos Generales no puede tener A.I.U. Los porcentajes de A.I.U. se calculan sobre los Costos Directos. Los Anlisis Especiales se calculan con frmulas basadas en los Costos Directos y en los Gastos Generales. Lo mismo sucede cuando el presupuesto incluye un porcentaje de Imprevistos. Cuando una obra pertenezca a una serie, el programa divide todas las cantidades que pertenezcan a Gastos Generales entre la cantidad de unidades de la serie. Cuando las definiciones de la obra incluyan uno o varios multiplicadores, stos slo operarn sobre los Costos Directos y los Gastos Generales.

Creacin y modificacin
Los anlisis unitarios de la Base de Datos de Construplan estn agrupados en Captulos, grandes ttulos que describen un segmento de la obra o de las compras.

El conjunto de los captulos se denomina Capitulacin Principal y se utiliza por defecto como gua de impresin para todos los presupuestos porque su organizacin refleja la forma habitual de construir en nuestro medio, pero algunas entidades licitadoras y financiadoras no estn de acuerdo con ello y exigen que los presupuestos sometidos a su estudio tengan una organizacin especial. Por esta razn el programa permite crear Capitulaciones Auxiliares y equivalencias entre ellas y la principal, de tal manera que el usuario pueda diligenciar su presupuesto en el formato que requiera. La Capitulacin Principal y las Auxiliares se crean y editan con la opcin BASE DE DATOS-CAPITULACIONES, y la orden para que un presupuesto utilice cualquiera de ellas se da en la pantalla PRESUPUESTOS-DEFINICIONES

Etapas para elaborar un presupuesto

La elaboracin de un presupuesto con Construplan tiene cuatro etapas principales:
a) Creacin

Utilice la opcin PRESUPUESTOS-ADMINISTRADOR DE OBRAS y cuando se abra la pantalla presione el botn NUEVA para desplegar la ventana DEFINICIONES DE OBRA dentro de la cual se establecen la identificacin y las caractersticas de clculo del nuevo presupuesto. Al terminar se oprime el botn ACEPTAR y despus de algunos segundos se cierra la ventana, con lo cual el nombre de la obra aparece en la parte inferior de la pantalla para que el usuario sepa que las siguientes operaciones la afectaran directamente.
b) Personalizacin

En la pantalla DEFINICIONES existen diversas carpetas con opciones de personalizacin que permiten hacer aumentos o disminuciones de precios, calcular series, quitar o poner AIU y notas aclaratorias, determinar niveles de complejidad para el Cubicador, etc. Ver ms adelante detalles sobre este tema
c) Cantidades de Obra

La opcin PRESUPUESTOS-CANTIDADES DE OBRA abre una pantalla con tres carpetas para introducir las cantidades de obra en tres modalidades diferentes : Valorizadas Se asignan cantidades de obra a los anlisis unitarios de la Base de Datos para que su valor se calcule en funcin de los precios de los insumos. En esta carpeta tambin pueden asignarse distancias a cada actividad para que

Construplan calcule el valor de los transportes en los anlisis unitarios que tengan ese tipo de componente. Especiales Se incluyen en el presupuesto actividades que sern calculadas mediante frmulas, en funcin de los Captulos o los Grupos de Costos del mismo presupuesto. Todo Costo Se crean actividades sin anlisis y sin frmula, y se les asigna arbitrariamente un costo. Las cantidades de obra pueden incorporarse a la carpeta Valorizadas en una forma indirecta cuando suceda lo siguiente:

Cuando en la carpeta DEFINICIONES se determina que el presupuesto no tiene Capitulacin sino Gua de Licitacin. En este caso, las cantidades se digitan inicialmente con la opcin PRESUPUESTOS-GUIA DE LICITACIONES y desde all se incorporan automticamente a la carpeta Valorizadas. Cuando se utiliza la opcin CUBICADOR, que calcula las cantidades y las incorpora automticamente a la carpeta Valorizadas. Cuando las cantidades se calculan en el programa CONSTRUCAD, ste se encarga tambin de incorporarlas a la carpeta Valorizadas.
d) Reportes

Los reportes del programa se generan con la opcin ARCHIVO-REPORTES o con el botn del mismo nombre desde la barra de herramientas. El usuario determina cmo desea producir el reporte -en pantalla, en impresora o en formato de archivo magntico- y tiene control sobre otras caractersticas del clculo y la presentacin. Ver ms adelante detalles sobre este tema