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ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Naturaleza del puesto Ejecucin de labores complejas de apoyo logstico y administrativo propias de la dependencia para la cual labora. Actividades generales 1. Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, polticas, normas y reglamentos, que rigen su rea, por lo que deber mantenerse permanentemente actualizado. 2. Participar en la elaboracin, justificacin y anlisis del presupuesto de su dependencia. 3. Llevar el control del presupuesto asignado a su dependencia, dar seguimiento a su ejecucin y al cumplimiento de metas del Plan Anual Operativo. 4. Realizar los trmites necesarios para gestionar la adquisicin de activos, repuestos y equipo menor que se requieren en la dependencia para la cual labora, llevar el control de los movimientos del inventario asignado al personal y velar por el buen estado y mantenimiento del mismo. 5. Confeccionar y llevar el control de los pedidos de artculos, rdenes de pago, rdenes de trabajo, vales de comida, planillas, tarjetas de control de tiempo para el personal, horas extras, y otros aspectos relacionados con el recurso humano, carnet para contratistas, pases de ingreso y salida de los vehculos y materiales, viticos, mantenimiento de vehculos, confeccin de solicitud de trmites, requisiciones, rdenes de compra, control de cupones de combustible, entre otros. 6. Administrar y controlar los diversos contratos de servicios pblicos o privados que se tienen en su dependencia, tales como: consultora, servicios de capacitacin, mantenimiento y reparacin de vehculos, alquileres de equipos (central telefnica, fax, fotocopiadora y otros), limpieza, ascensores, entre otros. 7. Planificar, coordinar y controlar los servicios de transporte que requieren los funcionarios de la dependencia para la cual labora y coordinar las contrataciones de vehculos o medios de transporte particulares cuando stos se requieran. 8. Llevar un registro permanente y actualizado de todos los vehculos y maquinaria asignada a la dependencia para la cual labora, programar y llevar el control del mantenimiento preventivo y
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correctivo de los mismos, gestionar las reparaciones necesarias, realizar los pedidos de repuestos y presentar los respectivos informes a las diferentes dependencias. 9. Coordinar con el Departamento de Administracin de Servicios Generales la obtencin de los documentos necesarios para la circulacin de los vehculos y los seguros correspondientes. 10.Custodiar los cupones de combustible asignados para los vehculos de la dependencia para la cual labora, llevar un control del uso de los mismos, efectuar la liquidacin mensual verificando el consumo de combustibles registrado en las tarjetas contra las facturas presentadas (cupones y litros utilizados) y elaborar el informe mensual del consumo y kilometraje para el Departamento de Contabilidad. 11.Revisar diariamente las medidas de los tanques de consumo interno de gasolina y diesel para incluir la informacin en el sistema y confeccionar un informe mensual al respecto. 12.Confeccionar y enviar al Instituto Nacional de Seguros las rdenes para atencin, as como las denuncias por accidentes de trabajo e incapacidades a la Caja Costarricense del Seguro Social y darles el seguimiento respectivo. 13.Reportar los accidentes de trnsito al Instituto Nacional de Seguros, llenar los respectivos formularios, coordinar la asignacin de un abogado al caso y gestionar el cobro de las infracciones de trnsito. 14.Brindar apoyo administrativo en la coordinacin de seminarios y congresos a nivel nacional e internacional. 15.Efectuar trmites administrativos de la dependencia para la cual labora ante otras dependencias de la empresa, instituciones pblicas y privadas. 16.Velar por la correcta y oportuna tramitacin de los asuntos de orden administrativo que son sometidos a consideracin de su superior inmediato. 17.Organizar y mantener actualizados los archivos administrativos y tcnicos, que resulten de las operaciones diarias a su cargo. 18.Efectuar diversos trabajos mecanogrficos o digitar en un sistema computarizado datos relacionados con la informacin generada de la dependencia para la cual labora, imprimir los informes, verificar que la informacin ingresada est correcta y trasladarla a la dependencia o al personal que la requiera.

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19.Efectuar las gestiones necesarias para enviar y recibir personalmente, por fax o correo, los documentos o correspondencia de otras dependencias o instituciones requeridas para el desarrollo normal de sus actividades. 20.Fotocopiar documentos, controlar las lecturas de las fotocopiadoras para realizar el informe por Centro de Costo y gestionar el mantenimiento y suministros ante la compaa contratada. 21.Custodiar fondos de caja chica u otros, cuando le sea requerido y realizar las liquidaciones de gasto correspondiente. Supervisar y controlar los registros de firmas autorizadas en lo que respecta a Caja Chica y rdenes de pago a nivel de la dependencia en que labora. 22.Confeccionar ndices de gestin relativos a su dependencia. 23.Atender y evacuar consultas de sus compaeros, otros funcionarios y pblico en general, relacionadas con la labor de su dependencia, orientarlo o ponerlo en contacto con los funcionarios correspondientes. 24.Preparar los informes peridicos o especiales relacionadas con las actividades de su dependencia que su superior le solicite. 25.Colaborar en el proceso de legalizacin de libros de la Empresa. 26.Velar por el buen funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza en el desarrollo de sus actividades, reportando cualquier anomala o dao importante que se presente a su superior inmediato. 27.Brindar colaboracin en situaciones de riesgo y siniestros que se presenten en la empresa. 28.Participar activamente, colaborar y cumplir con todas las polticas, procedimientos y regulaciones relativas al aseguramiento de la calidad que desarrolle e implemente la empresa. 29.Realizar cualesquiera otras actividades inherentes al cargo y que le sean asignadas por su superior inmediato.

