Evolucin de la Planificacin de Sistemas de Informacin en la Empresa

De manera general, a travs de los aos se ha observado como en las empresas se sigue un procedimiento sistemtico de planificacin con respecto a los Sistemas de Informacin. De lo anterior, se ha encontrado que se han venido siguiendo cuatro fases diferenciadas entre s: 1. La introduccin de la informtica en la organizacin 2. La expansin anrquica de las aplicaciones 3. La coordinacin entre los Sistemas de Informacin y la empresa 4. La interdependencia entre las estrategias de la compaa y las Tecnologas de Informacin/Sistemas de Informacin.

Con respecto a la introduccin de la informtica en la organizacin, se menciona como a partir de los aos sesenta tuvo lugar la aparicin masiva de la informtica en la empresa. En sus inicios, las computadoras eran grandes y requeran cuidados especiales; eran manejadas slo por los especialistas que terminaron siendo aislados en la creacin del nuevo departamento de Proceso de Datos. Con la anterior incorporacin de la informtica en la empresa, se buscaba una reduccin en los costos del procesamiento de datos, iniciando as en reas puramente administrativas como Contabilidad, Nmina y Facturacin. As tambin, se destaca como cuando el enfoque era la reduccin de costos y, los Planes Informticos eran bsicamente planes de desarrollo e implementacin segn los requerimientos de los usuarios. Las razones anteriores, es lo que nos lleva a entender el porqu hoy en las empresas el Departamento de Sistemas de Informacin se sita bajo la organizacin administrativa. Esto no slo genera una barrera en la comunicacin con los usuarios, sino que genera desconexin entre los objetivos de la compaa y el trabajo que dicho Departamento hace.

Por su parte, con respecto a la expansin anrquica de las aplicaciones, se habla de cmo SI tuvo que evolucionar a travs de peticiones cada vez ms sistmicas y complejas. Debido a la disparidad de objetivos del ahora llamada Departamento de Informtica con la compaa, se enfrentan a problemas donde la asignacin de prioridades en los proyectos est basada en la facilidad de implementacin, el atractivo tecnolgico, el poder organizacional del solicitante y el costo, dejando a un lado la verdadera bsqueda de la razn por objetivos comunes de la compaa. La pared existente entre Informtica y el resto de la organizacin no permita al responsable del Sistema de Informacin darse cuenta de la verdadera importancia de las modificaciones que se le pedan.

En la siguiente fase, conocida como la coordinacin de Sistemas de Informacin con los objetivos de la empresa, se explica como los directivos se vieron en la necesidad de encarar los problemas de SI desde una perspectiva ms global, elevando los niveles de decisin sobre la asignacin de recursos a lo ms alto posible. Empero, este modelo de toma de decisiones produce una dilucin de responsabilidades y crea confusin sobre quin ostenta la responsabilidad de las decisiones tomadas. Es por ello que se desarrollaron procedimientos formales de planificacin se Sistemas de Informacin anlogos a los que las compaas utilizaran para planificar otros sistemas y as tratar de derribar la pared de flujo de informacin mencionada arriba. De esta forma, se establece una comunicacin directa entre los planes de la compaa y los planes de SI, en lo que se incluyen las prioridades de toda la compaa. As, para SI se pudieron definir tanto un alcance de proyectos como metas especficas basadas en los presupuestos previamente aprobados por la alta direccin.

Para la ltima fase, la de interdependencia de la estrategia de la compaa con Tecnologas de Informacin y Sistemas de Informacin, se menciona que ya ha sido superada la barrera de aislamiento y falta de comunicacin. El Departamento de SI ya tiene objetivos alineados con toda la compaa, y usando adecuadamente de las tecnologas que provee, brinda a la empresa ventajas competitivas sostenibles. Empero, para lo anterior no slo basta con alinearse a los objetivos de la compaa, sino que tambin es necesario integrar las posibilidades de los SI y de las TI con la estrategia de la empresa en el momento de formularla. As tambin, se expresa la necesidad de contar con una cultura organizativa que sea sensible al potencial de las tecnologas de la informacin, y que tenga un conocimiento en el Departamento de SI de los objetivos de la empresa. Por otro lado, se expresan tambin dos metodologas de alineamiento de los planes de TI/SI con la estrategia de la empresa: la metodologa pasiva y la activa. La primera solamente requiere el conocimiento de las estrategias que la compaa desee llevar a cabo independientemente del proceso que se haya seguido para llegar a ellas, mientras que la segunda si requiere de una integracin total o de planificacin en paralelo entre las diferentes reas involucradas.

Un Procedimiento de Planificacin de TI/SI a partir de la Estrategia del Negocio

Para lograr focalizar el esfuerzo necesario para planificar los Sistemas de Informacin, se requiere entender claramente qu es lo que un Plan de Sistemas y Tecnologas de Informacin abarca, mismo en que se destaca: - Una lista de proyectos a desarrollar en los prximos 3-5 aos - Reconocimiento explcito del punto de partida del plan (Situacin actual de TI/SI)

- Definicin de prioridades de los proyectos - El detalle suficiente de los proyectos a desarrollar en el corto plazo para as poder evaluarlos en trminos de recursos necesarios en su desarrollo e incluir dichos pronsticos en el presupuesto anual correspondiente - Mecanismos de evaluacin para instaurar los procedimientos de control - Una lista de actividades de la empresa donde la TI puede utilizarse como herramienta de soporte para aumentar su eficacia o su eficiencia.

Un Plan de TI/SI debe ser incluyente con todas las reas de la empresa y debe ser de poco nivel tecnolgico (excepto cuando sea estrictamente necesario). Por el contrario, debe ser desarrollado bajo una perspectiva de negocio y debe integrar las necesidades de informacin que se obtienen del cruce de las directrices estratgicas de la empresa con las funciones de negocio de las distintas unidades organizativas.

Esquema General del Procedimiento

El procedimiento de planificacin propuesto cuenta con varios grupos de trabajo interdisciplinarios para su implementacin. De manera general, se observan 3 grandes grupos: - Comit de Tecnologas y Sistemas de Informacin: Es el rgano con responsabilidad ltima sobre el Sistema de Informacin que se disee. Formado por los mximos lderes de las diferentes organizaciones operativas y administrativas, tiene como funcin la supervisin, el proveer las estrategias de fijacin de prioridades, la asignacin de recursos y la inclusin del compromiso de toda la empresa hacia el plan. - Equipo de Trabajo: Son las personas encargadas de llevar a cabo el trabajo operativo encaminado a elaborar el Plan de TI/SI. Existe un lder del proyecto quien dirige al equipo, mismo que est integrado por el personal de Sistemas y de los departamentos usuarios. - Grupo Base: Integrado por lderes de los anteriores grupos, as como por consultores externos. A travs de ellos, se facilitan las negociaciones, se asegura la consistencia de los desarrollos y supervisa al equipo de trabajo de manera ms cercana.

De igual forma, se menciona que las fases principales del procedimiento de planificacin son:

1. Presentacin y Compromiso del Equipo Fase dedicada a constituir el equipo de trabajo que har la planificacin y presentar a la organizacin. Se requiere tambin que los departamentos y las reas funcionales de la empresa sean parte de este esfuerzo, especialmente al brindarse flexibles para las sesiones de trabajo con el equipo de planificacin.

2. Descripcin de la Situacin Actual Es necesario describir la situacin de la compaa en dos dimensiones: el negocio y los sistemas existentes. La descripcin de las funciones de negocio es esencial para poder poner las necesidades de informacin que se recogern en la fase siguiente en el contexto adecuado para la toma de decisiones de asignacin de recursos.

3. Elaboracin del Plan de TI/SI Esta es la fase de planificacin. Primero se documentan las necesidades de informacin de cada una de las funciones de negocio involucradas, para luego formular propuestas de actuacin que incidan de manera directa en las lneas estratgicas ms importantes de la compaa. Dando como resultado la serie de acciones que se han de llevar acabo teniendo ya una idea clara del coste aproximado de la alternativa a aprobar.

4. Programacin de Actividades En esta fase se detallan las acciones especficas en forma de proyectos a llevar a cabo durante el primer ao de vigencia del Plan de TI/SI

Algunas Consideraciones Adicionales

Se menciona que la informacin presentada arriba no est propiamente pensada para empresas micro ni pequeas, as como tampoco se ha adentrado en los detalles explicativos de las maneras en que el Plan debe llevarse acabo. Empero, an con empresas ms pequeas hay cosas que nunca deben quedar fuera del estudio, y estas son:

- Descripcin y crtica de los sistemas existentes (Anlisis de las funciones de negocio existentes). - Esquema global de la estructura del nuevo Sistema de Informacin, detallando los procesos y estructuras de datos importantes - Descripcin detallada de todo el Plan de Sistemas de Informacin - Calendario para el prximo perodo y su presupuesto - Mantener el foco de los esfuerzos en el negocio

Tambin, para estas empresas de menor tamao, se entiende una duracin de elaboracin mucho menor (semanas). Para el desarrollo del proceso de planificacin, hay herramientas informatizadas que pueden ser de mucha ayuda para documentar y estructurar la informacin correspondiente. As tambin, se debe tener en cuenta que todos los miembros del equipo involucrados trabajen sobre bases homogneas, produciendo informacin y reportes con las mismas caractersticas entre s.

A Modo de Resumen: Algunas Caractersticas de los Procedimientos de Planificacin de SI que parten de la Estrategia de Negocio

A continuacin se destacan algunas caractersticas que constituyen la esencia de los procedimientos de planificacin enfocados a la alineacin con las estrategias de negocio:

- En esencia, el Plan debe ser desarrollado y dirigido por la empresa, aunque en algunas ocasiones ayuda externa es conveniente tambin. - Todas las reas, especialmente la alta direccin, deben estar involucrados durante todo el proceso - Las funciones de negocio y los criterios de carcter estratgico deben ser segregadas y consideradas en los momentos oportunos que ya se han mencionado. Es muy difcil juzgar cada necesidad de informacin en cuanto a su relevancia estratgica, pero es ms natural hacerlo globalmente. - Se requiere determinar la razn costo-beneficio claramente, involucrando tanto los costos tcnicos y el beneficio que se traer al negocio con el Plan.

- Las relaciones interdisciplinarias durante el proceso deben ser consideradas como una oportunidad de aprendizaje y enriquecimiento colectivo. De esta forma, se lograr