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Actividades especficas Gerencia de Mercadeo y Distribucin y sus dependencias. 1. Recopilar informacin y confeccionar los informes diarios de contadores y movimientos de tanques, de existencias y ventas de productos en cada uno de los planteles y de lo bombeado en Limn y el Alto. 2. Dar seguimiento a los lotes de emulsin asfltica, verificar los movimientos de producto negro que se dieron en el plantel y revisar las ventas netas de producto y las cantidades de asfalto que se envan al rea de Emulsiones Asflticas. 3. Preparar el informe con el detalle de seguimiento de lotes, es decir de cada producto que se bombea de Limn a El Alto y remitirlo a la Gerencia de Distribucin. 4. Llevar un control del inventario por terminal, preparar mensualmente un informe y enviarlo al Departamento de Contabilidad, a la Gerencia de Distribucin, a la Direccin y otros departamentos. 5. Llevar el control del rol de transportistas para transferencias interplanteles, de fletes falsos y de servicios pblicos. 6. Realizar todas las funciones de facturacin de clientes cuando su superior se lo indique. 7. Revisar rdenes de Entrega de Producto, Solicitud de Entrega de Marchamos, rdenes de Compra. 8. Preparar liquidaciones de ventas de exportacin a barcos. 9. Atender el radio de comunicacin. 10. Realizar trmites de exportacin, atencin de pedidos, verificacin de documentos de pago, depsitos, transferencias y confeccin de los formularios nicos de exportacin. 11. Llevar el control de asistencia, incapacidades, vacaciones y ausencias del personal de su dependencia y elaborar los informes mensuales correspondientes.

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Gerencia de Comercio Internacional y Desarrollo y sus dependencias. 1. Revisar y tramitar el pago de facturas de inspecciones de productos en los puertos nacionales e internacionales. Emitir rdenes de pago a inspectores independientes con quienes no existe contrato y a agentes martimos. Calcular y analizar los reclamos por demoras, presentados por proveedores y fletadores. Analizar, elaborar y calcular el desempeo de tiempo de cada barco en ambos puertos. Elaborar y presentar reclamos por demoras a suplidores. Asistir a reuniones con los proveedores para discutir demoras de los barcos. Conciliar los estados de cuenta de cada inspector independiente. Atender asuntos de saldos de cuentas con proveedores, fletadores, inspectores y reclamos. Efectuar el cobro de gastos portuarios. Solicitar tarifas a Worlscape y registrarlas en el libro de precios. Solicitar tarifas a inspectores independientes (puertos fuera de contrato). Distribuir documentos comerciales de cada embarque a las dependencias correspondientes. Elaborar diversos reportes relativos al estado de los reclamos, contratos de inspectores independientes y otros.

2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Condiciones especiales 1. Formacin acadmica Diplomado o 75% de los crditos aprobados para el Plan de estudios de bachillerato de una carrera universitaria en alguna disciplina profesional afn al puesto.

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2. Experiencia De un ao a tres aos de experiencia en la ejecucin de labores relacionadas con el rea de especialidad del puesto. 3. Iniciativa, complejidad y supervisin recibida Requiere alguna iniciativa y supervisin, por cuanto el trabajo permite seleccionar entre diversos mtodos y procedimientos ya establecidos, sobre la base de instrucciones detalladas. Debe resolver situaciones similares de poca complejidad, buscando nuevos cursos de accin para obtener la solucin. 4. Supervisin ejercida y responsabilidad. Es responsable por la administracin de recurso humano que desarrolla principalmente actividades de nivel operativo, por la preparacin, manejo y custodia de informacin confidencial o por el manejo de recursos materiales de alguna cuanta. En este factor se evala fundamentalmente la responsabilidad del puesto ya que no ejerce supervisin . 5. Consecuencia del error Los errores cometidos pueden ocasionar daos sobre personas, materiales o equipos, instalaciones, funciones u operaciones que producen consecuencias de alguna consideracin pero son fciles de detectar y corregir en virtud de los procedimientos y normas vigentes. 6. Relaciones de trabajo Las relaciones de trabajo que corresponden al puesto implican contactos frecuentes con servidores de nivel operativo de otras Unidades Organizacionales de Recope y/o pblico en general; para recibir instrucciones o evacuar consultas sencillas, recibir o brindar informacin de alguna variedad e importancia. 7. Esfuerzo fsico y condiciones de trabajo Espordicamente el funcionario moviliza o traslada artculos o materiales en forma manual, se desplaza fuera de su lugar de trabajo, intensifica su esfuerzo fsico para manejar maquinaria, equipo o instrumentos o requiere la utilizacin reiterada de uno de sus cinco sentidos. El lugar de trabajo donde se desarrollan las actividades del puesto ofrece buenas condiciones ambientales, espacio fsico adecuado, ventilado, libre de ruidos intensos, de humedad, de olores desagradables y de sustancias txicas.

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Ubicacin Todas las dependencias de la Empresa.

reas de especializacin acadmica Carreras del rea de Ciencias Econmicas

Habilidades y conocimientos Para el desempeo del puesto se requiere capacidad analtica, creatividad, dinamismo, discrecin, relaciones humanas, facilidad de palabra, honradez, iniciativa, redaccin y ortografa, cortesa, manejo de equipo de cmputo y de oficina. En la Direccin de Comercio Internacional es conveniente poseer conocimientos de ingls.

Requisitos legales Ninguno.

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